Møteinnkalling for Formannskapet

Transkript

1 Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: Møtested: Møtetid: Kommunestyresalen, Tinghaugv 18 Kl. 15:00 Forfall meldes til politisk sekretariat tlf eller epost: Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 009/14 010/14 011/14 B-sak 012/14 Referatsaker Spørsmål og informasjon Tilleggsutredning endring av kretsgrense mellom ungdomsskolene Søknad om økonomisk støtte - Dokumentarfilm vedr grunnlovsjubileet Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - nytt medlem Fritak fra verv og suppleringsvalg for resten valgperioden Evaluering av tjenestekontoret Nøtterøy kommune TNT samarbeid Nasjonalparksenter Verdens Ende Melding - Salg/utleie av virksomheten på Østre Bolæren Vedtak sak 144/13 Veierland garasjeavtale - klage Skjenkebevilling Mama Rosa, Føynland Risiko- og sårbarhetsanalyse 2014 for Nøtterøy kommune Roar Jonstang Ordfører Side 1 av2

2 Side 2 av2

3 Side 1 av 1 Nøtterøy kommune JournalpostID 14/2865 Saksbehandler: Monica Rønning Molvig, telefon: Sekretariatsseksjonen Referatsaker Utvalg Formannskapet Møtedato Saksnummer 001/14 Rådmannens innstilling Referatsaker tas til orientering. Skriv og meldinger Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker 1 13/33403 I /33410 I Leve Vestfold v/leder Leve Vestfold - søknad om Linda E. Johansen støtte 2014 Røde Kors Søknad om støtte til hjelpearbeid på Filipinene Tittel

4 Nøtterøy kommune JournalpostID: 14/2866 Arkiv: FESaksbehandler: Monica Rønning Molvig, Telefon: Sekretariatsseksjonen Spørsmål og informasjon Utvalg Formannskapet Spørsmål til spørretimen <skriv inn? her> Møtedato Saksnummer 002/14

5 Nøtterøy kommune JournalpostID: 14/1724 Arkiv: FA-B12 Saksbehandler: Heidi Ørnlo, Telefon: Oppvekst- og kultursektor Tilleggsutredning endring av kretsgrense mellom ungdomsskolene Utvalg Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskap - administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Møtedato Saksnummer 002/14 002/14 003/14 Rådmannens innstilling 1. Vedtak gjort i HOK-sak 42/13 opprettholdes. 2. Det overføres ett årskull 8.trinns elever bosatt i Nøtterøy kommune, fra Føynland skole til Borgheim ungdomsskole Foreldre til 8.trinns elever høsten 2014 bosatt på Husøy, inviteres til å søke om skolegang ved Borgheim ungdomsskole jf Opplæringslova Elever ved Teigar ungdomsskole som får yngre søsken ved Borgheim ungdomsskole fra , kan søke overføring til Borgheim ungdomsskole. 5. Kretsgrensen mellom Teigar og Borgheim ungdomsskole sør for Kjernåsveien, endres om det ikke oppnås stort nok antall søknader om skolegang ved Borgheim Hovedutvalg for oppvekst og kultur Behandling: Rune Krogstad, A fremmet følgende forslag Dagens skolekretser består som de er. Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt med 6 mot 4 (A,V) som stemte for Krogstad sitt forslag. OK-002/14 Vedtak: 1. Vedtak gjort i HOK-sak 42/13 opprettholdes. 2. Det overføres ett årskull 8.trinns elever bosatt i Nøtterøy kommune, fra Føynland

6 skole til Borgheim ungdomsskole Foreldre til 8.trinns elever høsten 2014 bosatt på Husøy, inviteres til å søke om skolegang ved Borgheim ungdomsskole jf Opplæringslova Elever ved Teigar ungdomsskole som får yngre søsken ved Borgheim ungdomsskole fra , kan søke overføring til Borgheim ungdomsskole. 5. Kretsgrensen mellom Teigar og Borgheim ungdomsskole sør for Kjernåsveien, endres om det ikke oppnås stort nok antall søknader om skolegang ved Borgheim Protokolltilførsel: Theres Ønvik Lorentzen, A Ber administrasjonen undersøke fram til formannskapsmøte hvor mange av elevene på nåværende 7.trinn ved Føynland skole, som vil ha søsken på Teigar ungdomsskole neste skoleår.

7 Dokumentoversikt: Vedlegg 1. Teigar ungdomsskole - høringssvar 2. Borgheim ungdomsskole FAU - Høringsuttalelse 3. Tønsberg kommune - Høringsuttalelse 4. Borgheim ungdomsskole SU - høringsuttalelse _001.pdf 6. Svar fra elevrådet ved Føynland skole på høringsdokument om ungdomsskolegrensene.doc 7. UTD Nøtterøy, høringstillegg kretsgrensejustering, jan 2014.doc 8. SU Vestskogen skole Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Rådmannen har med bakgrunn i vedtaket i formannskapets møte , utarbeidet et tilleggs dokument til tidligere utsendt høringsdokument Endring av kretsgrense Teigar og Borgheim ungdomsskoler HOK-sak 042/13. Tilleggsutredningen og OK-sak 42/13 må sees i sammenheng., for å gi fullstendig bkgrunn for rådmannens forlsag til vedtak i saken Konsekvenser ved tilleggsutredning av et alternativ 6, vil innebære flere enn 30 elever i noen klasser på Teigar i de to kommende skoleårene. Fra høsten 2014 vil det ved en slik løsning være ut i fra dagens oversikt 437 elever, mens skolen er bygget for inntil 400 elever. Rådmannen anbefaler ikke dette. Innledning I juni 2008 i K-sak 51/08, Investerings- og rehabiliteringsplan , ble det vedtatt å bygge ny ungdomsskole på Teie, med reduksjon i opprinnelige vedtatte arealer. Total arealet ble redusert med 800 kvm ut fra opprinnelig. I saken fremkommer bl.a. følgende: Rådmannen mener at en reduksjon i arealet ikke vil gå utover kvaliteten, når dette ses i sammenheng om hvor mange elever vi bygger skolen for. I det opprinnelige prosjektet ble skolen planlagt for å kunne ta imot 450 elever. Dersom vi nå reduserer arealet, kan vi også redusere antall elever. Som det framgår av tabellene og elevtallutviklinga totalt på ungdomstrinnet, vil vi i åra som kommer få ledig kapasitet på Borgheim. Ved å skyve flere elever til Borgheim, vil behovet for elevplasser på Teigar minske. Borgheim kan ta 550 elever, og legger vi til 400 på framtidige Teigar, vil vi slik elevtallsprognosene nå er, ha svært god margin før vi kommer dit at vi ikke har nok plasser. Det vil heller ikke være problematisk å inkludere Husøyelevene, slik vi har en avtale med Tønsberg kommune om å gjøre ved bygging av en ny skole. Teigar ungdomsskole er bygget med 9 klasserom, og hvor det forutsettes en rotasjonsordning ved bruk av spesialrommene. Dette for å sikre en maksimal utnyttelse at den samlede romkapasiteten ved skolen. Ett av klasserommene er spesielt tilrettelagt med tekniske hjelpemidler og kan ikke i dag inngå i rotasjonsordningen. To større grupperom med delevegg brukes som ett klasserom, for å øke antall klasserom. Nøtterøy kommune har etter endring i Opplæringslova valgt å beholde tildeling av ressurser til skolene, etter gamle klassebegrepet jf. saksgrunnlag i sak 97/08 Fremtidig skolestruktur i Nøtterøy kommune. Det betyr at det gjennomføres klassedeling når elevtallet på ett trinn overstiger 28 elever på barneskolen og 30 elever på ungdomsskolen. Fravik fra dette prinsippet

8 gjøres eventuelt dersom klassetallet overstiger grensene i løpet av skoleåret, eller at det er helt spesielle forhold som gjør at klasser videreføres uten deling også ved oppstart av nytt skoleår. En forutsetning for å kunne ha større elevgrupper er at Opplæringslova 8-2 og 9a ivaretas, hva gjelder pedagogisk og tryggleiksmessig forsvarlig, samt det fysiske og psykososiale miljø. Høringsuttalelser I høringsuttalelsen til tilleggsutredningen opprettholder SU og elevrådet ved Teigar ungdomsskole og SU ved Vestskogen skole, uttalelsen hvor de ønsker alt. 4, hvor ett årskull fra Føynland skole høsten 2014, starter ved Borgheims ungdomsskole og gjennomfører sitt tre årige ungdomsskoleløp der. FAU ved Borgheim ungdomsskole opprettholder uttalelsen hvor de ønsker alt 2 med en permanent endring av kretsgrensen mellom ungdomsskolene, hvor elever fra Føynland skole går til Borgheim fra og med SU ved Føynland skole ønsker primært at elevene skal gå til Teigar og at plassmangel løses midlertidig med brakker. Sekundert ønskes alt 4, med et samlet årskull til Borgheim ungdomsskole, som kompensasjon for dette ønskes det gratis busskort for alle ungdomsskoleelevene i Føynland krets uavhengig av boavstand til Borgheim. Elevrådet ved Føynland skole foreslår at Vestskogen skole endres fra å tilhøre Teigar til Borgheim ungdomsskolekrets. Elevrådet ber om gratis busskort for alle hvis flytting til Borgheim, og de vil ha innflytelse på hvem de skal komme sammen med i klasse, hvis de skal til Borgheim. Utdanningsforbundet med tilslutning fra Fagforbundet og Delta gir tilslutning til alt 4 med et årskull fra Føynland skole til Borgheim ungdomsskole høsten I høringsuttalelsen reises spørsmål om det ikke bør vurderes permanent overføring av elever fra Føynland skole til Borgheim ungdomsskole. Tønsberg kommune har ingen tilføyelser til tidligere høringsuttalelse. Faktagrunnlag Lovgrunnlag Lovgrunnlag m.v Opplæringslova Forvaltningslova Rundskriv Udir Artikkel 3 Barnekonvensjonen Artikkel 12 Barnekonvensjonen Alternative løsninger Se HOK-sak 42/13 Vurderinger En forutsetning som lå til grunn for å ivareta kvaliteten i den nye ungdomsskolen på Teie,i K-sak 51/08, om å bygge Teigar ungdomsskole mindre enn opprinnelig planlagt, var at elevantall ble redusert fra 450 til 400 elever. Teigar ungdomsskole slik den fremstår i dag er derfor dimensjonert for et langt lavere antall elever, enn hva som vil være konsekvensen ved å ikke føre elever over til Borgheim ungdomsskole fra høsten Det ble for øvrig i K-sak 51/08 varslet at elevtallet ville overstige 400 elever i , men at dette ville løses ved en forskyvning av elever til Borgheim i den aktuelle perioden. Nøtterøy kommune har som skoleeier ansvar for å ivareta et godt læringsmiljø for alle elever. Dette innebærer at kommunen må se på den samlede situasjonen for elevene ved Teigar

9 ungdomsskole og sikre at de uavhengig av trinn eller gruppe ivaretas i henhold krav om et godt fysisk og psykososialt mijø. Rådmannen mener derfor at det er nødvendig å gjennomføre tiltak som forutsatt i K-sak 51/08, med å redusere antall elever på Teigar når elevtallsprognosene overstiger 400 i betydelig grad. Etter rådmannens mening vil det ikke være en god løsning å etablere moduler i tilknytting til skolen. Både pedagogisk og økonomisk vil dette være en løsning rådmannen ikke anbefaler. Tidligere vurdering om å overføre 8. trinnselever fra Føyndland skole til Borgheim ungdomsskole høsten 2014, for å gå sitt 3 årige ungdomsskoleløp der, bør derfor opprettholdes. Skoleskyss Elevrådet og SU ved Føynland skole forutsetter at alle elvene bør få busskort dersom de flyttes til Borgheim. Rett til gratis skoleskyss er regulert i Opplæringslova kap første setning, Elever i årstrinn som bor meir enn fire kilometer frå skolen har rett til gratis skyss. I tredje setning heter det Elever som har særleg farlig eller vanskelig skoleveg har rett til gratis skyss utan omsyn til veglengda. For elevene fra Føynlands skolekrets vil naturlig skoleveg til Borgheim være over Tanstadveien, og med gang- og sykkelvei frem til Borgheim. Skoleveien vil således ikke komme inn under reglene vedr særlig farlig skoleveg. Inhentet tall pt. viser at av 36 elever fra Føynland skolekrets som skal starte 8.trinn høsten 2014, er det 12 elever som kommer inn under reglen om rett til skoleskyss grunnet mer enn 4 kilometer skoleveg. Dette gjelder kun elever bosatt på Husøy. Merkostnad for skoleskyss for elever uten rett til fri skoleskyss er stipulert til mellom kr ,- og kr ,- pr. år, avhengig om en må sette opp ekstra buss, utover det antall som i dag brukes til skoleskyss. Grunnet lenger avstand til Teigar ville alle elevene fra Føynland skolekrets som går på Teigar ungdomsskole, i hovedsak ha rett til skoleskyss. Nøtterøy kommune følger lovstemmelse gitt i Opplæringslova 7-1, hva gjelder rett til gratis skoleskyss. Avvik fra lovbestemmelsen i sak om grensejustering og hvor det er godt utbygd med gang- og sykkelveier, vil etter rådmannns oppfatning føre til forskjellsbehandling mellom elever i Nøtterøyskolen. På den andre side kan flytting av Føynlandelevene til Borgheim oppleves som uønsket. Av den grunn kan det argumenteres for at gratis buss for alle vil være et bidrag til å akseptere flyttingen, både for elever og foreldrene. Rådmannen mener likevel at dette argumentet ikke er forenlig med likhetsprinsippet, og vil derfor ikke anbefale dette. Konklusjon Vedtak i HOK-sak 042/13 i hovedutvalg for oppvekst og kultur anbefales opprettholdt.

10 Fra: Mona Wærland Sendt: Til: Heidi Ørnlo Kopi: Emne: SV: Høring tilleggsutredning grensejustering ungdomsskolene Bekrefter med dette at både samarbeidsutvalg og elevråd ved Teigar ungdomsskole ønsker å videreføre sine høringsuttalelser vedrørende kretsgrenser uten endringer. Mona Wærland rektor Teigar ungdomsskole Opprinnelig melding----fra: Heidi Ørnlo Sendt: 15. januar :39 Til: Mona Wærland Emne: Høring tilleggsutredning grensejustering ungdomsskolene Hei Kan du sende meg evt bekreftelse på at første høringsuttalelse opprettholdes? Mvh Heidi Ørnlo Rådgiver skole- og barnehagekontoret Tlf:

11 Nøtterøy 15.jan 2014 HØRINGSUTTALELSE SAK OM KRETSGRENSE MELLOM TEIGAR OG BORGHEIM UNGDOMSSKOLER FAU har i sitt møte 14.jan 2014 drøftet de 6 ulike tiltak/forslag som foreligger i dokumentene «Endring av kretsgrense Teigar og Borgheim ungdomsskoler» og «Tillegges utredning i sak om endring av kretsgrense Teigar og Borgheim ungdomsskoler». FAU er enstemmige i at nr 2. Endring av kretsgrense for Føynland skole er beste alternativ. FAU mener det er best og mest logisk å gå for alternativ 2 der alle elevene på Føynland skole overføres til Borgheim permanent fra høsten Fra Føynland er det kortere avstand til Borgheim enn Teigar og det er større nærhet til naboskolene Herstad og Oserød. Det er interessant å se på ulikheten i fremskriving av antall elever på Borgheim og Teigar for skoleårene som kommer. Det er stor forskjell på kapasiteten på skolene der Teigar er bygget med mye mindre elevkapasitet enn Borgheim. Det er derfor for FAU mest fornuftig å ende med et alternativ som også i framtiden gir størst antall elever på Borgheim og færre på Teigar. Vennlig hilsen Ingun Fitje Selim FAU-leder, Borgheim skole

12 Fra: Sendt: Til: Heidi Ørnlo Kopi: o Emne: Ad: Høringsbrev tilleggsutredning Det forligger, som tilleggsutredningen presiserer, ingen eksakt øvre grense for antall elever ved en skole. En vurdering må nødvendigvis bygge på de erfaringer rundt organisering av klasser og rom som Teigar skole har tilegnet seg. Tønsberg kommune har hele tiden forutsatt at Nøtterøy kommune har gjort en riktig vurdering av maksimal kapasitetsutnyttelse ved Teigar ungdomsskole. Tønsberg kommune har derfor ingen tilføyelser til tidligere høringsuttalelse. vennlig hilsen Pål Thalmann, kommunaldirektør e-post: pth@tonsberg.kommune.no tlf / Fra: Heidi Ørnlo <Heidi.Ornlo@notteroy.kommune.no> Til: 'Pål Thalmann' <pal.thalmann@tonsberg.kommune.no>, Thor Henry Bergan <ThorHenry.Bergan@notteroy.kommune.no>, Åse Hejdenberg <Ase.Hejdenberg@notteroy.kommune.no>, Gunn Elisabeth L. Hübner <GunnElisabeth.L.Hubner@notteroy.kommune.no>, Cc: "'erik.relander.tomte@tonsberg.kommune.no'" <erik.relander.tomte@tonsberg.kommune.no> Dato: :32 Emne: Høringsbrev tilleggsutredning Se vedlagte saksdokumenter: Da formannskapet har bedt om en tilleggsutredning som ikke var med i høringsdokumentet om grensejustering mellom Teigar og Borgheimungdomsskole, sendes saken ut til ny høring. Mvh Heidi Ørnlo rådgiver, skole- og barnehagekontoret Nøtterøy kommune

13 -----Opprinnelig melding----fra: Kristin Storhaug Sendt: 14. januar :33 Til: Heidi Ørnlo Emne: SV: Høringsbrev tilleggsutredning SU hadde møtet i går og de står ved samme anbefaling: alternativ 2 Alternativ 4 ser de som nest beste løsning Mvh Kristin Storhaug Rektor Borgheim ungdomsskole Tlf.: / < Fra: Heidi Ørnlo Sendt: 13. desember :12 Til: Mona Wærland; Nina Hovind; Kristin Storhaug; Lars Ottar Svensen Emne: Høringsbrev tilleggsutredning

14 Hei Vedlagt finner dere ny høring med bakgrunn i tilleggsutredning om et nytt alternativ, i sak vedr kretsgrense justering mellom ungdomsskolene. Ber om at dere omgående får sendt ut til deres SDU, FAU og elevråd. Høringsuttalelse må være oss i hende senest 15.januat Mvh heidi Ørnlo rådgiver Skole- og barnehagekontoret

15

16 Svar på høringsdokument, januar 2014 «Endring av kretsgrense Teigar og Borgheim skole: Elevrådet på Føynland skole fikk i oppgave å svare på høringsdokumentet, men fordi saken dreier seg om skolens 7.trinn har de også fått denne oppgaven. Elevene på 7.trinn fikk først en gjennomgang av høringsdokumentet, før de ble delt i grupper på 4, i gruppen var det både elever fra Føynland og Husøy. De fikk i oppgave å lese høringsdokumentet for så å komme med innspill. Etter dette kommenterte også elevrådet. Nedenfor er noe av argumentene. Mange jenter som driver med dans har bekjentskaper som de ønsker å møte på Teigar. De har et stort samhold og føler de mister mange venner med å bli tvunget til å gå på Borgheim. 7.trinn på Føynland har nettopp blitt satt sammen til en klasse og elevene syntes det er dumt at de skal splittes fordi nye vennskap har oppstått. Mange elever har venner som går på Teigar nå og elever fra andre skoler som man gleder seg til å gå sammen med. Vi synes at Føynland og Husøy burde starte på den samme skolen. Vi vil ha busskort sånn at vi slipper og sykle eller gå til skolen hver dag, og busskortet må være gratis. Vi vil ha større mening i hvem vi skal komme i klasse med på ungdomskolen, hvis vi skal gå på Borgheim. Dersom man flytter Vestskogen vil klassen fremdeles være sammen. Elever som har gått sammen i 7 år vil fortsette å være sammen. I motsetning til Føynland der klassen splittes på ny etter kun et år. Det går ikke noen skolebuss fra Føynland/Husøy og rett til Borgheim. Her må det settes opp et tilbud. Dette kan føre til at samholdet på Føynland generelt splittes og/eller blir dårligere. Med vennlig hilsen Elevrådet ved Føynland skole

17 v/hovedtillitsvalgt Thor Henry Bergan Tinghaug, 14. januar 2014 Til Nøtterøy kommune Tilleggshøring i forhold til kretsgrensejustering for ungdomsskole Teigar ungdomsskole er bygd for 400 elever. Dette er et maksimaltall, det betyr at det ideelle tallet er lavere. Det er klart at det er fysisk mulig å presse inn langt flere elever enn disse 400, som også betyr et større antall pedagogisk personale. Men det vil medføre et atskillig dårligere arbeidsmiljø, både for elevene og de voksne. Så har vi den andre ungdomsskolen, Borgheim. Den har rom til å ta i mot atskillig flere elever, både nå og videre framover. Utdanningsforbundet Nøtterøy er bevisst på at det er vondt for elever å bryte den skoletilhørigheten som har eksistert i evig tid, selv om ungdomskoleelever vel ikke har samme tilknytning som barneskoleelever. Ut i fra den situasjonen vi har, mener Utdanningsforbundet det er riktig at kommende 8. klasseelever fra Føynland skole tilhørende Nøtterøy kommune, føres over til Borgheim ungdomsskole. Elevene fra Husøy, tilhørende Tønsberg kommune, kan ikke Utdanningsforbundet Nøtterøy ha noen mening om. Utdanningsforbundet har ingen sterk mening på veien videre framover, men vurderer om det vil være det beste at elevene fra Føynland skole ( - Husøy) blir permanent overført til Borgheim ungdomsskole. Så er permanent ikke det samme som evig, forandringer i framtidige elevtall må kunne gi nye endringer. Vennlig hilsen Thor Henry Bergan v/ hovedtillitsvalgt v/ hovedtillitsvalgt Åse Hejdenberg Gunn Elisabeth L. Hübner gir sin tilslutning til uttalelsen over. Thor Henry Bergan Petterødvn. 44C 3138 Skallestad Mail arbeid: Mail hjemme: thor.henry.bergan@notteroy.kommune.no berganth@online.no Tlf mobil: Tlf UTD-kontor

18 Nøtterøy kommune Oppvekst- og kultursektoren Vestskogen skole Vestskogen Høringsuttalelse fra Samarbeidsutvalget ved Vestskogen skole I møte i Samarbeidsutvalget ved Vestskogen skole ble følgende vedtatt: SU gir fortsatt sin tilslutning til Forslag 4, Grensejustering 8. trinn 2014 Føynland skole Grensejustering for Føynland skole gjeldende for 8. trinn høsten 2014, med å føre et årskull fra Føynland til Borgheim ungdomsskole i deres treårige ungdomsskoleløp, vil i vareta muligheten for at elever fra samme årskull går ved samme skole. Forslaget forutsetter at elever fra Husøy krets i årskullet går med til Borgheim. Løsningen betinger godkjenning av Tønsberg kommune. SU Vestskogen skole vektlegger: 1. Splitting av klasser må unngås. Alle elever fra klassen på barneskolen må tilhøre samme ungdomsskolekrets. 2. Elever må kunne søke om å få gå på en annen ungdomsskole enn den de tilhører. 3. SU ønsker to jevnstore ungdomsskoler for å opprettholde fagmiljøet på skolene. 4. Pkt 6 i høringsdokumentet vil innebære at man sprenger kapasiteten på Teigar ungdomsskole. Dette vil medføre et dårligere tilbud til elevene. SU på Vestskogen skole frykter at kvaliteten på læringsmiljøet vil bli sterkt redusert både for elever og lærere. Mvh Nina Petersson Hovind (rektor) Postadresse: Besøksadresse: Postboks 250 Lerkeveien 12 B 3163 NØTTERØY 3142 Vestskogen E-post: postmottak@notteroy.kommune.no Telefon: Telefaks: Bank: Innbet. skatt: Org. nr.:

19 Nøtterøy kommune JournalpostID: 14/2075 Arkiv: FA-C00 Saksbehandler: Einar Schistad, Telefon: Kulturenheten Søknad om økonomisk støtte - Dokumentarfilm vedr grunnlovsjubileet Utvalg Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Møtedato Saksnummer 006/14 004/14 Rådmannens innstilling 1. Søknaden innvilges ikke med bruk av eksisterende budsjettmidler innefor kulturenheten. 2. Hovedutvalget bes vurdere om søknaden skal oversendes Formannskapet for behandling Hovedutvalg for oppvekst og kultur Behandling: Per Kristian Samuelsen, Rødt/Sv fratrådte som inhabil da han er involvert i saksutredningen. Hovedutvalget godkjente enstemmig. Erik Holmelin, H fremmet følgende forslag 1. Hovedutvalget er positiv til initiativet og ser en slik film som viktig. 2. Saken oversendes formannskapet til vurdering. Votering: Holmelins forslag ble enstemmig vedtatt med 8 stemmer. Rådmannens innstilling fikk ingen stemmer. OK-006/14 Vedtak: 1. Hovedutvalget er positive til initiativet og ser en slik film som viktig. 2. Saken oversendes formannskapet til vurdering.

20 Dokumentoversikt: Vedlegg 1. Søknad om filmstøtte grunnlovsjubileet.doc 2. Fra Eidsvoll til Vestfold - støtte til filmprosjekt - uttalelse 3. Dokumentarfilmprosjekt - Fra Eidsvoll til Vestfold - uttalelse 4. Prosjektet - Fra Eidsvoll til Vestfold - film om grev Herman Wedel Jarlsberg - uttalelse Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Filmskaper Erik Jacobsen ønsker sammen med produsent Gunnar Jacobsen å lage en dokumentarfilm vedr grunnlovsjubileet, og søker Nøtterøy kommune om økonomisk støtte på kr ,Innledning Filmen vil i følge Jacobsen og Jacobsen søke å kaste lys over betydningen Hermann Wedel Jarlsberg hadde for den nye nasjonen og hans tilknytning til Jarlsberg Hovedgård og Tønsberg kommune. De vil markere Nøtterøy i denne sammenhengen gjennom å dramatisere hendelsen i Nøtterøy kirke i mars 1814, der konstituert sogneprest Jacob Andreas Wille ledet valgene på tre sendemenn fra Nøtterøy, som skulle delta i forsamlingen på Rostad gård i Våle. Noen eksemplarer av filmen vil i følge søker bli gratis distribuert til skoler. Pr dags dato har kulturenheten ikke mottatt budsjett for prosjketet. Det er etterspurt hos søker. Vurderinger Kulturenheten anser prosjektet som viktig og spennende, men ser ikke å kunne finne budsjettmidler til dette prosjektet i det omfanget som er omsøkt. Rådmannen vil ut fra dette ikke anbefale at søknaden innvilges. I stedet ber rådmannen hovedutvalget vurdere om saken skal sendes videre til Formannskapet, for å vurdere bruk av Formannskapets disposisjonskonto til formålet. Konklusjon Rådmannen anbefaler ikke at søknaden blir innvilget med bruk av eksisterende budsjettmidler innefor kulturenheten. Hovedutvalget bes vurdere om søknaden skal oversendes Formannskapet for behandling.

21 Nøtterøy kommune, v/ordfører Jonstang, Boks 250, Borgheim, 3140 Tønsberg. Nøtterøy 20. januar Søknad om økonomisk støtte. Markering av 200-årsjubiléet for grunnloven gjennom en dokumentarfilm signert; Erik Jacobsen Journalist og programskaper. Gunnar Jacobsen Produsent (Tidl. kultursjef i Nøtterøy kommune). Filmen vil søke å kaste lys over betydningen Hermann Wedel Jarlsberg hadde for den nye nasjonen og hans tilknytning til Jarlsberg Hovedgård og Tønsberg kommune. I nasjonal sammenheng er det særlig hans viktige arbeid i tiden etter at Eidsvollforsamlingen hadde meislet ut den nye grunnloven. Vi vil markere Nøtterøy i denne sammenhengen gjennom å dramatisere hendelsen i Nøtterøy kirke i mars 1814, der konstituert sogneprest Jacob Andreas Wille ledet valgene på tre sendemenn fra Nøtterøy, som skulle delta i forsamlingen på Rostad gård i Våle. Målet var å velge representanter til grunnlovsforsamlingen på Eidsvoll. Den kjente forfatteren Karsten Alnæs, er filmens sentrale forteller og en av Norges fremste eksperter på prosessene rundt forhandlingene på Eidsvoll og i årene som fulgte. Han har i 2011 utgitt romanen I Grevens Tid og i 2013, oppfølgeren Miraklenes år. Vi er i den situasjonen at Stamhusbesitter Nicolaus Wedel Jarlsberg åpner dørene for å gjøre filmopptak inne i hovedgården. Ikke engang NRK har fått denne muligheten. Hovedmålgrupper: Skoleverket - riksdekkende på 3 nivåer, der filmen vil bli gratis distribuert i et nærmere bestemt antall, til alle fylkeskommunene i hele landet, til støtte i historiefaget for: - Ungdomsskoler Videregående skoler SMI-skolen (Skolen for sosialmedisinske institusjoner) Historieinteressert publikum for øvrig.

22 Følgende filmopptak er gjennomført: - Eidsvoll (Eidsvollbygningen utvendig) - Jarlsberg Hovedgård utvendig - Stavern (Fredriksvern verft.) - Tønsberg (Nordbyen) Økonomi. Vestfold Fylkeskommune og Sparebank 1. Nøtterøy / Tønsberg har støttet prosjektet med totalt kr Imidlertid er vi ikke i mål med den økonomiske rammen prosjektet må ha, for å kunne ferdigstilles. Vi søker Tønsberg kommune og Nøtterøy kommune om kr Videre søker vi kommunene som var innlemmet i Jarlsberg Amt for et mindre beløp. Annet. Samtaler med Tønsberg kommune innledet med tanke om et opplegg for publikum, f. eks. bl.a. med sekvenser av filmen med storskjerm på brygga i Tønsberg hvor publikum inviteres til folkefest på 17. mai. Vedlagt følger uttalelser til støtte for vårt prosjekt fra Nøtterøy Videregående skole, Stortingets 2014 komité v/dag N. Kristoffersen og Tønsberg kommune. Med hilsen Erik Jacobsen Journalist og programskaper Vedlegg: Stortingets 2014 komité Nøtterøy videregående skole Tønsberg kommune Gunnar Jacobsen Produsent

23

24

25

26 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/32507 Arkiv: FE-033 Saksbehandler: Kjersti Hauan, Telefon: Sekretariatsseksjonen Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - nytt medlem Utvalg Formannskapet Møtedato Saksnummer 005/14 Rådmannens innstilling Ståle Sæthern velges som medlem i råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne for Mental Helse for resten av valgperioden

27 Dokumentoversikt: Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne skal bestå av seks representanter fra brukerorganisasjonene. Innledning Ved periodens start ble det kun foreslått 5 medlemmer fra brukerorganisasjonene, disse ble valgt. Nå foreslår Mental Helse et nytt medlem Ståle Sæthern som skal representere dem. Kvoten på seks blir da fylt opp. Vurderinger Rådmannen anbefaler at Ståle Sæthern, Blåbærveien 10C, 3142 Vestskogen blir valgt som medlem for Mental Helse. Konklusjon Ståle Sæthern velges som medlem til råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne.

28 Nøtterøy kommune JournalpostID: 14/1113 Arkiv: FE-033 Saksbehandler: Kjersti Hauan, Telefon: Sekretariatsseksjonen Fritak fra verv og suppleringsvalg for resten valgperioden Utvalg Formannskapet Kommunestyret Møtedato Saksnummer 006/14 Rådmannens innstilling Hilde Kari Maugesten, Felleslista Rødt/SV fritas fra sine verv som nestleder i kontrollutvalget og som varamedlem i kommunestyret. Ny nestleder i kontrollutvalget:

29 Dokumentoversikt: Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Hilde Kari Maugesten, Felleslista Rødt/SV søker om fritak fra verv som medlem og nestleder i kontrollutvalget og varamedlem i kommunestyret. Vurderinger Hilde Kari Maugesten skal begynne i Nøtterøy kommune som kommunaldirektør for helse og sosial og ber om fritak fra kontrollutvalget og varamedlem i kommunestyret. Hun starter i jobben I ht kommuneloven 77. Kontrollutvalg, 2. ledd: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Som ansatt i kommunen vil Maugesten være utelukket fra kontrollutvalget. Det anbefales derfor å imøtekomme søknaden om fritak. Fram til tiltredelse vil det være aktuelt å delta i diverse samlinger og fritak bør derfor gjelde fra dags dato. I tillegg anbefales fritak som varamedlem i kommunestyret. Kontrollutvalgets sammensetning: Parti/medlem Høyre 1. Kjell Danielsen 2. Harald Rygh FrP 1. Ellen Kristiansen A 1. Terje Fuglevik, leder Felleslista Rødt/SV 1. Hilde Kari Maugesten, nestleder Varamedlem Høyre 1. Liv Sjøblom 2. Torbjørn Fevang FrP 1. Finn Jonstang 2. Tore Gjølstad 3. Lise Maier A 1. Steinar Gullvåg Felleslista Rødt/SV 1. Aud Eiken 2. Gry Dillan 3. Per Velde Fremdrift Dersom Maugesten blir fritatt som nestleder i kontrollutvalget må det velges ny nestleder. Sammensetningen i kontrollutvalget tilsier at det må velges en kvinne. Dersom det gis fritak også som varamedlem i kommunestyret er det automatisk opprykk etter valgresultatet i Den neste på listen er Kaja Vintervold Asmyhr. Konklusjon Rådmannen mener søknad om fritak må imøtekommes.

30 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/31890 Arkiv: FE-034, FA-f00, TI-&34 Saksbehandler: Halvor Lindqvist, Telefon: Helse- og sosialsektor Evaluering av tjenestekontoret Nøtterøy kommune Utvalg Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Formannskap - administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Rådmannens innstilling Saken tas til orientering. Møtedato Saksnummer 003/14 003/14 007/14

31 Dokumentoversikt: Vedlegg 1. R8249 Nøtterøy kommune Gjennomgang av tjenestekontoret HA.pdf Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon I forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2013 ba kommunestyret Rådmannen fremme en sak om evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse- og sosialsektoren. I sak 017/13 fattet kommunestyret vedtak om at det skulle innhentes tre anbdu på evalueringen innenfor en økonomisk ramme på kr ,-. Agenda Kaupang ble tildelt oppdraget. Agenda Kaupang løste oppdraget ved å gjennomføre fokusgruppeintervjuer med ledere, ansatte, tillitsvalgte og brukere / pårørende. Undersøkelsen ble strukturert rundt fire hovedtemaer; Er intensjonene med opprettelsen av tjenestekontoret oppfylt, er organisasjonsformen effektiv, kvalitetsvurderinger og vurdering av tilgjengelig og rett informasjon. I sluttrapporten konkluderer Agenda Kaupang med at Nøtterøy kommune har en bestiller-utfører modell som fungerer i henhold til formålet, og at organiseringen oppleves som hensiktsmessig av informantene. På bakgrunn av funn i evalueringen trekker Agenda Kaupang frem noen områder hvor det kan være aktuelt å iverksette tiltak. Disse områdene er handler om informasjon til kommunens innbyggere, samhandling mellom bestiller og utfører, arenaer for samarbeid samt vedtak og saksbehandling. I denne saken redegjøres det nærmere for evalueringens funn og konklusjoner, samt administrasjonens vurdering av evalueringens konklusjoner og forslag til videreutvikling. 1.0 Innledning Tjenestekontoret ble opprettet mai 2005 som ledd i en større endringsprosess i helse og sosialsektoren hvor blant annet innføring av bestiller-utfører modell inngikk. Siden opprettelsen har tjenestekontoret tildligere vært gjenstand for evaluering både i 2006 og Første evaluering ble lagt frem for kommunestyret i sak nr 027/06. Denne evalueringen hadde følgende konklusjon: Organisasjonsendringen har medført positive endringer for tjenestemottakere og tjenesteytere. Det synes å være et viktig og riktig valg å dele funksjonsområdene i en bestill/utførermodell for å oppnå kvalitetsforbedring både i forhold til forvaltning og utføring av tjenestene. Andre evaluering ble lagt frem for formannskapet i sak nr 032/08 som evaluerte den totale organisasjonsendringen i helse og sosialsektoren. Om tjenestekontoret heter det i denne saken: Det er gjennomgående positive tilbakemeldinger ift at brukernes rettsikkerhet er bedret ved opprettelse av tjenestekontoret. I hjemmetjenesten er dette en klar tilbakemelding. I forhold til psykisk helse og rus er meldingene mer varierte. Det ble i mars 2011 gjennomført en internsystemrevisjon av tjenestekontoret. Revisjonen konkluderte med at det ved tjenestekontoret er gode saksbehandlingsrutiner ved mottak av søknader, fordeling av saker, også hastesaker. Revisjonen avdekket samtidig noe mangelfull kunnskap om avvik og avvikshåndtering. Med bakgrunn i funn gjennomførte tjenestekontoret

32 en totalgjennomgang av avvikssystemet og håndtering av avvik. Tjenestekontorets ansatte er blitt tryggere på avvikshåndteringen etter dette. 1.1 Bakgrunn for saken I kommunestyrebehandlingen av budsjettet for 2013, ble følgende vedtak fattet enstemmig: Rådmannen bes fremme en sak om evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse- opg sosialsektoren. I sak til kommunestyret (017/13) fulgte rådmannen opp dette vedtaket. Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Det innhentes tre anbud på evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse og sosialsektoren. 2. Det avsettes kr til formålet. 3. Midlene til evalueringen dekkes av formannskapets disposisjonskonto. Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg ble invitert til å utdype hvilke områder de ønsket belyst i evalueringen. Medlemmene av utvalget ønsket følgende spørsmål belyst gjennom evalueringen: Effektivitet: Er kommunens organisering av tjenestekontoret (bestiller /utfører modellen) den mest effektive organisasjonsformen? Er det kostnadseffektivt? Hvordan har utviklingen vært i forholdet mellom antall årsverk utfører, ledelse og saksbehandling? Hvor mye administrativt arbeid/papirarbeid ligger fortsatt i utførerenhetene? Måloppnåelse: Er hensikten med tjenestekontoret oppfylt? Faglig kvalitet: Hvordan opplever de ansatte organiseringen særlig i forhold til faglig kvalitet? Er det en nødvendig eller unødvendig byråkratisering? Likhetsprinsippet som lå til grunn for et felles bestillerkontor, fungerer det i praksis? Hvordan er bemanningen i forhold til oppgavene? Hvordan opplever brukerne tilbudet? Gir tjenestekontoret insentiver for forebyggende arbeid? I hvilken grad er det samsvar mellom vedtak og utførelse? Informasjon: Er det godt informert til publikum hvor de skal henvende seg? 1.2 Innhenting av tilbud Administrasjonen sendte forespørsel til tre1 selskaper med ønske om tilbud på evaluering av kommunens tjenestekontor. Agenda Kaupang AS leverte som eneste aktør et tilbud innen fristen og ble tildelt oppdraget. 1 Selskapene var Agenda Kaupang AS, Deloitte og PwC.

33 1.3 Om bestiller-utfører modellen Bestiller-utfører modellen ble introdusert med New Public Management-bølgen på midten av 1990-tallet. Modellens aktualitet ble i flere kommuner forsterket gjennom introduksjonen av kommersielle private tjenesteleverandører innenfor helse - og omsorgstjenestene. Bestiller-utfører modellen innebærer i sin idealform at det innføres et formelt og organisatorisk skille mellom kommunens forvaltningsoppgaver på den ene siden og kommunens tjenesteproduksjon på den andre. Det skilles ofte mellom bestiller i stort (politisk nivå og kommunens toppledelse) og bestiller i smått (bestillerkontoret). Bestiller i stort har ansvaret for at kommunen kan tilby sine innbyggere helse- og omsorgstjenester i riktig volum og av riktig kvalitet. Bestiller i smått har ansvaret for å tildele tjenester i henhold til lov, forskrift og lokalt vedtatte kriterier for tildeling. Utfører har ansvaret for å gi en spesifisert type og mengde tjeneste til tjenestemottaker. For at modellen skal fungere i henhold til prinsippene må det følge ressurser med bestillingen (vedtaket) til utførerleddet. Utfører blir således ansvarlig for effektiviteten, mens bestiller blir ansvarlig for aktiviteten. Mange kommuner som har etablert en bestiller-utfører modell har imidlertid ikke valgt den rendyrkede formen hvor penger følger vedtak. Nøtterøy kommune er en av disse kommunene som har valgt å profesjonalisere bestillerfunksjonen, uten at prinsippene i modellen er fulgt i sin helhet. Det finnes derfor flere måter å skille forvaltning og drift på, og bestiller-utfører modellen finnes i flere varianter. 1.4 Om tjenestekontoret Nøtterøy kommune Tjenestekontoret ble opprettet 2.mai 2005, som et resultat av endringsprosesser iverksatt i Målsetting for endringsprosessen var: Oppnå et faglig, etisk og juridisk tilfredsstillende tjenestetilbud som er brukerorientert og kostnadseffektivt innenfor budsjettrammene. Tjenestetilbudet skal ytes etter behov og ikke diagnoser, tilstrebe rettferdig fordeling. Medarbeiderne i helse og sosialsektoren har en god arbeidssituasjon. En helse- og sosialtjeneste preget av de fire verdiene; respekt, kompetanse, kreativitet og samarbeid. Nøtterøy kommune har i perioden fra opprettelsen til nå gjennomført flere store og mindre endringer innen Helse og Sosialtjenesten, hvor også tjenestekontoret har blitt berørt. I hovedsak er tjenestekontoret tilført flere oppgaver og ansvarsområder, både som resultat av interne behov, men også som følge av eksterne påtrykk/endringer for eksempel samhandlingsreformen, samt krav om koordinerende enhet mv. Tjenestekontoret består i dag av totalt 8,65 årsverk. 5,4 årsverk er knyttet til saksbehandling. De øvrige årsverkene er knyttet til ledelse (1 årsverk), merkantil/vederlag (2 årsverk) samt koordinerende enhet (0,25 % stilling). Kontoret har i dag ansvaret for fullført saksbehandling etter helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven, herunder; Hjemmesykepleie/helsetjenester i hjemmet, rehabilitering i institusjon samt hjemmerehabilitering, korttids- og langtidsopphold i sykehjem, hjemmehjelp/praktisk bistand i dagliglivet, boveiledning, brukerstyrt personlig assistanse, avlastningstiltak, støttekontakt/fritid med bistand2, plass i institusjon eller bolig med heldøgns omsorgstjenester, lønn til personer med særlig tyngende omsorgsarbeid, koordinerende enhet/individuell plan, trygghetsalarm, trygghetsleilighet, matombringertjeneste, dagsentertilbud, støttesamtaler til foreldre, omsorgsbolig med pleie- og omsorgsformål. 2 Tjenestekontoret saksbehandler ikke tjenester i form av støttekontakt og støttesamtaler for mennesker med rus og/eller psykiske lidelser. Ansvaret ble overført Enhet for psykisk helse og rus i Nøtterøy kommune i årsverk ble i den forbindelse overført fra Tjenestekontoret til denne tjenesten.

34 I tillegg er tjenestekontoret tillagt andre oppgaver som ligger utenfor en klassisk bestiller-utfører modell; Utføreransvar for støttekontakter og andre fritidstiltak. Utføreransvar for omsorgslønn, avlastning og BPA (brukerstyrt personlig assistanse). Koordinerende enhet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 7. Koordinerende enhet, ansvar for oppfølging av avtaler samt følge opp inn- og utskrivning ved Sykehuset i Vestfold. Tilsyn med og oppfølging av utfører, inkludert eksterne leverandører. Ansvarlig for anbudsinnhenting og oppfølging av inngåtte avtaler/kjøp av tjenester, blant annet praktisk bistand, og praktisk bistand organisert som BPA. Vederlagsberegning. IPLOS-registrering. Ansvarlig for søknad om refusjon for ressurskrevende tjenester. Boligsosialt team. Ansvar for å melde inn nye og endrede behov (bestilling i stort) som de ser innenfor sitt ansvarsområde. Dette innebærer å utarbeide meldinger for politisk behandling. 2.0 Evalueringen 2.1 Undersøkelsesopplegget Kostnadsrammen for arbeidet la noen begrensinger for undersøkelsen. Agenda Kaupang kunne ikke gjennomføre en stor og omfattende undersøkelse innenfor kostnadsrammen, men hadde i sitt tilbud beskrevet et opplegg som var tilfredsstillende i henhold til mandatet for evalueringen. Agenda Kaupang beskrev et opplegg hvor evalueringens fire hovedtema var: Er intensjonen med opprettelsen av tjenestekontoret (bestiller-utfører modell) oppfylt? Har Nøtterøy en effektiv organisasjonsmodell? Inkludert en vurdering av kostnader, produksjon, vekst/utvikling og organisering, herunder fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver mellom utfører og bestiller derav arbeidsprosesser og samarbeid mellom bestiller og utfører for å sikre både nødvendig koordinering og at bruker får rett utmålt tjeneste til rett tid. Kvalitet: Er tjenestekontoret riktig dimensjonert når det gjelder ansvar og oppgaver? Har tjenestekontoret riktig og tilstrekkelig kompetanse, og kommer denne kompetansen til anvendelse på en slik måte at den sikrer saksbehandling av høy kvalitet - det vil si iht. gjeldende forskrift og lovverk, hvor krav til brukermedvirkning er ivaretatt? Tilgjengelig og rett informasjon. Selve evalueringen ble gjennomført i tre faser. Fase 1 var gjennomgang av spørsmålstillinger kommunen ønsket belyst, innhenting av data og utarbeidelse av intervjuguide. Fase 2 var intervjuene, fokusgrupper og telefonintervju. Fase 3 var bearbeiding av data og utarbeidelse av rapport. Intervjuene ble gjennomført som fokusgruppeintervjuer (flere informanter intervjues samtidig). Følgende grupper ble intervjuet: Brukere/pårørende, eldre. Brukere/pårørende, funksjonshemmede Ansatte hjemmetjenesten Ansatte institusjonstjenesten Ansatte miljøarbeidertjenesten, ressurssenter for mennesker med utviklingsmuligheter (RMU), rus- og psykiatritjenesten Ansatte tjenestekontoret Tjenesteledere i berørte tjenester Tillitsvalgte Til sammen deltok 34 informanter i fokusgruppeintervjuene. Ved kommunens valg av grupper og rekruttering av informanter ble det tatt særlig hensyn til at ansatte i berørte tjenester og representanter for ulike brukergrupper skulle bli hørt. Fokusgruppeintervjuene ble gjennomført i august Det vanskeliggjorde rekrutteringen av informanter i noen grad da flere ikke var ferdig med ferieavvikling. I fokusgruppen brukere/pårørende, funksjonshemmede ble det en overrepresentasjon av pårørende til barn/unge med funksjonshemming. Intervjuene i

35 fokusgruppene ble gjennomført ved at det ble benyttet et felles intervjuskjema som utgangspunkt. Intervjuskjemaet ligger som vedlegg til denne saken. Agenda Kaupang presiserer i evalueringen at de økonomiske rammene for oppdraget legger premisser for evalueringsarbeidet. Innenfor rammen har det ikke vært mulig å gjennomføre en dyp analyse av konstnadseffektiviteten, tjenesteproduksjonen og vekst/utvikling i tjenestene. Disse spørsmålene er delvis besvart ved tall og sammenligninger hentet fra KOSTRA. Det vises til rapportens side 18 til 33 for mer om dette. Deres vurdering er at de på bakgrunn av innsamlede data gir en temperaturmåling og peker på funn som kommunen kan legge til grunn i sin videreutvikling av tjenestekontoret. De understreker også at det som fremkommer i intervjuene er uttrykk for de intervjuedes egne oppfatninger og forståelse rundt de forhold det spørres om. 2.2 Funn Intervjuskjemaet er strukturert rundt evalueringens fire hovedtemaer og belyser i alt 8 ulike dimensjoner som evalueres. Disse er: Informasjon Helhetlige og sammensatte tjenester Kompetanse Organisering Vedtak Kommunikasjon og samhandling Arbeidsflyt og arbeidsfordeling Formål Skjemaet inneholdt spørsmål knyttet til disse dimensjonene som skulle besvares kvalitativt, samt oppsummerende påstander som respondentene skulle svare på ved å si seg helt enig, delvis enig, vet ikke, delvis uenig eller helt uenig. Omgjort til verdier representerer svaralternativene tallverdier på en skala fra 1-5. Best mulig resultat er verdien 5. Gjennomsnittet for hver dimensjon fremkommer i figuren under. Figur 1: Gjennomsnittlig skåre ulike dimensjoner. 4,2 4,1 4 3,9 3,8 3,7 3,6 3,5 3,4 3,3 3,2 4,1 4 3,9 3,9 3,8 3,5 3,9 4

36 Figuren viser at høyest verdi har dimensjonen arbeidsflyt arbeidsfordeling med et gjennomsnitt på 4,1. Nest høyest verdi har dimensjonene kommunikasjon og samhandling og formål med et gjennomsnitt på 4,0. Dimensjonene informasjon, organisering og helhetlig og sammensatte tjenester følger deretter med gjennomsnitt på henholdsvis 3,9, 3,9. og 3,8. Lavest verdi har dimensjonen kompetanse med et gjennomsnitt på 3,5. Som nevnt over hører det flere spørsmål til hver av de åtte dimensjonene ved tjenestekontoret og bestiller /utfører. Ved å se nærmere på hvordan det er svart på hvert spørsmål fremkommer det til variasjoner innenfor den enkelte dimensjon. Som figuren under viser gjennomsnittlig skår på alle de oppsummerende påstandene. Figur 2: Gjennomsnittlig skåre påstander om tjenestekontoret. Figuren viser skår for alle de oppsummerende påstandene om tjenestekontoret respondentene besvarte. Svarene varierer mellom 3,2 som laveste og 4,5 som høyeste verdi. Gjennomsnittet for alle påstandene er 3, Rapportens oppsummeringer og konklusjoner Agenda Kaupang oppsummerer og konkluderer funnene fra evalueringen i en rekke punkter. Her nevnes hovedkonklusjonene. Informasjon fra informantene i evalueringen viser at Nøtterøy kommune har en bestiller-utfører modell som fungerer i henhold til formålet, og organiseringen oppleves som hensiktsmessig. Kravet om et forsvarlig tjenestetilbud blir ivaretatt og bestillerutfører modellen medfører ikke forsinkelser på iverksettingstiden på tjenester. Det er videre etablert gode rutiner og en praksis som sikrer nødvendig samhandling mellom bestiller og utfører innenfor mange tjenester. Arbeidsfordelingen mellom bestiller og utfører oppleves som god. Når det gjelder informasjonen om tjenestekontoret mener hovedvekten av respondentene i evalueringen at den er god. Det er imidlertid et skille mellom ansatte og brukere / pårørende.

37 Ansatte opplever informasjonen som god, mens flere brukere/pårørende opplever informasjonen som ikke fullt så bra. Informantene mener videre at kompetansen ved tjenestekontoret er god, men at den ikke alltid kommer til riktig anvendelse. Det pekes her på praksisen med å fordele søknader etter tilgjengelig kapasitet og ikke etter kompetanse. Kvaliteten på vedtakene oppleves som god. Det er en hovedoppfatning blant informantene at tjenestekontoret bidrar til at brukerne får rett tjeneste til rett tid, og at tjenestekontoret bidrar til helhetlige og koordinerte tjenester. Flere informanter ser også behov for at kommunens arbeid med individuell plan og koordinator sikres bedre enn hva dagens praksis oppleves å gjøre. Enkelte pårørende har bl.a. opplevd lang saksbehandlingstid og ønske om høyere brukermedvirkning. I tillegg trekkes kommunens rutine og praksis for revurdering frem som en utfordring. 2.4 Evalueringens forslag til tiltak Det fremkommer i evalueringen at informantene i hovedsak er fornøyde med kommunens organisering med tjenestekontor basert på en bestiller-utfører modell. Samtidig peker evalueringen på forslag til hvordan man kan videreutvikle ordningen med tjenestekontor i kommunens helse- og omsorgssektor. Basert på informasjon fra informantene trekker Agenda Kaupang frem følgende områder hvor det kan være mest aktuelt å iverksette tiltak. 1. Informasjon til kommunens innbyggere: Sikre riktig og tilgjengelig informasjon til kommunens innbyggere. Dette innbefatter å sikre at de som ikke klarer å nyttiggjøre seg de informasjonskanaler kommunen i dag benytter, også får riktig og tilgjengelig informasjon. 2. Videreutvikling. Samhandling bestiller og utfører: Rolleavklaring, herunder å sikre en nødvendig og hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom bestiller og utfører. F.eks. ansvar for vurderinger/kartlegging av behov. Informasjon om tjenestekontoret: organisering, mål, arbeidsmetoder og kompetansebeholdning. Gjennomføre prosesser for å sikre at dette er kjent internt i kommunen, samt utarbeide informasjon som kan være tilgjengelig både for ansatte, politikere, aktuelle samarbeidsparter og kommunens innbyggere. 3. Samarbeid: Evaluering av etablerte møtearenaer internt i tjenestekontoret og mellom bestiller og utfører. Vurdere behov for andre/nye møtearenaer for å sikre nødvendig samhandling og dialog. Dette gjelder også knyttet til brukere og pårørende. 4. Vedtak, saksbehandling: Videreutvikle rutiner/system for fullført saksbehandling. Sikre bruk av gode maler og lik saksbehandlingspraksis mellom de ulike saksbehandlerne. Gjennomgå/utarbeide rutiner for kvalitetssikring av vedtak før de sendes ut til bruker. Vurdere mulighet for å utarbeide rutiner for revurderinger som medfører at tjenestekontoret tar større ansvar for disse, samtidig som den enkelte bruker fortsatt skal ha ansvar og plikt til å dokumentere behov. 3.0 Kommentarer til evalueringen og vurdering av tiltak. I dette avsnittet kommenteres de ulike forslagene til videreutvikling av tjenestekontoret som er nevnt i evalueringen. Enkelte forhold utdypes nærmere og det redegjøres for status på området. Til slutt følger en tiltaksplan for videreutvikling av tjenestekontoret.

38 3.1 Informasjon Evalueringen viser at brukere som i utgangspunktet ikke bruker nettet, kan ha vanskeligheter med å innhente nødvendig informasjon om tjenestekontoret (skår 3.9). Det er idag mange instanser som bidrar til relevant informasjon om tjenestekontoret. Dette gjelder særlig Servicesenteret som videreformidler alle henvendelser til tjenestekontoret. I tillegg er alle ansatte i kommunens hjemmetjeneste og institusjonstjeneste flinke til å be brukere om å henvende seg til tjenestekontoret når det gjelder alle spørsmål om vurdering av omfang eller endringer i tjenestetilbudet. Sykehuset i Vestfold har informasjon om tjenestekontoret som Nøtterøy kommunes mottaksinstans for alle henvendelser om utskrivningsklare pasienter. Tjenestekontorets mottakssekretær svarer daglig på mange henvendelser og veileder brukere/ pårørende og andre som søker tjenester. Relevant informasjon om tjenestekontoret finnes på Nøtterøy kommunes hjemmeside. I etterkant av evalueringen har tjenestekontoret skrevet ut samme informasjon som finnes på nettet i papirform og mottakssekretær sender denne rutinemessig ut som vedlegg når publikum henvender seg om tjenester/søknadsskjema. Det pågår i tillegg arbeid med en ny internettportal for Nøtterøy kommune. I forbindelse med dette vil informasjonen om tjenestekontoret gjennomgås og kvalitetssikres. Tjenestekontoret mottok i overkant av 2600 søknader/henvendelser i 2013, og dette kan tyde på at brukere som søker kontakt i all hovedsak oppnår dette. 3.2 Samhandling bestiller og utfører Evalueringen gir skår 4.0 ift utsagnet "Arbeidsfordelingen mellom tjenestekontoret - bestiller og utfører er hensiktsmessig". Tjenestekontoret har en klar rolle som bestiller. Dette betyr ikke at saksbehandlere ved tjenestekontoret skal være spesialister på diagnoser og ulike tilstander, men ha sitt hovedfokus på kartlegging av behov og det å innhente tilstrekkelig informasjon for å bygge opp under de vurderinger som fører til et enkeltvedtak. Det forvaltningsorganet som skal fatte et vedtak, har plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtaket fattes, jf Forvaltningsloven 17første ledd. Dette utredningsprinsippet er en sentral del av det grunnleggende kravet til forsvarlig saksbehandling, og er styrende for alle saksbehandlere ved tjenestekontoret. Eksempler på mulige informasjonskilder når saker skal utredes er: Opplysninger gitt i samtaler med pårørende/ brukere Ansvarsmøter/ IP-møter Utskrivningsmøter fra korttidsopphold E-link meldinger fra Sykehuset i Vestfold og fastleger Oppdatering via aktuelle epikriser fra spesialisthelsetjenesten. Kontinuerlig oppdatering om pasientens tilstand via fagjournaler i Gerica. Samtaler i møte med eller via telefon/internmeldingssystemet med utførertjenestene. Saksbehandler ved tjenestekontoret skal som en hovedregel foreta hjemmebesøk / vurdering av behov ift alle nye henvendelser om tjenester. I de tilfellene pasienter utskrives fra sykehuset til hjemmet på kveld eller helg, vil hjemmetjenestens ansatte i en del tilfeller være første instans hos nye pasienter. Dette kan oppleves som en ekstra belastning på en vakt hvor det allerede er " fullt på listene". Tjenestekontoret vil i de fleste tilfeller ha mottatt noe informasjon om nye pasienter som er på vei ut fra sykehuset og vil rutinemessig videresende informasjonen til hjemmetjenesten via internmeldingssystemet i Gerica. I tillegg er alle e-link meldinger som dreier seg om pasienter tilhørende det enkelte arbeidslag tilgjengelige for utførertjenestene. I de tilfellene det dreier seg om omfattende tjenestetilbud, er det avtalt at hjemmetjenestens ansatte skal iverksette nødvendige tiltak og fortelle pasienten at vurderingsbesøk vil bli foretatt fra tjenestekontoret første ordinære virkedag. Det vil ut fra dagens ressurser ved tjenestekontoret ikke være mulig å ivareta førstegangsbesøk når disse først kan utføres på kveld eller helg. Tjenestekontoret har informert Samhandlingssykepleierne ved Sykehuset i Vestfold om dette.

39 Når det gjelder ytterligere informasjon om tjenestekontorets organisering, mål og arbeidsmetoder er dette noe som er tema i alle samarbeidsfora hvor bestiller og utfører utveksler informasjon / samhandler om hvordan få til best mulig tjeneste og samtidig utnytte kommunens tilgjengelige ressurser på best mulig måte. 3.3 Samarbeid Evalueringen konkluderer med at det er et godt samarbeid mellom utfører og tjenestekontoret (skår 4.3). Tjenestekontoret er et "senter" for samarbeid, og har etablert et utstrakt samarbeid med mange instanser: Møte med arbeidslagsledere og fagsykepleiere i hjemmetjenesten en gang hver 4. uke Møte med avdelingsledere i institusjonstjenesten en gang hver 4. uke Møte med ledere i miljøarbeidertjenesten hver 6.uke Utskrivingsmøter sammen med hjemmetjenesten, institusjonen, pasient og pårørende når tjenestetilbud skal planlegges før utreise fra korttidsopphold Møte med pårørende/ brukere/barnevern/bupa/ppt/rmu/helsestasjonen, skole osv ift saker som dreier seg om barn/unge. Tjenestekontoret har ansvar og ledelse av Koordinerende enhet og innkaller til regelmessige møter i KE hvor tjenesteledere H/S og O/K i tillegg til representant fra Nav, skole og barnehage er tilstede. Her kan også brukere og pårørende samt relevante instanser fra spesialisthelsetjenesten innkalles. Erfaringene her er gode. Når enkelte informanter i evalueringen ønsker at spesialisthelsetjenesten og pårørendes erfaringer i større grad skal bli hensyntatt, mener tjenestekontoret at saksbehandler innhenter nødvendig og relevant informasjon om pasienter/brukere for å få enkeltsaker opplyst på best mulig måte. Dette er lovkrav til den enkelte saksbehandler iht Forvaltningslovens bestemmelser. Den enkelte informant vil med bakgrunn i konfidensialitet ikke ha informasjon om hvordan saksbehandler håndterer enkeltsaker, men vil i noen tilfeller ut ifra egen erfaring oppleve at føringer fra spesialisthelsetjenesten ikke innfris i kommunen. Det kan være en allmenn oppfatning at spesialisthelsetjenesten kan beslutte hvilket tjenestetilbud som skal tildeles i kommunen, og at spesialisthelsetjenesten er overordnet det kommunale selvstyret, men slik er det ikke. Det er kommunen som tar den endelige beslutning med bakgrunn i de opplysninger som foreligger. Det er en selvfølge at pårørendes og spesialisthelsetjenestens vurderinger er tatt med i det totale beslutningsgrunnlaget. Andre samarbeidende instanser kan være NAV, hvor det allerede kanskje er gjort vurdering i forhold til hjelpestønad/grunnstønad. Tjenestekontoret innkalles og deltar så langt det lar seg gjøre i IP møter hvor brukerens eget perspektiv vil bli holdt frem og hvor muligheter og tiltak for måloppnåelse blir drøftet. IP-møter er likevel ikke en arena hvor brukere eller pårørende kan bestille tjenester. I den grad saksbehandler fra tjenestekontoret deltar på IP-møter er det for å gi relevant og realistisk informasjon om muligheter og begrensninger i kommunens tjenestetilbud. 3.4 Vedtak, saksbehandling Evalueringen viser at kvaliteten på vedtakene er god (skår 4.2). Dersom det skulle være uklarheter ift hvordan enkeltvedtak skal forstås, kan bruker iht Forvaltningslovens bestemmelser, i tillegg til den skriftlige begrunnelsen, få særskilt veiledning/ innsyn i de vurderinger vedtaket er bygget på. Når det gjelder utsagnet om at kvaliteten på saksbehandlingen kan variere med den enkelte saksbehandler, dreier det seg om at det ift tilgjengelige ressurser er nødvendig å tildele nye saker til den saksbehandleren som i øyeblikket har kapasitet. Dette gjelder ikke saker som omhandler barn/unge hvor det er to faste saksbehandlere i teamet. Utgangspunktet er at saker fordels i 2 team, et PLO-team og et team for barn/unge. Tjenestekontoret har en stram grunnbemanning, og kravet til fullført saksbehandling når det

40 dreier seg om omfattende og sammensatte tjenestebehov er både tidkrevende og belastende for den som sitter med lengst erfaring og bredest kompetanse. Saker skal både utredes ift faktiske forhold, rettslige sider og skjønnsmessige vurderinger i de tilfeller lovhjemmelen åpner for dette. Det tar tid for nye saksbehandlere å tilegne seg nødvendig erfaring og kompetanse. Tverrfaglig kompetanse i teamet er derfor viktig for å kunne foreta gode helhetlige vurderinger. Tjenestekontoret har ansatt både sykepleiere, sykepleiere med videreutdanning, vernepleier og ergoterapeut i teamet. Slik det er i dag, har tjenestekontoret både nye og erfarne saksbehandlere. Ved nyrekruttering vil helsefaglig kompetanse og erfaring fra utførertjenestene prioriteres, da det er vesentlig at saksbehandler kan beskrive en bestilling på en nøyaktig og forståelig måte til utførertjenestene. Det satses mye på kontinuerlig opplæring og kompetanseheving for alle saksbehandlere på tjenestekontoret. To saksbehandlere gjennomfører videreutdanning i helserett våren Da innehar samtlige saksbehandlere på tjenestekontoret denne kompetansen. Ift evaluering av vedtatte tjenester har enkelte informanter uttalt at de opplever det som krevende å måtte henvende seg til tjenestekontoret for å få nytt vedtak. Dette dreier seg særlig om vedtak ift tjenester barn/unge.. Når vedtak i hovedsak besluttes for 1 år av gangen, er det vesentlig for saksbehandler at den det gjelder har et medansvar for å be om en videreføring, evt en endring av vedtaket. Mange pårørende har vedtak om hjelpestønad fra NAV, og denne ytelsen løper uavhengig av løpende vurderinger. Når det dreier seg om eksempelvis omsorgslønn, er det viktig med god kommunikasjon om effekten ift familiesituasjon og evt endringer i barnets fungering. Tjenestekontoret mener derfor det er viktig at pårørende er bevisst hvorfor tjenesten ytes og deltar aktivt i evalueringen. Alle vedtak er datofestet med en påskrift om at man må ta kontakt i god tid dersom man ønsker en videreføring av vedtaket. Saksbehandler kan ta i mot en SMS eller e-post hvor det bes om en evaluering. Da vil ny kontakt etableres og evaluering skje iht etablerte regler for saksbehandling.

41 3.5 Tiltaksplan Adminsitrasjonen har gått igjennom alle forslagene til viderutvikling som er fremkommet i evalueringen. Forslagene er her kommentert og tiltak er listet opp. Tema Nr Forslag fra Agenda Kaupang Kommentarer Tiltak 1 Riktig og tilgjengelig informasjon til kommunens innbyggere. Gjelder særlig de som ikke klarer å nyttiggjøre seg de informasjonskanalene kommunen benytter i dag. Tjenestekontoret har endret praksis etter avdekking av behov for informasjon i papirform 2 Sikre en nødvendig og hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom bestiller og utfører. Ved vurdering / kartlegging av behov. Det er fortsatt hjemmesykepleien som blir første instans hos nye pasienter på kveld og helg 3 Gjennomføre prosesser for å sikre at tjenestekontorets mål, organisering, arbeidsmetoder og kompetansebeholdning er kjent intern i kommunen. Utarbeide informasjon om tjenestekontorets mål, organisering, arbeidsmetoder og kompetansebeholdning som kan være tilgjengelig for ansatte, politikere, samarbeidspartnere og innbyggere. TK har utarbeidet prosedyrer i Kvaliteslosen som beskriver dette 5 Evaluere etablerte møtearenaer internt i tjenestekontoret. 6 Evaluere etablerte møterarenaer mellom bestiller og utfører. 7 Vurdere behov for andre og nye møtearenaer for samhandling og dialog. TK har noen faste møter internt, men flesteparten av møtene er ad hoc-team møter for å løse løpende utfordringer ift eksempelvis institusjonsplasser. Viktig å opprettholde regelmessige møter med utførertjenestene. Dette for å oppnå en gjensidig forståelse av hverandres funksjoner samtidig som dette også er kompetansebygging. TK vurderer stadig behov for å avvikle gamle eller etablering av nye møtearenaer 1. Sende nettversjonen av informasjon om TK som vedlegg i brev til alle som henvender seg om søknadsskjema/tjenester 2. Ny internettportal for NK med oppdatert informasjon. Avtale om at TK foretar hjemmebesøk i kompliserte tilfeller første virkedag. Bli enig med hjemmesykepleien om avgrensing ift kompleksitet. Sørge for at godkjente prosedyrer er oppdaterte og informere om hvor info er tilgjengelig. Sørge for at godkjente prosedyrer er oppdaterte. For politikere, samarbeidspartnere og innbyggere, finnes eksempelvis oversikt over ansatte med stillingsstørrelse, funksjon og kompetanse på hjemmesiden. TK har en løpende evaluering av formål av møter med fokus på effektiv bruk av arbeidstid for ansatte Benytte samarbeidsmøter til å utveksle kompetanse og få bedre kjennskap til hverandres roller/funksjoner. Informasjon til kommunens innbyggere. Samhandling bestiller og utfører. 4 Samarbeid TK har utarbeidet funksjonsbeskrivelser for saksbehandlere i Kvalitetslosen Se på formålet og foreta faglige prioriteringer ift bruk av arbeidstid.

42 8 Vurdere behov for nye møterarenaer med brukere og pårørende. 9 Videreutvikle rutiner /system for fullført saksbehandling. - sikre bruk av gode maler. - sikre lik saksbehandlingspraksis. 10 Lage rutiner for kvalitetssikring av vedtak før de sendes ut til søker. I ukompliserte saker er det sjeldent nødvendig å dobbeltsjekke vedtak før utsendelse. 11 Vurdere mulighet for å lage rutiner for revurdering av vedtak. Som både medfører at tjenestekontoret tar et større ansvar, samtidig som den enkelte bruker fortsatt skal ha ansvar og plikt til å dokumentere behov. TK kan forstå at brukere i stor grad ønsker at det skal være en viss automatikk i evaluering/videreføring av vedtak. Innvilgede vedtak er tidsfestet, ofte for et år av gangen, med på skrift om at bruker/pårørende må ta kontakt for å drøfte videreføring. Dette gjelder i hovedsak tjenester barn/unge Vedtak, saksbehandling TK har allerede en utstrakt møtevirksomhet med brukere og pårørende både ift hjemmebesøk, utskrivingsmøter og møter hvor spesialisthelsetjenesten/fastlege deltar. TK har beskrevet alle saksbehandlingsprosedyrer i Kvalitetslosen. Teamarbeid bidrar også til en stadig forbedring av lik saksbehandlerpraksis. Fom juni 2014 vil samtlige saksbehandlere ha videreutdanning i Helserett Det er pr i dag ingen behov for å endre praksis Sikre at alle nyansatte får god og tilstrekkelig opplæring i tillegg til fadderordning (som er etablert). I kompliserte saker, er det 2 saksbehandlere. Tilbud om videreutdanning i Helserett til alle ved nyrekruttering. Fortsette allerede etablert praksis med at leder eller annen saksbehandler leser gjennom saker hvor det dreier seg om komplekse/omfattende tjenester. Rutinemessig informasjon til brukere/pårørende i starten av en tjenesteforhold om forventninger til at de tar kontakt med saksbehandler via epost, SMS eller telefon dersom de ønsker at vedtaket skal forlenges eller endres.

43 3.6 Spørsmål fra HU som ikke er besvart i evaueringen. Agenda Kaupang har i sin evaluering ikke besvart alle spørsmålene som hovedutvalget for helse og sosial omsorg ønsket belyst. I dette avsnittet kommenterer adminstrasjonen disse spørsmålene. a) Hvordan har utviklingen vært i forholdet mellom antall årsverk utfører, ledelse og saksbehandling? Tabellen under viser utviklingen i årsverk ved tjenestekontoret siden opprettelsen i Utvikling årsverk tjenestekontoret År Antall årsverk total 5,2 8,6 9,6 10,2 10,2 9,45 9,35 8,35 11,65 12,65 Årsverk eks boligkontor 5,2 8,6 9,6 10,2 10,2 9,45 9,35 8,35 8,65 8,65 Tabellen viser at tjenestekontoret har en stigning i årsverk ved to anledninger. Det første skiftet skjer i perioden hvor årsverksrammen stiger fra 5,2 i 2005 til 10,2 i Denne økningen skyldes at ved opprettelsen av Nav i 2006 ble hele kapitel 4 i Lov om sosiale tjenenster overført til tjenestekontoret. Dette dreide seg om omsorgslønn, avlastning, støttekontakter og andre tjenstenster til barn og unge. Ved siden av dette fikk tjenestekontoret i 2007 også ansvar for rus og psykisk helse (ble tilbakeført i 2011). Det andre skiftet skjer i 2013 hvor tjenestekontoret får ansvaret for boligkontoret og boligsosiale oppgaver. Dette medfører at årsverkrammen øker til 12,65 i Årsverksrammen til tjenestekontoret sine primæroppgaver er i 2014 på samme nivå som i 2006, dvs ca 8,60. Noen av tilleggsoppgavene som har blitt lagt til tjenestekontoret de siste årene er blant annet: Internkontrollansvar for kjøp av eksterne tjenester (Rammeavtaler ift BPA/Praktisk bistand), Scanning av alle dokumenter inn i Gerica, Motttaksfunksjon for alle utklare pasienter iht Samhandlingsreformen, Etablering og drift av funksjonen Koordinerende enhet, Hjemmerehabilitering b) Hvor mye adminstrativt arbeid / papirarbeid ligger fortsatt i utførerenheten? Av administrativt dokumentarbeid som er knyttet til saksutredning og vedtak er det i dag kun oppgaver i forbindelse med klager fra brukere på utførelse av innvilget tjeneneste som gjøres av utførerenheten. Ved siden av dette så saksbehandler tjenestekontoret ikke tjenester i form av støttekontakt og støttesamtaler for mennesker med rus og/eller psykiske lidelser. Ansvaret ble overført Enhet for psykisk helse og rus i Nøtterøy kommune i Ett årsverk ble i den forbindelse overført fra tjenestekontoret til denne tjenesten. c) Gir tjenestekontoret insentiver for forebyggende arbeid? Spørsmålet som må besvares er i hvilken grad bestiller-utfører modellen som Nøtterøy kommune har valgt gir insentiver til forebyggende arbeid. Dette spørsmålet er vanskelig å besvare og ikke mulig å gjøre innenfor rammene til denne evalueringen. Rent generelt kan det hevdes at finansieringsmodellen som legges til grunn kan ha innvirkning. I en modell hvor

44 penger følger vedtak kan utførerleddet mangle insentiver til å redusere konstnader gjennom forebyggende arbeid da det vil gi reduserte økonomiske rammer for utførerenheten. På den andre siden vil en modell hvor utførerenheten får tildelt en årsramme av budsjettmidler kunne gi større grad av insentiver da effekten av redusert bistandsbehov som følge av forebyggende arbeid forblir i utførerenheten. I Nøtterøy kommune er det sistnevnte finaniseringsmodell som benyttes. I dette perspektivet kan det sies at Nøtterøy kommune sin bestiller-utfører modell gir insentiver til forebyggende arbeid. 4.0 Konklusjon Rådmannen ser positivt på at tjenestekontoret har vært gjenstand for en ekstern evaluering. Evalueringen kan bidra til at både politikere, samarbeidspartnere og publikum kan få en bredere innsikt i hvordan tjenestekontoret er organisert, hvilke mål kontoret arbeider mot og hvilke ressurser/kompetanse kontoret rår over. Evalueringen konkluderer med at Nøtterøy kommune har en bestiller-utfører modell som fungerer i henhold til formålet, og at organiseringen oppleves som hensiktsmessig. Evalueringen peker også på forslag til videreutvikling av ordningen med tjenestekontor. Administrasjonen har gått gjennom utviklingsforslagene og iverksetter forbedringstiltak der det etter en samlet vurdering er hensiktsmessig. Rådmannen ber om at saken tas til orientering.

45 Evaluering av tjenestekontoret, Nøtterøy kommune Agenda Kaupang Juni-september 2013

46 Rapport: Mandat og bakgrunn for evaluering Arbeidsmetode og opplegg Presentasjon av tjenestekontoret KOSTRA-sammenlikninger Presentasjon av data Oppsummering og konklusjon Forslag til videreutviklingstiltak 2

47 1. Mandat «I anledning kommunestyrebehandlingen av budsjettet for 2013, ble følgende vedtak fattet: Rådmannen bes fremme en sak om evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse- og sosialsektoren. Rådmannen anbefaler at det engasjeres en ekstern leverandør med erfaring fra tilsvarende oppdrag. En evaluering av tjenestekontoret ble gjort i 2008, i forbindelse med at evaluering av den totale organisasjonsendringen i helse- og sosialsektoren. Evalueringen var gjennomført på oppdrag fra hovedutvalget for helsevern og sosialomsorg, og var en intern evaluering. Rådmannen anbefaler at det innhentes tre tilbud fra eksterne leverandører med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det avsettes kr til formålet. Midlene dekkes fra formannskapets disposisjonskonto. Det er totalt kr avsatt på denne kontoen i inneværende år, i fjor ble det brukt kr på av denne kontoen. Hovedutvalget inviteres under behandlingen av saken til å konkretisere temaer utvalget ønsker belyst i evalueringen.» 3

48 1.2 Evalueringens fire hovedtema Er intensjonen med opprettelsen av Tjenestekontoret (bestiller-utførermodell) oppfylt? Har Nøtterøy en effektiv organisasjonsmodell? Inkludert en vurdering av kostnader, produksjon, vekst/utvikling og organisering, herunder fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver mellom utfører og bestiller derav arbeidsprosesser og samarbeid mellom bestiller og utfører for å sikre både nødvendig koordinering og at bruker får rett utmålt tjeneste til rett tid. Kvalitet: Er tjenestekontoret riktig dimensjonert når det gjelder ansvar og oppgaver? Har tjenestekontoret riktig og tilstrekkelig kompetanse, og kommer denne kompetansen til anvendelse på en slik måte at den sikrer saksbehandling av høy kvalitet - det vil si iht. gjeldende forskrift og lovverk, hvor krav til brukermedvirkning er ivaretatt? Tilgjengelig og rett informasjon 4

49 2. Arbeidsmetode og opplegg For å evaluere Nøtterøy kommunes tjenestekontor ble prosjektet inndelt i følgende tre faser: Gjennomgang av spørsmålstillinger kommunen ønsket belyst: innhenting av data og utarbeidelse av intervjuguide Intervju: fokusgrupper og telefonintervju Bearbeiding av data og rapport Kostnadsrammen for arbeidet ga ikke grunnlag for noe omfattende studium, men prosjektet er gjennomført iht. oppgitt mandat og innenfor oppgitt ramme. 5

50 2.1 Fokusgrupper Nøtterøy kommune foretok utvelgelsen av informanter og inndeling i grupper. Følgende grupperinger ble gjort: Brukere/pårørende, eldre. Brukere/pårørende, funksjonshemmede Ansatte hjemmetjenesten Ansatte institusjonstjenesten Ansatte miljøarbeidertjenesten,ressurssenter for mennesker med utviklingsmuligheter (RMU), rus- og psykiatri tjenesten Ansatte tjenestekontoret Tjenesteledere i berørte tjenester Tillitsvalgte Totalt har 34 informanter deltatt i fokusgruppeintervju. Intervjuene har vært semistrukturerte. 6

51 2.2 Metode intervju Intervjuene ble gjennomført som fokusgruppeintervju, og det ble gjennomført totalt 8 gruppeintervju. Intervjuene tok fra 1 time til 2,5 timer. Fokusgruppeintervju innebærer at flere informanter intervjues samtidig. Vår erfaring er at det i denne metodikken fremkommer flere nyanser og utvidede perspektiv, enn om man bare legger opp til singelintervju. Fokusgruppeintervjuene er supplert med 2 individuelle intervjuer. Ett intervju er gjennomført med leder for tjenestekontoret, og ett intervju ble gjennomført med en representant fra bruker/pårørende - da vedkommende selv ikke kunne delta under fokusgruppeintervjuet. Intervjuet med leder for tjenestekontoret ble gjennomført først, i tillegg ble det foretatt en generell gjennomgang av kommunens informasjon om pleie- og omsorgstjenester. På bakgrunn av dette utarbeidet Agenda Kaupang, i samråd med Nøtterøy kommune, en intervjuguide. Intervjuguiden har vært benyttet i alle gruppeintervjuene, samt i telefonintervju av representant for bruker/pårørende. 7

52 2.3 Innsamlede datas pålitelighet og gyldighet Agenda Kaupang har gjennomført evaluering av Nøtterøy kommunes tjenestekontor. Metoden som har vært benyttet, har bestått av innhenting av data, i tillegg til intervju av et utvalg, som etter vår vurdering skal kunne være representativt. Brukere, brukerrepresentanter, pårørende, tillitsvalgte, medarbeidere og ledere er intervjuet. Utvalget begrenser seg til 34 personer, i tillegg til intervju med enkeltpersoner. De økonomiske rammene for oppdraget legger premisser for evalueringsarbeidet. Agenda Kaupangs vurdering er at vi, på bakgrunn av innsamlede data, har en «temperaturmåling» og funn som kommunen kan legge til grunn i sin videreutvikling av tjenestekontoret. Vår vurdering er at innsamlet datamateriale har en kvalitet og et omfang som er tilstrekkelig til å belyse prosjektets problemstillinger på en forsvarlig måte. Samtidig er det viktig å understreke at det som kommer fram i intervjuene, er uttrykk for de intervjuedes egne oppfatninger og forståelse rundt de forhold det spørres om. 8

53 3. Presentasjon av tjenestekontoret Ansvarsområder Organisasjonskart Kompetanse/arbeidsfordeling Saksbehandling Sykefravær/turnover Økonomi Samarbeid mellom bestiller og utfører Temaene presenteres hver for seg i rapportens neste lysark. 9

54 3.1 Ansvarsområder Fullført saksbehandling etter helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven Utføreransvar for støttekontakter og andre fritidstiltak Utføreransvar for omsorgslønn, avlastning og BPA (brukerstyrt personlig assistanse) Koordinerende enhet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 7 Koordinerende enhet, ansvar for oppfølging av avtaler samt følge opp inn- og utskrivning ved Sykehuset i Vestfold Tilsyn med og oppfølging av utfører, inkludert eksterne leverandører Ansvarlig for anbudsinnhenting og oppfølging av inngåtte avtaler/kjøp av tjenester, blant annet praktisk bistand, og praktisk bistand organisert som BPA Vederlagsberegning IPLOS-registrering Ansvarlig for søknad om refusjon for ressurskrevende tjenester Boligsosialt team Ansvar for å melde inn nye og endrede behov (bestilling i stort) som de ser innenfor sitt ansvarsområde. Dette innebærer å utarbeide meldinger for politisk behandling. 10

55 3.2 Organisasjonskart Leder 100 % Koordinerende enhet Sekretær 95 % - mottak (resepsjon) Saksbehandler 50 % -vederlag/skatt Sekretær 50 % - lønn oppdragstakere (KE) Karen Saksbehandler/ergoterapeut 80 % Pleie - og omsorg Psykisk helsevern Saksbehandler/sykepleier 95 % Pleie - og omsorg Barn og unge KE Saksbehandler/ergoterapeut 90 % Pleie - og omsorg Saksbehandler/vernepleier 100 % Barn og unge Saksbehandler/ geriatrisk. sykepleier 100 % Pleie - og omsorg Saksbehandler/sykepleier 80 % Pleie- og omsorg Saksbehandler/sykepleier 25 % vikar Pleie og omsorg Tjenestekontoret er bemannet med 8,65 årsverk, fordelt på 11 personer: 5,4 årsverk er knyttet til saksbehandling 1 årsverk- ledelse 2 årsverk merkantil/vederlag 0,25 årsverk -koordinerende enhet 11

56 3.3 Kompetanse/arbeidsfordeling Stilling/kompetanse: Årsverk: Leder 1 Sykepleiere 3 Vernepleiere 1 Ergoterapeut 1,7 Merkantil/konsulent 1,95 Antall årsverk 8,65 4 av 5 saksbehandlere har videreutdanning innen helserett. En har videreutdanning innen geriatri. Tjenestekontorets saksbehandlingsressurser er organisert i to team: 0-18 år, barn og unge Pleie og omsorg for brukere over 18 år Intensjonen ved tjenestekontoret er at saksbehandlerne skal kunne saksbehandle alle søknader innen sine fagområder. 12

57 3.4 Saksbehandling Tjenestekontoret har som mål at saker skal behandles innen 3 uker. I saker hvor dette ikke er mulig, sender tjenestekontoret ut foreløpig svarbrev til søker, hvor det redegjøres for forventet saksbehandlingstid. I 2012 ble det registrert totalt 2676 henvendelser/søknader, fordelt på 1112 brukere. Hovedvekten av disse henvendelsene gjaldt mennesker i alderen år. Tjenestekontoret har få klager. De klagene som kommer, omhandler i hovedsak klager på omsorgslønn, samt avslag på langtidsplass i sykehjem. Klager på avslag om langtidsplass utgjør ca. 4 pr. år. 13

58 3.5 Sykefravær/turnover Tjenestekontoret har ingen sykmeldte pr. dato. Sykefraværet for 2012 var 10,2 %. Ved 1. tertial 2013 var sykefraværet 11,68 %. En ansatt var sykmeldt fra april 2012 til vedkommende gikk ut i uførepensjon juli Dette tilfellet gir et stort utslag på sykefraværsprosenten. Sykefravær kan i perioder skyldes høyt arbeidspress (leders utsagn). Fravær kan sjelden kompenseres med vikarer. Dette medfører økt press på de øvrige ansatte. Tjenestekontoret har lav turnover. Mange av de ansatte har vært i enheten siden oppstarten i

59 3.6 Økonomi Tjenestekontoret har budsjettansvar for tjenestene de kjøper av eksterne (ikke kommunale), i tillegg til: støttekontakter private avlastning omsorgslønn brukerstyrt personlig assistanse (BPA) lønns- og driftsutgifter for tjenestekontoret Samlet budsjettramme for tjenestekontoret er ca. 28 mill. kroner. Resultat for 2012 og tertialmelding 2013 viser at enheten er innenfor vedtatt budsjettramme. 15

60 3.7 Samhandling bestiller/utfører Det er etablert et system for å sikre samarbeid og dialog mellom tjenestekontoret og de ulike utførerne, både på bruker- og systemnivå: Daglig kontakt (telefon, internmeldingsutveksling og meldinger i kommunens fagsystem innen pleie og omsorg - Gerica). Faste møtepunkter, f.eks. utskrivingsmøter når pasient skal skrives ut av sykehjem. Formål: forberede utskriving og tjenester/hjelpemidler i hjemmet. Faste månedlige samarbeidsmøter mellom hjemmetjenesten/institusjon og tjenestekontoret 1 gang pr. md., der tema er samarbeid, kompetansedeling o.l. Utfører får melding når tjenestekontoret fatter vedtak og oppdraget overføres utfører. Det foreligger rutine på at tjenestekontoret som hovedregel skal ta alle førstegangsbesøk. 16

61 3.8 Bestiller og utførerorganisering Bestiller-utførermodellen går ut på å lage et organisatorisk skille mellom myndighetsutøvelse, det vil si tildeling av tjenester etter enkeltvedtak, og selve tjenesteproduksjonen. Modellen innebærer således en arbeidsdeling mellom forvaltningsoppgaver og driftsoppgaver. Det faller inn under bestillerenheten å ivareta myndighetsoppgaver, definere tjenestekrav, avgjøre hvem som skal motta tjenester og føre tilsyn med gjennomføringen. Utførerenhetenes rolle er å produsere tjenestene. Modellen innfører ikke nye oppgaver, men er ment å tydeliggjøre et skille mellom de ulike oppgavene og rollene. 17

62 4. KOSTRA-sammenlikninger Alle data som ligger til grunn for denne delen av analysen, inkluderer eldre, utviklingshemmede brukere, fysisk funksjonshemmede og brukere med psykiske lidelser som mottar en eller flere av tjenestene nevnt i neste lysark. Dette har sin årsak i at KOSTRA ikke skiller mellom ulike typer brukere av tjenestene. Følgende områder innen pleie og omsorg belyses i KOSTRA: Pleie, omsorg, hjelp- og rehabilitering i institusjon (253) Kjernetjenester knyttet til pleie, omsorg, hjelp til hjemmeboende (254) Aktivisering og servicetjenester overfor eldre og utviklingshemmede (234) Institusjonslokaler (261) 18

63 4.1 KOSTRA-tjenestene som inngår i analysen Pleie, omsorg, hjelp- og rehabilitering i institusjon (253) Direkte brukerrettede oppgaver i forbindelse med pleie og omsorg i institusjoner og boformer (jf. 7-2 i forskrift til lov om sosiale tjenester) med heldøgns pleie og omsorg (inkl. dag- og nattopphold, samt korttidsopphold [f.eks. rehabilitering og avlastning] på slike institusjoner). Omfatter også servicefunksjoner som husøkonom, kjøkken, kantine, vaskeri og rengjøring, aktivitør. Medisinske forbruksvarer, tekniske hjelpemidler samt administrasjon/ledelse av institusjonens inventar og utstyr. Inntekter av oppholdsbetaling. Utgifter til hjelp i og betjening av avlastningsboliger. Avlastningsopphold i avlastningsbolig eller på institusjon registreres under funksjonen. 19

64 KOSTRA-funksjoner forts. Kjernetjenester knyttet til pleie, omsorg, hjelp til hjemmeboende (254) Kommunale pleie- og omsorgstjenester ytt til personer som bor i eget hjem (inkludert tjenester til beboere i boliger for eldre og utviklingshemmede, med eller uten fast bemanning) som registreres i IPLOS med vedtak knyttet til antall timer pr. uke. Tjenestene er (jf. IPLOS registerkort og veileder): Praktisk bistand, daglige gjøremål og opplæring i daglige gjøremål BPA Avlastning utenfor institusjon Omsorgslønn Pleie og omsorg utenfor institusjon (hjemmesykepleie og vedtak/beslutning om bistand som ledd i kommunens psykiske helsearbeid) Inntekter av brukerbetaling for hjemmetjenester 20

65 KOSTRA-funksjoner forts. Aktivisering og servicetjenester overfor eldre og utviklingshemmede (234) Tjenester overfor eldre, utviklingshemmede, personer med psykiske lidelser, utviklingshemmede mv. Eldresentre og dagsenter for hjemmeboende, aktivitetssentre for utviklingshemmede m.m., transporttjenester, støttekontakt, matombringing, trygghetsalarm, (kjøp, installering, vedlikehold og drift av alarmene, men ikke utrykninger, som føres på funksjon 254), vaktmester, vask av tøy for hjemmeboende utført av institusjon eller privat foretak, ferietilbud og andre velferdstiltak for eldre utviklingshemmede, frivillighetssentraler. Kommunale utgifter til frisør og fotpleie til eldre og utviklingshemmede. Institusjonslokaler (261) Forvaltning, drift og vedlikehold av institusjoner og boformer med heldøgns pleie og omsorg (f.eks. vaktmester, energi, vedlikehold, kapitalkostnader). 21

66 4.2 Behov for pleie- og omsorgstjenester I neste lysark viser vi det beregnede behovet for pleie- og omsorgstjenester i Nøtterøy og sammenligningskommunene, basert på Kommunal- og regionaldepartementets kriteriesett for rammetildeling til kommunene. Her inngår i alt ti ulike kriterier, hvorav antall eldre (tre grupper, henholdsvis år, år og 90 år og over) og antall psykisk utviklingshemmede over 16 år er de kriteriene som er tillagt størst vekt. Alle kriteriene samt et vektet kriteriesett for PLO totalt, vises derfor i figuren på neste lysark. 22

67 Nøtterøy kommune har et noe større behov for pleie- og omsorgstjenester enn gjennomsnittet av norske kommuner, men dette er om lag som for landet utenom Oslo. Behovet i Nøtterøy er beregnet til 103,3 % og løftes på grunn av andel år, år, over 90 år, og ikke-gifte 67 år og over. Når det gjelder andel psykisk utviklingshemmede over 16 år, har Nøtterøy et beregnet behov på 78 % i forhold til landsgjennomsnittet. Med en vekting på 14 % trekker dette kriteriet det beregnede behovet for PLO betydelig ned. 23

68 4.3 Netto driftsutgifter I neste figur viser vi netto driftsutgifter for pleie- og omsorgstjenester i kommunen i perioden , pr. innbygger uten korrigeringer. 24

69 Figuren viser utviklingen i utgiftsnivå for sammenligningskommunene fra (regnskapsførte utgifter). Figuren illustrerer en klar økning i utgifter til pleie- og omsorgstjenestene i Nøtterøy i løpet av de siste årene. Det interessante er å se utviklingen i forhold til de andre kommunene. Det framgår av figuren at det er store forskjeller i utgiftsveksten mellom kommunene i perioden. Nøtterøy har økt de regnskapsførte utgiftene med kr 3234 pr. innbygger fra 2009 til Dette er mer enn sammenlikningskommunene og Gruppe 13. Den største veksten kom i perioden , og ligger høyere enn veksten i sammenlikningskommunen og landet i samme periode. 25

70 4.4 Strukturen i tilbudet styrkeforholdet mellom kjernetjenester til hjemmeboende og institusjonsomsorg Ett av spørsmålene som er mye diskutert innenfor pleie og omsorgssektoren, er fordelingen av ressursene mellom kjernetjenester til hjemmeboende og institusjonstjenester. Dels er det spørsmål om hva som er den rimeligste løsningen for kommunen, men det er i like stor grad et spørsmål om hva som er best for brukerne. På dette området arbeider de fleste kommuner ut fra et prinsipp om at tjenesten bør gis på laveste effektive omsorgsnivå, og at brukeren bør bo i eget hjem så lenge som mulig. Dette oppfattes som best for brukerne. Vi skal i neste lysark se om det er forskjeller i fordelingen av kostnader knyttet til hjemmebaserte tjenester, institusjonsomsorg og tilbud til aktivisering av eldre og utviklingshemmede. 26

71 Vi ser av figuren at sammenligningskommunene har ulik fordeling mellom institusjonsomsorg og kjernetjenester til hjemmeboende. Dette er de store utgiftsområdene innen pleie og omsorg. Nøtterøy bruker kr 5335 pr. korrigerte innbygger til institusjonsomsorgen. De andre kommunene bruker fra kr 4261 i Stokke til kr 6354 i Oppegård. Nøtterøy bruker kr 8286 pr. korrigerte innbygger på tjenester til hjemmeboende. Det er kr 683 mindre pr. korrigerte innbygger enn Stokke, men kr 251 mer enn kommunegruppe 13. Sande kommune har lavest utgifter, med kr 5977 pr. korrigerte innbygger. Aktivisering av eldre og funksjonshemmede variere innenfor sammenlikningskommunene. Nøtterøy bruker kr 867 pr. korrigerte innbygger til dette formålet. Nøtterøy kommune fremstår etter dette totalt sett som en kommune som prioriterer pleie og omsorgstjenester, med en samlet nettodriftsutgift pr. korrigert innbygger med kr , med en sterk prioritering av hjemmebaserte tjenester. 27

72 4.5 Bistandsbehov I KOSTRA opereres det med tre nivåer for brukernes bistandsbehov: lite bistandsbehov, middels bistandsbehov og omfattende bistandsbehov. Beregningene er basert på tjenestemottakernes enkeltvariable for bistandsbehov i IPLOS. Behovsvurderingene foretas med grunnlag i faglig skjønn. Hver bistandsvariabel har en skåre fra 1 til 5: Gjennomsnittsverdier som er mindre enn eller lik 2,0, tilordnes verdien 1,5, og defineres som lite bistandsbehov Gjennomsnittsverdier som er større enn 2,0 og mindre enn eller lik 3,0, tilordnes verdien 3,0, og defineres som middels til stort bistandsbehov Gjennomsnittsverdier som er større enn 3,0, tilordnes verdien 4,5, og defineres som omfattende bistandsbehov Erfaringen fra andre kommuner viser at det kan være systematiske skjevheter mellom kommunene i registreringen av brukernes bistandsbehov. Resultatene i figuren i neste lysark må derfor tolkes med forsiktighet. 28

73 Figuren viser at Nøtterøy ligger tilnærmet lik registreringen for Gruppe 13 og landet når det gjelder andel brukere med omfattende bistandsbehov. Andelen i Nøtterøy er 23,4 %. Når det gjelder andel av brukere som har gjennomsnittlig bistandsbehov, er andelen i Nøtterøy 34,8 %. Det er bare Stokke av sammenligningskommunene som oppgir en høyere andel brukere i denne kategorien. Nøtterøy har registrert andel brukere med lavt omsorgsbehov på 41,8 %, nest lavest i vår fremstilling. Det antas at det er en sammenheng mellom andelen med stort behov og store kostnader pr. bruker. Det er viktig at brukere med små behov ikke får dyre tjenester (prioritering). 29