Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Deltagere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Gjertrud Kjønnås, nestleder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Forfall: Kopi: Sakliste 034/11 035/11 036/11 037/11 038/11 039/11 040/11 041/11 042/11 043/11 044/11 Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Godkjenning av protokoll fra møte den Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune - Ny tilbakemelding Forvaltningsrevisjon - Barnevern Tilsynsrapport - Ny orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjon - Økonomisk styring og rapportering i MidtreGauldal kommune - Orientering fra sekretariatet Forvaltningsrevisjon - Evaluering av to-nivå modellen - Tilbakemelding fra rådmannen Referatsaker Forslag til møteplan for 1. halvår 2012 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 034/11 Eva J. Bekkavik 033, &17 11/287-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/11 Eva J. Bekkavik /174-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Midtre Gauldal kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2011 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 036/11 Eva J. Bekkavik /138-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg de innspill gitt i møtet. Vedlegg Selskapskontroll - Analyse vesentlighet og risiko Selskapskontroll Faktaark med full analyse Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sin sak 22/11 vesentlighetsanalyse for selskapskontroll. Vesentlighetsanalysen var det første skrittet mot en plan for selskapskontroll for perioden Denne analysen har nå blitt bearbeidet videre, blant annet basert på kontrollutvalgets innspill, og sekretariatet presenter her et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll. Risiko har blitt vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette enda noe begrenset, og det vil etter all sannsynlighet bli nødvendig å gjøre flere justeringer fremover. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetslovens 28, som et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen i organet. Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko også kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes. Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskaper med middels vesentlighet men høy risiko også være aktuelle. Dersom enten risiko 4

5 eller vesentlighet vurderes som lav vil det antagelig kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. Videre prosess Sekretariatet vil arbeide videre med den analysen som her er lagt frem, gjennom innspill fra kommunene, kontrollutvalgene og revisjonen. Dette vil legge grunnlaget for at det nye kontrollutvalget kan utarbeide en plan for selskapskontroll som deretter forelegges kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de forelagte vurderingene, som vil bli endelig godkjent i inneværende valgperiode. Det presiseres at disse vurderingene er foreløpige og fortsatt skal gjennomgå en kvalitetssikring. 5

6 Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune Ny tilbakemelding Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 037/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/75-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Ny tilbakemelding til kontrollutvalget vedr. forvaltningsrevisjon pleie og omsorg Ny tilbakemelding til Kontrollutvalget Utrykte vedlegg 1. Høringsuttalelse fra rådmannen vedr. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kontrollutvalgets sak 3/2010 Forvaltningsrevisjon pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune (kontrollutvalgets møte ). 4. Kommunestyrets sak 27/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon (kommunestyrets møte ). 5. Brev fra Midtre Gauldal kommune, datert , Forvaltningsrevisjon - Pleie- og omsorgstjenesten - Svar på anbefalinger. 6. Kontrollutvalgets sak 30/2010 Forvaltningsrevisjon pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune Tilbakemelding (kontrollutvalgets møte ) 7. Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. ny tilbakemelding til kontrollutvalget. 8. Kontrollutvalgets sak 21/2011 Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune - Ny tilbakemelding, (kontrollutvalgets møte ). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 3/2010 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av august. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling så formulerte Revisjon Midt-Norge IKS følgende problemstilling for prosjektet: 6

7 Er kvaliteten på tjenestene i pleie og omsorg i tråd med krav og målsettinger på området? Problemstillingen er belyst gjennom en undersøkelse av dagens tjenestetilbud i kommunen. Viktige kvalitetsindikatorer som revisjonen har tatt utgangspunkt i gjennom undersøkelsen er: Hvilken kompetanse som er tilgjengelig innenfor de enkelte enheter. Kommunens system for dokumentasjon og kvalitetssikring av tjenesten. Brukermedvirkning og tjenestens kvalitative innhold for bruker. Er kommunens rutiner og praksis innen egenbetaling i tråd med regelverket på området? Forvaltningsrevisjonen ser på kommunens oppgaveutførelse, og sammenholder dette mot gjeldende regelverk og etablert praksis. Revisor konkluderer med at når det gjelder problemstillingen om kvaliteten på pleie- og omsorgstjenester er i tråd med kravene på området, er hovedkonklusjonen at det er de i all hovedsak. Midtre Gauldal kommune står overfor en prosess der de skal tilpasse driften av disse tjenestene til budsjettet. Kommunen har høyere kostnader enn andre sammenlignbare kommuner innen dette området, men produktiviteten pr. plass er omtrent den samme her som i andre kommuner. Likevel skiller kommunen seg ut med noe høyere kostnader for institusjonsplasser enn andre kommuner. Kommuneledelsen har bekreftet at prosessen med budsjettilpasninger ikke skal gå utover kvaliteten på tjenestene til brukerne. I undersøkelsen avdekkes likevel en del svakheter som påvirker tjenestekvaliteten. Midtre Gauldal har et tilfredsstillende nivå på fagkompetanse innen pleie- og omsorgstjenestene, men tjenestene har et økende sykefravær (legemeldt). Dette kan redusere kompetansen til de som til enhver tid utfører tjenestene, og det kan redusere opplevelsen av trygghet for de som mottar tjenester. Midtre Gauldal kommune er i en overgangsfase i forhold til flere typer styringssystem. Innføring av balansert målstyring er i startgropa, Gerica og IPLOS er ennå ikke fullt ut i bruk, og kommunen er i ferd med å innføre elektronisk kvalitetshåndbok. I slike overgangsperioder er det en risiko for at feil kan oppstå, og det vil være særlig alvorlig dersom det rammer avvikshåndtering, medisinering osv. På grunn av underbemanning og manglende ressurser ved omsorgskontoret, som bl.a. har systemansvar for Gerica, har opplæringen som trengs i disse systemene vært mangelfull. Kjøkkenet ved sykehjemmet er ansvarlig for at de brukerne som får mat som en del av tjenesten får et riktig og variert kosthold. Revisor har fått inntrykk av at kostholdet er av god kvalitet for brukerne som får denne tjenesten, men har registrert at det er lite variasjon for brukere som har diett. Revisor har også inntrykk av at flere brukere av hjemmetjenester burde hatt disse tjenestene fra kommunen. Dette bestemmer brukerne selv, og revisor kan se at det er en utfordring for tjenesteyterne å ivareta brukernes selvbestemmelse, samtidig som de skal påse at alle brukerne er sikret tilfredsstillende næringsinntak. God samhandling mellom tjenestene, fastlege og eventuelt andre tjenesteytere er viktig her. Det kan se ut til at det er ulik hyppighet på dusjing og bading mellom avdelingene ved sykehjemmet. Ved en avdeling er det annenhver uke, mens det ved de andre avdelingene er ukentlig. Ved alle avdelingene blir det lagt til rette for dusjing og bading oftere ved behov. 7

8 Omsorgskontoret ble opprettet våren omsorgskontoret har en viktig funksjon for å samordne tjenestene og skille saksbehandling fra tjenesteutføring. Det er naturlig at det er enkelte innkjøringsproblemer i startfasen, men det har vært ekstra startvansker i og med at det har vært vakanser ved kontoret. Omsorgskontoret har en viktig funksjon når det gjelder opplæring i elektroniske systemer, og det er viktig at det blir lagt til rette for at nødvendig opplæring kan skje, og at ansatte og ledelse kan ta i bruk systemene så snart som mulig. I forhold til kommunens beregning av egenbetaling for opphold i institusjon, så virker mye å være bra. Oppsett for beregning brukes riktig, tallmateriale innhentes, beregningene som gjøres blir gjennomgående vurdert. Av de kontrollerte beregningene ved forvaltningsrevisjonen ble det ikke avdekket feil. Derimot er sekretæren noe usikker på noen vurderinger, og det er gitt uttrykk for problemer med informasjonsinnhenting. Dette kan komme på plass med mer innarbeidet rutiner etter de siste års omorganiseringer. Usikkerheten må avløses med faglig støtte, eventuelt at oppgaveutførelsen er klart beskrevet med retningslinjer. Revisors anbefalinger På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: arbeide for redusert sykefravær, og at det ikke påvirker kvaliteten for brukerne av tjenestene effektivisere innføring av elektroniske styringssystemer og kvalitetshåndbøker, og minimere risiko for feil i denne overgangen sette av nødvendige ressurser til opplæring av ansatte i bruk og forståelse av de til en hver tid gjeldene systemer, prosedyrer og rutiner sørge for et variert og næringsrikt kosthold for alle brukergrupper i pleie- og omsorgstjenesten legge til rette for faglig og ressursmessig støtte i arbeidet med beregning av egenbetaling. Politisk behandling Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2010: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 27/2010, og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 8

9 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august I brev av har rådmannen svart på anbefalingene i rapportens pkt Kontrollutvalget behandlet rådmannens svar på anbefalinger i sak 30/2010 på sitt møte 7. oktober Midtre Gauldal kommune er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger. I kommunen sin tilbakemelding til kontrollutvalget er det fortsatt arbeid å gjøre på følgende punkter: alle aktuelle ansatte har ikke fått tilstrekkelig opplæring, og målsettingen er at dette skal være på plass innen sommer 2011 Når det gjelder ernæring så er målsettingen å sluttføre arbeidet innen 30 april Saksbehandling og vederlagsberegning skal tilrådning foreligge innen På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjon - Pleie- og omsorgstjenesten - Svar på anbefalinger til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt møte i juni Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny tilbakemelding. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 9. juni, i sak 21/2011, utdelt tilbakemeldingen (datert ) fra rådmannen. Kontrollutvalget mente at revisors anbefalinger fortsatt ikke er tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker en ny tilbakemelding på følgende punkter på sitt møte : Opplæring: Kontrollutvalget ønsker orientering om status vedr. opplæringsprogrammet Demensomsorgens ABC, status opplæring i fagsystemer og kvalitetssystemer. Ernæring: Ernæringsprosjektet er ikke iverksatt enda, målsettingen var å sluttføre arbeidet innen 30. april Kontrollutvalget ønsker orientering om status for prosjektet. Saksbehandling og vederlagsberegning skal flyttes til økonomiavdelingen fra høsten 2011, kontrollutvalget ønsker orientering om status for flytting og kompetanse på området. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny skriftlig tilbakemelding innen Kontrollutvalgets sekretariat har mottatt skriftlig tilbakemelding fra Midtre Gauldal kommune (følger vedlagt). 9

10 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser første kulepunkt (vedr. opplæring) som fulgt opp. Som svar på andre kulepunkt (vedr. ernæring) sier rådmannen at kommunen fikk avslag på søknaden om prosjektmidler fra Helsedirektoratet for å igangsette et ernæringsprosjekt ved Midtre Gauldal sykehjem våren Noen av tiltakene i prosjektet er likevel iverksatt, og tiltakene i prosjektet vil bli iverksatt i sin helhet dersom kommunen får eksterne midler til finansiering. Her vil kommunen søke på skjønnsmidler fra Fylkesmannen til delvis dekning av prosjektet. Kontrollutvalgets sekretariat anser 3. kulepunkt (vedr. vederlagsberegning) som fulgt opp. Med bakgrunn i rådmannens skriftlige tilbakemelding ber sekretariatet kontrollutvalget om å ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass prosjektmidler til å igangsette et ernæringsprosjekt ved Midtre Gauldal sykehjem eller om de anser anbefalingene fra revisor (rapportens pkt. 5.2) som fulgt opp. 10

11 Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/75-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Ny tilbakemelding til kontrollutvalget vedr. forvaltningsrevisjon pleie og omsorg Kontrollutvalget behandlet sak 21/2011 Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune - Ny tilbakemelding, i sitt møte Kontrollutvalget mener at revisors anbefalinger ikke er tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en ny tilbakemelding på følgende punkter på sitt møte : Opplæring: Kontrollutvalget ønsker orientering om status vedr. opplæringsprogrammet Demensomsorgens ABC, status opplæring i fagsystemer og kvalitetssystemer. Ernæring: Ernæringsprosjektet er ikke iverksatt enda, målsettingen var å sluttføre arbeidet innen 30. april Kontrollutvalget ønsker orientering om status for prosjektet. Saksbehandling og vederlagsberegning skal flyttes til økonomiavdelingen fra høsten 2011, kontrollutvalget ønsker orientering om status for flytting og kompetanse på området. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 21/2011, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune gir en ny tilbakemelding til kontrollutvalget på deres møte Ønsker rådmannen å sende en skriftlig tilbakemelding i tillegg, må denne sendes kontrollutvalgets sekretariat innen 21. november Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

12 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongensgate 9 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Att. Eva J Bekkavik eva.bekkavik@konsek.no Deres ref: 11/75-6 (Sak 21/2011) Vår ref 2010/203-8 Dato Ny tilbakemelding til Kontrollutvalget vedr. Forvaltningsrevisjon i pleie- og omsorg Vi viser til Deres brev datert og Kontrollutvalgets vedtak i sak 21/2011. Vi vil med dette redegjøre nærmere for de punkter som dette vedtaket omfatter. 1. Opplæring status vedr. 1.1 Opplæringsprogrammet Demensomsorgens ABC Demensomsorgens ABC er et opplæringsprogram igangsatt og finansiert av Helsedirektoratet og er en del av satsingen på kompetanseheving i demensomsorgen, i tråd med Demensplan 2015 Den gode dagen og Helsedirektoratets rapport om fremtidens demensomsorg. Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse (NKAH) har fått ansvar for å lede og administrere arbeidet, i samarbeid med Fylkesmenn, undervisningssykehjem og regionale kompetansesenter. I Midtre Gauldal har vi 8 ansatte som deltar i programmet i , 4 deltagere fra Hjemmetjenesten og 4 fra Midtre Gauldal sykehjem. Programmet gjennomføres ved ½ årlige felles samlinger i Trondheim og studiegrupper med månedlige samlinger lokalt. Programmet evalueres ved oppstart, midtveis og ved avslutning gjennom spørreundersøkelser med skjema individuelt til hver av deltakerne. 1.2 Opplæring i fagsystemer og kvalitetssystemer Det pågår kontinuerlig opplæring i fagsystemer og kvalitetssystemer gjennom internundervisning og fagdager i pleie- og omsorg. Nytt i 2011 er nettbasert medikamentkurs for sykepleiere og helsefagarbeidere. 1.3 Ernæring status for prosjekt (initiert av Rådmannen 2010) Vi søkte om prosjektmidler fra Helsedirektoratet for å igangsette et ernæringsprosjekt ved Midtre Gauldal sykehjem våren Vi fikk dessverre avslag på søknaden, og søkte på nytt i mai 2011, men fikk også avslag på denne søknaden med begrunnelse i at det var innkommet søknader i et Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon Telefaks Bank Org.nr

13 så stort omfang at det var langt over rammen for tildeling. Det ble i 2010 utarbeidet en prosjektbeskrivelse som ble justert i 2011, (vedlegg). Noen av tiltakene er likevel iverksatt, og tiltakene i prosjektet vil bli iverksatt i sin helhet dersom vi får eksterne midler til finansiering.vi vil prøve å søke på skjønnsmidler fra Fylkesmannen til delvis dekning av prosjektet. 2. Saksbehandling vederlagsberegning flytting til økonomiavdelingen. Saksbehandling for vederlagsberegning er flyttet til økonomiavd. fra juni Oppgavene omfatter: Vederlagsberegning og fakturering. Kompetanse: Det er gitt intern opplæring, saksbehandler har tilgjengelig faglitteratur og er påmeldt kurs i vederlagsbehandling i oktober Med hilsen Målfrid Bogen Helsefaglig rådgiver Side 2 av 2 13

14 Forvaltningsrevisjon - Barnevern Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 038/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/137-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Prosjektplan Forvaltningsrevisjon vedr. barnevern i Midtre Gauldal kommune Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Midtre Gauldal kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for forvaltningsrevisjon , Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 37/2010. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 18/2010, en forvaltningsrevisjon med fokus på evaluering av to-nivå modellen i Midtre Gauldal kommune. Endelig prosjektrapport ble lagt frem for kontrollutvalget på deres møte 5. mai Prosjektrapporten ble behandlet av kommunestyret i sak 33/11 på møtet den 20. juni På kontrollutvalgets møte diskuterte utvalget om det var behov for omprioritering av fokusområdene oppført i Plan for forvaltningsrevisjon Etter nøye vurderinger kom kontrollutvalget til at barnevern var det mest aktuelle området for forvaltningsrevisjon i Punkter som kontrollutvalget ønsker svar på: - Yter barneverntjenesten tjenester i henhold til lov og regelverk? - Har barneverntjenesten tilstrekkelig kompetanse? - Samarbeider barneverntjenesten med andre i Midtre Gauldal kommune? - Overholder barneverntjenesten tidsfrister i barnevernloven? - Fungerer rapportering og samhandling i forhold til andre enheter i kommunen på en tilfredsstillende måte. En forvaltningsrevisjon innen barnevern ble satt i bestilling i midten av mai

15 På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling så har Revisjon Midt-Norge IKS utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte til orientering. Revisjonen har definert 1 hovedproblemstilling og 4 delproblemstillinger for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? o Delproblemstilling 1: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? o Delproblemstilling 2: Har barnevernstjenesten gode system og rutiner for å drive forebyggende virksom/tet? o Delproblemstilling 3: Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? o Delproblemstilling 4: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Forvaltningsrevisjon med fokus på barnevern i Midtre Gauldal kommune har et antatt timeforbruk på 170 timer. Ferdig rapport skulle i utgangspunktet leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Revisjon Midt-Norge IKS har bedt om utsatt frist for levering av ferdig rapport til kontrollutvalgets sekretariat til Utvalgets leder er kontaktet i forbindelse med ønsket om utsatt frist, og har svart positivt på dette. Det ble satt en forutsetning for forlenget frist for levering av ferdig rapport. Forutsetingen er at pågående forvaltningsrevisjon innen barnevern kun bruker forvaltningsrevisjonstimer for Forvaltningsrevisjonstimer for 2012 skal ikke benyttes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Ferdig rapport vedr. barnevern i Midtre Gauldal kommune vil legges frem for kontrollutvalget på kontrollutvalgets første møte i

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Revisjon Midt-Norge IKS Postboks ORKANGER Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Anne Gråberg Vår ref.: 11/137-8 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Forvaltningsrevisjon vedr. barnevern i Midtre Gauldal kommune Etter samtale med kontrollutvalgets leder er spørsmål om utsatt frist for levering av ferdig rapport fra til innvilget. En forutsetning for forlenget frist er at pågående forvaltningsrevisjon innen barnevern kun bruker forvaltningsrevisjonstimer for 2011 (170 timer er avsatt til prosjektet innen barnevern). Forvaltningsrevisjonstimer for 2012 skal ikke benyttes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

25 Tilsynsrapport - Ny orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 039/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/74-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Tilbakemelding til kontrollutvalget på tilsynsrapport Brev fra Fylkesmannen - Endringer etter tilsyn med tjenesten til eldre Utrykte vedlegg: Kontrollutvalgets sak 21/2010 Eventuelt Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag, Rapport fra tilsyn med tjenester eldre i Midtre Gauldal kommune 2010 Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag, Rapport fra tilsyn med tjenester til eldre - Fastlege Midtre Gauldal kommune Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sak 24/2010 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. ny orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sak 37/2010 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. ny orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalgets sak 3/2011 Tilsynsrapport Ny orientering til kontrollutvalget Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. tilbakemelding til kontrollutvalget Brev fra Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. tilbakemelding til kontrollutvalget. Brev fra Midtre Gauldal kommune til Helsetilsynet, datert , vedr. tilsyn med tjenesten eldre. Brev fra Midtre Gauldal kommune til KonSek, datert , vedr. lukking av avvik 3 i tilsynsrapport fra Fylkesmannen. Kontrollutvalgets sak 16/2011 Tilsynsrapport Ny tilbakemelding til kontrollutvalget Saksutredning Fylkesmannen avdekket følgende avvik under tilsynet med tjenester eldre i Midtre Gauldal kommune: Avvik Midtre Gauldal kommune har ikke etablert et system som ivaretar forsvarlig tjenesteyting. Midtre Gauldal kommune har ikke et forsvarlig dokumentasjonssystem. Midtre Gauldal kommune har ikke sikret at legemiddelhåndteringen er i samsvar med retningslinjene. 25

26 Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet innen tjenester til eldre - Fastlege Midtre Gauldal kommune, men det ble gitt en merknad: Merknad Avvikssystemet ved legesenteret er mangelfullt Det ble ikke funnet avvik fra lov eller forskrift i tilsynet innen tjenester til eldre - Fastlege Midtre Gauldal kommune, tilsynet er derfor avsluttet. På kontrollutvalgets møte den 9. september i sak 24/2010 orienterte Lars Inge Maurbakk, enhetsleder hjemmetjenesten, vedr. rapport fra tilsyn med tjenester eldre i Midtre Gauldal kommune og rapport fra tilsyn med tjenester til eldre - Fastlege Midtre Gauldal kommune. En fremdriftsplan for arbeid med avvikene er sendt inn til Fylkesmannen 20. august, fremdriftsplanen ble godkjent. Innen 6. november håper enhetsleder Maurbakk at 11 av enkeltavvikene er lukket. Alle avvik må være lukket innen høsten Etter orienteringen ble følgende vedtak fattet i kontrollutvalget: Kontrollutvalget ønsker på sitt møte den 11. november 2010, en tilbakemelding på om de 11 enkeltavvikene er lukket og en orientering om videre fremdrift. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny orientering i saken. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 11. november, i sak 37/2010, opplysning om at enkeltavvikene ikke var lukket enda. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding på sitt første møte i 2011 Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny orientering i saken. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 24. februar, i sak 3/2011, orientering fra Målfrid Bogen, helsefaglig rådgiver. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen når det tredje avviket, jf 3. avsnitt i Helsetilsynets brev av , er lukket. Tilbakemelding sendes kontrollutvalgets sekretariat innen 15. april Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en skriftlig tilbakemelding. 26

27 Kontrollutvalgets sekretariat mottok en skriftlig tilbakemelding fra Midtre Gauldal kommune den om lukking av avvik, kopi av brev adressert til Helsetilsynet i Sør-Trøndelag var vedlagt. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 5. mai, i sak 16/2011 en ny orientering fra Målfrid Bogen, helsefaglig rådgiver. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding når Fylkesmannen har godkjent pkt. 3. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert , til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en skriftlig tilbakemelding når Fylkesmannen har godkjent kommunens lukking av pkt. 3 i tilsynsrapporten. Kontrollutvalgets sekretariat mottok den kopi av brev fra Fylkesmannen (datert ) vedr. lukking av tilsyn med tjenesten eldre. Fylkesmannen anser tilsynet som avsluttet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget har fulgt lukkingen av avvik etter Fylkesmannens tilsyn med tjenesten eldre siden september På bakgrunn av at Fylkesmannen anser sitt tilsyn som avsluttet pr. 7. juli 2011, anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget tar de siste oppdateringer til orientering og avslutter sin oppfølging av saken. 27

28 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/74-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Tilbakemelding til kontrollutvalget på tilsynsrapport På kontrollutvalgets møte ble det under sak 16/2011 Tilsynsrapport Ny tilbakemelding til kontrollutvalget, vedtatt å be rådmannen om en skriftlig tilbakemelding vedr. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med tjenester eldre i Midtre Gauldal kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding når Fylkesmannen har godkjent pkt. 3 Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak så ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune sender en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalgets sekretariat når Fylkesmannen har godkjent pkt. 3. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

29 HELSETILSIMET I SØR-TRØNDELAG Midtre Gauldal kommune 7290 STØREN DERES REF/VOUR Endringer kommune REF.. etter tilsyn VÅR REF /OUR REF DATO/DATE 2010/ med tjenesten til eldre - Midtre Gauldal Fylkesmannen i Sør-Trøndelag/Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomførte i mai 2010 tilsyn med tjenesten til eldre i Midtre Gauldal kommune. Tema for tilsynet var behandling og tjenester til demente og legemiddelhåndtering. På bakgrunn av tilbakemelding fra kommune anser vi at det er gjennomført tilstrekkelige tiltak for å lukke avvik som ble påpekt under tilsynet. Vi anser med dette tilsynet som avsluttet. Vi ønsker lykke til i videre forbedringsarbeid. Med hilsen /e. e (,-( Ingrid Karin Hegvold seniorrådgiver Jan Vaage fylkeslege Kopi: Statens Helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo Dir. innvalg, saksbehandler: Heisetlisynet I Ser-Trendelsg Norweglan Board of Health SupervIslon in Ser+Frondelag County Pestboks NO-7468 Norway Sluppen TRONDHE1M Tel.: raks: E-postle-mad: Helsetnsynet0Dfrnst.n.e BesnksaOresse/Street address: E C DahlS gt. 10 Org nr

30 Forvaltningsrevisjon - Økonomisk styring og rapportering i MidtreGauldal kommune - Orientering fra sekretariatet Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 040/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/75-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Økonomireglement Midtre Gauldal kommune Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring 2. Kontrollutvalgets sak 3/2009 Forvaltningsrevisjon - Økonomisk styring og rapportering i Midtre Gauldal kommune (kontrollutvalgets møte ). 3. Kontrollutvalgets sak 29/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring orientering fra rådmannen (kontrollutvalgets møte ) 4. Kontrollutvalgets sak 7/2010 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Tilbakemelding (kontrollutvalgets møte ) 5. Kontrollutvalgets sak 19/2010 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Tilbakemelding (kontrollutvalgets møte ) 6. Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. ny tilbakemelding til kontrollutvalget. 7. Kontrollutvalgets sak 38/2010 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Tilbakemelding (kontrollutvalgets møte ) 8. Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert , vedr. ny tilbakemelding til kontrollutvalget. 9. Kontrollutvalgets sak 5/2011 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Kort orientering fra sekretariatet (kontrollutvalgets møte ). 10. Brev til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune, datert , Forvaltningsrevisjon - Økonomiplanlegging, rapportering og styring orientering fra kontrollutvalget. 11. Kommunestyrets sak 9/2011 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring orientering fra kontrollutvalget (kommunestyrets møte ) 12. Kommunestyrets sak 63/2011 Økonomireglement (kommunestyrets møte ) Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 3/2009 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomiplanlegging, rapportering og styring behandlet. 30

31 På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 9. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av august Kommunestyret sluttet seg kontrollutvalgets forslag til vedtak. På grunn av at arbeidet med å følge opp anbefalingene som revisor ga i sin rapport ikke ble ferdig innen fristen som var satt av kommunestyret, så ble rådmannen bedt om å orientere om status i arbeidet på kontrollutvalgets møte 12. november Økonomisjef Daniel Kvisten orienterte i saken. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om at den skriftlige tilbakemeldingen på hvordan anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring er fulgt opp, sendes kontrollutvalgets sekretariat innen utgangen av januar Kontrollutvalgets sekretariat mottok den en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Tilbakemeldingen ble behandlet av kontrollutvalget den i sak 7/2010. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny orientering i saken i sitt møte den 10. juni Kontrollutvalgets sekretariat mottok den en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen, tilbakemeldingen ble behandlet av kontrollutvalget den i sak 19/2010. Rådmannen meldte tilbake om at det forelå et utkast til økonomireglement, men at dette må justeres med tanke på de nye økonomisystemene som kommer. Kontrollutvalget mente at det fortsatt var viktig å ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass et økonomireglement. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt siste møte i 2010 (november). Daniel Kvisten, økonomisjef, orienterte om status i arbeidet med å følge opp revisors anbefalinger. Økonomireglementet er ikke ferdigstilt enda, Personal til å foreta Kostrarapporteringen er nå styrket slik at innrapporteringen koordineres og kvalitetssikres. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra økonomisjefen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding på sitt første møte i

32 Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av , bedt rådmannen om en ny tilbakemelding i saken. Kontrollutvalgets sekretariat hadde en samtale med økonomisjef Daniel Kvisten i forkant av kontrollutvalgets møte i februar 2011, status i arbeidet med å følge opp revisors anbefalinger var ikke endret siden kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalget ble orientert om dette på møtet den i sak 5/2011. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. økonomiplanlegging, rapportering og styring ble behandlet av kommunestyret i sak 25/2009. Kontrollutvalget synes det er bekymringsfullt at et økonomireglement ikke er ferdig utarbeidet og vedtatt politisk når det snart er 2 år siden rapporten ble behandlet i kommunestyret. Følgende anbefalinger ble gitt av revisor i rapportens pkt. 9 - Vurdere budsjettprosessen med tanke på involvering og kvalitetssikring i budsjettarbeidet - Oppdatere kommunens økonomi- og delegasjonsbestemmelser - Vurdere kommunens tertialrapportering med henblikk på hyppighet og periodisering slik at disse tilpasses kommunens styrings- og oppfølgingsbehov - Sikre systematisk opplæring av enhetsledere i forhold til delegert myndighet og ansvar - Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret til orientering og for en eventuell videre behandling. Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av , oversendt saken til kommunestyret for en eventuell videre behandling. Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets henvendelse på sitt møte 11. april 2011 i sak 9/2011 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring orientering fra kontrollutvalget. Kommunestyret fattet enstemmig følgende vedtak: Kommunestyret setter frist for rådmannen til med å fremme sak med forslag til vedtak i forhold til oppdatering av kommunens økonomi og delegasjonsbestemmelser. Kommunestyret behandlet rådmannens forslag til økonomireglement på sitt møte 7. november 2011 i sak 63/2011. Kommunestyret fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Midtre Gauldal Kommunes kommunestyre vedtar reglementet som forelagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anser forvaltningsrevisjonen for fulgt opp og anbefaler kontrollutvalget å ta saken til orientering. 32

33 0 ØKONOMIREGLEMENT \\sr-fil01\ephortedok$\prod\2011\10\20\89028.doc 33

34 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET... 4 Bakgrunn... 4 Formål... 5 KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM... 6 Kommuneplanen... 6 Handlingsprogram med økonomiplan... 6 ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN... 7 Formål... 7 Anvendelsesområde... 7 Ansvar... 7 Økonomiplanen skal... 8 Årsbudsjettet skal... 8 Oppstilling og fordeling... 8 Hovedoversiktene... 9 DISPOSISJONSFULLMAKTER I BUDSJETTSAKER Ansvar Kommunestyret Formannskapet Rådmannen INVESTERINGER ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLAN Økonomisystemet Ansvar INNKJØP / VAREKJØP Varemottak Kjøp utenfor avtale DOKUMENTNAVN 2 34

35 Postering / Kontering Attestasjon Anvisning Rådmannen anvisningsmyndighet Utøvelse av anvisningsmyndighet Bruk av anvisningsmyndighet REGNSKAP OG ÅRSAVSLUTNING Årsregnskapet Regnskapsavleggelse Regnskapsavslutningen Påpluss-/ inntrekksmodell Strykningsbestemmelser Øvrige strykninger gjennomføres i samsvar med politiske vedtak fra formannskapet Kommunale foretak GRUNNLEGGENDE REGNSKAPSPRINSIPP God kommunal regnskapsskikk Vurderingsregler i balansen Avgrensning mellom investering og drift ØKONOMISK RAPPORTERING Årsberetning/årsmelding Halvårsrapport Månedsrapport Nasjonal rapportering DOKUMENTNAVN 3 35

36 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter. Loven og forskriftene bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive målog rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet som legges til grunn i dette økonomireglementet. Gjeldende forskrifter for dette Økonomireglementet : o Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett - jmfr kommuneloven 46 nr 8 o Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning jmfr kommuneloven 48 nr 6 o Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 o Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 o Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 Forskriftene er rammepreget og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet igjennom eget økonomireglement. DOKUMENTNAVN 4 36

37 Formål Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere viktige økonomirutiner Angi ansvar og myndighet i økonomisammenheng Økonomireglementet er bygget opp med budsjett- og regnskapsteori sammen med fremgangsmåter (rutiner) for hvordan vi løser de viktigste spørsmålene i vår egen økonomiforvaltning. Lokale regelverk som berører eller blir berørt av Økonomireglementer : o Delegasjonsreglement o Reglement for finansforvaltning DOKUMENTNAVN 5 37

38 KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: Kommuneplanen Handlingsprogrammet med økonomiplanen Årsbudsjettet Økonomirapportering, halvår og månedsrapport Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering (KOSTRA) Kommuneplanen Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, hver kommunestyreperiode. Planen er et utgangspunkt for kommunens øvrige planer. Handlingsprogram med økonomiplan Handlingsprogram med økonomiplan har et 4-årig perspektiv og rulleres årlig. Handlingsprogram med økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til økonomiplan. Dokumentet betegnes heretter som økonomiplan. Økonomiplanen tar utgangspunkt i dagens situasjon og skal videre angi et realistisk anslag på framtidige inntekter og utgifter. Økonomiplanen skal være et instrument til hjelp for: Å få oversikt over den økonomiske handlefriheten DOKUMENTNAVN 6 38

39 Å foreta prioriteringer av ressursbruken på ulike formål innenfor kommunelovens krav til økonomisk balanse Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles parallelt med vedtak i kommunestyret i desember. Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jf. kommuneloven 49 og forskrift om rapportering per 15. februar hvert år i henhold til KOSTRA forskriften. Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen seks måneder etter regnskapsårets slutt jf. kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10. Rådmannen skal utarbeide årsberetning i henhold til kommuneloven 48. ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Formål Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser samt gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. Anvendelsesområde I henhold til kommuneloven 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Rammeområdeplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. Ansvar Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. DOKUMENTNAVN 7 39

40 Økonomiplanen skal o gjelde for fire år o angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden o danne grunnlaget for årsbudsjettene o følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del og sentrale vedtak som er gjort. o Inneholde en plan for kommunens investeringer Årsbudsjettet skal o utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år o bygge på prioriteringer i økonomiplanen o være bevilgningsdokument, det vil si at vedtatt budsjett angir hvilke nettorammer kommunestyret har bevilget til kommunens tjenesteområder for det kommende året. o Nettorammene er bindende på rammeområde nivå. Prosessen knyttet til økonomiplan er beskrevet i internrutine Utarbeideiding av handlingsprogram med økonomiplan. Oppstilling og fordeling Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides i henhold til forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Kommunestyret vedtar driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på ramme nivå med spesifisering og obligatorisk oppstilling i henhold til budsjettforskriften. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på netto rammeområder på lik linje med budsjettet. DOKUMENTNAVN 8 40