Møteinnkalling Kommunestyret

Transkript

1 Møteinnkalling Kommunestyret Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Møtetid: Kl Møtet starter med en orientering: Prosjektleder orienterer om status i arbeidet med prosjekt Nordre Follo. Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: KST-1/18 ORIENTERINGSSAKER TIL KOMMUNESTYRET KST-2/18 NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR FELLES KOMMUNESTYREMØTER FOR OPPEGÅRD OG SKI KOMMUNE KST-3/18 NORDRE FOLLO KOMMUNE - VISJON KST-4/18 NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA KST-5/18 NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR OPPGAVEUTVALG KST-6/18 NORDRE FOLLO - BUDSJETTSTRATEGIER KST-7/18 NORDRE FOLLO KOMMUNE - BUDSJETT , FELLESNEMND Ski, Hanne Opdan ordfører

2 Saksbehandler: Iren Hagen Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 18/66-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Kommunestyret 1/ ORIENTERINGSSAK TIL KOMMUNESTYRET Organisasjonsutvikling; prosess, mål, verdier og prinsipper

3 Saksbehandler: Tove Næs Arkiv: 033 &00 Arkivsaksnr.: 17/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 2/ NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR FELLES KOMMUNESTYREMØTER FOR OPPEGÅRD OG SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Forslag til reglement vedtas. Saksutredning: Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Det er behov for at ordførerne kan innkalle tilfelles kommunestyremøter i løpet av sammenslåingsprosessen. Møtene vil være åpne og bli annonsert på vanlig måte. Hjemmelsgrunnlag Inndelingslova 25 og kommuneloven 39 nr 1 og 2. Vurderinger, alternativer og begrunnelser Som et ledd i prosessen med å bygge ny kommune, har Oppegård og Ski kommune bestemt å avholde jevnlige felles kommunestyremøter mellom de to kommunestyrene. For å kunne gjennomføre disse møtene på en effektiv og god måte, fremlegger administrasjonssjefen forslag til reglement for slike møter. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at forslag til reglement tiltres. Ski, Jane Short Aurlien konst rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Forslag til reglement Vedlegg som ligger i saksmappen:

4 Saksbehandler: Ingvild Belck-Olsen Arkiv: 140 Arkivsaksnr.: 18/62-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 3/ NORDRE FOLLO KOMMUNE - VISJON Forslag til vedtak: «Best sammen» blir visjonen for Nordre Follo kommune. Saksutredning: Sammendrag Høsten 2017 er det gjennomført medvirkningstiltak for å komme frem til en visjon for Nordre Follo kommune. Ut fra arbeidet i verksteder og gjestebud er det jobbet med grunnlaget for en visjon for Nordre Follo og rammer for samfunnsdelen av kommuneplanen. Denne saken redegjør for arbeidet med å komme fram til et visjonsforslag. Vedlagt følger sluttrapport fra Asplan Viak som har bistått med råd og prosessveiledning. Valg av visjon er en politisk beslutning. Arbeidsutvalget innstiller med dette en sak med forslag til visjon til behandling i Fellesnemnda. Fellesnemnda oversender sitt vedtak til formannskapene som innstiller til kommunestyrene. Visjon for Nordre Follo kommune I prosjektplanen vedtatt av kommunestyrene i mai 2017 heter det at man under fase 1 (frem til kongelig resolusjon høsten 2017) skal ha startet arbeidet med visjon for den nye kommunen som del av kommuneplanarbeidet. Videre heter det at arbeidet med å lage visjon for Nordre Follo kommune er en politisk oppgave, med involvering av innbyggere, lag, foreninger, næringsliv og ansatte. Visjonen skal inspirere og gi retning for hvor vi vil med den nye kommunen. Visjonen bygger på målene for den nye kommunen i intensjonsavtalen. Visjonen for den nye kommunen bør lages tidlig i prosjektprosessen og skal være førende for gjennomføringen av prosjektet. Foreløpig fellesnemnd hadde til orientering sak om visjonsprosess for Nordre Follo kommune i møte 21. juni Visjonsprosessen er i stor grad gjennomført i henhold til notatet. Hva er en visjon? Å lage en visjon handler om å skape et fremtidsbilde. Et bilde som består av ønsker, behov og drømmer. Det skal være mulig å oppnå en visjon, men det skal ikke være lett. Å skape en visjon kan være et viktig bidrag for å lykkes med det man ønsker. En god visjon kan bidra til å gi fremtidsretning, og noe å styre etter. Den skal være motiverende og overbevisende. Barn og unge, øvrige innbyggere, innbyggere aktive i lag og foreninger, næringsliv og ansatte og politikere i Oppegård og Ski har vært medvirket i å lage visjonsforslag for den nye kommunen. Medvirkningstiltakene er gjennomført i september og oktober 2017.

5 2 Metodene som er brukt i medvirkningsprosessen: Verksted for kommunestyrene, ansatte, barn og unge og næringsliv. Kommunestyrene og ansatte deltok i prosesser for å komme fram til visjonsforslag, mens barn og unge og representanter fra næringslivet ble invitert til å respondere på forslag til visjon og eventuelt formulere egne forslag. Gjestebud: Enkeltpersoner har vært invitert eller meldt seg til å være gjestebudverter. Å være vert innebærer å arrangere gjestebud hjemme hos seg selv eller et annet sted, for familie, venner og/eller bekjente og drøfte noen spørsmål. Gjestebudene har levert tilbakemelding og innspill på utvalgte forslag til visjoner. Det er gjennomført om lag 20 gjestebud. Verksteder og gjestebud har skapt engasjement blant de som har deltatt og gitt viktig grunnlag for forslagene til visjon. Materialet fra medvirkningsprosessen vil bli presentert på kommunenes nettsider i forbindelse med vedtak av visjon. Ønskede bieffekter av en god visjonsprosess er å bygge et godt omdømme, at innbyggerne opplever god informasjon og kommunikasjon, og engasjement for den nye kommunen. For at en visjon skal være god og «virke», er det viktig med god implementering. I første omgang er det viktig at visjonen blir lagt til grunn for arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel og arbeidet med å utarbeide verdier for den nye kommunen. Visjonen kan også inngå i grafisk profilering av kommunen, og som tema for arrangementer før sammenslåingen for innbyggerne. Hva er folk opptatt av? Det kom inn en rekke forslag til visjoner i verkstedene for politikere og ansatte: Like muligheter for alle/på lag med naturen Sammen om mangfoldig og innovativ framtid Hånd i hånd for framtiden Nordre Follo godt for deg Nordre Follo der du betyr noe Vi skaper fremtiden sammen Nær, skapende og ansvarlig Nordre Follo engasjert, digital og miljøfokusert Folkefest for folk flest Miljø og mennesker aktivt sted for alle noe for folk flest Tilhørighet gjennom mangfold og mestring Nordre Follo grønn, nær og nyskapende Sammen for et godt liv En aktiv befolkning med samspill - med en bærekraftig utvikling Vi tar kloke valg Nær og modig Nær og nyskapende KJEMPEBRA! Best sammen Sammen bygger vi en nær og levende kunnskapskommune Innovativ og bærekraftig i dialog med engasjerte innbyggere Grønn teknologi i sunn harmoni Med trygghet og samhold skaper vi

6 På bakgrunn av visjonsforslagene fra verkstedene ble følgende forslag testet ut i responsfasen, det vil si på verkstedene for barn og unge og næringslivet og gjestebudene: 1. Vi tar grønne valg 2. Nordre Follo, der du betyr noe 3. Nordre Follo vi skaper fremtiden 4. Nordre Follo naturligvis 5. Et nyskapende og modig Nordre Follo 6. I Nordre Follo vil vi vokse sammen 7. Nordre Follo modig og nær 8. Bli med på veien til et livskraftig Nordre follo 9. Vi skaper gode liv Av disse var det flest som valgte nummer 2, 3, 5 og 9. I responsfasen kom det også bearbeidede eller nye forslag til visjoner: Vi skaper den gode fremtiden Lev i nuet med fremtiden i huet Nordre Follo trygt og nært Der alle vil bo 3 I bearbeidingen av innspillene fra verkstedene og gjestebudene, var det noen ord som gikk igjen: Skaper Fremtid Trygt Nært Sammen/vi/du Modig Mange likte «Der du betyr noe», samtidig var fellesskapsbudskapet det viktigste budskapet for de fleste. Mange likte også å bli sett og føle at visjonen snakker til dem direkte, det inkluderende, og at alle må bidra for å skape resultater. Visjonsforslagene kan deles inn i tre temaer: Fellesskap, fremtid og miljø. Noen visjonsforslag inneholder alle tre, noen to og noen ett av disse. Fellesskap Nordre Follo godt for deg Nordre Follo der du betyr noe Vi skaper gode liv/ Gode liv/ Vi skaper gode liv for alle/ Sammen for et godt liv Best sammen Sammen bygger vi en nær og levende kunnskapskommune Sammen skaper vi Nordre Follo I Nordre Follo vil vi vokse sammen Alene bra men felles best, det er mye bedre Med trygghet og samhold skaper vi Der alle vil bo Tilhørighet gjennom mangfold og mestring KJEMPEBRA! Ta vare på alle og la alle bli hørt Et rettferdig og trygt sted for alle Nordre Follo trygt og nært Folkefest for folk flest Vi tar vare på store og små Nordre Follo et sted å elske

7 4 Fremtid Like muligheter for alle Flere muligheter Sammen om en mangfoldig og innovativ framtid Hånd i hånd for framtiden Vi skaper framtiden sammen/ Vi skaper fremtiden/ (Den gode) fremtiden skaper vi her En fremtid å elske Nær, skapende og ansvarlig Nær og nyskapende Nyskapende og modig/ Et nyskapende og modig Nordre Follo Nær og modig Lev i nuet med fremtiden i huet/ Ta vare på nuet med fremtiden i huet Vi tar kloke valg Miljø På lag med naturen Nordre Follo engasjert, digital og miljøfokusert En aktiv befolkning med samspill med en bærekraftig utvikling Nordre Follo grønn, nær og nyskapende Grønn teknologi i sunn harmoni Bærekraftig utvikling for et tryggere samfunn Modig, nær og bærekraftig Nordre Follo naturligvis. Et sted å elske Miljø og mennesker aktivt sted for alle noe for folk flest Innovativ og bærekraftig dialog med engasjerte innbyggere Vurderinger, alternativer og begrunnelser Det er viktig å utvikle eierskap til visjonen blant politikere, ansatte og innbyggere. Eierskapet bygges allerede i utviklingen av visjonen. Innspillene som er innhentet i prosessen bør legges til grunn for valg av visjon. Valg av visjon er en politisk oppgave. Ansvar for implementeringen av visjonen er både politisk og administrativt. Det er en tydelig retning på det foreliggende materialet. Politikere, ansatte og innbyggere er opptatt av fellesskap, fremtid og miljø, enten hver for seg eller i kombinasjon. Arbeidsutvalget foreslår at «Best sammen» blir visjonen for Nordre Follo kommune. AU begrunner dette med følgende: - Fellesskap var ett av de gjennomgående temaene blant innspillene fra de som deltok i visjonsprosessen. «Best sammen» indikerer at man kan få til mer sammen enn hver for seg, og signaliserer omsorg og trygghet. Den nye kommunen skal blant annet legge til rette for og utvikle gode oppvekstvilkår for barn og unge og gode lokalsamfunn. Det gjør vi best sammen. - Gode tjenester utvikles sammen med innbyggerne og andre samarbeidsparter som frivillige lag og foreninger, entreprenører, næringsliv og regionale og statlige aktører. - Et styrket lokaldemokrati innebærer at innbyggere og andre tas med i gode og inkluderende prosesser der vi sammen kommer frem til god løsninger.

8 5 - Visjonen «Best sammen» gir rom for mange forståelser av hva best sammen betyr for den enkelte innbygger, ansatt eller næringsaktør, og for den nye kommunen som helhet. En ulempe med visjonen «Best sammen» er at den er bred, og dermed kan gi for lite retning for den nye kommunen. Det er viktig å fylle visjonen med innhold og forankre den blant innbyggere, ansatte og samarbeidsparter etter at den er vedtatt. Anbefaling Det anbefales at «Best sammen» blir visjonen for Nordre Follo kommune. Ski, Jane Short Aurlien konst rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Rapporten Visjonsprosess for Nordre Follo fra Asplan Viak Vedlegg som ligger i saksmappen:

9 Saksbehandler: Tove Næs Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 18/5-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 4/ NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA Forslag til vedtak: Forslag til reglement for Fellesnemnda Nordre Follo kommune vedtas. Saksutredning: Sammendrag I tillegg til at fellesnemnda er gitt oppgaver direkte i Inndelingslova 26, kan de respektive kommunestyrene delegere andre oppgaver og myndighet til fellesnemnda i svært stor grad. Grensen går ved daglig drift av de respektive kommunene. Både avtale om sammenslåing og sak om fellesnemnd for Nordre Follo inneholder bestemmelser om fullmakter, oppgaver og innstillingsmyndighet for fellesnemnda. Inndelingsloven forutsetter at dette reguleres i egne reglement som vedtas i hvert av kommunestyrene. Fellesnemnda vedtok i sitt møte forslag til reglement for fellesnemnda, til behandling i felles kommunestyremøte Fellesnemnda fattet slik enstemmig vedtak i saken: «1. Forslag til reglement vedtas under forutsetning av at kommunestyrene godkjenner pkt 4 bokstav a og c, kulepunkt 2 i reglementet» På bakgrunn av denne prosessen og vedtaket er forslaget kvalitetssikret og det er utarbeidet et sammenstillingsnotat som beskriver forholdet mellom forslag til reglement og referansene til samarbeidsavtalen og annet lovverk. Forslag til reglement fra Fellesnemnda kan vedtas forutsatt kommunestyrenes godkjenning. Hjemmelsgrunnlag Inndelingslova 26 og avtale mellom Oppegård og Ski om sammenslåing av de to kommunene fremforhandlet ,og vedtatt i de respektive kommunestyrene. Vurderinger, alternativer og begrunnelser De to kommunestyrene behandlet i juni 2017 sak om oppnevning av fellesnemnd. Denne bygger bla.a. på avtale om sammenslåing av de to kommunene som sier følgende i kap 9: «Fellesnemnda behandler alle prinsipielle forhold som gjelder sammenslutning av kommunene. Kommunene har ansvaret for sin egen drift frem til og med Spørsmål som er av betydning for den nye kommunen forelegges fellesnemnda før vedtak fattes. Fellesnemnda kan på eget initiativ uttale seg om saker som er til behandling i kommunenes forskjellige utvalg, og som kan ha konsekvenser for sammenslutningsprosessen og den nye kommunen, herunder kommuneplanene».

10 2 I tillegg har avtalen om sammenslåing bestemmelser om hhv. fullmakter til fellesnemnda, innstillingsrett til nytt og eksisterende kommunestyrer samt oppgaver til fellesnemnda. Disse er gjentatt i omtalte kommunestyresak om oppnevning av fellesnemnd. I rundskriv om Inndelingslova sies følgende i kap : «Det er opp til kommunane eller fylkeskommunane sjølve å bli samde om kva oppgåver og fullmakter fellesnemnda skal ha i tillegg til dei som er gitte i lova, jf. 26 fjerde ledd første punktum. Lovforarbeida uttaler at det ikkje bør gå for lang tid før den nye kommunen er operativ». Budsjett for fellesnemnd: For at fellesnemnda skal kunne ivareta sine økonomiske forpliktelser som lønn til prosjektstaben, samt gis en økonomisk handlefrihet innenfor eget budsjett til å bl.a. dekke befaringer, studieturer, seminarer o.l. for representantene i nemnda og administartive medarbeidere som deltar, må det vedtas en budsjettramme samt vedtas bestemmelse som sikrer administrasjonssjefen/prosjektleder handlefrihet innenfor eget budsjett. Det er derfor forelått egen bestemmelse om dette i vedlagte reglement som skal ivarta dette behovet, se pkt 4 bokstav a og c, kulepunkt 2. Delegeringsreglement til arbeidsutvalg og administrasjonssjef/prosjektleder fremmes i egen sak. Reglement for PSU for sammenslåingsprosessen fremmes i egen sak. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at forslag til reglement vedtas. I avtalen kap 12, avsnitt 4, fremgår følgende: «Arbeidsoppgaver og fullmakter som ikke er regulert i inndelingslova fastsettes i reglement som vedtas i de respektive kommunestyrene, jf. inndelingslova 26 (4)». For at overgangen til ny kommune skal bli så sømløs som mulig, og ikke ta for lang tid før den nye kommunen er operativ, er det viktig at fellesnemnda gis oppgaver og fullmakter som underbygger dette. Forslag til reglement gjenspeiler dette. Ski, Jane Short Aurlien konst rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Forslag til reglement for fellesnemnda Nordre Follo kommune b) Oversiktsnotat vedr. reglement, samarbeidsavtale og lovgrunnlag c) Forskrift om sammenslåing av Oppegård kommune og Ski kommune til Nordre Follo kommune Vedlegg som ligger i saksmappen:

11 Saksbehandler: Kristin Holler Arkiv: 033 &00 Arkivsaksnr.: 18/58-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 5/ NORDRE FOLLO - REGLEMENT FOR OPPGAVEUTVALG Forslag til vedtak: Vedlagte reglement for oppgaveutvalg vedtas. Saksutredning: Sammendrag Oppgaveutvalg er en metode for medvirkning og samskaping hvor lokalpolitikere samarbeider med innbyggere om å utvikle ny politikk, lage forslag til strategier og tiltak. Bakgrunn for saken I samarbeidsavtalen for Nordre Follo er det vedtatt mål om at Nordre Follo er en demokratisk og inkluderende kommune for innbyggere og egne ansatte. Det heter videre at: «Det skal legges til rette for et levende lokaldemokrati basert på innbyggermedvirkning og deltagelse. Den nye kommunen skal understøtte lokalt engasjement og stedsutvikling, herunder samarbeid med lag, foreninger og frivilligheten.» Det vises til Fellesnemnda vedtak av 4. desember 2017 sak 16/17, hvor det ble vedtatt at Fellesnemnda skal ta i bruk Oppgaveutvalg som metode for samskaping i arbeidet med å bygge Nordre Follo. Administrasjonssjefen ble bedt om å legge fram sak om reglementfor arbeidet og mandat for valgte oppgaveutvalg. Økonomiske og administrative konsekvenser Til hvert oppgaveutvalg, blir det i tillegg til administrative ressurser også foreslått en pengesum som oppgaveutvalget får til disposisjon i arbeidet. Summen kan variere. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at vedlagte reglement vedtas. Ski, Jane Short Aurlien konst rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Reglement for oppgaveutvalg Vedlegg som ligger i saksmappen:

12 2

13 Saksbehandler: Sissel Hodder Hovden og Terje Trovik Arkiv: 033 &00 Arkivsaksnr.: 18/64-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 6/ NORDRE FOLLO - BUDSJETTSTRATEGIER Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Saksutredning: Sammendrag Arbeidet med Nordre Follos økonomiske politikk og budsjettstrategier er i en innledende fase. Denne saken viser hvordan prosjektleder jobber videre gjennom eget delprosjekt på området. Saken viser også hvordan de budsjettstrategiene som allerede er identifisert vil følges opp gjennom utvidete kunnskapsgrunnlag for ulike delprosjekt og arbeidsgrupper. Arbeidet med oppfølging av budsjettstrategiene vil ha særlig forankring i delprosjektet «Økonomisk politikk og handlingsregler». Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser 1) Delprosjekt «Økonomisk politikk og handlingsregler» er i henhold til prosjektplanen for Nordre Follo, vedtatt av kommunestyrene , definert som delprosjekt med særskilt koordineringsbehov mot politisk nivå. I henhold til planen skal delprosjektet: Utarbeide årlig budsjett for sammenslåingsprosessen Gjennomgå kommunenes posisjoner i fond, stiftelser, aksjeselskaper, pensjonsfond og garantiforpliktelser - Utarbeide forslag til handlingsregler Utarbeide forslag til harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetaling Utarbeide forslag til økonomi- og handlingsplan for for Nordre Follo Som resultat av disse punktene vil delprosjektet være den viktigste administrative pådriver til utforme den økonomiske politikken i Nordre Follo fra 2020, og bidra til harmonisering av økonomiske premisser på veien mot ny kommune. Resultatet av delprosjektets arbeid vil komme til uttrykk gjennom kommunenes budsjett og økonomiplaner, og i form av økonomi- og finansreglement. Det er et omfattende arbeid som skal gjennomføres, og det vil være avgjørende å harmonisere budsjetter og tenkningen om økonomiske premisser på en måte som gir godt eierskap til innholdet både for basisorganisasjoner, og det fremtidige Nordre Follo. Sammen skal vi «lære å gå før vi kan løpe». Gjennom høsten 2017 er delprosjektets rammer ytterligere avklart og avgrenset mot andre delprosjekt, og egen plan for delprosjektet planlegges å foreligge innen mars Prosjektets resultater planlegges med avklarende prosesser med politisk styre, og innenfor prosjektets rammer med involverende og tverrfaglige prosesser administrativt. Prosessene skal sikre at fremtidige beslutninger vedtas på grunnlag av et kjent og omforent kunnskapsgrunnlag, som peker vei mot økonomisk bærekraft.

14 Fellesnemnda har i sin behandling av kommunenes investeringsbudsjetter (Sak 15/17) allerede pekt på følgende strategier som omtales ytterligere i under sakens vurdering: 2 Utarbeide et felles kunnskapsgrunnlag om budsjettforutsetningene for Nordre Follo. Herunder videreutvike og sikre et felles grunnlag og forståelse av befolkningsprognoser og demografisk sammensetning. Det vil særlig være behov for fokus på utvikling i barnetall og betydningen for nærskoleprinsippet. Etablere planreserver for å sikre effektiv behandling av byggesøknader. Utarbeide en behovskartlegging for alle formålsbygg i Nordre Follo. Harmonisering til felles bærekraftig tjenestenivå ved å vurdere tjenesteomfang og kvalitet. Gjennomføre vedtatt eiendomssalg for å avhjelpe lånebehov. Foreslå løpende tilpasning av investeringsplaner til behov, og prioritering av tiltakene. Utvikle økonomiske budsjettstrategier fra 2019 for å sikre en bærekraftig økonomi for Nordre Follo. Nivå på netto driftsresultat, fond og gjeld er områder det bør utredes budsjettstrategier for. Etablere felles rammeavtaler, eksempelvis skolebygg og barnehager. Arbeidet i delprosjektet «Økonomisk politikk og handlingsregler» vil gi et felles kunnskapsgrunnlag om økonomiske forhold, og de enkelte budsjettkomponentene for Nordre Follo. I det arbeidet vil det kontinuerlig være fokus på å identifisere og følge opp også andre budsjettstrategier som skal bidra til å sikre økonomisk bærekraft og gevinstrealisering. Delprosjektet vil jobbe helhetlig både i forhold til nivå på både drift og investeringer. Det betyr at i tillegg til å tilpasse investeringer til behov/befolkningsvekst, skal også andre budsjettforutsetninger vurderes for å styrke økonomisk bærekraft: Utnyttelse av inntektspotensiale. Kostnadsanalyser ved utforming av tjenestetilbud. Kostnadsdempende vekst gjennom langtidsplanlegging. 2) Fellesnemnda har i sitt møte i sak 15/17 behandlet investeringer I saken ble det vist at det vedtatte investeringsnivået frem mot Nordre Follo, hensyntatt både befolkningsvekst og driftsfølgevirkninger medfører et inndekningsbehov. Dette samsvarer med de vedtatte økonomiplanene for Oppegård og Ski, som viser et inndekningsbehov på i størrelsesorden 200 mill. kroner. I diagrammet nedenfor vises dette som redusert handlingsrom i driften/inndekningsbehov dersom nye investeringer gjennomføres som forutsatt i kommunenes budsjett og handlingsprogram. I diagrammet det lagt til grunn en forutsetning om 1,5 prosent befolkningsvekst når inntektene og utgiftene er estimert. Illustrasjonen nedenfor bygger på statistikk om driften for kommunene, og planlagt investeringsnivå. Tallstørrelsene i diagrammet er ikke 1:1 sammenlignbare med økonomiplanene - dette fordi kommunenes budsjetter fortsatt ikke er samordnet i budsjettmetodikk og begrepsbruk.

15 3 Hjemmelsgrunnlag Prosjektplanen for Nordre Follo, vedtatt av kommunestyrene Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Forslag til vedtak i saken har ingen direkte økonomiske og administrative konsekvenser. Arbeidet er kritisk i forberedelsene til å etablere et bærekraftig økonomisk opplegg for Nordre Follo, som baseres på omforente premisser. Arbeidet vil påføre basisorganisasjonene merarbeid, og behov for å nedprioritere omfang og kvalitet, på arbeid i basisorganisasjonene. o Konsekvenser for folkehelse Forslag til vedtak i saken har ingen direkte konsekvenser for folkehelse. o Konsekvenser for miljø Forslag til vedtak i saken har ingen direkte konsekvenser for miljø. o Konsekvenser for barn og unge Forslag til vedtak i saken har ingen direkte konsekvenser for barn og unge. Vurderinger, alternativer og begrunnelser På generelt grunnlag vurderer prosjektet at budsjettstrategiene må videreutvikles og utvides gjennom utarbeidelsen av de kunnskapsgrunnlag som utarbeides i budsjettarbeidet. I Nordre Follo sitt tilfelle vil det være viktig å harmonisere og sammenslå basiskommunenes realismevurderinger før ytterligere budsjettstrategier for Nordre Follo konkretiseres. Prosjektleder og rådmennene vil, uavhengig av budsjettstrategier, utarbeide balanserte budsjett og planer, som oppfyller kommunelovens krav.

16 I det følgende gis status for fellesnemdas budsjettstrategier «Utarbeide et felles kunnskapsgrunnlag om budsjettforutsetningene for Nordre Follo. Herunder videreutvikle og sikre et felles grunnlag og forståelse av befolkningsprognoser og demografisk sammensetning. Det vil særlig være behov for fokus på utvikling i barnetall og betydningen for nærskoleprinsippet.» Arbeidet med felles kunnskapsgrunnlag forventes å foreligge i første-utgave i løpet av første kvartal. Tematisk vil kunnskapsgrunnlaget ta for seg - kommunens frie inntekter og bundne forpliktelser til renter og avdrag - kommunens disponering av midler i forhold til befolkningssammensetningen og inntektssystemets forutsetninger - tilgjengelige fond og verdi av premieavvik - sammenligning med andre kommuner Prognosene vil i første omgang ta utgangspunkt i SSB sitt middelalternativ. I tillegg vurderes det nødvendig å etablere egne/lokale befolkningsframskrivinger for Nordre Follo for å kunne planlegge fremtidige tjenestebehov. Både Oppegård og Ski bruker i dag Kompas (kommunenes plan- og analysesystem) til statistiske analyser og framskrivninger av folkemengde. Dette analysesystemet baserer seg i all hovedsak på statistikk fra Statistisk sentralbyrå (SSB). Kompas er tilpasset lokale forhold og gir grunnlagsdata for kommunen samlet, og på lokalt nivå i form av grunnkretser. Grunnkretsene er organisert som soner etter skoletilhørighet (skolekrets). Tallene fordeles på alder og kjønn, og kan vises ettårig (0-99 år) eller gruppert som egendefinert aldersinndeling for å synliggjøre kapasitetsbehov for enkelte tjenester (barnehage, barneskole, ungdomsskole, eldre). Befolkningsframskrivinger bygger på et bredt spekter av statistikk som blant annet omfatter antall fødte, fødselsfrekvenser for kvinner i fertil alder, dødsfall, flytting inn og ut av kommunen og flytting internt mellom skolekretsene. Kommunene må også legge inn et forventet antall nye boliger pr år i perioden det skal beregnes for. Felles befolkningsframskrivninger for Nordre Follo forutsetter at det lages en felles plattform for statistikk fra Oppegård og Ski. Dette kan tilpasses i Kompas. Kommunene må bli enige om en felles aldersinndeling. En aldersinndeling bør organiseres etter tjenestebehov i et livstidsperspektiv. Det vil også være nyttig å følge utviklingen i den yrkesaktive delen av befolkningen fordi den påvirker kommunens inntektsgrunnlag. Det må også utarbeides en felles metode for å beregne framtidig boligbygging gjennom å lage et felles boligprogram. Befolkningsframskrivinger bør utarbeides årlig som grunnlag for utarbeidelsene av budsjett og handlingsprogram. Arbeidet med å innarbeide de lokale befolkningsfremskrivninger for Nordre Follo i budsjettforutsetningene tar til når prognosene foreligger. 2. «Etablere planreserver for å sikre effektive utbyggingsprosesser»* Styrt og realistisk befolkningsvekst er vesentlig for å skape forutsigbar økonomi i Nordre Follo. Både Ski og Oppegård har god oversikt over hvilke planreserver (utbyggingspotensialer) som ligger i de to eksisterende kommuneplanene. Gjennom det pågående arbeidet med arealdelen i felles kommuneplan for Nordre Follo, kommer det inn nye forslag til arealutvikling som vil bidra til å øke utbyggingspotensialet ytterligere. Det blir viktig å sørge for raske reguleringsprosesser som flyter optimalt gjennom beslutningssystemet, samtidig som en går inn og styrer takten i utbyggingen. Utbygging utløser behov for infrastruktur og påvirker dermed kommunens økonomi. Kommunen må være tydelig på hvilke områder som skal bygges ut. Prinsippet bør fortsatt være «innenfra og ut». Det må sikres nok kapasitet på planavdelingen/-e.

17 5 Når en kommer til selve byggesaksbehandlingen, kan det være en strategi å lage team som skal spesialisere seg i å behandle de stor utbyggingssakene da disse krever en bestemt rutine og erfaring for å få det gjennomført på en effektiv måte. Teamene tar ansvar for prosessen fra og med detaljprosjekteringen og fram til rammetillatelsen, etter samme modell som Oslo kommune har innrettet seg etter. Det må sikres at det totalt sett er nok kapasitet på avdelingen for byggesaksbehandling gjennom at behovet for manuell arbeidskraft dempes når det gjelder de enklere byggesakene. Dette kan skje gjennom digitalisering av informasjon og tilrettelegging for at innbyggere selv kan bidra i selve saksbehandlingsprosessen. * Strategien er omformulert fra tidligere saksdokumenter, for bedre å gjenspeile det ønskede resultatet. I tidligere dokumenter er strategien formulert slik: «Etablere planreserver for å sikre effektiv behandling av byggesøknader.» 3. «Utarbeide en behovskartlegging for alle formålsbygg i Nordre Follo.» Det foreligger et utkast til mandat per for arbeidsgruppe som skal utforme en behovsanalyse for Nordre Follo. Det foreslås at det på bakgrunn av behovsanalysen skal utarbeides en behovsplan, det vil si en oversikt over antall bygg, størrelse, lokalisering og tidspunkt for realisering. Behovsplanen angir forslag til prioriteringsrekkefølge på bygg. Valg av hvilke bygg som skal prioriteres vedtas i Budsjett og handlingsplan/økonomiplan, for å sikre at budsjettet vedtas med økonomisk balanse, og bygger på realistiske forventinger om fremtidige inntekter og utgifter. Arbeidet skal blant annet bygge på prinsipper for økonomisk bærekraft utarbeidet i delprosjekt Økonomisk politkk og handlingsregler En felles befolkningsfremskrivning for Nordre Follo En nytte-kostnadsanalyse der prissatte og ikke-prissatte konsekvenser belyses. Nytte-kostnadsanalysen er en del av beslutningsgrunnlaget og gjør det mulig å rangere byggene ut fra en økonomisk lønnsomhet. Iflg utkast til mandat skal felles befolkningsfremskrivning og behovsanalyse foreligge i løpet av første kvartal 2018 og behovsplaner innen utløpet av andre kvartal Mandatet skal behandles i styringsgruppen «Harmonisering til felles bærekraftig tjenestenivå ved å vurdere tjenesteomfang og kvalitet.» Det er utarbeidet et generelt kunnskapsgrunnlag om kommunenes tjenester med beskrivelser pr høsten Kunnskapsgrunnlaget gir et nullpunkt for alle kommunens tjenester, fordelt på 11 områder. Denne dokumentasjonen vil i fortsettelsen stå sentralt i det videre arbeidet med tjenesteutvikling og innovasjon. I arbeidet med etablering av tjenester i Nordre Follo vil det legges vekt på at våre neste tjenester utformes tverrfaglig. Det skal legge til rette for innovative tjenester som imøtekommer både lovkrav og ambisjoner, samt forutsetningen om en bærekraftig ramme. 5. «Gjennomføre vedtatt eiendomssalg for å avhjelpe lånebehov.»

18 6 Oppegård og Ski har i sum planlagt å selge eiendom for nær 1,1 mrd kroner i perioden Kommuneplanens arealdel er under felles utarbeidelse for Oppegård og Ski, og foreløpig er det lagt opp til vedtak våren Kommuneplanens arealdel vil være grunnlag for tomtereserver for salg. Arealer som kan bli gjenstand for endringer i ny kommuneplan bør etter administrasjonens oppfatning ikke legges ut for salg før avklaring foreligger. Hovedbegrunnelsen for dette er at arealer som er omfattet av områderegulering eller detaljregulering normalt har høyere salgsverdi enn arealer som kun er omfattet av kommuneplan. Nye arealer i tomtebanken, som følge av kommuneplanens arealdel, antas ikke å være salgsmodne før i 2020 og utover. Dette forutsetter da at det prioriteres nødvendig kapasitet til område- og detaljregulering. 38/2016 kst «Foreslå løpende tilpasning av investeringsplaner til behov, og prioritering av tiltakene.» Budsjett og handlingsplaner for Nordre Follo vil bygge videre på økonomiplanene for Oppegård og Ski. For å sikre bærekraft i investeringene vil planene fremover vurderes ift. de behov som fremkommer av felles befolkningsprognoser og kapasitetsbeskrivelse for kommunenes formålsbygg. Slik vil investeringsbehovene fremover kunne prioriteres etter hva som er nødvendig, anbefalt og ønskelig. Reviderte investeringsbudsjett behandles av Fellesnemnda før mål- og rammesaker behandles av kommunestyrene i juni 2018, 7. «Utvikle økonomiske budsjettstrategier fra 2019 for å sikre en bærekraftig økonomi for Nordre Follo. Nivå på nettodriftsresultat, fond og gjeld er områder det bør utredes budsjettstrategier for.» Budsjett og økonomiplaner for Nordre Follo skal danne grunnlag for økonomisk balanse og gi handlingsrom for gode tjenester i et langsiktig perspektiv. Handlingsrom forutsetter at kommunen har ledige midler etter oppfyllelse av sine lovpålagte forpliktelser. Arbeidet med budsjettstrategier vil følges opp av delprosjekt Økonomisk politikk og handlingsregler. En kommunes økonomiske politikk og budsjettstrategier reguleres i stor grad av lovverket. I tråd med intensjonsavtalen skal det skapes lokalt handlingsrom, og valg av budsjettstrategier vil påvirke kommunens mulighet til å oppnå økonomisk handlingsrom. Budsjettstrategiene vil komme til uttrykk gjennom den årlige budsjett- og økonomiplanen, som er den viktigste bæreren/premissgiveren for handlingsdelen av kommuneplanen. I tillegg kan enkelte virkemidler være av en slik karakter at de skal legges til grunn i Nordre Follos reglementer for økonomi- og finansforvaltning. Prosjektleder vil på bakgrunn av felles kunnskapsgrunnlag, og felles budsjett for Nordre Follo, drøfte behov for og form på økonomiske strategier. Fremtidige vedtak skal være langsiktig bærekraftige, samtidig som kortsiktige svingninger skal kunne ivaretas. Dette er motstridende hensyn, som må gis gode forutsetninger for drøfting, slik at Nordre Follo har en ansvarlig økonomisk politikk. I forankringsarbeidet med politisk nivå, ser prosjektleder behov for at det etableres en referansergruppe utgått fra kommunestyrene. Dette for å gi et bedre grunnlag for de politiske behandlingene av økonomiske budsjettstrategier og kommunens overordnede økonomiske politikk for øvrig. Plan for samhandling med politisk nivå vil utarbeides tidlig 2018, og vil bli lagt frem for fellesnemnda/kommunestyrene i løpet av første kvartal 2018.

19 8. «Etablere felles rammeavtaler, eksempelvis skolebygg og barnehager.» 7 Prosjektet vil komme tilbake med en nærmere beskrivelse av oppfølging av strategien på et senere tidspunkt. Anbefaling Saken tas til orientering. Ski, Jane Short Aurlien konst rådmann Vedlegg som følger saken: Ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: Kjell Sæther kommunalsjef

20 8 Saksbehandler: Elisabeth S. Vangsøy Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 17/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet / Kommunestyret 7/ NORDRE FOLLO KOMMUNE - BUDSJETT , FELLESNEMND Forslag til vedtak: 1. Forslag til budsjett for Nordre Follo fellesnemnd godkjennes. 2. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å omdisponere innenfor rammen i perioden. 3. Udisponerte midler i 2017 for Foreløpig fellesnemnd og Nordre Follo fellesnemnd overføres og inngår i Nordre Follo fellesnemnds budsjettforslag for Saksutredning: Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Budsjett 2017 for Nordre Follo kommunes fellesnemnd ble behandlet og vedtatt i kommunestyret i Oppegård i oktober Det legges til grunn at budsjettforslaget også blir vedtatt i Ski kommune. Prosjektleder/administrasjonssjefen for Nordre Follo kommune legger her frem forslag til budsjett for fellesnemnda for Hjemmelsgrunnlag Fellesnemnda er et politisk utvalg opprettet i medhold av inndelingslova 26. Fellesnemnda skal samordne og ta seg av forberedelsen av kommunesammenslåingen. Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Oppegård og Ski kommuner har fått utbetalt en engangsstønad på 30,8 mill kr til å dekke kostnader til etableringen av Nordre Follo kommune. Den siste delen av de statlige reformmidlene på 30,8 mill kr utbetales først i 2020, på tidspunktet for sammenslåingen. Det innebærer at Oppegård og Ski kommuner må påregne og forskuttere fellesnemndas utgifter frem til utbetalingen finner sted. Kommunene kommer tilbake til vedtak om eventuell forskuttering av reformmidlene i sine økonomiplaner for Etablering av Nordre Follo kommune vil medføre et vesentlig merarbeid for administrasjonen i begge kommuner. Dette kommer i tillegg til den ordinære driften. I tillegg til midler i fellesnemndas budsjett må hver av kommunene påregne at det vil påløpe merutgifter knyttet til dette arbeidet. o Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt o Konsekvenser for miljø

21 9 Ikke aktuelt o Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt Vurderinger, alternativer og begrunnelser Budsjett og regnskap for sammenslåingsprosessen holdes adskilt fra øvrig kommunal drift. Kostnader til sammenslåingsprosessen for hele perioden fram til skal så langt det er mulig dekkes av mottatt engangsstøtte og statlige reformmidler på til sammen 65,6 mill kroner. Oppegård og Ski kommuner er tildelt 4 mill kroner til digitaliseringstiltak for å forenkle innbyggernes samhandling med den nye kommunen. Midlene er øremerket og disponeres i eget prosjekt og holdes utenfor budsjettforslaget til fellesnemnda for Budsjettet for Foreløpig fellesnemnd og budsjettforslaget for Nordre Follo fellesnemnd 2017 på til sammen 3,9 mill kr inngår i det totale budsjettet for sammenslåingsprosessen. Eventuelle udisponerte midler ved utgangen av året 2017 overføres til fellesnemndas budsjett for Fellesnemnda skal dekke engangskostnadene i prosjektet for hele perioden Kostnadene knyttes til prosjektstillinger i fellesnemndas virksomhet, frikjøp av tillitsvalgte/vernetjeneste, delprosjektledere, mindre investeringer i prosjektet, grensejusteringssaken og kommunikasjonstiltak. Fellesnemnda dekker også kostnader knyttet til befaringer, studieturer o.l. for medarbeidere som deltar fra administrasjonene. Det innebærer at den enkelte kommune skal drive og bære de administrative kostandene ved innovasjon og utviklingsarbeid, investeringer knyttet til nye systemer (inkl implementeringskostnader) og strategisk budsjett- og planarbeid for Nordre Follo kommune frem til sammenslåingen i Møtegodtgjørelse til folkevalgte utbetales iht vedtatt godtgjøringsreglement for fellesnemnd og partssammensatt utvalg. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at forslaget til budsjett for Nordre Follo fellesnemnd vedtas og at fellesnemnda fremmer saken til kommunestyrene i Oppegård og Ski med likelydende vedtak. Ski, Jane Short Aurlien Konst. rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Forslag til budsjett for Nordre Follo fellesnemnd