Norsk olje og gass Vedlegg 3 - Veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam

Transkript

1 Norsk olje og gass Vedlegg 3 - Veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam

2 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 2 Dette dokumentet er en veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam ved gjennomføring av revisjoner av kursleverandører som søker om Norsk olje og gassgodkjenning. 1 FORORD For å sikre god kurskvalitet og enhetlige kursleveranser innenfor sikkerhets- og, har Norsk olje og gass på vegne av operatørene tilrettelagt for en kvalitetssikring og godkjenning av kursleverandører. Revisjonene/verifikasjonene gjennomføres i henhold til ISO Revisjonene (systematisk gransking av styrings- og kontrollsystem) skal utføre tilsyn med de etablerte systemene i virksomheten, og verifikasjoner (måling, testing, inspeksjon) skal kontrollere om de faktiske forholdene, inkl. fasiliteter og teknisk kvalitet og vedlikehold av utstyr er i samsvar med regelverk, krav i styringssystem, fagplaner, samt at kursleverandør disponerer den nødvendige kompetansen for å levere kurset. Revisjonene skal for begge parter være konstruktive og gjensidig informative, slik at også den som blir revidert opplever tjenesten som nyttig. Revisjonene skal utføres hos kursleverandøren, og kursleverandør skal informeres om resultatene av revisjonen før revisjonsrapporten er endelig ferdigstilt. Det vises til «Hoveddokument» og «Vedlegg 2 Søknadsprosedyre for Norsk olje og gassgodkjenning» for ytterligere detaljer vedrørende gjennomføring av revisjon i henhold til Norsk olje og gass godkjenningsordning. 2 HENSIKT Dokumentet skal veilede Norsk olje og gass revisjonsteam ved gjennomføring av revisjoner. 3 DEFINISJONER 3.1 Førstegangsbedømming Førstegangsbedømming er revisjon gjennomført av Norsk olje og gass hos en kursleverandør som har søkt om Norsk olje og gass-godkjenning. Revisjonens hensikt er å verifisere at kursleverandøren tilfredsstiller de krav som gjelder for å bli Norsk olje og gass-godkjent.

3 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: Fornyelse av en Norsk olje og gass-godkjenning Norsk olje og gass-godkjenning må fornyes innen utløpet av godkjenningsperioden. Ved søknad om fornyelse vil prosessen være like omfattende som ved en førstegangs Norsk olje og gass-godkjenning. 3.3 Oppfølgingsaktiviteter Oppfølgingsaktiviteter er aktiviteter som utføres for å kontrollere at Norsk olje og gass-godkjente kursleverandører fortsetter å tilfredsstille godkjenningsvilkårene. Revisjonsmedlemmene kan bli bedt om å delta på slike aktiviteter. 3.4 Norsk olje og gass' revisjonsteam Norsk olje og gass oppnevner/utpeker et revisjonsteam for gjennomføring av revisjon hos kursleverandør ved førtegangsbedømming, fornyelse av godkjenning samt ved oppfølgingsbesøk og verifikasjonsbesøk. Revisjonsteamet skal alltid bestå av minst to representanter fra Operatørene. En av disse skal ha fagkompetanse / kvalifikasjoner i forhold til det faglige innholdet som skal vurderes, og den andre operatørrepresentanten skal ha revisorkompetanse. Revisorteamets deltakere hentes fra en personellgruppe som er etablert av Operatørene og som koordineres av Norsk olje og gass nettverk for sikkerhets- og (NSOB). Det skal i tillegg alltid inviteres med en fagforeningsrepresentant fra de fagforeningene i henhold til ressurslisten. 3.5 Revisjonsleder Norsk olje og gass utpeker en revisjonsleder for hver revisjon. Revisorleder er alltid en av Operatørenes representanter. 3.6 Norsk olje og gass Saksbehandler Norsk olje og gass utpeker en saksbehandler som er ansvarlig for å koordinere oppgaver og aktiviteter gitt av Norsk olje og gass kvalifikasjons- og revisjonsordning av kurs innen sikkerhets- og. 3.7 Norsk olje og gass prosesseier Norsk olje og gass' prosesseier for Norsk olje og gass kvalifikasjons- og revisjonsordning av kurs innen sikkerhets- og er fagsjef HMS i Norsk olje og gass. Norsk olje og gass prosesseier har ansvar for å følge opp Norsk olje og gass kvalifikasjons- og kvalifikasjonsordning av kurs innen sikkerhets- og.

4 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: Norsk olje og gass klageordning Norsk olje og gass behandling av klage på vedtak i forbindelse med Norsk olje og gass-godkjenning kan påklages til et eget klageutvalg som beskrevet i hoveddokumentet. 4 BEDØMMING Norsk olje og gass' revisjonsteam bedømmer kursleverandørens kompetanse i henhold til godkjenningskravene gitt i hoveddokumentet med tilhørende underdokumenter. Kursleverandører som ønsker Norsk olje og gass-godkjenning eller utvidelse av godkjenningsomfanget, sender søknad som beskrevet i «Vedlegg 2 Søknadsprosedyre for Norsk olje og gass-godkjenning». 4.1 Samarbeid mellom revisjonsteam og Norsk olje og gass Norsk olje og gass prosesseier videreformidle søknader med tilhørende dokumentasjon til utpekt revisjonsleder. Revisjonsleder vil, i samarbeid med saksbehandler i Norsk olje og gass, overta videre kommunikasjon med søker. Revisjonsleder vil informere søker om eventuell manglende dokumentasjon, informere om revisjonsomfang, avtale tid for gjennomføring revisjonen samt sende revisjonsvarsel. Hele eller deler av disse oppgavene kan også utføres av Norsk olje og gass' saksbehandler. Revisjonsleder har også ansvar for å videresende dokumentasjon og fordele arbeidsoppgaver til medlemmene i revisjonsteamet. Revisjonsleder er også kontaktpunkt mellom søker, Norsk olje og gass og resten av revisjonsteamet. 4.2 Revisjonsprosessen for medlemmene i teamet Gjennomgang av søkers dokumentasjon (revisjonsleder) Formøte hos søker (hvis nødvendig) (revisjonsleder) Gjennomgang av søkers dokumentasjon (revisjonsteamet) Oppstartsmøte i revisjonsteamet om ønskelig Stedlig bedømming (revisjon) hos søker. Revisjonsteamet utarbeider en rapport som sendes til Norsk olje og gass. Rapporten inneholder oversikt over alle funn og revisjonsteamets anbefaling vedrørende godkjenning for omsøkte kurs/leverandør. Norsk olje og gass prosesseier beslutter om Norsk olje og gass-godkjenning kan gis eller ikke og formidler skriftlig vedtak til søker. Vedtak kan påklages av søker. Vedtaket kan medføre ulike oppfølgingsaktiviteter fra revisjonsteamet. Det er revisorleder som bestemmer om hele, eller deler av, revisjonsteamet deltar i vurderingen. Slik oppfølging vil typisk være: o Vurdere søkers korrigerende tiltak på identifiserte funn o Gjennomføre verifikasjons-/oppfølgingsbesøk

5 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: Formøte Hensikten med formøtet er å avklare om søknaden er tilstrekkelig dokumentert til at revisjonen kan gjennomføres. På et formøte kan også partene drøfte spørsmål til fasiliteter, utstyr og personell. Det skal ikke utarbeides rapport etter formøtet, men søker og prosesseier skal informeres om revisjonsleders vurdering av status. 4.4 Ansvar og forventninger til revisjonsteamets medlemmer Revisjonsteamet skal på forhånd klargjøre arbeidsfordeling og evt. spørsmål/ problemer. Fagrevisor har et særskilt ansvar for å følge opp kursenes faglige innhold, mens revisjonsleder har hovedansvaret for å følge opp søkers kvalitetssystem. Det forventes at fagrevisor: - har kjennskap til fagplanene og innhold i disse - deltar aktivt som observatør - vurderer kursmateriell og risikovurderinger - identifiserer områder for stikkprøver i kursleveransen(e) - bruker egen erfaring og kompetanse aktivt i revisjonen Det er ønskelig at også fagforeningsrepresentantene bidrar som angitt over.

6 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: Revisjon / bedømming: Revisjonen inkluderer: Åpningsmøte med deltakere fra revisjonsteamet, kursleverandørens ledelse og evt. representanter fra kursleverandøren. Møtet bør avsluttes med en omvisning på senteret. Revisjon/bedømming av kvalitetssystemet, utstyr, lokaler og fasiliteter, arbeidsprosedyrer, risikoanalyser, personalets kompetanse, samt gjennomføring av de aktuelle kurs som det søkes om Norsk olje og gassgodkjenning for. Revisjonen er stikkprøvebasert Interne møter i revisjonsteamet for vurdering av bedømmingens fremdrift, og for å forberede sluttmøtet Sluttmøte med kursleverandørrepresentanter der eventuelle funn presenteres Åpningsmøte Innholdet i åpningsmøtet vil normalt være: Presentasjon av revisjonsteam og kursleverandørs representanter Gjennomgang av bedømmingens hensikt, og den enkelte bedømmers funksjon Kortfattet presentasjon av dagsorden for bedømmingen, avklare tidsplan, lunsjpause etc. Forklare avvikskategorienes betydning Få bekreftet at kursleverandøren har tilstrekkelig personell tilgjengelig Informere om at personell fra leverandøren gjerne må følge den enkelte revisor Orientering om hva som vil skje på det avsluttende møtet Forsikring om at all informasjon behandles fortrolig Orientering om klageretten Presentasjon av søker, inkludert omvisning Mulighet for organisasjonens representanter til å stille spørsmål Utførelse av bedømming Hele revisjonsteamet forventes å være tilstede på åpnings- og avslutningsmøtet. Bedømmingen skjer blant annet gjennom; gjennomgang av dokumentasjon intervju observasjon av kursgjennomføring inspeksjon av fasiliteter og utstyr Alle funn skal beskrives tydelig og nøyaktig Hver enkelt bedømmer har ansvar for å vurdere alle tilgjengelige opplysninger før funn noteres/videreformidles til leder. Bedømmere skal alltid opptre objektivt, vennlig og fordomsfritt. I den grad bedømmerne foreslår løsninger skal dette gjøres som åpne forslag og ikke ekskludere alternative løsninger hos leverandøren. Etter at bedømmerne har fullført sine individuelle oppgaver, avholdes et internt møte i revisjonsteamet der hver bedømmer presenterer sine observasjoner og diskuterer

7 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 7 disse i fellesskap Det er revisjonsleders ansvar å oppsummere alle identifiserte funn før sluttmøtet holdes Funn Avvikene deles inn i tre kategorier avhengig av alvorlighetsgrad, ref. «Vedlegg 4 Gradering av funn»: Alvorlige avvik Mindre alvorlige avvik Observasjoner Rapporten skal kun inneholde beskrivelser av faktiske forhold Bedømmer skal unngå tendensiøse eller følelsesmessige utsagn i rapporten og skal unngå å bruke den som en anledning til å belære kursleverandør mht. hvordan de skal løse sine oppgaver Sluttmøte med organisasjonens representanter Formålet med sluttmøtet er å oppsummere resultatet av bedømmingen for kursleverandørens representanter og å klarlegge eventuelle misforståelser. Leder for revisjonsteamet skal normalt: takke kursleverandør for tilrettelegging, assistanse og samarbeidsvilje understreke at bedømmingen er stikkprøvebasert, og at alle avvik derfor ikke nødvendigvis er oppdaget kort oppsummering av videre formell saksbehandling forklare betydningen av avvikskategoriene formidle alle funn til kursleverandør. Det forventes at revisjonsteamets medlemmer bistår og hvis ønskelig svarer på eventuelle spørsmål anmode leverandør å komme med tilbakemelding på revisjonen og rapporterte funn heve møtet Når funnene presenteres skal deltagere i revisjonsteamet unngå å diskutere de konklusjoner og anbefalinger som er gitt. 4.6 Revisjonsrapport Revisjonsleder skriver rapport i etterkant av revisjonen/bedømmingsbesøket, rapporten skal forelegges av resten av revisjonsteamet. Rapporten skal inneholde en anbefaling til prosesseier vedrørende Norsk olje og gass-godkjenning. Prosesseier i Norsk olje og gass sender vedtak, samt kopi av rapporten til kursleverandør. Kursleverandør gis anledning til å kommentere rapporten. Tidsfristen for å påpeke feil er satt til 3 uker.

8 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: Korrigering av avvik Kursleverandør skal sende en punktvis tiltaksplan som beskriver hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å korrigere avvik og eventuelt observasjoner. Norsk olje og gass videresender tiltaksplanen til revisjonsleder som avgjør om flere av teamets medlemmer skal involveres i vurdering av tiltakene. Revisjonsteamets leder gir deretter en tilbakemelding til Norsk olje og gass med anbefaling. Norsk olje og gass prosesseier tar endelig stilling til om Norsk olje og gass-godkjenning kan innvilges eller ikke. 4.8 Oppfølging, utvidelse, fornyelse Oppfølgings- og verifikasjonsbesøk Hensikten med disse aktivitetene er å avgjøre hvorvidt en organisasjon etterlever vilkårene for Norsk olje og gass-godkjenningen. Oppfølgings- og verifikasjonsbesøk gjennomføres av Norsk olje og gass revisjonsteam, og revisjonsleder gir beskjed om spesielle områder som skal vurderes hvis dette anses nødvendig. Ved avslutningen av bedømmingen skrives en oppsummeringsrapport Utvidelse Ved søknad om utvidelse av godkjenningsomfanget, vil det under et besøk kontrolleres om godkjenningsvilkårene for utvidelsen er tilfredsstilt. Prosedyren for revisjonsteamet er ellers identisk med en førstegangsbedømming Fornyelse og full gjennomgang Ved fornyelse og fullstendig gjennomgang gjennomføres bedømming som ved en førstegangs godkjenning og rapporteres på lik linje med andre bedømminger 5 HABILITET Norsk olje og gass revisjonsteam forplikter seg til å gi Norsk olje og gass saksbehandler beskjed dersom de eller deres arbeidsgivere i løpet av de fire siste årene har utført tjenester for den kursleverandøren som skal bedømmes. Likeledes forplikter de seg til å underrette Norsk olje og gass om andre forhold som kan tenkes å påvirke vurderingen av en aktuell klient. 6 FORTROLIGHET Norsk olje og gass revisjonsteam plikter å overholde forvaltningslovens og Norsk olje og gass regler for fortrolighet. Samtlige medlemmer av Norsk olje og gass revisjonsteam må signere en konfidensialitetserklæring, ref. «Vedlegg 6 Erklæring om konfidensialitet». Informasjon om søkerne og fortrolig dokumentasjon som er

9 Gjeldende fra: Revisjon nr: 03 Rev. dato: Side: 9 tilegnet gjennom de ulike oppdrag fra Norsk olje og gass skal ikke avsløres for en tredjepart. Fortrolig dokumentasjon skal makuleres etter avsluttet revisjon.