Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: Møterom ved biblioteket, Ulvik Dato: Tidspunkt: 09:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Gunnbjørg Øyre kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/15 IHR uavhengig i høve Ulvik herad 2014/180 PS 4/15 PS 5/15 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS PS 6/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport PS 7/15 Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Ulvik herad 2015/7 2014/ / /179 PS 8/15 Møteplan for kontrollutvalet i Ulvik herad /177 PS 9/15 RS 1/15 RS 2/15 Referatsaker Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova RS 3/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Ulvik) RS 4/15 Vedtak heradsstyret, oppfølging forvaltningsrevisjon handlingsplanar og vedtak 2014/ /8 2014/ /169 RS 5/15 Budsjett for kontrollutvalet /173 PS 10/15 Eventuelt Side2

3 PS1/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/15Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte Side3

4 Ulvik herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/180-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ulvik herad 3/ IHR uavhengig i høve Ulvik herad Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Revisjonssjef Odd J. Storebø har oversendt ei slik eigenvurdering. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at heradet har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av revisjonssjefen sin eigenevurdering, og vurderinga frå oppdragsansvarleg revisor vil vera eit lekk i å sjå til at heradet har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jmf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringane. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side4

5 Side 2/2 Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringane som svekkar IHR sin uavhengighet i høve Ulvik herad. I tillegg har sekretariatet bede revisjonen gjere greie for om dei har eller har hatt andre oppdrag for kommunen. I skriv frå IHR, dagsett melder IHR at dei ikkje har hatt slike oppdrag. Konklusjon: Ut frå innhaldet i eigenerklæringa med vedlegg vert det tilrådd å ta denne til etterretning. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisjonssjef Odd J. Storebø vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ulvik herad, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Uavhengighetserklæring frå IHR gjeldande Ulvik herad 2 Tilleggserklæring, IHR uavhengig i høve Ulvik herad Side5

6 Side6

7 Side7

8 Side8

9 Ulvik herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/7-6 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ulvik herad 4/ Milepælsorientering forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Ulvik herad gjorde slikt vedtak i sak i møte : 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Offentlege innkjøp/anbod 2. Det vert teke utgangspunkt i slikt føremål: Føremål: Sjå til at Ulvik herad har eit tilfredstillande system for handtering av offentlege innkjøp. Vert lovar og reglar etterlevd, og har heradet ein strategi som tek omsyn til heradet som heilheit? Kontrollutvalet ber revisor ta med seg slike moment/problemstillingar i utarbeiding av prosjektplan: - Kva får Ulvik igjen for å delta i innkjøpssamarbeid? - Følger Ulvik herad lov og forskrift i høve innkjøp/etterleving av regelverk? - Har heradet ein innkjøpsstrategi som og legg til rette for at lokalt næringsliv kan delta på like vilkår i konkurranse om innkjøp? - Rutinar for anbodsutsetting, kompetanse i eigen organisasjon? - Rutinar/krav - Innkjøp av tenester som mellom anna kan hindre sosial dumping og andre lovbrot? - Arbeidsdeling og ansvarlege for innkjøp - Handtering av fleire prosjekt samstundes - Bruk av rammeavtalar - Avgrensing: Sjå på innkjøp dei siste to åra. 3. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan: Prosjektplanen vert å sende til heile utvalet og utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side9

10 Side 2/2 IHR sendte over prosjektplan til sekretariatet som avtalt og denne vart godkjent av utvalsleiar I dette møtet er IHR invitert til å gje ei orientering i høve vedtaket sitt punkt 5. Forslag til vedtak Orienteringa vert teken til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side10

11 Ulvik herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/428-4 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ulvik herad 5/ Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS Bakgrunn for saka. Hausten 2014 vart det tinga selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. Endeleg prosjektplan er utarbeida av IHR og vart handsama i kontrollutvalet i Odda kommune og i Eidfjord kommune I denne saka til kontrollutvalet i Ulvik herad er innstilling til kontrollutvalet i Odda samt prosjektplanen frå IHR lagt ved som vedlegg. Drøfting. Innstillinga frå kontrollutvalet i Odda er å sjå på som ein endeleg invitasjon til dei andre kommunane i Hardangerrådet IKS. Svarfristen er Alle 7 Hardangerkommunane er positive. Med unntak av Granvin herad som vil avventa endeleg invitasjon har og alle kommunane sagt ja til deltaking i prosjektet. Sekretariatet legg no fram denne saka med ei positiv innstilling. Ulvik herad sine innspel er i det alt vesentlege teke omsyn til i framlegg til prosjektplan. Kontrollutvalet i Ulvik herad har som kjent sagt ja til deltaking, men då utan at kostnadane ved ei slik deltaking var kjent. Kontrollutvalet i Ulvik herad gjorde slikt vedtak i sak 31/14 i møte Ulvik herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: a) Kontrollutvalet i Ulvik herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda. b) Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. idag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane. c) I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side11

12 Side 2/2 Konklusjon: Sekretariatet viser til kostnader for den einskilde kommune/herad i prosjektplanen sin pkt. 8 og tilrår at Ulvik herad deltek i dette prosjektet. Forslag til vedtak Kontrollutvalet takkar ja til invitasjon frå kontrollutvalet i Odda kommune og prosjektplan frå IHR dagsett med dei kostander som kjem fram i prosjektplanen sitt pkt. 8 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan frå IHR selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS 2 Partsbrev frå kontrollutvalet i Odda, selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS 3 Saksframlegg kontrollutvalet i Odda, Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS Side12

13 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Odda kommune Kvam herad Eidfjord kommune Ullensvang herad Granvin herad Jondal kommune Ulvik herad Hardangerrådet IKS Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalgene Side13

14 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS 1. Bakgrunn Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget i sak 41/14, 10. oktober 2014 utarbeidet en prosjektplan for selskapskontroll av Hardangerrådet IKS. Ved gjennomføring av selskapskontroll i selskap med flere eiere er det i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 anbefalt at alle eierne får mulighet til å delta. Odda kommune har sendt invitasjon til alle eierkommunene. Prosjektet vil bli utført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon og NKRF sin praktiske veileder for gjennomføring av selskapskontroll. 2. Formål med prosjektet Formålet med prosjektet er å vurder om Hardangerrådet IKS oppfyller intensjonen i selskapsavtalen, og om virksomheten har oppnådd resultater på vegne av eierkommunene. 3. Problemstillinger - Bestilling fra kontrollutvalgene Revisor blir bedt om å svare på følgende problemstillinger/moment: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan en kommune- en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktige for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen. (se kostnadsfordeling i dagens modell) Kvam Herad har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 9. Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Eidfjord kommune har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 10. Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis. Ulvik herad har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 11. Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. i dag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane? 12. I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? 4. Konkretisering og avgrensing Konkretisering av problemstillinger Ifølge Standard for forvaltningsrevisjon RSK001 må revisor operasjonalisere problemstillingene til kontrollutvalget slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne bli svart på. Med utgangspunkt i kontrollutvalgenes problemstillinger foreslår revisjonen følgende: 1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 1 Side14

15 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Avgrensing Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode ( ). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene. 5. Premisser for prosjektarbeidet Kontrollutvalgets vedtak blir lagt til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling (er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen skal dette avklares med kontrollutvalget. Rapporten blir sendt kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 2 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 2 Side15

16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS 6. Revisjonskriterium Revisjonskriterium blir normalt fastsatt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunen sine egne retningsliner, anerkjent teori på området og /eller andre sammenlignbare virksomheters og resultat kan danne basis for revisjonskriterium. For dette prosjektet vil revisjonskriterier bli utledet fra: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september Lov om interkommunale selskap LOV med tilhørende forskrifter Selskapets vedtekter og selskapsavtale Andre avtaler, intensjonsavtaler, samarbeidsavtaler osv. Listen er ikke uttømmende. 7. Metodisk tilnærming og gjennomføring For å få løst oppgaven vil intervju og samtaler med nøkkelpersoner bli en vesentlig del av datainnsamlingen. Vi vurderer også å ta i bruk spørreundersøkelser og/eller skriftelige svar på deler av oppdraget. Innsamling av data og informasjon/dokumentasjon skal sikre riktighet av innhold i rapporten. All muntlig informasjon vil være verifisert av intervjuobjektet, via referat eller ved gjennomlesing av del av rapport hvor vedkommende har bidratt med informasjon. 8. Prosjektorganisering og ressursbehov Prosjektansvarlig Elin Bye Prosjektleder Arne Gilbakken/Elin Bye Prosjektperiode Juni 2015 februar 2016 Datainnsamling og administrasjon 300 timer Kvalitetssikring 70 timer Rapport 130 timer Presentasjon i sju kontrollutvalg 60 timer Til sammen 560 timer Timepris Kostnadsfordeling pr kommune legger til grunn lik andel for hver deltakende kommune. Estimert kostnad pr kommune Kr. 925,- 1/7 Kr ,- eks mva Vedtaksorgan Kontrollutvalget i Odda kommune Kontrollutvalget i Ullensvang herad Kontrollutvalget i Eidfjord kommune Kontrollutvalget i Ulvik herad Kontrollutvalget i Granvin herad Kontrollutvalget i Kvam herad Kontrollutvalget i Jondal kommune 9. Milepælsplan Milepæl Ferdig Prosjektplan utarbeidd Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 3 Side16

17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS Prosjektplan godkjent i kontrollutvalget Rapport sendt kontrollutvalgets sekretariat Februar Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 4 Side17

18 Odda kommune Sekretariat for kontrollutvalet Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Vangsgt VOSS Vår sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Dykkar ref.: Vår ref: 2014/402 Vår dato: Partsbrev - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Ordfører Rådmann Odda kommune Utvalgsleder Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side18

19 Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/402-8 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalget i Odda kommune 7/ Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS Bakgrunn for saken. Kontrollutvalget i Odda kommune gjorde slikt vedtak i sak 41/14 i møte : Kontrollutvalget kom med slike moment/problemstillinger som revisor tar med seg til utarbeidelse av prosjektplan: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan En kommune en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. Kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktig for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen? (Se på kostnadsfordeling i dagens modell) Vedtak: 1. Kontrollutvalget i Odda kommune bestiller prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS av IHR. 2. Kontrollutvalget i Odda kommune inviterer alle eierkommunene til å komme med innspill til prosjektplanen i sine møter, høsten HR blir bedt om å levere forslag til prosjektplan - i tråd med de føringer kontrollutvalgene i eierkommunene har gitt, inkludert formål, problemstillinger, eventuelle avgrensinger og ressursbruk - til kontrollutvalget i Odda kommunes første møte i Endelig prosjektplan sendes som invitasjon til alle eierkommunene for tilslutning med frist til 1. april 2015 Invitasjon ble sendt kontrollutvalgene i de seks andre Hardangerkommunene og ble behandlet i de respektive kontrollutvalg høst/vinter Side19 Side 2 av 2

20 Kontrollutvalget i Granvin herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet vil sjå prosjektplanen og kostnadsfordelinga før ein gjer vedtak om deltaking i selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Jondal kommune gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Jondal kommune støttar initiativet frå Kontrollutvalet i Odda kommune om å samarbeida om ein selskapskontroll av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Kvam herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Kvam herad ønskjer å delta i selskapskontroll av Hardangerrådet IKS Kontrollutvalet i Kvam herad sluttar seg til moment/problemstillingar frå kontrollutvalet i Odda og ber revisor innarbeide dette i forslag til prosjektplan: Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Kontrollutvalget i Ullensvang herad gjorde slikt vedtak: 1. Ullensvang herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet i Ullensvang herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda kommune frå Kontrollutvalget i Eidfjord kommune gjorde slikt vedtak: 1. Eidfjord kommune deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: - Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis Kontrollutvalget i Ulvik herad gjorde slikt vedtak: 1. Ulvik herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: a) Kontrollutvalet i Ulvik herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda. b) Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. idag til å spele ei overordna rolle og få synergief-fektar av tiltak i einskildskommunane. c) I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? Alle kommunene/herada har sluttet opp om prosjektet, men Granvin herad har tatt forbehold om pris når endelig invitasjon kommer. Drøfting: Sekretariatet mottok prosjektplan fra IHR og kontrollutvalget i Odda er i dette møtet invitert til å vedta prosjektplan inkludert kostnadsfordeling og sende dette ut som endelig invitasjon til de andre kommunene i Hardangerrådet. Svarfrist er som tidligere satt til IHR har i sin prosjektplan operasjonalisert de problemstillinger og moment som er kommet inn fra kommunene/herada. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? Side20 Side 3 av 3

21 d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Revisor har foreslått en slik avgrensing for prosjektet: Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode ( ). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene Sekretariatet har ingen merknader til en slik avgrensing, men kontrollutvalget bør utfordre revisor på hvordan problemstillingene 3 e) og d) skal sees på i forhold til avgrensingens kulepunkt 3. Sekretariatet har ingen merknader i forhold til revisors øvrige punkt i prosjektplanen. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalget vedtar fremlagte prosjektplan med forslag til ressursbruk, og at denne sendes som invitasjon til de andre kommunene/herada i Hardangerrådet IKS. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS, dagsett Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til prosjektplanens punkt 8, Prosjektorganisering og ressursbehov. 3. Eventuelle endringer i avgrensing, metode og problemstillinger avtales med kontrollutvalet. Side21 Side 4 av 4

22 4. Endelig rapport, inkludert uttale fra rådmann og styret sendes sekretariatet innen 15. januar 2016 Saksprotokoll i Kontrollutvalget i Odda kommune Behandling i møtet: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS, dagsett Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til prosjektplanens punkt 8, Prosjektorganisering og ressursbehov. 3. Eventuelle endringer i avgrensing, metode og problemstillinger avtales med kontrollutvalet. 4. Endelig rapport, inkludert uttale fra rådmann og styret sendes sekretariatet innen 15. januar 2016 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS Side 5 av 5 Side22

23 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS Bakgrunn for saken. Kontrollutvalget i Odda kommune gjorde slikt vedtak i sak 41/14 i møte : Kontrollutvalget kom med slike moment/problemstillinger som revisor tar med seg til utarbeidelse av prosjektplan: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan En kommune en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. Kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktig for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen? (Se på kostnadsfordeling i dagens modell) Vedtak: 1. Kontrollutvalget i Odda kommune bestiller prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet AS av IHR. 2. Kontrollutvalget i Odda kommune inviterer alle eierkommunene til å komme med innspill til prosjektplanen i sine møter, høsten HR blir bedt om å levere forslag til prosjektplan - i tråd med de føringer kontrollutvalgene i eierkommunene har gitt, inkludert formål, problemstillinger, eventuelle avgrensinger og ressursbruk - til kontrollutvalget i Odda kommunes første møte i Endelig prosjektplan sendes som invitasjon til alle eierkommunene for tilslutning med frist til 1. april 2015 Invitasjon ble sendt kontrollutvalgene i de seks andre Hardangerkommunene og ble behandlet i de respektive kontrollutvalg høst/vinter Kontrollutvalget i Granvin herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet vil sjå prosjektplanen og kostnadsfordelinga før ein gjer vedtak om deltaking i selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Jondal kommune gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Jondal kommune støttar initiativet frå Kontrollutvalet i Odda kommune om å samarbeida om ein selskapskontroll av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Kvam herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Kvam herad ønskjer å delta i selskapskontroll av Hardangerrådet IKS Kontrollutvalet i Kvam herad sluttar seg til moment/problemstillingar frå kontrollutvalet i Odda og ber revisor innarbeide dette i forslag til prosjektplan: Side23

24 Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Kontrollutvalget i Ullensvang herad gjorde slikt vedtak: 1. Ullensvang herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet i Ullensvang herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda kommune frå Kontrollutvalget i Eidfjord kommune gjorde slikt vedtak: 1. Eidfjord kommune deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: - Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis Kontrollutvalget i Ulvik herad gjorde slikt vedtak: 1. Ulvik herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: a) Kontrollutvalet i Ulvik herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda. b) Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. idag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane. c) I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? Alle kommunene/herada har sluttet opp om prosjektet, men Granvin herad har tatt forbehold om pris når endelig invitasjon kommer. Drøfting: Sekretariatet mottok prosjektplan fra IHR og kontrollutvalget i Odda er i dette møtet Invitert til å vedta prosjketplan inkludert kostnadsfordeling og sende dette ut som endelig invitasjon til de andre kommunene i Hardangerrådet. Svarfrist er som tidligere satt til IHR har i sin prosjektplan operasjonalisert de problemstillinger og moment som er kommet inn fra kommunene/herada. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? Side24

25 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Revisor har foreslått en slik avgrensing for prosjektet: Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode ( ). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene Sekretariatet har ingen merknader til en slik avgrensing, men kontrollutvalget bør utfordre revisor på hvordan problemstillingene 3 e) og d) skal sees på i forhold til avgrensingens kulepunkt 3. Sekretariatet har ingen merknader i forhold til revisors øvrige punkt i prosjektplanen. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalget vedtar fremlagte prosjektplan med forslag til ressursbruk, og at denne sendes som invitasjon til de andre kommunene/herada i Hardangerrådet IKS. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan Personalforvaltningen i Odda kommune, dagsett Forvaltningsrevisjonen gjennomføres i henhold til prosjektplanens punkt 8, Prosjektorganisering og ressursbehov. 3. Eventuelle endringer i avgrensing, metode og problemstillinger avtales med kontrollutvalet. 4. Endelig rapport, inkludert uttale fra rådmann sendes sekretariatet innen 15. januar 2016 Side25

26 Ulvik herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/393-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ulvik herad 6/ Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 22/14 i møte Kontrollutvalet i Ulvik herad seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld delen om eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Ulvik herad seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. Dette under føresetnad av at minst 73,34 % av eigarane seier ja til å delta. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for heradsstyret. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av november 2014, ferdig verifisert og med rådmannen og selskapet sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Av revisjonsrapporten går det fram at føremålet med selskapskontrollen har vore: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare vil føremålet med selskapskontrollen vere å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side26

27 Side 2/4 Følgjande problemstillingar har vorte undersøkte: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? c. Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? 2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua? 3. Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? 4. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS 5. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevingssystem med Statens vegvesen? 6. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: a. Aksjelova b. Offentlege innkjøp c. Offentleggjering 7. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? c. Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet sin økonomiske drift? Problemstilling nr 1 gjeld Hordaland fylkeskommune si eigarstyring medan problemstillingane 2 7 gjeld rutinar i selskapet. Alle dei andre 7 eigarkommunane vart invitert til å delta i dette prosjektet. 5 av kommunane har takka ja til å delta og det betyr at 86,86 % av eigarane er med på å dele kostnadene i denne selskapskontrollen. Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig selskapskontrollen av Hardangerbrua AS og revisjonsrapport er levert og ligg ved. Deloitte har nytta dokumentanalyse, intervju, stikkprøvegjennomgang av innkjøp og verifisering og høyring som metodar i denne selskapskontrollen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Kontrollutvalet i Ullensvang herad har vald å ikkje gjennomføre selskapskontroll av den delen som gjeld eigarskapskontroll av kommunen sine eigarinteresser, dvs. det som inngår i problemstilling 1 og delar av problemstilling 2. Utvalet har vald å vera med på den delen som gjeld forvaltningsrevisjon i selskapet, dvs. det som inngår i problemstillingane 2-7. Rapporten som ligg føre inneheld, av praktiske årsaker, likevel resultatet av selskapskontrollen av eigarskapskontrollen i Hordaland fylkeskommune. Høyringsuttalen frå Hardangerbrua AS ligg ved rapporten som vedlegg 2. Vi gjer merksam på at punkt 1 til 3 som går fram av tilrådingane frå Deloitte, jf. punkt 6 i rapporten, gjeld eigarskapskontroll som er utført for største eigar, Hordaland fylkeskommune. Desse punkta skal difor ikkje dei andre eigarkommunane ta stilling til, men det kan likevel vera nyttig å vera informert om korleis majoritetseigar utfører sin eigarskapskontroll. Forslag til innstilling pkt. 1 i saksframlegget samsvarar no med tilråding nr. 4 frå revisor osv. Sekretariatet har merka seg at Deloitte m.a. konkluderer slik i samandraget: Side27

28 Side 3/4 «Det er revisjonen si vurdering at Hardangerbrua AS utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova.» Det går også fram av rapporten at det er fleire område som kan betrast i Hardangerbrua AS. I pt. 6., Forslag til tiltak i rapporten, har sekretariatet merka seg at Deloitte har desse 4 forslag til tiltak som gjeld tilhøva i Hardangerbrua AS: Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS: 4. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 5. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 6. Gjennomgår sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 7. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.» Konklusjon: Rapporten munnar ut i framlegg om tiltak for å betre rutinane i Hardangerbrua AS. Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslaga i rapporten. Punkt 1 til 3 i tilrådingane frå Deloitte gjeld eigarskapskontroll som er utført for største eigar, Hordaland fylkeskommune, og forslag til innstilling til dei andre eigarkommunane startar difor med punkt 4. Sekretariatet meiner vidare at kontrollutvalet bør tilrå at heradsstyret ber om at selskapet syter for at det vert laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Side28

29 Side 4/4 Forslag til innstilling På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber heradsstyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Side29

30 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune, Ulvik herad, Ullensvang herad, Eidfjord kommune, Kvam herad og Voss kommune Hardangerbrua AS Audit & Advisory Desember 2014 Side30

31 Samandrag Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Hardangerbrua AS. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvala i Ulvik herad, Ullensvang herad, Eidfjord kommune, Kvam herad og Voss kommune har etter invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune takka ja til å vere med på delen som er knytt til forvaltningsrevisjon av selskapet. Hardangerbrua AS blei stifta januar 1987 for å finansiere og realisere ei bru over Hardangerfjorden ved Vallavik og Bu. I oktober 2005 blei proposisjon om bygging av Hardangerbrua vedtatt i statsråd, og i februar 2006 blei proposisjonen vedtatt i Stortinget. I april 2006 blei «Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS» (bompengeavtalen) underteikna av styreleiar og vegdirektør. Innkrevjing av førehandsbompengar på ferja Brimnes Bruravik føregjekk heilt til brua opna. Anleggstart for brua var i februar 2007 og 17. august 2013 blei brua opna. Innkrevjing av bompengar i bomstasjonen på Hardangerbrua AS starta 19. august Kontrollkriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapittel 4. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine vurderingar blir det vist til kapittel 5 i rapporten. Høyringsuttale frå Hordaland fylkeskommune og Hardangerbrua AS er vedlagt rapporten. I denne forvaltningsrevisjonen har revisjonen undersøkt og vurdert Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare har revisjonen undersøkt om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet blir drive i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon frå Hardangerbrua AS og frå Hordaland fylkeskommune og gjennomført intervju med personar frå Hardangerbrua AS og representantar frå Hordaland fylkeskommune. Revisjonen sine vurderingar Problemstilling 1: Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua AS i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? KS sine retningslinjer for eigarstyring omhandlar tilrådingar både til korleis fylkeskommunen bør utøve eigarskapa sine og til kva krav fylkeskommunen bør stille til selskap som fylkeskommunen har eigarskap i. I samband med fylkeskommunen sin revisjonen av eigarskapsmeldinga i juni 2013 vurderte fylkeskommunen sin eigen praksis i høve til KS sine 19 tilrådingar. I eigarskapsmeldinga legg fylkeskommunen opp til å følgje dei fleste tilrådingane frå KS, og det er gjeve ei grunngjeving på dei områda eigarstrategien ikkje er i samsvar med KS sine tilrådingar. Av meldinga går det fram at «prinsippet om differensiert eigarskapsstrategi vert lagt til grunn ved vurdering av praksis og forslag til endringar». 2 Side31

32 Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at eigarstyringa til fylkeskommunen kan styrkjast på følgjande område: Revisjonen meiner det er viktig at fylkeskommunen bidreg til å sikra at alle styrerepresentantar, også dei som ikkje er folkevalde, får opplæring i rammene for og innhaldet i utøving av styreverv i selskap der fylkeskommunen har eigarskap. Hordaland fylkeskommune bør utarbeide retningslinjer for val av styrerepresentantar og utøving av styreverv i samsvar med vedtak i fylkestinget. Som eit ledd i å profesjonalisera styrearbeidet bør Hordaland fylkeskommune vurdere å stille krav til selskapsstyra om å etablera styreinstruks og instruks for dagleg leiing, rutinar for eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar, årleg plan for styret sitt arbeid og samla utgreiing i årsrapport, i samsvar med tilrådingane frå KS. Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at Hordaland fylkeskommune utøver eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar. Det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling i fylkeskommunen når det gjeld oppfølging av Hardangerbrua AS, og det er utarbeidd prosedyre for eigarskapsforvaltning. Hardangerbrua AS rapporterer til Hordaland fylkeskommune om vesentlege tilhøve i drifta gjennom årsmelding og årsrekneskap og i generalforsamlinga. Det er også jamleg dialog mellom administrasjonen i fylkeskommunen og styre i Hardangerbrua. Dette bidrar etter revisjonen si vurdering til å sikre at Hordaland fylkeskommune får tilstrekkeleg informasjon om utviklinga i selskapet. Problemstilling 2: I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua AS? Det er revisjonen si vurdering at Hardangerbrua AS utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova. Vedtektene blei sist revidert på generalforsamling i juni Selskapskontrollen har ikkje avdekka tilfelle der fylkeskommunale vedtak eller andre føringar frå Hordaland fylkeskommune ikkje blir følgt opp av Hardangerbrua AS. Revisjonen vil likevel peika på at Hardangerbrua AS ikkje har utarbeidd styreinstruks, eller etablert rutinar med å gjennomføre eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar eller utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid. Revisjonen meiner dette er tiltak som det vil vere føremålstenleg for Hardangerbrua AS å innføre. Fem av sju styrerepresentantar i Hardangerbrua AS har registrert sitt styreverv. KS har nyleg endra praksis for registrering av verv, og informasjon til styrevervregisteret blir no henta inn automatisk. Dette føresett at selskap har slutta seg til registeret. Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS sluttar seg til styrevervregisteret. Problemstilling 3: Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? Etter revisjonen si vurdering er det ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Hardangerbrua AS og Hordaland fylkeskommune som majoritetseigar. Selskapskontrollen viser også at det er god dialog mellom Hordaland fylkeskommune og styret i Hardangerbrua AS. 3 Side32

33 Det synest også å vera ei klar rolle- og ansvarsdeling mellom arbeidande styreleiar og styret i Hardangerbrua AS. Revisjonen vurderer likevel at utarbeiding av ein styreinstruks vil kunne tydeleggjere kva oppgåver som ligg til styret og kva oppgåver som ligg til arbeidande styreleiar. Det blei utarbeidd instruks for arbeidande styreleiar i Selskapet var da i ein pådrivarfase medan selskapet no er i driftsfase. Instruksen har ikkje blitt revidert etter Revisjonen meiner det er viktig at instruksen blir revidert slik at innhaldet er oppdatert i høve til dagens forhold. Problemstilling 4: I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS? Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar i Hardangerbrua knytt til oppfølging av driftsavtalen med Vegamot AS, men etter revisjonen si vurdering har styret i Hardangerbrua AS etablert ein praksis som bidrar til å sikre etterleving av avtalen. Styreleiar følgjer opp driftsavtalen med Vegamot AS gjennom jamleg kontakt med selskapet og styreleiar har gjennomgått selskapet sine rutinar for oppfølging av driftsavtalen. Problemstilling 5: I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen? Hardangerbrua AS har ikkje skriftlege rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystemet med Statens vegvesen. Hardangerbrua AS sender årsmelding, referat frå styremøte og generalforsamling til Statens vegvesen og Riksrevisjonen, i tråd med bompengeavtalen. Statens vegvesen og Riksrevisjonen blir også invitert til å delta på styremøte og generalforsamling, og mottar innkalling og saksdokument på same måte som aksjonærane. Hardangerbrua AS har ikkje fått merknader på økonomiforvaltninga i tilbakemeldingar frå Statens vegvesen. Hardangerbrua AS har heller ikkje i andre fora har fått tilbakemelding av Statens vegvesen om at det er forhold i bompengeavtalen eller avtalen om drift av innkrevjingssystem som ikkje blir følgd opp. Revisjonen vurderer derfor at selskapet i praksis har etablert rutinar som bidrar til å sikre etterleving av bompengeavtalen og avtalen om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen. Problemstilling 6: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til aksjelova, offentlege innkjøp og offentleggjering? Aksjelova Selskapet har vedtekter som tilfredsstillar minstekrava til vedtekter i eit aksjeselskap, og det er gjennomført obligatoriske generalforsamlingar der saker i samsvar med aksjelova har blitt handsama. Selskapskontrollen viser at styret har fått etablert ei forsvarleg organisering av verksemda og har fastsett årlege budsjett for selskapet. Styret har etablert rutinar for å halde seg orientert om selskapet si økonomiske stilling og anna relevant styringsinformasjon. Etter ei samla vurdering er det revisjonen si oppfatning at selskapet etterlever sentrale føresegn i aksjelova. Offentlege innkjøp Hardangerbrua AS har ikkje utarbeidd skriftlege retningslinjer for innkjøp. Revisjonen meiner selskapet bør utarbeide skriftlege retningslinjer for innkjøp som kan bidra til å sikre at regelverket knytt til offentlege anskaffingar blir etterlevd. 4 Side33