Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Møterom Kantina, Kinsarvik Dato: Tidspunkt: 08:45 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Isak Reisæter kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 PS 3/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orientering frå rådmannen, etiske retningsliner for Ullensvang herad. 2014/152 PS 4/15 IHR uavhengig i høve Ullensvang herad 2014/149 PS 5/15 PS 6/15 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS PS 7/15 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport PS 8/15 PS 9/15 PS 10/15 RS 1/15 RS 2/15 Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad Møteplan for Kontrollutvalet i Ullensvang herad 2015 Referatsaker Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova RS 3/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Ullensvang) RS 4/15 RS 5/15 PS 11/15 Interimsrevisjonsrapport 2014 for Ullensvang herad Budsjett 2015 og rekneskap 2014 for Kontrollutvalet i Ullensvang herad Eventuelt 2015/ / / / / / /8 2014/ / /143 Side2

3 PS1/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/15Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte Side3

4 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 007 Arkivnr: 2014/152-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 3/ Orientering frå rådmannen, etiske retningsliner for Ullensvang herad. Bakgrunn for saka. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 03/14 i møte : 1. Kontrollutvalet tilrår at etiske retningsliner vert revidert og handsama i heradsstyret og at desse vert revidert kvar heradsstyreperiode. 2. Rådmannen vert invitert til siste møte i kontrollutvalet 2014 for å gje ei ny orientering om arbeid med etikk i heradet. Etter avtale med rådmannen vart denne orienteringa flytta til første møte i Det er avtalt med rådmannen at ho kjem til utvalet denne dagen og orienterer om arbeidet med etiske retningsliner for Ullensvang herad. Forslag til vedtak Orienteringa vert teken til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side4

5 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/149-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 4/ IHR uavhengig i høve Ullensvang herad Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Oppdragsansvarleg revisor Elin Bye har oversendt ei slik eigenvurdering. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av revisjonssjefen sin eigenevurdering, og vurderinga frå oppdragsansvarleg revisor vil vera eit lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jmf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringane. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side5

6 Side 2/2 Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringane som svekkar IHR sin uavhengighet i høve Ullensvang herad. I tillegg har sekretariatet bede revisjonen gjere greie for om dei har eller har hatt andre oppdrag for kommunen. I skriv frå IHR, dagsett melder IHR at dei ikkje har hatt slike oppdrag. Konklusjon: Ut frå innhaldet i eigenerklæringa med vedlegg vert det tilrådd å ta denne til etterretning. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå oppdragsansvarleg revisor Elin Bye vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Uavhengighetserklæring frå IHR Ullensvang herad 2 IHR uavhengig i høve Ullensvang herad - tilleggserklæring Side6

7 Side7

8 Side8

9 Side9

10 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/14-1 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad Prosjektplan forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad Bakgrunn for saka. Kontrollutvalet i Ullensvang herad gjorde slikt vedtak i sak 33/14 i møte : 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Naturkatastrofar/beredskap 2. Det vert teke utgangspunkt i desse momenta/problemstillingane: Har heradet beredskapsplan i dag, korleis er denne organisert? Har heradet klare ansvarsgrenser og rolleforståing i høve beredskap og korleis fungerer koordinering og kommunikasjon mellom naudetatane / frivillige og heradet i beredskapssituasjonar? Kriseplanar og beredskapsplanar i høve ekstremvær, ras, flom, brann? Beredskapsplanar som levande dokument? Beredskapsplanar for hendingar i fjellet? Førebygging av flom/rasutsette områder i heradet? Er det utarbeida ROS analyse? Sjå og på rapport frå Ulvik 2013 Samarbeid med andre kommunar i Hardanger? 3. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan 15. januar 2015 Sekretariatet mottok prosjektplan frå IHR og prosjektplanen svarar til vedtaket i kontrollutvalet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side10

11 Side 2/3 I forslag til prosjektplan har prosjektet fått slikt føremål: Formålet er å sikre at Ullensvang herad har ein overordna plan/strategi for beredskap mot naturkatastrofar i heradet, og at kommunen har etablert ein velfungerande beredskapsorganisasjon med klare linjer for ansvar, roller og kommunikasjon. Med bakgrunn i tinginga frå kontrollutvalet føreslår revisor følgjande problemstillingar: 1. Beredskapsplanar a) Kva planar, instruksar og dokument i samband med beredskap finst i Ullensvang herad? b) Korleis har heradet organisert beredskapsplanar og instruksar? c) Har heradet gjennomført regelmessige øvingar og evaluering av beredskap? d) Eksisterar det rutinar for evaluering/rullering av beredskapsplanar og vert planane oppdatert? e) Korleis samarbeider Ullensvang herad med andre kommunar og frivillige organisasjonar i høve beredskap? 2. Roller og kommunikasjonsflyt ved krisehandtering a) Korleis er kommunens kriseleiing (KKL) organisert? b) I kva grad er det etablert tydeleg rolle og ansvarsfordeling for dei involverte i heradet sin beredskapsplan, og er dette kjent? c) Korleis skal kommunikasjonslinjene fungere i forkant, under og etter ein beredskapssituasjon? d) Korleis styrkar og formidlar heradet beredskapskompetanse? 3. Førebyggjande tiltak a) Har heradet gjennomført risikovurderingar i høve naturkatastrofar og hendingar i fjellet? b) Kva førebyggjande tiltak har heradet vurdert som naudsynt i høve naturkatastrofar som kan oppstå frå fjord til fjell? Revisor har lagt inn slike avgrensingar og premissar for prosjektet: 4. Avgrensingar 1) Bestillinga gjeld beredskap i samband med naturkatastrofar. Beredskap i institusjonar, ved pandemi og andre krisesituasjonar som ikkje er knytt opp mot naturkatastrofar, vert omtala i rapporten i den grad det er naudsynt for å få eit heilskapleg bilete av heradet sin beredskap. 2) Beredskap vert ikkje vurdert historisk, men ut i frå dokument, rutinar, kriteria og organisering som gjeld i tidsrommet rapporten vert utarbeida. 5. Premissar for prosjektarbeidet Kontrollutvalet sitt vedtak, med dei presiseringar og moment som kjem fram av denne prosjektplanen, ligg til grunn for revisjonen sitt vidare arbeid med prosjektet. Det vert gjeve moglegheit til å endra problemstillingar og avgrensingar dersom det oppstår uventa tilhøve som har betyding for prosjektet. Rapporten vert oversendt kontrollutvalet etter vanlege rutinar. Sekretariatet har ingen merknader til dette utover ein kommentar til del 5, kulepunkt nr. 2 Endringar i høve prosjektet, spesielt med tanke på utviding av prosjektet, så skal dette gjerast skriftleg til kontrollutvalet v/ sekretariatet, slik at det er utvalet sjølv som eventuelt kan vedta dette. Side11

12 Side 3/3 Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet godkjenner prosjektplanen inkludert tidsramma for prosjektet som vist i planen og med inntil det antal timar som er stipulert i prosjektplanen. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet i Ullensvang herad godkjenner prosjektplan for forvaltningsrevisjon «Naturkatastrofar og beredskap» i den ramme som vist i planen. 2. Eventuelle endringar i avgrensing, metode og problemstillingar vert å avtale med kontrollutvalet. 3. Rapporten vert levert kontrollutvalet, inkludert rådmannen sin uttale, slik at rapporten kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte i november 2015 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad Side12

13 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Forvaltningsrevisjon Ullensvang herad Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalet Side13

14 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Strategi for å avdekke og løyse sårbarheit/beredskap i Ulvik herad 1. Bakgrunn Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i sak 33/14, 12. november 2014 utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av beredskap i Ullensvang herad. Prosjektet var prioritert som prosjekt nr 3 i gjeldande plan for forvaltningsrevisjon (sak 13/ ), men ble foreslått som ny nr.1 i møte 12.november 2014 som ei konsekvens av flomkatastrofen på vestlandet 28.oktober Prosjektet vil bli utført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 2. Føremål og problemstillingar - Bestilling frå kontrollutvalet Kontrollutvalet har bedt IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Naturkatastrofar/beredskap Kontrollutvalet tok utgangspunkt i desse problemstillingane: 1) Har heradet beredskapsplan i dag, korleis er denne organisert? 2) Har heradet klare ansvarsgrenser og rolleforståing i høve beredskap og korleis fungerer koordinering og kommunikasjon mellom naudetatane / frivillige og heradet i beredskapssituasjonar? 3) Kriseplanar og beredskapsplanar i høve ekstremvær, ras, flom, brann? 4) Beredskapsplanar som levande dokument? 5) Beredskapsplanar for hendingar i fjellet? 6) Førebygging av flom / rasutsette områder i heradet? 7) Er det utarbeida ROS analyse? 8) Samarbeid med andre kommunar i Hardanger? 3. Konkretisering og avgrensing Konkretisering av føremål Med bakgrunn i bestillinga frå kontrollutvalet føreslår revisjonen følgjande konkretisering av føremålet: Formålet er å sikre at Ullensvang herad har ein overordna plan/strategi for beredskap mot naturkatastrofar i heradet, og at kommunen har etablert ein velfungerande beredskapsorganisasjon med klare linjer for ansvar, roller og kommunikasjon. Konkretisering av problemstillingar Ifølgje Standard for forvaltningsrevisjon RSK001 må revisor operasjonalisere problemstillingane til kontrollutvalet slik at dei blir tilstrekkeleg konkretisert og avgrensa til å kunne svarast på. Med bakgrunn i dette føreslår vi følgjande problemstillingar: 1. Beredskapsplanar a) Kva planar, instruksar og dokument i samband med beredskap finst i Ullensvang herad? b) Korleis har heradet organisert beredskapsplanar og instruksar? c) Har heradet gjennomført regelmessige øvingar og evaluering av beredskap? d) Eksisterar det rutinar for evaluering/rullering av beredskapsplanar og vert planane oppdatert? e) Korleis samarbeider Ullensvang herad med andre kommunar og frivillige organisasjonar i høve beredskap? 1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 1 Side14

15 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Strategi for å avdekke og løyse sårbarheit/beredskap i Ulvik herad 2. Roller og kommunikasjonsflyt ved krisehandtering a) Korleis er kommunens kriseleiing (KKL) organisert? b) I kva grad er det etablert tydeleg rolle og ansvarsfordeling for dei involverte i heradet sin beredskapsplan, og er dette kjent? c) Korleis skal kommunikasjonslinjene fungere i forkant, under og etter ein beredskapssituasjon? d) Korleis styrkar og formidlar heradet beredskapskompetanse? 3. førebyggjande tiltak a) Har heradet gjennomført risikovurderingar i høve naturkatastrofar og hendingar i fjellet? b) Kva førebyggjande tiltak har heradet vurdert som naudsynt i høve naturkatastrofar som kan oppstå frå fjord til fjell? 4. Avgrensingar 1) Bestillinga gjeld beredskap i samband med naturkatastrofar. Beredskap i institusjonar, ved pandemi og andre krisesituasjonar som ikkje er knytt opp mot naturkatastrofar, vert omtala i rapporten i den grad det er naudsynt for å få eit heilskapleg bilete av heradet sin beredskap. 2) Beredskap vert ikkje vurdert historisk, men ut i frå dokument, rutinar, kriteria og organisering som gjeld i tidsrommet rapporten vert utarbeida. 5. Premissar for prosjektarbeidet Kontrollutvalet sitt vedtak, med dei presiseringar og moment som kjem fram av denne prosjektplanen, ligg til grunn for revisjonen sitt vidare arbeid med prosjektet. Det vert gjeve moglegheit til å endra problemstillingar og avgrensingar dersom det oppstår uventa tilhøve som har betyding for prosjektet. Rapporten vert oversendt kontrollutvalet etter vanlege rutinar. 6. Revisjonskriterium Revisjonskriterium vert normalt fastsett med basis i ein eller fleire autoritative kjelder og ut frå trinnhøgdeprinsippet. Med autoritative kjelder meinast normalt lovverk, politiske vedtak og føringar, men også heradets eigne retningsliner, anerkjent teori på området og /eller andre samanliknbare verksemders løysningar og resultat kan danne basis for revisjonskriterium.: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) LOV Forskrift om kommunal beredskapsplikt FOR Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Etter lov om helesmessig og sosial beredskap FOR Forskrift om forebyggende sikkerhet og beredskap i energiforsyningen (beredskapsforskriften) FOR Veileder: Systematisk samfunnssikkerhets og beredskapsarbeid i kommunene (Direktoratet for sivilt beredskap (dsb.no)) Direktoratet for sivil beredskaps Veileder for kommunale risiko- og sårbarhetsanalyser. Ullensvang herad sin økonomiplan/handlingsprogram Kommuneplan Plan og byggingsloven 10-1 ( LOV- Opplistinga er ikkje uttømmande. 2 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 2 Side15

16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Strategi for å avdekke og løyse sårbarheit/beredskap i Ulvik herad 7. Metodisk tilnærming og gjennomføring Som metode for å samla inn data og svare på problemstillingane vil revisjonen nytte dokumentanalyse og intervju og mogeleg spørjeundersøking. 8. Prosjektorganisering og ressursbehov Prosjektansvarleg Elin Bye Prosjektleiar Arne Gilbakken Prosjektperiode Mars 2015 November 2015 Tal timar 275 timar Vedtaksorgan Kontrollutvalet i Ullensvang herad 9. Milepælsplan Milepæl Ferdig Prosjektplan utarbeidd Prosjektplan godkjent i kontrollutvalet Rapport sendt kontrollutvalets sekretariat November Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 3 Side16

17 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/419-4 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 6/ Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS Bakgrunn for saka. Hausten 2014 vart det tinga selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. Endeleg prosjektplan er utarbeida av IHR og vart handsama i kontrollutvalet i Odda og kontrollutvalet i Eidfjord I denne saka til kontrollutvalet i Ullensvang herad er innstilling til kontrollutvalet i Odda kommune samt prosjektplanen frå IHR lagt ved som vedlegg. Drøfting. Innstillinga frå kontrollutvalet i Odda er å sjå på som ein endeleg invitasjon til dei andre kommunane i Hardangerrådet IKS. Svarfristen er Alle 7 Hardangerkommunane er positive. Med unntak av Granvin herad som vil avventa endeleg invitasjon har og alle kommunane sagt ja til deltaking i prosjektet. Sekretariatet legg no fram denne saka med ei positiv innstilling. Kontrollutvalet i Ullensvang herad har som kjent sagt ja til deltaking, men då utan at kostnadane ved ei slik deltaking var kjent. Kontrollutvalet i Ullensvang herad gjorde slikt vedtak i sak 34/14 i møte Ullensvang herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet i Ullensvang herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda kommune frå Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side17

18 Side 2/2 Konklusjon: Sekretariatet viser til kostnader for den einskilde kommune/herad i prosjektplanen sitt pkt. 8 og tilrår at Ullensvang herad deltek i dette prosjektet. Forslag til vedtak Kontrollutvalet takkar ja til invitasjon frå kontrollutvalet i Odda kommune og prosjektplan frå IHR dagsett med dei kostander som kjem fram i prosjektplanen sitt pkt. 8 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS 2 Saksframlegg Odda selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, Hardangerrådet IKS Side18

19 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Odda kommune Kvam herad Eidfjord kommune Ullensvang herad Granvin herad Jondal kommune Ulvik herad Hardangerrådet IKS Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalgene Side19

20 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS 1. Bakgrunn Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget i sak 41/14, 10. oktober 2014 utarbeidet en prosjektplan for selskapskontroll av Hardangerrådet IKS. Ved gjennomføring av selskapskontroll i selskap med flere eiere er det i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 anbefalt at alle eierne får mulighet til å delta. Odda kommune har sendt invitasjon til alle eierkommunene. Prosjektet vil bli utført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon og NKRF sin praktiske veileder for gjennomføring av selskapskontroll. 2. Formål med prosjektet Formålet med prosjektet er å vurder om Hardangerrådet IKS oppfyller intensjonen i selskapsavtalen, og om virksomheten har oppnådd resultater på vegne av eierkommunene. 3. Problemstillinger - Bestilling fra kontrollutvalgene Revisor blir bedt om å svare på følgende problemstillinger/moment: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan en kommune- en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktige for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen. (se kostnadsfordeling i dagens modell) Kvam Herad har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 9. Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Eidfjord kommune har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 10. Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis. Ulvik herad har i saksprotokoll datert følgende tillegg: 11. Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. i dag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane? 12. I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? 4. Konkretisering og avgrensing Konkretisering av problemstillinger Ifølge Standard for forvaltningsrevisjon RSK001 må revisor operasjonalisere problemstillingene til kontrollutvalget slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne bli svart på. Med utgangspunkt i kontrollutvalgenes problemstillinger foreslår revisjonen følgende: 1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 1 Side20

21 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Avgrensing Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode ( ). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene. 5. Premisser for prosjektarbeidet Kontrollutvalgets vedtak blir lagt til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling (er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen skal dette avklares med kontrollutvalget. Rapporten blir sendt kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 2 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 2 Side21

22 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS 6. Revisjonskriterium Revisjonskriterium blir normalt fastsatt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunen sine egne retningsliner, anerkjent teori på området og /eller andre sammenlignbare virksomheters og resultat kan danne basis for revisjonskriterium. For dette prosjektet vil revisjonskriterier bli utledet fra: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september Lov om interkommunale selskap LOV med tilhørende forskrifter Selskapets vedtekter og selskapsavtale Andre avtaler, intensjonsavtaler, samarbeidsavtaler osv. Listen er ikke uttømmende. 7. Metodisk tilnærming og gjennomføring For å få løst oppgaven vil intervju og samtaler med nøkkelpersoner bli en vesentlig del av datainnsamlingen. Vi vurderer også å ta i bruk spørreundersøkelser og/eller skriftelige svar på deler av oppdraget. Innsamling av data og informasjon/dokumentasjon skal sikre riktighet av innhold i rapporten. All muntlig informasjon vil være verifisert av intervjuobjektet, via referat eller ved gjennomlesing av del av rapport hvor vedkommende har bidratt med informasjon. 8. Prosjektorganisering og ressursbehov Prosjektansvarlig Elin Bye Prosjektleder Arne Gilbakken/Elin Bye Prosjektperiode Juni 2015 februar 2016 Datainnsamling og administrasjon 300 timer Kvalitetssikring 70 timer Rapport 130 timer Presentasjon i sju kontrollutvalg 60 timer Til sammen 560 timer Timepris Kostnadsfordeling pr kommune legger til grunn lik andel for hver deltakende kommune. Estimert kostnad pr kommune Kr. 925,- 1/7 Kr ,- eks mva Vedtaksorgan Kontrollutvalget i Odda kommune Kontrollutvalget i Ullensvang herad Kontrollutvalget i Eidfjord kommune Kontrollutvalget i Ulvik herad Kontrollutvalget i Granvin herad Kontrollutvalget i Kvam herad Kontrollutvalget i Jondal kommune 9. Milepælsplan Milepæl Ferdig Prosjektplan utarbeidd Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 3 Side22

23 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Hardangerrådet IKS Prosjektplan godkjent i kontrollutvalget Rapport sendt kontrollutvalgets sekretariat Februar Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 4 Side23

24 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS Bakgrunn for saken. Kontrollutvalget i Odda kommune gjorde slikt vedtak i sak 41/14 i møte : Kontrollutvalget kom med slike moment/problemstillinger som revisor tar med seg til utarbeidelse av prosjektplan: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan En kommune en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. Kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktig for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen? (Se på kostnadsfordeling i dagens modell) Vedtak: 1. Kontrollutvalget i Odda kommune bestiller prosjektplan selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet AS av IHR. 2. Kontrollutvalget i Odda kommune inviterer alle eierkommunene til å komme med innspill til prosjektplanen i sine møter, høsten HR blir bedt om å levere forslag til prosjektplan - i tråd med de føringer kontrollutvalgene i eierkommunene har gitt, inkludert formål, problemstillinger, eventuelle avgrensinger og ressursbruk - til kontrollutvalget i Odda kommunes første møte i Endelig prosjektplan sendes som invitasjon til alle eierkommunene for tilslutning med frist til 1. april 2015 Invitasjon ble sendt kontrollutvalgene i de seks andre Hardangerkommunene og ble behandlet i de respektive kontrollutvalg høst/vinter Kontrollutvalget i Granvin herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet vil sjå prosjektplanen og kostnadsfordelinga før ein gjer vedtak om deltaking i selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Jondal kommune gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Jondal kommune støttar initiativet frå Kontrollutvalet i Odda kommune om å samarbeida om ein selskapskontroll av Hardangerrådet. Kontrollutvalget i Kvam herad gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet i Kvam herad ønskjer å delta i selskapskontroll av Hardangerrådet IKS Kontrollutvalet i Kvam herad sluttar seg til moment/problemstillingar frå kontrollutvalet i Odda og ber revisor innarbeide dette i forslag til prosjektplan: Side24

25 Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Kontrollutvalget i Ullensvang herad gjorde slikt vedtak: 1. Ullensvang herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet i Ullensvang herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda kommune frå Kontrollutvalget i Eidfjord kommune gjorde slikt vedtak: 1. Eidfjord kommune deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: - Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis Kontrollutvalget i Ulvik herad gjorde slikt vedtak: 1. Ulvik herad deltek i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hardangerrådet IKS. 2. Kontrollutvalet har slike innspel til moment/problemstillingar til prosjektplanen: a) Kontrollutvalet i Ulvik herad sluttar seg til momentlista frå kontrollutvalet i Odda. b) Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. idag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane. c) I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? Alle kommunene/herada har sluttet opp om prosjektet, men Granvin herad har tatt forbehold om pris når endelig invitasjon kommer. Drøfting: Sekretariatet mottok prosjektplan fra IHR og kontrollutvalget i Odda er i dette møtet Invitert til å vedta prosjketplan inkludert kostnadsfordeling og sende dette ut som endelig invitasjon til de andre kommunene i Hardangerrådet. Svarfrist er som tidligere satt til IHR har i sin prosjektplan operasjonalisert de problemstillinger og moment som er kommet inn fra kommunene/herada. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? Side25

26 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Revisor har foreslått en slik avgrensing for prosjektet: Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode ( ). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene Sekretariatet har ingen merknader til en slik avgrensing, men kontrollutvalget bør utfordre revisor på hvordan problemstillingene 3 e) og d) skal sees på i forhold til avgrensingens kulepunkt 3. Sekretariatet har ingen merknader i forhold til revisors øvrige punkt i prosjektplanen. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalget vedtar fremlagte prosjektplan med forslag til ressursbruk, og at denne sendes som invitasjon til de andre kommunene/herada i Hardangerrådet IKS. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan Personalforvaltningen i Odda kommune, dagsett Forvaltningsrevisjonen gjennomføres i henhold til prosjektplanens punkt 8, Prosjektorganisering og ressursbehov. 3. Eventuelle endringer i avgrensing, metode og problemstillinger avtales med kontrollutvalet. 4. Endelig rapport, inkludert uttale fra rådmann sendes sekretariatet innen 15. januar 2016 Side26

27 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 7/ Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 25/14 i møte Kontrollutvalet i Ullensvang herad seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld delen om eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Ullensvang herad seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. Dette under føresetnad av at minst 73,34 % av eigarane seier ja til å delta. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for heradsstyret. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av november 2014 ferdig verifisert og med rådmannen og selskapet sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Av revisjonsrapporten går det fram at føremålet med selskapskontrollen har vore: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare vil føremålet med selskapskontrollen vere å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side27

28 Side 2/4 Følgjande problemstillingar har vorte undersøkte: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? c. Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? 2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua? 3. Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? 4. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS 5. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevingssystem med Statens vegvesen? 6. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: a. Aksjelova b. Offentlege innkjøp c. Offentleggjering 7. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? c. Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet sin økonomiske drift? Problemstilling nr 1 gjeld Hordaland fylkeskommune si eigarstyring medan problemstillingane 2 7 gjeld rutinar i selskapet. Alle dei andre 7 eigarkommunane vart invitert til å delta i dette prosjektet. 5 av kommunane har takka ja til å delta og det betyr at 86,86 % av eigarane er med på å dele kostnadene i denne selskapskontrollen. Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig selskapskontrollen av Hardangerbrua AS og revisjonsrapport er levert og ligg ved. Deloitte har nytta dokumentanalyse, intervju, stikkprøvegjennomgang av innkjøp og verifisering og høyring som metodar i denne selskapskontrollen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Kontrollutvalet i Ullensvang herad har vald å ikkje gjennomføre selskapskontroll av den delen som gjeld eigarskapskontroll av kommunen sine eigarinteresser, dvs. det som inngår i problemstilling 1 og delar av problemstilling 2. Utvalet har vald å vera med på den delen som gjeld forvaltningsrevisjon i selskapet, dvs. det som inngår i problemstillingane 2-7. Rapporten som ligg føre inneheld, av praktiske årsaker, likevel resultatet av selskapskontrollen av eigarskapskontrollen i Hordaland fylkeskommune. Høyringsuttalen frå Hardangerbrua AS ligg ved rapporten som vedlegg 2. Vi gjer merksam på at punkt 1 til 3 som går fram av tilrådingane frå Deloitte, jf. punkt 6 i rapporten, gjeld eigarskapskontroll som er utført for største eigar, Hordaland fylkeskommune. Desse punkta skal difor ikkje dei andre eigarkommunane ta stilling til, men det kan likevel vera nyttig å vera informert om korleis majoritetseigar utfører sin eigarskapskontroll. Sekretariatet har merka seg at Deloitte m.a. konkluderer slik i samandraget: Side28

29 Side 3/4 «Det er revisjonen si vurdering at Hardangerbrua AS utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova.» Det går også fram av rapporten at det er fleire område som kan betrast i Hardangerbrua AS. I pt. 6., Forslag til tiltak i rapporten, har sekretariatet merka seg at Deloitte har desse 4 forslag til tiltak som gjeld tilhøva i Hardangerbrua AS: Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS: 4. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 5. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 6. Gjennomgår sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 7. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.» Konklusjon: Rapporten munnar ut i framlegg om tiltak for å betre rutinane i Hardangerbrua AS. Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslaga i rapporten. Punkt 1 til 3 i tilrådingane frå Deloitte gjeld eigarskapskontroll som er utført for største eigar, Hordaland fylkeskommune. Det var ikkje del av kommunen si bestilling. Derfor samsvarar forslag til innstilling pkt. 1 i saksframlegget med tilråding nr. 4 frå revisor osv. Sekretariatet meiner vidare at kontrollutvalet bør tilrå at heradsstyret ber om at selskapet syter for at det vert laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Forslag til innstilling På bakgrunn av gjennomført selskapskontroll av Hardangerbrua AS, ber heradsstyret om at: Hardangerbrua AS syter for å: 1. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Gjennomgå selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 3. Gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. Side29

30 Side 4/4 5. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Revisjonsrapport Side30

31 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune, Ulvik herad, Ullensvang herad, Eidfjord kommune, Kvam herad og Voss kommune Hardangerbrua AS Audit & Advisory Desember 2014 Side31

32 Samandrag Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Hardangerbrua AS. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvala i Ulvik herad, Ullensvang herad, Eidfjord kommune, Kvam herad og Voss kommune har etter invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune takka ja til å vere med på delen som er knytt til forvaltningsrevisjon av selskapet. Hardangerbrua AS blei stifta januar 1987 for å finansiere og realisere ei bru over Hardangerfjorden ved Vallavik og Bu. I oktober 2005 blei proposisjon om bygging av Hardangerbrua vedtatt i statsråd, og i februar 2006 blei proposisjonen vedtatt i Stortinget. I april 2006 blei «Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS» (bompengeavtalen) underteikna av styreleiar og vegdirektør. Innkrevjing av førehandsbompengar på ferja Brimnes Bruravik føregjekk heilt til brua opna. Anleggstart for brua var i februar 2007 og 17. august 2013 blei brua opna. Innkrevjing av bompengar i bomstasjonen på Hardangerbrua AS starta 19. august Kontrollkriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapittel 4. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine vurderingar blir det vist til kapittel 5 i rapporten. Høyringsuttale frå Hordaland fylkeskommune og Hardangerbrua AS er vedlagt rapporten. I denne forvaltningsrevisjonen har revisjonen undersøkt og vurdert Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare har revisjonen undersøkt om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet blir drive i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon frå Hardangerbrua AS og frå Hordaland fylkeskommune og gjennomført intervju med personar frå Hardangerbrua AS og representantar frå Hordaland fylkeskommune. Revisjonen sine vurderingar Problemstilling 1: Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua AS i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? KS sine retningslinjer for eigarstyring omhandlar tilrådingar både til korleis fylkeskommunen bør utøve eigarskapa sine og til kva krav fylkeskommunen bør stille til selskap som fylkeskommunen har eigarskap i. I samband med fylkeskommunen sin revisjonen av eigarskapsmeldinga i juni 2013 vurderte fylkeskommunen sin eigen praksis i høve til KS sine 19 tilrådingar. I eigarskapsmeldinga legg fylkeskommunen opp til å følgje dei fleste tilrådingane frå KS, og det er gjeve ei grunngjeving på dei områda eigarstrategien ikkje er i samsvar med KS sine tilrådingar. Av meldinga går det fram at «prinsippet om differensiert eigarskapsstrategi vert lagt til grunn ved vurdering av praksis og forslag til endringar». 2 Side32

33 Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at eigarstyringa til fylkeskommunen kan styrkjast på følgjande område: Revisjonen meiner det er viktig at fylkeskommunen bidreg til å sikra at alle styrerepresentantar, også dei som ikkje er folkevalde, får opplæring i rammene for og innhaldet i utøving av styreverv i selskap der fylkeskommunen har eigarskap. Hordaland fylkeskommune bør utarbeide retningslinjer for val av styrerepresentantar og utøving av styreverv i samsvar med vedtak i fylkestinget. Som eit ledd i å profesjonalisera styrearbeidet bør Hordaland fylkeskommune vurdere å stille krav til selskapsstyra om å etablera styreinstruks og instruks for dagleg leiing, rutinar for eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar, årleg plan for styret sitt arbeid og samla utgreiing i årsrapport, i samsvar med tilrådingane frå KS. Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at Hordaland fylkeskommune utøver eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar. Det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling i fylkeskommunen når det gjeld oppfølging av Hardangerbrua AS, og det er utarbeidd prosedyre for eigarskapsforvaltning. Hardangerbrua AS rapporterer til Hordaland fylkeskommune om vesentlege tilhøve i drifta gjennom årsmelding og årsrekneskap og i generalforsamlinga. Det er også jamleg dialog mellom administrasjonen i fylkeskommunen og styre i Hardangerbrua. Dette bidrar etter revisjonen si vurdering til å sikre at Hordaland fylkeskommune får tilstrekkeleg informasjon om utviklinga i selskapet. Problemstilling 2: I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua AS? Det er revisjonen si vurdering at Hardangerbrua AS utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova. Vedtektene blei sist revidert på generalforsamling i juni Selskapskontrollen har ikkje avdekka tilfelle der fylkeskommunale vedtak eller andre føringar frå Hordaland fylkeskommune ikkje blir følgt opp av Hardangerbrua AS. Revisjonen vil likevel peika på at Hardangerbrua AS ikkje har utarbeidd styreinstruks, eller etablert rutinar med å gjennomføre eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar eller utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid. Revisjonen meiner dette er tiltak som det vil vere føremålstenleg for Hardangerbrua AS å innføre. Fem av sju styrerepresentantar i Hardangerbrua AS har registrert sitt styreverv. KS har nyleg endra praksis for registrering av verv, og informasjon til styrevervregisteret blir no henta inn automatisk. Dette føresett at selskap har slutta seg til registeret. Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS sluttar seg til styrevervregisteret. Problemstilling 3: Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? Etter revisjonen si vurdering er det ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Hardangerbrua AS og Hordaland fylkeskommune som majoritetseigar. Selskapskontrollen viser også at det er god dialog mellom Hordaland fylkeskommune og styret i Hardangerbrua AS. 3 Side33

34 Det synest også å vera ei klar rolle- og ansvarsdeling mellom arbeidande styreleiar og styret i Hardangerbrua AS. Revisjonen vurderer likevel at utarbeiding av ein styreinstruks vil kunne tydeleggjere kva oppgåver som ligg til styret og kva oppgåver som ligg til arbeidande styreleiar. Det blei utarbeidd instruks for arbeidande styreleiar i Selskapet var da i ein pådrivarfase medan selskapet no er i driftsfase. Instruksen har ikkje blitt revidert etter Revisjonen meiner det er viktig at instruksen blir revidert slik at innhaldet er oppdatert i høve til dagens forhold. Problemstilling 4: I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS? Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar i Hardangerbrua knytt til oppfølging av driftsavtalen med Vegamot AS, men etter revisjonen si vurdering har styret i Hardangerbrua AS etablert ein praksis som bidrar til å sikre etterleving av avtalen. Styreleiar følgjer opp driftsavtalen med Vegamot AS gjennom jamleg kontakt med selskapet og styreleiar har gjennomgått selskapet sine rutinar for oppfølging av driftsavtalen. Problemstilling 5: I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen? Hardangerbrua AS har ikkje skriftlege rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystemet med Statens vegvesen. Hardangerbrua AS sender årsmelding, referat frå styremøte og generalforsamling til Statens vegvesen og Riksrevisjonen, i tråd med bompengeavtalen. Statens vegvesen og Riksrevisjonen blir også invitert til å delta på styremøte og generalforsamling, og mottar innkalling og saksdokument på same måte som aksjonærane. Hardangerbrua AS har ikkje fått merknader på økonomiforvaltninga i tilbakemeldingar frå Statens vegvesen. Hardangerbrua AS har heller ikkje i andre fora har fått tilbakemelding av Statens vegvesen om at det er forhold i bompengeavtalen eller avtalen om drift av innkrevjingssystem som ikkje blir følgd opp. Revisjonen vurderer derfor at selskapet i praksis har etablert rutinar som bidrar til å sikre etterleving av bompengeavtalen og avtalen om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen. Problemstilling 6: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til aksjelova, offentlege innkjøp og offentleggjering? Aksjelova Selskapet har vedtekter som tilfredsstillar minstekrava til vedtekter i eit aksjeselskap, og det er gjennomført obligatoriske generalforsamlingar der saker i samsvar med aksjelova har blitt handsama. Selskapskontrollen viser at styret har fått etablert ei forsvarleg organisering av verksemda og har fastsett årlege budsjett for selskapet. Styret har etablert rutinar for å halde seg orientert om selskapet si økonomiske stilling og anna relevant styringsinformasjon. Etter ei samla vurdering er det revisjonen si oppfatning at selskapet etterlever sentrale føresegn i aksjelova. Offentlege innkjøp Hardangerbrua AS har ikkje utarbeidd skriftlege retningslinjer for innkjøp. Revisjonen meiner selskapet bør utarbeide skriftlege retningslinjer for innkjøp som kan bidra til å sikre at regelverket knytt til offentlege anskaffingar blir etterlevd. 4 Side34

35 Revisjonen har gjennomgått tre anskaffingar for å vurdere om desse er eksponert for konkurranse og om anskaffingane er dokumentert i ein anskaffingsprotokoll. Anskaffing nr. 1 gjeld anskaffing av låneavtale. Anskaffinga er konkurranseeksponert gjennom munnleg førespurnad til tre ulike leverandørar. Anskaffinga av låneavtalen representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig direkteanskaffing. Anskaffinga er heller ikkje dokumentert i samsvar med krava i LOA 5 og FOA 3-2. Anskaffing nr. 2 gjeld anskaffing av driftsoperatørtenester. Anskaffinga er eksponert for konkurranse gjennom utlysing i Doffin, og det er ført anskaffingsprotokoll som dokumenterer anskaffingsprosessen. Dette er i samsvar med dei grunnleggande krava til konkurranse og etterprøvbarheit i Lov om offentlige anskaffelser ( 5) og Anskaffingsforskrifta ( 3-1). Anskaffing nr. 3 gjeld anskaffing av advokattenester i samband med handsaming av klage på tildeling av og rettssak i samband med anskaffing av driftsoperatørtenester. For anskaffinga av advokattenester er det ikkje gjennomført konkurranse, til dømes gjennom å hente inn prisar frå ulike leverandørar. Det er heller ikkje ført anskaffingsprotokoll. Hardangerbrua AS forklarer at anskaffinga vart meir omfattande enn først venta, mellom anna på grunn av rettsmøte i tingretten. Det er revisjonen si vurdering av anskaffinga av advokattenester ikkje er gjennomført i samsvar med kravet om anskaffingsprotokoll i 3-2. Offentlegheit Hardangerbrua AS journalfører inn- og utgåande korrespondanse i ei postliste. Postlista inneheld datering, avsendar/mottakar og tittel på dokumentet. Etter revisjonen si oppfatning fungerer postlista føremålstenleg for den interne oversikta over saksdokument i selskapet, og til å gi eksterne oversikt over selskapet sin korrespondanse. Etter revisjonen si vurdering er likevel ikkje postlista i samsvar med dei formelle krava til journalopplysningar som går fram av 2-7 i arkivforskrifta. Av postlista til Hardangebrua AS går det fram ei datering, medan 2-7 i arkivforskrifta stiller krav om at både journalføringsdato og datering på dokumentet skal gå fram av journalen. Dokumenta i postlista er heller ikkje registrert med journalnummer. Problemstilling 7: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? Nøkkeltal for Hardangerbrua AS viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital i samsvar med aksjelova 3-4. Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden gitt utan presiseringar eller atterhald. Selskapskontrollen viser at Hardangerbrua AS har etablert rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, men rutinane er ikkje nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er viktig at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. Selskapet si største utfordring er å oppnå trafikktala som er lagt til grunn i prognosen for innkrevjingsperioden i Stortingsproposisjonen. I tillegg opplever Hardangerbrua AS inntektstap som følgje av utfordringar med å krevje inn betaling frå utanlandske kjøretøy. Hardangerbrua AS meiner at det ikkje er realistisk at selskapet klarer å nedbetala byggelåna innanfor den fastsette innkrevjingsperioden. Hardangerbrua AS har tatt initiativ til eigarmøte for å informere eigarane om dette. Styreleiar har allereie informert fylkesrådmannen og økonomisjefen i Hordaland fylkeskommune om situasjonen i møte. 5 Side35

36 Revisjonen sine tilrådingar Revisjonen tilrår at Hordaland fylkeskommune: 1. Sikrar at styrerepresentantar og folkevalde får tilbod om tilstrekkeleg opplæring, i samsvar med KS sine tilrådingar. 2. Vurderer å stille krav til selskapsstyra om å etablera styreinstruks og instruks for dagleg leiing, rutinar for eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar, årleg plan for styret sitt arbeid og samla utgreiing i årsrapport, i samsvar med KS sine tilrådingar. 3. Utarbeider retningslinjer for val av styrerepresentantar og utøving av styreverv i samsvar med vedtak i fylkestinget. Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS: 4. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 5. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 6. Gjennomgår sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 7. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 6 Side36

37 Innhald Samandrag Innleiing Føremål og problemstillingar Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang av innkjøp Verifiseringsprosessar og høyring Kontrollkriterium Innleiing Aksjelova Offentlege innkjøp Offentlegheit Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring Vedtektene i Hardangerbrua AS Bompengeavtale og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen Bompengeavtale Avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen Fylkeskommunale dokument og vedtak Eigarskapsmelding Data Generelt om bompengeselskap Om selskapet Hardangerbrua AS Organisering Styret i Hardangerbrua AS Selskapet sin drift og økonomi System og rutinar i selskapet Økonomi- og budsjettstyring Reglement og rutinar for innkjøp Stikkprøvar av innkjøp Etiske retningslinjer for selskapet Offentlegheit Hordaland fylkeskommune sin eigarstyring av Hardangerbrua AS Eigarskapsmelding Selskapet sine vedtekter Utøving av eigarstyring Formelle møtepunkt med selskapet Rapportering til Hordaland fylkeskommune Val av styrerepresentantar Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styret Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde Regionalt bompengeselskap Vurdering Side37

38 5.1 Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua AS i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua AS? Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS? I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen? Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: Aksjelova Offentlege innkjøp Offentlegheit Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet sin økonomiske drift? Tilrådingar Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Hordaland fylkeskommune Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Hardangerbrua AS Vedlegg 3: Oversikt over sentrale dokument og litteratur Side38

39 1. Innleiing Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Hardangerbrua AS. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvala i Ulvik herad, Ullensvang herad, Eidfjord kommune, Kvam herad og Voss kommune har etter invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune takka ja til å vere med på delen knytt til forvaltningsrevisjon av selskapet. 1.1 Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare har føremålet med selskapskontrollen vore å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Følgjande overordna problemstillingar har blitt undersøkt: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua AS i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? c. Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? 2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua AS? 3. Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? 4. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS 5. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen? 6. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: a. Aksjelova b. Offentlege innkjøp c. Offentleggjering 7. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? c. Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet si økonomiske drift? 9 Side39

40 2. Metode Selskapskontrollen er gjennomført i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av selskapskontroll utarbeidd av NKRF. 1 Oppdraget er gjennomført i tidsrommet juni til desember Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. har blitt analysert. Innsamla kjeldemateriale har blitt vurdert opp mot kontrollkriteria. 2.2 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlige kjelder har Deloitte intervjua personar frå selskapet og representantar frå Hordaland fylkeskommune. Revisjonen har intervjua administrativt tilsette i Hordaland fylkeskommune med særskilt ansvar/arbeidsoppgåver knytt til oppfølging av selskapet og Hordaland fylkeskommune sin generalforsamlingsrepresentant i selskapet. 2 I tillegg intervjua revisjonen arbeidande styreleiar og nestleiar i selskapet. 2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp Revisjonen har gjennomført ein stikkprøvegjennomgang av tre anskaffingar utført av Hardangerbrua AS. Revisjonen fekk sendt over ein oversikt over alle leverandørtransaksjonar i 2013 som viser storleik på beløp som er utbetalt og kva leverandør som har fått utbetalinga. Lista blei sortert etter leverandørar, og tre leverandørar blei trekt ut. Revisjonen har undersøkt om anskaffingane har vore eksponert for konkurranse og om konkurransen er dokumentert i ein anskaffingsprotokoll. 2.4 Verifiseringsprosessar og høyring Intervjureferata er verifisert av intervjupersonane. Datadelen av rapporten er verifisert av Hardangerbrua AS og Hordaland fylkeskommune. Rapporten med revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak er sendt til selskapet ved arbeidande styreleiar og til Hordaland fylkeskommune. Høyringsuttaler frå selskapet og fylkeskommunen er lagt ved rapporten. 1 Selskapskontroll Fra a å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF Datainnsamlinga frå Hordaland fylkeskommune er gjort saman med datainnsamlinga til rapport om Fastlandssamband Halsnøy AS. 10 Side40

41 3. Kontrollkriterium 3.1 Innleiing Kontrollkriteria er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderast opp mot. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. 3.2 Aksjelova 3 Av 2-2, første ledd, går minstekrav til vedtekter i eit selskap fram: «Vedtektene skal minst angi: 1. selskapets foretaksnavn, 2. den kommune i riket hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor, 3. selskapets virksomhet, 4. aksjekapitalens størrelse, jf. 3-1, 5. aksjenes pålydende (nominelle beløp), jf. 3-1.» Vidare går det fram av 2-2, andre ledd, at dersom selskapets føremål ikkje skal vera å skaffe aksjeeigarane økonomisk utbytte, skal vedtektene innehalde føresegner om bruk av overskot og av formuen ved oppløysning. Selskapet skal til ei kvar tid ha ein eigenkapital og ein likviditet som er forsvarleg ut frå risikoen ved og omfanget av verksemda i selskapet (jf. 3-4). Dersom det må antakast at eigenkapitalen er lågare enn forsvarleg eller lågare enn halvparten av aksjekapitalen, skal styret straks handsame saka (jf. 3-5, første ledd). Styret skal innan rimeleg tid kalle inn generalforsamlinga og gje ei utgreiing for selskapet si økonomiske stilling. Dersom selskapet ikkje har ein forsvarleg eigenkapital i samsvar med 3-4, skal styret på generalforsamlinga foreslå tiltak for å rette på dette (jf. 3-5, første ledd). Av aksjeloven 5-1, første ledd, går det fram at aksjeeigarane representerer den øvste mynda i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjer ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter (jf. 5-3). Styreleiar og dagleg leiar skal vere til stades på generalforsamlinga (jf. 5-4). Ordinær generalforsamling skal vere gjennomført av selskapet innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår (jf. 5-5, første ledd). Følgjande saker skal handsamast og avgjerast på den ordinære generalforsamlinga (jf. 5-5, andre ledd): 1. «godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte; 2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen» Seinast ei veke før generalforsamling skal årsrekneskapet, årsmeldinga og revisjonsberetinga sendes til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. 5-5, tredje ledd). Også innkalling til 3 LOV Lov om aksjeselskap 11 Side41

42 generalforsamling skal vere sendt seinast ei veke før møtet skal haldast, og i innkallinga skal det vere med eit forslag til dagsorden som syner sakene som skal handsamast i møtet (jf. 5-10). Møteleiaren skal sørgje for at det blir ført protokoll for generalforsamlinga (jf. 5-16). Ei avgjerd av generalforsamlinga krev fleirtalet av dei gjevne stemmene, om ikkje anna er bestemt i lova (jf. 5-17, første ledd). Styret kan bestemme at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling (jf. 5-6). Forvaltninga av selskapet hører til under styret (jf. 6-12, første ledd), og medlemmane blir valt av generalforsamlinga (jf. 6-3, første ledd). Styret skal sørgje for forsvarlig organisering av verksemda (jf. 6-12, første ledd), og i naudsynt utstrekning fastsette planar og budsjett for selskapet si verksemd (jf. 6-12, andre ledd). Vidare skal styret halde seg orientert om selskapet si økonomiske stilling og styret plikter å sjå til selskapet si verksemd, rekneskap og formueforvalting er gjenstand for tryggjande kontroll (jf. 6-12, tredje ledd). Styret skal vidare føre tilsyn med den daglege leiinga, selskapet og selskapet si verksemd elles (jf. 6-13, første ledd). Styret kan fastsette instruks for den daglege leiinga (jf. 6-13, andre ledd). Styremedlemmar tenestegjer i to år (jf. 6-6, første ledd). I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år (jf. 6-6, første ledd). Vidare skal det førast protokoll over styrehandsaminga. Denne skal minst spesifisere tid og stad, deltakarar, handsamingsmåte og styret si avgjerd (jf. 6-29, første ledd). Dersom styret si avgjerd ikkje er einstemming, skal det bli vist kven som har stemt for og i mot (jf. 6-29, andre ledd). Styret kan treffe ei avgjerd når meir enn halvdelen av medlemmane er til stades eller deltar i styrehandsaminga, så langt det ikkje er fastsett strengare krav i vedtektene (jf første ledd). Av 6-27, første ledd, følgjer det at eit styremedlem ikkje må delta i handsaminga eller avgjerda av spørsmål som har ein slik betyding for eigen del eller for nokon nærståande, som gjer at medlemmen kan bli oppfatta å ha ei særleg personleg eller økonomisk interesse i saken. Det same gjeld for dagleg leiar i selskapet. Selskapet kan ha ein dagleg leiar (jf. 6-2, første ledd). Dagleg leiar blir tilsett av styret dersom ikkje det er bestemt i vedtektene at tilsettinga skal gjerast av generalforsamlinga (jf. 6-2, andre ledd). Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapets verksemd og følgje dei retningslinjer og pålegg som styret gjer (jf. 6-14, første ledd). Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som etter selskapet sine forhold er av uvanlig art eller av stor betyding (jf. 6-14, andre ledd). Dagleg leiar skal sørgje for at selskapets rekneskap er i samsvar med lov og forskrifter og at formueforvaltinga er ordna på ein tryggande måte (jf. 6-14, fjerde ledd). Dagleg leiar skal minst kvar fjerde månad gje styret orientering om selskapet si verksemd, stilling og resultatutvikling (jf. 6-15, første ledd), og styret kan til kvar tid krevje at dagleg leiar gjer styret ein orientering om bestemte saker (jf. 6-15, andre ledd). Dagleg leiar har ansvar for å førebu saker som skal handsamast av styret i samråd med styret sin leiar (jf. 6-21,.første ledd). Ei sak skal bli førebudd og framlagt slik at styret har eit tilfredsstillande grunnlag for å ta ei avgjerd (jf. 6-21, andre ledd). Det er styret som representerer selskapet utad og som teiknar selskapet sitt firma (jf. 6-30). Styret kan gi styremedlemmar, dagleg leiar eller namngjevne tilsette rett til å teikne selskapet sitt firma (jf. 6-31, første ledd). Dagleg leiar representerer selskapet utetter i saker som inngår i den daglege leiinga (jf. 6-32). Ei avgjerd om å endre vedtektene for selskapet skal treffast av generalforsamlinga, dersom ikkje anna er fastsett i lov. Avgjerda krev tilslutning frå minst to tredelar av dei angjevne stemmer av aksjekapitalen som er representert på generalforsamlinga (jf. 5-18, første ledd). 12 Side42

43 Det følgjer av 8-1, fjerde ledd at selskapet berre kan dele ut utbytte så langt selskapet etter utdelinga har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet, jf Avgjerda om utdeling av utbytte skal treffast av generalforsamlinga etter at styret har lagt fram forslag om utdeling eller anna bruk av overskot (jf. 8-2, første ledd). 3.3 Offentlege innkjøp Når det offentlege skal foreta anskaffingar skal Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 4 med tilhørande forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 5 følgjast. I lov om offentlege anskaffingar 1 går det fram at: «Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» Av lov om offentlege anskaffingar 5 går det mellom anna fram at ei anskaffing så langt det er mogleg skal vere basert på konkurranse og oppdragsgjevar skal sikre at omsynet til føreseielegheit, gjennomsiktigheit og etterprøvbarheit blir ivaretatt gjennom anskaffingsprosessen. Sentrale prinsipp som går fram av forskrift om offentlege anskaffingar som vil vere særleg relevant i denne samanhengen er kravet om konkurranseeksponering og krav til føring av protokoll. Krav om konkurranseeksponering For kjøp med verdi over kr skal innkjøpet bli kunngjort i Doffin, jf. forskrift om offentlege anskaffingar 2-1 (2) og 9-1. Doffin er ein database for offentlege innkjøp i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Det er ikkje krav om slik utlysing for oppdrag med lågare verdi, men det er fastsett eit generelt forholdsmessigprinsipp, som krev at oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte som står i forhold til innkjøpet (jf. forskrifta 3-1, femte ledd). Av dette prinsippet følgjer det at kravet til korleis konkurransen skal gjennomførast, og kor mange aktørar som skal vere med i konkurransen, aukar med verdien og betydningen av innkjøpet. 6 EØS-terskelverdiane i anskaffingsforskrifta er per tidspunkt 1,55 millionar kr. eks. mva. for vare- og tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FOA 2-2, 1. ledd). Anskaffingar av varer eller prioriterte tenester 7 over EØS-terskelverdi skal følgje del III i anskaffingsforskrifta og konkurransen skal kunngjerast i TED-databasen for heile EØS-området (jf. FOA 18-1). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin og vidare til TED-databasen. Krav til protokoll Oppdragsgjevar skal føre protokoll frå konkurransar med verdi over , jamfør forskrift om offentlege anskaffingar 3-2. Føremålet med plikta til å føre protokoll, er å gjere det mogleg i ettertid å kontrollere at konkurransen har vore gjennomført i samsvar med regelverket. Protokollen skal innehalde informasjon om alle vesentlege forhold og viktige avgjersler gjennom heile innkjøpsprosessen. 4 Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Lov om offentlige anskaffelser. LOV nr Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR nr Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Veileder til reglene om offentlige anskaffelser Anskaffingsforskrifta skil mellom prioriterte og uprioriterte tenester. Prioriterte tenester er omfatta av EØS-direktiva, og er regulert av dell III i anskaffingsforskrifta. Uprioriterte tenester er regulert av del II i anskaffingsforskrifta, uavhengig av verdi. Oversikt over prioriterte og uprioriterte tenester går fram av vedlegg 5 og 6 til anskaffingsforskrifta. 13 Side43

44 3.4 Offentlegheit Føremålet med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 8 er å leggje til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige. Det er i hovudsak to prinsipp som følgjer av lova: Rett til innsyn Plikt til å føre journal I offentleglova 2 går lova sitt verkeområde fram: «Lova gjeld for a) staten, fylkeskommunane og kommunane, b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet.» Av 3 i offentleglova går det fram at «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.» Offentlege verksemder som er omfatta av lova har plikt til å føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter jf. 10. Plikta til å føre journal kjem av behovet for å legge til rette for ålmenta sitt innsyn i dokument og for å kunne forsikre seg om at all arkivverdig korrespondanse blir registrert. Av forskrift om offentlege arkiv 2-6 går det fram at alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet skal bli registrert i journalen. Av 2-7 i same forskrift går det fram kva opplysningar som skal vere registrert i journalen: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), c) sendar og/eller mottakar, d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet. 3.5 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 9 for korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/fylkeskommunar: 8 Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Offentleglova. LOV nr Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 14 Side44

45 «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 10 I den sist oppdaterte versjonen (2013) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurdering og val av selskapsform 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan 8. Gjennomføring av eigarmøte 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre 12. Styresamansetting i konsernmodell 13. Oppnemning av vararepresentantar 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre 15. Kjønnsrepresentasjon i styre 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og nøkkeltal. Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum innehalde tre hovudpunkt: 1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid 2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskaps- og samarbeidsformane 3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, medrekna vedtektsrevisjon 10 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) s.2 15 Side45

46 Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyret. 11 Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskaps-strategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapet der eigar sine forventningar til selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll. Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskaps-strategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg. Det går vidare fram at det i selskapsstrategien bør klargjørast eigar sine forventingar til type avkasting, anten den er i finansiell forstand eller på anna måte. Det blir peika på at type avkasting vil avhenge av type selskap og selskapet sitt føremål. Det går vidare fram at det er eigar sitt ansvar å syte for at selskapet har ein forsvarleg selskapskapital og at styret har handleplikt dersom eigenkapitalen blir for låg. Styret skal i samsvar med aksjeloven foreslå utbytte innanfor dei avgrensingane som aksjeloven sett for åtgangen til å utdele utbytte. Det blir vidare peika på at det derfor er viktig at eigarane har forventingar om ein utbyttepolitikk som gjer at selskapet sitt føremål kan realiserast. Det blir vidare peikt på at selskapet ikkje bør akkumulere høgare eigenkapital enn det som er naudsynt på forretningsmessig grunnlag og for å oppnå eigarane sitt mål med selskapet. Vidare blir det vist til at føremål for selskap ofte blir definert nokså generelt, noko som kan medføre stor åtgang til endringar i verksemda. Det blir peika på at det vil vere opp til eigarorganet å vega behovet for selskapet sitt handlingsrom. KS peikar også på at langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale eigarskap. 12 Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk. 13 Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryss-subsidiering. Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda. 14 Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyret har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Kontrollutvalet 11 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.9 14 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.9 16 Side46

47 skal på vegne av kommunestyret sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyret innafor kommunelova sine føresegner fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal bli varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte. 15 KS tilrår vidare at administrasjonssjefen skal syte for at dei folkevalde og innbyggjarane lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarinteresser i. 16 KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap anbefaler KS at kommunestyret vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapa sitt eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle. Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og kommunestyret i forkant av generalforsamlingar. Det blir presisert at tilrådinga retter seg mot at eigarstyringa skal skje gjennom eigarorganet for selskapa og ikkje i selskapsstyra. Det blir vidare peika på at innanfor selskapsformene AS og IKS bør det, for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege kommunikasjonsformer mellom kommunestyret og eigarorgan som forankrast i eigarskaps-meldinga. 17 KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet, men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike eigarmøte skal bli gjennomført. 18 KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre kompetansemessig. Det blir vidare vist til at å ta på seg eit styreverv er eit personlig verv. Det betyr at ein ikkje representerer verken politiske parti, kommunen eller andre interessentar, men skal ta i vare selskapet sine interesser på best mogeleg måte saman med resten av styret og ut i frå selskapet sitt føremål. Det blir peika på at dette følgjer naturlig av at profesjonelt eigarskap blir utøvd gjennom eigarorganet. Vidare blir det vist til at eigar bør foreta ein analyse av selskapet sitt føremål og eigar sine forventningar som grunnlag for å setje saman eit profesjonelt styre. Vidare blir det vist til at eit styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Føremålet for dei kommunale selskapa er ulikt, frå t.d. finansielt, politisk eller meir samfunnsnyttig motivert eigarskap. Det inneber at kompetanse bør sjåast i lys av selskapet sitt føremål. Eit profesjonelt samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. KS viser til at dersom 15 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Side47

48 naudsynt kompetanse ikkje er til stades i utgangspunktet, skal eigar sitt ansvar likevel presiserast og det skal bli gjeve tilbod om opplæring der det er naudsynt. 19 KS har også kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmar bør ha: Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova og andre relevante lover, forskrifter og avtalar som har betyding for selskapet si drift Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta naudsynte grep ved behov Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til ei kvar tid Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi, marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen Ha kunnskap om konkurrerande verksemder 20 Ved val av styre til selskap organisert etter aksjelova og lov om interkommunale selskap tilrår KS at det bør vedtektsfestast bruk av valkomité. Føremålet er å sikre samansetting av styret med komplementær kompetanse og i samsvar med eigar sitt føremål med selskapet. Representantskapet/generalforsamlinga sin leiar vel leiaren av valkomiteen. I selskap med fleire eigarkommunar bør valkomiteen bli samansett for å spegle eigardel. Fleirtalet av valkomiteen bør vere uavhengige av selskapet sitt styre og tilsette. Valkomiteen si innstilling bør grunngjevast. KS peikar vidare på at samansettinga av styret bør gjerast ut i frå at styret er eit kollegialt organ og representantar bør bli valt ut i frå formelle krav til kompetanse og selskapet sin eigenart. KS viser også til at styret sin eigenevaluering bør bli tatt med i vurderinga ved val av styrerepresentantar. 21 Vidare viser KS til at det er eigar sitt ansvar å sikre eit styre med naudsynt kompetans til å leie selskapet i samsvar med eigar sitt føremål. I dette ligg det også at eigar står fritt til å skifte ut styremedlemmar innafor valperioden. Samstundes har styret eit sjølvstendig ansvar for å gjennomføre jamlege kompetansevurderingar av eiget styre i forhold til eigarane sitt føremål med selskapet. For å sikre utvikling av naudsynt kompetanse i styret tilrår KS at det blir etablert følgjande rutinar som ein del av styret sine rammer. Styret skal: Fastsette instruksar for styret og den daglege leiinga med særleg vekt på klar intern ansvarsog oppgåvefordeling Gjennomføre ein eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid Bli gjeve jamleg moglegheit til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmar skal få opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling Gjennomføre eigne styreseminar der fokus går på roller, ansvar og oppgåver Fastsette ein årleg plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring Gje ein samla utgreiing for selskapet si styring og leiing i ein årsrapport. Dersom dette ikkje er gjort skal det forklarast KS peikar på at rutinane er ei rettesnor og at rutinane naturleg nok vil avhenge av selskapet sin storleik og verksemd. 22 Når det gjeld styresamansetting i konsernmodell tilrår KS at styret i morselskap ikkje bør sitje i styret til dotterselskap. Konserndirektøren kan vere representert i dotterselskapa sine styre. Dersom 19 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Side48

49 dotterselskap yter tenester til morselskap i konkurranse med andre bør det vere eit leiingsmessig og funksjonelt skilje mellom selskapa for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbodsprosessar. Dersom det i konsernet er eit dotterselskap som yter monopoltenester til sine eigarar eller innbyggjarane i eigarane sine kommunar bør eksterne kandidatar ha fleirtal i dotterselskapsstyret. 23 Vidare tilrår KS at når det utpeikast vara til styre bør ordninga med numerisk vara bli nytta for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. KS tilrår også at 1. vara blir invitert til styremøta for å på den måten sikre kompetanse og kontinuitet. 24 Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre viser KS til at det er opp til kvart einskilde eigarorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjere kva type kompetanse eit styre skal ha. I utgangspunktet tilrår KS å unngå situasjonar der styret sine medlemmer jamleg blir vurdert i forhold til forvaltningslova sine reglar om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av leiande politikarar i selskapsstyra. KS tilrår at styra etablerer faste rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar, og at kommunestyret opprettar ein valkomité som innstiller til det organ som skal velje styrerepresentantar. Endringar i forvaltningslova si 6 som trådde i kraft 1. november 2011 medfører at ingen kommunalt tilsette eller folkevalte skal handtere saker i kommunen som gjeld eit selskap der dei sjølv er styremedlem, også der selskapa er fullt ut offentleg eigd. 25 KS sine tilrådingar omhandlar også kjønnsrepresentasjon i styre. KS peiker på at reglane i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styre i statsaksjeselskap gjeld tilsvarande for aksjeselskap der kommunar og fylkeskommunar til saman eig minst to tredeler av aksjane i selskapet. For statsaksjeselskap med fem styremedlemmar er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon. KS føreslår at eigarorgan uavhengig av organisasjonsform søker å få til ein balansert kjønnsrepresentasjon i styre for å betre utnytte eksisterande kompetanse i regionen/kommunen/fylkeskommunen. 26 KS sine tilrådingar omhandlar vidare godtgjøring og registrering av styreverv. KS tilrår at kommunen i samband med utarbeiding og eventuell revidering av eigarmelding gjennomfører ein prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eigarorganet si fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Vidare tilrår KS at alle som tar på seg styreverv for kommunale selskap bør registrere verva på 27 Vidare peiker KS på at godtgjeringa bør reflektere styret sitt ansvar, kompetanse, tidsbruk og verksemda sin kompleksitet. Vidare peiker KS på at styremedlemmar generelt ikkje bør påta seg særskilte oppgåver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. 28 KS tilrår at selskap ved utskilling av verksemd til sjølvstendig rettssubjekt søker medlemskap i ein arbeidsgjevarorganisasjon. 29 Vidare tilrår KS at eigar ser til at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske retningslinjer for selskapsdrifta Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Side49

50 Den siste av tilrådingane frå KS omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjonar, samt medlem av kommunalråd, ikkje kan sitte i føretaksstyre Vedtektene i Hardangerbrua AS Hardangerbrua AS sine vedtekter blei først utarbeidd i 1996, og sidan revidert i år 2000, 2004, 2012 og seinast Føremålet til selskapet går fram av 3, «å stå for bompengefinansiering/oppkrevjing til finansiering av Hardangerbrua AS med tilførselsvegar i samsvar med vedtak i Stortinget og avtale med Statens vegvesen». Av 4 går det frem at selskapet sin aksjekapital er på kr fordelt på 15 aksjar kvar på kr Av 5 går det frem at selskapet sitt styre skal bestå av sju styremedlemmar og sju personlege varastyremedlemmar. Det skal vere fire styremedlemmar oppnemnt av Hordaland fylkeskommune, eitt styremedlem oppnemnt av Bergen kommune og to styremedlem oppnemnt av dei andre aksjonærane Eidfjord kommune, Granvin herad, Kvam herad, Ullensvang herad, Ulvik herad og Voss kommune. 6 i vedtektene beskriv at «den ordinære generalforsamlinga skal handsama og avgjera: Fastsetja resultatrekneskap og balanse Disponera overskot eller dekka underskot i medhald til fastsett balanse Velje styre og valnemnd Andre saker som i medhald av lov eller vedtekter høyrer inn under generalforsamling» Kvart år innan utgangen av juni skal ordinær generalforsamling haldast. Det er også retningslinjer for overdraging av aksjar i 7 og 8 i vedtektene. 3.7 Bompengeavtale og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen Bompengeavtale 32 Bompengeselskap må inngå ein avtale med Staten v/statens vegvesen Vegdirektoratet for å kunne krevje inn bompengar, og denne avtalen blir omtala som ein bompengeavtale. Bompengeavtalar er i stor grad standardiserte, og både bompengeselskapet og Staten sine oppgåver og ansvar går fram av bompengeavtalen. 33 I april 2006 blei «Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS» (bompengeavtalen) underteikna av styreleiar i Hardangerbrua AS og vegdirektøren. 34 Det går fram av bompengeavtalen at «Hardangerbrua AS skal stå for delfinansiering av Utbyggingen [av RV 7/RV 13 Hardangerbrua AS] i samråd med Statens vegvesen og etter de retningslinjer som 31 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s I denne framstillinga blir det fokusert på selskapet sine oppgåver i driftsfasen som går fram av bompengeavtalen. Dette har samanheng med at selskapet på tidspunktet for selskapskontrollen er i driftsfasen 33 Informasjon henta frå: 34 Årsmelding 2012 for Hardangerbrua AS 20 Side50

51 Staten til enhver tid gir. Under de samme forutsetninger administrerer Hardangerbrua AS bompengeinnkrevingen, forvalter bompengemidlene og anvender disse slik det fremgår av denne avtale». 35 Selskapet skal, i tillegg til å finansiere sin del av utbyggingskostnadane, også dekke renter på eigne lån, eigne administrasjonsutgifter og utgifter til innkrevjing av bompengar, irekna vedlikehald og drift av innkrevjingssystem og bomstasjon. Dersom det blir naudsynt med endringar eller utskifting av innkrevjingssystemet skal selskapet også finansiere dette. Selskapet har ansvar for administrasjon, drift og vedlikehald av innkrevjingssystemet i bompengeperioden. 36 Innkasserte bompengar og gjeld skal forvaltas av selskapet på ein best mogleg måte i samsvar med innhaldet i bompengeavtalen. Selskapet skal overføre midlar etter rekvisisjon frå Statens vegvesen innan angitt frist. Rekvisisjonen skal sendas til selskapet seinast 14 dagar før frist for overføring av midlar. Det skal ikkje utbetalast årleg utbytte. Dersom Samferdselsdepartementet ikkje bestemmer noko anna skal midlar i selskapet berre plasserast i bankinnskot og/eller papir som er utstedt eller garantert av stat, kommunar eller fylke. Selskapet kan ikkje kjøpa aksjar. Selskapet skal sørgje for at låneavtalar blir reforhandla når marknadsforholda tilseier billegare finansiering og det er mogleg. Dersom trafikkantar ikkje betaler bompengeavgift etter gjeldande retningslinjer er selskapet pliktig å krevje tilleggsavgift. 37 Selskapet er underlagt regelverk om offentlege anskaffingar, og må kunne dokumentere at dette blir følgt. Informasjon frå selskapet til allmennheten skal avgrensast til å gjelde takst- og rabattsystem, samt informasjon om innkrevjinga av bompengar. Selskapet kan ikkje engasjere seg i tiltak som ikkje har direkte samanheng med innkrevjing av bompengar eller betening av selskapet si gjeld. Vidare skal ikkje selskapet drive verksemd utover det som går fram av bompengeavtalen eller andre avtalar som er inngått med Statens vegvesen. Selskapet skal heller ikkje inngå avtalar med andre bompengeselskap eller andre typar selskap om nokon form for tenester knytt til anna bruk av elektroniske brikker eller andre former for betalingskort for bompengar, enn betaling for passering av bompengestasjoner på offentleg veg. 38 Rekneskapet til selskapet skal førast i samsvar med krav i rekneskapslova. Storleiken på beløpet som kvart år blir utbetalt til Statens vegvesen skal klart gå fram av rekneskapet. Rekneskap med årsmelding og andre oppgåver skal sendast til regionvegkontoret i samsvar med Vegdirektoratets nærare føresegn. Referat frå styremøta og generalforsamling skal sendast frå selskapet til Statens vegvesen, og Riksrevisjonen og Statens vegvesen skal ha møte- og talerett i generalforsamlingane. Innkalling og saksdokument til generalforsamling skal sendes Statens vegvesen og Riksrevisjonen på same måte som til aksjonærane. I driftsperioden skal det vere eit møte mellom selskapet og regionvegkontoret minst ein gong per år kor mellom anna behov for vedlikehaldstiltak på innkrevjingsutstyret og finansieringa av dette skal drøftast. All kontakt mellom selskapet og Statens vegvesen skal gå gjennom regionvegkontoret, dersom ikkje anna er eller blir bestemt. Dersom selskapet og Vegdirektoratet har direkte kontakt skal regionvegkontoret alltid holdast orientert Avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen Med bakgrunn i bompengeavtalen blei det 12.mars 2012 inngått ein avtale mellom Hardangerbrua AS og Statens vegvesen om drift av innkrevjingssystemet. Statens vegvesen har hovudansvar for 35 Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS (bompengeavtalen), Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS (bompengeavtalen), Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS (bompengeavtalen), Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS (bompengeavtalen), Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS (bompengeavtalen), Side51

52 val, innkjøp og etablering av innkrevjingssystemet. Statens vegvesen er eigar av utstyret, medan Hardangerbrua AS få leige utstyret vederlagsfritt frå Statens vegvesen. Som innkrevjingsutstyr blir det følgjande rekna: «Bygninger, boder, kabinett, utstyrsskap, portaler osv, med innvendig- og utvendig- og oppmontert- utstyr. Signallys og andre faste installasjoner på, i og ved bomstasjonen som relateres til utøvelse av innkrevingsfunksjonen etter bompengeavtalen. Datamaskiner med programvare, elektroniske brikker, sentralt datasystem (sentralsystem), inklusive maskin- og programvare, som benyttes som en del av innkrevingssystemet samt datakommunikasjonsløsningene mellom bomstasjoner og sentralsystem og strømtilførsel til selve bomstasjonen». 40 All drift og vedlikehald av innkrevjingssystemet er selskapet både praktisk og økonomisk ansvarleg for. Dette omfattar mellom anna: «Drift av innkrevingsutstyr etter gitte konsesjoner og godkjennelser Ansvar for utstyr iht. denne avtale Ansvar for øvrig utstyr utendørs på bomstasjonen, som bommer, skilt, detektorer, kameraer og antenner. Tilkomst parkeringsplass for servicebil er og selskapets ansvar Ansvar for å reetablere innkrevingssystemet ved uforutsette hendelser som for eksempel påkjørsel, hærverk og lignende. Herunder og ansvar for kontakt med vegvesenet, politi, øvrige myndigheter, forsikringsselskap, vegkantleverandør og andre samarbeidspartnere». 41 Vidare er selskapet ansvarleg for eigen økonomi, prognosar og budsjett i samband med innkrevjinga. Dersom det oppstår plutseleg eller periodevis svikt på innkrevjingsutstyret er selskapet ansvarleg, uansett årsak. Selskapet er ansvarleg for å forsikre det selskapet eig eller leigar, unntaket er utstyr som vegvesenet eig. Selskapet plikter å leggja til rette for at Vegvesenet gis tilgang på relevant passeringsdata, enten direkte eller via eit driftsselskap Fylkeskommunale dokument og vedtak Eigarskapsmelding Hordaland fylkeskommune reviderte si eigarskapsmelding i juni I eigarskapsmeldinga 2013 går fylkeskommunen systematisk gjennom KS sine 19 tilrådingar og vurderer fylkeskommunen sin praksis i forhold til retningslinene. I eigarskapsmeldinga er det ein tabell med oversyn over fylkeskommunen sin selskaps-portefølje. Til saman har fylkeskommunen eigarskap i 42 selskap. For kvart av selskapa er føremålet med eigarskapet definert og selskapet er plassert under ein av seks sektorar (sjå liste nedanfor). I tillegg går mellom anna eigardel og prosentdel kvinner i selskapsstyret fram av oversikta. Hordaland fylkeskommune har i eigarskapsmeldinga delt inn sine eigarskap i følgjande seks sektorar: Samferdsel Næring og nyskaping Kultur Energi Eigedom Arbeidsmarknadsverksemd 40 Avtale om drift av innkrevingssystemet mellom Hardangerbrua AS og Statens vegvesen, Avtale om drift av innkrevingssystemet mellom Hardangerbrua AS og Statens vegvesen, Avtale om drift av innkrevingssystemet mellom Hardangerbrua AS og Statens vegvesen, Side52

53 For kvar av sektorane er det også gjeve ein omtale av fylkeskommunen si rolle som eigar av selskap innanfor sektoren. I eigarskapsmeldinga går også fylkeskommunen sin selskapsspesifikke eigarstrategi for kvart einskild selskap fram. Av eigarskapsmeldinga går det fram at bompengeselskapa er plassert under sektoren samferdsel. Det går vidare fram at Hordaland fylkeskommune sitt føremål med eigarskapen i bompengeselskapa er av samfunnsmessig karakter. Fylkeskommunen legg følgjande definisjon for samfunnsmessig eigarskap: «Dersom et selskap vert sett som eit gjennomføringsorgan for samfunnsmessige oppgåver og fylkeskommunen som eigar ikkje siktar mot ei marknadsmessig eigenkapitalavkastning, vert eigarskapet definert som samfunnsmessig. Sjølv om verksemda ikkje er underlagt ordinære avkastningskrav, ligg det i sjølve verksemdsdanninga forventningar om effektiv og målretta drift». I eigarskapsmeldinga skiljer fylkeskommunen mellom «bompengeselskap som pådrivarselskap» og «bompengeselskap med ansvar for finansiering og innkrevjing». Det går fram at førstnemnde er «ein form for interesseorganisasjon som mellom anna forsøker å påverke politiske beslutningstakarar lokalt, regionalt og nasjonalt», medan sistnemnte kategori er selskap som har ansvar for finansiering og administrert innkrevjinga i tråd med vedtatt bompengeproposisjon og bompengeavtale med Statens vegvesen. Det blir vidare vist til at pådrivarselskapa er sterkt politiske av natur, medan innkrevjingsselskapa har ein administrativ, ikkje-politisk funksjon. 43 Det går vidare fram at fylkeskommunen i ei rekkje tilfelle har garantert for lån til bompengeselskap, og at det derfor er ein medviten eigarstrategi å ha aksjefleirtalet i desse selskapa for å sikra seg at økonomiske disposisjonar i selskapet ikkje set den fylkeskommunale garantien i fare. 44 I eigarskapsmeldinga blir kvart av selskapa som fylkeskommunen har eigarskap i presentert med; eigardel, vedtektsfesta føremål, fylkeskommunen si vurdering når det gjeld behovet for vedtekstendringar, aksjekapital, informasjon om verksemda og fylkeskommunen sin eigarstrategi. Nærmare informasjon om innhaldet knytt til Hardangerbrua AS i eigarskapsmeldinga blir presentert i kapittel 4.4 i datadelen av denne rapporten. I eigarskapsmeldinga, kapittel 6, går fylkeskommunen sine prosedyrar for eigarskapsforvaltning fram. Dette gjeld prosedyrar for oppnemning av eigarrepresentantar og deltaking i eigarskapsmøte, samt prosedyrar for oppnemning av fylkeskommunale styrerepresentantar i selskap fylkeskommunen har eigardelar i. I tillegg er det prosedyrar for fylkesrådmannen si handtering av oppgåver knytt til å førebu, leggje til rette for og følgje opp den fylkeskommunale eigarskapsstyringa. Vidare går det følgjande fram av eigarskapsmeldinga: «Fylkesrådmannens ansvar er i praksis delegert nedover i administrasjonen, og ulike avdelingar har ansvar for ulike oppgåver innanfor dette området. Fylkesrådmannen viser til prinsippet om ein differensiert eigarskapsstrategi og ein ressursbruk som er tilpassa fylkeskommunen sine faktiske eigarinteresser, jf. punkt [i eigarskapsmeldinga]. På denne bakgrunn ser fylkesrådmannen ikkje behov for omfattande ressursbruk i administrasjonen. Det er likevel slik at det er ein føremon at dei prosedyrar og rutinar som gjeld, er kjent og føreseieleg for relevante partar». 43 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune, s Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune, s Side53

54 Fylkesrådmannen har delegert oppgåver for eigarskapsforvaltninga til økonomiavdelinga (koordinerande ansvar for substansiell forvaltning av eigarskapen), relevante fagavdelingar (ansvar for å følgje opp og kjenne selskapa dei har ansvaret for) og organisasjonsavdelinga (ansvar for tilrettelegging for val av styrerepresentantar og som praktisk fasilitator for fylkeskommunen sine eigarrepresentantar til generalforsamling og andre eigarmøte). 45 Hordaland fylkeskommune si økonomiavdeling er tildelt tre hovudoppgåver i følgje eigarskapsmeldinga: Syte for å ha samla oppdatert nøkkelinformasjon om alle selskapa som fylkeskommunen har eigarinteresser i Koordinere arbeid med, og fremje sak om, eigarskapsmelding til fylkestinget kvart fjerde år, samt årlege forenkla eigarskapsmeldingar Handtere løpande saker knytt til det fylkeskommunale eigarskapet som har økonomiske konsekvensar, til dømes kjøp, sal, spørsmål om garantiar og aksjeutviding 46 I følgje eigarskapsmeldinga er den relevante fagavdelinga for selskap tildelt følgjande oppgåver: Vere fagleg støtte for eigar i samband med gjennomføring av generalforsamling/eigarmøte Vere «lyttepost» for eigar i samband med viktige saker/tema som måtte kome opp Vere informasjonspunkt for styrerepresentantar som er oppnemnd frå fylkeskommunen Bidra med faglege innspel i samband med utarbeiding/revidering av eigarskapsmelding Inneha ei oversikt over kontaktpersonar for alle selskapa innanfor sin sektor 47 Organisasjonsavdelinga i Hordaland fylkeskommune er tildelt fire hovudoppgåver: Fungere som sekretariat for den fylkeskommunale valnemnda Informere styra i dei ulike selskapa om oppnemning av nye styrerepresentantar frå fylkeskommunen Legge til rette for deltaking frå eigar i generalforsamling/eigarmøte, mellom anna gjennom kontakt med selskapa Vidareformidle relevant informasjon frå selskapa, mellom anna innkalling til og referat frå generalforsamling Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune, s Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune 47 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune s Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune 24 Side54

55 4. Data 4.1 Generelt om bompengeselskap Eit bompengeselskap blir etablert på grunnlag av eit Stortingsvedtak om å bompengefinansiere eit prosjekt. Bompengeselskapet blir eit verkemiddel og instrument for å handsame kontantstraum og gjeld som knytt seg til eit bompengefinansiert tiltak. Det er ikkje berekna at eit bompengeselskap skal tene pengar og målet skal vere å legge ned selskapet når tilhøyrande bompengeprosjekt er nedbetalt. Bompengetaksten kan aukast og/eller bompengeperioden utvidast med inntil fem år dersom økonomien i prosjektet sviktar (til dømes ved låge trafikktal). 49 Det er tre fasar i eit bompengeselskap sitt liv; pådrivar-, bygge- og driftsfasen. Hardangerbrua AS er i driftsfasen i dag. Det vil sei at byggeprosjektet er avslutta og bruprosjektet realisert. Innkrevjing vil normalt starte når brua eller vegen opnast. I driftsfasen har bompengeselskap eit operatøransvar og eit ansvar for å ferda ut avtalar. Selskapet skal betene renter og avdrag, i tillegg til daglig drift med dei midlar som vegprosjektet genererer i bompengar. Dette er ein instrumentell funksjon, og oppgåver som innkrevjing, mottak av kundeførespurnader, utferding av brikke og tilsvarande driftsmessige oppgåver kan bli satt ut til ein tredjepart. 50 Bompengeselskap inngår ofte kontrakt med ein driftsoperatør som står for den daglege drifta og innkrevjinga. 51 Driftsoperatøren sitt ansvar blir definert av bompengeselskapa, men det inneber ofte å gjennomføre bompengeinnkrevjinga. Dette vil si å inngå og følgje opp betalingsavtalar med brukarane, sørgje for fakturering, yte kundeservice, rapportere om passeringstal og inntekt. 52 CS Norge er det sentralsystemet for bompengeinnkrevjing som nyttast i alle AutoPASS bomstasjonar, slik som Hardangerbrua AS har. Statens vegvesen Vegdirektoratet har inngått avtale med Q-Free ASA om leige og utvikling av systemet. AutoPASS-selskapa betaler for CS Norge direkte til Q-Free ASA i tråd med inngått rammeavtale mellom Statens vegvesen Vegdirektoratet og Q-Free ASA. 53 Statens vegvesen Vegdirektoratet har rammeavtale med EPC (Euro Parking Collection) om innkrevjing av bompengebetaling frå utanlandske køyretøy som ikkje har AutoPASS-brikke eller har betalt på annen måte. Bompengeselskapa har direkte avtale med EPC i tråd med rammeavtalen Om selskapet Hardangerbrua AS Hardangerbrua AS blei stifta januar 1987 for å finansiere og realisere ei bru over Hardangerfjorden ved Vallavik og Bu. I oktober 2005 blei proposisjon om bygging av Hardangerbrua vedtatt i statsråd, 49 Informasjon henta frå: 50 Informasjon henta frå: 51 Informasjon henta frå: 52 Informasjon henta frå: 53 Informasjon henta frå: 54 Informasjon henta frå: 25 Side55

56 og i februar 2006 blei proposisjonen vedtatt i Stortinget. I april 2006 blei «Avtale mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS» (bompengeavtalen) underteikna av styreleiar og vegdirektør. 55 Av årsmeldinga 2012 til Hardangerbrua AS blir ansvaret til selskapet skildra på følgjande måte: «I følgje denne avtalen [bompengeavtalen] får vi ansvaret for å finansiera brua slik det går fram av Stortingsproposisjonen. Vidare får vi løyve å ta opp lån og krevja inn bompengar. Innkrevjing av førehandsbompengar på ferja Brimnes-Bruravik vart starta opp juni 2006». Innkrevjing av førehandsbompengar på ferja Brimnes Bruarvik føregjekk heilt til brua opna. Anleggstart for brua var i februar og 17. august 2013 blei brua opna. Innkrevjing av bompengar i bomstasjonen på Hardangerbrua AS starta 19. august Hardangerbrua AS har følgjande eigarar: 58 Hordaland Fylkeskommune (53,33 %) Granvin Herad (6,67 %) Bergen Kommune (6,67 %) Kvam Herad (6,67 %) Voss Kommune (6,67 %) Ullensvang Herad (6,67 %) Ulvik Herad (6,67 %) Eidfjord Kommune (6,67 %) Hardangerbrua AS sitt vedtektsfesta føremål er «å stå for bompengefinansiering / oppkrevjing til finansiering av Hardangerbrua AS med tilførselsvegar i samsvar med vedtak i Stortinget og avtale med Statens vegvesen» Organisering Hardangerbrua AS har eit styre på seks styremedlemmar og ein arbeidande styreleiar som dekkjer funksjonane som styreleiar og dagleg leiar i selskapet. 59 I rapporten er arbeidande styreleiar omtala som styreleiar. Ut over dette har ikkje Hardangerbrua AS nokon tilsette. Styreleiar har ansvar for den daglege leiinga av selskapet. Styreleiar fungerer som sekretær for, og rapporterer til, styret. 60 Det vart utarbeidd ein stillingsinstruks for styreleiar i Av instruksen går det mellom anna fram at «arbeidande styreleiar har det overordna ansvaret for at verksemda gjennom strategiar og utviklingsplanar, arbeider målretta og effektivt for å løyse denne oppgåva». 61 Styreleiar kan signera på vegne av selskapet, og har prokura på selskapet sine bankkonti. 62 Av instruksen går det fram at styreleiar har mynde til å delegera oppgåver til andre styremedlemmar etter avtale, elles kan styreleiar engasjera naudsynte ressursar dersom dette er formålstenleg. Ansvaret for rekneskap og budsjett i høve til gjeldande strategiske og operative planar for verksemda ligg hos styreleiar Årsmelding 2012 for Hardangerbrua AS 56 Årsmelding 2012 for Hardangerbrua AS 57 Informasjon henta frå selskapet si heimeside: AS.no/ 58 Informasjon henta frå: 59 Årsmelding 2013 for Hardangerbrua AS 60 Stillingsinstruks for arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS frå Stillingsinstruks for arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS frå Firmaattest for Hardangerbrua AS 63 Stillingsinstruks for arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS, vedtatt 19.mars Side56

57 I intervju gir både styreleiar og nestleiar i styret uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordelinga mellom styreleiar og resten av styret. Styreleiaren meiner det også er avklart kva som er hans oppgåver som styreleiar. Driftsoperatør Vegamot AS 64 har sidan august 2013 vore driftsoperatør for Hardangerbrua AS. Avtalen med Vegamot AS om utføring av driftstenester gjeld fram til august 2016, med opsjon på 1 år. 65 Det går fram av intervju at Hardangerbrua AS meiner det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom styreleiar/styret i Hardangerbrua AS og Vegamot AS. Oppgåvene som er tillagt Vegamot AS går fram av kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget for anbodkonkurransen om kjøp av driftstenester for Hardangerbrua AS: «Opptre som oppdragsgivers representant i forhold til kundene og tilby AutoPASS tilleggsavtaler til interesserte brukere som allerede har en brikke fra en annen Utsteder, og håndtere disse avtalene så lenge avtaleforholdet gjelder. Tilleggsavtalene vil alltid være en avtale mellom Oppdragsgiver (bompengeselskap) og Kunde. Kreve inn betaling fra de brukeren som har inngått en tilleggsavtale med Hardangerbrua AS om bruk av betalingstjenesten basert på AutoPASS-brikken. Håndtere kunderelasjonen mht bruken av AutoPASS-tjenesten som f.eks. generell og spesiell informasjon, klager, spørsmål og svar, feilbehandling og alle andre kontraktuelle og finansielle saker. Informere brukeren om bompengesystemet, dets funksjonalitet og takster gjennom meldinger og annen informasjon. Håndheve bompengesystemets prinsipper inkludert detektering av avvik (inkludert sniking) samtidig som kravene til personvern opprettholdes i forhold til bilføreren. Kreve inn betaling fra brukere uten gyldig AutoPASS-(tilleggs)avtale, eksempelvis betaling basert på nummerskiltgjenkjenning og fakturering. Implementere og oppfylle alle de sikkerhetskravene som gjelder for AutoPASS inkludert personvern Overvåke driften av bompengesystemet i forhold til de kvalitetskravene som gjelder for AutoPASS, f.eks. funksjonalitet på CS Norge og vegkantutstyr.» 66 Selskapet mottar omfattande rapportar frå Vegamot AS som mellom anna inneheld totale passeringar forbi bompengestasjonen, kven som ikkje betalar og kva beløp som ligg for innkrevjing. Selskapet mottar rapportane kvartalsvis og rapportane skal også innehalde naudsynte økonomiske data for kvartalsrekneskapet til Hardangerbrua AS. Det går fram av konkurransegrunnlaget som ligg til grunn for avtalen mellom Hardangerbrua AS og Vegamot AS at Vegamot AS skal «holde Hardangerbrua AS løpende orientert om saker eller hendelser som er av vesentlig betydning for driften av systemet eller Hardangerbrua ASs økonomi». Det går vidare fram av det same konkurransegrunnlaget at Vegamot AS skal hjelpe Hardangerbrua AS med å skaffe naudsynte opplysningar og data for utarbeiding av Hardangerbrua AS si årsbereting, årsrekneskap og budsjett, samt gi opplysningar som revisor ber om. Det er ikkje utarbeidd nokon avtale eller dokument som skildrar oppgåvene til driftsoperatøren Vegamot AS utover konkurransegrunnlaget som ligg til grunn for avtalen mellom Hardangerbrua AS og Vegamot AS. Hardangerbrua AS meiner at det er avklart gjennom kravspesifikasjonen kva 64 Vegamot AS er eit selskap som drifter bompengeprosjekt og andre former for betalingsformidling ved hjelp av brikke/kort. Selskapet held til i Trondheim. Vegamot AS fusjonerte med eit anna selskap. Nytt namn etter fusjonen er Trøndelag Bomveiselskap AS. Revisjonen får opplyst at Vegamot skal drive som tidlegare ut kontraktperioden. Revisjonen har nytta «Vegamot AS» når selskapet blir omtalt i rapporten. 65 Avtale om levering av driftstenester (Driftsavtale) mellom Hardangerbrua AS og Vegamot AS. 66 Konkurransegrunnlaget for anbodkonkurransen om kjøp av driftstenester for Hardangerbrua AS 27 Side57

58 oppgåver Vegamot AS skal utføre. Eventuelle oppgåver som Vegamot AS vurderer går utover oppgåvene som inngår i avtalen, blir førelagt og eventuelt godkjend av styreleiar før Vegamot AS fakturer for slike tenester. Det blir opplyst at tilleggstenester så langt berre har knytt seg til pålegg om møtedeltaking og rapportering til Statens vegvesen. Styreleiar pleiar å gje beskjed til styret både når det føreligg krav som er i samsvar med kontrakten mellom Hardangerbrua AS og Vegamot AS og når det er behov for ekstra tenester som Vegamot AS kan utføre for selskapet. I sistnemnte situasjonar blir saka lagt fram for styret som tar avgjerd. Styreleiar opplyser at han følgjer opp driftsavtalen med Vegamot AS gjennom jamnleg kontakt med Vegamot AS over e-post og telefon. Vegamot AS holdar til i Trondheim og styreleiar har vore i Trondheim og gått gjennom Vegamot AS sine rutinar knytt til oppfølging av avtalen. 67 Styreleiaren meiner Vegamot AS oppfyller avtalen på ein god måte. Vedlikehald og service på innkrevjingssystem Statens vegvesen er eigar av innkrevjingssystemet, medan det er Hardangerbrua AS som har ansvaret for administrasjon, drift og vedlikehald av innkrevjingssystemet i bompengeperioden. Statens vegvesen Region vest har inngått ein kontrakt med det spanske firmaet Tecsidel, som er leverandør av vegkantutstyr, for vedlikehald og service på utstyr og software til Hardangerbrua AS. Det er Statens vegvesen som har forhandla fram både innkjøp og driftsavtalen, og som har signert avtalen. Avtalen gjaldt i eitt år frå den blei signert i , og blir deretter automatisk fornya for eitt år med ein gjensidig rett til å seie opp avtalen med tre månaders skriftleg varsel. Samhandling mellom Hardangerbrua AS og Statens vegvesen Etter at bompengeinnkrevjinga på Hardangerbrua AS starta opp har Statens vegvesen vore ansvarleg for drift og vedlikehald av vegsystemet i bomstasjonsområdet i same grad som for vegsystemet utanfor bomstasjonsområdet. Hardangerbrua AS har, ifølgje bompengeavtalen, ansvar for administrasjon, drift og vedlikehald av innkrevjingssystemet i bompengeperioden. 68 Hardangerbrua AS har fleire faste møtepunkt med Statens vegvesen, til dømes kvartalsvise KPImøte mellom Statens vegvesen Region vest, bompengeselskap og Tecsidel. I desse møta blir detaljer i samband med innkrevjinga gjennomgått for å luke ut eventuelle driftsfeil. I tillegg legg Vegdirektoratet opp til fellesmøte i kvar region, der bompengeselskapa har møteplikt og der selskapa skal levera ein erfaringsrapport, og ein nøkkeltalsrapport. Hardangerbrua AS opplever at dei er heilt avhengig av Vegamot AS for å gjennomføre omtalt rapportering sidan dei som driftselskap sit på alle data og har overvakingsansvaret. Vegamot AS har kome med eit tilbod på desse tenestene. 69 Frå Hardangerbrua AS blir det gitt uttrykk for at samarbeidet med Statens vegvesen Vegdirektoratet, samla sett fungerer godt. Hardangerbrua AS har ikkje skriftlege rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystemet med Statens vegvesen. Det går fram av intervju at Hardangerbrua AS ikkje har fått tilbakemelding av Statens vegvesen om at det er forhold i bompengeavtalen eller avtalen om drift av innkrevjingssystem som ikkje blir følgd opp. Styreleiar opplyser at det er Statens vegvesen som legg dei fleste føringane innan bompengeområdet og at bompengeselskapet har eit relativt avgrensa handlingsrom. 67 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 68 Avtale om drift av innkrevingssystemet mellom Statens vegvesen og Hardangerbrua AS 69 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 28 Side58

59 Hardangerbrua AS sender årsmelding, referat frå styremøte og generalforsamling til Statens vegvesen og Riksrevisjonen, i tråd med bompengeavtalen. Statens vegvesen og Riksrevisjonen blir også invitert til å delta på styremøte og generalforsamling, og mottar innkalling og saksdokument på same måte som aksjonærane. I tillegg gjev Statens vegvesen tilbakemelding til Hardangerbrua AS på økonomiforvaltinga på grunnlag av etterspurt informasjon, årsrekneskap og årsmelding. Hardangerbrua AS har ikkje fått merknader i denne tilbakemeldinga. Samarbeid med andre verksemder Hardangerbrua AS har inngått avtalar med fire bensinstasjonar om rett til å inngå AutoPASS-avtale med bilistar, samt å ta i mot betaling for passeringar på Hardangerbrua AS. Bensinstasjonane ligg i nærområdet, og styreleiar oppsøkjer bensinstasjonane med jamlege mellomrom for å følgje opp at alt er i orden. Av notat til revisjonen frå Hardangerbrua AS går det fram at det i hovudsak er Vegamot AS som har kontakt med bensinstasjonane. Vegamot AS mottar jamleg avtaler signert ved bensinstasjonane. Det er Vegamot AS som gjennomfører all administrativ oppfølging av avtalane og bensinstasjonane. Selskapet har avtale med Euro Parking Collection PLC om å krevje inn pengar frå utanlandske køyretøy. I intervju blir det vist til at Hardangerbrua AS opplever utfordringar knytt til å krevje inn pengar frå utanlandske køyretøy. Revisjonen er informert at Hardangerbrua AS ikkje har inngått avtalar med andre bompengeselskap Styret i Hardangerbrua AS Styret i Hardangerbrua AS er samansett av tre menn og fire kvinner. Det er vald sju varastyremedlemmar som består av fem menn og to kvinner. 70 Fire av styremedlemmane er oppnemnt av Hordaland fylkeskommune, ein medlem er oppnemnt av Bergen kommune, ein medlem er oppnemnt av Voss kommune og den siste medlemmen er oppnemnt av dei resterande eigarkommunane (jf. 5 i selskapet sine vedtekter). På generalforsamlinga i mai 2012 blei fire styremedlemmar gjenvald, medan tre av styremedlemmane blei vald for første gong for denne styreperioden. Dei personlege varastyremedlemmane blei vald på den same generalforsamlinga. 71 Noverande styreleiar har vore styreleiar i selskapet sidan 10.februar Styret veljar sjølv nestleiar. Nestleiar representerer Hardangerbrua AS når styreleiar ikkje har høve til å delta og selskapet har møteplikt. Utover dette er nestleiar å rekna som eit vanleg styremedlem. Styret i Hardangerbrua AS har dei siste tre åra hatt 4-5 styremøte i året. Det blir opplyst at alle representantane i styret anten er aktive eller tidlegare politikarar. Til dømes er styreleiar i Hardangerbrua AS på tidspunktet for selskapskontrollen også medlem i samferdselsutvalet i Hordaland fylkeskommune. Dei som er intervjua frå selskapet gir uttrykk for at styret samla har naudsynt kompetanse til å gjere tilfredsstillande vurderingar og ta føremålstenlege avgjerder, og ser ikkje område der styret heilt klart manglar kompetanse. Fleire styrerepresentantar har ein økonomisk fagkompetanse i tillegg til politisk kompetanse. Nokon av styremedlemmane har også erfaring frå tidlegare styrearbeid i andre bompengeselskap. 70 Referat frå årsmøte 2013 for Hardangerbura AS 71 Årsmelding 2012 for Hardangerbrua AS 72 Årsmelding 2013 for Hardangerbrua AS 29 Side59

60 Det har ikkje vore gjennomført noko opplæring av styrerepresentantar i regi av Hardangerbrua AS. Styreleiar har deltatt på to styreseminar i regi av Hordaland fylkeskommune, i tillegg til andre eksterne styreseminar. Fleire av dei andre representantane sit også i andre styre, og styreleiar har inntrykk av at fleire av dei andre også har deltatt på styreseminar gjennom andre selskap og/eller kommunane dei høyrer til. Styreinstruks og instruks for styreleiar Det er ikkje utarbeidd ein instruks for styret i Hardangerbrua AS, og styret har ikkje utarbeidd ein årsplan for sitt arbeid. Instruksen til styreleiar blei utarbeidd i Instruksen har ikkje vore revidert i etterkant av at den blei utarbeidd. Det går fram av intervju at dagens styreleiar opplever at instruksen er tydeleg. Styreleiar peiker samstundes på at det kan vere føremålstenleg å revidere instruksen, ettersom Hardangerbrua AS no er over i driftsfasen medan instruksen blei utarbeidd då selskapet var i pådrivarfasen. Det er ikkje etablert nokon praksis for å systematisk vurdere styreleiar sitt arbeid opp mot instruksen. Instruksen inneheld ikkje nokon krav om vurdering eller evaluering. Av intervju går det fram at styret evaluerer styreleiar sitt arbeid løpande gjennom drøftingane i styret. Det blir opplyst at styret opplever at styreleiar følgjer opp føringar og vedtak i styret på ein god måte og at det ikkje har vore ytra negative oppfatningar om styreleiar sitt arbeid. Av intervju går det fram at styret ikkje har gjennomført evaluering av eige arbeid og/eller eigen kompetanse. Rapportering til styret Styreleiar har ansvar for rapportering til styret og økonomirapportering er fast post på alle styremøta. Styreleiar rapporterer i hovudsak munnleg i styremøter om rekneskap og økonomisk utvikling. Det blir rapportert særskilt på avvik frå budsjett i styremøta. 73 Hardangerbrua AS sin eksterne rekneskapsførar utarbeider annen kvar månad rekneskapsrapporter som blir lagt fram for styret. Hardangerbrua AS mottar også driftsrapportar frå Vegamot AS. Dette er omtalt nærare under kapittel om driftsoperatør. Sentral informasjon i driftsrapportene frå Vegamot AS, til dømes trafikktal og passeringar, blir innarbeidd i rekneskapsrapportane frå rekneskapsførar. I tillegg til rapporteringa i styremøta får styremedlemmane tilsendt informasjon om den daglege korrespondansen i selskapet frå styreleiar. Styret får også regelmessig tilsendt selskapet si postliste. Nestleiar i styret meiner at rapporteringa frå styreleiar til styret er tilstrekkeleg til at styret får naudsynt informasjon om selskapet si utvikling. Nestleiar opplever også at sakene som blir lagt fram for styret er tilstrekkeleg utgreia Selskapet sin drift og økonomi Aksjekapitalen i selskapet er på kroner. 74 Av tabell 1 nedenfor går selskapet sine nøkkeltal for perioden fram. 73 Notat til selskapskontrollen frå Hardangerbrua AS 74 Årsmelding 2013 for Hardangerbrua AS 30 Side60

61 Tabell 1 Nøkkeltal for Hardangerbrua AS 75 NØKKELTAL Sum driftsinntekter Driftsresultat ( ) ( ) Sum eigedeler Sum eigenkapital Sum gjeld Driftsinntektene og resultatet for 2013 har samanheng med at Hardangerbrua AS opna for trafikk i Innkravde førehandsbompengar frå 1.juni 2006 til opning av brua i på Brimnes Bruravik i tråd med finansieringsplan i Stortingspreposisjonen, vart aktivert som gjeld og blir no inntektsført lineært over den 15 år lange innkrevjingsperioden. 77 Styret meiner at Hardangerbrua AS har god kontroll på selskapet sine kostnadar, og viser til at kostnadene i stor grad er faste, og knytt til inngåtte avtalar. Det går fram av intervju at selskapet si største utfordring er å oppnå trafikktala som er lagt til grunn i prognosen for innkrevjingsperioden i Stortingsproposisjonen. I Stortingsproposisjonen blei det lagt til grunn 1950 årsdøgntrafikk for Hardangerbrua AS. Per november 2014 ligg det an til å bli 1650 årsdøgntrafikk for Hardangerbrua AS i 2014, som er første heile driftsåret for brua. Selskapet meiner at det ikkje er realistisk at Hardangerbrua AS klarer å få nedbetalt byggelåna innanfor innkrevjingsperioden, som følgje av at Hardangerbrua AS ikkje har trafikktal i samsvar med prognosane som blei lagt til grunn i Stortingsproposisjonen. Selskapet viser til at det er høge takstar og at mange vel alternative reisemønster for å unngå bompengar. I løpet av hausten vil styreleiar informere eigarane om dette. Styreleiar har allereie hatt møte med fylkesrådmannen og økonomisjefen i Hordaland fylkeskommune for å informere om dette. Hardangerbrua AS har i liten grad opplevd inntektstap på grunn av driftsavbrot på bompengestasjonen. Hardangerbrua AS opplyser at selskapet derimot opplever inntektstap som følgje av at ikkje alle biler utan brikke betalar rekninga. Dette er spesielt ei utfordring knytt til utanlandske bilistar. Revisor la i 2012 og 2013 fram revisjonsmelding utan presiseringar eller atterhald. Selskapet sine lån Det går fram av note 4 i årsrekneskapet for 2013 at Hardangerbrua AS 31.desember 2013 har fire lån i Kommunalbanken på totalt millionar kronar som alle forfell i Hardangerbrua AS kan innbetala avdrag på låna etter ynskje. Ein rentebyteavtale blei inngått i 2009 der selskapet betalar 4,31% rente og mottek rente lik 3 månader NIBOR. I 2013 sikra selskapet omlag 70% av låna og har flytande rente på resten (2,25%). Sikringsandelen vil gradvis bli redusert frå dagens 70% til 0% når avtalen går ut. Selskapet opplever at Hardangerbrua AS har tilfredsstillande lånevilkår per i dag, men legg til at selskapet ikkje hadde like gode vilkår tidlegare. Hardangerbrua AS har ei innskot i ein anna bank med rente på 3,15 %. 75 Årsrekneskapet 2013 og 2012 for Hardangerbrua AS 76 Årsmelding 2012 for Hardangerbrua AS 77 Årsmelding 2013 for Hardangerbrua AS 31 Side61

62 Det går fram av intervju at selskapet har hatt tett kontakt med fylkeskommunen og rådført seg med økonomiavdelinga når det gjeld selskapet si finansforvaltning. Det er førebels ikkje avtalt ein nedbetalingsplan for lånet med Kommunalbanken, sidan Hardangerbrua AS enno ikkje har mottatt sluttrekninga frå Statens vegvesen for utbygginga av brua. Dette skuldast ei rettssak mellom Statens vegvesen og ein av leverandørane. Det går fram av bompengeavtalen at «innen ett år etter åpning for trafikk skal det være klarlagt hvilke midler Statens vegvesen vil rekvirere fra Selskapet til rest- og etterarbeider. Unntatt fra denne regel er utgifter som følge av rettslig avgjørelse, [ ]. Statens vegvesen plikter imidlertid til å gi en oversikt over verserende og aktuelle tvister som Statens vegvesen har kjennskap til ett år etter åpning av anlegget.» Hardangerbrua AS trur denne prosessen kan ta lang tid, og at det kan ta fleire år før sluttrekninga frå Statens vegvesen er klar. Styreleiar har løpande kommunikasjon med Kommunalbanken omkring nedbetaling. 16.oktober 2012 vedtok fylkestinget i Hordaland å oppjustere garantisummen for lån som Hardangerbrua AS skal ta opp til millionar kroner. Det går fram av Hordaland fylkeskommune sin arkivsak at det i perioden som er gått sidan fylkestinget i 2004 vedtok å gje garanti for lån som Hardangerbrua AS skal ta opp på inntil millionar kronar (2004-kroner), har vore ein auke i prisindeksen for veganlegg på om lag 35%. Derfor søkte Hardangerbrua AS om at garantiramma blei oppjustert tilsvarande. 4.3 System og rutinar i selskapet Økonomi- og budsjettstyring Det er ikkje utarbeidd rutinar knytt til budsjettering og oppfølging av budsjett i Hardangerbrua AS. Budsjettarbeidet i Hardangerbrua AS blir skildra i eit notat til revisjonen. 78 Av notatet går det fram at styreleiar frå 2004 til opning av brua i 2013 har vore ansvarleg for budsjetteringa i selskapet. I denne perioden har dei årlege budsjetta for drift av selskapet stort sett vore like, basert på erfaringstal. I den same perioden blei rekneskap og økonomirapportering ført i eit kontantrekneskap som gir oversyn over korleis selskapet ligg an mot vedteke budsjett, oversyn over lån og renter og oversyn over innbetaling av tilskot frå kommunane. 79 Etter at brua blei opna vart budsjetteringa i selskapet lagt om. Det er no lagt opp til at styreleiar, etter godkjenning frå styret, skal leggje premissane for budsjettet medan selskapet sin eksterne rekneskapsførar set opp budsjettet i samsvar med desse premissane. Frå styreleiaren blir det opplyst at ein i budsjettet forsøker å ta høgde for sesongsvingingar, men han viser samstundes til at brua fyrst opna i 2013 og at selskapet difor berre hadde ferjetrafikken frå dei føregåande åra å støtte seg til ved utarbeiding av budsjett for For budsjettet 2014 er derfor trafikkprognosen frå Stortingsproposisjonen lagt til grunn. Når rekneskapsførar har utarbeidd budsjettet blir det lagt fram for styret for diskusjon. Nestleiar opplyser at planlagde ekstraordinære tiltak som er lagt inn i budsjettet blir synleggjort i budsjettframlegget som styreleiar legg fram i styremøte. Endeleg budsjett blir vedtatt av styret. Rekneskapen blir ført i to månaders terminar, og rekneskapsføraren legg Norvegfinans sin rettleiar for rekneskapsføring i bompengeselskap til grunn for arbeidet. Styreleiaren mottar og betaler inngåande fakturaer, scanner fakturaen og sender orginalfakturaen til rekneskapsføraren. Kvar 78 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 79 Referat styremøte og Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 32 Side62

63 annan månad utarbeider rekneskapsføraren ein rekneskapsrapport der utviklinga blir samanlikna med budsjettet. 80 Tidspunktet for rekneskapsrapporteringa samsvarer med rapportene som Hardangerbrua AS mottar frå driftsoperatøren Vegamot AS. Styret sin møteplan er lagt opp etter dette rapporteringsmønsteret. Det er styreleiar som mottar, attesterer og betalar innkomne fakturaer. Alle fakturaer blir scanna og arkivert i Hardangerbrua AS sitt arkiv, medan originaldokumentet blir levert til rekneskapsfirmaet. Utlegg som styreleiaren har, samt vedlegg for betaling av godtgjersle for styreleiar, skal signerast av to av styret sine medlemmer. 81 Ved årslutt bokfører rekneskapsføraren bilaga for selskapet, sett opp årsrekneskapet og gjennomfører årsavslutting. 82 Rekneskapen til selskapet blir revidert av registrert revisor. 83 Inkasso Vegamot AS har etterspurt Hardangerbrua AS sine rutinar for korleis Vegamot AS skal følgje opp kundar som står på inkassolista. Styret i Hardangerbrua AS vedtok i styremøte 5. juni 2014 følgjande: «Kunder som ikkje betalar sine rettmessige krav innen forfall, blir å senda til inkasso uansett beløp. Men før det blir teke ut forliksklage, og tinglysingsgebyr påløper, skal styreleiar kontaktast.» 84 Det går fram av intervju at det ikkje føreligg føringar for korleis styreleiar skal handsame situasjonar der Vegamot AS tar kontakt med styreleiar i forkant av at forliksklage blir tatt ut, men det blir uttala at styreleiar må utvisa godt skjønn. Dessutan har Vegamot AS erfaring frå tilsvarande saker, og styreleiar kan rådføra seg med selskapet Reglement og rutinar for innkjøp Hardangerbrua AS er, i følgje bompengeavtalen, pålagt å følgje lov om offentlege anskaffingar. Det går også fram av selskapet sine etiske retningslinjer at «alle innkjøp skal gjennomføras i samsvar med lov og forskrift om offentlege anskaffingar». Hardangerbrua AS har ikkje utarbeidd skriftlege retningslinjer for innkjøp. Av intervju går det fram at alle større avtalar som Hardangerbrua AS har inngått har vore konkurranseutsett med unnatak av låneavtalen med Kommunalbanken og avtalane Hardangerbrua AS har med fire bensinstasjonar. Bensinstasjonane blir kompensert med kr. i året kvar for å gi bilistar høve til å inngå AutoPASS-avtale samt betale for passeringar. 85 Hardangerbrua AS har i blant nytta ekstern bistand for å skrive anbod og avtalar Stikkprøvar av innkjøp Revisjonen har gått gjennom utbetalingar frå Hardangerbrua AS til leverandørar, og plukka ut tre leverandørar for nærare gjennomgang av konkurranseeksponeringa av underliggande kontraktar. 80 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 80 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 81 Stillingsinstruks for arbeidande styreleiar frå Referat styremøte og Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 83 Notat frå arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS til selskapskontrollen 84 Referat styremøte Denne type avtalar med bensinstasjonar er vanleg for fleire bompengeselskap. Vegdirektoratet har gitt føringar om at denne ordninga skal avviklast i løpet av Side63

64 Tabell 2 Stikkprøvar Nr Type innkjøp Utbetalt 2013 Konkurranseeksponering Anskaffingsprotokoll 1 Banklån (Kommunalbanken) ,- Munnleg førespurnad til tre leverandørar Nei 2 Driftsoperatørtenester (Vegamot AS) ,- Avtalen er konkurranseeksponert Ja 3 Advokattenester ,- Avtalen er ikkje konkurranseeksponert Nei Anskaffing nr. 1 i tabellen gjeld anskaffing av avtale for banklån. Hardangerbrua AS har fire lån hjå Kommunalbanken på totalt millionar kroner, og avtalen forfell i I 2013 betalte Hardangerbrua AS kr til Kommunalbanken. Hardangerbrua AS gjennomførte munnleg førespurnad til to andre leverandørar i tillegg til Kommunalbanken før låneavtalen med Kommunalbanken blei inngått. Det er ikkje ført anskaffingsprotokoll for anskaffinga. Anskaffing nr. 2 i tabellen gjeld tenester for driftsoperatør. Konkurransen blei utlyst i Doffin 29. januar 2013, og Hardangerbrua AS nytta mal for konkurransegrunnlag utarbeidd av Norvegfinans. 86 Avtalen gjeld for tre år med opsjon på inntil eitt år forlenging. Avtalen blei inngått i august 2013, og i 2013 betalte Hardangerbrua AS totalt kr til leverandøren. 87 Det er ført anskaffingsprotokoll for konkurransen som revisjonen har fått sendt over. Tilbydaren som ikkje blei tildelt oppdraget klagde på tildelinga 4. april 2013, og leverte 18. april 2013 krav om mellombels åtgjerd til tingretten i Hardanger tingrett for å stanse kontraktsinngåinga mellom Hardangerbrua AS og tilbydaren som vann oppdraget. Kravet om mellombels åtgjerd førte ikkje fram i Hardanger tingrett, og tilbydaren som hadde klaga blei dømt til å betale Hardangerbrua AS sine saksomkostningar (kr ). Anskaffing nr. 3 i tabellen gjeld advokattenester i samband med handsaming av klage på tildeling og rettssak knytt til anskaffing av driftsoperatørtenester, og er ikkje konkurranseeksponert. Advokaten blei i utgangspunktet engasjert for å skrive ei juridisk betraktning. Då saka vart meir omfattande enn først venta, mellom anna med rettsmøte i tingretten, auka kostnadane for advokattenestene. Hardangerbrua AS fekk godtgjort omkostningar til rettsaka etter avgjerda i tingretten. I 2013 betalte Hardangerbrua AS kr for advokattenester hos aktuelle leverandør. Det er ikkje ført anskaffingsprotokoll for anskaffinga Etiske retningslinjer for selskapet Hardangerbrua AS har utarbeidd etiske retningslinjer i Av intervju går det fram at bakgrunnen for at selskapet utarbeidde etiske retningslinjer var at fylkeskommunen oppmoda selskap der dei hadde eigarskap om å utarbeide dette. Målet med dei etiske retningslinjene for Hardangerbrua AS er at tilsette og styremedlemmar skal vere seg sitt ansvar bevisst, og ha ei reflektert haldning til etikk i sitt daglege virke. Omsynet til eigarane skal vere i sentrum for styremedlemmane og dei tilsette si verksemd. 86 Interesseorganisasjon for bompengeselskap. 87 Årleg verdi på avtalen er vesentleg over denne summen, som følgje av at summen for 2013 gjeld betaling for siste halvår av 2013, etter at brua var opna. 88 Dato går ikkje fram av dokumentet. 34 Side64

65 Hovudtrekka i dei etiske retningslinjene tar føre seg: Informasjon og offentlegheit Ytringsfridom og lojalitetsplikt Varsling Teieplikt Habilitet og interessekonfliktar Fagleg sjølvstende, objektivitet og integritet Omdømme Gåver og fordeler m.m. Forretningsdrift Berekraftig utvikling Følgjande går fram av Hardangerbrua AS sine etiske retningslinjer: «Det er eit mål for Hardangerbrua AS at kritikkverdige forhold vert avdekka og følgd opp. Det er derfor ønskjeleg at tilsette seier ifrå dersom dei får kjennskap til kritikkverdige forhold i selskapet». Av retningslinjene går det fram at styreleiar har eit særskilt ansvar for å følgje dei etiske retningslinene og sjå til at desse vert etterlevd i selskapet. Det går fram av intervju at det ikkje har vore brot på retningslinjene i selskapet Offentlegheit Hardangerbrua AS opplyser at selskapet er underlagt offentlegheitlova. Av selskapet sine etiske retningslinjer går det fram følgjande knytt til informasjon og offentlegheit: «Hardangerbrua AS er underlagt lov om offentlegheit, skal vere open og gi innsyn i forvaltninga slik at ålmenheita kan gjera seg kjent med verksemda i selskapet og slik kunne få innsyn i korleis selskapet utfører oppgåvene sine. Informasjon som vert gitt til ålmenheita skal vera korrekt og objektiv. Fortrulege opplysningar som vert mottekne i samband med tenesteforhold, må ikkje brukast til personleg vinning». I intervju blir det informert at styreleiar journalfører all inn- og utgåande post, inkludert e-post, i ei postliste. All post blir scanna og arkivert elektronisk. Postlista blir ajourført dagleg, og på slutten av året blir selskapet si totale postliste for året lagt ut på selskapet si nettside. Styreleiar kunne gjerne tenke seg at postlista med alle vedlegg låg opent tilgjengeleg på nettsida heile året, men dette har ein så langt ikkje funnet ei løysing for. Postlista blir lagt fram for styret i styremøta. Revisjonen har bedt om å få sendt over kopi av utfylt postliste for inngåande og utgåande post for oktober 2014, og har fått dette sendt over frå selskapet. Postlista inneheld ei datering knytt til kvart dokument, men det går ikkje fram om dette er journalføringsdato eller datering på mottatt/sendt dokument. Dokumenta i postlista er ikkje registrert med journalnummer. Av intervju går det fram at det hender at Hardangerbrua AS får førespurnader om innsyn i dokument. Med unnatak av avslag på enkelte dokument (korrespondanse med Statens vegvesen, som Statens vegvesen har merka «unntatt offentlighet») får dei som ber om innsyn sendt over dokumenta. 35 Side65

66 4.4 Hordaland fylkeskommune sin eigarstyring av Hardangerbrua AS Eigarskapsmelding Hordaland fylkeskommune reviderte si eigarskapsmelding i juni Innhaldet i eigarskapsmeldinga er nærmare skildra under punkt Av eigarskapsmeldinga går det fram at føremålet med fylkeskommunen sin eigarskap i Hardangerbrua AS er av samfunnsmessig karakter. I eigarskapsmeldinga er Hardangerbrua AS plassert i kategorien «Bompengeselskap med ansvar for finansiering og innkrevjing» og følgjande eigarskapsstrategi for Hardangerbrua AS går fram: «Hordaland fylkeskommune sitt føremål med eigarskapen er av samfunnsmessig karakter; å medverke til at vedtatt bompengefinansiering i samsvar med gjeldande bompengeproposisjon vert følgt, samt at innkrevjing og forvaltning av bompengane skjer i samsvar med gjeldande regelverk. Fylkeskommunen har garantiansvar for selskapet sine lån, og det er derfor ein medviten eigarstrategi å inneha aksjefleirtalet for å sikra seg at økonomiske disposisjonar i selskapet ikkje set den fylkeskommunale garantien i fare.» 89 Representantar som er intervjua frå Hordaland fylkeskommune meiner at eigarføremålet for Hardangerbrua AS i eigarskapsmeldinga er tilstrekkeleg tydeleg og dekkande. Representantane gjev uttrykk for at ansvaret for å kontrollere om Hardangerbrua AS opptrer i samsvar med eigarskapsstrategien, er lagt til generalforsamlinga og selskapet sitt styre. Samstundes opplever representantane at Hardangerbrua AS utøver verksemda i tråd med intensjonen bak opprettinga av selskapet og at selskapet blir drive i samsvar med politiske føringar for selskapet. Styreleiar opplever at han har god kjennskap til fylkeskommunen si eigarskapsmelding, og at Hardangerbrua AS har fokus på å følgje opp føringar som er gitt i meldinga Selskapet sine vedtekter 11. juni 2013 vedtok fylkestinget å sende forslag om endring av Hardangerbrua AS sin føremålsparargraf til Hardangerbrua AS for handsamling i styret og generalforsamling. Bakgrunn for forslaget om endring var at selskapet sitt vedtektsfesta føremål på dette tidspunktet ikkje var formulert i samsvar med aktiviteten i selskapet, ettersom Hardangerbrua AS no var over i ein driftsfase. På ordinær generalforsamling for Hardangerbrua AS den 5. juni 2014 blei det vedtatt at føremålsparagrafen skulle endrast i samsvar med forslaget frå fylkestinget. Føremålsparagrafen ( 3) til Hardangerbrua AS er i sist reviderte vedtekter som følgjer: «Føremålet til selskapet er å stå for bompengefinansiering/oppkrevjing til finansiering av Hardangerbrua AS med tilførselsvegar i samsvar med vedtak i Stortinget og avtale med Statens vegvesen». Representantar som er intervjua frå Hordaland fylkeskommune gir uttrykk for at Hardangerbrua AS blir drive i samsvar med vedtektene. Også representantane frå Hardangerbrua AS som er intervjua meiner at selskapet driv i samsvar med vedtektene, og at vedtektene blir vurdert som tilstrekkeleg oppdaterte etter sist revidering. 89 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune, s Side66

67 4.4.3 Utøving av eigarstyring Hordaland fylkeskommune opplyser at dei differensierer mellom selskapa fylkeskommunen har eigardelar i. Oppfølginga av selskapa blir tilpassa kva selskapa arbeider med, kva fase dei er i, økonomisk betyding for fylkeskommunen, samfunnsmessig betyding og den politiske aktualiteten. Av intervju går det fram at fylkeskommunen sin kontroll av selskap primært skjer gjennom deltaking i generalforsamling og gjennom val av styrerepresentantar. Det går fram av fylkeskommunen si eigarskapsmelding at fylkesordførar eller fylkesvaraordførar representerer fylkeskommunen som eigar i generalforsamling og andre eigarskapsmøte i selskapa fylkeskommunen har eigarinteresser i. Det er vidare fylkesordførar som avgjer kven som skal representere fylkeskommunen i hans stad, etter fullmakt, dersom han eller fylkesvaraordførar ikkje kan stille. Ein fylkespolitikar frå fylkesutvalet har dei siste åra representert fylkeskommunen i generalforsamlinga for Hardangerbrua AS etter fullmakt frå fylkesordføraren. Fylkesordføraren har då spurt vedkommande i god tid i forkant av kvar generalforsamling slik at vedkommande har hatt høve til å rådføre seg med fylkesordføraren i forkant av kvar generalforsamling. Kontakt mellom fylkesadministrasjonen og generalforsamlingsrepresentanten er basert på at generalforsamlingsrepresentanten tar kontakt med kontaktpersonen for selskapet ved behov for informasjon/rådgjeving. Av intervju går det fram at samferdselsavdelinga sjeldan blir kontakta av fylkeskommunen sin eigarrepresentant før generalforsamling, men at det har skjedd i samband med ei konkret sak. Også økonomiavdelinga er til disposisjon dersom generalforsamlingsrepresentanten tar kontakt. Fylkespolitikaren som har representert Hordaland fylkeskommune i generalforsamlinga i Hardangerbrua AS dei siste tre åra, har generelt sett inntrykk av at fylkesadministrasjonen gir tilstrekkeleg informasjon når generalforsamlingsrepresentantar tar kontakt med spørsmål i samband med eigarstyring og oppfølging av selskap. Fylkesadministrasjonen si oppfølging av Hardangerbrua AS Av eigarskapsmeldinga til fylkeskommunen går det fram at fylkesrådmannen primært er sekretær for fylkeskommunen sine eigarrepresentantar når det gjeld forvaltning av fylkeskommunen sine eigarskap. Det går fram at dette inneber at «fylkesrådmannen vert involvert etter behov i førebuingsog oppfølgingsarbeid i samband med generalforsamlingar og andre eigarskapsmøte i ulike selskap fylkeskommunen har eigarinteresse i.» Vidare går det fram at denne rolla inneber å følgje med og halde seg oppdatert om fylkeskommunen sitt eigarskap. 90 Både samferdselsavdelinga, økonomiavdelinga og organisasjonsavdelinga er tildelt oppgåver når det gjeld fylkesadministrasjonen si oppfølging av Hardangerbrua AS. Dei ulike avdelingane sitt ansvar går fram av fylkeskommunen sine prosedyrar for eigarskapsforvaltning, som inngår i fylkeskommunen si eigarskapsmelding. Representantane som er intervjua frå fylkeskommunen opplever at dei fylkeskommunale avdelingane sine rollar og ansvar knytt til oppfølging av selskap blei tydelegare etter at prosedyre for eigarskapsforvaltning blei utarbeidd, i samband med revisjon av eigarskapsmeldinga, i Samferdselsavdelinga i Hordaland fylkeskommune er den relevante fagavdelinga for Hardangerbrua AS. Det er oppnemnt ein administrativ kontaktperson i samferdselsavdelinga, som fungerer som kontaktperson for administrasjonen og styret i Hardangerbrua AS og for fylkeskommunen sin generalforsamlingsrepresentant. 90 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune. 37 Side67

68 I intervju blir det vist til at samferdselsavdelinga si rolle ovanfor Hardangerbrua AS i stor grad har vore å vere tilgjengeleg for styremedlemmane i selskapet dersom det har vore spørsmål, samt innhente naudsynt informasjon i samband med politiske saker knytt til selskapet. Samferdselsavdelinga held seg også orientert om og har oversikt over sakspapir og referat frå generalforsamlingane i Hardangerbrua AS. I intervju blir det vist til at kommunikasjonen mellom Hardangerbrua AS og fylkesadministrasjonen i hovudsak skjer på initiativ frå styrerepresentantane i Hardangerbrua AS. Det blir vist til at fleire av styremedlemmane i Hardangerbrua AS er fylkeskommunale politikarar i Hordaland som dermed kjenner fylkesadministrasjonen godt. Det blir trekt fram at dette fører til ein låg terskel for å ta kontakt ved behov. I 2014 har samferdselsavdelinga innhenta trafikktal frå Hardangerbrua AS og vurdert trafikkutviklinga, dei har henta inn samanstilte rekneskapstal frå Statens vegvesen for å vurdere administrasjons- og driftsutgiftene i selskapet, og kontrollert årsmelding, årsrekneskap og innkallinga til generalforsamling. Vidare har avdelinga innhenta selskapet sine låneavtalar med sikte på ei eventuell fusjonering av selskapet inn i eit regionalt bompengeselskap og vurdert eit lågare tal på styremedlemer i selskapet (etter ønskje frå Vegdirektoratet). 91 Økonomiavdelinga har ansvar for å sikre at fylkeskommunen har all relevant og oppdatert nøkkelinformasjon om Hardangerbrua AS samla i ei mappe. Ny informasjon blir henta inn årleg. I denne årlege gjennomgangen sjekkar økonomiavdelinga mellom anna at vedtekter er i samsvar med føremålet fylkeskommunen har med eigarskapen. Informasjon frå mappa blir til dømes nytta når det blir utarbeidd årleg orienteringssak ein gong i året og i samband med revisjon av eigarskapsmeldinga kvart fjerde år (etter fylkestingval). Økonomiavdelinga går også gjennom Hardangerbrua AS sine rekneskap dersom det til dømes er ein situasjon knytt til garanti eller nedbetalingstid. Dersom Hardangerbrua AS søker om garanti for lån blir saka lagt fram for fylkestinget. Det blir i intervju vist til at det er ein god del samhandling mellom samferdselsavdelinga og økonomiavdelinga når det gjeld oppfølginga av Hardangerbrua AS. Det blir opplyst at det i hovudsak er ei avklart ansvarsfordeling mellom økonomi- og samferdselsavdelinga når det gjeld oppfølging av Hardangerbrua AS, og at det er tilstrekkeleg informasjonsutveksling mellom avdelingane når det gjeld oppfølging av selskapet. Samferdselsavdelinga i Hordaland fylkeskommune har ikkje dialog med Hardangerbrua AS omkring strategiske spørsmål og formidlar heller ikkje eigar sine synspunkt i saker. Dersom samferdselsavdelinga har synspunkt på fylkeskommunen si eigarstyringa av Hardangerbrua AS, vil dette bli formidla til fylkesrådmannen. I viktige saker tar styreleiar i Hardangerbrua AS direkte kontakt med fylkesrådmannen (som sekretær for eigarrepresentantane) for å diskutere strategisk tilnærming. Representantane frå Hordaland fylkeskommune som er intervjua meiner fylkeskommunen har ei tilstrekkeleg aktiv eigarstyring av Hardangerbrua AS sett opp mot behovet for oppfølging og prinsippet om differensiering i eigarstyringa. Det blir vist til at det er Statens vegvesen og Samferdselsdepartementet som i hovudsak legg føringane for bompengeselskapa, slik at det er eit avgrensa behov for ytterlegare styringssignal frå eigarane. Det går fram av intervju at fylkeskommunen ikkje har opplevd konkrete utfordringar ved oppfølginga av Hardangerbrua AS. Styret i Hardangerbrua AS opplever at Hordaland fylkeskommune samla sett har ei god oppfølging av selskapet, med det blir samstundes kommentert at eigarkommunane, inkludert Hordaland fylkeskommune, med fordel kan respondere raskare på førespurnader frå selskapet. 91 Informasjon frå Hordaland fylkeskommune til selskapskontrollen per e-post 38 Side68

69 4.4.4 Formelle møtepunkt med selskapet Generalforsamlinga i Hardangerbrua AS er det einaste faste møtepunktet mellom Hardangerbrua AS og eigarane. Frå Hardangerbrua AS blir det i intervju vist til at ikkje alle eigarkommunane stiller i generalforsamling. Protokoll frå ordinær generalforsamling for 2013, som blei gjennomført 5. juni 2014, viser at Hordaland fylkeskommune, Eidfjord kommune, Voss kommune, Granvin herad og Ulvik herad var representert, men ikkje Bergen kommune, Kvam herad eller Ullensvang herad. Styreleiar i Hardangerbrua AS representerte Granvin herad med fullmakt. 92 I intervju blir det presisert at det var eit eingongstilfelle at styreleiaren representerte Granvin herad med fullmakt. Hordaland fylkeskommune har ikkje fast praksis for å gjennomføre eigarmøte med Hardangerbrua AS, men fylkeskommunen kan ta initiativ til eigarmøte ved behov. Hardangerbrua AS har tatt initiativ til å gjennomføre eigarmøte i løpet av hausten Styreleiar har sendt brev til alle eigarar. Per november 2014 er det berre Eidfjord kommune som har gitt tilbakemelding. Det blir opplyst at Hardangerbrua AS har tatt initiativ til eit slikt eigarmøte for å sikre at eigarane får god informasjon om selskapet sin økonomiske situasjon sidan Hardangerbrua ikkje oppnår trafikkprognosen som er lagt til grunn i Stortingsproposisjonen Rapportering til Hordaland fylkeskommune Hardangerbrua AS rapporterer til eigarane gjennom årsmelding og årsrekneskap, i tillegg til rapportering i generalforsamlinga. På generalforsamlingane blir det orientert om aktiviteten i Hardangerbrua AS, og planar og strategiske vurderingar. Det er ikkje etablert fast praksis for anna rapportering til eigarane. Protokoll frå generalforsamling i selskapet blir lagt fram som melding for fylkesutvalet. Generalforsamlingsrepresentanten kan også ta ordet i fylkesutvalet for å orientere om saker. Generalforsamlingsrepresentanten vil også ta kontakt med fylkesordførar i etterkant av generalforsamling dersom det er noko informasjon som bør delast. Fylkeskommunen har ikkje ei fast rutine eller instruks for kva saker som munnleg bør orienterast om til fylkesutvalet eller fylkesordføraren. Denne vurderinga er basert på skjønn. Representantane som er intervjua frå Hordaland fylkeskommune opplever å vere tilstrekkeleg orientert om relevante forhold i Hardangerbrua AS Val av styrerepresentantar I eigarskapsmeldinga blir Hordaland fylkeskommune si prosedyre for oppnemning av styrerepresentantar skildra. Det er fylkestinget som gjer vedtak om oppnemning av fylkeskommunale styrerepresentantar, etter innstilling frå ei fylkeskommunal valnemd. Det er ikkje utarbeidd formelle kriterium for val av styrerepresentantar, men partipolitisk bakgrunn, geografisk tilknyting og kjønn er peikt på som dei mest sentrale kriteria for valnemnda sitt arbeid med innstilling til fylkestinget. 93 Av intervju går det fram at samferdselsavdelinga har argumentert for ei profesjonalisering av styra i bompengeselskap. Kriteria for val av styremedlem er per i dag i større grad basert på politisk tilknyting enn personleg kompetanse. 92 Referat frå årsmøte 2013 for Hardangerbrua AS 93 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune 39 Side69

70 Før førre generalforsamling i Hardangerbrua AS informerte styret fylkeskommunen om at Statens vegvesen hadde peikt på at det kunne vere føremålstenleg å redusere talet på styremedlemmar i selskapet. Styret i Hardangerbrua AS vurderte at dette var eit forslag det eventuelt var opp til fylkeskommunen som majoritetseigar å fremje. Samferdselsavdelinga gjorde ei vurdering av dette forholdet, mellom anna ved å samanlikne talet på styrerepresentantar i Hardangerbrua AS med talet på styrerepresentantar i andre bompengeselskap. Samferdselsavdelinga utarbeidde eit notat til fylkesordførar der ein tilrådde at fylkeskommunen ikkje skulle foreslå endringar, sidan ein avventar signal om mogleg regionalt bompengeselskap. Fylkesordførar valde å følgje Samferdselsavdelinga si tilråding Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styret Hordaland fylkeskommune har ikkje utarbeidd retningslinjer for fylkeskommunen sine representantar i selskapsstyre. I fylkeskommunen sin eigarskapsmelding går det fram at fylkestinget i sak 17/13 gjorde følgjande vedtak: «Fylkestinget ber fylkesrådmannen syte for sakshandsaming som munnar ut i: Å sikre at punkt 5 i fylkestingvedtak 02/08 om å utarbeide rutinar og retningsliner for utøving av styreverva blir følgt opp. Slike rutinar kan omfattast av eigarskapsmeldinga og kan t.d. omhandle registrering av styreverv, vurdering av habilitet og liknande.» Av eigarskapsmeldinga går det fram at fylkesrådmannen vil «kome attende til dette punktet i eiga sak [...]». 94 Habilitet Av fylkeskommunen si eigarskapsmelding går det fram følgjande knytt til habilitet: «Hordaland fylkeskommune har vurdert dagens praksis for val av styremedlemar i samband med innstramminga i forvaltningslova sine habilitetsreglar. Likevel har ein valt å ikkje leggje formelle restriksjonar på val av politikarar i selskapsstyra.» 95 Habilitet inngikk som tema da fylkeskommunen i 2013 arrangerte styrekompetansehevingskurs for folkevalde som var valt inn i styre og generalforsamlingar på vegne av Hordaland fylkeskommune. Hordaland fylkeskommune har også fått utarbeidd eit notat, «Praktisering av habilitet rutiner for fylkespolitikerne» som skal gi rettleiing til folkevalde. Det går fram av intervju at fylkesadministrasjonen opplever at politikarane som også er styrerepresentantar dei siste åra har blitt meir merksame på habilitet i samband med handsaminga av politiske saker som angår selskapa. Dei som er intervjua opplever at politikarane dei siste åra har hatt ei «føre var»-haldning og melder seg inhabile i saker som angår selskapa. Det blir opplyst at styreleiar melder seg ugild når fylkestinget og samferdselsutvalet handsamer saker knytt til Hardangerbrua AS. Av Hardangerbrua AS sine etiske retningslinjer går følgjande fram knytt til habilitet: «Styremedlemer og tilsette i Hardangerbrua AS skal ikkje opptre på ein måte som er eigna til å svekka tilliten til at dei er upartiske. Brot på habilitetsreglane kan føra til at eit vedtak vert kjend ugyldig. Tilsette kan ikkje delta i konkurranse eller inngå kontraktar med selskapet. Tilsette må unngå å koma i interessekonflikt i samband med anna løna arbeid.» 94 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune, s Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune 40 Side70

71 Styreleiaren opplyser at styret i Hardangerbrua AS vurderer habilitet på kvart styremøte i samband med handteringa av styresaker. Det har i liten grad vore tilfelle med habilitetskonfliktar. Registrering av styreverv Fylkestinget vedtok i 2007 «Reglement for styrevervregistreret i Hordaland fylkeskommune» 96. Av reglementet går det fram at folkevalde i fylkestinget (og dermed også fylkesutvalet), kultur- og ressursutvalet, opplærings- og helseutvalet, samferdselsutvalet, kontrollutvalet og klagenemnda, og den øvste administrative leiinga i fylkeskommunen er omfatta av regelverket. I tillegg går det fram av reglementet at det skal vere frivillig for einskildpersonar om dei vil registrere sine verv i registeret. Av dei sju medlemmane i styret i Hardangerbrua AS har fem registrert styrevervet sitt i KS sitt styrevervregister 97 per oktober Av styremeldlemmane som er vald av Hordaland fylkeskommune har tre av fire styremedlemmer registrert styrevervet sitt i registeret. Styregodtgjersle og løn Av eigarskapsmeldinga til fylkeskommunen går det fram at fylkeskommunen ikkje har drøfta prinsipp kring honorar. Det går fram at bakgrunnen for dette er at «selskapa med fylkeskommunalt aksjeeige har stor spennvidde i arbeidsområda.» 98 Løn til styreleiar og samla styrehonorar og møtegodtgjersle til styret i Hardangerbrua AS går fram av notane i selskapet sitt årsrekneskap: Tabell 3 Styregodtgjersle og løn Samla styrehonorar og møtegodtgjersle Løn til styreleiar På generalforsamling i 2014 blei det vedtatt eit årleg honorar for styreleiar på kronar som styreleiar og kronar som dagleg leiar i 50% stilling. Styremedlemmar får ikkje eit fast årleg honorar, men kronar for kvart møte dei deltar på Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde I eigarskapsmeldinga står det at det ikkje har lukkast fylkeskommunen å finne ei fast organisering og form på opplæring og kurs for folkevalde. Vidare blir det vist til at fylkeskommunen i 2013 arrangerte ein halv dag med styrekompetansehevingskurs for folkevalde som var valt inn i styre og generalforsamlingar på vegne av Hordaland fylkeskommune. Fylkesrådmannen har i eigarskapsmeldinga rådd til at obligatorisk opplæring for folkevalde i form av eit eigarskapsforedrag vert gjennomført i løpet av dei seks første månadene etter at nytt fylkesting er sett. 96 Styrevervregister i Hordaland fylkeskommune Reglement. Fylkestingssak 63/07, Frå og med 12. mai 2014 er det foretatt ei endring i Styrevervregisteret som medfører at opplysningar om folkevalde, leiarar og tilsette i kommunar/fylkeskommunar og selskap som har slutta seg til registeret, blir automatisk tilgjengeleg gjennom opplysingar frå Kommuneregisteret, Enhetsregisteret og Foretaksregisteret («Brønnøysundregistrene»). Opplysningane blir oppdatert kvart år i desember. 98 Eigarskapsmelding Vedtatt i fylkestinget , Hordaland fylkeskommune. 99 Protokoll frå årsmøte 5.juni Side71

72 4.4.9 Regionalt bompengeselskap Gjennom Nasjonal Transportplan og er det gitt signal og tilrådingar om at det bør bli færre bompengeselskap i Noreg. Det går fram at ei utvikling mot færre og større selskap vil vere viktig for å effektivisere innkrevjinga gjennom stordriftsfordelar og enda meir profesjonell drift av selskapa. Vegdirektoratet er på oppdrag frå Samferdselsdepartementet godt i gang med å førebu ei ordning med faste, regionale/fylkeskommunale bompengeselskap. Det blir arbeidd for å legge til rette for oppretting av regionale bompengeselskap så snart som mogleg. 102 Hordaland fylkeskommune fekk 14. juli 2014 eit brev frå Samferdselsdepartementet. Departementet viser til stortingsproposisjonen om omorganisering av bompengesektoren 103 kor det heiter at «regjeringa tek sikte på at 2 3 bompengeselskap får ansvaret for bompengeinnkrevjinga i Norge. [ ]. Med omsyn til at den endelege strukturen på sektoren ikkje er avklara p.t., meiner Samferdselsdepartementet at det ikkje er rett tidspunkt å starte ei fusjonering av bompengeselskapa i fylket. Regjeringa tek sikte på at dei nye selskapa skal vere etablerte i løpet av 2015». 100 Informasjon er henta frå: /6.html?id= Informasjon er henta frå: Informasjon er henta frå: Punkt 3.6 i Prop. 97 S ( ) 42 Side72

73 5. Vurdering 5.1 Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua AS i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? KS sine retningslinjer for eigarstyring omhandlar tilrådingar både til korleis fylkeskommunen bør utøve eigarskapa sine og til kva krav fylkeskommunen bør stille til selskap som fylkeskommunen har eigarskap i. I tabellen under har revisjonen gjennomgått praksisar i Hordaland fylkeskommune opp mot sentrale tilrådingar frå KS. Praksisar i Hardangerbrua AS blir også omtalt i tabellen der det er relevant. Tabell 3: Praksisar i Hordaland fylkeskommune jf. KS sine tilrådingar Tilråding KS Obligatorisk opplæring for folkevalde Praksis Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune arrangerte i 2013 eit «styrekompetansehevingskurs» for folkevalde som er vald inn i styre og generalforsamlingar. I eigarskapsmeldinga har fylkesrådmann tilrådd at fylkeskommunen tilbyr obligatorisk opplæring i samsvar med KS sine tilrådingar. Eigarskapsmelding Hordaland fylkeskommune reviderte si eigarskapsmelding i juni Eigarskapsmeldinga skal bli revidert kvart fjerde år. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og vedtekter Samansetting og funksjon av eigarorgan Gjennomføre eigarmøte Sette krav til profesjonelle styrer Bruk av valkomitè Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre Vararepresentantar Det er utarbeidd eigarstrategi og vedtekter for Hardangerbrua AS. Behov for justering av eigarstrategi og vedtekter blir vurdert i samband med reviderting av eigarskapsmeldinga. Ein medlem av fylkesutvalet representerer fylkeskommunen i generalforsamling i Hardangerbrua AS med fullmakt frå fylkesordførar. Det er ikkje fast praksis for å gjennomføre eigarmøte, men både fylkeskommunen og selskapet kan ta initiativ til eigarmøte ved behov. Hordaland fylkeskommune har ikkje utarbeidd retningslinjer for val av styrerepresentantar. Fylkestinget oppnemner fylkeskommunen sine kandidater til styret i Hardangerbrua AS etter innstilling frå ei fylkeskommunal velnemnd. Hardangerbrua AS har eiga valnemd. Hordaland fylkeskommune har ikkje sett krav til selskapsstyra om å innføre alle praksisane som er tilrådd av KS. Hordaland fylkeskommune har ikkje utarbeidd retningslinjer for utøving av styreverv. Hardangerbrua AS har personleg varaordning til styret. Side73

74 Tilråding KS Praksis Hordaland fylkeskommune Habilitetsvurderingar Hordaland fylkeskommune har fått utarbeidd eit notat, «Praktisering av habilitet rutiner for fylkespolitikerne» som skal gi rettleiing til folkevalde. Kjønnsrepresentasjon i styret Godtgjering og registrering av styreverv Utarbeide etiske retningslinjer Retningslinjer for habilitet går fram av Hardangerbrua sine etiske retningslinjer. Kjønnsrepresentasjon i styra er omtalt i fylkeskommunen si eigarskapsmelding. Styret i Hardangerbrua AS er samansett av tre menn og fire kvinner. Fylkesrådmannen har ikkje drøfta prinsipp kring honorar i eigarskapsmeldinga. Det går fram at bakgrunnen for dette er at selskapa med fylkeskommunalt aksjeeige har stor spennvidde i arbeidsområda. Honorar til styret og lønn til dagleg leiar går fram av selskapet si årsmelding. Fylkestinget vedtok i 2007 «Reglement for styrevervregistreret i Hordaland fylkeskommune». Fem av sju styremedlemmar i Hardangerbrua AS har registrert vervet sitt. Av styremeldlemmane som er vald av Hordaland fylkeskommune har tre av fire styremedlemmer registrert vervet. Hordaland fylkeskommune har oppmoda selskapa som fylkeskommunen har eigarskap til å utarbeide etiske retningslinjer. Hardangerbrua AS har utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. I samband med revisjonen av eigarskapsmeldinga i juni 2013 vurderte fylkeskommunen sin praksis i høve til KS sine 19 tilrådingar. Av meldinga går det fram at «prinsippet om differensiert eigarskapsstrategi vert lagt til grunn ved vurdering av praksis og forslag til endringar». I eigarskapsmeldinga legg fylkeskommunen opp til å følgje dei fleste tilrådingane frå KS, og det er gjeve ei grunngjeving på dei områda eigarstrategien ikkje er i samsvar med KS sine tilrådingar. Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at eigarstyringa til fylkeskommunen kan styrkjast på følgjande område: Hordaland fylkeskommune har tilbydd eit styrekompetansehevingskurs til for folkevalde som er vald inn i styre og generalforsamlingar på vegne av fylkeskommunen i 2013 I eigarskapsmeldinga har fylkesrådmann tilrådd at obligatorisk opplæring for alle folkevalde knytt til eigarstyring bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste seks månadene av valperioden, og i tillegg bør bli følgt opp etter to år. Dette er i samsvar med KS si tilråding. Revisjonen meiner det er viktig at fylkeskommunen sikrar at dette blir gjennomført i praksis. Revisjonen meiner vidare at det er ein veikskap at fylkeskommunen ikkje har eit opplæringstilbod til styrerepresentantar som ikkje er folkevalde. Dette er viktig for å sikra at alle styrerepresentantar får grunnleggjande kunnskap om rammene for og innhaldet i utøving av styreverv i selskap der fylkeskommunen har eigarskap. Hordaland fylkeskommune bør utarbeide retningslinjer for val av styrerepresentantar og utøving av styreverv i samsvar med vedtak i fylkestinget. Som eit ledd i å profesjonalisera styrearbeidet bør Hordaland fylkeskommune vurdere å stille krav til selskapsstyra om å etablera styreinstruks og instruks for dagleg leiing, rutinar for eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar, årleg plan for styret sitt arbeid og samla utgreiing i årsrapport, i samsvar med tilrådingane frå KS Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? Selskapskontrollen viser etter revisjonen si vurdering at Hordaland fylkeskommune utøver eigarstyring av Hardangerbrua AS i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre 44 Side74

75 fylkeskommunale vedtak og føringar. Det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling i fylkeskommunen når det gjeld oppfølging av Hardangerbrua AS, og det er utarbeidd prosedyre for eigarskapsforvaltning Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? Hardangerbrua AS rapporterer til Hordaland fylkeskommune om vesentlege tilhøve i drifta gjennom årsmelding og årsrekneskap og i generalforsamlinga. Det er også jamleg dialog mellom administrasjonen i fylkeskommunen og styret i Hardangerbrua AS. Dette bidrar etter revisjonen si vurdering til å sikre at Hordaland fylkeskommune får tilstrekkeleg informasjon om utviklinga i selskapet. 5.2 I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til Hardangerbrua AS gjennom vedtekter og eigarskapsmeldinga etterlevd av Hardangerbrua AS? Det er revisjonen si vurdering at Hardangerbrua AS utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova. Vedtektene blei sist revidert på generalforsamling i juni Selskapskontrollen har ikkje avdekka tilfelle der fylkeskommunale vedtak eller andre føringar frå Hordaland fylkeskommune ikkje blir følgt opp av Hardangerbrua AS. Tilrådingar frå KS Hardangerbrua AS har ikkje utarbeidd styreinstruks, eller etablert rutinar med å gjennomføre eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar eller utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid. Revisjonen meiner dette er praksisar som vil vere føremålstenleg for Hardangerbrua AS å innføre. Berre fem av sju styrerepresentantar i Hardangerbrua AS har registrert sitt styreverv. KS har nyleg endra praksis for registrering av verv, og informasjon til styrevervregisteret blir no henta inn automatisk. Dette føresett at selskap har slutta seg til registeret. Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS sluttar seg til styrevervregisteret. 5.3 Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? Etter revisjonen si vurdering er det ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Hardangerbrua AS og Hordaland fylkeskommune som majoritetseigar. Selskapskontrollen viser også at det er god dialog mellom Hordaland fylkeskommune og styret i Hardangerbrua AS. Rolle- og ansvarsdelinga mellom arbeidande styreleiar og styret i Hardangerbrua framstår også som avklart. Revisjonen vurderer likevel at utarbeiding av ein styreinstruks vil kunne tydeleggjere kva oppgåver som ligg til styret og kva oppgåver som ligg til arbeidande styreleiar. Det blei utarbeidd instruks for arbeidande styreleiar i Selskapet var da i ein pådrivarfase medan selskapet no er i driftsfase. Instruksen har ikkje blitt revidert etter Revisjonen meiner det er viktig at instruksen blir revidert slik at innhaldet er oppdatert i høve til dagens forhold. 45 Side75

76 5.4 I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS? Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar i Hardangerbrua knytt til oppfølging av driftsavtalen med Vegamot AS, men etter revisjonen si vurdering har styret i Hardangerbrua AS etablert ein praksis som bidrar til å sikre etterleving av avtalen. Styreleiar følgjer opp driftsavtalen med Vegamot AS gjennom jamleg kontakt med selskapet og styreleiar har gjennomgått selskapet sine rutinar for oppfølging av driftsavtalen. 5.5 I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen? Hardangerbrua AS har ikkje skriftlege rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevjingssystemet med Statens vegvesen. Hardangerbrua AS sender årsmelding, referat frå styremøte og generalforsamling til Statens vegvesen og Riksrevisjonen, i tråd med bompengeavtalen. Statens vegvesen og Riksrevisjonen blir også invitert til å delta på styremøte og generalforsamling, og mottar innkalling og saksdokument på same måte som aksjonærane. Hardangerbrua AS har ikkje fått merknader på økonomiforvaltninga i tilbakemeldingar frå Statens vegvesen. Hardangerbrua AS har heller ikkje i andre fora har fått tilbakemelding av Statens vegvesen om at det er forhold i bompengeavtalen eller avtalen om drift av innkrevjingssystem som ikkje blir følgd opp. Revisjonen vurderer derfor at selskapet i praksis har etablert rutinar som bidrar til å sikre etterleving av bompengeavtalen og avtalen om drift av innkrevjingssystem med Statens vegvesen. 5.6 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: Aksjelova Selskapet har vedtekter som tilfredsstillar minstekrava til vedtekter i eit aksjeselskap, og det er gjennomført obligatoriske generalforsamlingar der saker i samsvar med aksjelova har blitt handsama. Selskapskontrollen viser at styret har fått etablert ei forsvarleg organisering av verksemda og har fastsett årlege budsjett for selskapet. Styret har etablert rutinar for å halde seg orientert om selskapet si økonomiske stilling og anna relevant styringsinformasjon. Etter ei samla vurdering er det revisjonen si oppfatning at selskapet etterlever sentrale føresegner i aksjelova Offentlege innkjøp Hardangerbrua AS har ikkje utarbeidd skriftlege retningslinjer for innkjøp. Revisjonen meiner selskapet bør utarbeide skriftlege retningslinjer for innkjøp, som kan bidra til å sikre at regelverket knytt til offentlege anskaffingar blir etterlevd. Revisjonen har gjennomgått tre anskaffingar for å vurdere om desse er eksponert for konkurranse og om anskaffingane er dokumentert i ein anskaffingsprotokoll. Anskaffing nr. 1 gjeld anskaffing av låneavtale. Anskaffinga er konkurranseeksponert gjennom munnleg førespurnad til tre ulike leverandørar. Finansielle tenester er ei prioritert teneste jf. vedlegg 46 Side76

77 5 til anskaffingsforskrifta. 104 Anskaffing av prioriterte tenester over EØS-terskelverdi (1,55 millionar kroner for vare- og tenestekontraktar) er regulert av del III i anskaffingsforskrifta. Del III stiller mellom anna krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-databasen for heile EØS-området (jf. FOA 18-1). Anskaffinga av låneavtalen representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig direkteanskaffing. Anskaffinga er heller ikkje dokumentert i samsvar med krava i LOA 5 og FOA 3-2. I høyringsuttalen frå Hardangerbrua AS går det fram at selskapet meiner at det er uklart om dette låneopptaket skal vere underlagt lov om offentlege anskaffingar. Revisjonen vil påpeike at unntaket frå anskaffingsforskrifta gjeld dersom låneopptaket er knytt til finansielle instrument. Revisjonen meiner at låneopptak til å finansiere veg, bygg og liknande ikkje fell inn under unntaket. 105 Anskaffing nr. 2 gjeld anskaffing av driftsoperatørtenester. Anskaffinga er eksponert for konkurranse gjennom utlysing i Doffin, og det er ført anskaffingsprotokoll som dokumenterer anskaffingsprosessen. Dette er i samsvar med dei grunnleggande krava til konkurranse og etterprøvbarheit i lov om offentlige anskaffelser ( 5) og anskaffingsforskrifta ( 3-1). Anskaffing nr. 3 gjeld anskaffing av advokattenester i samband med handsaming av klage på tildeling av og rettssak i samband med anskaffing av driftsoperatørtenester. For anskaffinga av advokattenester er det ikkje gjennomført konkurranse, til dømes gjennom å hente inn prisar frå ulike leverandørar. Det er heller ikkje ført anskaffingsprotokoll. Hardangerbrua forklarer at anskaffinga vart meir omfattande enn først venta, mellom anna på grunn av rettsmøte i tingretten. Anskaffingsforskrifta 3-2 stiller krav om at det blir ført anskaffingsprotokoll for anskaffingar over kr Revisjonen meiner Hardangerbrua AS burde ha dokumentert prosessen i ein anskaffingsprotokoll, på tidspunktet der det viste seg at anskaffinga blei over kr Revisjonen vil vise til at det av forskrifta sitt vedlegg 3, punkt 1.6 går fram at anskaffingsprotokollen skal innehalde ei konkret grunngjeving dersom det ikkje har vore gjennomført konkurranse om kontrakten. Det er revisjonen si vurdering av anskaffinga av advokattenester ikkje er gjennomført i samsvar med kravet om anskaffingsprotokoll i Offentlegheit Hardangerbrua AS journalfører inn- og utgåande korrespondanse i ei postliste. Postlista inneheld datering, avsendar/mottakar og tittel på dokumentet. Etter revisjonen si oppfatning fungerer postlista føremålstenleg for den interne oversikta over saksdokument i selskapet, og til å gi eksterne oversikt over selskapet sin korrespondanse. Etter revisjonen si vurdering er likevel ikkje postlista i samsvar med dei formelle krava til journalopplysningar som går fram av 2-7 i arkivforskrifta. Av postlista til Hardangebrua AS går det fram ei datering, medan 2-7 i arkivforskrifta stiller krav om at både journalføringsdato og datering på dokumentet skal gå fram av journalen. Dokumenta i postlista er heller ikkje registrert med journalnummer. Revisjonen meiner Hardangerbrua AS bør gjennomgå sine rutinar for journalføring og vurdere korleis ein kan få selskapet si postliste i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 104 Det er presisert i «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» at låneopptak ikkje er unntatt frå forskrift om offentlige anskaffelser. Sjå også KOFA-vedtak 2014/ Jf. forskrift om offentlige anskaffelser 15.juni 2001 nr. 616 og forskrift om offentlige anskaffelser frå 2006 nr. 402, ref: Dragstein og Linddalen, Offentlige anskaffelser, frå 2005, s Side77

78 5.7 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? Nøkkeltal for Hardangerbrua AS viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital. Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden gitt utan presiseringar eller atterhald I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? Selskapskontrollen viser at Hardangerbrua AS har etablert rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, men rutinane er ikkje nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er viktig at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet sin økonomiske drift? Det er revisjonen si vurdering at selskapet har oversikt over og fokus på utfordringar knytt til selskapet si økonomiske drift. Selskapet si største utfordring er å oppnå trafikktala som er lagt til grunn i prognosen for innkrevjingsperioden i Stortingsproposisjonen. I tillegg opplever Hardangerbrua AS inntektstap som følgje av utfordringar med å krevje inn betaling frå utanlandske kjøretøy. Revisjonen vil gjere merksam på at manglande betaling frå utanlandske bilistar er ei utbredt problemstilling for mange bompengeselskap. 106 Hardangerbrua AS meiner at det ikkje er realistisk at selskapet klarer å nedbetala byggelåna innanfor den fastsette innkrevjingsperioden. Hardangerbrua AS har tatt initiativ til eigarmøte for å informere eigarane om dette. Styreleiar har allereie informert fylkesrådmannen og økonomisjefen i Hordaland fylkeskommune om situasjonen i møte. 106 Dette kjem mellom anna fram i Riksrevisjonen sin rapport «Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga», Dokument 3:5 ( ). 48 Side78

79 6. Tilrådingar Revisjonen tilrår at Hordaland fylkeskommune: 1. Sikrar at styrerepresentantar og folkevalde får tilbod om tilstrekkeleg opplæring, i samsvar med KS sine tilrådingar. 2. Vurderer å stille krav til selskapsstyra om å etablera styreinstruks og instruks for dagleg leiing, rutinar for eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar, årleg plan for styret sitt arbeid og samla utgreiing i årsrapport, i samsvar med KS sine tilrådingar. 3. Utarbeider retningslinjer for val av styrerepresentantar og utøving av styreverv i samsvar med vedtak i fylkestinget. Revisjonen tilrår at Hardangerbrua AS: 4. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Utarbeide styreinstruks Gjennomføre eigenevaluering for styret Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Utarbeide årleg plan for styret sitt arbeid Slutte seg til KS sitt styrevervregister 5. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 6. Gjennomgår sine rutinar for journalføring og vurderer korleis ein kan få selskapet sin postjournal i samsvar med krav til journalføring i arkivforskrifta. 7. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 49 Side79

80 Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Hordaland fylkeskommune 50 Side80

81 FYLKESRÅDMANNEN DELOITTE - Olsen, Stine Karoline (NO - BERGEN) Dato: Vår ref.: 2014/ Saksbehandlar: jonsmor Dykkar ref.: Høyringsuttale - rapport etter selskapskontroll Hardangerbrua AS Fylkesrådmannen viser til rapport etter selskapskontroll for Hardangerbrua AS høyringsutkast. Etter avtale vart høyringsfristen utsett til 8. desember. Fylkesrådmannen vil til punkt 1 og 3 i kapittel 6 i rapporten opplysa følgjande: Til punkt 1: Etter neste val vi fylkesrådmannen gje eit tilbod om opplæring av folkevalde og styrerepresentantar med utgangspunkt i tilrådingane skissert i eigarskapsmeldinga. Til punkt 3: Gruppeleiarane i fylkestinget utgjer eit arbeidsutval som til fylkestinget i mars 2015 vil leggja fram sak om retningslinjer for val av styremedlemmer og utøving av styreverv i selskap. Ut over dette har fylkesrådmannen ingen merknadar. Rune Haugsdal fylkesrådmann Nils Vetlesand kst. fylkesdirektør økonomi Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Hordaland fylkeskommune ØKONOMIAVDELINGA Agnes Mowinckels gate 5 PB Bergen Tlf: e-post: hfk@hfk.no Org.nr. NO mva. Kontonr Side81

82 Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Hardangerbrua AS 52 Side82

83 Deloitte AS HARDANG E RB RUA llwtl. h0rd0nge rb ruo, n0 Att.: Stine Karoline Olsen Hardangerbrua AS har fttt tilsendt hoyringsutkast til uttale fri Deloi for den selskapskontrollen selskapet utfwer for kontrollutvalet i Hordaland. inssfristen er i utganlgspunktet sett si kort at vi ikkje fir tid i styrehandsama utkastet. er sendt ut til styremedlemene pr. epost for kommentar og eventuelle innspel. I virt hoyringssvar vil vi avgrensa oss til6 berre kommentera det som oitte har tilridt i pwtkta Til dette punktet har vi ingen kommentarar og vil ta tilridinga til nmg. 5. De,tte punktet gfeld offentlege innkjop. Og det er plukka ut tre stikk ar. Det flarste som Vl gleme gjeld lineopptak kan det sji ut som vi har teke noko lettvindt p6. Det v komrnentera. Ilap<>t av 2004 oppsokte vi dei akuelle bankane vi ansig store nok til bruse,lskapet sin del av prosjektet. Vi enda di opp med 4 nordiske Fokus og Handelsbanken. Og nir Stortinget sette vilk6r for rentebindi det desse fire bankane vi ba om tilbod fr6. Rentebindine er folsomt os dagen, slik at konkuransen mitte gjennomforast pr. telefon pi eit gitt knytt til oss ein fagr6dgivar i Oslo for 6 vera sikre pi at vi gjorde det ri, DNB, Nordea, i proposisjonen, vart rar seg i lopet av.slett. Vi hadde ogsi is. Alle bankane hadde ogs6lineavtalar knytt opp til sine tilbod pi rentebyteavtalar. V get fall pi DNB som hadde det gunstigaste tilbodet. Lineavtalen som vart inngitt samstu <revolverande trekkfasilitet>. Det vil sei vi kunne trekkja p6 denne Sidarr vi har p6legg i bompengeavtalen om alltid 6 sokja dei beste 0 undersokt litt om situasjonen i dag, og kan visa til ein epost til ei rekk Bergen Capital Management. Som mellom anna skriv: <<Det er i disse dager kommet et vedtak fra KOFA vedrarende ldneopptak og offe ntlige onskaffelser. > var ein s6kalla vart som vegvesenet rekvirerte. Desse lineopptaka var med kort lopetid (3 mnd.) med pi at vi skulle over i obligasjonsmarknaden. Di vi hadde trekt kr. 500 mill. ba vi DNB om t lbod pi 6 konvertera det til eit obligasjonslin. Men di hadde ogsi Kommunalbanken opna 6l6na ut til bompengeselskap. Deira tilbod 169 den gong ca. I o/ounder forretnin, som uttalte at dei ikkje kunne konkurera med Kommunalbanken. Det vart avklara samtalar og bessh hje DNB og Nordea. Vi hadde ogsfl i denne samanhengen fokus om dette linec,pptaket kom inn under lov om offentleg innkjop. Og ridforte oss b6de juristar og folk i kommunal forvaltnins korleis vi skulle tolka <finansielle instru. Svara vi fekk var at praksis var at lineopptak ikkje vart definert som finansielle i Difor vart l6net plassert hji Kommunalbanken. Ser likevel i dag at her er det iale, i alle fall nir det gjeld dokumentering. iske vilk6r, har vi kommunar fri HARDANGERBRUA AS Org. nr. 942 Kontor- og forretningsadresse: 5781 Lofthus Hardangerbrua as er skipa av Hordaland fylkeskommune og kommunane Bergen, Kv Eidfjord og Ullensvang. Selskapet sitt fsremal er A finansiere bru over Ha m, Granvin, Ulvik, Voss, angerfjorden Side83

84 <En endring iforskriften om ot bankldn ogsd skal h4re inn under unntaket er ute pd horing. Dersom denne endringen blir vedtatt vil det sannsynligvis vare fro b). <Prak:sis i Norge er ot unntaksbestemmelsen legges til grunn. BLa. fordi ldnetilbud er ferskvare og ofte gjelder kun i kort tid (timer) etter ot de er avgitt. Dette bekreftes ogsd oy Kommunolbonken som sier at det kun er 4 kommuner i Norge som utlyser pd Doffin (se uttolelse frotlenvik kommune sin odvokot: s ).lidere er kommuners finonsreglement utformet slik st de ikke krever en Doffin-utlysning, men kun ein konkurranseutsetting (som iflg KOFA ikke er gjeldende rett). De fleste finansreglement i Norge er ulorbeidet etter mol og rdd fro NKK.)) Konklusjonen vitrekkjer ut av dette er at det har vore uklart og ulikt praktisert over det ganske land, men at vi etter kvart f6r ei avklaring. Anskiaffing nr. 2 treng vi ikkje kommentera. N6r clet gjeld anskaffing nr. 3 heng det saman med nr. 2.SjOl, kor gru4dig vi meiner vi gjennomf0rte konkuransen med valg av driftsoperat4r,vart avgjerda psklaga av Bro- og tunnr-.lselskapet. Vi var d5 under tidspress i forhold til opning av brua. Rekna heller ikkje med at det skulle havna i retten ndr vi ba ein advokat i firmaet Tenden, sorp nyleg hadde hatt ei liknande sak, om hjelp med awising av klagen. Kan ikkje sj6 at vi her k[nne gjennomf6rt ein reell konkuranse, men ogsi her kunne vi ha dokumentert betre med anskaffingsprotokoll. 5. Vi har sidan 2004 fort elektronisk postliste for eigen bruk. N6r offentleglova vart innf6rt i 2009 rldf0rte vi oss med advokatkontoret fylkeskommunen har avtale med, om lova ville omfatta bruselskapet. Fekk til svar at det ville det ikkje. Dette vart p6lilaga til Fylkesmannen som kom til det motsette. Det tok vi til etterretning og har sidan fort postliste. Men p6 grunn av at vi heile tida har hoyrt at vi ville inngi i eit regionalt bompengeselskap, har vi ikkje investert i omfattande, kostbare arkivsystem. Vitek no tilridinga til etterretnirng, og dreg det ut med regionalt bompengeselskap m6 vivurdera eit betre arkivsysterjn. 7. FQler vi har gode rutinar vedkomande budsjettering, men vil ogs6 utarbeida skriftlege rutinar med rapportering. Lofthus, den O3.desember Side84

85 Vedlegg 3: Oversikt over sentrale dokument og litteratur Lovar, forskrifter og rettleiarar Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om aksjeselskaper (aksjeloven), LOV nr. 44 Nærings og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV nr. 69 Nærings og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR nr. 402 Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Veileder til reglene om offentlige anskaffelser Justis- og beredskapsdepartementet. Offentleglova. LOV nr. 16 Justis- og politidepartementet, Lovavdelinga. Rettleiar til offentleglova Dokument frå Hardangerbrua AS Avtale mellom Hardangerbrua AS og underleverandører om teikning av avtaler. Ikkje datert Avtale mellom Hardangerbrua AS og Visma Collectors AS om inkassotjenester Avtale mellom Hardangerbrua AS og Vegamot AS om levering av driftstjenester. Ikkje datert Avtale mellom Statens Vegvesen Region vest (på vegne av Hardangerbrua AS) og Tecsidel S.A om service og vedlikehold av teknisk utstyr Avtale mellom Hardangerbrua AS og Statens Vegvesen om drift av innkrevingssystemet Avtale mellom Hardangerbrua AS og Statens Vegvesen om bompenger (bompengeavtalen). Ikkje datert Etiske retningslinjer for styremedlemer og tilsette i Hardangerbrua AS Vedtekter for Hardangerbrua AS Stillingsinstruks for arbeidande styreleiar i Hardangerbrua AS Stortingsproposisjon nr. 2 ( ) om utbygging og finansiering av rv 7/rv 13 Hardangerbrua i Hordaland Side85

86 Protokollar frå styremøte Protokollar frå generalforsamling Årsmelding med årsrekneskap frå Dokumentasjon knytt til stikkprøvegjennomgang innkjøp Dokument frå Hordaland fylkeskommune Politiske sakar om Hardangerbrua AS, handsama i fylkesutvalet og i fylkestinget Hordaland fylkeskomme (Justering av garantisummen) Politiske sakar om Hardangerbrua AS, handsama i fylkesutvalet og i fylkestinget Hordaland fylkeskommune (Vedtaksendring for Hardangerbrua AS) Eigarskapsmelding Hordaland fylkeskommune, fylkestingssak 27/13, Prosedyre for eigarskapsforvalting, Tilbakemelding på rekneskap 2012 frå Statens Vegvesen til Hardangerbrua AS, Oversikt over kontaktpersonar i selskap HFK har eigardelar i, Faktaark om Hardangerbrua AS Årsmelding 2013 for Hardangerbrua AS Anna litteratur Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. KS, mai 2013 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, 2011 Selskapskontroll fra a-å ( Praktisk veileder ). NKRF 2010 Kontrollutvalgsboken. Kommunal- og regionaldepartementet 2010 Nettsider Side86

87 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS 57 Side87

88 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 232 Arkivnr: 2014/147-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 8/ Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad Bakgrunn: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad frå Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagset til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side88

89 Side 2/3 Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre. Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatt vest. Konklusjonen til Skatt vest totalt sett for 2014 er positiv, men dei peikar likevel i sin rapport på at det er forbetringspunkt ved at dei skriv: Basert på dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utført arbeidsgjevarkontroll i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner, men ikkje blir utført i tilstrekkelig omfang då skatteoppkrevjarkontoret har utført 1,7 % kontrollar mot eit krav på 5 %. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatt vest konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad totalt sett for 2014 i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. Skatteoppkrevjaren skriv i si årsmelding: Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ullensvang herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. 2. Ullensvang herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. Side89

90 Side 3/3 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Kontrollrapport frå Skatt Vest 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad 2 Årsrapport 2014 frå skatteoppkrevjar i Ullensvang herad Side90

91 Saksbehand[ar Dykkar dato Vår dato Skatteetaten Liv Farestveit i5 Direkte tif Dykkar referanse Vår referanse /99349 Kommunestyret i Ullensvang herad 5780 KINSARVIK LZE62Q3 Kontrolirapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Ullensvang herad 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjarfnnksjonen Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av Instruks for skatteopplevjarar av 8. april Skattekontoret har fagleg ansvar og instnaksjonsmakt overfor skatteoppkrevjarane i saker som vedkjem skatteoppkrevjarffinksjonen, og plikter å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarftmksjonen. Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfunksjonen er Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreveme av l.januar Side91 Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarffinksjonen er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreveme av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avidare at skatteopplcrevjar&nksjonen vert utøvd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverlc på følgjande områder: o Intern kontroll o Rekneskapsføring, rappottering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiflsinnlaevj ing o Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteopplcevjarftmlcsjonen. Skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarffinksjonen. 2. Om skatteoppkrevjarkontoret 2.1 Bernanning Sum årsverk til skatteoppbevjarfunksjonen iht. skatteopplcevjaren sin årsrapport: Tal årsverk 2014 Tal årsverk 2013 Tal årsverk ,0 1,0 1,8 Postad resse Besøksadresse Se ntra [bord Njøsavegen 2 Sjå elter ring gratis Leikanger Org. nr: : Tetefaks skatteetaten.no/sendepost gi gi 73 01

92 2016/99349 Side 2 av4 2.2 Organisering Skatteoppkrevjaren i Ullensvang er organisert som ein del av okonomikontoret som til saman har seks stillingar. På skatteområdet har ein 1,0 årsverk. 3. Måloppnåing 3.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Ullensvang herad viser per 31. desember 2014 ein skatte- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på la og uteståande restansa? på kr , av dette krav stilla på vent kr Skatterelmeskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 20. januar Innkrcvjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2014 for Ullensvang herad. Resultata viser følgiande: Totalt Innbetalt Resultat- Innbetalt av Innbetalt av innbetalt i av krav sum krav (i %) sum krav (i %) MNOK sum krav (1%) førre år reglonen (1%) Restskatt personlege skattytarar ,7 99,2 96,0 98,7 95,6 Arbeidsgjevaravgift ,7 100,0 99,8 100,0 99,8 Forskotskatt personlege skattytarar ,2 99,9 99,0 100,0 99,4 Forskottrekk ,9 100,0 99,9 100,0 99,9 Forskotskatt upersonlege skattytarar ,8 100,0 99,8 99,9 99,9 Restskatt upersonlege skattytarar ,8 100,0 99,0 100,0 99,1 Side Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Ullensvang herad er tilsiutta Hordaland kommunale relmeskapskontroll. Resultat for kommunen per 31. desember 2014 viser i folgje skatteopplcevjaren sin resultatrapportering: Tal Minstekrav tal Tal utførte Utførte Utførte Utførte Utført kontroll arbeidsgjevarar kontrollar kontrollar i kontrollar kontrollar kontrollar 2014 region (i (5%) (i%) 2013(i%) 2012(1%) %) ,7 3,2 1,9 4,6 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte forfalne debetkrav

93 2014/9g36g Side 3 av 4 4. Kontroll av skatteoppkrevj arfunksjonen Skattekontoret har i 2014 gjennomført kontorkontroll av skatteoppbevjarkontoret for områda intern kontroll, skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll. Skatteoppkrearkontoret har gjeve tilbakemelding på pålegg og tilrådingar som er gjevne. 5. Resultat av utført kontroll Inte;,, kontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, tinn vi at skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll i det alt vesentleg er i samsvar med gjeldande regelverk. o Rekneskapsforing, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, Han vi at relmeskapsforinga, rapporteringa og avlegginga av skatterelmeskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Side93 o Skatte- og avgiftsinszkrei-jing Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, tinn vi at utforinga av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. e Arbeidsgjevarkontroll Basert på dei kontrollane som vi har gjennomført, fmn skattekontoret at utfønnga av arbeidsgjevarkontroflen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverlç men ikkje vert utført i tllstrekkeleg onilhng då skatteoppbevjarkontoret har utført 1,7% kontrollar mot eit krav på 5%.

94 2014/9934g Side 4 av 4 6. Ytterlegare informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrolihandlingar i 2014 gjeve pålegg og tifrådingar som er meddelt skatteopplcevjaren i rapport av 10. november Venleg helsing 40 / jot von Mehren Jan Kåre Strøm V avdelingsdfreklcr underdirektør Skatt vest Kopi til: o Kontrollutvalet for Ullensvang herad Skatteoppkrevjaren for Ullensvang herad o Riksrevisjonen Side94

95 Side95

96 Side96

97 Side97

98 Side98

99 Side99

100 Side100

101 Side101

102 Side102

103 Side103

104 Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/146-8 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 9/ Møteplan for Kontrollutvalet i Ullensvang herad 2015 Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og heradsstyret. Utkast til møteplan Merknad: Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: for kontrollutvalet: Formannskapet Heradsstyret Under avvikling Uttale til kommunerekneskapen Nytt kontrollutval Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2015: Dato: Merknad: Under avvikling Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side104

105 Side 2/2 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side105

106 PS10/15Referatsaker Side106

107 Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Dato: Vår ref.: 2014/ Dykkar ref.: Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport Deloitte har på oppdrag frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) laga ein rapport som omhandlar ei evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat. Siktemålet med rapporten har vore å styrka kunnskapsgrunnlaget om sentrale delar av den kommunale eigenkontrollen. Dette skal vidare kunne danne grunnlag for ei eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Nokre av kontrollutvalsleiarane har bidrege med informasjonsinnsamling til rapporten ved å svare på ei spørjeundersøking og nokre har også delteke i intervju utført av Deloitte. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var også ein av bidragsytarane i dette arbeidet. Rapporten er på ca. 200 sider og dersom du ønskjer å lese den finn du den på denne lenkja: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet som eit minimum les samandraget og kapittel 10 i rapporten. Nedanfor gjengir vi punkt 10.8 «Konklusjon er det behov for endringer?» «På bakgrunn av denne evalueringen, vil vi her gi våre anbefalinger: Sammensetning og valgbarhet Det bør etter vår oppfatning vurderes å legge til grunn at kontrollutvalgene som hovedregel skal bestå av fem medlemmer, og heller gi adgang for dispensasjon for de aller minste kommunene om det er vanskelig for kommunen å konstituere kontrollutvalget med mer enn tre medlemmer. Vår vurdering er at det kan være hensiktsmessig at lederen for kontrollutvalget kommer fra et annet parti enn ordfører. Dette vil ikke ha en praktisk konsekvens for det store flertallet av kommuner, men vil trolig kunne bidra til å styrke kontrollutvalgets legitimitet i de få kommunene som legger til grunn den avvikende praksisen med å velge leder fra samme parti som ordfører. De blir av flere pekt på at det er en fordel om utvalgsleder er kommunestyrerepresentant, og det er vår vurdering at kommunene bør anbefales å legge til grunn en slik praksis. For å ikke gjøre konstitueringen av kontrollutvalgene mer krevende enn den allerede er, vil vi ikke anbefale å regelfeste dette. Evalueringen viser at valgbarhetsreglene som hindrer utvalgsmedlemmene i å sitte i andre politiske utvalg, bidrar til at kontrollutvalget av flere oppleves som et mindre attraktivt utvalg enn andre kommunale utvalg. Likevel mener vi at det er viktig å bevare utvalgets «nøytrale» rolle for å sikre utvalgets legitimitet i befolkningen, i kommunestyret og overfor forvaltningen. Vi vurderer at det kan være utfordrende at politikere med andre politiske verv i kommunen også skal sitte i kontrollutvalget. Vi anbefaler likevel at en bør gjøre en vurdering av hvilken adgang det skal være Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side107

108 for kommunalt ansatte som ikke har ledende stillinger eller som er ansatt i rådmannens stab, til å sitte i kontrollutvalget. Det synes klart at det kan være uhensiktsmessig at personer i små stillingsbrøker, som ikke er i en lederposisjon eller i rådmannens stab, ikke skal kunne velges til kontrollutvalget. Det er også uheldig om det stemmer at det er en ulik praksis når det gjelder hvordan dette tolkes blant de ulike fylkesmannsembetene. Vi vil samtidig anbefale å kartlegge omfanget av kommunale styrerepresentanter i kontrollutvalgene, og hvilke eventuelle utfordringer dette skaper for vurderinger av habilitet ved gjennomføring av selskapskontroller. Planlegging av kontrollarbeidet Vår vurdering er at det bør være rom for å tilpasse overordnet analyses form og innhold i den enkelte kommune, og at det vil være vanskelig å gi detaljerte retningslinjer for hvordan arbeidet med overordnet analyse skal gjennomføres. Det finnes i dag både veiledere og annet materiell som kontrollutvalgene kan støtte seg på. Likevel vil vi peke på noen forbedringsområder. a) Gjennomgangen av overordnede analyser i utvalgte kommuner viste at det er utfordrende å utarbeide en risiko- og vesentlighetsanalyse. Metodene som benyttes er lite systematiske, og omfanget av hva risikoanalysen dekker varierer. Vi mener at en forbedring av den overordnede analysen også vil øke kvaliteten på arbeidet i kontrollutvalget spesielt og egenkontrollen i kommunen mer generelt. b) Videre vil vi fremheve at forankring av prosessen knyttet til overordnet analyse ved å involvere et bredt spekter av aktører bidrar til å gi et godt grunnlag for å vurdere kommunens tjenesteområder. I tillegg bidrar bred forankring til bedre grunnlag for utvelgelse og gjennomføring av prosjekter. c) Vi mener også at den overordnede analysen bør skriftliggjøres og samles i et eget dokument slik at både kontrollutvalg, kommunestyret, administrasjonen og andre kan gjøre seg kjent med kontrollutvalgets vurderinger og grunnlaget for utvalgets prioriteringer av prosjekter. Vi anbefaler at det bør vurderes om det er hensiktsmessig å skille mellom overordnet analyse for forvaltningsrevisjon og overordnet analyse for selskapskontroll. Det kan argumenteres for at kommunens eierskapsforvaltning bør risikovurderes sammen med resten av den kommunale forvaltningen, og ikke stå i en egen særstilling. Det kan vurderes om det bør bli tydeligere føringer for at risikovurderinger og gjennomgang av planene bør være en kontinuerlig del av kontrollutvalgets arbeid, og at disse som et minimum bør rulleres en gang i perioden. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det er stor variasjon i hvilket budsjett kontrollutvalgene har tilgjengelig for å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og minst en femtedel av kommunene har ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det bør vurderes virkemidler for å håndheve kravet om årlig forvaltningsrevisjon. For å overvåke hvor mange kommuner som unnlater å gjennomføre pålagt forvaltningsrevisjon bør departementet vurdere å inkludere et spørsmål om antall gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i databasen for kommunal organisering. Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) er etter vår vurdering tilstrekkelig for å sikre at alle forvaltningsrevisjoner følger noen minimumskrav til gjennomføring av prosjektene. Flere av de krav som standarden stiller bidrar til økt kvalitet i rapportene. Men standarden er ikke tilstrekkelig for å sikre at alle rapporter er av god kvalitet. Det er etter vår vurdering ikke behov for ytterligere krav til retningslinjer for forvaltningsrevisjon, men vi foreslår imidlertid at en gjør en vurdering av om kompetansekravet til forvaltningsrevisorer er tilstrekkelig. Vi foreslår at kravene til forvaltningsrevisjon også skal omfatte selskapskontroll, herunder eierskapskontroll. Dersom en slik endring ikke blir vurdert som en aktuell mulighet, er det viktig å etablere noen tydelige retningslinjer knyttet til hva som skiller de to ulike typene av selskapskontroll; eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap, og videre utarbeide retningslinjer for utførelsen av eierskapskontroll. Kontrollutvalgslederne opplever ikke at krav om åpne møter legger begrensninger på debatten i kontrollutvalget, og media er sjelden tilstede i møtene. Hovedutfordringen synes å være knyttet til Side108

109 Side 3/3 Oppfølging når og hvordan møter skal lukkes, og det er en del variasjoner knyttet til hvordan dette praktiseres. Vi anbefaler derfor at dette gjerne bør tydeliggjøres i enda større grad både overfor sekretariat og kontrollutvalg. Undersøkelsen viser at de fleste rapporter inneholder anbefalinger om tiltak, og at revisjonens anbefalinger i stor grad blir vedtatt av kontrollutvalg og kommunestyret. Vi mener at det er viktig å legge ytterligere vekt på betydningen av å formulere anbefalinger (der praksis avviker fra de revisjonskriterier som er lagt til grunn) og på hvordan slike anbefalinger bør formuleres. Forvaltningen selv opplever at kontrollutvalgets rapporter er en viktig del av egenkontrollen i kommunen, og gir også uttrykk for at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Denne evalueringen indikerer at disse prosessene blir styrket dersom rådmannen involveres i plan- og analysearbeidet, og etter vår vurdering bør det derfor oppfordres til involvering av administrasjonen i arbeidet med overordnet analyse. Høring Høringer i regi av kontrollutvalget er per i dag (selv med en vid forståelse) et relativt marginalt fenomen, og flere mener at høring som kontrollform har et svært begrenset anvendelsesområde. Dersom dette er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til, er det et behov for nasjonale regler og retningslinjer for høringer. Det bør i den forbindelse også gis en klarere definisjon av høringer, som etter vår vurdering bør være snevrere enn dagens praksis tilsier. Vi mener at eventuelle høringer i kontrollutvalget bør skilles fra generelle orienteringer fra rådmannen på den ene siden og granskinger på den andre. Sekretariat Etter vår vurdering synes det å ha skjedd en viss konsolidering og profesjonalisering siden kartleggingen FKT gjennomførte i Samtidig er det behov for å sikre endringer i de (få) tilfellene der sekretariatene er organisert på en måte som ikke er i henhold til regelverket blir endret. Ettersom dette gjelder relativt få sekretariat bør dette etter vår vurdering skje gjennom en direkte henstilling til de aktuelle kommunene/kontrollutvalgene. Nesten samtlige kontrollutvalgsledere er helt eller ganske enig i at deres kontrollutvalg har et sekretariat som bistår utvalget på en god måte, men vi ser samtidig at det er store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi vil derfor anbefale tydeligere nasjonale føringer som konkretiserer innholdet i sekretariatets oppgaver. Sekretariatet har i dag adgang til å gjøre eierskapskontroller, men det er flere eksempler på «eierskapskontroller» som er vanskelig å skille fra forvaltningsrevisjoner av spesifikke selskap. Dette medfører at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner som ikke følger standarder for slike revisjoner, og at sekretærer i noen tilfeller i praksis utfører forvaltningsrevisjon for kontrollutvalget. Vi mener at begge formene for selskapskontroll (eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap) bør defineres som forvaltningsrevisjon og omfattes av de samme retningslinjer som gjelder for gjennomføring av forvaltningsrevisjon.» Hogne Haktorson kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Roald Breistein seniorrådgjevar Side109

110 Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmannsembedene Justisdepartementet NKRF Deres ref Vår ref Dato Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember Lovendringene trer i kraft 1. januar Endringene i kommuneloven gjelder 39 a om innbyggerforslag og 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova 5 annet ledd innebærer at det gis mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet. Innbyggerforslag I medhold av kommuneloven 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til innbyggerforslag. Revisors taushetsplikt Endringen i kommuneloven 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har taushetsplikt om det som er nødvendig. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Elisabeth Torkildsen NO-0032 Oslo Org no. postmottak@kmd.dep.no Side110

111 Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter Endringen i offentleglova 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres. Lovproposisjonen finnes her: Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her: Og lovvedtakene finnes her: Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Navn Adresse Postnr Poststed Side 2 Side111

112 Side112 file://hfk-ss-fs01/pdfdocproc/ephorte-seko/13553_fix.htm Side 1 av Fra: Roald Breistein (Roald.Breistein@hfk.no) Sendt: :30:41 Til: Ullensvang herad Kopi: 'isak.reisaeter@ullensvang.herad.no' (isak.reisaeter@ullensvang.herad.no); Kjartan Haugsnes Emne: Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Ullensvang) Vedlegg: Ullensvang.pdf;image001.png Vedlagt følgjer brev med varsel om prisjustering for sekretariatstenestene for kontrollutvalet. Med helsing Roald Breistein Seniorrådgjevar Sekretariat for kontrollutvalet Pb 7900, 5020 Bergen roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Tlf: Mob: Eg gjer merksam på at dette ikkje er ei privat e-postadresse; både inngåande og utgåande e-post vert vurdert for ev. journalføring i vårt sak- og arkivsystem.