Norsk olje og gass Vedlegg 2 - Søknadsprosedyre for Norsk olje og gass-godkjenning

Transkript

1 Norsk olje og gass Vedlegg 2 - Søknadsprosedyre for Norsk olje og gass-godkjenning

2 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 2 Dette dokumentet gir søkeren informasjon om saksgangen ved søknad om Norsk olje og gass-godkjenning og noen av de forpliktelser som følger av slik Norsk olje og gassgodkjenning. For å bli kvalifisert for å levere tjenester til oljeindustrien, herunder levere kurs innen sikkerhets- og beredskapsoppæring i henhold til Norsk olje og gass retningslinje 002, er det en forutsetning at kursleverandør (søker) er kvalifisert inn i Achilles Felles Kvalifikasjonsordning for oljeindustrien i Norge. 1 GENERELT Generelle krav som skal tilfredsstilles, i tillegg til krav i norske lover og forskrifter for de kursleverandørene som søker om Norsk olje og gass-godkjenning, er gitt i internasjonale standarder som følger: ISO 9001; Systemer for kvalitetsstyring ISO 14001; Miljøstyringssystemer NORSOK S-006; HMS-evaluering av leverandører Norsk olje og gass Anbefalte retningslinjer for sikkerhets- og 002 med tilhørende fagplaner 2 OPPFYLLELSE AV KRAVSTANDARD Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører skal til enhver tid oppfylle vilkårene for Norsk olje og gass-godkjenning, som følger av dette dokument, hoveddokument og andre underliggende Norsk olje og gass godkjenningsdokumenter. Søkeren bekrefter ved sin signatur at alle godkjenningsvilkårene vil overholdes så lenge virksomheten er Norsk olje og gass-godkjent. De Norsk olje og gass-godkjente kursleverandørene skal tilpasse seg nye krav eller endringer i eksisterende krav innen de tidsfrister som fastsettes av Norsk olje og gass. Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører plikter å holde seg oppdatert på nye/reviderte versjoner av Norsk olje og gass sine kravdokumenter. Ved endringer i dokumentene vil Norsk olje og gass normalt varsle kursleverandørene og opplysninger om når de nye dokumentene trer i kraft og om evt. overgangsordninger. 3 GODKJENNINGSPROSESSEN Framdriften i godkjenningsprosessen er som følger: Ved søknad om ny Norsk olje og gass-godkjenning kreves det at kursleverandør (søker) sender inn en fullstendig søknad med nødvendige vedlegg før søknadsbehandling kan starte. Søknaden skal ha følgende opplysninger vedlagt: Basisopplysninger Akkreditering Sertifisering? Firmanavn, adresse, postnummer/poststed, organisasjonsnummer Achilles akredditeringsbevis (obligatorisk), ISO 9001 (eller tilsv) akredditering (hvis aktuelt)

3 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 3 Kvalitetstyringssystem Kursleveranser Egenerklæring/Beskrivelse av virksomheten For hvert kurs som søkes godkjent Bruk av underleverandør(er) Forpliktende signatur Informasjon om andre godkjenningsordninger for kursleveranser (eks Sjøfartsdirektoratet) Kvalitetshåndbok Oversikt over dokumenthierarki (master dokument register) Ledelsens gjennomgang Gjennomførte risikoanalyser Interne revisjoner Hvilke kurs ønsker aktuelle kursleverandør å levere, se vedlegg 1 Egenerklæringen må inneholde beskrivelser av virksomhetens; Fasiliteter Utstyr Virksomhetens overordnete system for kompetansestyring, Registreringssystem for kursdeltakere (internt register i virksomheten der gjennomførte kurs er blir registrert / er sporbare) System for innmelding av GSK og GSK rep. til EPIM dataregister Overordnet kursbeskrivelse Timeplan Detaljert lærerveiledning med målbeskrivelse Kompetansekrav til underviser, krav til undervisningslokaler og -materiell Samsvarsmåling mot kursbeskrivelse i retningslinje 002 og tilknyttet fagplan Beskrivelse av hvordan elevene vurderes opp mot læringsmål Dersom kursleveransen forutsetter bruk av underleverandører, eller at kursleveransen skal være et felles prosjekt mellom flere kursleverandører, skal egenerklæringen inneholde en detaljert redegjørelse om slike forhold. Erklæringen må ha forpliktende signatur fra administrerende direktør/daglig leder av virksomheten. Norsk olje og gass setter ned et revisjonsteam, ref. kap. 5.2 i «Hoveddokument». Revisjonsleder overtar videre kommunikasjon med søker. Norsk olje og gass' revisjonsteam vurderer om det mottatte materialet er fullstendig. Hvis ikke vil revisjonsleder ta kontakt med søker for å meddele eventuelle avvik og behov for utfyllende informasjon. På dette stadiet i prosessen vil, revisjonsteamet avgjøre om en foreløpig vurdering hos søkeren er nødvendig (formøte). Dersom et formøte er nødvendig, vil leder av revisjonsteamet besøke søker. Formålet med besøket er å avgjøre om kursleverandøren er forberedt for en endelig bedømmelse. Detaljene i formøtet, inkludert tidsplan, avtales i fellesskap mellom leder av revisjonsteamet og søker. Etter et slikt besøk vil det bli utarbeidet en kort rapport til søkeren. Mulige utfall fra et formøte er: o Endelig bedømmelse kan gjennomføres.

4 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 4 o Korrigerende tiltak er nødvendig. Endelig bedømmelse kan gjennomføres når søker har bekreftet at korrigerende tiltak er gjennomført. o Bedømmelse kan ikke gjennomføres. Dette er aktuelt når tilsendt dokumentasjon er så mangelfull at søknaden ikke kan realitetsbehandles. Endelig beslutning gjøres av prosesseier i Norsk olje og gass. 50% av søknadsgebyr belastes søker, Søker får tilsendt et revisjonsvarsel fra revisjonsleder med oversikt over revisjonsteam og tidspunkt for bedømmelse. Dersom søker ønsker å avvise Norsk olje og gass forslag til revisjonsteam, skal dette begrunnes. Norsk olje og gass vil vurdere om begrunnelsen for avvisningen kan godkjennes. Bedømmelsen skjer hos søkeren. For å kunne beslutte om godkjenningskravene er innfridd, utfører Norsk olje og gass en gjennomgang av søkers kvalitetssystem og kursrelatert dokumentasjon (dokumentgjennomgang), kontrollerer om systemet er implementert (bedømmelsesbesøk), samt gjør observasjoner av gjennomføring av utvalgte aktiviteter (d.v.s. de aktuelle kursene) som det søkes om Norsk olje og gass-godkjenning for. Dersom søker utfører aktiviteter på forskjellige lokaliteter, skal alle lokaliteter kunne bedømmes. Revisjonsteamet foretar i forkant av besøket en prioritering av hvilke revisjonsaktiviteter som skal gjennomføres og vektlegges. Dersom det under et bedømmelsesbesøk er åpenbart at forutsetningene som lå til grunn for besøket ikke er oppfylt, kan revisjonsteamet avbryte bedømmelsesbesøket. Dette kan f.eks. være tilfelle dersom nøkkelpersonell ikke er tilgjengelig som forutsatt, kvalitetssystem/ prosedyrer ikke er implementert, søker viser manglende samarbeidsvilje under bedømmelsen, eller at det er andre mangler i et slikt omfang at gjennomføring ikke er hensiktsmessig. Eventuelle avvik og observasjoner som revisjonsteamet finner ved besøket, legges frem før besøket avsluttes. På bedømmelsens innledende og avsluttende møte skal representant for kursleverandørens ledelse være tilstede. Revisjonsteamet utarbeider en rapport fra besøket som sendes søker. Rapporten skal oppsummere revisjonsteamets gjennomgang av tilsendt dokumentasjon og funn avdekket ifm den stedlige bedømmelsen. Rapporten vil konkludere med en innstilling til prosesseier i Norsk olje og gass. o Innstillingen fra revisjonsteamet kan være: 1) Kursleverandør anbefales godkjent av Norsk olje og gass i samsvar med søknaden, 2) Kursleverandøren anbefales godkjent av Norsk olje og gass for enkelte av de omsøkte kurs 3) Kursleverandøren frarådes godkjent av Norsk olje og gass-for omsøkte kurs.

5 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 5 Dersom revisjonsteamet registrerer avvik under revisjonen/ bedømmelsesbesøket, skal søker gjennomføre korrigerende tiltak for å lukke avvikene. Oversikt over leverandørens korrigerende tiltak skal sendes til prosesseier innen fristen angitt i Godkjennelsesbrevet. Avvikene graderes i henhold til «Vedlegg 4 Gradering av funn»: o Alvorlige avvik o Mindre alvorlige avvik o Observasjoner Det kan være aktuelt med et nytt besøk for å verifisere at korrigerende tiltak er gjennomført. Omfanget av verifikasjonsbesøket bestemmes av revisjonsteamets leder og prosesseier i Norsk olje og gass. Det legges til grunn funn ved tidligere besøk samt forutsetninger og vilkår i vedtak fra Norsk olje og gass. Revisjonsteamet kan, i samarbeid med prosesseier i Norsk olje og gass, utvide revisjonen til å omfatte forhold som ikke har vært dekket i tidligere besøk. Dersom pålegg fra Norsk olje og gass ikke følges opp innen fastsatte frister (ref. godkjennelsesbrev), eller dersom søkeren i løpet av 6 måneder etter formøtet ikke har sluttført søknadsprosessen, kan Norsk olje og gass henlegge søknaden uten at innbetalte gebyrer og kostnader refunderes. Søker er forpliktet til å betale alle påløpte kostnader. Søkeren vil få forvarsel og anledning til å uttale seg før prosessen avbrytes. Etter slike avbrudd vil søkeren måtte søke på nytt. Prosesseier i Norsk olje og gass avgjør om Norsk olje og gass-godkjenning kan gis. Vedtaket vil bli meddelt søkeren. Utfall av søknaden kan bli: o Godkjenning av alle eller utvalgte omsøkte kurs o Godkjenning på vilkår. Vilkår kan være krav om dokumentasjon av gjennomførte/identifiserte korrigerende tiltak eller ved krav om et verifikasjonsbesøk o Tidsavgrenset godkjenning med eller uten vilkår o Underkjenning av omsøkte kurs Eventuell klage på vedtak om godkjenning skal rettes til prosesseier i Norsk olje og gass. Ytterligere detaljer om klageinstituttet er beskrevet i Hoveddokumentet. Informasjon i søknaden og informasjon som framkommer i søknadsprosessen, behandles fortrolig i Norsk olje og gass. Etter at søknadsbehandlingen er avsluttet i Norsk olje og gass, makuleres dokumentasjon fra søker.

6 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 6 4 STEDLIG REVISJON Revisjonen begynner med et innledende møte, åpningsmøtet. Møtet ledes av revisjonsleder. I møtet orienteres det om kvalifikasjonsordningen, revisjonsomfang og videre saksgang etter gjennomført revisjon. Den endelige plan for gjennomføring av besøket blir fastlagt. Normalt vil revisjonen innledes med en overordnet gjennomgang av styringssystemet og bruken av dette. Det foretas i tillegg en gjennomgang og inspeksjon av lokaler og fasiliteter, teknisk og annet utstyr, arbeidsprosedyrer, risikoanalyser, kursdokumentasjon samt en gjennomgang av kursleverandørens instruktørkompetanse. Revisjonsteamet skal kunne observere de kurs som det søkes om Norsk olje og gassgodkjenning for, og som gjennomføres under revisjonen. Dersom søker ikke er Norsk olje og gass godkjent fra før, forventes det at søker kan gjennomgå hele eller deler av omsøkt (e) kurs under revisjonen. Revisjonsteamet skal ha tilgang til alle kursfasiliteter. Der søker planlegger å gjennomføre kurs utenfor egne lokaler skal det etableres kravdokument for fasiliteter og utstyr. Alle funn blir notert. Revisjonen / bedømmelsesbesøket avsluttes med at revisjonsteamet har avslutningsmøte med organisasjonens ledelse og eventuelt berørt personale for en gjennomgang av resultatene. I møtet gis søker anledning til å kommentere funn og gi tilbakemelding på revisjonen. 5 GODKJENNING, OPPFØLGING OG FORNYELSE For detaljer om godkjenning, oppfølging og fornyelse vises det til Hoveddokument kap SØKNAD OM UTVIDELSE For detaljer om søknad om utvidelse vises det til Hoveddokument kap ADGANG TIL LOKALER OG TILGJENGELIGHET AV DOKUMENTER Søkere og Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører plikter å gi Norsk olje og gass den nødvendige adgang til sine lokaler og til all relevant dokumentasjon. Med nødvendig adgang menes adgang som er nødvendig for å kunne verifisere overensstemmelse med kravene i relevante kravstandarder. Med relevant dokumentasjon menes dokumentasjon som kan gi støtte i vurderingen av overensstemmelse med relevante kravstandarder. Herunder regnes dokumenter som vedrører driften av organisasjonen. Dokumenter som vedrører tilknyttede organisasjoner skal gjøres tilgjengelig for Norsk olje og gass i den grad det er nødvendig for å avklare uavhengighet og økonomisk soliditet. Relevant dokumentasjon skal på forespørsel gjøres tilgjengelig for Norsk olje og gass så raskt som praktisk mulig. Ved bedømmelsesbesøk plikter organisasjonen å legge

7 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 7 forholdene til rette for en effektiv bedømmelse. Norsk olje og gass varsler organisasjonen i god tid før et besøk. Kursleverandører kan i særskilte tilfeller få innvilget godkjenning på vilkår av at Norsk olje og gass revisjonsteam skal gis adgang uten forhåndsvarsel. 8 GENERELL INFORMASJONSPLIKT Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører og søkere skal holde Norsk olje og gass løpende orientert om endringer i organisasjonen som kan ha innvirkning på overholdelse av godkjenningsvilkårene. De skal, og som hovedregel før endringene trer i kraft, informere Norsk olje og gass ved endring i: a) kontaktinformasjon, navn, e-post adresse, postadresse, tlf.nr., faks.nr. o.l.; b) kvalitetssystemet, dersom det kan ha betydning for overholdelsen av godkjenningsvilkår. Tap av Achillesgodkjenning er meldepliktig c) opphør av leveranse av godkjente kurs d) vesentlig endring av kursfasiliteter 9 SERTIFISERINGS-/INSPEKSJONSOVERSIKT Den Norsk olje og gass-godkjente kursleverandøren er forpliktet til å holde oppdatert en oversikt over alle relevante sertifiseringer. Oversikten skal være tilgjengelig for Norsk olje og gass på forespørsel. Norsk olje og gass krever at kursleverandøren opprettholder sitt Achilles-sertifikat gjennom hele perioden. Manglende sertifikat er grunnlag for tilbaketrekking av Norsk olje og gass' godkjennelse. 10 GEBYRER RELATERT TIL NORSK OLJE OG GASS-GODKJENNING Søkere og Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører forplikter seg til å betale søkergebyr og årlig Norsk olje og gass godkjenningsgebyr (gebyrene er av typen sjablong-gebyrer), i henhold til de satser som Norsk olje og gass til enhver tid har fastsatt, ref. kap. 7 i «Hoveddokument». 11 TILTAK VED MANGLENDE OPPFYLLELSE AV VILKÅR Dersom den Norsk olje og gass-godkjente kursleverandøren ikke lenger tilfredsstiller vilkårene for Norsk olje og gass-godkjenning kan Norsk olje og gass iverksette et eller flere av følgende tiltak, avhengig av hvor alvorlige avvikene er: a) pålegg om korrigerende tiltak b) suspensjon (midlertidig tilbaketrekking) av hele eller deler av Norsk olje og gass-godkjenningen c) tilbaketrekking av hele eller deler av Norsk olje og gass-godkjenningen Norsk olje og gass vil vurdere hvilke tiltak som skal anvendes. Før tilbaketrekking iverksettes, skal pålegg om korrigerende tiltak og/eller suspensjon vurderes. Tiltakene kan beskrives nærmere som følger:

8 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 8 a) Pålegg om korrigerende tiltak Norsk olje og gass kan pålegge kursleverandør å rette opp avvik innen en fastsatt frist. Dersom kursleverandøren ønsker å beholde Norsk olje og gass-godkjenningen, må det dokumenteres at avvikene er tilfredsstillende rettet innen fastsatte frister. Norsk olje og gass kan også beslutte at et ekstraordinært besøk (verifikasjonsbesøk) er påkrevd for å sjekke at de korrigerende tiltakene er tilfredsstillende implementert. b) Suspensjon: Suspensjon gis ved alvorlige mangler i etterlevelse av Norsk olje og gass krav, og innebærer en midlertidig oppheving i godkjenning fra Norsk olje og gass til å utstede Norsk olje og gass kursbevis. Suspensjon skal bare benyttes unntaksvis og i situasjoner der Norsk olje og gass ikke har tillit til at kurssenteret kan levere kurs innenfor kravene gitt i ordningen, og hvor følgene av fortsatt kursvirksomhet har negative følger for ordningen. Eksempler på alvorlige mangler er: (listen er ikke ekskluderende) a) korrigerende tiltak for alvorlige avvik er ikke iverksatt innen pålagte frister b) det avdekkes alvorlige avvik i godkjennelsesperioden c) vesentlige mangler i kompetanse, utstyr og fasiliteter som påvirker evnen til å gjennomføre kurs på en faglig og sikkerhetsmessig forsvarlig måte d) grove feil ved gjennomføring av kurs og som avdekker alvorlige systemfeil e) misbruk av Norsk olje og gass-godkjenningen f) manglende oppfølging av relevante myndighetskrav g) manglende innbetaling av gebyrer Ved suspensjon av godkjenningen eller deler av denne skal organisasjonen ikke tilby Norsk olje og gass-godkjente tjenester for de deler suspensjonen omfatter så lenge suspensjonen varer. Det skal heller ikke utstedes kursbevis som angir at disse kursene er Norsk olje og gass godkjente for kurs innen de områdene som omfattes av suspensjonen. Suspensjon skal begrunnes og varsles skriftlig, Prosesseier i Norsk olje og gass kan fastsette en suspensjon på 3 måneder. Suspensjon utover 3 måneder berettiger klageadgang for kursleverandør (klageutvalget).. Norsk olje og gass gjenoppretter Norsk olje og gass-godkjenningen dersom forholdene som førte til suspensjonen er utbedret på en tilfredsstillende måte innen suspensjonsperiodens utløp. Dersom avvikene ikke er utbedret når suspensjonstiden er ute, skal Norsk olje og gassgodkjenningen trekkes tilbake. Gebyrer som har vært innbetalt til Norsk olje og gass refunderes ikke ved suspensjon. Organisasjonen plikter å betale allerede påløpte kostnader. Regulære gebyrer betales som normalt i suspensjonsperioder. c) Tilbaketrekking: Ved bestående avvik kan godkjenning tilbaketrekkes for alle eller utvalgte kurs. Dette kan bl.a. skje hvis organisasjonen ikke ønsker eller evner å rette opp avvikene innen avtalte tidsfrister. Ved tilbaketrekking må kurssenteret søke om ny godkjenning for det/de aktuelle kurs dersom leverandøren senere ønsker å tilby kurset.

9 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 9 Organisasjonens Norsk olje og gass-godkjente status er i så fall, helt eller delvis, avsluttet ved tilbaketrekkingen. Innbetalte gebyrer refunderes ikke ved tilbaketrekking. Organisasjonen plikter å betale alle påløpte kostnader. Før avgjørelse om tilbaketrekking fattes, skal den berørte organisasjon varsles skriftlig og gis anledning til å uttale seg. Avgjørelser om tilbaketrekking kan påklages. 12 OVERFØRING AV NORSK OLJE OG GASS-GODKJENNING Ved oppkjøp, fusjon, eller andre vesentlige organisasjonsendringer osv. kan det oppstå situasjoner der den Norsk olje og gass-godkjente kursleverandøren ønsker å overføre en godkjenning fra en organisasjon til en annen. I slike tilfeller vil Norsk olje og gass foreta en konkret vurdering av om det må foretas verifikasjoner hos søkeren eller om overføring kan innvilges på basis av innsendt dokumentasjon. Søknad om overføring må derfor foreligge på et tidspunkt som gjør det mulig for Norsk olje og gass å gjennomføre sine aktiviteter og ta beslutning før det ønskede tidspunkt for overføring. 13 ØKONOMISK ANSVAR I FORBINDELSE MED NORSK OLJE OG GASS-GODKJENNING Norsk olje og gass er ikke ansvarlig for Norsk olje og gass-godkjente kursleverandørers forpliktelser overfor sine kunder. 14 RETT TIL Å KLAGE PÅ AVGJØRELSER FATTET AV NORSK OLJE OG GASS Norsk olje og gass behandling av klage på vedtak i forbindelse med Norsk olje og gass-godkjenning kan påklages til et eget klageutvalg som beskrevet i hoveddokumentet, ref. kap. 8 i «Hoveddokument».