Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 15/21 Møtedato/tid: , kl. 11:30 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Fylkeshuset, møterom Thulitt Guro A. Gimse (Leder) Eivind Stende (nestleder) Gunnar Hynne Sigrid Angen Hans Bøe Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge IKS(RMN) Tor Arne Stubbe, RMN Torbjørn Berglann, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) Torbjørn Brandt, Konsek Fylkesordfører, fylkesrådmann, RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall eller spørsmål om habilitet, meldes til: Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon eller e-post: torbjørn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, den Guro A. Gimse (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 009/15 Referatsaker 010/15 Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper 011/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt 012/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon 013/15 Årsmelding for kontrollutvalget /15 Vedtaksoppfølging 2. halvår /15 Eventuelt 016/15 Godkjenning av protokoll

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Brandt Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/21-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Deloitte - Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat - sammendrag Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Deloitte Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat sammendrag

4 Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Desember 2014 Engaging title in Green Descriptive element in Blue 2 lines if needed Second line optional lorem ipsum B Subhead lorem ipsum, date quatueriure 1

5 Forord Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Dette skal videre kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Ved Deloitte har arbeidet vært ledet av Birte Bjørkelo (prosjektleder), mens Øyvind M. Berge og Line M. Johansen har vært prosjektmedarbeidere. Rapporten er forfattet av de tre i fellesskap. Stein Ove Songstad har vært ansvarlig partner for oppdraget som i sin helhet er utført i I forbindelse med evalueringen er det mange som fortjener en stor takk. Først og fremst ordførerne, rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som velvillig stilte opp for intervju i de syv kommunene hvor vi gjorde dybdeundersøkelser. En like stor takk rettes til rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som besvarte våre spørreundersøkelser. Vi vil videre takke deltakerne på evalueringsseminaret for nyttige innspill underveis i arbeidet. Ved Deloitte ønsker vi å takke Gunnar Husabø og Gunnar Hoff for verdifulle kommentarer og nyttige innspill underveis i arbeidet med rapporten. Deloitte, desember 2014 Stein Ove Songstad (ansvarlig partner) 2 3

6 Sammendrag Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Det er gjennomført tre spørreundersøkelser (til rådmenn, kontrollutvalgsledere og sekretærer), og det er foretatt 23 intervjuer i syv utvalgte kommuner. Det er videre gjennomgått dokumenter vedrørende kontrollutvalgets arbeid i disse kommunene. Den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes organisering Den kommunale egenkontrollen har de siste tiårene fått økt betydning. Fra ny kommunelov i 1992 der det ble stilt krav om at alle kommuner skal ha et kontrollutvalg, via en egen kontrollutvalgsforskrift i 2004, og frem til i dag hvor det anslagsvis bestilles rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Etter 2008 har det vært en økning både nominelt og reelt i midlene kommunene benytter på kontroll og revisjon. Denne økningen er likevel moderat. Utgiftene er stabile om man justerer for den generelle veksten i kommunenes brutto driftsutgifter. Kontrollutvalgene består i stor grad av politikere med lang erfaring. Flertallet av kontrollutvalgsledere har lengre kommunestyreerfaring enn en gjennomsnittlig kommunestyrepolitiker. Mens halvparten av kontrollutvalgslederne var uten kommunestyrerfaring i 1998 er det i dag bare et mindretall (15 prosent) som ikke har erfaring fra kommunestyret. Likevel betraktes kontrollutvalgene som en lite attraktiv posisjon av flere folkevalgte. Samtidig viser vår evaluering at det er høy gjenvalgsprosent og stort engasjement i kontrollutvalgene. Vi finner at gjenvalgsprosenten i dag er like høy for kontrollutvalgene som for kommunestyre og formannskap. Dette indikerer at kontrollarbeidet trolig engasjerer når man først har trådt inn i utvalget. Kontrollutvalgene har også i gjennomsnitt økt antall medlemmer siden forrige valgperiode. I dag er det i gjennomsnitt rundt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. De mellomstore og store kommunene har fem medlemmer eller flere, mens mange småkommuner fortsatt har tre medlemmer. Nesten alle kontrollutvalg har minst ett medlem som er valgt blant kommunestyrets representanter. Dette viser at det har hatt en effekt å regelfeste kommunestyrerepresentasjon. Kontrollutvalgsleder blir som regel valgt fra «opposisjonen» i kommunestyret. Bare seks prosent av kommunene har valgt en kontrollutvalgsleder fra samme parti som ordfører. 3 5

7 Overordnet analyse sentralt både for valg av prosjekt og ellers i den kommunale egenkontrollen. Nesten alle kontrollutvalg har en plan for forvaltningsrevisjon, og et klart flertall har også en plan for selskapskontroll. Disse planene er i de aller fleste kommuner tuftet på en overordnet analyse av risikoforhold i vedkommende kommune. Rundt halvparten av kontrollutvalgene oppdaterer analysen og planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll underveis i valgperioden. Selv om vi finner betraktelige variasjoner i utforming og omfang av overordnet analyse, opplever et klart flertall av kontrollutvalgslederne at analysen gir tilstrekkelig informasjon til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Det går videre fram at tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, mens drøyt halvparten gjorde det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. I denne sammenheng må det påpekes at det først midt i inneværende valgperiode ble et krav om at det skal utføres en overordnet analyse for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir i hovedsak vedtatt av kommunestyret med den prioritering av prosjekter som foreslås av kontrollutvalget. Et klart flertall oppgir at kommunestyret ikke gjorde noe endringer når de behandlet planene. De fleste kontrollutvalgene følger rekkefølgen som er satt i planene, til tross for at så å si alle har mandat fra kommunestyret til å gjøre endringer underveis i perioden. Litt over halvparten av rådmennene som har kjennskap til overordnet analyse som er utarbeidet av kontrollutvalget, mener den gir en god oversikt over risikoområdene i kommunen. I en drøy tredjedel av kommunene benytter administrasjonen kontrollutvalgets overordnede analyse i sitt internkontrollarbeid. Særlig er det de rådmennene som ble involvert i arbeidet med overordnet analyse som benytter den i internkontrollarbeidet. Moderat vekst i antall prosjekter men betydelige variasjoner mellom kommunene Vi anslår at det har vært en vekst i antall forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som kontrollutvalgene gjennomfører. Når det gjelder selskapskontroll anslår vi en dobling fra perioden frem til i dag. Utgangpunktet var imidlertid beskjedent med rundt 0,2 per kommune i , og 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i Når det gjelder forvaltningsrevisjon er det også trolig en vekst, og vi anslår 1,7 prosjekter i gjennomsnitt per kommune i Samtidig er det betydelige variasjoner mellom kommuner. Én av fem kommuner har i inneværende periode ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det er også en femtedel av kommunene som har under kroner i årlig budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til tross for at mange kontrollutvalg har begrensede ressurser, er det bare åtte prosent av kontrollutvalgslederne som mener at budsjettet ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre nødvendige forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Faktorene flest kontrollutvalgsledere mener er viktig for å få gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, er revisors kompetanse og revisors gjennomføringsevne. Nesten halvparten av kontrollutvalgslederne kjenner ikke til omfanget til et typisk forvaltningsrevisjons- eller selskapskontrollprosjekt, verken i timer eller kroner. Basert på svarene til de kontrollutvalgsleder som har kjennskap til ressursbruken, samt andre undersøkelser, anslår vi at et «normalt» forvaltningsrevisjonsprosjekt er på i underkant av 300 timer. Det er imidlertid store variasjoner i omfang. 4 6

8 Til tross for at de fleste kontrollutvalgslederne oppfatter kvaliteten på gjennomførte forvaltningsrevisjoner som høy, viser en gjennomgang av tjue tilfeldige rapporter varierende kvalitet. Rådmenn er mer kritisk til kvaliteten enn kontrollutvalgslederne, men også blant rådmenn oppfatter et klart at flertall kvaliteten på forvaltningsrevisjonsrapporter er høy. Forvaltningsrevisjonsrapportene vi har gjennomgått oppfyller i all hovedsak de formalkrav som standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) stiller til rapportene, med noen unntak. De senere års kvalitetskontroller utført av Den norske Revisorforening (DnR) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser også at de kontrollerte medlemsbedriftene i all hovedsak gjennomfører forvaltningsrevisjoner i tråd med kravene i RSK001. Av kvalitetskontrollene går det frem at det de siste årene ikke er rapporter som har fått «ikke godkjent», men at flere er «godkjent med merknad». Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. Dette innebærer at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner av selskap uten at RSK 001 følges, og av kontrollutvalgssekretærer som ifølge regelverket ikke skal gjennomføre revisjonsoppgaver for kommuner de er sekretær for. Vi foreslår at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll, og at det bør vurderes om også selskapskontroller (eierskapskontroller) skal omfattes av standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen Så å si alle kontrollutvalgslederne, og et klart flertall av rådmennene, oppfatter at forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er en viktig del av kommunens egenkontroll. Det går også frem at rapportene bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Hvordan rådmennene blir involvert i overordnet analyse, og hvordan de opplever revisjonsprosessen, revisjonens kompetanse og kvaliteten på rapportene, har betydning for læringseffekten. De fleste kontrollutvalg baserer sine planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på risikoforhold avdekket i overordnet analyse. Kontrollutvalgets bestilling av prosjekter er i all hovedsak forankret i planene. Revisor anbefaler i de fleste rapporter tiltak som kommunen bør gjennomføre. Videre blir tiltakene som revisor anbefaler i all hovedsak vedtatt av kontrollutvalget. Kommunestyret fatter (vanligvis) vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling, og rådmannen blir som regel bedt om å gjennomføre de tiltak som fremgår av rapporten. Nesten alle kontrollutvalg oppgir at de påser at administrasjonen følger opp kommunestyrets vedtak, og så å si alle rådmenn fremholder at de alltid eller som oftest følger opp vedtatte tiltak. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har slik stor betydning for hvilke endringstiltak forvaltingen skal gjennomføre. Dette innebærer at kvaliteten på arbeidet med overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er avgjørende for at en velger de rette forvaltningsrevisjons- og selsapskontrollprosjektene, og dermed retter oppmerksomheten mot de områder i kommunen hvor det er størst behov for kontroll og forbedring. Det at prosjektene oppfattes som relevante er også viktig for om rådmennene opplever at forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjektene fører til læring og forbedring i forvaltningen. 5 7

9 Pressen sjelden tilstede Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er en del av den folkevalgte kontrollen av forvaltningen, og skal bidra til å skape tillit blant innbyggerne til at kommunen forvalter og kontrollerer ressursene på en tilfredsstillende måte. Rapportertene er derfor av offentlig interesse. Undersøkelsen viser likevel at pressen sjelden er tilstede på kontrollutvalgsmøtene. Samtidig gjøres de aller fleste rapporter tilgjengelige for media/offentligheten gjennom en eller annen publiseringskanal. De aller fleste rapporter gjøres tilgjengelig gjennom kommunens saksbehandlingsarkiv og saklister til politiske møter. I tillegg anslår vi at rundt en tredjedel av gjennomførte forvaltningsrevisjoner er tilgjengelig gjennom Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) register over forvaltningsrevisjonsprosjekter. Selv om pressen ikke er tilstede viser denne rapporten at kontrollutvalgssaker ofte blir omtalt i media. Høringer vid forståelse og liten utbredelse Denne undersøkelsen viser at begrepet «høring», i kontrollutvalgssammenheng, i praksis blir brukt om aktiviteter som strekker seg fra orienteringer/redegjørelser fra administrasjonen til granskninger av begivenheter hvor det er mistanke om straffbare handlinger. Fellesnevneren for når begrepet høring brukes, er at det er en gjennomfører en kontroll ved muntlig utspørring/redegjørelse for kontrollutvalget. Selv om vi legger til grunn en vid definisjon av hva en høring er, anslår vi at maksimalt fem prosent av kontrollutvalgene har gjennomført høringer. Erfaringene fra, og holdningene til høringer varierer. Høringer blir beskrevet både som «ressursbesparende» og «arbeidskrevende». På den ene siden mener enkelte at høringer er bra fordi det bidrar til «åpenhet», mens andre mener det bare skaper «unødvendig støy» med mer fokus på prosess enn sak. Felles for alle er at man ønsker nasjonale retningslinjer dersom høringer er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til å benytte. Det kan stilles spørsmål om det er behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalgene. Funnene fra denne evalueringen gir ikke entydige svar på dette. Det som likevel er tydelig er at dersom en skal bruke høring som et kontrollverktøy, er det et behov for å utarbeide sentrale føringer for hvordan slike høringer skal gjennomføres. Slike retningslinjer bør tydeliggjøre hvilke krav som stilles til offentlighet, eventuell lukking av et møtet, hvem som kan kalles inn og hvilke rettigheter den enkelte har. Det er også et behov for å tydeliggjøre krav til dokumentering av prosessen og hvordan den eventuelt skal følges opp i etterkant. Det vil også være avgjørende at det blir etablert et tydelig skille mellom høring og andre verktøy som kontrollutvalget kan benytte, slik som for eksempel orienteringer, forvaltningsrevisjon, gransking. Dette vil etter vår vurdering kreve en smalere definisjon av høring enn det som har vært forståelsen frem til i dag. Kontrollutvalgssekretariatene like, men ulike Selv om vi kategoriserer de 58 kontrollutvalgssekretariatene i fem «hovedmodeller», dominerer kommunale samarbeidsløsninger. Åtte av ti kontrollutvalg benytter interkommunale selskap eller samarbeid for sekretariattjenester. Markedet er videre dominert av store aktører og tjue av virksomhetene betjener 70 prosent av kommunene. Det er samtidig også mange små sekretariater, og rundt halvparten av sekretariatene består av bare én ansatt. I gjennomsnitt har sekretariatene ansvar for i overkant av syv kontrollutvalg. I tidligere gjennomganger av sekretariatordninger har det blitt påpekt at noen kontrollutvalgssekretariater er organisert på en måte som ikke er i tråd med kravene i regelverket til sekretariatets uavhengighet fra kommunens administrasjon eller revisor. Det 6 8

10 er i dag færre kommuner hvor dette er tilfelle. Likevel finnes det fortsatt forekomster av ordninger det er grunn til å stille spørsmål om ordningen er i tråd med regelverket. Denne undersøkelsen viser at kontrollutvalgssekretariatene i hovedsak har tre roller: «saksbehandler», «utreder» og «administrator», men at balansen mellom rollene varierer. Alle sekretariatene er «administratorer», og en betydelig andel av sekretariatene fungerer som «saksbehandler» ved å gi egne vurderinger i saksfremstillinger. Det er også noen som fungerer som «utreder» for sine kontrollutvalg, ved at de utfører overordnet analyse, selskapskontroll eller andre oppdrag basert på bestillinger fra utvalget. Selv om så å si alle kontrollutvalgslederne er fornøyd med eget sekretariat, viser evalueringen store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi anbefaler i denne sammenheng tydeligere nasjonale føringer for hva det må forventes at sekretæren gjør for kontrollutvalget. 7 9

11 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AS 8

12 Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Brandt Arkivkode: 037, &58 Arkivsaknr.: 14/97-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Vedlegg Notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Forslag til innretning - Prosjektskisse Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 36/14 selskapskontroll av bomvegselskaper. Som ledd i arbeidet med prosjektskissen foretok Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) forundersøkelser. Forundersøkelsene viser at kontrollutvalget bør vurdere hvorvidt selskapskontrollen er hensiktsmessig. Sekretariatet viser til vedlegget Notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper. Sammendrag Statens vegvesen (SVV) har ansvar for oppfølging av bomvegselskapene. SVV skal sikre at innkreving skjer med minst mulig ulempe for trafikantene, med lavest mulig kostnad og høyest mulig inntjening. Riksrevisjonen gjennomførte en undersøkelse av bompengeforvaltningen i , jf. dokument 3:5 ( ). SVV oppgir at de har tatt Riksrevisjonens anbefalinger til etterretning og har iverksatt tiltak som SVV også følger opp. SVV følger opp bomvegselskapene på de aller fleste områdene som kunne vært aktuelle å gå nærmere inn på i en selskapskontroll. Riksrevisjonen følger alltid opp sine revisjoner etter 3 år. Denne oppfølgingen utgis som dokument 3:X ( ) og blir lagt fram i KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2013 eierskapskontroll med flere bomvegselskaper på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. RMN sin egen gjennomgang viser at: SVV følger selskapene tett opp på de fleste områder. Det knytter seg liten risiko til brudd på lov om offentlige anskaffelser.

13 Selskapene har svært begrenset påvirkning på egne kostnader, noe som medfører at effektivitetsanalyser har begrenset nytteverdi. Det er for tidlig å gjøre analyser av effekten av fusjonen mellom Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot AS En tidligere utført selskapskontroll gir grunn til å tro at det er begrenset risiko ved eierstyringen i Trøndelag Bomvegselskap, og styret i Fosenvegene AS har relativt nylig fått påpekt avvik som de har blitt bedt om å utbedre. Det er i realiteten begrenset aktivitet i Bomvegselskapet E39, noe som medfører til at risikoen ved eierstyringen blir mindre. På bakgrunn av forundersøkelsen anbefaler RMN at kontrollutvalget avbestiller selskapskontrollen. RMN presiserer at anbefalingen utelukkende er basert på risiko- og vesentlighetsanalyser og ikke er et resultat av konkrete undersøkelser av selskapene. RMN bemerker derfor at en selskapskontroll likevel vil kunne avdekke kritikkverdige forhold. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å følge RMN sin anbefaling. I tilfelle kontrollutvalget ønsker å gå videre med selskapskontroll av bomvegselskaper viser sekretariatet til vedlegget forslag til innretting prosjektskisse.

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: Forundersøkelse: selskapskontroll med bomvegselskaper 1. BAKGRUNN 1.1 OM FORUNDERSØKELSEN Denne forundersøkelsen er gjennomført etter initiativ fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i KU-sak 36/14: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvrige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Etter å ha mottatt bestillingen og gjort noen undersøkelser om forhold rundt selskapene, så revisjonen at det var grunn til å problematisere hvorvidt en slik selskapskontroll var fornuftig prioritering av revisjonsressurser. Dette notatet oppsummerer disse forundersøkelsene. Målet med notatet er dermed å gi KU i STFK et bedre grunnlag for å vurdere om de vil gå videre med dette prosjektet, og herunder involvere andre kontrollutvalg i et større samarbeidsprosjekt. Hvis kontrollutvalget ønsker det, kan notatet enkelt tilpasses til en fullstendig prosjektskisse som kan sendes andre deltakerkommuner som grunnlag for deres involvering i prosjektet. 1.2 OM BOMPENGESELSKAPENE Alle bompengeanlegg i Norge har et bompengeselskap som er ansvarlig for finansieringen av det vegprosjektet bompengeinnsamlingen skal bidra til. Retten til å kreve inn bompenger er gitt ved inngåelse av en bompengeavtale med Statens vegvesen (SVV), Vegdirektoratet. Statens vegvesen er den utøvende myndighet på vegne av staten og Stortinget. Bompengeinnkrevingen reguleres og forvaltes via et avtaleverk mellom Statens vegvesen, bompengeselskapet, driftsoperatøren og kunden. For de tre aktuelle selskapene har Statens vegvesen region Midt ansvar for å påse at selskapene følger avtalen. Hvordan SVV utfører dette ansvaret beskrives nærmere under. side 1 av 8

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: Selve driften av bomstasjonene gjøres av en operatør. Selskapene må derfor kjøpe tjenester fra et operatørselskap, og dette kjøpet skal skje i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Trøndelag Bomvegselskap eies av Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner med 50 % hver. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner. Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, og kjøpte fram til 2014 sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Bro og tunnelselskapet). Disse tjenestene ble før det kjøpt fra Vegamot AS. Trøndelag Bomveiselskap AS og Vegamot AS fusjonerte den Før fusjonen hadde Trøndelag Bomvegselskap ingen egne ansatte. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS eies av kommunene Orkdal, Skaun, Melhus, Hemne, Meldal, Snillfjord og Agdenes. Selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ble fram til 2014 ivaretatt av operatørselskapet BT Signaal AS. Fosenvegene AS eies av begge fylkeskommunene og kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. I tillegg eier fellesforbundet avd ,74 % av aksjene. Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegeneprosjektet. Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen blir håndtert av Vegamot AS (nå Trøndelag Bomvegselskap). side 2 av 8

16 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET I SØR-TRØNDELAG Som nevnt er selskapskontrollen initiert av KU i STFK. I innstillingen til KU-sak 36/14 heter det blant annet: Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan fylkeskommunen ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører (vår utheving). Dette kan trekke i retning av at et eventuelt prosjekt bør være todelt, der den ene delen dreier seg om eierstyringen, og den andre delen dreier seg om ulike deler av drift av selve prosjektene. For å få et ytterligere grunnlag for å si hvilke aspekter ved drift av prosjektene som kunne være relevante å se nærmere på, har revisjonen vært i dialog med og gjennomgått en del dokumentasjon fra Riksrevisjonen og Statens vegvesen. Vår omtale av disse kildene følger her. 1.4 RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE FRA 2012 Riksrevisjonen gjennomførte i 2012 en større undersøkelse av bompengeforvaltningen i Norge (Dokument 3:5 ( ) Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga). Undersøkelsen retter seg mot Samferdselsdepartementet, direktoratet og Statens Vegvesen. Statens Vegvesen (SVV) har ansvar for oppfølging av bompengeselskapene, for å sikre at innkrevingen skjer med minst mulig ulemper for trafikantene, med lavest mulig kostnader og høyest mulig inntjening. Blant Riksrevisjonens konklusjoner trekker vi fram følgende: side 3 av 8

17 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: Automatiseringa av bompengeinnkrevingen (AutoPass m.m.) har i stor grad bidratt til at målet om minst mulig ulempe for trafikantene er nådd. Målet om at innkrevingen skal skje med lavest mulig kostnader, er ikke realisert. Driftsutgiftene utgjorde i ,9 % av bompengeinntektene, det vil si totalt 818 mill kr (se figur til høyre). Selskapene hadde særlig store tap på grunn av passeringer uten brikke, tap på fordringer og mangler ved det sentrale datasystemet som gjorde innkreving dyrere. En effektivitetsanalyse viste at det var store forskjeller i hvor effektive selskapene var. De minst effektive selskapene hadde en effektivitetsskår på 25, det vil si at de kunne spare 75 % kostnader om de var like effektive som de mest effektive selskapene. Det er et potensial for å øke bompengeinntektene i eksisterende bompengeanlegg, uten å øke prisene. Noen selskap taper mye på dårlig teknisk utstyr. Andre tapsposter var utenlandske kjøretøy, lite hensiktsmessige vedlikeholdsavtaler og tungtrafikk som kjørte med vanlig (liten) brikke. Det var i løpet av 2011/2012 iverksatt en rekke tiltak for å bøte på disse forholdene. Det er store forskjeller i låne- og innskuddsvilkår for selskapene. Flere av selskapene hadde lite aktiv låneforvaltning, og SVV fulgte i liten grad opp dette. Riksrevisjonen ba SVV følge det opp i større grad, og departementet bekrefter i sitt tilsvar at det skal skje. Figur: Inntekter og kostnader i 2010 for alle landets bomvegselskap (tall i 1000) Kilde: Riksrevisjonen Det er vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettingen ved selskapene sine innkjøp av driftsoperatør. Med andre ord var flere kjøp av tjenester fra driftsoperatør gjort i strid med lov om offentlige anskaffelser. Også dette har vært dårlig fulgt opp av SVV. Riksrevisjonen ba SVV følge det opp i større grad, og departementet bekrefter i sitt tilsvar at det skal skje. Riksrevisjonens konklusjoner er basert på stikkprøvekontroller og case-studier. Statens vegvesen region Midt er en av de tre regionene som vurderes. De tre aktuelle selskapene i denne kontrollen er derimot i liten grad er berørt direkte. Det kunne derfor ha vært interessert å se hvordan status for flere av de for- side 4 av 8

18 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: holdene som trekkes fram som mangelfulle over, er for disse tre selskapene. Etter vårt syn gjelder det særlig: Effektivitet i bompengeinnkrevingen Selskapenes låne- og innskuddsvilkår og aktivitet i låneforvaltningen Forholdet til lov om offentlige anskaffelser Vi kontaktet Riksrevisjonen for å høre om hvilke planer de hadde for oppfølging av undersøkelsen. De svarte følgende per e-post til Revisjon Midt-Norge IKS: Vi vil følge opp rapporten etter tre år, dvs. i Oppfølginger blir normalt årlig rapportert til Stortinget i Dokument 3:1. Formålet med oppfølgingen av en forvaltningsrevisjon er å se om de endringene Stortinget vektla i behandlingen av rapporten, er fulgt opp av departementet. Vi la dermed til grunn at Riksrevisjonens rapport pekte i retning av noen forhold som var verdt å undersøke nærmere. Riksrevisjonen vil muligens iverksette sin oppfølgingsundersøkelse før en eventuell selskapskontrollen er avsluttet, men det er liten grunn til å tro at den vil rette seg mot disse tre selskapene i en slik grad at det blir fare for uheldig dobbeltarbeid. 1.5 STATENS VEGVESEN REGION MIDT Vi har videre vært i kontakt med Statens Vegvesen Region Midt for å få deres versjon av hvordan oppfølgingen av de tre aktuelle selskapene skjer per i dag. Vi har i den forbindelse fått en stor mengde dokumentasjon på oppfølgingen av selskapene. Kort oppsummert kan vi legge til grunn at SVV per i dag følger selskapene tett opp på mange områder, blant annet ved: Fast, årlig rapportering av regnskapsdata Innhenting av protokoller fra samtlige styremøter Deltakelse på enkelte styremøter Oppfølging av driftskostnader, herunder spørsmål om lønnskostnader, styregodtgjørelser osv. Oppfølging av kjøp av driftsoperatør (Lov om offentlige anskaffelser) Oppfølging av selskapenes låneforvaltning for å sikre lavest mulig finanskostnader Dette innebærer at SVV allerede følger opp selskapene på de aller fleste områdene som kunne ha vært aktuelt for revisjonen å se nærmere på. side 5 av 8

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: ANDRE SELSKAPSKONTROLLER KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2013 en såkalt eierskapskontroll med flere bomvegselskaper på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Problemstillingen var om Nord-Trøndelag fylkeskommune utøvde eierskapet i bomvegselskapene i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring. Av konklusjonene som har betydning for denne kontrollen, trekker vi fram: At Fosenvegene AS drev virksomhet som antagelig samsvarer med eiernes forventninger, men ikke fullt ut med formålet som ble nedfelt i vedtektene. At det er varierende praksis i bomvegselskapene når det gjelder bruk av valgkomité, styreinstrukser og egenevaluering i styrene. Styret i Trøndelag bomvegselskap oppfyller slike krav og forventninger i stor grad, mens styret i Fosenvegene AS gjør det i mindre grad. Kontrollen kan med andre ord tas til inntekt for at det er liten risiko for avvik i eierstyringen for Trøndelag bomvegselskap, og at Fosenvegene AS nylig har fått påpekt avvik som de har blitt bedt om å utbedre. Vi bemerker at E39 Øysand-Thamshavn ikke var gjenstand for kontroll den gangen. 1.7 REVISJONENS EGNE UNDERSØKELSER For å få et bedre grunnlag for å vurdere eventuell innretting på selskapskontrollen, har vi gjort noen egne undersøkelser. Som nevnt over er forholdet til lov om offentlige anskaffelser et punkt som kunne være verdt å vurdere. Derfor har vi gått gjennom rapporteringsdata til SVV og kunngjøringer på doffin. Disse viser at Trøndelag Bomvegselskap AS i det siste har forestått to anbudskonkurranser på vegne av alle de tre selskapene. Det gjelder kontroll av veikantutstyr og manuell bildebehandling. Når det gjelder kjøp av selve operatørtjenesten driften av bomprosjektene, er det ikke lenger en aktuell problemstilling for Trøndelag Bomvegselskap, som etter fusjonen med Vegamot kan drive operatørvirksomheten i egenregi. På grunn av samarbeidet mellom Trøndelag Bomvegselskap og Bomvegselskapet E39 (felles drift, felles bombrikker, felles rabattordning osv.), har selskapene fått godkjenning for at dette også gjelder Bomvegselskapet E39, jf.prop. s. 32 ( ). Fosenvegene er midt inne i avtaleperioden med driftsoperatør Vegamot (nå Trøndelag Bomvegselskap) og har derfor ikke gjennomført kjøp av operatørtjeneste i det siste. Etter dette er revisjonens vurdering at det er liten risiko for at det skjer alvorlige brudd på regelverket for offentlige anskaffelser i bompengeselskapene. side 6 av 8

20 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: Bompengeselskapene forvalter fellesskapets verdier. Det er derfor av stor betydning at dette skjer på mest mulig effektiv måte, slik at mest mulig av de innsamlede midlene kan gå til de prosjektene de er ment å finansiere. Vi har derfor undersøkt hvorvidt det er grunn til å se nærmere på hvor effektivt selskapene drives. Våre undersøkelser viser at rammebetingelsene rundt bomvegselskapene gjør at selskapene selv i realiteten har svært liten påvirkning på kostnadsnivået ved drift av prosjektene. De ulike kostnadene er enten gjenstand for konkurranse og dermed presumtivt kjøpt til markedspris, eller de følger av avtaler med staten ved vegdirektoratet eller statens vegvesen. Blant de få tingene selskapene kan påvirke selv er kostnader til administrasjon og styrehonorar, men Statens vegvesen følger også slike kostnader tett opp. Den dokumentasjonen vi har fått viser at Statens vegvesen stiller spørsmål til selskapene hvis de har grunn til tro at selskapene har uforholdsmessig store kostnader til administrasjon, herunder om de synes styrene har mange medlemmer eller mange møter. Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot har nylig gjennomført en fusjon. En fusjon kan medføre risiko på flere områder, som sammenblanding av virksomhet som skal holdes adskilt, tap av effektivitet eller manglende oppfyllelse av andre konkrete målsetninger ved fusjonen. Vi må anta at slike risikoer også er tilstede for denne fusjonen. Våre undersøkelser blant annet samtaler med statens vegvesen og representanter for Trøndelag bomvegselskap - tyder likevel på at Vegdirektoratet følger Trøndelag bomvegselskap tett opp i denne fasen. Vi anser det derfor ikke som hensiktsmessig med noen oppfølging av fusjonsprosessen gjennom en selskapskontroll. Hvis kontrollutvalgene likevel ønsker det, vil det være mer hensiktsmessig å vente noe tid, slik at selskapet får mulighet til å hente ut de effektene som fusjonen er ment å bringe. De vegprosjektene som de tre selskapene har ansvar for, drives i stor grad i fellesskap. Det skjer ved at Trøndelag Bomvegselskap i praksis håndterer dem på de andre selskapenes vegne. Noe av begrunnelsen for det er at bomprosjektene skal fremstå enhetlig ovenfor brukere. Dette medfører imidlertid også at aktiviteten i særlig Bomvegselskapet E39 er begrenset. Selskapet har ingen administrasjon, og nærmer seg slutten av sin prosjektperiode (varighet til 2017). Etter revisjonens syn innebærer det at risikoen ved eierstyringen av dette selskapet er mindre enn for mange andre selskap. side 7 av 8

21 REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE 2015 Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: EVENTUELL INNRETTING Gjennomgangen over viser at: statens vegvesen følger selskapene tett opp på de fleste områder det knytter seg liten risiko til forholdet til lov om offentlige anskaffelser selskapene har svært begrenset reell påvirkning på egne kostnader, slik at det vil gi lite verdi å gjøre effektivitetsanalyser det er for tidlig å gjøre analyser av effekten av fusjonen mellom Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot AS en annen selskapskontroll gir grunn til å tro at det er begrenset risiko ved eierstyringen i Trøndelag Bomvegselskap, og styret i Fosenvegene AS har relativt nylig fått påpekt avvik det er i realiteten begrenset aktivitet i Bomvegselskapet E39, og det bidrar til å gjøre risikoen ved eierstyringen mindre Revisjon Midt-Norges syn er etter dette at det er vanskelig å se på hvilke områder det er slik risiko at det er hensiktsmessig å sette i verk en selskapskontroll. Vi anbefaler derfor kontrollutvalget å revurdere bestillingen i sak 36/14. Vi presiserer at denne konklusjonen ikke er resultat av vurderinger av praksis i selskapene. Den er utelukkende basert på risiko- og vesentlighetsanalyser. Vi kan dermed ikke se bort fra at en eventuell selskapskontroll likevel vil kunne avdekke kritikkverdige forhold. Hvis kontrollutvalget ønsker å gå videre med en selskapskontroll på tross av revisjonens anbefaling, viser vi til vår foreslåtte innretting (vedlagt prosjektskisse). side 8 av 8

22 Vedlegg til notat fra forundersøkelse Forslag til innretting(prosjektskisse): Selskapskontroll med bomvegselskaper 1. OM PROSJEKTSKISSEN Denne skissen er vedlegg til et notat fra en gjennomført forundersøkelse for en eventuell selskapskontroll med tre lokale bomvegselskaper, etter initiativ fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i KU-sak 36/14. Vedlegget skisserer aktuelle problemstillinger, kriterier og metodisk opplegg dersom bestillingen fra kontrollutvalget slik den er formulert i sak 36/2014 skulle blitt fulgt opp med en fullstendig selskapskontroll. Som det framgår i forundersøkelsen ser ikke revisjonen vesentlige risikoer knyttet til disse problemområdene, og anbefaler derfor ikke å gå videre med en slik selskapskontroll. 2. FORSLAG TIL PROBLEMSTILLINGER Ut fra redegjørelsene i notatet fra forundersøkelsen ser Revisjon Midt-Norge IKS følgende foreløpige problemstillinger som mest hensiktsmessige: 1. Utøver kommunene eierskap i bomvegselskapene i tråd med lov og normer for god eierstyring? 2. Hvordan jobber selskapene for å oppfylle stortingets, eiers og befolkningens forventninger? Den første problemstillingen vil være en standard kontroll av kommunenes eierstyring, herunder gjennomføring av generalforsamling, prosesser ved valg til styrene og håndtering av habilitetsmessige spørsmål ved behandling av saker i de enkelte kommunestyrer og formannskap. Problemstillingen vil i noen grad basere seg på tilgjengelige data fra selskapskontroll i regi av KomRev Trøndelag IKS. Den andre problemstillingen vil ta sikte på å redegjøre for selskapenes arbeid på flere områder, men særlig for å holde kostnadene ved bompengeinnkrevingen på et lavest mulig nivå. Notatet fra forundersøkelsen viser imidlertid at selskapene har begrenset handlingsrom på dette området. Vi vil også kunne beskrive de pågående fusjonsprosessene og eventuelt påpeke utfordringene ved disse. For denne problemstillingen vil vi i stor grad basere oss på tilgjengelig informasjon fra Statens vegvesen, men vi vi også kunne gjøre egne analyser. 3. AKTUELLE KILDER TIL KRITERIER Kommunenes eierstyring vil vurderes opp mot kriterier utledet fra lov (aksjeloven, forvaltningsloven, kommuneloven) og anerkjente normer for eierstyring (KS retningslinjer og NUES). side 1 av 2

23 Vedlegg til notat fra forundersøkelse De ulike aspektene ved drift av prosjektene vil vurderes opp mot bompengeavtalene og anerkjente normer for effektiv forvaltning av offentlige midler. Det kan også bli aktuelt med benchmarking mellom sammenlignbare prosjekter. 4. METODE En selskapskontroll kan inneholde både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon, jf. kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. Denne kontrollen vil måtte innebære både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapene. Innsyn i det ene selskapet som ikke er fullt ut offentlig eid (Fosenvegene AS) er ennå ikke avklart, og vil få betydning for hvordan kontrollen av dette selskapet kan legges opp. Kontroll med eierstyringen vil vurderes på grunnlag av data innhentet ved gjennomgang av protokoller og intervju med og spørreskjema til sentrale informanter(eierrepresentanter, styremedlemmer osv.). Kontrollen med selskapenes aktiviteter vil gjennomføres ved analyser i selskapet basert på regnskaps- og dokumentgjennomgang og intervju med eventuelle ansatte. I tillegg vil vi i stor grad basere kontrollene i selskapene på allerede tilgjengelige data fra Statens vegvesen. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Selskapskontrollen kan gjennomføres av Revisjon Midt-Norge IKS. Ressurser fra Fosen kommunerevisjon har sagt seg villig til å delta i kvalitetssikringsarbeidet gjennom en styringsgruppe. Kontrollen bør oppsummeres i tre rapporter en per selskap. Kontrollen kan gjennomføres innen en timeramme på totalt 800 timer for de tre selskapene, med levering senest 1. april Denne timerammen tar høyde for at revisjonen underveis i arbeidet vil kunne finne områder å gå mer i dybden på enn hva problemstillingene antyder. side 2 av 2

24 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Brandt Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 15/38-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kostnadsutvikling i investeringsprosjekter i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 2. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 425 timer med levering innen Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i den videre utarbeidelsen av forslag til innretting. 4. Kontrollutvalget ber at forslag til innretting presenteres i kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning I sak 5/15 vedtok kontrollutvalget å gjennomføre forvaltningsrevisjon av kostnadsutviklingen i fylkeskommunens investeringsprosjekt. Prosjektet er prioriert i plan for forvaltningsrevisjon I planen omtales prosjektet slik: Det har i flere sammenhenger blitt pekt på en utvikling med fylkeskommunale investeringsprosjekter som blir vesentlig dyrere enn opprinnelig forutsatt. Det kan gi grunnlag for en gjennomgang av omfang, årsaker og eventuelle tiltak som kan iverksettes enten for å bedre kostnadsanslagene på et tidlig tidspunkt eller redusere kostnadsøkninger senere i prosessene. Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å avdekke årsaker til at fylkeskommunale investeringsprosjekter ofte blir vesentlig dyrere enn opprinnelig forutsatt. Videre skal forvaltningsrevisjonen bidra til læring som tjener som grunnlag for å kunne utarbeide både nye og forbedre eksisterende tiltak. Dette som ledd i et forsøk på å redusere risikoen for kostnadsoverskridelser i fremtidige investeringsprosjekt. Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) vil være til stede i møtet for å ta med seg innspill fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å følge opp sitt vedtak fra 5/15 ved å bestille forvaltningsrevisjon av kostnadsutvikling i investeringsprosjekt i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bestille forvaltningsrevisjonen med en tidsressurs på 425 timer og med levering innen

25 Sekretariat oppfordrer kontrollutvalget til å komme med innspill i møtet som revisor kan ta med seg i utarbeidelsen av forslag til innretting. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget ber revisor legge frem forslag til innretting til neste møte. Hvorvidt tidsressurs og leveringstidspunkt er hensiktsmessig kan vurderes på nytt når forslag til innretting legges fram.

26 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Brandt Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 12/13-27 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring. 2. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 425 timer med levering innen Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i det videre arbeidet med prosjektet. 4. Kontrollutvalget ber om at revisjonen legger fram et forslag til prosjektskisse i utvalgets neste møte. Saksutredning I sak 5/15 vurderte kontrollutvalget hvilke undersøkelser det skal bestille i 2015, da tilgjengelige revisjonsressurser har blitt redusert i forhold til et normalår. Utvalget vurderte både tema fra plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. I saken vedtok utvalget å bestille forvaltningsrevisjon av temaet kostnadsutvikling i investeringsprosjekter. I samme sak vedtok kontrollutvalget å innhente mer informasjon om området mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring før en eventuell bestilling. Bakgrunnen var at man ville avklare eventuelle synergieffekter ved å gjennomføre dette prosjektet samtidig med at revisjonen også gjennomfører revisjon av kvalitet i videregående opplæring. Kontrollutvalget vedtok følgende: Kontrollutvalget ber sekretariatet undersøke muligheten for å gjennomføre et prosjekt innenfor emnet Mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående skole. Sekretariat har i samtale med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) kommet frem til at det er begrensede synergieffekter og nytte av å gjøre undersøkelsene parallelt. Dette kan likevel være gode grunner for å bestille en forvaltningsrevisjon av mobbing og psykososialt læringsmiljø. Temaet omtales slik i plan for forvaltningsrevisjon: Tidsressurs Det psykososiale læringsmiljøet generelt, og problemer med mobbing spesielt, har vært et aktuelt tema der det stilles store krav til fylkeskommunen som skoleeier. Det har vært gjennomført en rekke tilsyn fra fylkesmannen på hvordan den enkelte skole håndtere dette, men det kan også være grunnlag for en vurdering av hvordan fylkeskommunen følger dette opp på overordnet nivå og hvordan man sikrer at det gjøres et godt nok arbeid innen alle videregående skoler i fylket.

27 Tilgjenglig tidsressurs er avhengig av om kontrollutvalget avbestiller eller gjennomfører selskapskontroll av bomvegselskaper, se egen sak. I tilfelle bestilling av selskapskontroll av bomvegselskaper går som planlagt må en ny forvaltningsrevisjon bestilles med tidsressurs fra både 2015 og 2016, hvor de fleste timene belastes tidsressursen for Skulle kontrollutvalget velge å avbestille selskapskontroll av bomvegselskaper vil en forvaltningsrevisjon i all hovedsak kunne gjennomføres med tilgjenglig tidsressurs for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bestille forvaltningsrevisjon av området mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring. Sekretariat vil peke på at det er en risiko for at fylkeskommunens rutiner for håndtering av mobbing og psykososialt læringsmiljø generelt innebærer en risiko for manglende etterlevelse, noe som kan ramme elevene.

28 Årsmelding for kontrollutvalget 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 11/122-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar utkast til årsmelding for Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Vedlegg Utkast til årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalget skal etter kommuneloven rapportere om sin virksomhet til fylkestinget. Kontrollutvalgets årsmelding er et ledd i denne rapporteringen. Utkast til årsmelding legges med dette fram i kontrollutvalgets møte. Eventuelle endringer tas inn i dokumentet før det legges fram for fylkestinget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta utkastet til årsmelding.

29 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding 2014 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Sør-Trøndelag Fylkeskommune Administrativt utkast, februar 2014