Pårørendesenter Folkets hus

Transkript

1 Pårørendesenter Folkets hus - etablering og drift Hamar kommune 2013 (Versjon ) Plan for etablering og drift av pårørendesenter, Hamar kommune

2 Innhold 1. Bakgrunn Formål Organisering Ledelsens oppgaver Informasjon Kontrollfunksjonen og registrering Etablering - startfase... 4 Pårørendesenter opprettes etter ordre fra RE - leder Anne Olen Aasen Kommunikasjon: Etableringen Drift Revisjon og oppdatering av planen LEDER PÅRØRENDE SENTER HJELPERE: ADGANGSKONTROLLEN PREST KOMMUNIKASJONUTSTYR INNHOLD BEREDSKAPSKOFFERT

3 PÅRØRENDESENTER FOLKETS HUS 1. Bakgrunn Pårørendesenteret er en del av kommunens beredskap i krisesituasjoner. Senteret har ingen permanent funksjon, men vil bli aktivisert i forbindelse med ulykker av større omfang som skjer innenfor kommunens grenser. Senteret aktiviseres normalt etter anmodning fra politiet og/eller etter ordre fra Rådmannen (kriseledelsen). Leder Barn og familie er ansvarlig for at senteret etableres. Ved evakuering i forbindelse med fredstidskatastrofer der boligområder kan bli evakuert, må en være forberedt på at andre lokaler kan bli tatt i bruk. 2. Formål Senteret skal ta seg av og yte nødvendig hjelp til pårørende som måtte ha behov for informasjon, hjelp og støtte. Pårørende skal få informasjon, mulighet til å snakke sammen, bespisning ved behov, psykisk førstehjelp og hjelp med praktiske gjøremål. 3. Organisering Bemanning av senteret består av tjenestelederne og stab i Barn og familie samt et faglig støtteapparat. Antall hjelpere og sammensetning av hjelpefunksjoner vurderes etter behov fra hendelse til hendelse. 4. Ledelsens oppgaver Lederen/ledelsen skal sørge for en tilstrekkelig organisering av de administrative rutiner, kommunikasjonskanaler, støttefunksjoner etc. Hjelpeapparatet skal understøttes slik at dette kan utføre oppgaven sin. 5. Informasjon Leder skal sørge for at all informasjon som gis hjelpere og pårørende er korrekt og i henhold til de opplysninger som kommer ifra skadestedet via Resultatsenhetsleder 3

4 (RE leder). Leder skal sørge for at hjelperne regelmessig blir oppdatert med informasjon. 6. Kontrollfunksjonen og registrering Nestleder har ansvar for at det opprettes en egnet kontrollfunksjon ved inngangen til pårørendesenteret. 7. Etablering - startfase Automatisk varsling om evt. krise sendes til Re- leder Anne Olen Aasen, ansvarlig for EPS senter Camilla Hågensen Mosveen og Leder for PS senter Margit Nordstoga. Pårørendesenteret (PS) opprettes etter ordre fra RE - leder Anne Olen Aasen. Re-Leder varsler ansvarlig for Evakuert- og Pårørendesenteret (EPS) Camilla Hågensen Mosveen / samt leder av PS senteret Margit Nordstoga, tlf , evt til stedfortreder for leder, Tove Furulund Wiig tlf , eller nestleder av pårørendesenter Gerd Samuelsen tlf Innkallingsrutiner: Leder varsler nestleder og drar deretter til Pårørendesenteret. Nestleder kaller inn ledergruppen og deretter grunnbemanningen. Se punkt. 9. Normalt nyttes lokaler ved Folkets hus som Pårørendesenter. Ved behov kan kriseledelsen ta beslutning om annet lokale. Nødvendig materiell til drift av Pårørendesenteret er plassert i beredskapskofferten. Beredskapskofferten er plassert i Folkets hus: 4. etg. dør merket Teknisk. Nøkler til Folkes hus: Nøkkelen henger i skap på servicekontoret, kontorplass nærmest personalkontor, p.t. Trond Rusten. Alternativt kan Hedemarken brannvesen Telefon: (Overbefalsvakt) kontaktes. Be om at Folkets hus låses opp. (Nøkler til utgangsdør og nøkler til innvendige dører befinner seg utenfor hoveddøren i en boks som brannvesenet har nøkkel til. Det er fargekoder på nøklene som samsvarer med fargemerke under nøkkelsylinder.) 4

5 8. Kommunikasjon: Politidistriktet skal opprette pårørende telefon ved hendelser hvor det er behov for å informere eller på annen måte håndtere et større antall pårørende. Telefonnummer kunngjøres i samråd med politiet. Politiets pårørendetelefon er Leder EPS og leder PS loggfører hendelser/ kontakt med pårørende som skal videreformidles til politi eller kriseledelsen. Kriseledelsen er plassert i Rådhuset. 9. Etableringen Ansvarlig EPS leder PS og nestleder PS skal snarest mulig begi seg til Pårørendesenteret. Nestleder har hovedansvar for innkallingen av hjelpere etter en på forhånd etablert telefonliste. Leder PS står i kontakt med ansvarlig EPS. Leder PS vurderer behov for hjelpere når det gjelder antall og kompetanse. Både evakuerte og pårørende loses inn hoveddør til Kinoen (alternativt brukes hoveddør i Folkets hus). Sal med kapasitet til 70 personer med utgang Kirkebakken. Pårørende senter har ansvaret for bemanning i kinosalen (med hjelpere fra begge sentre). Politiet leder samling i kinosalen. Drikke, sjokolade skal tilbys i Kinosalen. Når pårørendesenteret er etablert loses pårørende puljevis opp til 4 etg. Etableringsgruppen sørger for å etablere et praktisk mottakssekretariat. Etableringsgruppen sørger for nødvendig merking samt å anvende ankomne hjelpere på en best mulig måte. Når senteret er etablert ringer EPS ansvarlig til politiet via oppgitte direktelinje og gir beskjed. Deretter ringer EPS ansvarlig Re-leder med samme beskjed. 5

6 10. Drift Leder informerer nestleder og hjelpere om hva som er skjedd, når, hvor etc. Informasjonen oppdateres etter hvert. Nestleder har det overordnede ansvar for at senteret registrerer pårørende og rutinene rundt det. Når hjelperne ankommer får de utdelt gule vester og tiltakskort som beskriver de ulike arbeidsoppgavene. Leder PS har ansvar for kontakten til Ansvarlig EPS som har den direkte kontakten til Re - leder/kriseledelsen og Politiet. Ved pårørendes behov for telefon ut, kontaktes nestleder. Andre behov som registreres, meldes til leder. Leder sørger for å formidle disse til rette instans. Leder har ansvaret for loggføring av hendelser og opplysninger til bruk for politiet, kriseledelsen og evalueringen. Leder PS, (nestleder), ansvarlig EPS samt politiet har et oppstartsmøte ved ankomst for å anslå kapasitet og hvilket hjelpeomfang det er behov for. Deretter holdes jevnlige statusoppdateringer underveis. 11. Revisjon og oppdatering av planen Planen revideres i sammenheng med revisjon av Plan for kommunal kriseledelse én gang per år. Ansvar for oppdatering: Barn og familie 6

7 12 ANSVARLIG EPS (Evakuert og Pårørendesenter) Arbeidsoppgaver: Er ansvarlig for koordineringen mellom Evakuertesenteret og Pårørendesenteret. Hovedansvar for informasjon mellom Pårørendesenteret og Evakuerte senteret samt til Re- leder (=kriseledelsen) og politi. Når senteret er etablert ringe politiet og gi beskjed (direkte nr. ligger i plastmappen i beredskapskofferten og er IKKE offentlig!). Deretter ringe leder Re-ledere (BF og LH) med samme beskjed. Holde seg orientert via kommunens webside og via direkte tlf. linje til Re-leder (= kriseledelsen) og politi. All informasjon som kan være av interesse for politiet, skal loggføres og rapporteres løpende til tilstedeværende politi eller via direkte tlf. linje. Hvis politiet er representert på huset, gis direkte beskjed til denne. Sørge for faste møteintervaller mellom politiet og lederne for Evakuerte og pårørende sentrene. Loggføre aktivitet til Re-leder/ kriseledelsen og politiet. På anmodning fra leder for PS sørge for at det bestilles mat (sanitetsforeningen), transport og evt. flere hjelpere (Rødekors). 7

8 13 LEDER PÅRØRENDE SENTER Arbeidsoppgave: Er ansvarlig leder av Pårørendesenteret og disponerer alt personale som inngår i dette. Ansvar ved etablering: Iverksette varsling av nestleder og Etableringsgruppe (Tj. ledere/ Teamledere). Sørge for at det praktiske kommer i funksjon til nesteleder kommer og overtar. Ansvar ved drift: Organisere og lede driften av senteret. Styre og avgjøre behov/ønsker. Prioritere. Ansvar for loggføring av hendelser som skjer på senteret. Holde seg oppdatert via kommunens Webside. Delegere oppgaver ved behov. Sørge for at det jevnlig avholdes status-møter med nestleder Sørge for at det holdes (om mulig) debrifing med alle hjelperne til slutt. 8

9 14 NESTLEDER Arbeidsoppgave: Varsling/ innkalling av hjelpere. Organisere og delegere arbeidsoppgaver til hjelperne. Ansvar ved etableringen: Bli orientert om situasjonen. Sørge for varsling/ innkalling av hjelpere. Sørge for at det praktiske kommer i funksjon ved å bruke etableringsgruppen. Ansvar ved drift: Overordnet avsvar for å styre fordelingen av hjelpere til de pårørende via etableringsgruppen. Ha oversikt over fordelingen og holde leder orientert. Overordnet ansvar for registreringen av pårørende. Sørge for at 2 hjelpere foretar loggføringen av de pårørende (i grupperommene innerst til venstre i gangen). Overordnet ansvar for at det hersker ro og orden i mottaket. Delegere ansvaret til hjelpere. Ved problem, gripe inn og sørge for at ro blir opprettet, evt. ved å be om bistand fra politiet. Bistå romansvarlig/hjelperne, rotere på arbeidsoppgaver og sørge for pauser og mat til hjelperne. Sørge for at det praktiske (vann, kaffe, toaletter, papir osv.) fungerer. 9

10 15 ETABLERINGSGRUPPE / ROMANSVARLIG Ca 5 stk. ( Tj. ledere/ teamledere) Bistå leder og nestleder med etablering av senteret o Låse ut koffert, låse opp lokaler o Merking av lokaler o Sørge for hensiktsmessig møblering o Utdeling av vester til alle hjelpere fortløpende Bistå med delegering av arbeidsoppgaver til hjelpere som ankommer ved bruk av tiltakskort o Ved behov bistå nestleder med varsling av hjelpere Etableringsgruppen går over i rollen som romansvarlig når etableringsfasen er over. 10

11 16 HJELPERE: Arbeidsoppgaver: Utgjøre den støttemessige ressurs for de pårørende. Ved støttesamtaler skal det søkes å bidra til bearbeiding av den situasjon som den pårørende er kommet opp i. Noen hjelpere vil bli satt til å være romansvarlig, andre til registrering/ loggføring av pårørende, avregistrering, vakthold og andre til å bistå direkte med samtaler eller annen praktisk bistand i forhold til mat og drikke, hygiene. Om nødvendig, vil det bli rotert og vekslet på arbeidsoppgavene. 2 hjelpere vil få ansvar for å elektronisk registrering/ loggføring via skjema (pinnepenn ligger i beredskapskofferten) og videreformidle disse elektronisk til politiet (se eget tiltakskort). Ansvar ved etableringen: Bli orientert om situasjonen. Forbered deg mentalt. Lytt til beskjeder fra leder/nestleder/romansvarlig og følg disse! (også selv om du ikke er enig, tas opp på evaluering i etterkant). Ansvar ved drift: Ta imot de pårørende på en god måte. Bistå med registrering der det er nødvendig. o Alle pårørende får ett skjema de MÅ fylle ut, evt med hjelp. o Klistremerke PÅRØRENDE settes på ALLE de som har levert skjema! (romansvarlige må ha klistemerker hos seg) o Lever skjemaer fortløpende til romansvarlig Noter ned opplysninger av betydning og bring det videre til romansvarlig. 11

12 Registrer eventuelle spørsmål som den pårørende stiller og gi tilbakemelding snarest mulig. Vær åpen for praktisk hjelp som de pårørende måtte ha behov for. Ved bistandsbehov fra andre hjelpeinstanser kontakt romansvarlig. Webansvarlige hjelpere sørger for at kommunens Webside kobles opp på storskjerm og oppdateres løpende. Avregistrering av pårørende som forlater senteret. Ringperm ligger i kofferten med alfabetiske skilleark. Ark settes i etter hvert som de pårørende er elektronisk registert. Det hakes av ved utgang. (Hvis man ikke har papirene, skriv for hånd.) Hjelper følger ut når pårørende er avregistert. Varsle nestleder ved tvil om vedkommende kan forlate senteret pga. psykisk helse. 17 ESTIMERT ANTALL HJELPERE 4. stk. Vakthold/ Avregistering 4 stk. Romansvarlig stk. Registering av pårørende/samtalepartnere (3-4 x på hvert rom) 2 stk. Elektronisk registrering hvorav 1 har ansvar for oversendelse av logg til politiet. 3 stk Webansvarlig/Informasjonsansvarlig (1x på hvert rom) 3 stk Sørge for drikke/ mat når den kommer/ rydde og holde orden i lokalet og på toalett. (1x på hvert rom) STK 12

13 18 ADGANGSKONTROLLEN Ansvarsområde: Evakuerte senteret/ levekår og helse har ansvaret for vaktholdet ved hovedinngangen, på baksiden/ Grønnegata og ved hovedinngang Folkets hus. Evakuertesenteret bemanner ut i fra behov/ antallet brukere som kommer til sentrene. Pårørendesenteret har ansvaret for vakthold i egen etasje både foran og ved bakdøren/baktrappen. Leder utpeker hvem som evt. skal delta fra Pårørendesenteret ved behov for bistand i perioder. Evakuertesenteret ivaretar inngangskontrollen av alle personer som ankommer senteret og sørger for å skjerme både evakuerte og pårørende fra presse. Presse skal henvises til presseansvarlig/ politiet. Vurder å be om bistand til vakthold fra politiet dersom situasjonen krever det. HUSK! Be om styrking av personalressursene før kapasitet-grensen nås. 13

14 19 PREST Kirkens vakttelefon eller Kirken koordinerer kontakt med andre trossamfunn. Leder i samarbeid med Re-leder tar avgjørelse om og når prest kontaktes. Ansvarsområde: Har oppgaven som hjelper og er den støttemessige ressurs for noen av de pårørende. Til forskjell fra de øvrige hjelperne har presten en stasjonær plassering, som utpekes av leder. 14

15 20 KOMMUNIKASJONUTSTYR Tilgang til tråløst internett i Folkets Hus i hele 4. og 5. etg. Tilgang til printer (pc med printer) Logg på med egen ID eller som HIKT gjest. Brukernavn: musikk, Passord: sang Leder og 6 hjelpere skal ha med egen bærbar pc. 5 minnepenner inneholdende et excel skjema for registrering av pårørende ligger en i en plastboks i beredskapskofferten. 2 hjelpere vil få ansvar for elektronisk loggføring av de håndskrevne skjemaene. 1 av de to har overordnet ansvar for direkte kontakt og elektronisk overføring til politiet via oppgitt epost (se eget tiltakskort). Kopieringskort ligger i kofferten 21 ANTALL PC = 7 2 stk registrering/loggføring 4 stk Web (1 på hvert rom) 1 stk til leder 15

16 22 INNHOLD BEREDSKAPSKOFFERT Håndbok Rutiner Telefonlister over ansatte BF Logglister Tlf. til politiet o.a. Oversiktskart over Folkets hus Utstyr til skilting: 4 store og skilt med teksten Pårørendesenter. 2 store skilt med en pil på. 3 store skilt med Pårørende tlf mindre tomme skilt Gaffatape for opphenging av skilt Saks 3 tusjer 1 taperull Registreringsutstyr: Tiltakskort med konkrete arbeidsoppgaver til hjelpere 40 gule vester Registreringsskjemaer pårørende Ringperm med alfabetisk skilleark til bruk ved avregistrering Klistremerker Pårørende Loggskjema til 2 x leder 100 kulepenner 7 kulepenner med snor 5 spiralblokker A4 16

17 5 minnepenner. 7 skriveplater. Kopieringskort Generelt utstyr: Førstehjelpsmappe 4 pledd Engangshansker 1stk. flaske antibak 1 vannkoker 1 glass pulverkaffe 1 pk. Te 1 pk. suketter 100 engangskopper Søppelsekker Tørkeruller Servietter 17