Flint Group retningslinjer for gaver og underholdning

Transkript

1 Flint Group retningslinjer for gaver og underholdning

2 I FORMÅL Å gi og motta påskjønnelser i forretningssammenheng (gaver, måltider, reiser og underholdning) er vanlig forretningspraksis som har som mål styrke forholdet til våre forretningspartnere. Samtidig er det helt avgjørende at påskjønnelser i forretningssammenheng enten de gis eller mottas aldri svekker, eller tilsynelatende svekker, vår evne til å ta objektive og rettferdige forretningsbeslutninger. Flint Groups svært gode omdømme er blitt bygget på overlegne produkter og tjenester, og med integritet som et av våre grunnleggende prinsipper. Vi må alltid sørge for at de forretningsbeslutninger vi tar, og de beslutninger våre forretningspartnere tar, bygger på produktenes eller tjenestenes kvalitet og fortrinn, og at de ikke er en gjenytelse for at det er gitt gaver, måltider eller underholdning. Disse retningslinjene for gaver og underholdning ( retningslinjer ) fastsetter regler og begrensninger for utveksling av gaver, måltider og underholdning med alle som Flint Group har et nåværende eller potensielt forretningssamarbeid med. Retningslinjene redegjør også for Flint Groups ståsted i forhold til statstjenestepersoner. Retningslinjene gjenspeiler Flint Groups forpliktelse til å sikre at det er rimelige og passende beveggrunner til å motta eller gi gaver og underholdning, og at dette må gjennomgås av ledelsen. Som en generell regel, trå varsomt i disse sakene. Snakk med nærmeste leder, juridisk avdeling eller de som jobber med integritet og regelsamsvar, hvis du har spørsmål eller er usikker på om du handler riktig når du gir eller mottar gaver eller underholdning. Retningslinjer kan aldri dekke alle situasjoner som kan oppstå. Hvis du er i tvil, spør en overordnet eller juridisk avdeling. II OMFANG Disse retningslinjene omfatter alle gaver, måltider, reisevirksomhet og all underholdning som gis eller mottas mellom Flint Group og tredjeparter som Flint Group gjør forretninger med (f.eks. kunder, leverandører, distributører, agenter osv.). Retningslinjene gjelder alle styremedlemmer, ledere og ansatte i Flint Group, samt entreprenører og konsulenter som driver forretningsvirksomhet på vegne av Flint Group. III RETNINGSLINJER Flint Group forbyr at det gis eller mottas gaver og underholdning som en belønning for eller oppmuntring til særbehandling. I visse tilfeller kan det være akseptabelt å gi og motta gaver og underholdning i beskjedent omfang. Et forretningsmåltid kan for eksempel være en avslappende måte å utveksle informasjon på. De kan likevel, avhengig av størrelsen, hyppigheten og omstendighetene rundt overrekkelsen, utgjøre bestikkelser, politisk smøring eller utilbørlig påvirkning og dermed et brudd på den amerikanske Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) og den britiske Bribery Act, og/eller på gjeldende nasjonal lovgivning. Som nevnt i selskapets retningslinjer for god forretningsskikk forbyr Flint Group at man gir eller bidrar til at det blir gitt et tilbud, et løfte, en gave eller en godkjenning som innebærer en utbetaling eller en annen fordel, tjeneste eller bekvemmelighet enten direkte eller indirekte til en statstjenesteperson. Brudd på retningslinjene kan føre til disiplinærtiltak helt opp til oppsigelse og i alvorlige tilfeller kan det også føre til sivile saker eller straffesaker. A GAVER Før gaver tilbys, gis eller mottas må du gjennomgå og følge reglene og veiledningen nedenfor. Den viktigste spørsmålet vi alltid må stille, er om gavene eller underholdningen kan være ment som, eller også med rimelighet kunne bli oppfattet som, en belønning for eller oppfordring til å yte en tjeneste eller særbehandling. Hvis svaret er ja, er de forbudt i henhold til disse retningslinjene. Hvordan kan du vite om et tilbud om gave, underholdning, reise eller representasjon til eller fra Flint Group er akseptabelt? Let først etter svaret i disse retningslinjene. Ta deretter et skritt tilbake og still deg følgende spørsmål: - Hva er hensikten? Er det for å skape en forretningsforbindelse, eller for å oppnå noe annet? - Hvordan ville det bli oppfattet hvis det ble gjort kjent på førstesiden til en avis? - Hva om situasjonen ble snudd og det var en av Flint Groups konkurrenter som mottok gaven? Ville det virke upassende eller urettferdig for deg? Hvis det er vanskelig å gi et godt svar på noen av spørsmålene ovenfor, bør du snakke med lederen din eller en ansatt i juridisk avdeling. Hvis du er usikker på om du skal takke ja til noe av verdi, bør du også spørre lederen din. Hvis lederen deltar i ordningen, må du snakke med en leder på et høyere nivå eller ta kontakt med juridisk avdeling. Ha integritet i bakhodet til enhver tid kan du være sikker på at vi har opptrådt på en måte som vil tåle å bli gransket når det gjelder gaver og underholdning vi har gitt eller mottatt? Hva er en gave? En gave er hva som helst av verdi, også kontanter, gavekort, fordeler, tjenester og løfter om å gjøre noe i fremtiden, som du eller noen i din familie, husstand eller som du har et nært personlig forhold til, eller noen som opptrer på dine vegne (også 2 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

3 agenter og andre tredjeparter) enten gir eller får. Retningslinjene gjelder også gaver du har kjøpt med egne penger, eller delvis med egne penger. Se vedlegg 1 for eksempler på hva som omfattes av retningslinjene. Gaver kan være passende hvis de er uoppfordrede, forretningsrelaterte, ikke involverer kontanter og ikke kan brukes som kontanter (et gavekort er for eksempel ikke akseptabelt), og er av minimal verdi (under 50 EUR) og fremmer, viser eller forklarer Flint Groups produkter eller tjenester. Å motta eller gi gaver eller underholdning er ALDRI tillatt i visse tilfeller: Under en formell anskaffelsesprosess/salgsprosess: Du kan verken gi eller motta en gave eller forretningsrelatert påskjønnelse hvis du er involvert i en formell anskaffelsesprosess eller salgsprosess (hvor Flint Group enten er en nåværende eller potensiell kunde eller tilbyder). Når hensikten er å påvirke eller belønne mottakeren: Å gi eller motta gaver som kan påvirke eller tilsynelatende påvirke mottakerens dømmekraft er aldri passende og kan medføre straffeforfølgelse eller sivile straffer. Hvis noen tilbyr eller ber deg om en gave som en gjenytelse for forretninger eller en annen form for tjeneste, må du avslå og straks kontakte linjeleder og juridisk avdeling. Kontanter eller kontantekvivalenter: Det er aldri tillatt med gaver bestående av kontanter eller kontantekvivalenter. Gaver som kan byttes inn mot kontanter, produkter eller tjenester, er forbudt. Å gi gavekort er for eksempel ikke akseptabelt. Å gi gaver Gaver med en pålydende verdi under 100 (innenfor ett kalenderår til samme mottaker) kan tillates uten at det søkes om ytterligere godkjenning (med unntak av gaver til statstjenestepersoner, se avsnitt D). Høyere beløp krever skriftlig godkjenning på Skjema A vedlagt fra personen med EMT-ansvar, og det skal sendes kopi til den lokale økonomi- og regnskapsavdelingen. Å motta gaver Hvis en gave / gaver overskrider EUR 50 i pålydende verdi (innenfor ett kalenderår fra samme giver), må du returnere gaven sammen med en forklaring der du forteller at Flint Group ikke tillater deg å ta imot slike gaver. Når det ikke er mulig å returnere en bedervelig vare, skal den doneres anonymt til en veldedighet eller mottas på vegne av Flint Group og deles av alle ansatte på kontoret. Rabatter eller annen særbehandling fra oppdragsgivere kan godtas bare hvis de er godt kjent og allment tilgjengelig for alle ansatte i Flint Group i det aktuelle landet, for eksempel rabattkort. Styremedlemmer, ledere og ansatte i Flint Group kan ikke godta gaver i form av kontanter eller kontantekvivalenter (også gavekort). B UNDERHOLDNING (REPRESENTASJON) Å betale for sedvanlige og berettigede forretningsmåltider i forbindelse med legitim forretningsvirksomhet, er passende og tillatt. Retningslinjene forbyr imidlertid måltider eller underholdning av overdreven eller overdådig karakter. Hva er underholdning? Underholdning omfatter reiser, innkvartering på hotell, måltider og kultur- eller idrettsarrangementer som du deltar på sammen med en kunde, oppdragsgiver eller annen forretningspartner i Flint Group. (Med mindre du deltar på arrangementet sammen med mottakeren, regnes ikke måltider og arrangementsbilletter som underholdning, men som gaver, og er da underlagt gavebegrensningene i disse retningslinjene.) Hva er passende underholdning? Verdien på og hyppigheten av underholdningen må overvåkes nøye, ettersom begge deler kan bidra til å skape et inntrykk av korrupsjon. Hvis utgiften er mindre enn følgende beløp hver gang og det er samme person som har pådratt seg dem, høyst fire (4) ganger per år, kreves ingen ytterligere godkjenninger: - EUR 25 per person frokost - EUR 100 per person lunsj - EUR 100 per person middag - EUR 100 per person annen underholdning (f.eks. billetter til idrettsarrangement) Hvis du har planer om underholdning som overskrider disse beløpsgrensene, må du innhente skriftlig godkjenning på forhånd fra ansvarlig EMT-medlem. Høyere beløp eller hyppigere underholdning kan være passende i spesielle situasjoner eller grunnet høyere levekostnader i et bestemt land. Det kan fastsettes lavere beløp for bestemte land hvor lavere utgifter i lokal valuta er mer hensiktsmessig godkjent av ansvarlig EMT-medlem og direktøren for HR, kommunikasjon, integritet og samsvar. Flint Group forventer at de ansatte i størst mulig grad holder seg til beløpsgrensene. Hvis du likevel uforvarende bruker mer enn planlagt på underholdning, kan du søke om godkjenning i ettertid fra lederen med EMT-ansvar. Godkjenning i ettertid bør bare skje unntaksvis, og gjentatte søknader frarådes og vil kanskje ikke bli innvilget. Ansatte bør bare tilby eller motta underholdning som er passende, rimelige i markedsføringsøyemed, som tilbys eller godtas i det normale forløpet av et eksisterende forretningsforhold og utgjør en anledning til å diskutere forretninger. I hvilken grad en bestemt form for underholdning er passende, vil selvfølgelig være avhengig både av utgiftens rimelighet og hvilken aktivitet det dreier seg om. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 3

4 Arrangementer, som golfturneringer hvor kunder blir invitert til å delta, er passende i henhold til disse retningslinjene hvis underholdningen ikke er overdreven og overdådig. Store arrangementer av denne typen krever godkjenning fra ansvarlig EMT-medlem og adm. dir. Underholdningsformer som kan svekke Flint Groups generelle omdømme, særlig som et selskap som ikke utøver forskjellsbehandling, er alltid upassende. Steder for voksenunderholdning vil for eksempel aldri være passende. Hvis kvitteringer inneholder en feilaktig beskrivelse av kjøpte varer eller tjenester, og disse leveres inn som dokumentasjon på utgifter, er dette å anse som at personen som sendte inn refusjonsskjemaet, har utført uriktig regnskapsføring. C REISER Forespørsler om betaling for en nåværende eller potensiell kundes reiser kan bare godkjennes av ansvarlig EMT-medlem, og vil bare bli godkjent hvis den er legitim, rimelig og direkte knyttet til enten (a) markedsføring, demonstrasjon eller forklaring av produkter eller tjenester, eller (b) iverksettelse eller gjennomføring av en kontrakt med kunden. Eventuelle reiser som vil bli betalt av en leverandør, må også godkjennes av ansvarlig EMT-medlem. D STATSTJENESTEPERSONER Som nevnt i selskapets retningslinjer for god forretningsskikk, med bare ett unntak som nevnt nedenfor, forbyr Flint Group at man gir eller bidrar til at det blir gitt et tilbud, et løfte, en gave eller en godkjenning som innebærer en utbetaling eller en annen fordel, tjeneste eller bekvemmelighet enten direkte eller indirekte til en statstjenesteperson, enten det skjer på nasjonalt, regionalt eller lokalt nivå og ikke under noen omstendigheter uten uttrykkelig skriftlig forhåndsgodkjenning fra juridisk avdeling. Når det gjelder statstjenestepersoner finnes det ingen akseptable minsteverdier som kan gis uten forhåndsgodkjenning, selv for ting av liten verdi, som kaker, sjokolader osv. Med statstjenesteperson menes enhver offentlig tjenesteperson, funksjonær eller statsansatt over hele verden og på alle nivåer. Bortsett fra ett unntak som er beskrevet nedenfor, forbyr Flint Group at man gir eller bidrar til at det blir gitt et tilbud, et løfte, en gave eller en godkjenning som innebærer en utbetaling eller en annen fordel til statseide eller statsstyrte enheter som universiteter eller kraftselskaper, til politiske partier eller til offentlige internasjonale organisasjoner, som Verdens handelsorganisasjon. Det eneste mulige unntaket fra denne regelen gjelder kunder som er delvis eller helt statseid. Gaver og underholdning til denne typen statseide kunder kan gis i visse tilfeller, men igjen bare med skriftlig forhåndsgodkjenning fra juridisk avdeling, uavhengig av verdien på gaven/underholdningen. E Regnskapsprosedyrer for gaver og underholdning For å sikre at gaver og underholdning er passende må alle tilfeller av gaver og underholdning og godkjenninger av dem, føres i et oversiktlig register av de lokale eller regionale økonomi- og regnskapsavdelingene. Alle utgifter til gaver eller underholdning må føres nøye og fullstendig i Flint Groups regnskaper og protokoller, og angis separat på refusjonsskjemaer. Oppføringene bør minst inneholde datoene for, en beskrivelse av og verdien på gaven eller underholdningen, og navnet på og stillingen til hver enkelt mottaker/deltaker. Du bør alltid sende inn originaler av kvitteringer på gaver eller underholdninger. Når gaver distribueres til store grupper, bør oppføringene inneholde gruppeledernes navn og stilling, antall mottakere og en kort beskrivelse av arrangementet. Regnskapsavdelingen vil kreve at disse opplysningene leveres sammen med den relevante søknaden om godkjenning og refusjonsskjemaet. Godkjenning av utgifter til gaver, reiser, representasjon og underholdning er linjelederens ansvar. Regnskapsavdelingen skal ikke behandle søknader om betalingsgodkjenning eller refusjon med mindre de nødvendige godkjenninger er innhentet. Hvis regnskapsavdelingen mottar slike søknader før utgiftene er påløpt, skal regnskapsavdelingen be den ansatte som søker, om å følge de nødvendige prosedyrer. Hvis regnskapsavdelingen mottar slike søknader etter at utgiftene er påløpt, skal regnskapsavdelingen umiddelbart underrette EMT-medlemmet og ikke behandle søknaden før det ansvarlige EMT-medlemmet gir beskjed om det. De ansatte kan ikke treffe tiltak for å omgå krav om godkjenning, dokumentasjon og/eller kvitteringer i forbindelse med refusjonsprosessen, som f.eks. å: - fordele utgiftene på flere deltakere eller andre lignende tiltak for å redusere totalkostnaden eller kostnaden per person på hver kvittering - fordele kravet om refusjon for underholdningsutgifter på flere refusjonsskjemaer for å skjule/tilsløre totalbeløpet - gi en ufullstendig eller villedende beskrivelse av utgiftens art, eller unnlate å ta med opplysninger som er viktig for godkjennere og/eller revisorer - forfalske en deltakerliste (f.eks. inkludere flere deltakere enn de som var til stede eller redusere kostnaden per person, eller utelate deltakere) Bevisste feilaktige framstillinger som ovennevnte kan føre til disiplinærtiltak opptil og inkludert avskjedigelse. Hvis linjeledere unnlater å foreta en grundig undersøkelse av refusjonskrav knyttet til underholdning og utgifter, kan det medføre disiplinærtiltak. Konsernets revisor skal føre tilsyn med regnskapsavdelingens gjennomføring av denne prosedyren. Retningslinjene er godkjent av Antoine Fady Adm. dir. Flint Group Ikrafttredelsesdato: 1. april F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

5 Vedlegg 1 eksempler på gaver og underholdning omhandlet i disse retningslinjene Gåvor Underhållning - En flaske vin eller presangkurv - Måltider/drikke - Billetter til idretts- og kulturarrangementer eller andre begivenheter (hvor Flint Group-ansatte og ansatte hos tredjeparten som gir eller mottar billettene, ikke går på arrangementet sammen) - Billetter til idretts- og kulturarrangementer eller andre begivenheter (hvor Flint Group-ansatte og de ansatte hos tredjeparten som gir eller mottar billettene, går på arrangementet sammen) - Reiser/innkvartering uten tilknytning til en forretningskonferanse - Kontanter eller kontantekvivalenter (f.eks. gavekort og presangkort) -Produkter (f.eks. klær, krus, penner, samlerobjekter) -Veldedige bidrag - Reiser/innkvartering i tilknytning til deltakelse på en forretningskonferanse - Golfturer med kunder - Store arrangementer hvor Flint Group er vert for kunder f.eks. messer, idrettsarrangementer osv. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 5