ERKLÆRING OM FORRETNINGSINTEGRITET

Transkript

1 ERKLÆRING OM FORRETNINGSINTEGRITET Februar 2018 Alle aspekter av Sodexos virksomhet må gjennomføres med de høyeste standarder for etikk og integritet. Dette er avgjørende for Sodexos mål om å forbedre livskvaliteten til våre ansatte og forbrukere samt å bidra til den økonomiske, sosiale og miljømessige utviklingen av samfunn, regioner og land hvor vi opererer. Derfor er Forretningsintegritet en viktig del av våre forpliktelser relatert til Responsible Business Conduct (Ansvarlig forretningsskikk). Denne erklæringen beskriver Sodexos standarder for forretningsintegritet. Disse standardene er ufravikelige. Alle våre ansatte fra våre toppledere til mellomledere og frontlinjeansatte forventes å vite om og overholde disse standardene. Sodexo ansatte må aldri fravike disse standardene for økonomiske eller andre forretningsmessige mål eller for personlig gevinst. Sodexos virksomhet tolererer ingen praksis som er korrupt, bedragersk eller ulovlig. Det er sannsynlig at vi møter komplekse situasjoner i de ulike landene og kulturene hvor vi driver forretning. Uavhengig av dette gjelder alle prinsippene i denne erklæringen. Sodexo ansatte må vise god dømmekraft og bruke tilgjengelige verktøy for å etterleve disse prinsippene uten unntak og uten å søke smutthull eller snarveier for å unngå dem. Vi må vurdere alle våre handlinger med utgangspunkt i gjeldende lovgivning, samt om disse bidrar til å fremme vår forpliktelse til forretningsintegritet og fremstå etisk og rettferdig ovenfor våre kolleger, oss selv, våre interessenter og offentligheten. Disse standarder gjelder alle Sodexo ansatte og enhver person som representerer selskapet. Sodexo ansatte, konsulenter og andre personer som er ansatt for å representere selskapet må etterleve disse standardene, og enhver person som engasjerer konsulenter eller liknende til å representere Sodexo er ansvarlig for å sikre at de følger standardene. Alle konsulenter eller andre representanter skal sjekkes for å sikre at de ikke har noe historikk eller rykte knyttet til uetisk oppførsel. Sodexo ansatte kan ikke gjennomføre handlinger indirekte via andre som ikke er i henhold til disse standardene. Vi skal behandle alle våre interessenter rettferdig og ærlig. Sodexo vil behandle alle våre interessenter på en ærlig og rettferdig måte, inkludert våre ansatte, kunder, brukere, samarbeidspartnere og leverandører. Det betyr at vi vil respektere våre kontraktsmessige forpliktelser samt innhold og intensjon av våre forretningsavtaler. Det betyr også at vi vil behandle våre ansatte på en rettferdig måte og vi vil følge alle gjeldende lover som forbyr og beskytter mot diskriminering av våre ansatte og kunder. 1/5 Erklæring om Forretningsintegritet

2 Vi vil vinne forretninger basert på meritter, ikke gjennom bestikkelser og korrupsjon. Sodexo vinner vår forretning basert på styrken og kvaliteten på vår service og tjenester. Verken Sodexo eller andre som representerer selskapet kan gi gaver eller andre ting av verdi til offentlige tjenestemenn eller private parter for å oppnå forretningsmessige fordeler. Uavhengig om vi behandler embetsmenn, privatkunder eller fremtidige forretningskunder så vil vi ikke gi gaver, tilby underholdning eller gi upassende politiske bidrag for å påvirke relatert til Sodexo, få en kontrakt, eller oppnå en upassende forretningsmessig fordel. Sodexo ansatte må til enhver tid forholde seg til Sodexos standarder for integritet og ærlighet. Derfor må Sodexo ansatte også unngå tilsynelatende upassende atferd og ikke motta, tilby eller gi gaver eller underholdning til noen som kan ha innflytelse på deres handlinger, påvirke andre eller annet som kan reflektere negativt på Sodexo. Visse gaver av begrenset verdi og forretningsrepresentasjon kan være tillatt og innenfor våre standarder for forretningsintegritet. Sodexo ansatte kan på generell basis tilby gaver, underholdning eller andre ting av verdi til en privat part dersom det er av beskjeden verdi og i henhold til gjeldende regelverk og lokal forretningspraksis, og ikke tilbys for å motta en upassende fordel. Gaver eller underholdning som kan være tillatt for en privat part kan være ulovlig eller uetisk overfor offentlige tjenestemenn. For eksempel har noen regjeringer regler som forbyr deres ansatte og embetsmenn fra å motta noe som helst av verdi fra offentligheten, noe som kan inkludere å betale for deres reiser, hotellopphold eller et enkelt måltid. I noen land kan forretninger være styrt av staten slik at det er vanskelig å skille mellom kommersielle og offentlige tjenestemenn. Derfor må ansatte være ekstra påpasselige overfor offentlige tjenestemenn. Vi skal konkurrere rettferdig, åpent og lovlig. Det frie markedet i verden er basert på rettferdig og lovlig konkurranse. Som en ledende global aktør skal Sodexo strebe etter å drifte og øke vår fortjeneste gjennom intelligens, innovasjon, hardt arbeid og kontinuerlig søke etter å forbedre livskvaliteten til våre kunder, brukere og ansatte. Vi skal gjennomføre våre utvelgelses- og innkjøpsavgjørelser på en objektiv måte, basert på pris, leveranse, kvalitet og andre faktorer, og vi forventer at våre kunder og leverandører gjør det samme. Vi vil definere våre egne prissettinger og selvstendige økonomiske avtaler og skal ikke inngå avtaler med konkurrenter for å splitte markeder eller kunder. Vi skal etterleve konkurranselover, som forbyr konkurrenter fra å enes om faste priser, anbudsrigging, fordeling av markeder, geografiske områder eller kunder. 2/5 - Erklæring om Forretningsintegritet

3 Vi skal ikke feilaktig fremstille våre konkurrenters virksomhet, innhente eller forsøke å innhente en konkurrent sine forretningshemmeligheter eller konfidensiell informasjon gjennom tyveri eller svindel. Vi skal ikke ta forretningsavgjørelser ved interessekonflikt. Alle forretningsavgjørelser må være objektive, basert på god tro om hva som er til det beste for virksomheten og ikke basert på noen enkeltindividers personlige fordel eller gevinst. Dette betyr at Sodexo ansatte må gjenkjenne når de eller noen andre har en faktisk eller potensiell interessekonflikt, og gjøre noe for å adressere dette. Når en ansatt er i en posisjon til å påvirke en Sodexo-relatert avgjørelse som kan resultere i personlig gevinst for den ansatte, en slektning eller en nær bekjent, er den ansatte i en interessekonflikt. Den ansatte må opplyse om denne situasjonen og det kan innebære tiltak for å eliminere den ansattes innflytelse på avgjørelsen. På grunn av dette kan ikke ansatte i lederstillinger arbeide for noen av Sodexos konkurrenter. Ansatte kan heller ikke både jobbe i Sodexo og samtidig opprette eller drifte virksomheter som er leverandør, partner eller tilbyr tjenester til Sodexo. Våre ansatte skal bruke og beskytte Sodexos verdier inkludert fortrolig informasjon og andre immaterielle eiendeler til fordel for Sodexo, og skal ikke bruke Sodexos eiendeler eller intern informasjon for personlig gevinst. Sodexos ansatte må arbeide profesjonelt og i god tro for å fremme Sodexo sine forretningsinteresser. De må behandle Sodexos verdier, inkludert fortrolig informasjon og andre immaterielle eiendeler på riktig måte og i samsvar med delegert myndighet fra ledelsen, og de kan ikke misbruke eller forspille Sodexos verdier. Alle ansatte har en plikt til å beskytte konfidensiell informasjon om Sodexo, våre kunder, leverandører og ansatte, også etter at de har sluttet i selskapet. På samme måte kan de ikke bruke Sodexos eiendeler eller informasjon for egen, slektningers, venners eller bekjentes personlige gevinst. Ansatte kan ikke bruke intern informasjon som konfidensiell informasjon om finansielle resultater, fusjoner eller oppkjøp, tildeling av store kontrakter, eller strategiske planer for å drive verdipapirhandel relatert til Sodexo SA eller videreformidle informasjonen til tredje parter med samme formål. Vi skal opprettholde korrekt og pålitelig forretningsdokumentasjon og fremskaffe riktige og rettferdige økonomiske resultater. Alle ansatte må føre korrekte regnskap og annen dokumentasjon som gir et riktig og rettferdig perspektiv av den økonomiske posisjonen, driftsresultater, transaksjoner, eiendeler og gjeld i Sodexo. All dokumentasjon må behandles i samsvar med gjeldende regnskapslover og Sodexos regler for internkontroll og regnskapsprosedyrer. Ansatte skal aldri lage 3/5 - Erklæring om Forretningsintegritet

4 falske eller fiktive føringer i Sodexos regnskap. Sodexos ansatte må aldri gjøre noe som bryter med integriteten til konsernets finansregnskap eller tvinge, manipulere eller villede interne eller eksterne revisorer, med hensyn til konsernets regnskap og rapporter. Vi skal etterleve gjeldende lovverk der hvor vi driver virksomhet. Sodexo skal etterleve alle relevante lover og regelverk der vi driver virksomhet. Vi forventer at våre ansatte følger alle juridiske krav. Selv om det ikke forventes at ansatte er juridiske eksperter, bør de være kjent med lover som omhandler deres ansvarsområde, og de bør søke råd hos juridisk avdeling når de har spørsmål som omhandler juridiske krav. Vi skal behandle alle ansatte rettferdig og respektfullt og tilby en trygg arbeidsplass uten trakassering og diskriminering. I samsvar med vår Erklæring om Respekt for Menneskerettigheter inkluderer vår forpliktelse til forretningsintegritet at vi behandler våre ansatte med åpenhet, rettferdighet, respekt og verdighet. Sodexo skal tilby en trygg og sunn arbeidsplass. Arbeidsmiljø skal minimum følge alt av gjeldende lov- og regelverk og vil være en del av Sodexos program for helse, miljø og sikkerhet. Vi forventer at alle ansatte behandler hverandre med anstendighet og respekt. Vi tillater ikke vold på arbeidsplassen, ei heller verbal, emosjonell, psykologisk, seksuell, fysisk eller andre former for trakassering, misbruk, trusler eller mobbing. Vi forbyr diskriminering av ansatte i forbindelse med rekruttering, forfremmelser, lønnsfastsettelse, evaluering eller andre arbeidsrelaterte forhold på bakgrunn av; rase, hudfarge, opprinnelse, kjønn, identitet, legning, religion, uførhet, eller andre faktorer som ikke er tillatt i henhold til gjeldende lovog regelverk. Vi tillater ikke bruk av ufritt arbeid, slaveri, gjeldsslaveri eller annet ufrivillig tvunget arbeid. Ingen personer under 15 år, eller den alderen som er lovlig for å arbeide i et land (det høyeste gjelder), kan arbeide i Sodexo. Ingen mindreårige kan ansettes for å utføre farlig arbeid, og ansettelser av mindreårige må følge gjeldende lovverk relatert til arbeidstid, lønn, arbeidsmiljø og utdanningsnivå. Vi respekterer våre ansattes rett til å avgjøre om de ønsker å være representert av en fagforening og delta i kollektive forhandlinger. Vi vil ikke diskriminere eller straffe noen ansatte eller ansattrepresentanter på grunn av tilhørighet, støtte eller opposisjon til noen fagforening. Vi skal betale de ansatte lønn og goder for arbeidet tid i henhold til gjeldende lov- og regelverk, og til avtalte tider. Våre team skal sikre at gjeldende lov- og regelverk vedrørende arbeidstid blir fulgt, inkludert regler for arbeidstid og pauser. Overtid kan kun pålegges hvis loven og arbeidets art tillater dette. 4/5 - Erklæring om Forretningsintegritet

5 Ansatte kan engasjere seg i politiske aktiviteter som er adskilt fra Sodexos virksomhet. Ansatte står fritt til å på egne vegne engasjere seg i politiske aktiviteter. Disse politiske aktivitetene må være adskilt fra Sodexos virksomhet. Ansatte kan ikke bruke selskapets ressurser til å gi økonomisk støtte til politiske aktiviteter (og vil ikke bli refundert for bidrag) uten forhåndsgodkjenning. Vi skal respektere og beskytte personvern og konfidensiell informasjon til våre interessenter. Sodexo skal respektere og beskytte konfidensiell og personlig informasjon gjeldende alle interessenter, inkludert deres ansatte, begunstigede, brukere, samarbeidspartnere osv. Ansatte må følge selskapets retningslinjer og prosesser som skal kvalitetssikre at vi følger lovverk for personvern og datasikkerhet. Ansatte er ansvarlige for å forstå og følge denne erklæringen og alle andre Sodexo policys, og må varsle eller umiddelbart rapportere forhold eller bekymringer vedrørende et potensielt eller faktisk brudd på lovverk eller Sodexo policy. Alle ansatte er ansvarlige for å forstå og følge denne erklæringen og alle andre Sodexo policys. Unnlatelse fra å overholde denne erklæringen eller andre Sodexo policyer kan resultere i disiplinære tiltak og ha konsekvenser for arbeidsforholdet i henhold til gjeldende lovverk og tariffavtaler. Ansatte må umiddelbart rapportere alle typer brudd på lovverk eller Sodexo policyer som de kjenner til og varsle forhold eller bekymringer så snart som mulig. Sodexo vil tilby mekanismer for ansatte og andre interessenter for å varsle om forhold relatert til forretningsintegritet. All rapportering må gjennomføres med gode intensjoner. Rapporteringer vil bli behandlet seriøst og konfidensielt så langt det er mulig. Ansatte som varsler vil ikke bli utsatt for gjengjeldelse, trusler eller trakassering, og deres identitet vil holdes så konfidensielt som mulig og i henhold til lovgivningen. Forholdene beskrevet i denne erklæringen er ofte komplekse, og det finnes ikke alltid enkle svar og løsninger. Uforutsette forhold vil forekomme i en virksomhet som er så dynamisk og bred som i Sodexo. Vi vil tilby ressurser og støtte til våre ansatte for å oppnå disse standardene for forretningsintegritet, inkludert videre veiledning for å forklare standardene som er beskrevet i denne erklæringen og praktiske verktøy som skal hjelpe ansatte til å anvende våre prinsipper i virksomheten. I tillegg kan andre dimensjoner innen konsernet velge å innføre tilleggsinformasjon om hvordan man kan implementere innholdet i denne erklæringen tilpasset deres spesifikke situasjon. 5/5 - Erklæring om Forretningsintegritet