IBM SmartCloud for Social Business. IBMSmartCloudEngageogIBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

Transkript

1 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageogIBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBMSmartCloudEngageogIBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

4 Merknad Før du bruker denne informasjonen og produktet den støtter, må du lese informasjonen i Merknader på side 133. Merknad Denne utgaven gjelder IBM SmartCloud Engage november 2013 og IBM SmartCloud Forbindelser november 2013 og alle påfølgende utgaver og endringer, inntil annet oppgis i nye utgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Kapittel 1. Administrasjon Integrer sosiale nettverk og online-samarbeid i en pakke med verktøy som er tilgjengelige på nettet. En av IBM s kundeservicerepresentanter kan hjelpe deg med å velge de post- og samarbeidstjenestene som passer best for din virksomhet. Hvis du vil vite mer om tjenestene som tilbys, kan du gå til IBM SmartCloud for Social Business og klikke på Hva kan jeg gjøre?. Nyheter i IBM SmartCloud for Social Business Administrasjon Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til siden siste oppdatering. Få vite mer om en tjeneste SmartCloud Engage eller SmartCloud Forbindelser Bruk nettskytjenester til å opprette fellesskap og aktiviteter eller del filer med medlemmer i organisasjonen din. Konfigurer organisasjonskontoen din, som representerer stedet ditt i IBM SmartCloud for Social Business. Du kan tilpasse utseendet for organisasjonen din slik at brukerne dine kan knytte det til bedriften din. Du kan også angi sikkerhetsinnstillinger for passord eller angi IP-adresseområder. SmartCloud Notes i hybridmiljø Hybridmiljøer kombinerer nettskytjenester og lokale verktøy. Planlegg, konfigurer og administrer SmartCloud Notes i et hybridmiljø ved å bruke lokale verktøy som du kjenner fra før. SmartCloud Notes i rent tjenestemiljø I et rent tjenestemiljø er Domino-serverne i nettskyen. Brukeradministrasjonsoppgaver gjelder administrasjon av kontoer, brukere og grupper. Den som skal utføre disse oppgavene, må være tildelt rollen Administrator. IBM SmartCloud inotes Angi og kontroller domenenavnet for organisasjonen din. Deretter kan du konfigurere organisasjonsinnstillinger, administrere e-post og kontakter og sende e-postkunngjøringer til brukerne dine. Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

7 Kapittel 2. Administrere SmartCloud Engage eller SmartCloud Forbindelser Konfigurer organisasjonskontoen. Bli kjent med stedet ved å klikke på Administrasjon > Administrativt stedskart på navigeringslinjen og ved å se gjennom stedskartet. v Tilpass utseendet for organisasjonen. Velg blant tilgjengelige fargeoppsett eller opprett et tilpasset fargeoppsett. Endre logoen på navigeringslinjen. v Konfigurer innstillingene for organisasjonskontoen. Oppdater sikkerhetsinnstillingene, inkludert passordutløp for brukerne og begrensninger på IP-adresseområder. Angi hvem som blir oppført i den felles katalogen, og administrer abonnementer. v Legg til brukere. Før en bruker kan få tilgang til organisasjonen, må det opprettes en konto for vedkommende. v Lag en velkomstmelding. Gi nye brukere den informasjonen de trenger. Du kan for eksempel vise organisasjonens retningslinjer for bruk av applikasjoner eller deling av filer. Du kan også hvordan en bruker skal få hjelp hvis det blir nødvendig. Beslektet informasjon: Komme i gang med IBM SmartCloud Engage for administratorer (åpner et nytt vindu) Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

9 Kapittel 3. Systemkrav Se gjennom systemkravene for bruk av IBM SmartCloud for Social Business. Beslektet informasjon: Systemkrav (åpner nytt vindu) Copyright IBM Corp. 2010,

10 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

11 Kapittel 4. Tilpasse organisasjonen din Administratorer kan endre utseende og virkemåte for organisasjonen sin. Design en organisasjonsside, definer et standard fargeskjema, legg til felt i brukerprofiler, og oppdater dine personlige innstillinger. Utforme organisasjonens side Opprett en felles side som representerer organisasjonen din. Ta med kontaktinformasjon og en kort beskrivelse. Om denne oppgaven Denne funksjonen er tilgjengelig for samarbeidsabonnementer. Du må være logget på med en administratorkonto når du skal endre disse innstillingene. Prosedyre 1. Klikk på navnet på organisasjonen din på navigeringslinjen for å gå til organisasjonssiden. 2. Klikk på Rediger informasjon. a. Legg til eller endre generell informasjon om organisasjonen. Du kan for eksempel angi en overskrift som blir vist sammen med navnet på organisasjonen, en kort beskrivelse av organisasjonen, kontaktinformasjon, og organisasjonens webside. b. Klikk på Endre for å erstatte standardgrafikken med en opplastet egendefinert grafikk. 3. Klikk på Tilpass organisasjonstema hvis du vil endre utseende og virkemåte for organisasjonen din. Velg Endre for det du vil endre. Endre fargeskjemaet ved å velge fra et standardtema. Du kan også velge regnbuealternativet til å angi farger for de enkelte elementene. I tillegg kan du legge til en logo for navigeringslinjen, eller velge å skjule et bilde. Disse endringene påvirker utseende og virkemåte for alle brukerne dine. Beslektede begreper: Tilpasse merkevareidentiteten din på side 11 Som leverandør kan du tilpasse informasjonen som blir vist når kundene dine logger seg på sin organisasjon. Når skjermbildene er tilpasset med merkevaren din, identifiserer kundene webstedet med organisasjonen din. Beslektede oppgaver: Legge til en logo på navigeringslinjen Tilpass nettstedet ved å legge til organisasjonens logo på navigeringslinjen. Tilpasninger du gjør for logoen på navigeringslinjen, påvirker ikke bildet som blir vist på påloggingssiden. Legge til en logo på navigeringslinjen Tilpass nettstedet ved å legge til organisasjonens logo på navigeringslinjen. Tilpasninger du gjør for logoen på navigeringslinjen, påvirker ikke bildet som blir vist på påloggingssiden. Om denne oppgaven Hvis du legger inn en egen logo på navigeringslinjen, knyttes organisasjonen din til merkevareidentiteten deres. Du kan tilpasse logoen ved å oppdatere organisasjonens tema. Du kan endre logoen enten via Organisasjonsinnstillinger eller ved å redigere siden for organisasjonen din. Copyright IBM Corp. 2010,

12 Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Klikk på Tema. 3. Klikk på Endre i seksjonen Logo og last opp den nye logoen. 4. Sørg for at logoen ikke blir skjult, ved å sette Vis logo til Vis. Beslektede oppgaver: Utforme organisasjonens side på side 7 Opprett en felles side som representerer organisasjonen din. Ta med kontaktinformasjon og en kort beskrivelse. Oppdatere brukerprofiler Du kan legge til tilpassede felt i brukerprofiler for å registrere informasjon som er av interesse for organisasjonen din. Som standard inneholder en brukerprofil felt for navn og annen kontaktinformasjon. Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Klikk på Profiltilpasning. 3. Klikk på Legg til. Angi et feltnavn og velg personverninnstillingene. Personverninnstillingene bestemmer hvem som kan se dette feltet i brukerprofilen. Synlig for alle: Alle som kan se brukerens profil, kan se dette tilpassede feltet. Brukere: Bare brukere som har en IBM SmartCloud for Social Business-konto, kan se dette tilpassede feltet. Brukere i samme org: Bare medlemmer i brukerens organisasjon kan se dette tilpassede feltet. Nettverkskontakter: Bare medlemmer i brukerens organisasjon og brukerens nettverkskontakter kan se dette tilpassede feltet. Resultater De tilpassede feltene blir lagt til i profilene for brukerne dine som et valgfritt felt. Angi personopplysninger Vis og oppdater dine personlige innstillinger, inkludert navn, tilgangsnivå, passord og språkmiljø. Om denne oppgaven Bare de alternativene der du ser Endre, kan endres. Prosedyre 1. Klikk på navnet ditt på navigeringslinjen. 2. Klikk på Mine kontoinnstillinger. 3. Klikk på Endre for å oppdatere navn, passord, språkinnstilling eller tidssone. Opprette organisasjonskunngjøringer Kringkast meldinger til brukerne med informasjon du ønsker å gjøre dem oppmerksom på. Kunngjøringer blir vist på Hjem for alle brukerne i organisasjonen. Dette er ikke det samme som systemkunngjøring, som blir sendt av brukerstøtteavdelingen for å kringkaste meldinger til alle brukere om stedet. For eksempel bruker brukerstøtteavdelingen systemkunngjøringer som varsler om forestående vedlikehold. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

13 Om denne oppgaven Du kan når som helst vise opptil tre kunngjøringer til brukerne. Du kan opprette og lagre opptil åtte kunngjøringer. Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Utvid seksjonen med navnet på organisasjonen din og klikk på Kunngjøringer. 3. Klikk på Legg til kunngjøring og fyll ut detaljene for kunngjøringen. v Tittel: Skriv inn tittelen på kunngjøringen. Du kan bruke opptil 128 enkeltbytetegn. v Meldingstekst: Skriv inn innholdet i kunngjøringen. Du kan bruke opptil 1000 enkeltbytetegn. v URL-adresse: Dette feltet er valgfritt. Skriv inn en webadresse som skal vises i kunngjøringen. v URL-beskrivelse: Dette feltet er valgfritt. Skriv inn en beskrivelse av webadressen i kunngjøringen. v Utløp: Dette feltet er valgfritt. Som standard utløper ikke kunngjøringer. Hvis du vil angi en utløpsdato, velger du Denne utløper på en valgt dato og skriver inn en dato og et klokkeslett. Klokkeslettet og datoen angis i din lokale tidssone. 4. Hvis du vil lagre en kunngjøring uten å kringkaste den, klikker du på Lagre. Hvis du vil lagre en kunngjøring og kringkaste den til alle brukere, klikker du på Lagre og aktiver. Resultater Hvis du vil aktivere en kunngjøring etter at den er lagret, klikker du på nedpilen for den aktuelle kunngjøringen og velger Aktiver. Du kan også redigere, deaktivere og slette en kunngjøring fra denne menyen. Beslektede oppgaver: Gi brukere abonnement på systemkunngjøringer Systemkunngjøringer blir opprettet av brukerstøtteavdelingen for å kringkaste meldinger om serveren. For eksempel varsling om forestående vedlikehold. Dette er ikke samme type som de kunngjøringene administratorer kan opprette og kringkaste til brukere. Som standard blir systemkunngjøringer vist etter at en bruker logger seg på. I tillegg kan administratorer velge at systemkunngjøringer skal videresendes til e-postkontoer for enkeltbrukere. Gi brukere abonnement på systemkunngjøringer Systemkunngjøringer blir opprettet av brukerstøtteavdelingen for å kringkaste meldinger om serveren. For eksempel varsling om forestående vedlikehold. Dette er ikke samme type som de kunngjøringene administratorer kan opprette og kringkaste til brukere. Som standard blir systemkunngjøringer vist etter at en bruker logger seg på. I tillegg kan administratorer velge at systemkunngjøringer skal videresendes til e-postkontoer for enkeltbrukere. Om denne oppgaven Ved å gi brukere abonnement på å motta systemkunngjøringer som e-postmeldinger, kan administratorer sikre at systemkunngjøringene blir sett uten at en bruker er nødt til å logge seg på. Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Klikk på Brukerkontoer. 3. Klikk på pilen ved siden av brukeren du vil skal få abonnement på systemkunngjøringer. 4. Velg Abonner på kunngjøringer. Kapittel 4. Tilpasse organisasjonen din 9

14 Neste oppgave Hvis du ikke vil at det skal sendes e-post til en bruker som abonnerer på systemkunngjøringer, klikker du på Administrasjon > Administrer organisasjon > Brukerkontoer, klikker på pilen ved siden av den aktuelle brukeren og velger Stopp abonnement på kunngjøringer. Beslektede oppgaver: Opprette organisasjonskunngjøringer på side 8 Kringkast meldinger til brukerne med informasjon du ønsker å gjøre dem oppmerksom på. Kunngjøringer blir vist på Hjem for alle brukerne i organisasjonen. Dette er ikke det samme som systemkunngjøring, som blir sendt av brukerstøtteavdelingen for å kringkaste meldinger til alle brukere om stedet. For eksempel bruker brukerstøtteavdelingen systemkunngjøringer som varsler om forestående vedlikehold. Arbeide med interne applikasjoner Gi dine interne applikasjoner tilgang til IBM SmartCloud for Social Business. En intern applikasjon er en applikasjon som din organisasjon bruker, men som ikke er tilgjengelig som standard. Ved å registrere disse applikasjonene på serveren gjør du dem tilgjengelig for din organisasjons brukere. Om denne oppgaven Hvis du vil arbeide med din interne applikasjon, må den applikasjonen først registreres på serveren. Brukerne får tilgang til den registrerte applikasjonen på vanlig måte, men applikasjonen kan nå virke sammen med serveren. En bruker kan for eksempel legge inn en fil i applikasjonen, som deretter kan gjøres tilgjengelig fra organisasjonen. Registrering av applikasjoner er implementert med OAuth-protokollen med par som inneholder nøkkel og hemmelighet. Både OAuth 1.0 og OAuth 2.0 støttes. OAuth 2.0 gir nye funksjoner, for eksempel mulighet til å definere hvor lenge en applikasjon har tilgang til serveren. Når applikasjonens tilgang utløper, blir brukerne bedt om å gi applikasjonen tilgang til kontoen deres. Med OAuth 1.0 varer en applikasjons tilgang noen få timer. Med OAuth 2.0 kan du velge å gi tilgang til din interne applikasjon i opptil 90 dager. Du kan velge å aktivere OAuth 2.0-støtte for din interne applikasjon når du registrerer den. Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Klikk på Interne applikasjoner. 3. Klikk på Registrer applikasjon. OAuth 1.0a er aktivert som standard: Angi et navn og en beskrivelse for applikasjonen når du blir bedt om det. Du kan når som helst endre navnet og beskrivelsen ved å klikke på menyen ved siden av applikasjonen og velge Rediger egenskaper. Applikasjonsnavnet kan ikke bestå av mer enn 50 tegn, og applikasjonsbeskrivelsen kan ikke bestå av mer enn 1000 tegn. Velg OAuth-type for å aktivere OAuth 2.0. Hvis du aktiverer OAuth 2.0, får du mulighet til å velge varighet på tilgangen og angi en tilbakekall-url. Varighet på tilgang definerer hvor lang tid det tar før den interne applikasjonens tilgang til serveren utløper. Tilbakekall-URLen brukes til å sende sensitiv informasjon til serveren din. Informasjonen må sendes over HTTPS for å unngå muligheten for at informasjon kan bli fanget opp. Brukeren vil gå tilbake til denne URLen etter at de har godkjent eller nektet tilgang for applikasjonen. Under registreringen får applikasjonen tildelt en nøkkel og en hemmelighet. Registrerte applikasjoner blir vist i Interne applikasjoner. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

15 Neste oppgave Når du har registrert en applikasjon, er det mulig at du må endre paret med nøkkel og hemmelighet. Du bør for eksempel endre verdiene hvis du mistenker at de kan være utsatt for misbruk. Når du skal endre nøkkelen og hemmeligheten, klikker du på menyen for den aktuelle applikasjonen og velger Tilbakestill legitimasjon. Husk å oppdatere applikasjonen med den nye legitimasjonen. Hvis du vil se paret med OAuth-nøkkel og hemmelighet som er tildelt til en applikasjon, klikker du på menyen for den aktuelle applikasjonen og velger Vis legitimasjon. Hvis du vil fjerne en applikasjons tilgang til serveren, klikker du på menyen for den aktuelle applikasjonen og velger Slett. Beslektet informasjon: Åpne Autorisasjon (åpner nytt vindu) Tilpasse merkevareidentiteten din Som leverandør kan du tilpasse informasjonen som blir vist når kundene dine logger seg på sin organisasjon. Når skjermbildene er tilpasset med merkevaren din, identifiserer kundene webstedet med organisasjonen din. Du kan tilpasse informasjonen kundene ser når de logger seg på sin organisasjon, tilbakestiller passord eller viser siden Hjem. Disse endringene gjør merkevaren din synlig for kundene dine og påvirker også din egen organisasjon. Du kan tilpasse følgende informasjon knyttet til merkevareidentitet: Påloggingslogo Last opp et bilde som skal brukes som logo på sidene for pålogging og tilbakestilling av passord. Påloggingslogoen er det bildet en bruker ser når hun logger seg på en organisasjon som tilhører kunden din. Brukere som logger seg på din organisasjon ser kanskje også dette bildet. Denne logoen blir ikke vist på navigeringslinjen. Hvis du laster opp et nytt bilde, blir det gjeldende bildet overskrevet. Hvis du må beholde en kopi av det gjeldende bildet, må du laste det ned før du laster opp det nye. Gå til Administrasjon > Administrer organisasjon > Systeminnstillinger > Tema for å oppdatere påloggingslogoen. Organisasjonsinformasjon Tilpass informasjonen kunder ser om organisasjonen din. Organisasjonsnavnet som blir angitt her, blir vist på siden som kundene dine bruker til å logge seg på sin organisasjon. Organisasjonsopplysningene som blir angitt her, blir også vist når det blir sendt e-post til kundene dine. E-postmeldingen som blir sendt når en bruker blir lagt til i organisasjonen din, inneholder for eksempel organisasjonsinformasjonen din. Gå til Administrasjon > Administrer organisasjon og klikk på Merkevareidentitet under organisasjonsnavnet for å oppdatere organisasjonsinformasjonen din. Informasjonen som blir angitt i Merkevareidentitet > endre organisasjonsinformasjon påvirker ikke organisasjonsnavnet som blir vist på navigeringslinjen. Hvis du vil redigere organisasjonsnavnet som blir vist på navigeringslinjen og i hele organisasjonen, klikker du på Administrasjon > Administrer organisasjon > Organisasjonens kontoinnstillinger. Koblinger Kapittel 4. Tilpasse organisasjonen din 11

16 Rediger koblingene som blir vist i en organisasjon som tilhører kunden din. Bruk disse koblingene til å lede brukere som er logget på en organisasjon som tilhører kunden din, til din egen informasjon. Disse koblingene blir vist i bunnteksten på siden Hjem. Gå til Administrasjon > Administrer organisasjon og klikk på Merkevareidentitet under organisasjonsnavnet for å oppdatere organisasjonskoblingene dine. Støtteinformasjon Rediger koblingene som blir vist i organisasjonen din og i en organisasjon som tilhører kunden din. Bruk disse koblingene til å lede brukere som er logget på en organisasjon som tilhører kunden din, til din støtteinformasjon. URL for støtte blir vist på Hjelp-menyen. URLen for E-post til støtte blir vist i bunnteksten på siden Hjem. Gå til Administrasjon > Administrer organisasjon og klikk på Merkevareidentitet under organisasjonsnavnet for å oppdatere støtteinformasjonen din. Hvis en kunde angir en e-postadresse til støtte (kundeservice) for sin organisasjon i sin Administrasjon > Administrer organisasjon > Systeminnstillinger > Sikkerhet, overstyrer den URLen den URLen du angir her. Beslektede oppgaver: Utforme organisasjonens side på side 7 Opprett en felles side som representerer organisasjonen din. Ta med kontaktinformasjon og en kort beskrivelse. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

17 Kapittel 5. Konfigurere brukerkontoer Før en bruker kan få tilgang til organisasjonen, må det opprettes en konto for vedkommende. Bare administratorer kan legge til brukerkontoer. Til hver brukerkonto er det tildelt en eller flere roller som bestemmer hva en bruker kan se og gjøre. Det finnes flere roller som kan tildeles en brukerkonto. v En Bruker kan vise en organisasjonsside, legge til filer, og få tilgang til sine personlige innstillinger. Vedkommende har ikke tilgang til organisasjonsinnstillinger, kan ikke endre systeminnstillinger som sikkerhetsalternativer og profilalternativer, og kan ikke endre organisasjonstemaer og firmalogoer. Det er bare brukere som kan ha abonnementer og tilgang til innhold. v En Applikasjonsutvikler har nok tilgang til å integrere sin organisasjons interne applikasjoner, men har ikke tilgang til andre Administrator-områder. Vedkommende har ikke tilgang til organisasjonsinnstillinger, kan ikke endre systeminnstillinger som sikkerhetsalternativer og profilalternativer, og kan ikke endre organisasjonstemaer og firmalogoer. Gi en bruker denne rollen når du vil at vedkommende skal ha tilgang til Interne applikasjoner for å registrere tilpassede applikasjoner ved hjelp av OAuth. En applikasjonsutvikler kan ikke abonnere på en tjeneste hvis de ikke også er tildelt rollen Bruker. v En Administratorassistent har tillatelse til å tilbakestille påloggingspassord for alle brukere. De kan imidlertid ikke tilbakestille IBM Notes-passord. Vedkommende kan også sende invitasjoner på nytt til ventende brukere. Administratorassistenter kan ikke abonnere på en tjeneste hvis de ikke også er tildelt rollen Bruker. v En Administrator kan endre alle organisasjonsinnstillinger som kontaktinformasjon og beskrivelse, systeminnstillinger som sikkerhetsalternativer, fildelingsregler, og organisasjonstema. Administratorer kan også legge til eller fjerne brukere, administrere roller, tildele administratorrettigheter eller administratorassistentrettigheter til brukere, aktivere integrerte applikasjoner og administrere abonnementer. Administratorer kan også tilbakestille påloggingspassord for alle brukere og Notes-passord. Administratorer kan ikke abonnere på en tjeneste hvis de ikke også er tildelt rollen Bruker. Legge til brukere Når du skal legge til brukere, må du ha administratorrettigheter. Før du begynner Før du legger til en bruker, må du vite hvilke roller du vil tildele brukeren, hvilke abonnementer brukeren skal ha tilgang til, og brukerens e-postadresse. Abonnementer er kategorisert som tjenester av typen Samarbeid eller Post. Samarbeidstjenester omfatter komponenter for sosial nettverksbruk, for eksempel Aktiviteter, Fellesskap, Filer, Hendelser og Møter. Hvilke komponenter som er tilgjengelig for organisasjonen din, avhenger av hvilken løsning som er kjøpt. Posttjenester omfatter IBM SmartCloud Notes og IBM SmartCloud inotes. Hvis du vil legge til flere brukere samtidig, kan du kontakte din kundeservicerepresentant for å be om aktivering av integreringsserveren. IBM tilbyr en abonnementstjeneste for integreringsserveren slik at du kan laste opp flere brukere samtidig fra din lokale organisasjonskatalog til din SmartCloud Engage-organisasjonskatalog. Denne opplastingstjenesten legger til brukere på IBM SmartCloud for Social Business-kontoen din. Du kan også bruke integreringsservertjenesten til å laste opp endringer når informasjonen om brukere i firmakatalogen blir endret. Hvis du har SmartCloud inotes, kan du laste opp brukere fra firmakatalogen din til inotes-kontaktkatalogen. Du finner mer informasjon i Be om aktivering av integreringsserver og Oversikt over integreringsserver. Copyright IBM Corp. 2010,

18 Avhengig av hvilke tjenester som ble valgt under den første kontoopprettelsen, kan brukerne varsles om den nye kontoen på flere måter. For brukere som har en samarbeidstjeneste, skaffer administratoren en e-postadresse som blir brukerens Kontoidentitet. Disse brukerne mottar en e-postinvitasjon til denne adressen. Når en administrator konfigurerer en konto for en SmartCloud Notes-bruker, må administratoren opprette et midlertidig passord som den nye brukeren skal logge seg på med. Administratoren må informere nye brukere om dette midlertidige passordet. Når en administrator konfigurerer en konto for en SmartCloud inotes-bruker, kan administratoren enten opprette et midlertidig passord eller knytte brukerkontoen til en alternativ e-postadresse utenfor organisasjonen. En e-postinvitasjon kan sendes til denne eksterne e-postadressen. Prosedyre Hvis du vil legge til en bruker, klikker du på Administrasjon > Administrer organisasjon > Brukerkontoer > Legg til brukerkonto og angi den nødvendige informasjonen for hvert enkelt trinn. 1. Angi grunnleggende brukerinnstillinger og tildel roller i Brukerinformasjon Rollen Bruker må velges før denne brukeren kan abonnere på en tjeneste. Velg Administratorassistent for å gi en bruker mulighet til å tilbakestille passord for andre, eller sende ventende eller utløpte invitasjoner på nytt. Velg Administrator for å gi denne brukeren administrative rettigheter. Velg Applikasjonsutvikler for brukere som må registrere interne applikasjoner. 2. Bruk Abonnementer til å velge hvilke tjenester en bruker har tilgang til, legge til mobiltilgang til e-post, og tildele eventuell ekstra lagringsplass for filer eller e-post. Velg det aktuelle abonnementet for brukeren. Du kan også aktivere mobilpost ved å velge det aktuelle alternativet fra Tilleggsprogrammer. Hvis organisasjonen din kjøpte ekstra lagringsplass, kan du tildele størrelsen på lagringsplassen for brukeren du legger til. Filkvote gjør det mulig for deg å angi hvor mye diskplass en bruker har tilgjengelig for opplasting av filer. Postkvote gjør det mulig for deg å angi hvor mye diskplass en bruker har tilgjengelig for lagring av e-post. Ekstra lagringsplass må angis med heltall, for eksempel 1 eller 2. Ikke bruk brøker eller desimaler. 3. Bruk Tilleggsprogrammer til å aktivere e-postarkivering eller mobile enheter. 4. Bruk Kontopålogging til å angi brukerens kontoidentitet. E-postadressen som angis her, blir IDen som brukeren skal logge seg på med. Denne e-postadressen kalles kontoidentiteten. Når en administrator oppretter en brukerkonto for postabonnementer, kan administratoren angi flere tilleggsalternativer. v Innstilling for første pålogging: For SmartCloud Notes-brukere må administratorer opprette et midlertidig passord som skal brukes ved første pålogging. For SmartCloud inotes-brukere kan administratorer velge å opprette et første påloggingspassord eller angi en alternativ e-postadresse som det skal sendes en invitasjon til. v Bare for SmartCloud Notes: Administratorer kan angi hvilket unikt navn (DN, Distinguished Name) som skal brukes. Disse feltene er valgfrie, og hvis du ikke oppgir noen verdier, prøver SmartCloud Notes å definere dem. Resultater Etter at en bruker er opprettet, er kontostatusen Venter til den brukeren logger seg på eller fullfører registreringen. Hvis det ikke var opprettet en konto med et midlertidig passord, mottar brukeren en e-post med en kobling til en registreringsside etter at kontoen er opprettet. Brukeren må klikke på koblingen og fullføre registreringsprosessen ved å gi informasjon om land, tidssone og varslingsalternativer. Brukeren kan også bli bedt om å opprette et passord. Etter at registreringen er sendt, kan den nye brukeren logge seg på organisasjonen. Hvis organisasjonen din har deaktivert e-postverifisering for kunder, mottar ikke nye brukere e-post med invitasjoner. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok

19 Administratorer kan sende invitasjoner på nytt for ventende kontoer ved å klikke på pilen ved siden av en brukers navn og velge Send invitasjon på nytt. Klikk på Send alle utløpte invitasjoner på nytt for å sende alle utløpte invitasjoner på nytt. Neste oppgave Hvis organisasjonen din har SmartCloud Notes, kan du se gjennom dokumentasjonen om SmartCloud Notes-administrasjon for å finne mer informasjon om hvordan du legger til og klargjør brukere. Etter at en bruker er lagt til, får brukerens invitasjon status som ventende. Ventende invitasjoner er invitasjoner som ikke er brukt til å fullføre registrering, men som ikke er utløpt. En ventende invitasjon vil utløpe etter rundt 28 dager. Etter at en ventende invitasjon er utløpt, kan den ikke brukes til å registrere seg og få tilgang til organisasjonen. En administrator eller administratorassistent må sende den utløpte invitasjonen på nytt før en bruker kan fullføre registreringen og logge seg på. Du kan når som helst kontrollere status for en invitasjon ved å gå til Brukerkontoer. Kapittel 5. Konfigurere brukerkontoer 15

20 Beslektede begreper: Forstå roller på side 23 Lær om rollene som er tilgjengelige for brukerkontoer. Da blir det enklere å tildele de riktige rollene til de ulike brukerne. Kapittel 6, Administrere brukere, på side 19 Administratorer kan slette, sperre eller redigere en brukerkonto ved å klikke på pilen ved siden av den aktuelle brukeren. Administratorer kan også administrere brukerkontoer ved å sende ventende invitasjoner på nytt, eller vise brukerrapporter. Oversikt over integreringsserveren på side 43 Integreringsserveren gjør det mulig for deg å integrere brukerklargjørings- og gruppeintegreringsinformasjon fra ditt lokale administrative miljø. I tillegg kan du laste opp brukere i din organisasjons firmakatalog til SmartCloud inotes-katalogen for firmakontakter. Beslektede oppgaver: Administrere abonnementer på side 25 En administrator kan starte gratis prøveabonnementer, kjøpe nye abonnementer, vise abonnementshistorikk eller oppgradere eksisterende prøveabonnementer til fullverdige abonnementer ved å kjøpe dem. Prøveabonnementer er kanskje ikke tilgjengelig for organisasjonen din. Sende invitasjoner på nytt på side 19 En administrator eller administratorassistent kan sende utløpte eller ventende e-postinvitasjoner på nytt til alle ventende brukerkontoer eller til enkelte kontoer. E-postinvitasjonen inneholder en kobling som brukeren må følge for å fullføre registreringen. Etter at registreringen er ferdig, kan en bruker logge seg på. Tilbakestille passord og sende invitasjoner på nytt på side 18 En bruker med rollen Administratorassistent kan tilbakestille brukerpassord for stedet eller sende utløpte eller ventende invitasjoner på nytt. Administratorassistenter kan imidlertid ikke tilbakestille IBM Notes-passord. Be om aktivering av integreringsserver på side 43 Når du skal begynne å bruke integreringsserveren, må administratoren kontakte en IBM SmartCloud for Social Business-kundeservicerepresentant for å be om aktivering. Beslektet informasjon: Produktdokumentasjon for SmartCloud Notes (åpner nytt vindu) Liste over IBM SmartCloud for Social Business-dokumentasjon som er tilgjengelig. Åpnes i et nytt vindu. Aktivere integrerte tredjepartsapplikasjoner Legg til integrerte løsninger fra våre Business Partnere for å øke brukernes produktivitet. Disse nettskybaserte tilbudene gjør det mulig for brukerne å arbeide mer effektivt. Prosedyre 1. Klikk på Administrasjon > Administrer organisasjon. 2. Klikk på Integrerte tredjepartsapplikasjoner hvis du vil vise tredjepartsapplikasjonene som støttes. 3. Klikk på Aktiver på den aktuelle applikasjonen for å gjøre den tilgjengelig for brukerne dine. Integrerte applikasjoner er deaktivert som standard. Ved å velge Aktiver kan administratorer aktivere en integrert applikasjon for en enkelt brukerkonto eller for alle brukerkontoer. Hvis du velger Aktiver for alle gjeldende brukere fra applikasjonsbeskrivelsen, blir applikasjonen aktivert for organisasjonen og for alle gjeldende brukere. Hvis du vil tilpasse hvor lenge en applikasjon har tilgang til IBM SmartCloud for Social Business, angir du en verdi for Varighet på tilgang. Varighet på tilgang definerer hvor lenge det går før den integrerte applikasjonens tilgang til IBM SmartCloud for Social Business utløper. Når applikasjonens tilgang utløper, blir brukerne bedt om å gi applikasjonen tilgang til kontoen deres. 4. Gjør applikasjonen tilgjengelig for en bruker. 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Forbindelser Administratorhåndbok