OSANE IDRETTSHALL TILBUDSGRUNNLAG FOR ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 Side 1 av 8 OSANE IDRETTSHALL TILBUDSGRUNNLAG FOR ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE RÅDGIVNINGSGRUPPE FOR PROGRAMMERING, GJENNOMFØRING AV REGULERINGSENDRING, UTARBEIDELSE AV TILBUDSGRUNNLAG FOR TOTALENTREPRISEKONKURRANSE, EVALUERING, BYGGHERREOMBUD

2 Side 2 av 8 Innhold 1. Bakgrunn Politisk vedtak Romprogram Kostnadsramme Tomt Reguleringsmessige forhold Entrepriseform for gjennomføring av byggeprosjektet Beskrivelse av oppdraget Tegninger og annet tilbudsgrunnlag Organisering Tilbudsregler Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tilbudet Pris Kompetanse Oppgaveforståelse Kapasitet Tilbudsevaluering Evaluering av pris Evaluering av kompetanse Evaluering av oppgaveforståelse Evaluering av kapasitet Avklaringer Avvisning av tilbud Tilbudets samlede innhold Tilbudsfrist Spørsmål Valg av tilbud Kontrakt Vedlegg.... 8

3 Side 3 av 8 1. Bakgrunn. I «Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet » for Ålesund kommune er ny idrettshall / flerbrukshall i Osane i Skarbøvika omtalt. Det er i dag ikke noe idrettshall lokalisert i denne bydelen. 2. Politisk vedtak. Ålesund bystyre har i «Budsjett og økonomiplan for » avsatt noe midler for ny idrettshall. Det er i 2012 avsatt midler for oppstart av planleggingen, mens startbevilgning for bygging først er med i De årlige budsjettene blir vedtatt i Bystyret i desember hvert år og det er dette som er bindende. 3. Romprogram. Hallen skal planlegges som en idrettshall / flerbrukshall med samlet aktivitetsflate på 23m*44m («normalhall» ihht. Kultur- og kirkedepartementets veileder om flerbrukshaller) med noe tribunekapasitet. I tillegg kommer graderobeanlegg og utendørsanlegg, med mer. 4. Kostnadsramme. Byggherre vil utarbeide et kostnadsanslag for realisering av prosjektet basert på rom- og funksjonsprogram, arealdisponeringsplan, erfaringer fra tilsvarende prosjekter, med mer. Dette vil danne grunnlag for politisk behandling av kostnadsramme for prosjektet. 5. Tomt. Idrettshallen skal plasseres på kommunens eiendom gnr/bnr 119/110 i Osane i Skarbøvika, Ålesund. Tomten ligger i gangavstand til Skarbøvika ungdomsskole. Eiendomskart finnes på 6. Reguleringsmessige forhold. Det foreligger en stadfestet reguleringsplan for tomten fra Tomten er regulert til «friområde» og det vil være behov for å foreta omregulering til riktig formål. Gjeldende reguleringsplan finnes på 7. Entrepriseform for gjennomføring av byggeprosjektet. Det er planlagt å gjennomføre byggeprosjektet som en totalentreprise. Det skal utarbeides et tilbudsdokument som bl.a. inneholder rom- og funksjonsprogram, kravspesifikasjon, tilbudsog kontraktsbestemmelser. 8. Beskrivelse av oppdraget. Rådgivningsoppdraget vil bestå i utarbeidelse av: Oppdrag 1: a) Program for arealdisponering på tomten b) Rom- og funksjonsprogram Oppdrag 2: c) Plan for reguleringsendring, basert på konklusjoner fra oppdrag 1 Oppdrag 3 Opsjon: d) Funksjonsbeskrivelser for bygningsmessige arbeider, tekniske anlegg og utomhusanlegg. Dette skal ta utgangspunkt i sin «Byggehåndbok». Byggehåndboken finnes på følgende adresse:

4 Side 4 av 8 e) Kravspesifikasjon av de viktigste bygningsmessige materialer, tekniske anlegg, med mer. f) Spesifikasjon av alle nødvendige ytelser og leveranser som totalentreprenøren skal inkludere i sitt tilbud mht HMS krav, Byggherreforskriften, «Byggehåndboken» til, Rent-Tørt Bygg, passivhus, universell utforming, livssykluskostnader, miljøkrav, Plan- og bygningsloven, med mer. g) Samlede tilbudsdokumenter inklusiv tilbudsbestemmelser etter Forskrift om offentlige anskaffelser og spesielle kontraktsbestemmelser basert på NS8407:2011. Oppdrag 4 Opsjon: h) Bistå byggherre med evaluering og utarbeidelse av innstilling på valg av totalentreprise tilbud Oppdrag 5 Opsjon: i) Byggherreombud i byggefasen og overtagelse ønsker å engasjere komplett rådgivergruppe for oppdragene. Rådgivergruppen skal dekke alle nødvendige fagområder, slik som PGL, ARK, LARK, RIB, RIV, RIE. PGL skal ivaretas av ARK eller en av de andre fagrådgiverne. I tillegg må rådgivergruppen være villig til å samarbeide med RIBr, RIAKU, RIG og lignende dersom byggherre vurderer det som hensiktsmessig å trekke inn slike fagpersoner. PGL eller annen i rådgivergruppen skal inneha rollen som koordinator for prosjektering (KP) ihht. Byggherreforskriften. Det vil bli inngått egen skriftlig avtale med KP. Dette skal være inkludert i tilbudet. Totalentreprenør vil bli pålagt å ha koordinator for prosjektering og byggefase inkludert i entreprisen. Rådgivergruppen kan ikke delta som totalentreprenørens prosjekterende. 9. Tegninger og annet tilbudsgrunnlag. Alt tegningsmateriale skal utføres digitalt i dwg-format, AutoCad 2007 eller kompatibelt program. Øvrige dokumenter i word, exel eller tilsvarende. For øvrig skal tilbudsgrunnlaget produseres og leveres oppdragsgiver i elektronisk format egnet til utsendelse til påmeldte totalentreprenører. Med egnet til utsendelse menes at det skal være enkel å sende via e-post og enkelt å kopiere for utsendelse i papir. I tillegg skal tilbudsdokumentet være logisk oppbygget med innholdsfortegnelse, slik det er enkelt å finne frem i dokumentene. 10. Organisering. Byggherre vil organisere prosjektet med en prosjektleder. I programmeringsfasen vil det bli opprettet en arbeidsgruppe som bl.a. vil bestå av representanter for brukerne av idrettshallen. Det vil senere bli opprettet en byggekomite som blir overordna styringsorgan for prosjektet. 11. Tilbudsregler. For denne anskaffelsen gjelder Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og II, åpen tilbudskonkurranse. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN. 12. Kvalifikasjonskrav. Byggherre krever at leverandøren er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det kreves at leverandøren har erfaring fra tilsvarende oppdrag.

5 Side 5 av 8 Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: a) Firmaattest b) Skatteattest for merverdiavgift c) Skatteattest for skatt d) HMS-egenerklæring Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: e) Foretakets årsregnskap eller utdrag av dette. Ved eventuelle svake regnskapstall skal tilbyder kunne dokumentere tilfredsstillende økonomi og kredittverdighet til å kunne gjennomføre oppdragene. Dette kan dokumenteres med bl.a. rating fra et anerkjent ratingbyrå eller uttalelse fra hovedbankforbindelse eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: f) Oversikt over foretakets totale bemanning g) Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt, og mottaker h) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem / kvalitetsstyringssystem Når en gruppe ev selvstendige firma leverer et felles tilbud, må dokumentasjonen fremlegges for hvert av firmaene. 13. Tildelingskriterier. Oppdraget vil bli tildelt den tilbyder som totalt sett har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Oppdragsgivers vurdering vil bli basert på følgende tildelingskriterier: Pris: Samlet pris med alle opsjoner beregnes, inklusiv alle bikostnader som skal dekkes av oppdragsgiver. Kompetanse: Her vurderes oppdragsrelevant kompetanse til aktivt utførende saksbehandlere. PGL, ARK, LARK, RIB, RIV og RIE vil bli vurdert. Oppgaveforståelse: Vurdering av tilbyders beskrivelse og forståelse av oppgaven. Kapasitet: Vurdering av tilbyders beskrivelse av kapasitet for oppstart og gjennomføring av oppdrag Tilbudet. Tilbudet skal inkludere komplette ytelser for alle fag. Eventuelle ytelser som tilbyder ikke inkluderer i sitt tilbud, skal klart og tydelig fremgå av tilbudsbrevet. Der skal leveres skriftlig tilbud med følgende opplysninger: Pris Oppdrag 1-2: honoreres etter medgått tid, ingen lønns- og prisregulering (LPS) av timepris og tilleggskostnader. a) Timepris for ytelser slik det er beskrevet i dette dokumentet. Timeprisen skal være felles for alle rådgivere i gruppen.

6 Side 6 av 8 b) Tilleggskostnader / godtgjørelser utover timehonorar skal spesifiseres slik som reiser, diett, kopiering osv. Reisekostnader (transport, reisetid, diett, med mer) skal angis som pris pr. reise for saksbehandler fra kontorsted til Ålesund og retur. Oppdrag 3-5: honoreres etter medgått tid og tilleggskostnader etter samme priser som oppdrag 1 og 2. Timepris og reisekostnader LPS reguleres. a) Timepris for ytelser slik det er beskrevet i dette dokumentet. Timeprisen skal være felles for alle rådgivere i gruppen. Tilbudt pris LPS reguleres årlig, første gang juli 2013, basert på indeks fra Statistisk sentralbyrå, tabell Byggeteknisk konsulentvirksomhet, 2. kvartal b) Reisekostnader LPS reguleres årlig etter konsumprisindeksen, første gang juli 2013, basert på totalindeks for 2. kvartal 2012 fra Statistisk sentralbyrå Kompetanse Det skal tilbys en saksbehandler på hvert av fagområdene PGL, ARK, LARK, RIB, RIV og RIE. Det skal settes opp en oversikt over navn på saksbehandlere for de ulike fagrådgivere og vedlegges CV og eventuelt annet som dokumenterer den samlede kompetanse på utdanning og erfaring. Referansepersoner oppgis på relevante oppdrag. Erfaring med idrettsanlegg, totalentrepriser og offentlige anskaffelser vil bli tillagt vekt Oppgaveforståelse Tilbyder skal levere en beskrivelse av oppgavene og oppdraget som helhet. Tilbyder skal synliggjøre forståelse for prosjektet og følgende ønskes medtatt: - Hvordan oppdraget tenkes gjennomført - Erfaringer fra tilsvarende oppdrag - Aktuelle metoder i de ulike fasene - Annet som tilbyder anser som relevant Kapasitet Oppdrag 1 ønsker byggherre å starte opp primo september 2012 og ønskes gjennomført på en effektiv måte. Øvrige oppdrag må tilpasses utviklingen i prosjektet og økonomiske bevilgninger. En ber tilbyder opplyse når oppdraget 1 kan starte og når oppdraget 1 kan være ferdigstilt. 15. Tilbudsevaluering Evaluering av pris. Oppdrag 1: For evaluering av samlet pris vil oppdragsgiver legge til grunn et stipulert samlet timetall på 150 timer og 5 personreiser. Oppdrag 2: For evaluering av samlet pris vil oppdragsgiver legge til grunn et stipulert samlet timetall på 100 timer og 3 personreiser. Oppdrag 3-5: For evaluering av samlet pris vil oppdragsgiver legge til grunn et stipulert samlet timetall på 1250 timer og 55 personreiser. Laveste godkjente pris (ikke forkastet som unormal lav) gis karakteren 6. Laveste pris + 100% gis karakteren 0. Øvrige priser gis karakter ved lineær interpolasjon mellom disse.

7 Side 7 av Evaluering av kompetanse Oppdragsgiver vil vurdere gruppens samlede kompetanse basert på vedlagt dokumentasjon, referanser fra tidligere utførte oppdrag for eller innhentede referanser fra andre oppdragsgivere. Dette kan være oppdragsgivere som tilbyder opplyser om eller andre tidligere oppdragsgivere som kontakter. Der gis karakter etter oppdragsgivers skjønn, der 6 gis til det beste tilbudet Evaluering av oppgaveforståelse Den samlede presentasjonen vil bli vurdert. Det gis karakter etter oppdragsgivers skjønn, der 6 gis til det beste tilbudet Evaluering av kapasitet Oppstart oppdrag 1 primo september 2012 og en ferdigstillelse i løpet av 10 uker er tilfredsstillende. Det gis karakter etter oppdragsgivers skjønn, der 6 gis til tilbud som tilfredsstiller byggherrens ønskede fremdrift Avklaringer I forbindelse med evalueringen av tilbudene vil oppdragsgiver om nødvendig kunne kontakte tilbydere for nødvendige avklaringer. Tilbudet er tilbyders ansvar og oppdragsgiver forholder seg rett til å tolke eventuelle motsigelser eller uklarheter i tilbudet uten å avklare Avvisning av tilbud Eventuell avvisning vil bli vurdert ihht. Forskrift om offentlige anskaffelser. Unormalt lave tilbud kan bli avvist. Dette gjelder dersom tilbudet lyder på under 75 % av de tre laveste tilbud eller under 50 % av snittet av alle tilbud. 16. Tilbudets samlede innhold. Dette er en oppsummering av hva som skal vedlegges tilbudet og det skal settes inn i perm med nummererte skilleark som angitt under: 1) Signert tilbudsbrev 2) Firmaattest 3) Skatteattest for merverdiavgift 4) Skatteattest for skatt 5) HMS-egenerklæring 6) Foretakets årsregnskap eller utdrag av dette 7) Oversikt over foretakets totale bemanning 8) Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt, og mottaker 9) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem / kvalitetsstyringssystem 10) Pris, reisekostnader og andre kostnader 11) Oppstilling av tilbudte oppdragsspesifikke saksbehandlere med CV på hver av disse og referansepersoner eller attester fra relevante oppdrag 12) Beskrivelse av oppdragsforståelse 13) Beskrivelse av oppstart og kapasitet for oppdrag 1 14) Annet som tilbyder ønsker å presentere Tilbudet skal leveres på norsk. Vedståelsesfristen for tilbudet er 3 mnd.

8 Side 8 av Tilbudsfrist. Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen: Fredag den 29. juni 2012 kl Tilbudet skal være skriftlig og skal være i lukket konvolutt. Tilbudet skal være merket på konvoluttens fremside med Tilbud rådgivningsgruppe Osane idrettshall. Postadresse:, postboks 1521, 6025 Ålesund Besøks-/ leveringsadresse:, Ålesund rådhus, Keiser Wilhelms gate 11, 6001 Ålesund. Henvendelse til resepsjonen i 1. etasje. 18. Spørsmål. Eventuelle spørsmål vedr. konkurransen stilles skriftlig til Ståle Ivar Hovden, e-post: staale.hovden@alesund.kommune.no. Alle spørsmål og tilhørende svar vil bli fortløpende meddelt samtlige tilbydere. Siste frist for spørsmål er tirsdag 26. juni 2012 kl Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 19. Valg av tilbud. Evaluering og innstilling på valg av rådgivergruppe vil bli gjort av Ålesund kommunale Eiendom KF. Meddelelsesbrev vil bli sendt alle tilbydere. 20. Kontrakt. Det forutsettes at det skal inngås gruppekontrakt med valgt rådgivningsgruppe som følger: Oppdrag 1 og 2: Kontraktsbestemmelser ihht NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag etter medgått tid. Det skal etableres et honorarbudsjett etter standardens pkt og fremdriftsplan etter pkt. 8.1 før bestilling. Oppdrag 3-5: Kontraktsbestemmelser ihht NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivingsoppdrag etter medgått tid. Det skal etableres et honorarbudsjett etter standardens pkt og fremdriftsplan etter pkt. 8.1 før bestilling. Bestilling av opsjoner kan bli gjort når politisk vedtak om fullfinansiering av prosjektet foreligger. Gyldigheten av opsjonene er 3 år. Det forutsettes at rådgivergruppen setter opp intern avtale etter NS8401 pkt. 5.5 som regulerer alle interne forhold. Kopi av avtalen skal vedlegges kontraktene med oppdragsgiver. Rådgivergruppen kan ikke delta som prosjekterende under totalentreprenør. Prosjektspråket både muntlig og skriftlig er norsk. 21. Vedlegg. Ingen.