ISS A/S Antikorrupsjonspolicy. Oktober versjon 3.0. Oktober versjon 3.0 1

Transkript

1 ISS A/S Antikorrupsjonspolicy Oktober versjon 3.0 Oktober versjon 3.0 1

2 POLICYERKLÆRING INNHOLDSFORTEGNELSE Korrupsjon og bestikkelser er ulovlig, straffbart og ødeleggende for virksomheter, institusjoner og regjeringer og dermed også skadelig for alle lokalsamfunn og enkeltpersoner. Regjeringer og organisasjoner over hele verden har innsett dette for lenge siden, og korrupsjon er derfor straffbart i de fleste jurisdiksjoner. Siden det strider mot våre kjerneverdier (ærlighet, kvalitet, initiativ og ansvarlighet), har ISS alltid hatt svært strenge regler mot korrupsjon og bestikkelser i forretningsvirksomheten. ISS har undertegnet FN-initiativet Global Compact og har dermed forpliktet seg til å bekjempe korrupsjon, utpressing og bestikkelser overalt der vi har virksomhet. I ISS har regler mot korrupsjon og bestikkelser i flere år vært en del av selskapets etiske retningslinjer. Disse reglene er en del av det grunnleggende prinsippet om at ISS konkurrerer om forretninger på rettferdige vilkår og utelukkende på kvaliteten på tjenestene vi tilbyr. Hvis ikke antikorrupsjonslovene overholdes, kan det få alvorlige konsekvenser for ISS og selskapets ansatte. Det kan føre til langvarig og kostbar etterforskning som ledelsen må bruke mye tid på, og som kan ende med at ISS idømmes store bøter og høye erstatningskrav. Ikke minst kan det gjøre umåtelig stor skade på selskapets omdømme. Sist, men ikke minst, kan ansatte som deltar i slike aktiviteter, få streng straff. 1. INNLEDNING Antikorrupsjonspolicy og etterlevelse av denne grunnleggende regler Formålet med policyen Overtredelser og sanksjoner Overvåking Spørsmål og rapportering Informasjon om hvordan policyen skal leses og brukes HVA ER KORRUPSJON? FORMER FOR KORRUPSJON Bestikkelser Tilretteleggingsbetaling Gaver og underholdning Politiske bidrag Veldedighet og sponsing Forretningspartnere mellommenn Forretningspartnere leverandører KONTAKT MED MYNDIGHETER OG KOMMUNIKASJON ISS vil forsikre seg om at alle som jobber i selskapet, kjenner til antikorrupsjonsreglene, og vi ønsker å gi ytterligere veiledning, spesielt i gråsoner. Styret har derfor vedtatt at denne policyen skal deles ut. Forretningsintegritet er for oss en selvfølge. La meg derfor gjøre det helt klart at ingen budsjettrelaterte hensyn kan rettferdiggjøre brudd på denne viktige ISS-policyen, og at det er viktig at du og dine kolleger følger ISS-policyen og retningslinjene i dette dokumentet nøye. Retningslinjene i dette dokumentet er ikke ment å skulle gi svar på alle spørsmål du måtte ha. Kontakt derfor alltid den lokale advokaten og/eller konsernets juridiske avdeling (tlf.: ) hvis du har spørsmål eller er usikker i saker som gjelder korrupsjon og anvendelsen av denne policyen. Vennlig hilsen Jeff Gravenhorst Konsernets adm. dir. (I Norge kan du kontakte Konsernadvokaten på telefon ). 2 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon 3.0 3

3 1. INNLEDNING 1.1 Antikorrupsjonspolicy og etterlevelse av denne grunnleggende regler I ISS har vi høye etiske standarder for hvordan vi driver forretningsvirksomhet. Vi konkurrerer på rettferdige vilkår og bare på kvaliteten på tjenestene, og vi opptrer ikke på en måte som undergraver vår integritet eller skader våre forretningsrelasjoner. Korrupsjon utgjør en stor risiko for virksomheten vår. Korrupsjon ville få alvorlige juridiske konsekvenser for selskapet og de involverte personene, og i tillegg ville det gjøre stor skade på ISS-varemerket og verdiene vi står for. Det var nettopp for å sikre at ISS skal opprettholde høye etiske standarder og unngå brudd på antikorrupsjonslovene, at ISS i 2003 vedtok selskapets etiske retningslinjer ( Code of Conduct ), som inneholder følgende grunnleggende antikorrupsjonsregler som de ansatte må rette seg etter: 1) ISS er mot enhver form for korrupsjon og bestikkelser, og har forpliktet seg til å bekjempe denne typen praksis. 2) ISS konkurrerer om forretninger på rettferdige vilkår og utelukkende på kvaliteten på tjenestene. 3) Det er strengt forbudt med personlige betalinger, returprovisjon eller bestikkelser mellom ISS og kunder, leverandører eller offentlige tjenestemenn, uansett hvordan den lokale praksisen er. 4) Det er ikke lov å ta imot gaver eller andre påskjønnelser fra forretningspartnere med mindre det er vanlig forretningsskikk i miljøet og den nominelle verdien er liten. Dette er fremdeles de grunnleggende reglene i vår antikorrupsjonspolicy. Vi er en global tjenesteleverandør, så vi har også virksomhet i land der antikorrupsjonslover mangler eller ikke håndheves. Også i disse tilfellene gjelder selskapets etiske retningslinjer og denne policyen, og de ansatte må handle i tråd med disse. 1.2 Formålet med policyen De siste årene har håndhevelsen av antikorrupsjonslovene blitt stadig strengere på globalt nivå. For multinasjonale selskaper er det derfor helt nødvendig å ha solide retningslinjer og praksis for antikorrupsjon. Denne policyen bygger på de grunnleggende prinsippene i selskapets etiske retningslinjer. Den utgis for å styrke selskapets forpliktelse om å bekjempe korrupsjon og øke bevisstheten om antikorrupsjonspolicyen i ISS-konsernet. Formålet med denne policyen er at samtlige ledere og ansatte på alle nivåer skal få en bred og generell forståelse av policyen, hva den innebærer for konsernets forretningsvirksomhet, og hva den krever av hver enkelt ansatt. Eksemplene i denne policyen er ikke uttømmende. De er tatt med for å illustrere noen dilemmaer og vise hvordan policyen kommer til anvendelse på disse dilemmaene. 1.3 Overtredelser og sanksjoner Korrupsjon er en alvorlig straffbar handling, og følgene er ofte vidtrekkende med sanksjoner som spenner fra store bøter til fengselsstraff for enkeltpersoner. I tillegg kan korrupsjon gjøre stor skade på selskapets omdømme når det gjelder integritet og samfunnsansvar. ISS betrakter derfor overtredelse av denne policyen som et alvorlig brudd på forpliktelsene til den ansatte, og ved overtredelser blir det iverksatt disiplinære tiltak. Disiplinære tiltak kan omfatte oppsigelse og ende med at det reises sak mot de involverte. 1.4 Overvåking Siden det slås hardt ned på korrupsjon, er det ikke nok å bare utarbeide og iverksette antikorrupsjonsregler. Det er også viktig å overvåke at reglene etterleves. I ISS-konsernet har alle ledere og overordnede ansvar for å sikre at samtlige ansatte kjenner til innholdet i selskapets etiske retningslinjer og denne policyen, og at de følger reglene. Et eple om dagen mot korrupsjon Et uskyldig bilde av et eple som er sydd på uniformen til renholdsmedarbeidere i Mexico, viser for hele landet at ISS jobber mot korrupsjon. Korrupt oppførsel, f.eks. bestikkelser for å skaffe seg ordrer, kan være et integrert aspekt i forretningsforhandlinger i enkelte land. Eplet viser tydelig at ISS har nulltoleranse for korrupsjon. Symbolet viser også at ISS har nasjonale arbeidsmarkedsavtaler med de ansatte, som alle er med i fagforeninger og oppført i skatte-id-nummerregistre. Det har vært en langvarig prosess å endre forretningspraksisen i Mexico, og på veien har vi også mistet noen kunder. Det er nå tre år siden ISS etablerte seg i det meksikanske markedet, og våre sosialt ansvarlige kunder omfavner vår tilnærmingsmåte, som ofte har vært en nøkkelfaktor for at vi har fått nye kontrakter, spesielt med store organisasjoner. I et nøtteskall har dette initiativet gjort antikorrupsjon til en forretningsmulighet. Det smarte røde eplesymbolet, som opprinnelig ble brukt av et selskap ISS kjøpte opp i Mexico, stemte så godt overens med våre verdier at vi bestemte oss for å gjøre et unntak og bruke det på de globale standarduniformene. De samme ansvarlige forretningsprinsippene, men uten det synlige eplesymbolet, er også innført i ISS sør-amerikanske virksomhet i Brasil, Argentina, Uruguay og Chile. Eplet ble først brukt av regjeringen i Mexico i 1996 i en kampanje som oppfordret forretningsmiljøet til å si nei til korrupsjon. Eplet ble valgt fordi det spanske ordet for bestikkelser også betyr bit, som i en bit eller del av kaka. ISS-eplet er helt, noe som symboliserer at vi har integriteten intakt, og at vi har nulltoleranse for bestikkelser. ISS-konsernets interne revisjonsavdeling og juridiske avdeling skal også granske og overvåke etterlevelsen av disse prinsippene i interne revisjonsrapporter og på ad hoc basis og samarbeide med konsernets komité for forretningsintegritet. Den lokale håndhevelsen av reglene styrkes av konsernets komité for forretningsintegritet. Komiteen har ansvar for å undersøke meldinger om mulige brudd på reglene, og den består av konsernets økonomidirektør, sjefen for juridisk avdeling, HR-sjefen og sjefen for den interne revisjonsavdelingen. 4 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon 3.0 5

4 2. HVA ER KORRUPSJON? 1.5 Spørsmål og rapportering Eventuelle spørsmål om reglene generelt eller om en bestemt transaksjon kan stilles til den lokale ledelsen, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling (tlf.: ). Hvis du er usikker på noe, må du alltid rådføre deg med ovennevnte før du handler. (I Norge kan du kontakte Konsernadvokaten på telefon ). Alle ISS-ansatte som oppdager alvorlige brudd på de etiske retningslinjene eller denne policyen, må umiddelbart melde fra om dette til All kommunikasjon tas på alvor og følges opp med en grundig og objektiv granskning. All korrespondanse med/til internadvokat må være i samsvar med instruksjonene som utarbeides av advokaten. 1.6 Informasjon om hvordan policyen skal leses og brukes Korrupsjon kan defineres som misbruk av den makt som posisjonen i selskapet gir, for personlig vinning 1. Denne definisjonen henviser ikke bare til økonomisk vinning, men inkluderer også ikkeøkonomiske fordeler. Korrupsjon kan forekomme i mange former, fra åpenlyse former som bestikkelser til mer subtile former som upassende gaver, bidrag og tilretteleggingspenger. Det er derfor ikke alltid like enkelt å oppdage eller gjenkjenne korrupsjon når det forekommer i den daglige forretningsvirksomheten. Hvis du er i tvil, må du alltid stille deg selv følgende spørsmål: Gjennomsiktighet: Er det OK for meg at andre får vite hva jeg har bestemt? Konsekvenser: Får min beslutning uetiske konsekvenser for en prosess eller en person? Rettferdighet: Ville en fornuftig person synes at min beslutning er rettferdig? Hvis du er i tvil og ikke finner svar i denne policyen, må du alltid rådføre deg med de rette personene før du handler. Avsnitt 3 nedenfor, Former for korrupsjon, inneholder en beskrivelse av ulike typer korrupsjon. Hvert underavsnitt har følgende struktur:. av typen korrupsjon.. En beskrivelse av ISS policy.. Det røde flagget er et faretegn, og eksemplene og situasjonene som er beskrevet, bør vekke mistanke hos de ansatte, og de må utvise stor forsiktighet. I tillegg inneholder enkelte av avsnittene eksempler på atferdsregler som gir hjelp og veiledning i bestemte situasjoner. 1 Dette er definisjonen som brukes av Transparency International. 6 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon 3.0 7

5 3. FORMER FOR KORRUPSJON 3.1 Bestikkelser Tilbud om, eller mottak av, gaver, lån, godtgjørelse eller andre fordeler fra eller til en person som bestikkelse for å få noen til å gjøre noe som er uærlig, ulovlig eller et tillitsbrudd når det gjøres forretninger for selskapet 2. Det er ulovlig å bestikke noen på denne måten, også hvis det gjøres gjennom tredjepart (f.eks. en konsulent, agent eller mellommann). Det er også ulovlig å ta imot bestikkelser. Bestikkelser kan forekomme i mange former, f.eks. følgende: kontanter eller verdikuponger reiser og underholdning gaver av betydelig verdi betalinger maskert som konsulenthonorar, provisjoner, sponsing eller bidrag til veldedige formål eller politiske partier, når det egentlige formålet er å påvirke en beslutning til sin egen fordel I ISS er det strengt forbudt å gi eller ta imot personlige betalinger av noe slag, enten det er til/fra kunder, leverandører eller offentlige tjenestemenn, for å skaffe seg nye forretninger eller beholde eksisterende forretninger eller for å fremme våre interesser på en måte som ikke er etisk forsvarlig. Vi får dessuten ikke mellommenn til å gjøre noe vi ikke har lov til. Ingen i ISS skal under noen omstendighet ta imot eller gi noen noe som kan betraktes som en bestikkelse. Det er ikke bare et lovbrudd, det er også et brudd på ISS policy og undergraver vår forretningsintegritet. Skaffe seg eller beholde forretninger ved hjelp av økonomiske insentiver. Få fordelaktige vilkår på produkter eller tjenester som motytelse for bidrag til en veldedig organisasjon, et politisk parti eller sponsing. Sikre seg at en tjeneste eller transaksjon utføres raskere eller til bedre vilkår, ved å gi gaver/ underholdning. Sikre seg at tillatelser og godkjennelser behandles raskere enn vanlig eller til bedre vilkår, ved hjelp av ulovlige betalinger/insentiver. 3.2 Tilretteleggingsbetaling Tilretteleggingsbetaling (eller smøring) henviser til situasjoner der et lite beløp gis til tjenestemenn på lavere nivå for å sikre at en rutinemessig eller nødvendig tjeneste som den betalende har rettmessig krav på leveres eller påskyndes. Typiske eksempler på tilretteleggingsbetaling er å betale et lite beløp til tjenestemenn for å få visum, få varer gjennom tollen eller for å påskynde behandling av ulike offisielle tillatelser det er søkt om. ISS har forbud mot bruk av tilretteleggingsbetaling unntatt i ekstraordinære tilfeller der en ISS-ansatt kan få problemer hvis han/hun ikke betaler. Du må alltid rådføre deg med sjefen eller advokaten på forhånd om den aktuelle betalingen. Hvis du på grunn av omstendighetene ikke har annet valg enn å betale, må du gjøre følgende: 1. Motsett deg betalingen, og betal minst mulig hvis det ikke er noen annen utvei. 2. Dokumenter transaksjonen nøye. 3. Informer sjefen umiddelbart. All dokumentasjon må gis til den lokale økonomidirektøren på månedlig basis, og den må tas vare på slik at den kan granskes av konsernets interne revisjonsavdeling og juridiske avdeling. Det er som oftest enkelt å vite hva som er tilretteleggingsbetalinger. I noen situasjoner kan de imidlertid være maskert som legitime kommersielle transaksjoner. Det kreves kontantbetaling. Det gis ingen kvittering for betalingen. Den offentlige tjenestemannen kan ikke dokumentere at betalingen som kreves er legitim. Tilretteleggingsbetalinger er vanlig praksis i landet det gjelder. Det er ikke tidligere blitt krevd betaling for å påskynde behandlingen av tilsvarende tjenester. Eksempler 1. ISS har søkt om en offentlig tillatelse av et eller annet slag. I løpet av den administrative fasen ber den offentlige tjenestemannen som behandler saken, om et behandlingsgebyr siden saken er svært omfattende. Svaret er ikke innlysende, siden gebyret kanskje er legitimt i omfattende saker. Det kan imidlertid også dreie seg om en tilretteleggingsbetaling for å påskynde prosessen. Du må alltid undersøke om betalinger til offentlige tjenestemenn er legitime betalinger eller tilretteleggingsbetalinger. 2. Den offentlige tjenestemannen truer deg med umiddelbar fengsling/anholdelse hvis du ikke betaler. Hva skal du gjøre? Hensynet til de ISS-ansattes vel gjennomsyrer våre verdier. Hvis du trues med umiddelbar fengsling/anholdelse og du ikke får kontaktet sjefen din, kan du betale. Du må imidlertid kontakte sjefen din og fortelle ham/henne om betalingen. 2 Transparency Internationals definisjon av bestikkelse 8 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon 3.0 9

6 3.3 Gaver og underholdning En gave kjennetegnes av at det ikke forventes noe til gjengjeld. Underholdning eller gjestfrihet er ytelsene og tjenestene som et selskap tilbyr eksisterende eller potensielle kunder og forretningspartnere for å etablere eller styrke forretningsrelasjoner. Eksempler på underholdning er middag, invitasjoner til sosiale sammenkomster, gratis transport osv. I enkelte forretningsrelasjoner kan gaver og underholdning være svært vanlig og ofte en forutsetning for å gjøre forretninger eller opprettholde en god forretningsrelasjon. ISS har ikke som policy å forby en vanlig og rimelig praksis for gaver og underholdning. Denne policyen skal gi veiledning om hva som er godkjent praksis, siden gaver og underholdning også kan brukes som bestikkelser. Selv om små gaver, ytelser og underholdning kan være en måte å styrke forretningsrelasjoner på, skal ansatte aldri gi eller ta imot gaver eller ytelser hvis det forplikter, eller synes å forplikte, mottakeren til å gi motytelser. Tenk alltid over hvem du gjør forretninger med I denne policyen skilles det mellom gaver og underholdning i privat sektor og gaver og underholdning i offentlig sektor, der offentlige tjenestemenn er inne i bildet. Det er svært lav toleranse for gaver og underholdning i offentlig sektor. Privat sektor Vi tar aldri imot og gir aldri pengegaver (kontanter eller kontantekvivalenter). Det er bare lov å gi og ta imot gaver som er av beskjeden verdi og representerer vanlig forretningsskikk i det aktuelle landet eller den aktuelle regionen, og som er relevante for forretningene. Det er tillatt å gi rimelige gaver ved bestemte anledninger, f.eks. jul, fødselsdag, kampanjer, pensjonering osv. Gaver skal ikke under noen omstendighet gis eller tas imot som motytelse for lovede tjenester eller i forbindelse med en anbudsprosedyre eller kontrakt. Dette gjelder også hvis du, eller den som mottar gaven, ikke er direkte involvert i beslutningsprosessen. Rabatter skal aldri aksepteres hvis de ikke gis til alle de ansatte i den lokale ISS-virksomheten, og selv i slike tilfeller skal alle rabatter godkjennes i samsvar med de lokale retningslinjene for signering og godkjennelse. Alle gaver og all underholdning skal dokumenteres og rapporteres til den lokale økonomidirektøren. Offentlig sektor offentlige tjenestemenn Hva er en offentlig tjenestemann? Begrepet offentlig tjenestemann har her en vid definisjon som omfatter følgende: enhver embetsmann eller ansatt i en regjering eller andre offentlige organer, etater eller juridiske enheter på ethvert nivå (inkludert kandidater til politiske verv, embetsmenn og ansatte i politiske partier samt politiske partier) sjefer eller ansatte i statsforetak enhver person som handler som en offentlig person for eller på vegne av en regjering (f.eks. diplomatiske representanter) ledere eller ansatte i offentlige internasjonale organisasjoner (f.eks. Verdensbanken eller Verdens helseorganisasjon) Som en generell regel er det å gi gaver til offentlige tjenestemenn (og deres familiemedlemmer eller nære venner) forbudt. Det kan bare gis gaver til offentlige tjenestemenn eller vedkommendes familie eller nære venner hvis 1. den lokale lovgivningen tillater det 2. det er godkjent av den lokale økonomidirektøren på forhånd 3. det er i samsvar med lokal forretningsskikk 4. det ikke er for dyre gaver 5. det skjer sjelden 6. det er passende for anledningen Alle betalinger til offentlige tjenestemenn skal rapporteres til den lokale økonomidirektøren, som skal registrere informasjon om gavene og analysen av de seks kravene som er beskrevet ovenfor. Ved deltakelse i offentlige anbud skal ansatte være ekstremt forsiktige og ikke gi noe av verdi til offentlige tjenestemenn. Det må passes på og kontrolleres at forretningspraksisen til konsulenter eller tredjeparter som handler på vegne av ISS, er i samsvar med ISS etiske retningslinjer. Se også de røde flaggene som er beskrevet i avsnitt 3.6, Forretningspartnere mellommenn, nedenfor og rapporteringskravene i samme avsnitt. Gaven skyldes ikke en bestemt anledning, f.eks. jul, fødselsdag, kampanje, pensjonering osv. Gaven er av privat karakter. Du blir bedt om å ikke fortelle den ansattes overordnede om gaven/underholdningen. Gaven/underholdningen er ikke av beskjeden verdi. Gaven er av privat karakter, f.eks. smykker. Gaven er til et familiemedlem eller en annen tredjepart. Du blir bedt om å ikke fortelle den ansattes overordnede om gaven/underholdningen. Gaven/underholdningen er svært dyr. 10 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon

7 Eksempler 1. ISS tilbyr et opplæringsprogram for offentlige tjenestemenn. Kan ISS tilby seg å dekke rimelige utgifter til reise og opphold? Ja, men slike utgifter må aldri være større enn det som er fastsatt i de interne policyene som finnes for ISS-personell. Alle transportutgifter må dessuten være begrenset til transport direkte fra arbeidsplassen til den offentlige tjenestemannen og til det stedet der ISSopplæringsprogrammet holdes. Hvis det gis refusjon, skal dette betales til arbeidsplassen til den offentlige tjenestemannen, og ikke direkte til vedkommende. 2. Kan en ISS-ansatt delta på en forretningsmiddag som betales av en forretningspartner? Ja, forutsatt at middagen virkelig er relatert til forretninger og ikke er urimelig dyr. ISS-ansatte som har ansvar for innkjøp, må være forsiktige i slike situasjoner, på forhånd melde fra til sjefen om slik underholdning og handle i tråd med ISS innkjøpshåndbok. 3. En forretningspartner gir ISS-ansatte tilbud om å kjøpe det selskapets forbruksvarer med rabatt. Kan vi si ja? Rabatten kan skape en interessekonflikt. Den ansatte må fortelle sin overordnede om tilbudet, slik at en eventuell konflikt kan påvises eller utelukkes på forhånd. Tilbudet kan bare godtas hvis det er generelt tilgjengelig for alle de lokale ISS-ansatte, og da bare av den lokale sjefen. 4. En leverandør sa nylig at jeg kunne bruke hytten hans i fjellet i helgen. Han sier at han eier den, og at det ikke koster ham noe at jeg bruker den. Kan jeg gjøre det? Nei. Det ville være et brudd på ISS policy om å ta imot gaver, siden det er av betydelig verdi og ikke vanlig forretningsskikk. Det er dessuten ikke noe ISS ville tilbudt leverandøren. 5. En kunde jeg gjør forretninger med, kommer innom arbeidsplassen min iblant. Kan jeg spandere lunsj på henne? Ja, så fremt dette ikke er brudd på retningslinjene til selskapet hun jobber for, og så fremt måltidet ikke er urimelig dyrt med tanke på forretningsrelasjonen som foreligger. Hvis du er usikker, kan du spørre henne om det er OK for selskapet hun jobber for, at du spanderer lunsj på henne. 6. Kan jeg takke ja til et forretningsmåltid fra en leverandør? Forretningsmåltider kan som regel takkes ja til hvis de er av beskjeden verdi og ikke forekommer for ofte. Det må imidlertid alltid tas hensyn til situasjonen og om måltidene kan påvirke din nøytralitet, eller om andre kan få det inntrykket. Rådfør deg med din overordnede hvis du er usikker. 3.4 Politiske bidrag Politiske bidrag er bidrag til én eller flere politikere, en politisk kampanje eller et politisk parti. Denne typen bidrag kan oppfattes som et forsøk på å skaffe seg kommersielle fordeler. Alle politiske bidrag må vedtas av styret i ISS. Ingen politiske bidrag direkte eller indirekte er tillatt, med mindre de er godkjent av styret i ISS. 3.5 Veldedighet og sponsing Bidrag til veldedighet er bidrag som skal hjelpe noen som trenger det. Sponsing er bidrag som skal støtte noen eller noe som motytelse for reklame/pr. ISS ønsker å støtte lokalsamfunn, og bidrag til f.eks. veldedighet og sponsing er etisk forsvarlig hvis det gjenspeiler eller støtter ISS verdier, forutsatt at det er budsjettert for, og at riktig autorisasjon er gitt. Bidrag til veldedige organisasjoner må alltid være normale i størrelse og formål, og de må aldri brukes som bestikkelse til å gjøre forretninger. Sponsing må alltid tjene et forretningsformål og følge ISS retningslinjer for sponsing. Det må utvises aktsomhet siden veldedige bidrag og sponsing også kan brukes som bestikkelser. Du må alltid gjennomføre en grundig gjennomgang av veldedighetsorganisasjonen og mottakeren av sponsingen før det tas en beslutning om hvorvidt det skal gis støtte eller ikke. Alle bidrag og sponsinger må godkjennes av den regionale ledelsen på forhånd, og gjennomsiktighet er alltid et krav. Betalingen settes inn på en privat konto. Veldedighetsorganisasjonen er en profittdrevet organisasjon. Det veldedige bidraget eller sponsingen er til en veldedighetsorganisasjon eller en virksomhet som en forretningspartner eller nære slektninger av denne har en personlig eller kommersiell interesse i. Det er en relasjon mellom den veldedige organisasjonen eller mottakeren av sponsingen og en offentlig enhet eller person som ISS har eller ønsker å gjøre forretninger med. 7. Kan vi gi en gave til en som er ansatt hos en forretningspartner, som en del av en teamgave for å takke for en godt utført jobb? Hvis det gis gaver direkte til noen som er ansatt hos en forretningspartner, blir dette i mange jurisdiksjoner ansett som å ikke ta hensyn til at et annet selskap er den personens arbeidsgiver. Du må rådføre deg med sjefen og den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling på forhånd. 12 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon

8 Eksempler 1. En forretningspartner tilbyr deg en kontrakt på den betingelsen at du støtter forretningspartnerens favoritt veldedighetsorganisasjon. Kan du akseptere denne betingelsen? Nei, bidraget gis da som motytelse for en kontrakt, noe som utgjør en bestikkelse. Du må på en høflig måte fortelle forretningspartneren at dette er mot selskapets retningslinjer. 2. Du er blitt spurt om du vil sponse det lokale ishockeylaget i de neste tre årene for å støtte lokalsamfunnet, og du har forstått at denne sponsingen er en forutsetning for å gjøre forretninger med kommunen. Er dette et problem? Ja, dette er et problem siden hensikten med sponsingen da ville være å påvirke forhandlinger og skaffe seg urettmessige fordeler. 3.6 Forretningspartnere mellommenn Forretningspartnere er ISS underleverandører, agenter, konsulenter, mellommenn og alle andre tredjeparter som utfører arbeid for ISS. De kan også handle på vegne av offentlige tjenestemenn eller anbefales av offentlige tjenestemenn. Bestikkelser kanaliseres ofte via forretningspartnere. Siden våre forretningspartnere representerer ISS, er dette en utfordring når det gjelder de etiske retningslinjene. Vi er like ansvarlige for mellommenn som ansatte. De strenge ISS-standardene i de etiske retningslinjene og denne policyen gjelder derfor også for alle våre forretningspartnere. Det må ikke gis noe av verdi til en forretningspartner hvis det er ting som tyder på at alt eller deler av det direkte eller indirekte kan bli brukt til å påvirke en beslutning eller oppnå urettmessige fordeler. Dette gjelder spesielt hvis forretningspartneren er i kontakt med offentlige tjenestemenn på vegne av ISS, eller hvis forretningspartneren er en offentlig enhet. Du finner mer informasjon om ISS retningslinjer for kontakt med offentlige tjenestemenn i avsnitt 3.3, Gaver og underholdning, ovenfor. Særskilte krav om rapportering til konsernets juridiske avdeling Alle kontrakter, avtaler og overenskomster med agenter, konsulenter, mellommenn osv. som handler på vegne av ISS med offentlige tjenestemenn eller myndigheter, enten i forbindelse med offentlige kontrakter og anbud eller i forbindelse med søknad om godkjennelser, tillatelser, konsesjoner osv., må sendes til konsernets juridiske avdeling før det inngås avtale. Rapporteringen til konsernets juridiske avdeling må inneholde en begrunnelse for hvorfor forretningspartneren bør brukes, og informasjon om selskapsgjennomgangen som er utført av den lokale ISS-virksomheten. Valg av forretningspartner RIKTIG 1. Utfør en selskapsgjennomgang av forretningspartneren før det inngås en avtale. Hva slags selskap er det, og hvilket omdømme har det? Selskapsgjennomgangen skal være grundig. 2. Forsikre deg om at forretningspartneren gjøres kjent med ISS etiske retningslinjer og denne policyen. 3. Sørg for at i) forretningspartneren signerer antikorrupsjonserklæringer, og at ii) ISS kan avslutte avtalen med forretningspartneren umiddelbart og uten straff hvis forretningspartneren skulle handle i strid med antikorrupsjonserklæringene. 4. Sørg for at det inngås en skriftlig avtale med forretningspartneren med et veldokumentert og komplett utvalg av tjenester. 5. Sørg for at all kommunikasjon med forretningspartneren dokumenteres, helst i samsvar med ISS standardbetingelser. 6. Påse at ikke forretningspartneren ansetter en annen tredjepart som han/hun delegerer oppgaver til eller bruker som underleverandør. 7. Sørg for at forretningspartneren ikke har direkte tilknytning eller forbindelser til lokale myndigheter eller til offentlige tjenestemenn i utlandet, for å unngå risiko for at en betaling til en agent egentlig er en indirekte betaling til en offentlig tjenestemann. 8. Krev at forretningspartneren skal bokføre alle forretninger og dokumentere dem. Påse også at ISS, revisorer eller kontrollmyndigheter har rett til å inspisere forretningspartneren. 9. Følg med på hvordan forretningspartneren opptrer. 10. Registrer alle betalinger til forretningspartnere og mellommenn i regnskapsbøkene. FEIL 1. Ikke be forretningspartnere om å gi ulovlige betalinger til noen. 2. Ikke betal honorarer og utgifter samlet til partnere (krev heller detaljert informasjon der det spesifiseres hva betalingen til partnerne gjelder). 3. Ikke godta å foreta utenlandsbetalinger (f.eks. betalinger til en jurisdiksjon utenfor landet der partneren holder til). Landet eller partneren har dårlig omdømme med hensyn til korrupsjon. Partneren er i slekt med eller anbefalt av en offentlig tjenestemann. Honorarene eller utgiftene til partneren er mistenkelig høye (sammenlignet med lokale markedsstandarder og/eller det som tas av andre fagpersoner som er involvert i transaksjonen revisorer, advokater osv.). Tjenestene er ikke dokumentert eller veldefinerte. Partneren nekter å undertegne antikorrupsjonserklæringer. Partneren ber om kontantbetaling eller utenlandsbetaling. Partneren ber om forskuddsbetaling eller betaling av deler av beløpet umiddelbart før kontrakten tildeles. 14 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon

9 Partneren har liten eller ingen erfaring i bransjen som partneren ønsker å representere. Partneren er nyetablert og har ingen eller få referanser. Kontoret til partneren står ikke i stil med honorarene eller det nivået som forventes. Det bes om eller lages falske fakturaer. Eksempler 1. En amerikansk partner som lenge har samarbeidet med ISS, tilbyr seg å betale via elektronisk overføring fra en konto som står i navnet til et selskap på Jomfruøyene (Storbritannia), i en bank på en øy i Stillehavet. Er dette mistenkelig? Ja, det er mistenkelig hvis en transaksjon innebærer pengeoverføring til eller fra land eller enheter som ikke har noe med transaksjonen å gjøre eller ikke har noen logisk sammenheng med kunden. Forespørsler om å overføre penger til tredjeparter er også røde flagg som må undersøkes for å få bekreftet om transaksjonen er legitim. Rådfør deg med sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 2. En potensiell forretningspartner nevner diskré at han har en venn som arbeider i regjeringen, og at hvis ISS velger ham, kan han sannsynligvis sørge for at alle tillatelser som ISS søker om, blir behandlet raskere enn det som er vanlig. Er dette mistenkelig? Ja, du må rapportere dette umiddelbart til sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. Det er straffbart å få urettmessige fordeler fra offentlige tjenestemenn, og det er ikke tillatt å skaffe seg slikt gjennom tredjepart, verken direkte eller indirekte. Du må ikke undertegne noen avtaler med den potensielle partneren før du har tatt opp problemet med sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 3. En potensiell partner er i slekt med en offentlig tjenestemann. Er dette mistenkelig? Ja. Slektskapet kan være et problem. Det kommer an på den potensielle partneren og den offentlige tjenestemannen, stillingen til den offentlige tjenestemannen og hvilket land det gjelder. Du må alltid vurdere om slektskapet kan bli et problem. Hvis du er i tvil, må du rådføre deg med sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 4. Du mottar en faktura der en ukjent tredjepart er kreditert. Er dette mistenkelig? Ja. Du må spørre partneren hvem tredjeparten er, og hva som er grunnen til krediteringen. Hvis du ikke får et tilfredsstillende svar, må du umiddelbart melde fra om hendelsen til sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 5. Utgiftene til en forretningspartner blir stadig høyere. Er dette mistenkelig? Ja. Hvis en forretningspartner har urimelig høye utgifter (eller honorarer), kan dette være et tegn på korrupsjon. Du må undersøke om utgiftene (eller honorarene) er legitime og står i rimelig forhold til tjenestene som ytes. Hvis du ikke får tilfredsstillende dokumentasjon på utgiftene fra partneren, må du melde fra om dette til sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 6. En nyvalgt ISS-forretningspartner har hittil skaffet offisielle tillatelser mye raskere enn tidligere partnere. Er dette mistenkelig? Det kan hende at den nye partneren bare er mye bedre enn den forrige partneren, men du bør være mistenksom og spørre partneren om hvordan det er mulig at prosessen kan gå så raskt. Hvis du er i tvil, må du alltid rådføre deg med sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling. 7. Du finner ut at ISS forretningspartnere gir overdådige middager til sine forretningspartnere, deriblant offentlige tjenestemenn. Bør du reagere? Ja, ISS krever at alle forretningspartnere overholder selskapets etiske retningslinjer og denne policyen. Du må rådføre deg med sjefen din, den lokale advokaten eller konsernets juridiske avdeling for å finne ut hvordan du bør reagere. 3.7 Forretningspartnere leverandører Vår forsyningskjede omfatter produkter som kjøpes inn på regelmessig basis fra land over hele verden. Dette utgjør en stor risiko, og ISS er avhengig av at leverandørene opptrer på en etisk forsvarlig måte. Det å være et ansvarlig selskap innebærer å sikre at vi bare samarbeider med leverandører som har etiske standarder som sammenfaller med våre. Denne policyen gjelder derfor også for våre leverandører. Det må ikke tas imot noe av verdi fra en potensiell leverandør hvis det er ting som tyder på at alt eller deler av det direkte eller indirekte kan bli brukt til å påvirke en beslutning eller oppnå urettmessige fordeler. Valg av leverandør Utfør en selskapsgjennomgang av leverandøren før det eventuelt inngås en avtale. Bruk konsernets spørreskjema for leverandører 2. Sørg for at leverandøren er kjent med ISS etiske retningslinjer og denne policyen, og påse at etterlevelse av de etiske retningslinjene og denne policyen er inkludert som et krav i alle avtaler. 3. Sørg for at all kommunikasjon med leverandøren dokumenteres, helst i samsvar med ISS standardbetingelser. 4. Påse at den skriftlige avtalen med leverandøren inneholder en klausul om at avtalen kan avsluttes hvis leverandøren opptrer på en måte som ikke er i tråd med de etiske retningslinjene og denne policyen. 5. Påse at ikke leverandøren ansetter en annen tredjepart som han/hun delegerer oppgaver til eller bruker som underleverandør. Leverandøren har dårlig omdømme med hensyn til korrupsjon. Tjenestene er ikke dokumentert eller veldefinerte. Leverandøren ber om kontantbetaling eller utenlandsbetaling eller nekter å gi kvittering. Leverandøren er nyetablert og har ingen eller få referanser. Det lages falske fakturaer. 16 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon

10 4. KONTAKT MED MYNDIGHETER OG KOMMUNIKASJON Se også avsnitt 3.6, Forretningspartnere mellommenn, for å lese om flere røde flagg og eksempler. Hvis lokale myndigheter mistenker at ISS, et av våre datterselskaper eller en av våre ansatte bryter antikorrupsjonslovene kan det startes etterforskning. En etterforskning kan få alvorlige konsekvenser for et selskap selv om det viser seg at mistanken var uberettiget. Det er derfor viktig at alle ISS-sjefer kjenner til rettighetene og pliktene til ISS og de ansatte ved en eventuell etterforskning, og at de vet hvem som skal kontaktes, og hvor de kan få riktig og rask hjelp. Hvis det startes etterforskning, har ISS som policy at vi alltid samarbeider med myndighetene, og at vi ikke hindrer dem i å gjennomføre etterforskningen. ISS-ansatte som kontaktes av myndighetene eller får vite om en pågående eller kommende etterforskning, må umiddelbart melde fra om dette til 1. ledelsen i landet (landesjefen eller økonomidirektøren) 2. den lokale advokaten. (I Norge kan du kontakte Konsernadvokaten på telefon ). 3. konsernets juridiske avdeling på tlf All intern og ekstern kommunikasjon skal håndteres av ledelsen i landene i samarbeid med ISSkonsernets kommunikasjonsavdeling. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du kontakte sjefen for konsernets kommunikasjonsavdeling. 18 Oktober versjon 3.0 Oktober versjon

11 Ærlighet Vi viser respekt Entreprenørskap Vi handler ISS' verdier Ansvar Vi bryr oss Kvalitet Vi leverer ISS har vedtatt en varslingspolicy som gjør det mulig for arbeidstakere i ISS, forretningspartnere og andre interessenter å varsle om kritikkverdige forhold på en trygg og konfidensiell måte. Det finnes en varslingsveiledning på som du kan bruke til å vurdere om bekymringen gjelder (a) en lokal sak som bør rapporteres til din overordnede, leder, lokale HR-avdeling / personalansvarlig, lokale juridiske rådgiver eller lokale økonomidirektør, eller (b) et kritikkverdig forhold som bør rapporteres til konsernet via et sikkert og eksternt driftet rapporteringssystem på det lokale nettstedet til ISS, eller på eller via tipstelefon på Du kan også ta direkte kontakt med: Dan Otzen Head of Group Internal Audit ISS Faciltiy Services A/S Buddingevej 197, DK-2860 Søborg, Danmark E-post: Dan.Otzen@group.issworld.com Telefon: Alle henvendelser vil bli håndtert konfidensielt og i henhold til varslingspolicyen. ISS A/S September 2016.