5 KOLLEGIALE ORGANER / PROGRAMSTYRER / KOMITEER / RÅD / UTVALG OG VALGPROSEDYRER

Transkript

1 Tabell 5 KOLLEGIALE ORGANER / PROGRAMSTYRER / KOMITEER / RÅD / UTVALG OG VALGPROSEDYRER Regler for styringsorganene, valgregler, valgkokebok/elektronisk valg Bibliotekutvalg Noen institutter har biblioteksutvalg og/eller en oppnevnt kontaktperson for bibliotekssaker som er representant i UB. fra fakultetet med anmodning om medlem i UBs biblioteksutvalg. Brev til fakultetet med forslag. fra fakultetet om oppnevning. instituttene og ber om representanter/vararepresentanter og observatører Brevet registreres/avskrives i Doculive Mottar/journalfører instituttenes forslag Skriver saksforelegg til fakultetsstyret om oppnevning Kopierer og sender ut sakspapirene oppnevner vararepresentanter og observatører for 3 år av gangen vararepresentanter og observatører Brevet avskrives i Doculive og saken arkiveres i saksarkivet Elektronmikroskopisk felleslaboratorium styret 1

2 fra fakultetet med anmodning om medlem. Brev til fakultetet med forslag. fra fakultetet om oppnevning. relevante institutter og ber om representanter og vararepresentanter Brevet registreres/avskrives i Doculive Mottar/journalfører instituttenes forslag Skriver saksforelegg til fakultetsstyret om oppnevning Kopierer og sender ut sakspapirene oppnevner vararepresentanter for 3 år av gangen vararepresentanter og observatører Brevet avskrives i Doculive og saken arkiveres i saksarkivet Sørger for at aktuelle saker fremmes innen oppsatte frister. Mottar sakspapirerer og legger de ut til gjennomsyn. Er sekretariat for fakultetsstyret Gjennomgår og forbereder saker som skal behandles i fakultetsstyret Holder til enhver tid oversikt over fakultetsstyrets medlemmer og varamedlemmer Vedlikeholder: møtelister/forfallslister 2

3 Forskningsfartøyutvalget adresselister/merkelapper e-postlister m.m. Planlegger og setter opp møtekalender Skriver innkallinger og sakslister Kopierer og sender ut styresaker Sender elektronisk melding om styremøtene iht. adresseliste Deltar i styremøtene Skriver møteprotokoller Legger møtekalender, sakslister og protokoller på nettet Legger saksforelegg (ikke personalsaker) på nettet Vedlikeholder fakultetsstyrets nettsider fra fakultetet med anmodning om medlem. Brev til fakultetet med forslag. fra fakultetet om oppnevning. En fra adm. personale v/geofysiksk institutt er sekretær i utvalget. relevante institutter og ber om representanter og vararepresentanter Brevet registreres/avskrives i Doculive Mottar/journalfører instituttenes forslag Skriver saksforelegg til fakultetsstyret om oppnevning Kopierer og sender ut sakspapirene oppnevner vararepresentanter for 3 år av gangen 3

4 vararepresentanter og observatører Brevet avskrives i Doculive/ saken arkiveres Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU) Er sekretariat for IDU Vurderer hvilke saker som skal legges frem for IDU Holder til enhver tid oversikt over IDUs medlemmer og varamedlemmer Vedlikeholder: adresselister/merkelapper e-postlister m.m. Bestiller møterom via Syllabus Skriver innkallinger og sakslister Sender ut innkallinger og sakslister elektronisk Deltar i IDU-møtene Skriver møtereferat Sender ut møtereferat elektronisk Legger sakslister og referat på nettet Vedlikeholder IDUs nettsider Instituttråd Mandat: Kontorsjef er sekretær i utvalget. Innkalling og saksdokumenter kopieres og fordeles til medlemmene. Saksliste legges på nettet til alle ansatte og studenter. Referat 4

5 skrives og distribueres. IT-utvalg Noen institutter har IT-utvalg som må oppnevnes. Romkomite Utvalget vil bli lagt ned blir muligens samtidig erstattet med noe annet Noen institutter har lokal Romkomite som må oppnevnes. Strategiutvalg for marine fag Nytt utvalg i 2004 Mandat vedtatt i fakultetsstyrets møter 31. mars 2004 og 13.oktober 2004 Fakultetet er sekretariat for utvalget Valg til instituttråd, fakultetsstyre, dekanus og prodekanus (Regler for styringsorganene, valgregler, valgkokebok/elektronisk valg) Instituttråd: Instituttleder oppnevner valgstyre. (preferansevalg): oppnevner fakultetets valgstyre (etter forslag 5

6 Valget kunngjøres ved oppslag og på e-post til de ulike gruppene. Dato settes for valg til de ulike gruppene, samt dato for kandidater. Valgstyret mottar kandidater fra de ulike gruppene. Valgstyret godkjenner kandidatforslagene. Utarbeider stemmesedler og sender disse ut til gruppene som skal stemme ved postvalg. Studentene avholder urnevalg Opptelling av stemmesedler fra fak.dir.). Valgstyret fastsetter en fremdriftsplan (datoer) for de ulike trinnene i valgprosessen(e). Valgdato (i første halvpart av november) kunngjøres samtidig som det bes om forslag til kandidater Informasjon legges ut på fakultetets hjemmeside under hele prosessen Manntallslister tas ut fra SLP4 ut (må tilpasses den enkelte valggruppe) Dersom det ikke kommer/kommer for få forslag, sendes det ut en påminning ca. 1 uke før fristen for å fremme kandidater utløper Kandidatforslag godkjennes av valgstyret. (Må være kjønnsmessig balanse blant kandidatene i grupper som skal velge mer enn ett medlem, grp. A, C og D) Utarbeider stemmesedler og informasjon om hvorledes de må utfylles for å være gyldig Grp. A, B og C holder postvalg. Utsendelse av valgmateriale. Grp. D holder urnevalg. Urnevakter (studenter) må skaffes. Urner og urnevakter i Realfagbygget og på HIB. Manntallister og stemmesedler overleveres urnevaktene personlig. Opptelling av stemmesedler (gjøres av 6

7 Valgprotokoll skrives og signeres av valgstyret (kopi til fakultet) Kunngjøring av valgresultat ved oppslag og på nettet Kan være ulik prosedyre ved instituttene. valgstyrets medlemmer supplert med varamedlemmene. Hver gruppe teller opp innkomne stemmesedler for sin gruppe). (Ved preferansevalg opptelling ved hjelp av dataprogram eller manuelt) Valgprotokoll skrives og signeres av valgstyret. Kunngjøring av valgresultatet (m/klagefrist) Dekanus og prodekanus (flertallsvalg): Dekanus og prodekanus velges hver for seg Valgstyret fastsetter en fremdriftsplan (datoer) for de ulike trinnene i valgprosessen(e) Valgdato kunngjøres samtidig som det bes om kandidater Informasjon legges ut på fakultetets hjemmeside under hele prosessen Manntallslister tas ut fra SLP4 (må tilpasses den enkelte valggruppe) Kandidatforslag godkjennes av valgstyret Hvis flere kandidater: Ferdigstillelse av stemmesedler. (En farge for hver gruppe.) Orienteringsbrev om valget vedlagt stemmesteddel til de som stemmer ved postvalg (grp. A, B og C) Informasjon om dato og 7

8 sted for kandidatpresentasjon Kandidatpresentasjon Grp. D holder urnevalg. Urnevakter (studenter) må skaffes. Urner og urnevakter i Realfagbygget og på HIB. Manntallister og stemmesedler overleveres urnevaktene personlig. Opptelling av stemmesedler foretas av valgstyret (forholdsmessig prosentfordeling/vekting av stemmene) Skriving av valgprotokoll Kunngjøring av valgresultatet (m/klagefrist) Hvis bare én kandidat: fungerer som valgforsamling. (Den er valgt som oppnår tilslutning fra mer enn halvparten av fakultetsstyrets medlemmer.) Skriving av fakultetsstyreprotokoll Kunngjøring av valgresultatet (m/klagefrist) 8