Retningslinjer for gode brev i Strålevernet

Transkript

1 Retningslinjer for gode brev i Strålevernet Godkjent av styringsgruppen april 2011

2 Gode brev i Strålevernet Dette dokumentet inneholder Strålevernets språklige retningslinjer for brev. Når vi skriver på vegne av Strålevernet, skal vi formidle budskapet vårt på en god måte og samtidig sørge for at teksten er faglig forankret i oppdatert kunnskap og kvalitetssikret forskning. Dette stiller ikke bare krav til det faglige innholdet, men også til språk og struktur i brevene våre. Derfor har vi lagd åtte språklige retningslinjer som skal gjøre det enklere å skrive et klart og oppdatert myndighetsspråk, samtidig som vi synliggjør Strålevernets rolle som fagorgan. Slik er retningslinjene bygd opp Retningslinjene består av åtte punkter: 1. Vi stiller oss selv konkrete sjekkspørsmål om leseren før vi begynner å skrive. 2. Vi sørger for at rollene i teksten er tydelige. 3. Vi skriver brev som har en god struktur. 4. Vi varierer mellom kortere og lengre setninger. 5. Vi forklarer fagbegreper når vi ikke kan forutsette at leseren forstår dem. 6. Vi er forsiktige med å bruke kanselliord og moteuttrykk. 7. Vi er bevisste på hvordan vi bruker lov- og paragrafhenvisninger. 8. Vi bruker hovedformene innenfor målformene og følger norske rettskrivings- og tegnsettingsregler. Bakerst er det seks eksempler på brev som vi ofte skriver i Strålevernet. Eksemplene viser hvordan retningslinjene kan omsettes i praksis, og er ment å være til hjelp og inspirasjon i skrivearbeidet. Sjekk om brevet er klart og godt På neste side finner du en sjekkliste for brev i Strålevernet. Sjekklisten er ment som en hjelp i skrivearbeidet, og det er den du tar utgangspunkt i når du raskt og enkelt vil finne ut om brevet er i samsvar med Strålevernets språklige retningslinjer. De konkrete retningslinjene som følger etter sjekklisten, bruker du når du trenger tips og råd om hva du kan gjøre for å forbedre teksten din. 2

3 Sjekkliste for brev i Strålevernet 1. Tar brevet hensyn til de konkrete sjekkspørsmålene om leseren? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 1 for å lese spørsmålene. Sørg deretter for at brevet tar hensyn til sjekkspørsmålene. 2. Kommer rollene i brevet klart og tydelig fram? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 2 og se hvordan du kan få fram rollene på en god måte. 3. Er brevet godt strukturert? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 3 og få tips til hvordan du kan strukturere brevet. 4. Er setningene for lange? Har de for mange innskudd? q Ja: Gå til retningslinje 4 og se hvordan du kan skape god flyt i og mellom setningene. q Nei: Gå videre til neste spørsmål. 5. Har du forklart fagbegreper for lesere som kanskje ikke forstår dem? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 5 og få råd om hvordan du kan bruke fagbegreper på en hensiktsmessig måte. 6. Har du unngått gammelmodige ord og uttrykk og feil bruk av uttrykket i forhold til? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 6 og finn ut hvordan du kan bytte ut gammelmodige ord og skrive om i forhold til. 7. Er lov- og paragrafhenvisninger satt opp på en oversiktlig måte? q Ja: Gå videre til neste spørsmål. q Nei: Gå til retningslinje 7 og få tips til hvordan du bruker lov- og paragrafhenvisninger på en god måte. 8. Følger brevet norske rettskrivings- og tegnsettingsregler og hovedformene i målformen? q Ja. q Nei: Gå til retningslinje 8 for å lese mer om målbruk i statsforvaltningen og for å få hjelp til å skrive i samsvar med norske skriveregler. 3

4 1. Vi stiller oss selv konkrete sjekkspørsmål om leseren før vi begynner å skrive Før vi begynner å skrive, bør vi ha klart for oss svarene på spørsmålene nedenfor. Da er det lettere å skrive en klar og god tekst som er tilpasset den som skal forstå og bruke informasjonen: Hvem skal lese tekstene, og hvor kunnskapsrik er leseren? Hva vil vi at leseren skal gjøre etter at han eller hun har lest brevet? Hva vil leseren vite? Hvilke spørsmål vil han eller hun ha svar på? I hvilken rekkefølge ønsker leseren å få opplysningene? 2. Vi sørger for at rollene i teksten er tydelige For at en tekst skal kommunisere godt, er det viktig at rollene i teksten er tydelige. Dette handler om å klargjøre ansvar og oppgaver. Jo mer direkte vi omtaler rollene i brevet, desto lettere blir det å tolke brevet og å unngå misforståelser om hvem som har ansvaret for hva. Vi bruker aktive formuleringer for å få fram hvem som gjør noe Passivformuleringer er formuleringer som skjuler den som handler i setningen (Det gjøres rede for > Vi gjør rede for). Å begrense bruken av passiv handler om tydelig kommunikasjon og om å vise hvem som gjør hva i teksten. Når vi trenger å få fram hvem som skal gjøre noe, bør vi derfor bruke aktivformuleringer. Tradisjonelt har passiv vært brukt nettopp for at menneskene bak ikke skal synes. I dag er det et mye viktigere krav til offentlige myndigheter at de skal være åpne, etterrettelige og yte god service. Dermed må vi skrive slik at vi får tydelig fram hvem det er som skal gjøre noe. Formuleringer som skjuler den som gjør eller skal gjøre noe Det bes om at det raskt blir utført beregninger av utslippsspredning og stråledoser. I tillegg til de generelle kravene er det utarbeidet spesielle krav til virksomheten. Straks aktiviteten er gjennomført, skal en rapport sendes Strålevernet. Aktive formuleringer Vi ber om at dere raskt utfører beregninger av utslippsspredning og stråledoser. I tillegg til de generelle kravene har Strålevernet utarbeidet spesielle krav til virksomheten. Straks dere har gjennomført aktiviteten, skal dere sende en rapport til Strålevernet. 4

5 Noen ganger fungerer passiv godt Det er likevel ikke mulig eller ønskelig å unngå passiv helt det viktige er at vi bruker aktive formuleringer når vi trenger å få fram hvem som skal gjøre noe. Vi bruker passiv hvis vi vil framheve noe annet enn hvem som handler, eller hvis det er ukjent eller uinteressant hvem som gjør eller skal gjøre noe. Eksempler på god bruk av passiv Strålevernet minner om at radioaktivt avfall skal lagres forsvarlig. Magnetfeltmålingen ble utført med et måleinstrument av typen EMDEX II. Vi bruker personlige pronomen der det passer Når vi skal få fram rollene i et brev, bør vi henvende oss direkte til leseren og bruke personlige pronomen der det passer. Vi bruker du til enkeltpersoner og dere til virksomheter. Når det gjelder virksomheter, kan vi variere med navnet på virksomheten (Studio sol, Fredrikstad kommune, Statoil osv.). Dette betyr ikke at vi skal ha en uformell eller kameratslig tone overfor dem som er i kontakt med oss. Vi skal fortsatt ta vare på myndighetsrollen når vi kommuniserer utad, men samtidig sørge for at ansvar og oppgaver kommer klart fram. Også vi i Strålevernet skal være tydelige i tekstene På samme måte som det er viktig å få fram hvem som er mottakeren i teksten, må vi vise hvem som er avsenderen. Det gjør vi ved å bruke vi eller Strålevernet. Vi introduserer Statens strålevern tidlig i teksten og varierer deretter med vi og Strålevernet. Vi bruker ikke denne formen: Statens strålevern (Strålevernet). Formuleringer der rollene ikke er så tydelige Det må sendes en skriftlig tilbakemelding på hvordan feil og mangler er rettet. Det vises til det uanmeldte tilsynet ved Sol og sand solarium 10. oktober Det anbefales at man tar kontakt med en profesjonell radonrådgiver. Formuleringer der rollene kommer tydeligere fram Dere må sende Strålevernet en skriftlig tilbakemelding på hvordan dere har rettet opp feil og mangler. Vi viser til det uanmeldte tilsynet ved Sol og sand solarium 10. oktober Strålevernet anbefaler at dere tar kontakt med en profesjonell radonrådgiver. Vi bruker ikke høflighetsformene De og Dem I mange språk er høflig tiltaleform fremdeles vanlig, mens i norsk muntlig tale er dette helt fraværende. Høflighetsformene De og Dem er uvant for mange i dag og skaper ofte mer avstand enn det signaliserer høflighet. I regelen skal vi derfor ikke bruke høflighetsformer i brev fra Strålevernet. 5

6 3. Vi skriver brev som har en god struktur Vi gir den viktigste informasjonen tidlig i teksten Et godt brev har et tydelig hovedbudskap som leseren skal slippe å lete seg fram til. Ofte vil et vedtak eller en konklusjon være hovedbudskapet, og da skal dette komme så tidlig i teksten som mulig. I mange brev vil vi allerede i overskriften kunne gi den mest sentrale informasjonen (se punktet nedenfor om overskrifter). Deretter kan vi utdype hovedbudskapet og komme med flere argumenter og bakgrunnsinformasjon. Eksempler på at den viktigste informasjonen kommer tydelig fram tidlig i teksten Varsel om pålegg: Chemtech AS har brutt godkjenningen for behandling og lagring av radioaktive stoffer og må rette opp i dette (overskrift) Statens strålevern varsler at vi kommer på tilsyn ved Stavanger medisinske senter 20. november (innledning til brev) Vi viser til søknaden av 9. desember 2009 der Statoil søker om godkjenning til å slippe ut tritium i forbindelse med leteboring. Statens strålevern innvilger søknaden, og selve godkjenningen og vilkårene ligger ved dette brevet. (innledning til brev) I noen tilfeller er hensikten med brevet å drøfte eller kommentere noe, og da er det ikke alltid mulig å konkludere tidlig i teksten. Da kan vi starte med å klargjøre premissene for drøftingen, altså hvilke spørsmål som er aktuelle å belyse. Da får teksten en mye tydeligere retning, og det er lettere for leseren å følge resonnementet. Vi setter brevet inn i en sammenheng I tillegg til å informere om hovedbudskapet bør vi sette brevet inn i en sammenheng når vi starter på den løpende teksten. Det gjør vi enten ved å vise til tidligere kommunikasjon eller ved å forklare bakgrunnen for at vi tar kontakt. Da vil mottakeren raskt skjønne hva brevet dreier seg om, og hva vi forventer. Eksempler der brev er satt inn i en sammenheng Statens strålevern viser til søknaden fra 8. april 2008 om oppdatering av utslippstillatelsen for radioaktive stoffer. Her er rapporten fra tilsynet vi utførte 14. oktober Vi viser til tilsynet ved Medi3 AS i Ålesund som Statens strålevern gjennomførte 29. april

7 Vi bruker overskrifter som løfter fram budskapet Overskriften i et brev skal være så presis og beskrivende som mulig. For generelle overskrifter gjør det vanskeligere for leseren å skjønne hva teksten handler om. Derfor bør vi bruke mer enn ett stikkord, og vi kan gjerne bruke en fullstendig setning som overskrift. Eksempler på gode overskrifter Svar på søknaden om godkjenning av utslipp Varsel om tilsyn ved Lilleby solstudio Nå kan du få hjelp til å måle radonnivået i boligen din Vi skriver informative mellomtitler Brev som er over en halv side, bør ha mellomtitler. Mellomtitler er viktige fordi de gjør det lettere for leseren å få oversikt over innholdet i brevet. Mellomtitlene bør bestå av mer enn ett stikkord og få fram den viktigste informasjonen i avsnittet de står til. Eksempler på gode mellomtitler Vi fant ingen stråling over grenseverdiene Vilkår og konkrete krav knyttet til godkjenningen Når er radon en helserisiko? Vi benytter punktlister for å gjøre teksten mer oversiktlig Punktlister gir raskt oversikt over et tema og gjør brevet mer leservennlig. Det er spesielt nyttig å bruke punktlister ved oppramsinger. Dersom punktlistene skal fungere godt, bør formen på alle punktene være lik. Det vil si at hvert enkelt punkt skal bestå av enten en fullstendig setning, en frase eller ett eller flere stikkord. Eksempler på gode punktlister I godkjenningsperioden skal kundene deres melde fra skriftlig om disse endringene: endring av firmanavn og adresse endring av strålevernsorganiseringen eller skifte av strålevernsansvarlig ulykker, uhell og unormale hendelser der strålekilder er involvert Aktuelle lover og forskrifter vil blant annet være strålevernloven strålevernforskriften arbeidsmiljøloven forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 7

8 4. Vi varierer mellom korte og lengre setninger En god tekst med fin flyt i språket har både lengre og kortere setninger. Vi skal unngå kronglete setninger med tillegg og innskudd som gjør det vanskelig for leseren å henge med. Samtidig skal vi ikke skrive bare korte setninger, det gir teksten dårlig flyt og sammenheng. 5. Vi forklarer fagbegreper når vi ikke kan forutsette at leseren forstår dem Strålevern er et fagområde med mange begreper som ikke er vanlige i dagligtalen, og sånn må det være for at fagspråket skal bli presist. Noen av brukerne våre er innforstått med faguttrykkene, og da trenger vi ikke å forklare dem. Andre brukere, derimot, har ikke samme forutsetninger for å forstå fagbegrepene og - uttrykkene vi bruker. Da skal vi sørge for å forklare begrepene slik at de kan forstå hva vi faktisk mener. Vi kan også bruke synonymer for å forklare fagbegrepene. Dersom vi ikke finner enkle og gode synonymer, skriver vi om setningen. Eksempler på bruk av faguttrykk Strålevernet anbefaler mest mulig årsaksspesifikke radonreduserende tiltak. Når dere skal vurdere tiltak, kan dere ta utgangspunkt i årsmiddelverdien. Stråling omfatter både ioniserende og ikke- ioniserende stråling. Forslag til omskrivinger eller forklaringer Strålevernet anbefaler at de tiltakene dere velger for å redusere radon, er mest mulig direkte rettet mot den konkrete radonkilden. Når dere skal vurdere tiltak, kan dere ta utgangspunkt i årsmiddelverdien, det vil si gjennomsnittsverdien for hele året. Stråling omfatter både ioniserende og ikke- ioniserende stråling: Ioniserende stråling er energirik stråling som for eksempel røntgenstråling, gammastråling og stråling fra radioaktive stoff. Ikke- ioniserende stråling er elektromagnetisk stråling som har lavere energi enn ioniserende stråling, og omfatter blant annet UV- stråling, infrarød stråling, radiobølger og elektromagnetiske felt. 8

9 6. Vi er forsiktige med å bruke kanselliord og moteuttrykk Kanselliord er formelle, stive og gjerne gammelmodige ord og vendinger. Vi skal unngå slike ord fordi de kan gjøre budskapet vårt vanskeligere å forstå, føre til at vi virker nedlatende, og gjøre teksten tung og oppstyltet. Eksempler på dette er ord og uttrykk som vedrørende, anføre, henstille til, erverve, beskaffenhet og uten opphold. På Språkrådets nettsider ligger det en liste over kanselliord og forslag til omskrivinger: no/klarsprak/verktoy/skriverad/kansellisten/#listen. Eksempler på bruk av kanselliord Strålevernforskriften kommer til anvendelse for virksomheter som bruker strålekilder. Det forefinnes noen kvalitetskontrollrutiner for CT, men ikke for mammografi eller monitorer. Vi viser til henvendelsen vedrørende nettfrekvente magnetfelt (50 Hz) fra en trafo i underetasjen og radiofrekvente felt fra WLAN i bygget. Forslag til omskrivinger Strålevernforskriften gjelder for virksomheter som bruker strålekilder. Det finnes noen kvalitetskontrollrutiner for CT, men ikke for mammografi eller monitorer. Vi viser til henvendelsen om nettfrekvente magnetfelt (50 Hz) fra en trafo i underetasjen og radiofrekvente felt fra WLAN i bygget. Vi skal også være varsomme med å bruke moteuttrykket i forhold til Uttrykket i forhold til er ikke feil å bruke i seg selv, men det blir ofte brukt feil. Uttrykket skal bare brukes når vi sammenlikner én faktor med en annen. Hovedproblemet er at i forhold til har blitt et universaluttrykk som brukes til å uttrykke så mye ulikt at vi mister viktige nyanser. Stort sett kan vi alltid bytte ut i forhold til med mer presise ord og formuleringer. Eksempler på feil bruk av i forhold til Strålevernet anser kommunen for å være primær tilsynsmyndighet i forhold til barnehager. Strålevernet har igangsatt evalueringsarbeid i forhold til undersøkelsen. Forslag til omskrivinger Strålevernet anser kommunen for å være primær tilsynsmyndighet for barnehager. Strålevernet er i gang med å evaluere undersøkelsen. 9

10 7. Vi er bevisste på hvordan vi bruker lov- og paragrafhenvisninger Lov- og regelverkshenvisninger er nødvendige, men kan stå i veien for det innholdet vi ønsker å uttrykke. Vi skal derfor tenke nøye gjennom hvordan vi henviser til regelverket i brevene våre. Når henvisningen må med, skal den følge etter selve innholdet. I brev skal vi bruke kortformen av lov- eller forskriftsnavnet, ikke det fullstendige navnet. Eksempler på paragraftunge formuleringer Statens strålevern varsler med hjemmel i 42 i forskrift 21. november 2003 om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) om tilsyn ved Oslo universitetssykehus HF. Det følger av strålevernloven 18 annet ledd og strålevernforskriften 42 annet ledd at Statens strålevern skal ha fri adgang til å foreta målinger og undersøkelser. Forslag til omskriving Statens strålevern varsler om tilsyn ved Oslo universitetssykehus HF. Varselet har hjemmel i 42 i strålevernforskriften. Statens strålevern skal ha fri adgang til å foreta målinger og undersøkelser, jf. strålevernloven 18 annet ledd og strålevernforskriften 42 annet ledd. Vi har med et eget avsnitt om aktuelt regelverk mot slutten av brevet I mange brev har vi plikt til å henvise til de aktuelle reglene som ligger til grunn for vedtaket eller informasjonen, og dette samler vi i et eget avsnitt under overskriften Aktuelt regelverk. Da får mottakeren raskt oversikt over de relevante forskriftene og lovene. Samtidig unngår vi lange henvisninger i teksten, noe som ofte gjør språket tungt. Når vi lager et avsnitt om aktuelt regelverk, skal vi passe på følgende: Dersom brevet inneholder et vedtak, skal hjemmelen for vedtaket stå sammen med selve vedtaket. Hvis mottakeren skal følge alle reglene innenfor et kapittel, henviser vi til hele kapitlet. Vi må vurdere i hvert enkelt tilfelle om det er behov for et eget avsnitt om det rettslige grunnlaget som utdyper hvilke vurderingskriterier som ligger til grunn for begrunnelsen og/eller vedtaket. Eksempel på avsnitt om lover og regler Aktuelt regelverk Følgende lover og regler gjelder for informasjonen i dette brevet: Strålevernet kan kreve at virksomheter retter opp feil: strålevernforskriften 43 første ledd. Virksomheter må oppfylle kravene til godkjenning: 5 i strålevernforskriften. 10

11 8. Vi bruker hovedformene innenfor målformene og følger norske rettskrivings- og tegnsettingsregler Vi skriver godt på begge målformer Når det gjelder valg av målform, er det noen punkter vi bør være oppmerksomme på når vi skriver på vegne av Strålevernet. Hvilken målform skal vi bruke? Vi velger i utgangspunktet selv den målformen som er naturlig for oss når vi sender ut informasjon. Når vi har fått en henvendelse fra publikum, derimot, må vi huske på å bruke samme målform som den vi korresponderer med. Dersom vi mottar et brev på nynorsk, skal vi svare på nynorsk det samme gjelder selvsagt når vi svarer bokmålsbrukere. Hvilken stil innenfor målformene bør vi velge? Det er ingen retningslinjer for hvilken stil vi skal velge innenfor målformene, men som statsansatte skal vi alltid holde oss til hovedformene. Vi kan altså ikke velge å bruke klammeformer på nynorsk så lenge vi skriver på vegne av Strålevernet. Vi følger norske rettskrivings- og tegnsettingsregler Skrive- og tegnsettingsfeil er støy i kommunikasjonen. Derfor skal vi skrive korrekt og følge de norske skrivereglene. På Strålevernets intranett finner du en oversikt over de mest sentrale rettskrivingsreglene. I tillegg finnes det en rekke hjelpemidler vi kan bruke for å få has på rettskrivings- og tegnsettingsfeil. Her er noen av de mest sentrale: Nyttige hjelpemidler på nett Disse ordbøkene er gratis og ligger ute på nettet: og Strålevernet har også fullversjonen av Ordnett: Her finnes blant annet synonymordbok, fremmedordbok, engelsk norsk ordbok med mer. På nettstedet er det flere gode språktips. Det er også mulig å stille språkspørsmål direkte til Språkrådet, enten på e- post, sporsmal@sprakradet.no, eller på telefon Gode språktips har også nettsiden Oppslagsverk og annen nyttig litteratur Tanums store rettskrivningsordbok Kunnskapsforlaget Vinje, Finn- Erik Skriveregler. Aschehoug Vinje, Finn- Erik Bedre norsk. Språkråd fra a til å. Fagbokforlaget 11

12 Eksempelbrev 12

13 Statoil ASA Forusbreen STAVANGER Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: AB-CDEF G&H IJKL /00000/ saksbehandler: Nils Nilsen Oversendelsesbrev: Godkjenning til å slippe ut tritium i forbindelse med leteboringer Vi viser til søknaden av 9. desember 2009 der Statoil søker om godkjenning til å slippe ut tritium i forbindelse med leteboring. Statens strålevern innvilger søknaden, og selve godkjenningen og vilkårene ligger ved dette brevet. Godkjenningen har godkjenningsnummer GO Bruk godkjenningsnummeret ved framtidige henvendelser til Strålevernet om denne saken. Bakgrunnen for søknaden om å kunne slippe ut tritium i forbindelse med leteboring Statoil har søkt om godkjenning til å slippe ut 200 GBq per brønn fra totalt 8 letebrønner, som dere har planlagt å bore i I søknaden står det at det kan bli nødvendig å tilsette tritium (H-3 tritiert vann) som sporstoff i borevæsken i de tilfellene der reservoarseksjonen blir boret med vannbasert borevæske. Fordi tracerundersøkelser kan føre til utslipp av radioaktive stoffer, kreves det godkjenning fra Strålevernet for dette. Strålevernets begrunnelse for å innvilge søknaden Strålevernet konkluderer med at fordelen ved å bruke tracere er større enn de ulempene som forurensningen kan føre til. Her legger vi utslippenes størrelse og sted til grunn. Derfor kan vi godkjenne utslipp fra brønnene Fossekall, Flyndretind, Brynhild, Soleie, Spinell Sør og Jette N. Det kreves ingen utslippsgodkjenning for tracerundersøkelsene i brønnene Skrugrad og Lunde, siden det ikke forekommer utslipp av tracere her. Statoil kan gjenbruke borevæsken i visse tilfeller Statoil kan gjenbruke borevæsken i de brønnene som er omfattet av denne utslippsgodkjenningen. Dere må imidlertid søke spesifikt om utslippsgodkjenning hvis dere ønsker å gjenbruke borevæsken på andre brønner som ikke har gyldige utslippsgodkjenninger. Det trengs ingen godkjenning fra Strålevernet for å mellomlagre borevæsken. Vi gjør likevel oppmerksom på at 15 strålevernforskriften stiller krav til lagring av radioaktive kilder. Statoils strålevernansvarlig Knut Inge Andersen er registrert som sentral strålevernansvarlig hos Statoil. Dere kan klage på vedtaket Vi gjør oppmerksom på at dere kan klage på vedtaket til Miljøverndepartementet innen 3 uker etter at dere mottok dette brevet. Se det vedlagte klageskjemaet. Aktuelt regelverk Følgende regelverk er aktuelt for informasjonen i dette brevet: krav til lagring av radioaktive kilder: strålevernforskriften 15 rett til å klage: strålevernforskriften 46 og forvaltningsloven kapittel 6 Med hilsen Knut Knutsen avdelingsdirektør Jon Jonsen seksjonssjef Postadresse Postal address: Postboks 55 NO-1332 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Bank: Besøksadresse Office: Internett Internet: Telefaks Fax: IBAN: NO Grini næringspark 13, 1361 Østerås Swift address: DNBANOKK Org.nr.:

14 Chemtech AS Austråttveien SANDNES Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: AB /00000/ saksbehandler: Kari Nordmann Varsel om pålegg: Chemtech AS har brutt godkjenningen for behandling og lagring av radioaktivt avfall og må rette opp i dette Vi viser til årsrapporten fra 4. mars i år om Chemtechs behandling og lagring av radioaktivt avfall. Godkjenningen av behandling og lagring av radioaktivt avfall har nummer GP Varsel om pålegg om å oppdatere og sende inn prognoser Statens strålevern varsler om at det vil bli fattet følgende vedtak: Chemtech pålegges å lage prognoser for hvor mye avfall dere mottar årlig, og å sende Strålevernet de oppdaterte prognosene. Pålegget har hjemmel i strålevernforskriften 5. Hvis prognosene viser at dere framover vil behandle mer avfall enn det dere nå har godkjenning for, har dere i tillegg plikt til å søke om en oppdatert godkjenning. Send oss eventuelle merknader til varselet innen fristen Dersom dere har merknader eller kommentarer til varselet, må dere sende oss en skriftlig tilbakemelding. Strålevernet må ha mottatt merknadene innen 13. august. Bakgrunnen for varselet Godkjenningen setter begrensninger for mengden avfall og hvilke nuklider avfallet kan inneholde. Disse kravene må overholdes. Av årsrapporten går det fram at mengden behandlet avfall var over grensene som var gitt i godkjenningen, mens mengden lagret avfall oppfylte kravene. Andre merknader til årsrapporten Også avfall som har en spesifikk aktivitet som er under unntaksgrensene for deponeringspliktig avfall i strålevernforskriften, skal behandles forsvarlig og sendes videre til et avfallsmottak som er godkjent for endelig lagring. Dere kan lese mer om dette i veilederen Håndtering av naturlig radioaktive stoffer i forbindelse med petroleumsvirksomhet. Veilederen finner dere på nettsidene våre Vi minner om at dere også skal rapportere om mottatt, behandlet, lagret og videresendt avfall som har en spesifikk aktivitet som er under grensene for deponeringsplikt. Vi ber om at dette inkluderes i neste årsrapport til Strålevernet. Aktuelt regelverk Følgende regelverk er aktuelt for informasjonen i dette brevet: Strålevernet kan kreve at virksomheter retter opp feil: strålevernforskriften 43 første ledd. Virksomheter må oppfylle kravene til godkjenning: 5 i strålevernforskriften. Med hilsen Knut Knutsen avdelingsdirektør Jon Jonsen seksjonssjef Postadresse Postal address: Postboks 55 NO-1332 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Bank: Besøksadresse Office: Internett Internet: Telefaks Fax: IBAN: NO Grini næringspark 13, 1361 Østerås Swift address: DNBANOKK Org.nr.:

15 Medi 3 AS Serviceboks ÅLESUND Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: AB-CD-01 10/00000/ saksbehandler: Nils Nilsen Varsel om tilsyn hos Medi 3 AS i Ålesund Statens strålevern varsler om at vi kommer på tilsyn ved Medi 3 i Ålesund onsdag 29. april Varselet har hjemmel i 42 strålevernforskriften. Medi 3 har godkjenning for medisinsk bruk av røntgen med godkjenningsnummer GG Hva vil tilsynet ta for seg? Tilsynet vil primært ta for seg om vilkårene i godkjenningen er oppfylt, men vi vil også få bekreftet at dere har implementert påleggene i vårt brev fra og de øvrige forskriftskravene. Tilsynet starter med et møte der vi kort vil gi informasjon om hensikten med tilsynet. Deretter går vi gjennom dokumenter, intervjuer ansatte og undersøker de aktuelle røntgenapparatene. Tilsynet avsluttes med et møte der vi presenterer eventuelle avvik, anmerkninger og kommentarer. Tema for tilsynet Tilsynet skal gi svar på spørsmålene nedenfor. I parentes står de relevante kravene i strålevernforskriften (SVforskrift) og/eller internkontrollforskriften (IK-forskrift): Hvordan er strålevernsorganisasjonen hos dere bygget opp? ( 5 IK-forskrift) På hvilken måte er strålevern implementert i internkontrollsystemet? ( 15 SV-forskrift, 3, 4 og 5 IK-forskrift) Hvilken funksjon har strålevernsansvarlig hos dere, hvilke ressurser er avsatt til denne funksjonen, og hvor er strålevernsansvarlig plassert i organisasjonen? ( 16 SV-forskrift) Hvordan imøtekommer dere de gjeldende kravene til kompetanse og opplæring innen strålevern, strålebruk og apparatspesifikk opplæring? ( 15 og 43 SV-forskrift) Hvilket system har dere for kvalitetskontroll og vedlikehold av røntgenapparatur? ( 48 SV-forskrift) Hvordan er rutinene for å etablere representative doser og for å følge dem opp? ( 40 SV-forskrift) Hvordan sikrer dere at røntgenundersøkelser er berettiget og optimalisert? ( 37 og 38 SV-forskrift) Dere må sende oss dokumentasjon innen 27. mars I forkant av tilsynet ber vi dere gjøre følgende: Send oss en oversikt over antall røntgenapparaturer og type (fabrikat, modell, årgang) i tillegg til en kort redegjørelse over hvilke typer røntgenundersøkelser dere utfører, og omfanget av dem. Legg ved dokumentasjon på hvordan dere oppfyller kravet om å ha radiolog og medisinsk ansvarlig. Redegjør for hvordan dere håndterer den videre oppfølgningen av pasienter med positive funn. Legg ved en kopi av samarbeidsavtalen dersom dere samarbeider med andre helseforetak. Redegjør for omfanget av røntgenundersøkelser (statistikk fra 2008). Når det gjelder mammografiundersøkelser, skal dere redegjøre for hvor mange av undersøkelsene som utføres uten Postadresse Postal address: Postboks 55 NO-1332 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Bank: Besøksadresse Office: Internett Internet: Telefaks Fax: IBAN: NO Grini næringspark 13, 1361 Østerås Swift address: DNBANOKK Org.nr.:

16 henvisning fra lege, og hvilke kriterier som ligger til grunn for disse undersøkelsene. Videre ønsker vi data for hvor stor andel av disse pasientene som henvises til sykehus for videre utredning. Gi en kort oversikt over de arbeidsoppgavene som er utført av en innleid medisinsk fysiker, som kvalitetskontroll på apparaturer, optimaliseringsprosjekter, kalibreringer av dosemonitoreringsapparaturer osv. Legg også ved en kopi av kvalitetskontroll på mammografiapparatet og eventuelt fremkaller fra Fristen for å sende oss dokumentasjon er altså 27. mars Dere må ha dokumentasjon tilgjengelig under tilsynet Følgende dokumentasjon må være tilgjengelig under tilsynet: dokumentasjon på kompetanse og opplæring rapporter fra utførte kvalitetskontroller av alle røntgenapparaturer virksomhetens internkontrollsystem med tilhørende strålevernsrelaterte prosedyrer virksomhetens etablerte representative doser Disse personene fra Medi 3 må være til stede under tilsynet Vi ønsker at følgende nøkkelpersoner er til stede og tilgjengelige for intervju under tilsynet: ledelsen ved Medi 3 strålevernsansvarlig medisinsk ansvarlig ansvarlig radiolog for thorax- og skjelettfotografering ansvarlig radiolog for mammografiundersøkelsene radiografer innleid medisinsk fysiker Det er en del detaljer som ikke er avklart ennå, som det å finne aktuelle personer til intervjuene. Dette vil vi imidlertid avklare i samarbeid med strålevernansvarlig hos dere i god tid før selve tilsynet. Strålevernets tilsynsteam Tilsynsteamet fra Strålevernet vil bestå av følgende personer: Jan Johansen og Nils Nilsen. Aktuelt regelverk for tilsynet Følgende kapitler i strålevernforskriften er aktuelle for informasjonen i dette brevet: kapittel II. Generelle bestemmelser for stråling kapittel VII. Medisinsk strålebruk kapittel VIII. Administrative bestemmelser Med hilsen Kari Nordmann seksjonssjef Jan Johansen forsker 16

17 Sollia solarium Strandveien SOLSTRAND Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: Anna Hansen 2010/000000/000.1/ABC saksbehandler: Nils Nilsen Rapport etter solarietilsyn ved Sollia solarium Statens strålevern gjennomførte et uanmeldt tilsyn hos Sollia solarium 11. november, og her er rapporten som oppsummerer dette tilsynet og påpeker avvik som dere må følge opp. Dette må dere gjøre Dere må rette opp avvikene som framgår av rapporten sende en skriftlig bekreftelse til Strålevernet, med kopi til kommunen, om at avvikene er rettet opp, og hvordan dette er gjort melde fra dersom dere mener at konklusjonene i tilsynsrapporten er feil Frist for tilbakemelding og varsel om vedtak Vi skal ha mottatt en skriftlig tilbakemelding fra dere innen 2. desember Hvis vi ikke har mottatt dette, vil vi sende et pålegg om å utbedre avvikene, med varsel om tvangsmulkt. Rett opp disse avvikene Skift til godkjente rør i alle solarier. Steng av rommene 2 og 3 inntil rørene er skiftet ut. Skift ut ansiktsfilter på solariene i rommene 2 og 3 til et av typen VIT 3.4. Utarbeid en bruksanvisning med doseringsplan/solingstidstabell (anbefalte solingstider) for hver enkelt seng som samsvarer med de rørene som er i senga. Fest klistremerker med advarselstekst i en lett synlig posisjon på alle solarier. Heng opp en spesifikasjon om tillatte UV-kilder ved hver modell. Heng opp en plakat som er lett synlig i lokalet, med setningen: «Statens strålevern fraråder bruk av solarium for personer under 18 år.» Eventuelt kan setningen stå lett synlig på plakaten med advarselstekst og verneregler. Send inn melding til Strålevernet på: Aktuelt regelverk og omfang av tilsynet Ved dette tilsynet ble det kontrollert om dere oppfyller kravene i strålevernforskriften 28. Regelverket finner dere på under menypunktet Regelverk. Tilsynet er hjemlet i strålevernloven kapittel Vog strålevernforskriften kapittel VII. Postadresse Postal address: Postboks 55 N-1332 Østerås Besøksadresse Office: Grini næringspark 13, 1361 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Internett Internet: Telefon Telephone: Telefaks Fax: Bankkonto Bank account: IBAN: NO Swift address: UBNONOKK Org.nr.:

18 Personer som var til stede under tilsynet Følgende personer var til stede under tilsynet: Nils Nilsen, overingeniør i Strålevernet Jan Johansen, miljørettet helsevernkonsulent i Solstrand kommune Nyttig informasjon og materiell til solarieeiere På Strålevernets nettsider, finner dere mer informasjon og nyttig materiell: Under menypunktene «UV, sol og solarium» og «Informasjon til solarieeier» ligger generell informasjon om solarier. Mer spesifikk informasjon om tillatte solarier og rør/lamper finner dere på Strålevernets solarieoversikt: Vi presiserer at listene på Strålevernets solarieoversikt er de som til enhver tid er gyldig. På Strålevernets solarieoversikt finner dere i tillegg lenker til plakater som blant annet inneholder advarselstekst og verneregler som fraråder personer under 18 år å bruke solarier, eksempel på doseringsplan / anbefalte solingstider, tekst til advarselsmerke og UV type 3-merke og veiledning for dere som driver solstudio. Informasjonen er sammenfattet i veileder nr. 3 som ligger på nettsidene. Leverandøren bør også kunne hjelpe dere med klistremerker og doseringsplaner / anbefalte solingstider. Med hilsen Anne Olsen seksjonssjef Nils Nilsen overingeniør Kopi: Vedlegg: Solstrand kommune, helseetaten, ved Jan Johansen Omfanget og resultatet av tilsynet Utførte målinger 18

19 Kristiansund Røntgeninstitutt Konzul Knudsensgate KRISTIANSUND N Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: AB-CD /00000/000.1/ABC saksbehandlere: Kari Nordmann og Nils Nilsen Vedtak om stengning av mammografilaboratoriet ved Kristiansund Røntgeninstitutt Statens strålevern gjennomførte tilsyn ved Kristiansund Røntgeninstitutt 18. mars, 15. april og 17. juni Vi viser til den tilsendte tilsynsrapporten og til den vedlagte måletekniske rapporten. Vedtak om å stenge mammografilaboratoriet ved Kristiansund Røntgeninstitutt Strålevernet vedtar å stenge mammografilaboratoriet ved Kristiansund Røntgeninstitutt med umiddelbar virkning. Vedtaket har hjemmel i strålevernloven 19 annet ledd og strålevernforskriften 43 annet ledd, jf. strålevernforskriften 30 første ledd og 35 første og tredje ledd. Kristiansund Røntgeninstitutt har fått forhåndsvarsel om stengningen Vedtaket om å stenge mammografilaboratoriet ble varslet muntlig per telefon mandag 22. juni kl. 14 til Einar Hjelkrem. Fristen for å komme med en uttalelse til varslet var kl. 14 onsdag 24. juni Begrunnelsen for stengningen Strålevernet avdekket ustabilt og suboptimalt utstyr, høye stråledoser, dårlig bildekvalitet og manglende rutiner for kvalitetskontroll under tilsynene ved Kristiansund Røntgeninstitutt. Utstyr og prosedyrer tilfredsstiller dermed ikke strålevernforskriftens krav. Etter Strålevernets skjønn vil en fortsatt bruk føre til et betydelig skadepotensial som utgjør en vesentlig helsefare. Dette må dere gjøre før vedtaket om stengning eventuelt kan oppheves Før mammografivirksomheten eventuelt kan starte opp igjen, må dere sende inn dokumentasjon til Strålevernet som viser at de omtalte manglene i rapporten er utbedret. Dere må dokumentere at stråledosen (midlere brystkjerteldose) er mindre enn 2 mgy bildekvaliteten er tilfredsstillende dere bruker tilfredsstillende monitorer (5 megapiksel) dere har et system for jevnlig å kontrollere stråledose og bildekvalitet Dere kan klage på vedtaket Vi gjør oppmerksom på at dere kan klage på vedtaket til Helse- og omsorgsdepartementet innen 3 uker etter at dere mottok dette brevet. Se det vedlagte klageskjemaet. Aktuelt regelverk for tilsynet Følgende lover og regler er aktuelle for vedtaket i dette brevet: forvaltningsloven 16 første og annet ledd strålevernloven kapittel IV. Administrative bestemmelser, straff og ikrafttredelse strålevernforskriften kapittel III. Bestemmelser for ioniserende stråling kapittel VII. Medisinsk strålebruk strålevernforskriften kapittel VIII. Administrative bestemmelser Postadresse Postal address: Postboks 55 NO-1332 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Bank: Besøksadresse Office: Internett Internet: Telefaks Fax: IBAN: NO Grini næringspark 13, 1361 Østerås Swift address: DNBANOKK Org.nr.:

20 Med hilsen Ivar Andersen avdelingsdirektør Kari Nordmann seniorrådgiver Vedlegg: Kopi: Måleteknisk rapport fra tilsyn ved Kristiansund Røntgeninstitutt Skjema: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak Fylkeslegen i Møre og Romsdal 20

21 Helse- og omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: AB-CD-01 10/00000/ saksbehandler: Nils Nilsen Internkontrollsystemet i Statens strålevern Vi viser til etatsstyringsmøtet 10. mars 2010, hvor Helse- og omsorgsdepartementet orienterte om at departementet vil be om en nærmere og samlet redegjørelse om internkontrollsystemene i Statens strålevern på høstens etatsstyringsmøte. Etter hva vi forstår, trenger departementet å få tilsendt materiale nå, i tillegg til rapporteringen departementet får til høsten. Nedenfor har vi derfor kort gjort rede for internkontrollsystemene og lagt ved noe dokumentasjon. Strålevernets oppgaver og produksjon Mandatet Strålevernet har fått tildelt fra de overordnede myndighetene, danner basisen for vår produksjon. I strategisk plan har vi tolket mandatet og beskrevet oppgavene nærmere, mens den årlige virksomhetsplanen beskriver produksjonen vi har blitt pålagt å gjennomføre (tildelingsbrev, føringer), og den produksjonen vi for øvrig mener er viktig å prioritere. Strålevernets produksjon kan grovt sett deles inn i disse kategoriene: tolkning av tildelingsbrev og føringer samling av innspill og forslag planlegging og ressursallokering gjennomføring rapportering, framleggelse av avvik revidering endelig rapportering og evaluering Ansvarsfordelingen i Strålevernet Direktøren i Strålevernet har ansvaret for og fører kontroll med at vi har et tilstrekkelig internkontrollsystem, og at dette systemet faktisk fungerer. Direktøren har også ansvaret for den endelige kvalitetssikringen og vedtar plandokument. Plandokument er for eksempel alle dokument som er omtalt i vedlegget til tildelingsbrevet (kalender for rapportering). Avdelingslederne ved Strålevernet har fått delegert ansvaret for alle deler av gjennomføringen av produksjonen også den utøvende kontrollen. Oppbygningen av internkontrollsystemet Internkontrollsystemet bygger på tre hovedelementer: sentralt regelverk, interne veiledninger og tilpasninger av regelverket, i tillegg til IKT-baserte administrative hjelpeverktøy. Målet for oppbygningen av systemer og rutiner som er knyttet til internkontrollsystemet, er å sikre at vi ikke overskrider budsjettet vi oppdager manglende måloppnåelse og resultatkrav ressursbruken er effektiv regnskapet og informasjon om regnskapet holder mål verdiene forvaltes samvittighetsfullt Postadresse Postal address: Postboks 55 NO-1332 Østerås E-post postmottak@nrpa.no Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Bank: Besøksadresse Office: Internett Internet: Telefaks Fax: IBAN: NO Grini næringspark 13, 1361 Østerås Swift address: DNBANOKK Org.nr.:

22 økonomistyringen stemmer overens med regelverket vi oppdager eventuelle misligheter Internkontrollen sikrer at Strålevernet kan sannsynliggjøre at den planlagte produksjonen skjer innenfor rammen av god forvaltning av både de økonomiske og de personellmessige ressursene. Den sikrer også at vi har en forsvarlig sikring av verdier. Interne veiledninger, dokumenter og tilpasninger til regelverket Strålevernet har disse veilederne i arbeidet med plandokumentene: notat: «Arbeid med fellesdokumenter» (et årlig notat) veileder: «Om risikostyring» (internt opplegg for risikostyring) tillegg til tildelingsbrev: «Kalender for rapportering» Strålevernet har disse føringene for økonomi- og personalforvaltningen: intern økonomiinstruks i Strålevernet retningslinjer for anskaffelser/innkjøp i Strålevernet intern arbeidsfordeling når det gjelder rådgivning på økonomiområdet veiledning for godtgjøring av reise- og arbeidstid i inn- og utland lønnsprognoser (vi har lagt ved et eksempel på dette) melding om oppfølging av sykefravær og annet fravær IKT-strategi (under revisjon) personaladministrativt og -politisk dokument (under revisjon) Når det gjelder forvaltning av verdier, kan vi blant annet nevne at Strålevernet har fysisk sikring og adgangskontroll av eiendommene samt vakttjeneste til eiendommene program for drift og vedlikehold av lokaler inkludert brannvern beredskapsplaner for håndtering av kriser, nødstrøm, alternativ telekommunikasjon mv. program for vedlikehold av kritisk instrumentering avtale om bedriftshelse- og vernetjeneste dokumentert IKT-, personell- og dokumentsikkerhet som er i henhold til sikkerhetslovgivning mv. Vi har ikke lagt ved dokumentasjon for de siste punktene. IKT-baserte administrative hjelpeverktøy Strålevernet har avtale med Statlig senter for økonomistyring (Region Stavanger) om å levere verktøy til økonomi- og personalforvaltningstjenester. Dette gjelder: Agresso økonomi og regnskapsføring: standardmodul pluss logistikk- og fakturabehandling i tillegg til planlegger og budsjettering Comtempus elektronisk fakturabehandling SAP HR lønn i tillegg til ESS (ansattes selvbetjeningsmodul) og MSS (lederes selvbetjeningsmodul) Med hilsen Arne Asbjørnsen direktør Tore Torsen avdelingsdirektør 22