Nøtterøy kommune. Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget. Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl.

Transkript

1 Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 15:00 Forfall meldes til politisk sekretariat. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 006/13 Evaluering av tjenestekontoret - oppfølging av vedtak i kommunestyret Roar Jonstang ordfører

2 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/1875 Arkiv: FE-034, FA-f00, TI-&34 Saksbehandler: Karen Kaasa, Telefon: Helse- og sosialsektor Evaluering av tjenestekontoret - oppfølging av vedtak i kommunestyret Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg /13 Formannskap - administrasjonsutvalget /13 Formannskapet /13 Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg /13 Formannskap - administrasjonsutvalget /13 Formannskapet Kommunestyret Rådmannens innstilling 1. Det innhentes tre anbud på evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse og sosialsektoren. 2. Det avsettes kr til formålet. 3. Midlene til evalueringen dekkes av formannskapets disposisjonskonto Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Eldrerådets uttalelse ble delt ut i møtet. Arne Magnus Berge, V, fremmet følgende forslag: Saken utsettes til møte i HHS Berges forslag enstemmig vedtatt. HS-007/13 Vedtak: Saken utsettes til møte i HHS

3 Formannskap - administrasjonsutvalget Saken var utsatt FSA-004/13 Vedtak: Saken var utsatt Formannskapet Saken var trukket FS-018/13 Vedtak: Saken var trukket Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HS-010/13 Vedtak: 1. Det innhentes tre anbud på evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse og sosialsektoren. 2. Det avsettes kr til formålet. 3. Midlene til evalueringen dekkes av formannskapets disposisjonskonto.

4 Dokumentoversikt: Vedlegg 1. Evaluering organisasjonsendring i helse og sosialtjensten Kortversjon I kommunestyrebehandlingen av budsjettet 2013, ble følgende vedtak fattet enstemmig: Rådmannen bes fremme en sak om evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse- og sosialsektoren. Rådmannen anbefaler at det engasjeres en ekstern leverandør med erfaring fra tilsvarende oppdrag. En evaluering av tjenestekontoret ble gjort i 2008, i forbindelse med at evaluering av den totale organisasjonsendringen i helse og sosialsektoren. Denne evalueringen var gjennomført på oppdrag fra hovedutvalget for helsevern og sosialomsorg og var en intern evaluering. Rådmannen anbefaler at det innhentes tre tilbud fra eksterne leverandører med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det avsettes kr til formålet. Midlene dekkes fra formannskapets disposisjonskonto. Det er totalt kr avsatt på denne kontoen i inneværende år, i fjor ble det brukt kr kr på av denne kontoen. Hovedutvalget inviteres under behandlingen av saken til å konkretisere temaer utvalget ønsker belyst i evalueringen. Faktagrunnlag Lovgrunnlag Helse og omsorgstjenesteloven Forvaltningsloven Pasient og brukerrettighetsloven Tjenestekontorets ansvarsområder er: - Behandle alle søknader og fatte vedtak etter helse og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven. Dette skjer i tett dialog med bruker og pårørende. - Fatte vedtak i nært samarbeid med interne og eksterne samarbeidspartnere og delta i utskrivingsmøter. - Utføreransvar for støttekontakter og andre fritidstiltak. - Utføreransvar for omsorglønn, avlastning og BPA (brukerstyrt personlig assistanse) - Ansvarlig for Koordinerende enhet i.h.t. helse og omsorgstjenesteloven 7 - Mottaksenhet for Sykehuset i Vestfold, oppfølger inngåtte avtaler med SIV blant i forhold til inn og utskriving, ansvarsfordeling og koordinerende enhet. - Hovedarkiv for pasientarkivene. - Tilsyn med og oppfølging av kjøpte tjenester, revisjon av eksterne tjenester.

5 - Ansvarlig for anbudsinnhenting og oppfølging ift kjøpte tjenester blant annet BPA og praktisk bistand. - Vederlagsberegning og skatteavregning for institusjonsbeboere. - Ansvarlig for IPLOS registrering (statistikk for hver enkelt bruker med vedtak som årlig sendes inn til Statistisk sentralbyrå) - Ansvarlig for søknad om refusjon av ressurskrevende tjenester - Boligsosialt team I 2008 ble det gjennomført en evaluering av organisasjonsendringene innført i Dette var en intern evaluering ved bruk gruppeintervjuer i alle tjenestene. Det ble benyttet et strukturert intervjuskjema. Intervjuerne var tjenesteledere fra andre tjenester. I tillegg gikk ledergruppen og det hovedtillitsvalgte igjennom resultatene og ga sine anbefalinger på bakgrunn av intervjuene og egne vurderinger. Økonomi Rådmannen anbefaler at det innhentes tre tilbud fra eksterne leverandører med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det avsettes kr til formålet fra formannskapets disposisjonskonto. Det er totalt kr avsatt på denne kontoen i inneværende år, i fjor ble det benyttet kr kr av formannskapets av denne kontoen.. Vurdering Kommunestyret har enstemmig vedtatt at det skal fremmes en sak om evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse- og sosialsektoren. En slik evaluering vil ha størst troverdighet dersom det gjennomførers av en ekstern innstans med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det ble ikke avsatt midler til evalueringen i forbindelse med budsjettbehandlingen. Det vil være nyttig å få et eksternt blikk på kommunens organisering av tjenestekontoret sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner. Konklusjon Rådmannen anbefaler at det innhentes tre anbud på evaluering av ordningen med tjenestekontor i helse og sosialsektoren. Det avsettes kr til formålet. Midlene til evalueringen foreslås dekket av formannskapets disposisjonskonto. Evalueringsrapporten fremlegges som egen sak.. Hovedutvalget inviteres til å utdype hvilke områder de ønsker belyst i evalueringen.

6 Nøtterøy kommune JournalpostID: 08/1780 Arkiv: FE- Saksbehandler: Karen Kaasa, Telefon: Helse- og sosialsektor Evaluering av organisasjonsendring i helse og sosialtjenesten Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg /08 Formannskap - administrasjonsutvalget /08 Formannskapet /08 Rådmannens innstilling Saksen tas til orientering Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HS-008/08 Vedtak: Saken tas til orientering Formannskap - administrasjonsutvalget Hovedutvalgets innstilling enstemmig tatt til orientering. FSA-005/08 Vedtak: Saken tas til orientering Formannskapet Hovedutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. FS-032/08 Vedtak: Saken tas til orientering.

7 Bakgrunn I 2004 startet arbeidet med endringsprosesser i helse og sosialsektoren i Nøtterøy kommune. Det ble da satt ned fire arbeidsgrupper som fikk i oppgave å utrede ulike områder. Hensikten var å oppnå større brukerorientering, fleksibilitet og bedre arbeidsmiljø. Situasjonen da arbeidet startet var følgende: I 2004 skulle helse- og sosialsektoren nedbemanne med 14 stillinger. I saksdokumentet til AMU sto følgende som bakgrunn for endringene: Vi er i en økonomisk situasjon i kommunen som sannsynligvis vil kreve ytterligere innstramninger. Vi har en raskt økende gruppe eldre som vil bety økte oppgaver for hjemmetjenesten og institusjonstjenesten. Det er behov for et tilbud for mennesker med sterk utagerende adferd. Vi har myndighetskrav i.f.t. saksbehandling, kvalitetssikring og internkontroll som vi ikke oppfyller godt nok. Endret brukergruppe i.f.t. behov og forventninger. Det fattes vedtak etter Kommunehelseloven og Sosialtjenesteloven flere steder i etaten, dette kan bidra til mye dobbeltarbeid, uklar saksgang for brukerne og ulik behandling av søknadene. Kommunen har spesielt mange særlig ressurskrevende brukere og får flere. Med andre ord er det i dag ikke samsvar mellom oppgaver i ressurser. Dette innebærer at det er nødvendig å ta en gjennomgang av hvordan vi organiserer tjenestene. Er det effektiviseringsgevinster ved en annen organisering. Kan vi få en riktigere prioritering av ressursene? Kan vi samordne tjenester og dermed få en større fleksibilitet? Kan vi skape et bedre arbeidsmiljø ved å endre på hvordan tjenestene er organisert? Kan vi høste erfaringer fra andre endringsprosesser i andre kommuner? Målsetningen for endringsprosessen var: Oppnå et faglig, etisk og juridisk tilfredsstillende tjenestetilbud som er brukerorientert og kostnadseffektiv innenfor budsjettrammene. Tjenestetilbudet skal ytes etter behov og ikke diagnoser, tilstrebe rettferdig fordeling. Medarbeiderne i helse- og sosialsektoren har en god arbeidssituasjon. En helse- og sosialtjeneste preget av de fire verdiene; respekt, kompetanse, kreativitet og samarbeid. Endringene som ble besluttet og gjennomført i to etapper var følgende: Per 1. mai 2005 ble følgende endringer iverksatt: 1. Tjenestekontoret åpnet og overtok ansvaret for å fatte vedtak etter kommunehelseloven og sosialtjenesteloven. En del av vedtaksmyndigheten ift sosialtjenesteloven som støttekontakt, omsorgslønn, avlastning, rusomsorg og vedtak om midlertidig bolig lå fortsatt i sosialtjenesten. 2. Miljøarbeidertjenesten og hjemmetjenesten ble slått sammen, inndelt i to distrikter og hvert distrikt ble inndelt i arbeidslag 3. De bemannede boligene i den tidligere miljøarbeidertjenesten fikk i tillegg til å betjene beboerne i boligen oppdrag for innbyggere som bodde utenfor boligen etter vedtak fra tjenestekontoret

8 Per ble følgende endringer i verksatt. 1. Rus og psykiatritjenesten ble samlet i en enhet. Ansatte innenfor rusarbeid på sosialtjenesten ble overført til den felles rus og psykiatritjenesten (utførerdelen) og en stilling til tjenestekontoret (Vedtaksenhet). Herstad dagsenter, Skjerve bofellesskap og senere Lysakerveien bofellesskap og Hårkollen dagsenter ble samlet i denne enheten og inndelt i arbeidslag. 2. Sosialtjenesten ble forberedt mot NAV, med ansvar for økonomisk sosialhjelp, arbeidstiltak og flyktningarbeid. 3. Vedtak ift støttekontakt, omsorgslønn med mer ble flyttet til tjenestekontoret. 4. Rehabilitering og habiliteringstjenesten, Sjølyst eldresenter og senere Frivillighetssentralen ble samlet til en tjeneste. 5. Tjenester for barn og unge ble samlet i en tjeneste med unntak av RMU som ble en utførerenhet med ansvar for støttekontakt og avlastning for barn og unge i tillegg til oppgavene ift barn med utfordrende atferd og utviklingsforstyrrelser. Justeringer underveis Det har vært behov for justeringer underveis. Disse justeringene har kommet etter ønske fra ansatte og/eller ledere og har vært gjennomført etter en samlet vurdering. Tillitsvalgte har blitt rådført i de fleste endringene, men noen endringer har blitt gjennomført som rene administrative beslutninger. Følgende justeringer er gjennomført: Miljøarbeidertjenesten og hjemmetjenesten har endret arbeidslagssammensetningen slik at hjemmesykepleie og hjemmehjelp er under en tjenesteleder, mens boligene og Hårkollen dagsenter (fra ) er under den andre tjenestelederen. Dette ble gjennomført i Det har vist seg hensiktsmessig å samle de mer like tjenestene. Organiseringen har allikevel gitt gevinster i form av større kjennskap og samarbeid på tvers. Fortsatt jobber ansatte i boligene også med oppdrag utenfor boligen. Barn og unge tjenesten har administrativt skilt lag. Det viste seg vanskelig å få til den ønskede samlokaliseringen. Ansatte og ledere konkluderte med at samlokalisering var en forutsetning for å få noen gevinst av denne endringen. Dette tas derfor opp igjen når det blir samlokalisering ifm nytt administrasjonsbygg. RMU har overtatt utføreransvaret for støttekontakter, avlastning for barn og unge samt boligen for enslige mindreårige flyktninger. Evalueringsprosessen: Det ble gjennomført en evaluering av første trinn i prosessen i 2006 (Kommunestyresak 027/06). Denne gangen er evalueringen gjennomført ved bruk av et gruppeintervjuer i alle tjenestene. Det har vært benyttet et strukturert intervjuskjema. Intervjuerne har vært tjenesteledere fra andre tjenester. I tillegg har ledergruppen og det hovedtillitsvalgte gått igjennom resultatene og gitt sine anbefalinger på bakgrunn av intervjuene og egne vurderinger. Saken legges også frem i miljøgruppen for helse og sosial 3. mars. Alle referatene ligger i tilgjengelige på rådmannskontoret i egen mappe for gjennomsyn dersom man ønsker det. Metoden for evaluering ble forelagt formannskapet før gjennomføring. Konklusjoner og anbefalinger: Organisering av tjenester til barn og unge:

9 Det er få endringer i organisering av tjenestene til barn og unge. Det er fortsatt behov for bedre samordning på tvers innenfor helse og sosialsektoren og med oppvekst og kultur sektoren. Det ble lagt gode rutiner i forbindelse med tilsyn i 2007, men det må arbeides videre med disse problemstillingene. Det er kommet forslag om alternativer til ordningen med individuell støttekontakt. Forslagene dreier seg om ordningen fritid med bistand og fast ansatte støttekontakter som jobber med nettverksgrupper. Det nedsettes en arbeidsgruppe som går igjennom møtestruktur, oppgavefordeling og vurdere fritid med bistand som alternativ til støttekontakt. På sikt er det ønskelig å se nærmere på familiesentermodellen med en dør prinsippet for barn og deres familier. Dette vurderes ifm med opprettelse av NAV- kontor og de muligheter som der åpner seg. Rus og psykiatritjenesten Samlingen av rus og psykiatritjenesten har ikke blitt fullt ut gjennomført slik det var ment. Det er ulike meninger om hvorvidt rustjenesten bør tilbake til sosialtjenesten, og om vi fortsatt bør ha ruskonsulent som fatter vedtak på tjenestekontoret. Etter en samlet vurdering har rådmannen konkludert med at vi bør fortsette med organiseringen slik den er i dag. Den matcher de statlige føringene innenfor psykisk helse og rus samt spesialisthelsetjenestens organisering. Vi ser også at rus og psykisk helse henger nært sammen og at det er store gevinster for pasienter og klienter at tjenesten har kompetanse innefor begge felt. Dessverre har ikke dette enda blitt fullt ut praktisert etter intensjonene i endringsprosessen. Nå ligger derimot forholdene godt til rette for det med felles lokaler på Tinghaug. I forbindelse med at det er ledighet i arbeidslagsstillingen i bofellesskapet på Tinghaug vil vi nå omgjøre denne til en operativ stilling og slå sammen arbeidslaget for rus- og psykiatri og arbeidslaget i Tinghaug bofellesskap. Det ble vurdert å utsette evalueringen av denne tjenesten, men det er helt nødvendig for sosialtjenesten å ha avklart hvilke områder som skal inn i NAV. Det er derfor konkludert med i ledergruppen at dagens organisering er den beste også for nav. Sosialtjenesten får økt sin kompetanse på rusfeltet gjennom en opplæringsplan for rusfeltet som skal utarbeides og gjennomføres i helse og sosialsektoren. Det kan for øvrig opplyses at Sosial og helsedirektoratet ble endret i februar 2008 ved at sosialdelen er overført til NAV, mens rusomsorgen fortsatt er i helsedirektoratet. Tjenestekontoret Det er gjennomgående positive tilbakemeldinger ift at brukernes rettsikkerhet er bedret ved opprettelse av tjenestekontoret. I hjemmetjenesten er dette en klar tilbakemelding. I forhold til psykisk helse og rus er meldingene mer varierte. Det nedsettes en arbeidsgruppe som tydeliggjør ansvarsforhold mellom hjemmetjenesten, psykisk helse og rus, sosialtjenesten, nav og Tjenestekontoret. Re-/habiliteringstjenesten Dette omfatter habilitering i kommunen, rehabiliteringsavdelingen på Østegård, dagrehabilitering, IKT-basert pårørendestøtte, Sjølyst eldresenter og frivillighetssentralen. Tjenesten er inndelt i tre arbeidslag. Fysio- og ergoterapeuter til barn og unge er organisert under helsestasjonen.

10 Tilbakemelding fra den hovedtillitsvalgte for fysioterapeutene var at man primært ønsket fysioog ergoterapeutene organisert direkte under kommunaldirektøren. For å møte dette ønske uten å opprette nye tjenestelederstillinger som ikke er ønskelig fordi det tar vekk operative ressurser, ble det foreslått å organisere alle fysio og ergoterapeutene som et arbeidslag i re-/habtjenesten. Dette forslaget møtte ulike reaksjoner. Fra hovedtillitsvalgt for fysioterapeutene ble det uttalt at de som arbeider med barn ønsker å fortsette slik det er nå. På denne bakgrunn opprettholdes dagens organisering. Konklusjon: Følgende justeringer gjennomføres: Det nedsette en arbeidsgruppe i forhold til tjenester for barn og unge med mandat til å gjennomgå møtestruktur og oppgavefordeling. Gruppen skal også vurdere hvordan fritid med bistand og gruppebaserte tiltak kan iverksettes som alternativer til individuelle støttekontakter. To arbeidslag innenfor tjenesten psykisk helse og rus slåes sammen. Dette frigjør en stilling til operativt arbeid med særlig fokus på rusrelaterte problemstillinger og boveiledning. Det nedsettes en arbeidsgruppe som tydeliggjør ansvarsforhold mellom hjemmetjenesten, psykisk helse og rustjenesten, sosialtjenesten, nav og Tjenestekontoret. De hovedtillitsvalgte deltar med en representant i hver av arbeidsgruppene