IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

Transkript

1 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

4 Merknad Før du bruker denne informasjonen og produktet den støtter, må du lese informasjonen i Merknader på side 221. Merknad Denne utgaven gjelder IBM SmartCloud Engage mars 2013 og IBM SmartCloud Forbindelser mars 2013 og alle påfølgende utgaver og endringer, inntil annet oppgis i nye utgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Kapittel 1. Aktiviteter En aktivitet er et sted der personer som er involvert i et prosjekt, kan dele informasjon, tildele oppgaver og dele ressurser, som for eksempel filer, verktøy og websteder. Bruk en aktivitet til å organisere innhold og prioritere oppgaver som er knyttet til et prosjektmål. Nyheter i Aktiviteter Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til. Kom i gang v Utforsk applikasjonen Komme i gang. v Opprett en aktivitet for å organisere et gruppeprosjekt. v Hold oversikt over og tildel gjøremål. v Bruk om igjen en aktivitet du opprettet for å holde oversikt over en gjentakende oppgave. Bruk Desktop Plug-ins for Microsoft Windows Del, kom i kontakt med andre og bruk sosial samhandling i virksomheten din fra Windows, Microsoft Outlook eller Microsoft Office-applikasjoner (PowerPoint, Excel og Word). IBM Connections Desktop Plug-ins for Microsoft Windows legger til sosiale nettverksfunksjoner som Aktiviteter, Blogger, Fellesskap, Filer og Wikier. Last opp lokale filer til IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser fra Windows Utforsker. Del filer, arbeide med filer lokalt og publiser dem deretter i IBM SmartCloud for Social Business. Publiser til en blogg, legg ved et dokument i en wiki og søk etter innhold i IBM SmartCloud Engage eller IBM SmartCloud Forbindelser. Viktig: Hvis du logger deg på IBM SmartCloud Engage ved hjelp av metoden "Bruk min organisasjons pålogging", vil du ikke kunne logge deg på og bruke Desktop Plug-ins. v Last ned Desktop Plug-ins v Slik bruker du Desktop Plug-ins Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

7 Kapittel 2. Oversikt over Aktiviteter Aktiviteter er tilgjengelig enten som en frittstående applikasjon eller som en widget i Fellesskap. Bruk Aktiviteter som et online-sted der medlemmene i en gruppe kan samarbeide, og der ideer om et prosjekt og prosjektressurser blir opprettet, samlet inn og delt. Legg til oppføringer og huskelisteoppføringer i aktiviteten for å registrere nødvendige oppgaver og lagre tilknyttede filer. Bruk seksjoner til å organisere aktivitetsoppføringer og huskelisteoppføringer. Du kan for eksempel bruke en aktivitet til å: v lede en salgsprosess til en avslutning v forberede et viktig møte v skrive en rapport for en klient v ansette en ny medarbeider Alle aktiviteter er tilgjengelig fra visningen Aktiviteter, inkludert aktiviteter som er opprettet som en del av et fellesskap. Aktiviteter som blir opprettet som en del av et fellesskap, er merket i visningen med teksten Fellesskapsaktivitet. Aktiviteter blir vist under filteret Fellesskapsaktivitet i hovedruten på siden Oversikt. Frittstående aktiviteter blir vist under filteret Mine aktiviteter. Mine aktiviteter er aktiviteter som er aktive og som du tilhører. Dette er aktiviteter som enten: v du opprettet v du ble lagt til i som et medlem v er en del av et fellesskap som du tilhører Mine aktiviteter inneholder ikke felles aktiviteter, aktiviteter du har deaktivert, eller fullførte aktiviteter.aktiviteter kan ha følgende status: Når du oppretter en aktivitet som en del av et fellesskap, må aktivitetsmedlemmene også være medlemmer av fellesskapet. Fellesskapsaktiviteten kan inneholde et delsett av fellesskapsmedlemmene. For å gjøre det enklere for deg å finne de aktivitetene som er viktigst for deg, kan du tildele de aktivitetene en prioritet. Du kan fjerne en aktivitet fra visningen din ved å deaktivere den. Du kan lage en kopi av en aktivitet eller eksportere en aktivitet til en CSV-fil. Lagre en aktivitet som en mal og bruk den malen til å opprette nye aktiviteter. Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

9 Kapittel 3. Starte en aktivitet Det trengs ikke noen spesiell tilgang for å opprette en aktivitet. Når du har opprettet aktiviteten, klikker du på Aktivitetshandlinger for å redigere aktiviteten, opprette en kopi av aktiviteten eller bruke aktiviteten til å opprette en mal. Om denne oppgaven Aktiviteter kan opprettes fra grunnen av eller fra en mal. Når du starter en aktivitet fra en mal, blir den nye aktiviteten opprettet med informasjonen fra malen. Hvis malen for eksempel inneholder instruksjoner, kontakter og ressurser, blir den nye aktiviteten fylt ut med samme instruksjoner, kontakter og ressurser. 1. Naviger til aktivitetsoversikten og klikk på Start en aktivitet. Hvis du bruker den frittstående applikasjonen, klikker du på Applikasjoner > Aktiviteter for å komme til aktivitetsoversikten. Hvis du starter en aktivitet fra et fellesskap, må du legge til aktivitetswidgeten før du kan starte en aktivitet. Du legger til aktivitetswidgeten ved å klikke på Fellesskapshandlinger > Tilpass og velge Aktiviteter. 2. Valgfritt: Hvis du vil opprette en aktivitet fra en mal, klikker du på Velg en aktivitetsmal og velger en mal. Hvis du ønsker å fylle medlemslisten med medlemmene som er definert i malen, velger du også Bruk medlemmer fra mal. 3. Skriv inn aktivitetsdetaljene. Disse kan endres senere ved å redigere aktiviteten. v Informasjonen i feltet Navn blir vist i emnet for varselet som blir sendt til medlemmene. Hvis du ikke oppgir et navn, får aktiviteten navnet Uten tittel. v Velg Tillat personer utenfor min organisasjon å bli medlem av denne aktiviteten for å ta med medlemmer i organisasjonen eller gjester utenfor organisasjonen. Aktiviteter som tillater eksterne medlemmer, kan deles med fellesskap som tillater eksterne eller interne medlemmer. Du kan senere oppheve valget av denne tillatelsen slik at eksterne medlemmer ikke får tilgang til aktiviteten, bare hvis det ikke finnes noen eksterne medlemmer i aktiviteten. Eksterne aktiviteter blir identifisert av et Ekstern-ikon ved siden av aktivitetstittelen. Du må ikke velge dette alternativet hvis du bare vil ta med medlemmer i organisasjonen. Aktiviteter som ikke tillater eksterne medlemmer, kan bare deles med fellesskap som ikke tillater eksterne medlemmer. Du kan ikke tillate eksternt medlemskap i en intern aktivitet senere. v Skill flere koder med komma. Når aktiviteten er lagret, blir nye koder lagt til i kodesamlingen. v Når du legger til medlemmer, må du først velge medlemstype, deretter medlemmets rolle og så navnet på personen, fellesskapet eller gruppen som skal legges til som et medlem. En eier kan legge til innhold, vise og redigere alle oppføringer og administrere medlemskapet for aktiviteten. En forfatter kan legge til og vise innhold og redigere sine egne oppføringer. En leser kan bare vise innhold. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du skriver inn en e-postadresse for noen som ikke har en konto, eller som har en konto, men ikke er i samme organisasjon, må du klikke på plussikonet for å legge til vedkommende. Hvis personen ikke har en konto, blir du bedt om å sende vedkommende en gjesteinvitasjon etter at du har lagret aktiviteten. Gjestemedlemmer må godta invitasjonen for å få tilgang til aktivitetene der de er lagt til som medlemmer. Copyright IBM Corp. 2010,

10 v Oppgi så mye informasjon om målet at det hjelper medlemmene å skille mellom aktiviteter med liknende navn. Det er mulig å søke i målinformasjonen, og den vises i varslingsmeldingen som medlemmer mottar når de blir invitert til å delta i aktiviteten. Resultater Når aktiviteten er opprettet, sender serveren en e-postmelding eller et varsel til kategorien Oppdateringer i funksjonen Mitt dashbord for å varsle de du har lagt til som medlemmer. Neste oppgave Du kan legge til innhold i aktiviteten ved å opprette oppføringer eller gjøremål eller organisere aktiviteten ved hjelp av seksjoner. Lagre denne aktiviteten som en mal for senere bruk eller gjør det enklere å finne den ved å merke den som høy prioritet. Beslektede oppgaver: Kapittel 8, Arbeide med maler, på side 27 Du kan bruke stil eller innhold i en aktivitet eller oppføring på nytt ved å opprette maler. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

11 Kapittel 4. Legge til aktivitetsinnhold Legg til informasjon i aktiviteten ved å opprette oppføringer. Opprett og tildel oppgaver ved å legge til huskelisteoppføringer. Knytt ressurser til aktiviteten ved å legge ved filer eller opprette koblinger til filer. Når du legger til innhold i en aktivitet, lager du et sted for prosjektet ditt der du kan dele informasjon, tildele oppgaver og dele ressurser som websteder og filer. Bruk oppføringer til å legge til innhold i aktiviteten. Du kan for eksempel bruke en oppføring til å legge ved en fil, lage en kobling til en fil eller legge til et bokmerke for et websted. Du kan også legge til tilpassede felt i en oppføring. I likhet med aktiviteter kan oppføringer opprettes fra grunnen av eller fra en oppføringsmal som er lagret fra før. Når du oppretter en oppføring, må du huske at det blir mulig å søke på beskrivelsesteksten og kodene. Som standard deles oppføringer i en aktivitet med alle medlemmene i den aktiviteten. Du kan skjule en oppføring fra andre medlemmer ved å merke den som privat. Du må være aktivitetens forfatter eller eier for å kunne legge til oppføringer i den. Bruk huskelisteoppføringer til å holde oversikt over oppgavene som gruppen din må fullføre for å nå målene for aktiviteten. Du kan tildele en huskelisteoppføring til et aktivitetsmedlem, legge ved en fil, lage en kobling til en fil eller legge til et bokmerke for et websted. Du kan også legge til tilpassede felt for en oppføring og definere en frist. Bruk kategorien Huskeliste til å se en liste over huskelisteoppføringene, inkludert aktiviteter som er opprettet som en del av et fellesskap. Svar på oppføringer og huskelisteoppføringer ved å klikke på Mer for å vise detaljene for oppføringen eller huskelisteoppføringen. Velg Legg til en kommentar eller Legg til huskelisteoppføring. Klikk på Mer for å vise detaljene for oppføringen eller huskelisteoppføringen. Rediger en oppføring eller en huskelisteoppføring ved å klikke på Mer > Rediger. Klikk på Mer > Flere handlinger for å vise en liste med handlinger du kan utføre på hver enkelt oppføring eller huskelisteoppføring. Fra Flere handlinger kan du gjøre følgende: v Varsle andre om oppføringen eller huskelisteoppføringen. v Lage en kobling til oppføringen eller huskelisteoppføringen. v Kopiere, flytte eller slette oppføringen eller huskelisteoppføringen. v Lagre oppføringen eller huskelisteoppføringen som en mal. v Konvertere en oppføring til en huskelisteoppføring. Som standard blir arbeidet ditt automatisk lagret hvert 5. minutt, hvis ikke administratoren endrer intervallet. Hvis du lar oppføringen være ulagret og lukker nettleseren, eller hvis sesjonen blir tidsavbrutt, får du et varsel neste gang du logger deg på. Fra varslingsmeldingen kan du klikke på Vis for å åpne oppføringen og gjenoppta arbeidet med den, eller Fjern for å slette oppføringen. Hvis det ikke blir gjort noe med den ulagrede oppføringen, blir meldingen vist igjen neste gang du logger deg på. Legge til en oppføring Legg til en oppføring i en aktivitet når du vil dele informasjon med medlemmer av aktiviteten. Du kan for eksempel bruke en oppføring til å stille et spørsmål. Aktivitetsmedlemmer kan legge inn svar ved å klikke på Legg til kommentar i en oppføring. Du kan også bruke oppføringsemnet for å foreta en kunngjøring. 1. Klikk på Legg til oppføring. 2. Skriv inn de relevant detaljene. Disse detaljene kan endres senere ved å redigere oppføringen. Hvis du vil redigere en oppføring, klikker du på Mer for å utvide oppføringen og klikker deretter på Rediger. Copyright IBM Corp. 2010,

12 3. Legg til innhold i en oppføring. v Klikk på Legg ved fil for å legge til en fil i oppføringen. Filvedlegg blir lastet opp til aktiviteten og lagret i aktiviteten. Filene kan ikke deles utenfor medlemmene av aktiviteten. Innholdet i filer som er lastet opp til aktiviteter, er ikke søkbart. Hvis du vil laste opp en fil du kan dele med et større publikum senere, legger du til filen i applikasjonen Filer. Du kan legge til en kobling til en fil eller mappe i applikasjonen Filer fra aktivitetsoppføringen for å dele den med aktivitetsmedlemmene. Filer du knytter til en aktivitetsoppføring, blir lagret i aktiviteten. Merk: Dialogboksen Vedlegg viser den maksimale filstørrelsen du kan laste opp. Hvis du legger ved store filer i en aktivitet, kan det påvirke ytelsen for aktiviteten. Det kan ta lengre tid å laste inn en aktivitet som inneholder store filer. I stedet for å legge ved en fil i en oppføring, kan du laste opp filen til applikasjonen Filer og deretter legge til en kobling til filen i aktiviteten. v Klikk på Legg til bokmerke for å legge til en webadresse i oppføringen. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til fil for å legge til en kobling til en fil. Velg filen du vil opprette kobling til. Hvilke filer som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i biblioteket. Hvis du velger å opprette en kobling fra Min datamaskin, blir den valgte filen lastet opp til aktiviteten, og det blir opprettet en kobling. Merk: Hvis applikasjonen Filer er implementert eller Koblede biblioteker er aktivert, er ikke Min datamaskin tilgjengelig. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til mappe for å legge til en kobling til en mappe. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

13 Hvilke mapper som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er opprettet i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er lagret i biblioteket. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Dato-felt for å legge til et Dato-felt i oppføringen. Når du klikker på det tomme feltet, blir det vist en kalenderkontroll. Du kan enten skrive datoen i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Person-felt for å legge til et Person-felt i oppføringen. Mens du skriver et navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra registeret. Du kan velge et navn fra listen eller fortsette å skrive personens fullstendige navn eller e-postadresse. Merk: Hvis du skriver navnet på en person fra Aktiviteter, må du velge fra søk under skriving for å legge til vedkommende på riktig måte, i stedet for å klikke på Legg til medlemmer. Velg den oppføringen fra søk under skriving som viser det riktige visittkortet. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Tekst-felt for å legge til et felt for vanlig tekst i oppføringen. Du kan legge til så mange typer felt du vil, og du kan legge til felt av samme type flere ganger. Endre navnet på et tilpasset felt ved å klikke på feltetiketten. Fjern et felt ved å klikke på sletteikonet for det feltet. Du kan endre filetiketten, bokmerket eller det tilpassede feltet til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets formål. Hvis du for eksempel bruker oppføringen til å oppgi korrekturkommentarer, vil du kanskje legge til to navnefelt, ett Forfatter-felt og ett Godkjenner-felt. Du kan også legge til et datofelt som er merket Godkjenningsfrist, og deretter legge til et filvedlegg med et felt som er merket Dokument til godkjenning. 4. Bruk feltet Beskrivelse til å beskrive oppføringen eller legge til innhold for oppføringen. Du kan bruke verktøylinjealternativene til å formatere den tilføyde teksten. 5. Velg en seksjon i aktiviteten der du vil legge til denne oppføringen. 6. Velg Merk denne oppføringen som privat hvis du ikke vil at andre medlemmer skal se den. 7. Velg Varsle personer om denne oppføringen hvis du vil varsle aktivitetsmedlemmene om denne oppføringen. Hvis du bruker en frittstående aktivitet, kan du varsle alle aktivitetsmedlemmene ved å velge Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer av grupper eller fellesskap. Hvis du ikke vil varsle alle, velger du enkeltmedlemmer fra listen. Hvis aktiviteten er delt Kapittel 4. Legge til aktivitetsinnhold 9

14 med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: fellesskapsnavn, der fellesskapsnavn er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Hvis du bruker en fellesskapsaktivitet, velger du enkeltmedlemmer fra listen. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen fellesskapsnavn (fellesskapseiere), der fellesskapsnavn er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Neste oppgave Du kan ender egenskapene for oppføringer ved å klikke på Flere handlinger. Du kan for eksempel gjøre en oppføring privat ved å redigere den. Du kan også flytte oppføringen, redigere den, slette den eller lage en kopi av den. Du kan konvertere oppføringer til huskelisteoppføringer ved å klikke på Flere handlinger > Konverter til huskelisteoppføring. Huskelisteoppføringer er nyttige hvis du har en oppføring i aktiviteten som du ønsker å tildele, eller hvis fristen for oppføringen er før fristen for aktiviteten. Ved å klikke på Flere handlinger > Varsle andre personer kan du gjøre medlemmene av aktiviteten oppmerksomme på oppføringen. Medlemmene du varsler, mottar en e-postmelding eller et varsel i kategorien Oppdateringer i hjemmesideapplikasjonen, som inneholder beskrivelsen av oppføringen og en kobling til den. Alle medlemmer av en aktivitet kan varsle andre medlemmer om en oppføring i en aktivitet. Serveren kan sende varsler til gjeldende medlemmer av aktiviteten og til alle som legger til en eksisterende oppføring, selv om vedkommende ikke lenger er medlem. Beslektede oppgaver: Arbeide med filer Deling av dokumenter i aktiviteten hjelper til med å organisere filene som trengs for å nå målet, på ett sted. Legg til en kobling fra en oppføring eller huskelisteoppføring til en fil eller mappe. Legg ved en fil i en oppføring eller huskelisteoppføring. Arbeide med filer Deling av dokumenter i aktiviteten hjelper til med å organisere filene som trengs for å nå målet, på ett sted. Legg til en kobling fra en oppføring eller huskelisteoppføring til en fil eller mappe. Legg ved en fil i en oppføring eller huskelisteoppføring. Før du begynner Du kan legge til en kobling eller et vedlegg mens du oppretter en ny oppføring eller huskelisteoppføring, eller i en eksisterende oppføring eller huskelisteoppføring. Hvis du vil oppdatere en eksisterende oppføring, klikker du først på Mer for å vise oppføringsdetaljene og deretter på Rediger. Hvis du vil oppdatere en eksisterende huskelisteoppføring, klikker du først på Mer for å vise oppføringsdetaljene og deretter på Rediger > Flere alternativer. Om denne oppgaven Når du legger ved filer i en aktivitet, blir filene lagret i aktiviteten. Filer som er lagt ved i en aktivitet, er bare tilgjengelige for medlemmer av aktiviteten. v Klikk på Legg ved fil for å laste opp en fil til aktiviteten. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

15 Filvedlegg blir lastet opp til aktiviteten og lagret i aktiviteten. Filene kan ikke deles utenfor medlemmene av aktiviteten. Innholdet i filer som er lastet opp til aktiviteter, er ikke søkbart. Hvis du vil laste opp en fil du kan dele med et større publikum senere, legger du til filen i applikasjonen Filer. Du kan legge til en kobling til en fil eller mappe i applikasjonen Filer fra aktivitetsoppføringen for å dele den med aktivitetsmedlemmene. Filer du knytter til en aktivitetsoppføring, blir lagret i aktiviteten. Merk: Dialogboksen Vedlegg viser den maksimale filstørrelsen du kan laste opp. Hvis du legger ved store filer i en aktivitet, kan det påvirke ytelsen for aktiviteten. Det kan ta lengre tid å laste inn en aktivitet som inneholder store filer. I stedet for å legge ved en fil i en oppføring, kan du laste opp filen til applikasjonen Filer og deretter legge til en kobling til filen i aktiviteten. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til fil for å legge til en kobling til en fil. Velg filen du vil opprette kobling til. Hvilke filer som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i biblioteket. Hvis du velger å opprette en kobling fra Min datamaskin, blir den valgte filen lastet opp til aktiviteten, og det blir opprettet en kobling. Merk: Hvis applikasjonen Filer er implementert eller Koblede biblioteker er aktivert, er ikke Min datamaskin tilgjengelig. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til mappe for å legge til en kobling til en mappe. Hvilke mapper som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er opprettet i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er lagret i biblioteket. v Legg til en kobling til en fil eller mappe i beskrivelsen av oppføringen eller huskelisteoppføringen. Du kan også legge til koblinger i beskrivelsesfeltet. Bruk koblingsikonet på verktøylinjen for Beskrivelse til å legge til en kobling. Beslektede oppgaver: Legge til en oppføring på side 7 Legg til en oppføring i en aktivitet når du vil dele informasjon med medlemmer av aktiviteten. Du kan for eksempel bruke en oppføring til å stille et spørsmål. Aktivitetsmedlemmer kan legge inn svar ved å klikke på Legg til kommentar i en oppføring. Du kan også bruke oppføringsemnet for å foreta en kunngjøring. Legge til en huskelisteoppføring på side 12 Du kan legge til en eller flere huskelisteoppføringer i en aktivitet, og tildele dem til aktivitetsmedlemmer. Bruk huskelisteoppføringer til å administrere arbeidet som må gjøres for å nå et aktivitetsmål. Du kan vise alle huskelisteoppføringene for en aktivitet fra visningen Huskelisteoppføringer. Hente en webadresse for en enkeltoppføring Du kan åpne en oppføring på en egen webside, og deretter lagre siden som et bokmerke, sende den til et annet medlem i en samtalemelding eller legge den inn som en bokmerkeoppføring i en aktivitet. Alle som senere åpner koblingen, blir tatt direkte til oppføringens webside. Kapittel 4. Legge til aktivitetsinnhold 11

16 Før du begynner Hvis du vil åpne en oppføring fra en permanent webadresse, må du være medlem av aktiviteten som inneholder oppføringen. Du kan ikke bruke en kobling til en oppføring for å dele den med noen som ikke er medlem av aktiviteten. Om denne oppgaven Slik finner du webadressen til en oppføring: 1. Finn oppføringen du vil sette bokmerke på eller dele, og klikk deretter på Flere handlinger > Kobling til denne oppføringen. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 2. Du kan nå sette bokmerke på oppføringen eller dele den med andre medlemmer ved å kopiere webadressen fra nettleserens stedsboks og lime den inn i en samtale eller bokmerkefeltet for en aktivitetsoppføring. Legge til en huskelisteoppføring Du kan legge til en eller flere huskelisteoppføringer i en aktivitet, og tildele dem til aktivitetsmedlemmer. Bruk huskelisteoppføringer til å administrere arbeidet som må gjøres for å nå et aktivitetsmål. Du kan vise alle huskelisteoppføringene for en aktivitet fra visningen Huskelisteoppføringer. Om denne oppgaven Etter at du har klikket på Legg til en huskelisteoppføring, kan du skrive en kort beskrivelse av oppgaven i feltet Huskeliste og lagre huskelisteoppføringen. Beskrivelsen du lager, identifiserer oppføringen og blir vist i alle visninger som inneholder oppføringen. Hvis du vil legge til mer informasjon eller innhold eller tildele oppføringen til noen, klikker du på Flere valg. Nedenfor finner du en beskrivelse av alternativene under Flere valg. Når du er i en aktivitet, kan du opprette huskelisteoppføringer for en aktivitet eller for en oppføring som allerede er opprettet i den aktiviteten. Hvis du skal legge til huskelisteoppføringen direkte i aktiviteten, klikker du på Legg til huskelisteoppføringer. Hvis du vil legge til huskelisteoppføringen som et svar på en annen oppføring, åpner du oppføringen og klikker på Legg til huskelisteoppføring. Bruk følgende informasjon til å bruke eventuelle andre alternativer etter at du har klikket på Flere valg. 1. Oppgaven blir som standard tildelt til Alle (delt). Det betyr at alle medlemmer av aktiviteten kan fullføre oppgaven. Hvis du vil tildele et huskelisteoppføring til et bestemt medlem, klikker du på Velg en person. 2. I feltet Frist angir du datoen da denne oppgaven må være fullført. 3. Legg til innhold i en oppføring. v Klikk på Legg ved fil for å legge til en fil i oppføringen. Filvedlegg blir lastet opp til aktiviteten og lagret i aktiviteten. Filene kan ikke deles utenfor medlemmene av aktiviteten. Innholdet i filer som er lastet opp til aktiviteter, er ikke søkbart. Hvis du vil laste opp en fil du kan dele med et større publikum senere, legger du til filen i applikasjonen Filer. Du kan legge til en kobling til en fil eller mappe i applikasjonen Filer fra aktivitetsoppføringen for å dele den med aktivitetsmedlemmene. Filer du knytter til en aktivitetsoppføring, blir lagret i aktiviteten. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

17 Merk: Dialogboksen Vedlegg viser den maksimale filstørrelsen du kan laste opp. Hvis du legger ved store filer i en aktivitet, kan det påvirke ytelsen for aktiviteten. Det kan ta lengre tid å laste inn en aktivitet som inneholder store filer. I stedet for å legge ved en fil i en oppføring, kan du laste opp filen til applikasjonen Filer og deretter legge til en kobling til filen i aktiviteten. v Klikk på Legg til bokmerke for å legge til en webadresse i oppføringen. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til fil for å legge til en kobling til en fil. Velg filen du vil opprette kobling til. Hvilke filer som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en fil som er lagret i biblioteket. Hvis du velger å opprette en kobling fra Min datamaskin, blir den valgte filen lastet opp til aktiviteten, og det blir opprettet en kobling. Merk: Hvis applikasjonen Filer er implementert eller Koblede biblioteker er aktivert, er ikke Min datamaskin tilgjengelig. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Kobling til mappe for å legge til en kobling til en mappe. Hvilke mapper som er tilgjengelige, avhenger av hvordan miljøet ditt er implementert. Hvis for eksempel applikasjonen Filer er implementert i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er opprettet i applikasjonen Filer. Hvis et Koblet bibliotek er tilgjengelig i miljøet ditt, kan du opprette en kobling til en mappe som er lagret i biblioteket. Kapittel 4. Legge til aktivitetsinnhold 13

18 v Klikk på Legg til tilpassede felt > Dato-felt for å legge til et Dato-felt i oppføringen. Når du klikker på det tomme feltet, blir det vist en kalenderkontroll. Du kan enten skrive datoen i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Person-felt for å legge til et Person-felt i oppføringen. Mens du skriver et navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra registeret. Du kan velge et navn fra listen eller fortsette å skrive personens fullstendige navn eller e-postadresse. Merk: Hvis du skriver navnet på en person fra Aktiviteter, må du velge fra søk under skriving for å legge til vedkommende på riktig måte, i stedet for å klikke på Legg til medlemmer. Velg den oppføringen fra søk under skriving som viser det riktige visittkortet. v Klikk på Legg til tilpassede felt > Tekst-felt for å legge til et felt for vanlig tekst i oppføringen. Du kan legge til så mange typer felt du vil, og du kan legge til felt av samme type flere ganger. Endre navnet på et tilpasset felt ved å klikke på feltetiketten. Fjern et felt ved å klikke på sletteikonet for det feltet. Du kan endre filetiketten, bokmerket eller det tilpassede feltet til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets formål. Hvis du for eksempel bruker oppføringen til å oppgi korrekturkommentarer, vil du kanskje legge til to navnefelt, ett Forfatter-felt og ett Godkjenner-felt. Du kan også legge til et datofelt som er merket Godkjenningsfrist, og deretter legge til et filvedlegg med et felt som er merket Dokument til godkjenning. 4. Bruk feltet Beskrivelse til å beskrive oppføringen eller legge til innhold for oppføringen. Du kan bruke verktøylinjealternativene til å formatere den tilføyde teksten. 5. Velg en seksjon i aktiviteten der du vil legge til denne oppføringen. 6. Velg Merk denne oppføringen som privat hvis du ikke vil at andre medlemmer skal se den. 7. Velg Varsle personer om denne oppføringen hvis du vil varsle aktivitetsmedlemmene om denne oppføringen. Hvis du bruker en frittstående aktivitet, kan du varsle alle aktivitetsmedlemmene ved å velge Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer av grupper eller fellesskap. Hvis du ikke vil varsle alle, velger du enkeltmedlemmer fra listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: fellesskapsnavn, der fellesskapsnavn er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

19 Hvis du bruker en fellesskapsaktivitet, velger du enkeltmedlemmer fra listen. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen fellesskapsnavn (fellesskapseiere), der fellesskapsnavn er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Neste oppgave Etter at du har lagret huskelisteoppføringen, kan du opprette en til uten å klikke på Legg til huskelisteoppføring. Hvis du vil opprette en annen huskelisteoppføring, skriver du den inn i feltet Huskelisteoppføring. Ellers klikker du på Avbryt for å fjerne tekstfeltet. Beslektede oppgaver: Arbeide med filer på side 10 Deling av dokumenter i aktiviteten hjelper til med å organisere filene som trengs for å nå målet, på ett sted. Legg til en kobling fra en oppføring eller huskelisteoppføring til en fil eller mappe. Legg ved en fil i en oppføring eller huskelisteoppføring. Kapittel 4. Legge til aktivitetsinnhold 15

20 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

21 Kapittel 5. Arbeide med aktiviteter Du kan redigere en aktivitet og tilhørende oppføringer eller organisere innholdet ved å opprette seksjoner. Prioritering av aktiviteter gjør det enklere å finne de aktivitetene som er viktige for deg. Hvis du deaktiverer en aktivitet, blir den ikke vist i oversikten din. Når et aktivitetsmål er nådd, kan du fullføre aktiviteten. Om denne oppgaven Når aktivitetsmålet er nådd, klikker du på Merk aktivitet som fullført fra tittellinjen. Denne handlingen sletter ikke aktiviteten. Den fullførte aktiviteten fortsetter å være tilgjengelig fra visningen Fullført. Når du merker en aktivitet som fullført, kan medlemmene ikke lenger se den i oppført blant aktivitetene. Du kan gjenopprette en fullført aktivitet fra visningen Fullført ved å klikke på Gjenopprett aktivitet fra den fullførte aktiviteten. Aktiviteter som ikke blir aktivert i løpet av 90 dager, blir automatisk merket som fullført. Det blir sendt et varsel til aktivitetens eiere før denne hendelsen forekommer, for å la dem få vite at aktiviteten blir merket som fullført hvis de ikke bruker den. Du kan slette en aktivitet for å flytte den til visningen Papirkurv. Du må bare slette en aktivitet hvis du ikke vil beholde noe av informasjonen i aktiviteten. Du kan gjenopprette aktiviteter fra visningen Papirkurv til papirkurven blir tømt, noe som blir gjort etter 90 dager som standard. Redigere en aktivitet Hvis du skal redigere en aktivitet, må du være eier av aktiviteten. Redigering av tittel, beskrivelse, forfallsdato eller koder som er knyttet til en aktivitet, påvirker ikke innholdet i oppføringene som er lagt inn i aktiviteten. Rediger aktivitetsinformasjon. v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil redigere i listen over aktiviteter. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Rediger. v Fra aktiviteten du vil redigere, klikker du på Aktivitetshandlinger på tittellinjen, og deretter velger du Rediger aktivitet. Organisere aktivitetsinnhold Når du har lagt til innhold i aktiviteten, kan du organisere det slik at det blir enklere å finne. v Klikk på Legg til seksjon for å legge til containere på høyt nivå i en aktivitet. Seksjoner er beholdere for sett av aktivitetsoppføringer. Når du har opprettet en seksjon, kan du flytte den eller endre navnet på den ved å klikke på Handlinger fra seksjonsoverskriften. Hvis du vil endre navnet på en seksjon, klikker du på Rediger seksjon. Du kan også slette seksjonen ved å klikke på Handlinger fra seksjonsoverskriften. v Klikk på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og velg deretter Legg til beslektet aktivitet for å legge til en kobling til en beslektet aktivitet. Da blir det opprettet en oppføring med en kobling til en annen aktivitet. Bruk denne handlingen til å koble til en annen aktivitet som inneholder informasjon som kan være av interesse for medlemmene i den gjeldende aktiviteten. Bare medlemmer som har tilgang til den andre aktiviteten, har tilgang til den andre aktiviteten fra oppføringen. Copyright IBM Corp. 2010,

22 Prioritere aktiviteter Alle aktiviteter får nivået Normal prioritet. Du kan endre prioritetsnivået for en aktivitet for å gjøre det enklere å finne den. Om denne oppgaven Det prioritetsnivået du tildeler en aktivitet, er bare synlig for deg. Det påvirker ikke hvilken prioritet andre medlemmer av aktiviteten tilordner til den. Aktiviteter du har prioritert som Høy eller Middels, blir vist på en kompakt liste du får tilgang til ved å utvide Prioriterte aktiviteter. Merk: Prioriterte aktiviteter blir ikke vist i navigeringsruten fra en aktivitet. Du må avslutte aktiviteten først. Klikk på kategorien Aktiviteter for å avslutte den gjeldende aktiviteten, og gå tilbake til visningen Mine aktiviteter. Dette er alternativene for prioritetsnivå: Høy prioritet Angir at denne aktiviteten er viktig. Middels prioritet Angir at denne aktiviteten har en høyere prioritet enn en normal aktivitet. Normal prioritet (standard) Angir at denne aktiviteten har en normal prioritet. Merk som deaktivert flytter aktiviteten til visningen Deaktiverte aktiviteter. Du kan endre prioriteten fra visningen Mine aktiviteter eller fra selve aktiviteten. v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil prioritere. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, klikk på Prioriter, og velg deretter et prioritetsnivå. v Fra en aktivitet klikker du på Aktivitetshandlinger på aktivitetens tittellinje, og deretter velger du et prioritetsnivå. Merk: Prioritetsnivået blir ikke synlig i aktiviteten. Du må gå tilbake til visningen Mine aktiviteter eller gå til Prioriterte aktiviteter i navigeringsruten for visningen Mine aktiviteter for å se aktivitetens prioritetsnivåer. Deaktivere en aktivitet som du ikke er interessert i Du kan deaktivere en aktivitet du ikke er interessert i, for å fjerne den fra visningen Mine aktiviteter. Hvis aktiviteten blir mer nyttig, kan du aktivere den igjen. Om denne oppgaven Når du har deaktivert en aktivitet, forblir du medlem av aktiviteten og kan fremdeles få tilgang til aktivitetens innhold ved å bytte til visningen Deaktiverte aktiviteter. Andre medlemmer av aktiviteten kan fremdeles sende deg varsler om oppføringer i aktiviteten. 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

23 Du kan deaktivere en aktivitet fra visningen Mine aktiviteter eller fra selve aktiviteten. v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil deaktivere. Klikk på Mer > Prioriter > Merk som deaktivert. v Fra en aktivitet klikker du på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og deretter velger du Merk som deaktivert. Neste oppgave Hvis du vil aktivere en aktivitet igjen, åpner du visningen Deaktiverte aktiviteter fra navigeringsruten i visningen Mine aktiviteter. Klikk på Mer > Prioriter for en aktivitet du vil aktivere igjen, og velg deretter det ønskede prioritetsnivået. Abonnere på en aktivitetskanal for å få automatiske oppdateringer Ved hjelp av en kanalleser kan du abonnere på en kanal for en enkelt aktivitet som interesserer deg, eller en samling av aktiviteter. Når du har abonnert på en kanal, overvåker kanalleseren den og henter automatisk oppdateringer for deg. Om denne oppgaven En kanal kalles også en "feed" og er en måte å representere og automatisk levere det nyeste innholdet på en webside direkte til datamaskinen din. Applikasjonen Aktiviteter bruker en protokoll som kalles Atom for å publisere kanaler. Når du abonnerer på en kanal, blir det enklere å overvåke en aktivitet, fordi kanalleseren da automatisk overvåker og henter innholdsoppdateringer for hver kanal. Du kan abonnere på en kanal fra hvor som helst der Kanal-ikonet Mine aktiviteter og fra enkeltaktiviteter. blir vist, inkludert fra visningen Prosessen for å abonnere på en kanal varierer avhengig av hvilken kanalleser du bruker. Beskrivelsen nedenfor er en generell veiledning. 1. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil abonnere på en enkelt aktivitet, åpner du aktiviteten, finner en visning eller seksjon som inneholder en liste over oppføringer som du vil ha regelmessige oppdateringer av, og deretter klikker du på Kanal for disse oppføringene. v Vil du abonnere på flere aktiviteter, åpner du en visning som inneholder de typene aktiviteter du vil ha regelmessige oppdateringer av, for eksempel visningen Prioriterte aktiviteter > Høy prioritet, og deretter klikker du på Kanal for disse aktivitetene. v Hvis du vil abonnere på listen over huskelisteoppføringer, klikker du i kategorien Huskeliste og klikker deretter på Kanal for disse huskelisteoppføringene. v Hvis du vil abonnere på malene, klikker du i kategorien Aktivitetsmaler og klikker deretter på Kanal for disse malene. 2. Legg til kanalen i den kanalleseren du foretrekker. Trinnene du må utføre for å gjøre det, varierer avhengig av hvilken nettleser og kanalleser du bruker. Se dokumentasjonen for nettleseren eller kanalleseren hvis du vil ha mer informasjon. Kapittel 5. Arbeide med aktiviteter 19

24 Følge aktiviteter Medlemmer blir ikke automatisk tilsendt varsler om aktivitetsoppdateringer. Hvis du ønsker å motta aktivitetsvarsler, må du følge den aktiviteten. Alle kan følge en åpen aktivitet. Hvis du vil følge en begrenset aktivitet, må du være medlem av aktiviteten. v Fra en frittstående aktivitet klikker du på Følg denne aktiviteten. v Fra en fellesskapsaktivitet klikker du på Følgehandlinger > Følg denne aktiviteten. Merk: Følg denne aktiviteten varsler deg om følgende aktivitetsendringer: Opprettelse, sletting og redigering av aktiviteter Aktivitetselementer, for eksempel opprettelse og sletting av elementer Aktivitetshendelser, for eksempel opprettelse, følging eller duplisering av en aktivitet Aktivitetsmedlemskap, for eksempel tilføying av et medlem, en gruppe eller et fellesskap Følg denne aktiviteten varsler deg ikke om endringer i aktivitetsfelt, for eksempel redigering av bokmerker eller vedlagte filer. Neste oppgave Du kan også holde rede på hendelser i aktiviteter du følger, fra hjemmesiden, ved å klikke på Jeg følger i navigeringsområdet. Hvis du ikke lenger ønsker å motta varsler om de siste oppdateringene i en aktivitet, kan du når som helst slutte å følge aktiviteten. Du slutter å følge en frittstående aktivitet ved å klikke på Ikke følg denne aktiviteten lenger. Du slutter å følge en fellesskapsaktivitet ved å åpne aktiviteten og klikke på Følgehandlinger > Ikke følg denne aktiviteten lenger. Kopiere en aktivitet Ser du en aktivitet som noen har opprettet, som du vil bruke på nytt? Hvis eierne av aktiviteten ikke har opprettet en mal for den slik at andre kan bruke den på nytt, kan du lage en kopi av den. Du kan også kopiere en av dine egne aktiviteter hvis du vil bruke den på nytt, men ikke har planer om å bruke den så mange ganger at det lønner seg å lage en mal. Før du begynner Alle medlemmer av en aktivitet kan kopiere den. Når du kopierer aktiviteten, blir du lagt til i den nye aktiviteten som eieren. Eksterne aktiviteter blir kopiert som eksterne aktiviteter, og interne aktiviteter blir kopiert som interne aktiviteter. Om denne oppgaven Slik kopierer du en aktivitet: 1. Åpne aktiviteten du vil kopiere. 2. Fra tittellinjen klikker du på Aktivitetshandlinger, og deretter velger du Kopier aktivitet. 3. I det nye aktivitetsskjemaet legger du til nye verdier eller du endrer verdiene for hvilke som helst av de feltene du vil oppdatere. 4. Hvis du vil at den nye aktiviteten skal inkludere medlemmer fra aktiviteten du kopierer, klikker du på Bruk medlemmer fra aktivitet 5. Klikk på Lagre 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

25 Eksportere aktiviteter Eksporter data fra en aktivitet for å opprette ulike typer regnearkbaserte rapporter. Om denne oppgaven Et hvilket som helst aktivitetsmedlem kan eksportere data fra en aktivitet til en CSV-fil (Comma Separated Values). Ved å eksportere en aktivitet til en CSV-fil kan du flytte dataene inn i et regnearkformat. Merk: Alle datoer i den eksporterte CSV-filen er justert til Greenwich Mean Time (GMT) uansett tidssone for serveren eller brukeren som bad om eksporten. Når aktiviteten er flyttet til denne typen format, kan du begynne å opprette flere typer rapporter basert på dataene. 1. Åpne aktiviteten du vil eksportere data fra. 2. Klikk på Aktivitetshandlinger > Eksporter aktivitet. 3. Velg Denne aktiviteten for å eksportere hele aktiviteten, noe som omfatter alle oppføringer, kommentarer, valg og huskelisteoppføringer, eller velg en bestemt seksjon fra dialogboksen Eksporter. 4. Klikk på Eksporter. 5. Gjør ett av følgende: a. Velg Åpne med for å velge et program der den eksporterte aktiviteten kan åpnes umiddelbart. Regnearkapplikasjoner blir vanligvis brukt til å åpne CSV-filer. b. Velg Lagre fil for å lagre den eksporterte aktiviteten til det lokale systemet, og åpne det senere. Kapittel 5. Arbeide med aktiviteter 21

26 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

27 Kapittel 6. Søke i aktiviteter Søk etter aktiviteter du er medlem av, og de tilhørende oppføringene. Søket omfatter fullførte aktiviteter. Søkeresultatene omfatter ikke private oppføringer eller de oppføringene eller aktivitetene som er lagt i papirkurven. Copyright IBM Corp. 2010,

28 24 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

29 Kapittel 7. Filtrere aktiviteter og oppføringer etter koder Hvis du legger til koder for oppføringer og aktiviteter, blir det enklere å finne dem senere. Ved søk etter oppføringer og aktiviteter ved hjelp av koder kan du også oppdage informasjon som er kodet på liknende måte av andre aktivitetsmedlemmer. Om denne oppgaven Alle kodene i aktivitetene blir vist i en kodesamling, også koder som er opprettet av andre. Koder kan bli vist som en sky eller som en liste. Kodeskyen viser de mest brukte kodeordene med fete typer og større skrift. Kodelisten viser de mest brukte kodeordene først. Kodeskyen og kodelisten viser bare de mest populære kodene. Kodelisten viser de 10 mest populære kodene.kodeskyen viser mer enn 10. v Legg til koder for en aktivitet eller oppføring. Hvis du vil legge til en kode for en aktivitet, klikker du på Aktivitetshandlinger > Rediger aktivitet. Hvis du vil legge til en kode for en oppføring eller huskelisteoppføring, utvider du oppføringen og klikker på Mer > Rediger. v Finn aktiviteter eller oppføringer som er kategorisert ved hjelp av en bestemt kode. Finn aktiviteter som er kategorisert ved hjelp av en bestemt kode. Utvid Koder i navigeringsruten for Mine aktiviteter og klikk på koden. Finn oppføringene i en aktivitet som bruker en bestemt kode. I aktiviteten som inneholder en oppføring eller huskelisteoppføring, utvider du Koder og klikker på koden. v Søk etter en bestemt kode. Utvid Koder i navigeringsruten og klikk på Søk etter en kode. Skriv inn kodenavnet. Når du klikker på en kode, vises det kodede innholdet. Copyright IBM Corp. 2010,

30 26 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

31 Kapittel 8. Arbeide med maler Du kan bruke stil eller innhold i en aktivitet eller oppføring på nytt ved å opprette maler. Om denne oppgaven Du kan bruke en aktivitetsmal for å legge inn de nødvendige trinnene, kontaktene, ressursene og verktøyene som trengs for å fullføre en felles prosess. Når du har opprettet en mal, kan du opprette flere aktiviteter fra den for hvert prosjekt som bruker den prosessen. Du kan bruke en oppføringsmal til å registrere et sett av felt som utgjør en tilpasset oppføring. Når du har opprettet oppføringsmalen, kan du opprette flere oppføringer fra den. v Hvis du vil starte en aktivitet fra en mal, klikker du på Start en aktivitet og velg Velg en aktivitetsmal. Hvis du vil opprette en oppføring fra en mal, klikker du på Legg til fra oppføringsmal og velg malen som skal brukes. v Hvis du vil opprette en aktivitetsmal fra en eksisterende aktivitet, klikker du på Aktivitetshandlinger > Kopier som ny mal. Hvis du vil opprette en oppføringsmal fra en eksisterende oppføring eller huskelisteoppføring, klikker du på Flere handlinger > Lagre som oppføringsmal fra oppføringens detaljvisning. v Hvis du bruker den frittstående versjonen av Aktiviteter, kan du opprette en mal uten å starte en aktivitet først. Klikk på Aktivitetsmaler > Start en ny mal. Beslektede oppgaver: Kapittel 3, Starte en aktivitet, på side 5 Det trengs ikke noen spesiell tilgang for å opprette en aktivitet. Når du har opprettet aktiviteten, klikker du på Aktivitetshandlinger for å redigere aktiviteten, opprette en kopi av aktiviteten eller bruke aktiviteten til å opprette en mal. Redigere aktivitetsmaler Du redigerer en aktivitetsmal for å gjøre endringer i den etter at du har opprettet den. Før du begynner Hvis du redigerer en mal, får det ingen innvirkning på noen aktiviteter du har opprettet tidligere ved hjelp av denne malen. Om denne oppgaven Slik redigerer du en mal: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen du vil redigere, klikk på Mer for å utvide den og klikk deretter på Rediger. Hvis malen allerede er åpen, går du til tittellinjen og velger Malhandlinger > Rediger mal. Merk: Det er bare eierne av en mal som kan redigere den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Rediger, og menyalternativet Rediger mal vil ikke være aktivert. 3. Gjør de endringene du ønsker, og klikk deretter på Lagre. Copyright IBM Corp. 2010,

32 Redigere oppføringsmaler Aktivitetseieren kan redigere oppføringsmaler som er opprettet fra tilpassede oppføringer. Aktivitetseieren kan for eksempel ønske å endre ikonet som brukes som identifikator av malen. Før du begynner Du må ikke utføre denne fremgangsmåten hvis det ikke finnes noen oppføringsmaler i aktiviteten. En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Hvis du oppretter en tilpasset oppføring som du vil bruke flere ganger, kan du lagre den som en mal. Neste gang du legger til en oppføring, kan du legge til en oppføring med de tilpassede feltene som er oppgitt i malen. Du finner mer informasjon i Opprette oppføringsmaler. Om denne oppgaven Slik redigerer du en oppføringsmal: 1. Åpne aktiviteten som inneholder oppføringsmalene du vil redigere. 2. Fra tittellinjen klikker du på Aktivitetshandlinger, og deretter velger du Rediger oppføringsmaler. 3. Klikk på Rediger ved siden av den malen du vil redigere. 4. Gjør de endringene du vil. Hvis du vil knytte et ikon til malen, velger du et ikon. Når du knytter et ikon til en mal, blir ikonet vist i titlene for alle oppføringer som blir opprettet fra malen. 5. Klikk på Lagre. 6. Rediger en annen oppføringsmal, eller klikk på Lukk. Merke aktivitetsmaler som favoritter for å få enkel tilgang Du kan rangere tilgjengelige aktivitetsmaler ved å merke de du liker best, som favoritter. Hvis du gjør dette, blir malen lagt til i visningen Favorittmaler som er tilgjengelig fra navigeringsruten for kategorien Aktivitetsmaler, og den gjør det mulig for deg å få rask tilgang til de malene som er nyttigst for deg. Før du begynner Alle med tilgang til en aktivitetsmal kan merke den som en favoritt. Om denne oppgaven Slik merker du en aktivitetsmal som en favoritt: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen, klikk på Mer for å utvide den, og klikk deretter på Merk som favorittmal. Resultater Maler som er merket som favoritter, blir identifisert i visningen Aktivitetsmaler og vist i visningen Favorittmaler. 28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

33 Neste oppgave Hvis du vil fjerne en mal fra visningen Favorittmaler, åpner du visningen Favorittmaler og finner malen i listen. Klikk på Mer for å utvide den, og velg deretter Merk som Normal mal. Slette aktivitetsmaler Slett aktivitetsmaler du ikke vil at noen skal bruke, eller som er foreldet. Før du begynner Bare en eier av aktiviteten kan slette den. Hvis du sletter en mal, får det ingen innvirkning på noen av aktivitetene du har opprettet fra denne malen. Om denne oppgaven Slik sletter du en aktivitetsmal: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen du vil slette, klikk på Mer for å utvide den og klikk deretter på Slett. Hvis malen allerede er åpen, går du til tittellinjen og velger Malhandlinger > Slett mal. Merk: Det er bare eierne av en mal som kan slette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Slett eller menyalternativet Slett mal. 3. Klikk på OK for å bekrefte slettingen. Neste oppgave Hvis du vil gjenopprette en slettet mal, klikker du på Malsøppel fra navigeringsruten på siden Aktivitetsmaler, finner malen, klikker på Mer for å utvide beskrivelsen, og deretter klikker du på Gjenopprett. Kapittel 8. Arbeide med maler 29

34 Merk: Det er bare eierne av en slettet mal som kan gjenopprette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Gjenopprett. 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

35 Kapittel 9. Oppdatere medlemmer Legg til eller fjern medlemmer fra aktiviteten. Medlemmer kan legges til enten når du oppretter en aktivitet eller etter at aktiviteten er startet. Oppdater medlemsroller for å bestemme hvilke endringer et aktivitetsmedlem kan gjøre. Hvilke roller som er tilgjengelige, avhenger av om du oppdaterer en frittstående aktivitet eller en fellesskapsaktivitet. Oppdatere en frittstående aktivitet Det finnes ulike typer frittstående aktiviteter: felles, Din organisasjon eller private. Hvis aktiviteten er privat, må du være medlem for å se eller få tilgang til aktiviteten. Som standard er nye aktiviteter private, og personen som oppretter aktiviteten, får automatisk tildelt eierrollen. Alle som har tilgang til Aktiviteter-serveren, har tilgang til felles aktiviteter. Hvis du vil gjøre en aktivitet felles, utvider du listen Medlemmer > Tilgang og klikker på (Endre) ved siden av det valgte tilgangsnivået. Hver enkelt aktivitet må ha en firmaeier. Firmaeieren kan gjøre alt en eier kan gjøre. Firmaeieren kan også overføre firmaeierrollen til et annet aktivitetsmedlem. Det er mulig for en person å bli lagt til som aktivitetsmedlem og være medlem av en gruppe som allerede har tilgang til aktiviteten. I slike tilfeller vil rollen som blir tildelt når medlemmet blir lagt til, overstyre rollen som blir arvet fra gruppen. La oss for eksempel tenke oss at Mari blir lagt til i en aktivitet og får tildelt rollen Forfatter. Mari er også med i en gruppe som er medlem av denne aktiviteten. Gruppen har tildelt rollen Leser. Mari beholder tilgangen som Forfatter. Det er også mulig for en person å være medlem av to grupper som også er medlemmer av en aktivitet. Disse to gruppene kan være tildelt ulike roller. I slike tilfeller arver personen rollen med det høyeste tilgangsnivået. Vi kan for eksempel ha en aktivitet som inneholder Gruppeforfattere, som er tildelt rollen Forfatter, og Gruppelesere, som er tildelt rollen Leser. Hvis John er medlem av begge gruppene, får han tilgang som forfatter til aktiviteten. Hvis aktiviteten tillater medlemmer som er eksterne for organisasjonen din, kan du endre det slik at den bare tillater medlemmer som er interne for organisasjonen din. Denne endringen er mulig bare hvis det ikke er noen eksterne medlemmer i aktiviteten i øyeblikket. Hvis det finnes eksterne medlemmer, må du fjerne dem før du kan endre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet. Hvis du vil endre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet, utvider du listen Medlemmer, og deretter under Tilgang klikker du på (Endre) ved siden av Ekstern, opphever valget av La personer som er eksterne til organisasjonen, bli medlemmer av denne aktiviteten. Klikk deretter på Lagre. Når du har endret en ekstern aktivtet til en intern aktivitet, blir ikonet Ekstern fjernet fra aktivitetens tittel. Copyright IBM Corp. 2010,

36 Oppdatere en fellesskapsaktivitet Hvis fellesskapet er privat, er alle de tilhørende aktivitetene private. I tillegg er medlemslisten for en privat fellesskapsaktivitet definert av medlemslisten for fellesskapet den tilhører. Du kan ikke endre medlemslisten for en fellesskapsaktivitet fra funksjonen Aktiviteter. Legge til medlemmer i en frittstående aktivitet Hvis du vil gi en person tilgang til en aktivitet, kan du legge til denne personen som et medlem. Du må være en aktivitets opphavsperson eller eier for å kunne legge til medlemmer. En opphavsperson kan legge til lesere og andre opphavspersoner. En eier kan legge til medlemmer i en hvilken som helst rolle. Om denne oppgaven Hvis du legger til en person som allerede er medlem av aktiviteten, vil det nye medlemskapet overskrive det opprinnelige. 1. Klikk på Medlemmer fra navigeringsruten i aktiviteten for å åpne visningen Medlemmer. 2. Klikk på Legg til personer. 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok

37 Velg medlemstype, deretter medlemmets rolle og så navnet på personen, fellesskapet eller gruppen. En firmaeier kan legge til, endre og slette hva som helst av innholdet eller medlemmene for en aktivitet og selve aktiviteten. En eier kan legge til innhold, vise og redigere alle oppføringer og administrere medlemskapet for aktiviteten. Forfattere kan vise innhold og redigere sine egne oppføringer. En leser kan bare vise innhold. Merk: v Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. v Hvis du skriver inn en e-postadresse for noen som ikke har en konto, eller som har en konto, men ikke er i samme organisasjon, må du klikke på plussikonet for å legge til vedkommende. Hvis personen ikke har en konto, blir du bedt om å sende vedkommende en gjesteinvitasjon etter at du har lagret aktiviteten. Gjestemedlemmer må godta invitasjonen før de får tilgang til aktiviteten. Resultater Serveren sender en e-postmelding eller et varsel til kategorien Oppdateringer på hjemmesiden til hvert nye medlem for å varsle dem om aktiviteten. Legge til medlemmer i en fellesskapsaktivitet Du kan legge alle medlemmene i et fellesskap til i en fellesskapsaktivitet eller velge å legge til bare enkelte av fellesskapsmedlemmene som medlemmer. Om denne oppgaven Du må være en fellesskapsaktivitets forfatter eller eier for å kunne legge til medlemmer. En opphavsperson kan legge til lesere og andre opphavspersoner. En eier kan legge til medlemmer i en hvilken som helst rolle. Hvis du legger til en person som allerede er medlem av aktiviteten, vil det nye medlemskapet overskrive det opprinnelige. Slik legger du til et medlem i en fellesskapsaktivitet: 1. Åpne en fellesskapsaktivitet fra visningen Mine aktiviteter. 2. Klikk på Legg til personer. Du ser ikke koblingen Legg til medlemmer hvis du er leser av fellesskapsaktiviteter, eller hvis du ble lagt til da et helt fellesskap ble lagt til i fellesskapsaktiviteten, og ikke ble lagt til individuelt. 3. Utfør ett av disse trinnene: v Hvis du vil legge til alle medlemmene i fellesskapet som forfattere, velger du Gi alle medlemmer av fellesskapet tilgang til aktiviteten som Forfatter. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du er eier av fellesskapsaktiviteten. v Gjør slik hvis du vil legge til alle medlemmene med en annen rolle enn Forfatter eller begrense tilgangen til fellesskapsaktiviteten til bare enkelte av fellesskapsmedlemmene: a. Velg Gi bare følgende fellesskapsmedlemmer tilgang til aktiviteten som Forfatter. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du er eier av fellesskapsaktiviteten. b. Hvis du vil tildele en annen rolle enn standardrollen Forfatter til medlemmene du legger til, klikker du på pilen for feltet Forfatter, og deretter velger du Eier eller Leser. Hvis du ikke er eier av aktiviteten, kan du ikke legge til en person som eier. c. Velg avmerkingsboksen ved siden av hver person du vil legge til i fellesskapsaktiviteten. Kapittel 9. Oppdatere medlemmer 33

38 Merk: Du kan ikke legge til en gruppe i en fellesskapsaktivitet. 4. Når du er ferdig med å legge til medlemmer i aktiviteten, klikker du på Lagre. Resultater Medlemmene du valgte for å legge til i fellesskapsaktiviteten, får tilsendt et varsel med informasjon om aktiviteten. Endre firmaeier for en aktivitet Du må være den gjeldende firmaeieren for å overføre firmaeierskapet til et annet medlem. Om denne oppgaven Den som oppretter en aktivitet, er firmaeier for aktiviteten. Hver aktivitet må ha en og bare en firmaeier. Firmaeieren kan utføre alle handlinger som en aktivitetseier kan. Firmaeieren kan også overføre firmaeierrollen til et annet aktivitetsmedlem med en aktiv konto. Merk: Du kan ikke overføre firmaeierskap til et gjestemedlem i aktiviteten, og en gjest som er firmaeier, kan ikke overføre firmaeierskapet. Slik endrer du firmaeier for en aktivitet: 1. Fra visningen Mine aktiviteter klikker du på en aktivitet for å åpne den. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten. 3. Klikk på Rediger ved siden av medlemmet du vil skal få rollen som firmaeier. 4. Klikk først på Firmaeier og deretter på Lagre. 5. Klikk på OK for å bekrefte endringen. Resultater Du er ikke lenger firmaeier. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Brukerhåndbok