Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset i Eidfjord Dato: Tidspunkt: 09:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Jostein Hovland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/18 PS 2/18 PS 3/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Orientering frå rådmannen - ny personopplysingslov 2017/95 PS 4/18 Orientering frå rådmann, nytt innkjøpsreglement. 2014/417 PS 5/18 PS 6/18 PS 7/18 PS 8/18 Vurdering om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune. Milepælsorientering forvaltningsrevisjon Bygging av ny sjukeheim i Eidfjord. Prosjektplan selskapskontroll eigarskapsforvaltning Eidfjord kommune. Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport for Eidfjord kommune pr / / /6 2015/48 PS 9/18 Møteplan for kontrollutvalet /121 PS 10/18 Referatsaker RS 1/18 Budsjett kontrollutvalet 2015/120 RS 2/18 Budsjett kontrollutvalet 2015/120 PS 11/18 Eventuelt 2

3 PS 1/18 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 2/18 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte 3

4 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 000 Arkivnr: 2017/95-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 3/ Orientering frå rådmannen - ny personopplysingslov Bakgrunn for saka. I kontrollutvalet sitt møte i Eidfjord kommune vart det gjort slikt vedtak i PS 33/17: Gjeldande referatsak 18/17 Ny personvernlov: Kontrollutvalet vil invitere rådmann til neste møte og be om ei orientering om Eidfjord kommune sitt arbeid i høve personvernlov. Sekretariatet har vore i kontakt med rådmannen og han har opplyst at han ikkje kan møte denne dagen, men vil sende nokon i sin stad. Drøfting. EU sin personvernforordning, General Data Protection Regulation (GDPR), vil tre i kraft for alle medlemsstatar i EU, også for Norge i mai Dette vil medføra ei rekkje endringar i norsk personvernlovgjeving. På datatilsynet sine nettsider har vi bl.a. funne ei punktliste som viser kva dei nye personvernreglene kan bety. Meir informasjon finn ein på denne lenka: Sekretariatet har delteke på fleire ulike kurs om den nye personvernlova, og har i den samanheng fanga opp ein del problemstillingar som det kan vera fornuftig at kontrollutvalet tek opp med rådmannen, for å forsikra seg om at kommunen er i gang med naudsynte tilpassingar. På denne bakgrunn bør kontrollutvalet vurdera om ein skal innhenta informasjon om kva konsekvensar dette vil få for kommunen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 4

5 Side 2/2 Utvalet kan f.eks. be rådmannen svara på desse sju spørsmåla: 1. Er det peika ut nokon som jobbar med ny personvernlov? 2. Er det laga protokoll som viser kva som er samla inn av personopplysningar? 3. Er det inngått databehandlaravtalar, og er desse oppdatert? 4. Er det oppretta personvernombod/rådgjevar? 5. Er personvernerklæringa oppdatert? 6. Er det innebygd personvern i kommunen sine datasystem? 7. Er det vurdert å få vennlegsinna hackere til å testa datasystema? På bakgrunn av det som går fram over, blir det rådd til at kontrollutvalet ber om at rådmannen til neste møte svarar skriftleg på spørsmåla som går fram av spørsmålsstillingane over. Vidare blir det rådd til at rådmannen kjem i neste møte for å orientera munnleg i tillegg om saka. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber rådmannen til neste møte å svara skriftleg på dei sju spørsmåla som går fram av drøftingspunktet over når det gjeld status i arbeidet med tilpassing til ny personvernlov. Det skriftlege svaret vert å senda til sekretariatet innan I tillegg ber kontrollutvalet rådmannen om å koma i møte...for å orientera munnleg om saka. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 5

6 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 4/ Orientering frå rådmann, nytt innkjøpsreglement. Bakgrunn for saka. I kontrollutvalet sitt møte i Eidfjord kommune vart det gjort slikt vedtak i PS 29/17: «Forvaltningsrevisjon offentlege anskaffingar i 2015 hadde vedtak om innkjøpsreglement. Dette skulle vere på plass Dette er slik utvalet kjenner til, enno ikkje på plass. Utvalet ønskjer ei orientering frå rådmann i neste møte om status på dette. Kontrollutvalet ønskjer og å utfordre rådmannen på kvifor det ikkje vart sett krav til bruk av lærlingar på dette prosjektet, og korleis dette er tenkt løyst i kommunen sitt framtidig innkjøpsreglement.» Sekretariatet har vore i kontakt med rådmann som har meldt at han ikkje har høve til å møte sjølv denne dagen, men vil sende nokon i sin stad. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 6

7 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/124-7 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 5/ Vurdering om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune. Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken har sendt over ei slik eigenvurdering. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av revisjonssjefen sin eigenevurdering, og vurderinga frå oppdragsansvarleg revisor vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jmf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringane. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 7

8 Side 2/2 Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringane som svekkar IHR sin uavhengighet i høve Eidfjord kommune. I tillegg har sekretariatet bede revisjonen gjere greie for om dei har eller har hatt andre oppdrag for kommunen. I skriv frå IHR, dagsett melder IHR at dei ikkje har hatt slike oppdrag. Konklusjon: Ut frå innhaldet i eigenerklæringane med vedlegg vert det tilrådd å ta desse til etterretning. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Uavhengighetserklæring Odd J. Storebø 2 Uavhengighetserklæring Arne Gilbakken 3 Erklæring frå IHR gjeldande andre oppdrag i Eidfjord kommune 8

9 9

10 10

11 .tå tf Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Til kontrollutvalet i Eidfjord kommune Vurdering av uavhengigheit lnnleiing I følgje forskrift om revisjon $ 15 skal oppdragsansvarleg revisor minimum kvart år levera ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengigheit til kontrollutvalet. Krav til uavhengigheit og objektivitet gjeld også for revisor sine medarbeidarar, men det er berre oppdragsansvarlege revisorar som plikter å legge fram ei skriftleg vurdering for kontrollutvalet. I lndre Hordaland Revisjonsdistrikt sine revisjonsplanar vil vurdering av uavhengigheit til kvar enkelt revisor i kommunen sitt revisjonsteam inngå som eit eige punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarleg revisor sin skriftlege eigenvurdering skal ligge som eit vedlegg til dette punktet. Både kommuneloven (S 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) set krav til revisor sin uavhengigheit. Krava er nærare skildra nedanfor. Lova og forskrifta sine krav til uavhengigheit I flg. Kommuneloven $ 79 og $ 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikkje: 1. være ansatt i andre stillinger i (fylkes)kommunen eller i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer ivirksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes rnteresser kommer i konflikt med interessene tiloppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke reyisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg set lova $ 79 og forskrifta $ 14 følgjande avgrensingar: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om reyisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. (fyl ke s) kom m u ne ns) eg n e I ed e I ses- og kontrol lo p pg ave r 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skatte sake r ette r d o mstol love n B. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors u avhe ng ighet og obje ktivitet ved gje nnomføri ng av revisjonsoppgave ne Revisor sin eigenvurdering av punkta overfor Pkt. 1: Tilsetjingsforhold Pkt.2: Medlem i styrande organ Pkt. 3: Delta eller inneha funksjonar i anna verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt.4: Nærståande Underteikna har ikkje tilsetjingsforhold i andre stillingar enn i re vr's1bnsse/s k a p e t. Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i nokon verksemd som kommunen deltek i. Underteikna deltek ikkje i eller innehar funksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. Underteikna har ikkje nærståande som har tilknyting til Eidfjord kommune som har tyding for min uavhengigheit os obiektivitet. Vangsgata 30, Postboks 274,5702 Voss, Telefon , E-post post@ihrevisjon.no, 11

12 ).t2 tf Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Pkt. 5: Rådgivingseller andre tenester som er egna til å påverke revisors habilitet Underteikna stadfestar at det for tida ikkie vert ytt rådgivings- eller andre tenester overtor Eidfiord kommune som kiem ikonflikt med denne bestemminga. Før slike tenester vert utført av lndre Hordaland Reuislonsdistrikt føretas ei vurdering av rådgivinga eller fenesfe sin art iforhold til revisor sin uavhengigheit og objektivitet. Dersom vurderinga konkluderer med at utøving av slik teneste kjem i konflikt med bestemminga iforskrifta $ 14, skal revisor ikkje utføre tenesta. Kvart enkelt tilfelle må vurderast særskilt. Revisor svarer dagleg på spørsmål/skriv som er å siå på som rettleiing og bistand og ikkje revisjon. Paragrafen seier at også s/ik rettleiing må skie med varsemd og på ein måte som ikkie bind opp revisor sine seinare revisions- og kontrollvurderingar. Pkt. 6: Tenester under (fylkes)kommunen sine eigne leiings- og kontrolloppgåver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8:Andre særeigne forhold IJnderteikna stadfestar at det for tida ikkje vert ytt tenester overfor Eidfiord kommune som høyrer inn under kommunen sine eigne leiings'og kontrolloppgåver. Underteikna stadfestar at verken revisor eller lndre Hordaland Rew'slonsdistrikt for tida opptrer som fullmektig for Eidfiord kommune. Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne forhold som er egna til å svekke tilliten til min uavhengigheit og obiektivitet. Voss, 2. januar 2018 OA(!" J Storebø >{-0.vl odd J O ppdragsansvarleg revisor Eidfiord kommune 12

13 13

14 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2017/44-17 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 6/ Milepælsorientering forvaltningsrevisjon Bygging av ny sjukeheim i Eidfjord. Bakgrunn for saka. Kontrollutvalet i Eidfjord kommune gjorde slikt vedtak , PS 13/17 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra forvaltningsrevisjon Bygging av ny sjukeheim i Eidfjord med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Kontrollutvalet ber revisor om å gjennomføra samtalar og intervju jfr. prosjektplan kapittel 6 om metode. 3. Kontrollutvalet mottek milepælsorienteringar frå revisor i kvart møte. Ved utarbeiding av delrapportar i prosjektet vert desse handsama undervegs. 4. Kontrollutvalet ønskjer at endeleg revisjonsrapport, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt siste møte i Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet med forvaltningsrevisjonen er: Føremålet er å sikre at ny sjukeheim vert fullført i høve budsjettramme vedtatt for prosjektet. Det er og viktig at prosjektet vert gjennomført i høve tydelege ansvars- og styringsliner i kommunen og mellom kommune og entreprenør. Til slutt vil forvaltningsrevisjonen sjå til at lovar og reglar i høve lønns og arbeidsvilkår vert følgt. Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. Har kommunen system for overordna styring og kontroll med vedteke investeringsprosjekt? Her vil me sjå på: a) Er organiseringa med ansvar, rollar for gjennomføring av ny sjukeheim inkludert fullmakter, kompetanse og ressursbehov klart definert? b) Er det etablert tilstrekkelege rutinar for rapportering og vert desse etterlevd? c) Har kommunen tilfredsstillande system for planlegging, styring og kontroll over vedtekne investeringar til ny sjukeheim? d) Har kommunen rutinar som sikrer at informasjonen i systemet er fullstendig og korrekt? e) Har kommunen rutinar og system for endrings- og avvikshandtering og korleis vert dette følgt opp? f) Har kommunen tilfredsstillande rutinar for kvalitetssikring av leveransar og utbetaling til leverandør? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 14

15 Side 2/3 g) Har kommunen satt krav til dokumentasjon og utarbeiding av rutinar for vedlikehald og drift av bygningsmassen frå leverandør/entreprenør? h) Har kommunen retningslinjer for administrativ og/eller politisk godkjenning av endeleg prosjektregnskap? 2. Har kommunen system og rutinar som sikrar at byggeprosjektet vert utført i samsvar med regelverk og interne rutinar/retningslinjer? Her vil me sjå på: a) Har kommunen sikra at lovverket vert etterlevd m.a. i forhold til HMT, sosial dumping og bruk av lærlingar? b) Er det utarbeida retningslinjer/krav til kvalitetssikring i samband med kontraktsinngåing? c) Er det etablert rutinar for risikovurdering av byggeprosjektet i forhold til prosjektering, planlegging, gjennomføring og kvalitetskontroll, og vert desse følgt opp? Drøfting: I dette møtet vil IHR orientere om status og framdrift så langt i prosjektet. Kontrollutvalet i Eidfjord kommune handsama milepælsorientering i sitt møte Her vart mellom anna slike punkt protokollert: Arne Gilbakken frå IHR orienterte. - Sett på system for kommunikasjon mellom partane i prosjektet. - Etablert prosjekthotell på web. Oversiktlege og gode referat. Verkar som det er god kontroll i prosjektet. - Revisjonen har no oversikt over underleverandørar. - Vernerundar kan verte dokumentert betre. Månadskiftet september-oktober omlag to veker forseinka, men entreprenør reknar med å vere i rute att til jula 2017 Revisjonen vil etterspørre prosedyre for godkjenning/brukstillatelse for den delen som vert ferdig sommaren 2018? Etter sams drøfting gjorde kontrollutvalet slikt samrøystes vedtak. 1. Kontrollutvalet ber om at IHR føl opp i høve kommunen at utgifter vert periodisert og føl framdrift for prosjektet. Kontrollutvalet ber om at denne informasjonen kjem til neste møte. 2. Kontrollutvalet ønskjer at IHR kontaktar Fellesforbundet i Hordaland i høve arbeid mot sosial dumping. 3. Forvaltningsrevisjon offentlege anskaffingar i 2015 hadde vedtak om innkjøpsreglement. Dette skulle vere på plass Dette er slik utvalet kjenner til, enno ikkje på plass. Utvalet ønskjer ei orientering frå rådmann i neste møte om status på dette. Kontrollutvalet ønskjer og å utfordre rådmannen på kvifor det ikkje vart sett krav til bruk av lærlingar på dette prosjektet, og korleis dette er tenkt løyst i kommunen sitt framtidig innkjøpsreglement. Sekretariatet ser for seg at IHR orienterer om arbeidet i høve vedtakspunkt 1 og 2 til møtet Når det gjeld vedtaket punkt 3 viser sekretariatet til anna sak i dette møtet. Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram særskilte opplysningar, som t.d. krev justering ift. prosjektplan eller leveringstid, vert det tilrådd at kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. 15

16 Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 16

17 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2018/6-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 7/ Prosjektplan selskapskontroll eigarskapsforvaltning Eidfjord kommune. Bakgrunn for saka. Bakgrunnen for denne selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyre i Eidfjord kommune Kontroll av eigarskapsforvaltninga vart prioritert som prosjekt nr. 1 i denne planen. I kontrollutvalet sitt møte i Eidfjord kommune , PS 31/17 vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber IHR utarbeide prosjektplan for selskapskontroll for Eidfjord kommune si eigarskapsforvaltning. 2. Selskapskontrollen skal ha slikt føremål: Undersøke korleis Eidfjord kommune forvaltar sine eigarskap. 3. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta: - Organisering og forvaltning - Lov og regelverk - Kommunale vedtak - Oppnemning av styremedlemmer, kompetanse og opplæring. - Rapportering til eigar frå selskap og styremedlemmer - Kjønnsbalanse i styra - Oversikt over selskap og selskapsformer. - Mål og føringar for korleis arbeidet med eigarskapsforvaltning skal gjennomførast. - Risikovurderingar i høve eigarskapsforvaltninga? 4. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan og prosjektplanen vert å handsame i neste møte i kontrollutvalet. Sekretariatet mottok prosjektplan i høve vedtaket sitt punkt 4, Denne ligg ved saka. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 17

18 Side 2/3 IHR skriv slik om føremål og problemstillingar: Føremål: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke korleis Eidfjord kommune forvaltar sine eigarskap. I prosjektplanen sitt punkt 3 har IHR operasjonalisert momenta frå kontrollutvalet og formulert desse problemstillingane: 1. Korleis er selskapa som kommunen har eigarskap i organisert? (jf. strekpunkt nr. 1) a. Gi ein oversikt over selskap og selskapsformer (jf. strekpunkt nr. 7) 2. Korleis forvaltar Eidfjord kommune eigarinteressene sine? (jf. strekpunkt nr. 1) a. Er det etablert tydelege mål og føringar for korleis arbeidet med eigarskapsforvaltninga skal gjennomførast? (jf. strekpunkt nr. 8) b. I kva grad er det gjennomført risikovurderingar knytt til eigarskapsforvaltninga til kommunen? (jf. strekpunkt nr. 9) 3. I kva grad har kommunen ein eigarskapsforvaltning som er i samsvar med relevante lover og regelverk, samt etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? (jf. strekpunkt nr. 2) a. Er det utarbeida ein tydeleg strategi for dei einskilde eigarskap til kommunen og oppfølging av desse? (jf. strekpunkt nr. 5) b. Korleis følgjer kommunen opp at selskapa etterlever dei føringar som kommunen har gitt gjennom eigarstrategi? (jf. strekpunkt nr. 3) c. Kva rutinar har kommunen for oppnemning av styremedlemmer, for å sikre god samansetning og kompetanse i selskapsstyra? (jf. strekpunkt nr. 4 og 6) d. I kva grad har styremedlemmer og folkevalde opplæring i kommunal eigarskapsforvaltning? (jf. strekpunkt nr. 4) 4. Kva rutinar er etablert for rapportering til eigar frå selskap og styremedlemer? (jf. strekpunkt nr. 5) Avgrensing IHR skriv mellom anna dette: «Rapporten tar utgangspunkt i selskapa som står omtalt i eigarstrategien for Eidfjord kommune, sist revidert 2012, med omsyn til endringar og i eventuelt nye heileigde selskap.» Sekretariatet har ikkje merknader til dette. I punkt 6 Metode skriv IHR slik: Indre Hordaland Revisjonsdistrikt vil her nytta dokumentanalyse, intervju og spørjeundersøking som metode for å samla inn fakta og svare på problemstillingane. Sekretariatet har ikkje merknader til dette. Konklusjon. Sekretariatet meiner at forslag til prosjektplan er i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med føringar gjeve frå utvalet. Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen har sekretariatet ikkje merknad til at dert vert disponert ein ressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert ein presentasjon i kommunestyret. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte

19 Side 3/3 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og eventuelle innspel som kjem fram i møtet. 2. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan selskapskontroll eigarskapsforvaltning Eidfjord kommune. 19

20 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Selskapskontroll Eidfjord kommune Eigarskapsforvaltning Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalet Februar

21 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I PS 31/17 i møte i kontrollutvalet 16. november 2017 gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber IHR utarbeide prosjektplan for selskapskontroll for Eidfjord kommune si eigarskapsforvaltning. 2. Selskapskontrollen skal ha som føremål: Undersøke korleis Eidfjord kommune forvaltar sine eigarskap. 3. Det vert tek utgangspunkt i desse momenta: - Organisering og forvaltning - Lov og regelverk - Kommunale vedtak - Oppnemning av styremedlemmer, kompetanse og opplæring - Rapportering til eigar frå selskap og styremedlemmer - Kjønnsbalanse i styra - Oversikt over selskap og selskapsformer - Mål og føringar for korleis arbeidet med eigarskapsforvaltning skal gjennomførast - Risikovurderingar i høve eigarskapsforvaltninga? 4. Kontrollutvalet ber IHR leggja fram prosjektplan innan og prosjektplanen vert å handsama i neste møte i kontrollutvalet Bakgrunn Bakgrunnen for denne selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyre i Eidfjord kommune Kontroll av eigarskapsforvaltninga vart prioritert som prosjekt nr. 1 i denne planen. Selskapskontroll, jf. kommunelovas 80 kan gjennomførast som eigarskapskontroll eller forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomførast selskapskontrollar som kombinerer dei to nemnte formane. Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og inneber å kontrollere korleis kommunen forvaltar sine eigarskap. I dette prosjektet ser vi på eigarskapsforvaltninga til kommunen. 2. FORMÅLET MED PROSJEKTET Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke korleis Eidfjord kommune forvaltar sine eigarskap. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt

22 3. PROBLEMSTILLINGAR Basert på kontrollutvalet sine punkt ovanfor føreslår me følgjande problemstillingar: 1. Korleis er selskapa som kommunen har eigarskap i organisert? (jf. strekpunkt nr. 1) a. Gi ein oversikt over selskap og selskapsformer (jf. strekpunkt nr. 7) 2. Korleis forvaltar Eidfjord kommune eigarinteressene sine? (jf. strekpunkt nr. 1) a. Er det etablert tydelege mål og føringar for korleis arbeidet med eigarskapsforvaltninga skal gjennomførast? (jf. strekpunkt nr. 8) b. I kva grad er det gjennomført risikovurderingar knytt til eigarskapsforvaltninga til kommunen? (jf. strekpunkt nr. 9) 3. I kva grad har kommunen ein eigarskapsforvaltning som er i samsvar med relevante lover og regelverk, samt etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? (jf. strekpunkt nr. 2) a. Er det utarbeida ein tydeleg strategi for dei einskilde eigarskap til kommunen og oppfølging av desse? (jf. strekpunkt nr. 5) b. Korleis følgjer kommunen opp at selskapa etterlever dei føringar som kommunen har gitt gjennom eigarstrategi? (jf. strekpunkt nr. 3) c. Kva rutinar har kommunen for oppnemning av styremedlemmer, for å sikre god samansetning og kompetanse i selskapsstyra? (jf. strekpunkt nr. 4 og 6) d. I kva grad har styremedlemmer og folkevalde opplæring i kommunal eigarskapsforvaltning? (jf. strekpunkt nr. 4) 4. Kva rutinar er etablert for rapportering til eigar frå selskap og styremedlemer? (jf. strekpunkt nr. 5) 4. PREMISSAR FOR PROSJEKTARBEIDET Vedtaket til kontrollutvalet vert lagt til grunn for revisjonen sitt vidare arbeid med prosjektet. Dersom revisjonen meiner det er grunnlag for å endra formål og/eller problemstillingar undervegs, skal det avklarast med kontrollutvalet, via sekretariatet Rapporten vert oversendt kontrollutvalet etter vanlege rutinar. 4. AVGRENSINGAR Rapporten tar utgangspunkt i selskapa som står omtalt i eigarstrategien for Eidfjord kommune, sist revidert 2012, med omsyn til endringar og i eventuelt nye heileigde selskap. Hovudfokus i selskapskontrollen er å undersøke om Eidfjord kommune gjennomfører Indre Hordaland Revisjonsdistrikt

23 eigarskapsforvaltninga i samsvar med kommunens eigarstrategi, vedtak, lover, regler og KS sine anbefalingar om eigarstyring, selskapsleiing og kontroll. Vurderingane skal byggjast på informasjonen som kjem fram i selskapskontrollen. 5. VURDERINGSKRITERIUM SELSKAPSKONTROLL Kriterium/kontrollpunkt for dette prosjektet er utleia frå lover og forskrifter, samt internt regelverk: KS Eigarforum sine tilrådingar Aksjelova Lov om interkommunale selskap Eigarstrategi frå 2012 Felles eigarstrategi for Hardanger Energi AS Kommunale dokument og vedtak Opplistinga er ikkje uttømmande. 6. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Indre Hordaland Revisjonsdistrikt vil her nytta dokumentanalyse, intervju og spørjeundersøking som metode for å samla inn fakta og svare på problemstillingane. 7. PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSBEHOV Prosjektansvarleg Odd Jakob Storebø Prosjektleiar Gro Kristin Kårdal Andersen Prosjektperiode vår 2018 Tal timar 180 / 200 timar Vedtaksorgan for prosjektplan Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 8. MILEPÆLSPLAN Milepæl Ferdig Når prosjektplan er utarbeidd 1.februar 2018 Når prosjektplan er godkjent i KU 15. februar 2018 Når data er innhenta Status til kontrollutvalet Når rapport er utarbeidd og kvalitetssikra Når rapport er sendt til sekretariatet Når rapport er sendt til kontrollutvalet Når rapport er sendt til kommunestyret Indre Hordaland Revisjonsdistrikt

24 Når rapport er vedteken i kommunestyret Indre Hordaland Revisjonsdistrikt

25 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/48-28 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 8/ Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport for Eidfjord kommune pr Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4, der det m.a. står: Drøfting: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Interimsrevisjon kan forklaras slik: «Interimsrevisjon er den revisjonen som vert gjennomført i løpet av året for å kontrollera at dei interne kontrollane fungerar som føresett gjennom året. I interimsrevisjonen går revisor gjennom og testar rutinar, transaksjonar og rapportering innen utvalde område.» Interimsrevisjonsrapporten bygger på overordna revisjonsstrategi frå Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR), som vart presentert på kontrollutvalet sitt møte og interimsrevisjonsrapport pr som vart presentert i kontrollutvalet sitt møte I tillegg opplyser revisor om at det ikkje er levert inn søknad på spelemidlar frå Eidfjord kommune. Noko som var tema for spørsmål i utvalet sitt møte Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 25

26 Side 2/2 I dette møtet vil IHR ved revisjonssjef Odd J. Storebø presentera oppsummeringa av dette arbeidet. Dette vil, til liks med presentasjon av revisjonsplanen, vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert, og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. På bakgrunn av det som kjem fram i presentasjonen bør kontrollutvalet, slik sekretariatet ser det, få høve til å koma med forslag til fokusområde i årsrevisjonen som skal gjennomførast framover, dersom dei ønskjer det, sjølv om det er revisjonen som avgjer kva som skal vera med. Oppsummering av interimsrevisjonsarbeidet pr ligg ved. Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar oppsummeringa etter interimsrevisjon 2017 frå IHR til orientering. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2017 frå IHR til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Interimsrevisjonsrapport for Eidfjord kommune pr

27 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Eidfjord kommune Finansiell revisjon 2017 Interimsrevisjon per

28 Innhald 1 Innleiing Områder Innkjøpsområdet Lønnsområdet Inntektsområdet/Salsområdet Overføringsområdet Finansområdet Likvidområdet IKT Momskompensasjon/Attestasjonar

29 1 Innleiing Generelt Vi har gjennomført interimsrevisjon av Eidfjord kommune sin rekneskap per Vi har sett på rutinar innanfor områda inntekter, løn og innkjøp/kostnader, samtidig som vi har vurdert kommunen sin interne kontroll på desse områda. Under følgjer forhold vi ynskjer å ta opp i samband med vår interimsrevisjon Avdekka forhold og spørsmål blir normalt tatt opp med kommunen gjennom perioden. Rekneskapsrevisjon Rekneskapsrevisjonen skal gje revisor grunnlag for å gje ein uttale om rekneskapen i form av ei revisjonsmelding. Rekneskapsrevisjonen er delt i to fasar, interimsrevisjon og årsoppgjersrevisjon. I interimsrevisjonen testar vi kontrollar i rekneskapsrutinar for å få verifisert at dei har fungert i heile rekneskapsrevisjonen. I tillegg gjennomfører vi kontroller på områder og for rekneskapspostar kor det ikkje er mogleg å oppnå same tryggleik eller med same effektivitet ved revisjon i årsoppgjeret. Kartlegging Vi har gjennomført ei overordna kartlegging og vurdering av den interne kontrollen i kommunen. Dette har omfatta mellom anna. Kontrollmiljøet - Haldingar, etikk, leiarinvolvering, erfaringar frå tidlegare år. Organisering - Ressursar, kompetanse, arbeidsdeling, sentrale/desentrale løysingar System og rutinar - Avgiftsforhold, kompleksitet, og omfang av transaksjonar, spesielle krav rekneskapsreglar Delegasjon, ansvar, og fullmakter - Typar av reglement, ajourhald, oppfølging Rapportering - Frekvens, distribusjon, handsaming, oppfølging Gjennomgangen har gjeve oss kunnskap om kontrollmiljøet i kommunen, om kontroll messig sterke og svake sider i vesentlege økonomiske økonomiprosessar, og ei forståing av korleis rekneskapstransaksjonar vert generert, registrert og rapportert. Vår vurdering av internkontrollen byggjer på informasjon innhenta gjennom kartlegging og gjennomgang av rutinar i samband med interimsrevisjonen, og kunnskap i eigen organisasjon om regelverk, rutinar og prosessar i kommunen. 3 29

30 Vi registrerer at kommunen har etablert sentrale/desentrale løysingar på områder som innkjøp, økonomi-/rekneskap og lønn. Dette inneber i utgangspunktet auka risiko for feil i økonomidata. Kommunen synest vera merksam på denne risikoen (m.a. retningsliner, opplæring, rapportering og oppfølging). Når det gjeld internkontrollen på overordna nivå, er det vår vurdering at den er tilfredsstillande. Vår vurdering av risiko og kontrollsida på rutinenivå, har vi kommentert under dei einskilde områda som er revidert. Kontroll av transaksjonar/bilag Observasjonar Kommunen har etablert system og rutinar som sikrar kontroll med transaksjonane (transaksjonskontrollar). Kontrollen skal syta for at inntekter, innkjøp, tilskot, løn og andre oppgåvepliktige ytingar blir handtert i samsvar med gjeldande lover, reglar, og avtalar, og at inntekter og utgifter vert følgt opp i forhold til budsjett og planar. På inntektsområdet er føremålet vidare å sikra at inntekter blir rett berekna og innbetalt, og at uteståande krav vert følgt opp. Eit viktig kontrollelement er kravet om at alle bilag skal vera attestert og tilvist. Dette inneber at alle disposisjonar som inneber økonomiske forpliktingar skal stadfestast av ein som har budsjettdisponeringsmynde. Gjennom året har vi føreteke terminvise kontrollar av krav om kompensasjon for meirverdiavgift. Ein revisjon av dette inneber utføring av handlingar for å innhente revisjonsbevis for beløpa og opplysningane i kompensasjonsoppgåva. Meir spesifikt betyr dette at vi plukkar ut eit skjønns messig utval av kostnadane, og kontrollerer at kommunen har handsama desse kostnadane korrekt avgifts messig. Ein annan kontroll som vi gjennomfører er å sjå til at det vert registrert eit sjølvkostrekneskap i tråd med lovkrav om at det ikkje skal tas meir enn sjølvkost for tenester (VAR). Vi ser også til at avsetning til sjølvkostfond er korrekt. Også på dette området plukkar vi ut/kontrollerer vi skjønns messig eit utval av kostnader, og kontrollerer at kostandane er korrekt handsama både rekneskaps messig, avgifts messig og i samsvar med lovkrav og sjølvkostprinsipp. Det er ikkje avdekka vesentlege avvik frå attestasjons- og tilvisingsrutinar, og den terminvise kontrollen av krav om kompensasjonen av meirverdiavgift avdekker heller ikkje mange feil. Når det gjeld kontroll av sjølvkostrekneskapen, vil dette bli gjort i samsvar med årsoppgjersrevisjonen. 4 30

31 2. Områder 2.1 Innkjøpsområdet Vår revisjon har bestått av kartlegging og vurdering av den interne kontrollen. Viktig for oss er kontrollmiljøet, der vi byggjer på våre erfaringar frå tidlegare år, samt etikk og leiinga si involvering. Det er gjennomført ein bilagskontroll i samband med mva-kompensasjon i løpet av året. Kommunen har god kontroll på hovudlinjene i mva-kompensasjonslova. Nokre feil som vedkjem mva-kompensasjon er avdekka, alle er korrigert. Gjennom denne kontrollen har vi fått kunnskap om kontrollmiljøet i kommunen, om kontrollmessige sterke og svake sider og ei forståing av korleis rekneskapstransaksjonane vert generert, registrert og rapportert. Vi har også vurdert leverandørgjeld per Vår revisjon på området hittil har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar. 2.2 Lønnsområdet Vi har kontrollert at eit utval av rutinane for kontroll fungerer som føresett/tidlegare. Kommunen har rutine med kontroll av lønnsjournal kvar månad. Kontroll vert gjort for all variabel lønn. Kontrollen er ein rimelegheitsvurdering og avdekker urimeleg høge utbetalingar, dobbeltutbetalingar eller utbetaling til personar som har slutta i sine stillingar. For nye og avslutta arbeidsforhold er rutinen arbeidsavtale og tilsetjingsbrev. For vikarar er det arbeidsavtale. Må ha oppseiing for personar som avsluttar arbeidsforholdet. Endring av lønn skjer i samband med stillingsendringar/lønnsforhandlingar. Lønnsavdelinga får inn kopi av arbeidsavtale som grunnlag for endringar. Ved endring av stilling går det melding til lønnsavdelinga som legg dette inn i lønssystemet. I samband med endring av fastlønn ved sentrale oppgjer vert lønn endra i samsvar med KS sine rundskriv. Ved lokale forhandlingar får inn kopi av signert forhandlingsprotokoll, som er grunnlaget for endringane. Ansvarleg for løn hentar sjølv skattekort for tilsette før inntektsårets byrjar. I tillegg må ansvarleg for løn syta for at skattekortopplysningane er oppdaterte for kvar lønskjøring. Dette følgjer av lov om betaling av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingslova). Refusjon frå NAV vert inntektsført ved utsending av krav. Kontaktar NAV dersom innbetaling ikkje stemmer med kravet. Ved å bokføre kravet når det oppstår sikrar ein rett anordning gjennom året og i samband med årsavslutninga. 5 31

32 Vi har stilt spørsmål om i kva grad fråvær blir registrert i lønssystemet. Tilbakemeldinga er at fråværet blir registrert i Økonomisystemet Agresso. Kommunen har godt kjennskap til regelverket og er påpasseleg med å søke på det dei har krav på. Eidfjord kommune bruker Notus 1 for pleie og omsorg, reinhald og barnehage. Spørsmål til det som er rapportert i NOTUS skjer via mail. Eventuelle endringar vert gjort ute i avdelingane og lønsavdelinga gjennomfører rimelegheitskontroll. Anna variabel løn vert registrert av lønsavdelinga og også kontrollert her. Overtid Per 31. desember er det ingen tilsette som har nådd 100 timer overtid. 2.3 Inntektsområdet/Salsområdet Vår revisjon har bestått av gjennomgang av konti på området, testing av rutinar og stikkprøvekontroll av transaksjonar (utgåande faktura). Vi har kontrollert og oppdatert rutinane der det er nødvendig. I samband med årsoppgjersrevisjonen vil vi også kontrollere konti der det er særskilt risiko. Våre kontroller har så langt ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved grunnlag og berekningar. Uteståande per viser at kommunen har god kontroll. 2.4 Overføringsområdet Dette er eit område som i stor grad blir revidert i årsoppgjersrevisjonen, men vi har gjennomført analytisk revisjon av området. Vår kontroll viste ingen vesentlege avvik. Dei største inntektene er rammetilskot og skatt på inntekt og formue. Rammetilskotet avstemmer vi mot Kommunal og Moderniseringsdepartementet (KMD) sine utbetalingar gjennom rekneskapsåret. Skatt avstemmer vi mot «Beregninger av skatt og netto 1 Notus er eit nettbasert dataverktøy for arbeidstidsplanlegging og turnushandtering. I dette systemet skal bemanningsplanar og turnus leggjast inn. Notus gir oversikt over dei faktiske vaktene og samansetning av personell og kompetansebakgrunn på dei forskjellige vaktene. 6 32

33 inntektsutjevning for kommunene 2017». Gjennom året kontrollerer vi at rammetilskot og skatt blir bokført på korrekt konto. Endeleg avstemming av rammetilskot og skatt blir gjennomført når rekneskapen for 2017 blir lagt fram. Dei to første utbetalingane i 2018 påverkar Eidfjord kommune sitt rammetilskot for 2017 på grunn av periodisering/anordning. Rammetilskot og skatt vert kvart år i avstemt per mot oppgåver frå KMD. Dette er også eit område som i hovudsak vert revidert i samband med årsoppgjeret. 2.5 Finansområdet Vår revisjon har bestått av gjennomgang av konti på området, samt oppdatering av grunnlagsdokumentasjon på området. Vi har kontrollert at kommunen betaler avdrag og renter fortløpande gjennom året. I tillegg har vi sett på kommunens utlån. Desse vert avstemt månadleg. Vår revisjon på området har ikkje avdekka vesentlege feil. Vi har kontrollert og avstemt meirverdiavgift for dei 4 første terminane. Avstemminga viser ingen avvik for terminane som er avstemt. 2.6 Likvidområdet Vår revisjon har bestått i gjennomgang av konti og vurdering av rutinar på området, i tillegg er det kontrollert at alle likvidkonti vert fortløpande avstemt. Vi har kontrollert rutinane på området gjennom spørsmål om betalingsstraumar og avstemmingsrutinar. Avstemming vert gjennomført månadleg og er godt dokumentert der det er avvik mellom bankkonto og rekneskap. Vår revisjon på området hittil har ikkje avdekka feil eller manglar. 7 33

34 2.7 IKT Vi har vore i kontakt med IKT ansvarleg. Planen var å gjennomføra ein spørjeundersøking i 1. halvår. IKT-ansvarleg bad om at spørjeundersøkinga vart utsett til seinhaustes på grunn av at kommunen var midt i ein flytteprosess kor IKT vart flytta frå Odda til Kvam. Spørjeundersøkinga vert derfor utsett til Momskompensasjon/Attestasjonar Formålet med revisjonen: Er å kunne gi ein uttale i medhald av ISA 805: Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling. Revisjonen skal spesielt uttala seg om: Eidfjord kommune er omfatta av momskompensasjonsordninga Mva oppgåva ikkje inneheld vesentlege feil. Revisjonsmålsetjingar: Mva. er berre berekna for område/tenester som er omfatta av ordninga Mva. beløpet er korrekt berekna Registrert i rett periode Dokumentasjon er tilfredsstillande; originaldokument, adressert til kommunen og gjeld kommunen, korrekt tilvist, rett beløp og rett kode. Hittil i år har vi godkjent momskompensasjonen for 5 terminar, 2 terminar står att. Det vert tatt ut lister for all kompensasjon for den enkelte termin som vert kontrollert på stikkprøvebasis. I tillegg til målsetjinga som nemnd ovanfor føretek vi og vanleg vedleggskontroll (som på innkjøpsområdet) på utplukket. Ved feil tek vi dette opp (som regel per mail) med økonomikontoret som rettar det seinast i neste periode. Momskompensasjonen for dei fire første terminane er avstemt og det er ikkje avvik. Attestasjonar Revisjonen har hittil i år hatt ein del rekneskap som vert revidert etter Standard for beslekta tenester ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlingar, for Eidfjord kommune. Formålet med avtalte kontrollhandlingar: 8 34

35 Avtalte kontrollhandlinger innebærer at revisor, etter avtale med virksomheten og eventuell tredjepart, utfører kontrollhandlinger av revisjonsmessig art og rapporterer resultatene av dette arbeidet. Desse rekneskapane kan vere byggerekneskap eller rekneskap som får stønad frå tippemidlar. Det kan vera kommunale prosjekt eller prosjekt initiert frå idrettslag. Søknadar til byggjeprosjekt som er eigd av eit idrettslag skal gå gjennom den kommunale forvaltninga og reviderast av den revisjon som kommunen brukar. Ved attestasjonane har vi ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar. Odd J. Storebø Revisjonssjef 9 35

36 Eidfjord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Eidfjord kommune 9/ Møteplan for kontrollutvalet 2018 Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre Formannskap (Rekneskap 11 Kontrollutval Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2018: Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre Formannskap (Rekneskap 11 Kontrollutval Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 36

37 PS 10/18 Referatsaker 37

38 Fra: Myklatun, Knut Ingar Sendt: :27:33 Til: Kjartan Haugsnes Kopi: Tveit, Marta Emne: SV: Budsjett kontrollutvalet Vedlegg: image002.jpg;budsjett 2018.xlsx Ligg vedlagt Knut Ingar Fra: Kjartan Haugsnes Sendt: 5. februar :38 Til: Myklatun, Knut Ingar; Tveit, Marta Emne: SV: Budsjett kontrollutvalet Hei. Sender de dette over? Mvh Kjartan Haugsnes Fra: Kjartan Haugsnes Sendt: 4. januar :41 Til: 'Knut <Knut ''Tveit Marta' Emne: Budsjett kontrollutvalet Hei. Kan eg få tilsendt vedteke budsjett for kontrollutvalet 2018 og ein rekneskapsoversikt for 2017? På førehand takk. Med helsing Kjartan Haugsnes Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Postboks Bergen Telefon Mobil Eg gjer merksam på at dette ikkje er ei privat e-postadresse; både inngåande og utgåande e-post vert vurdert for ev. journalføring i vårt sak- og arkivsystem. 38

39 Konto Konto(T) Beløp Revidert budsjett Bud.endringar Godtgjersle til folkevalde 0, ,00 0, Tapt arb.fort. folkevalde 0, ,00 0, Arbeidsgjevaravgift 0, ,00 0, Løn inkl.trygd og avgift 0, ,00 0, Kontormateriell 0, ,00 0, Aviser, tidskrifter og faglitteratur 2 750, ,00 0, Servering 0, ,00 0, Opplæring / kurs inkl. opphald 0, ,00 0, KM-godtgjersle oppgåvepliktig 0, ,00 0, Reiseutlegg 0, ,00 0, Kontingentar 0, ,00 0, Varer/tenester som inngår i komm.eigenprod 2 750, ,00 0, Kjøp fylkeskommunale tenester 0, ,00 0, Interkommunal revisjon , ,00 0, Tenester som erstattar komm. eigenproduksjon , ,00 0, Mva - kompensasjon 0, ,00 0, Overført til andre kommunar 0, ,00 0, Overføringsutgifter 0, ,00 0, Mva.komp påløpt i driftsrekneskapet 0, ,00 0, Refusjonar 0, ,00 0, Kontroll og revisjon , ,00 0,00 10 Rådmannen , ,00 0, , ,00 0,00 39

40 Oppr.budsjett Avik i kroner Forbruk i % , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 33, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 5, , ,00 0, , ,00 22, , ,00 18, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0, , ,00 14, , ,00 14, , ,00 56,10 40