Forhold til kundene. Brødrene Dahl, Ventistål, Bergersen Flis, EcoConsult og O. Berge. Generelt. Lovlydighet og troverdighet

Transkript

1 Etiske regler for

2 ETISKE REGLER for Brødrene Dahl, Ventistål, Bergersen Flis, EcoConsult og O. Berge Generelt Våre etiske regler skal bidra til at bedriftens medarbeidere lever opp til et verdisyn som skaper grunnlag for sunn forretningsførsel, samfunnsansvar og bevaring av det interne og eksterne miljø. Alle medarbeidere skal opptre på en slik måte at det ikke kan reises tvil om den enkeltes lojalitet til bedriften og uavhengighet i forhold til leverandører og kunder. De etiske reglene utfyller Saint Gobains Atferd- og Handlingsprinsipper. Lovlydighet og troverdighet Medarbeidere skal i bedriftens tjeneste, ved bruk av bedriftens eiendeler eller ved opphold på bedriftens områder, etterleve samfunnets lover og regler. Avtaler og tilbud skal overholdes og behandles konfidensielt ovenfor uvedkommende. Samarbeidet med kunder og leverandører skal alltid være innenfor rammene av lover og regler i Norge, Saint Gobain og Brødrene Dahls regelverk, og til sist, men ikke minst innenfor den enkelte kundes regelverk. Forhold til kundene Bedriften ønsker at kundene skal velge Brødrene Dahl som leverandør på grunn av bedriftens tre grunnverdier: pålitelighet, tilgjengelighet og kompetanse. Kundearrangement, varighet mer enn en dag Alle kundearrangement skal forhåndsgodkjennes av regionsjef. Utenlandsreiser og store arrangement skal forhåndsgodkjennes av et medlem i ledergruppen. Når det inviteres til kundearrangement skal det faglige være bakgrunnen for arrangementet. Det skal alltid foreligge et program. Invitasjonen skal aldri være personlig, men gis ledelsen hos kunden. Kunden skal selv velge hvem som skal delta. I forbindelse med arrangement hvor kunder deltar, må alltid den BD-ansvarlige påse at kundens regler for etikk og representasjon etterleves. Dette gjelder både offentlige og private virksomheter. Kundene, både offentlige og private, skal selv betale det turen koster. Når det gjelder offentlige kunder (kommuner, etater osv.) skal reise- og arrangementskostnader dekkes av kundene i sin helhet. Når det gjelder private kunder er det akseptabelt at Brødrene Dahl eller en leverandør dekker bespisning. Fakturaer i forbindelse med et arrangement skal alltid vise deltagernes navn. Deltageroversikt på ulike arrangement skal være tilgjengelig ved behov. Kundearrangement, varighet opp til en dag I forbindelse med lokale arrangement, som er åpne for alle, er det anledning til å servere et enkelt måltid til alle besøkende. Offentlige virksomheter Det skal ikke forekomme representasjon eller kundepleie i forhold til offentlige kunder.

3 Private virksomheter Det skal i begrenset omfang inviteres til arrangement som har kundepleie som mål. Arrangementet skal forhåndsgodkjennes av regionsjef. Gaver, - private virksomheter Vi ønsker å føre en restriktiv policy når det gjelder gaver til forretningsforbindelser. Gaver skal ikke under noen omstendighet gis til bedrifter eller enkeltpersoner dersom hensikten er, eller kan oppfattes som et middel til oppnåelse av egen fordel. Der det likevel besluttes å gi en gave til kunder eller andre, skal den være av moderat verdi og tildeles kunden som bedrift. Gavens verdi skal ikke overstige Kr ,-. I forbindelse med helt spesielle anledninger (50/100 års jubileum) er maks verdi Kr ,- Gaver til enkeltpersoner kan gis i forbindelse med jubileum. Gavens verdi skal ikke overstige Kr ,-. Gaver skal godkjennes på minimum Regionsjefsnivå. Anbudsprosess Når vi er i en anbudsprosess med en kunde er det ikke tillat å gi noen form for gaver eller invitere til kundearrangement. Det må i slike tilfelle utvises spesiell høy aktsomhet. Starten på en anbudsprosess markeres ved utlysning av anbudet og avslutningen ved bekjentgjøring av hvem som har fått tildelt anbudet. Verk- og referansebesøk i en slik situasjon skal betales av kunden i sin helhet. Varekjøp, kundens medarbeidere Enkeltpersoner er forbrukere. Brødrene Dahl har ikke avtale med privatpersoner. Det er meget viktig at en ansatt hos en kunde kan dokumenterer at arbeidsgiver tillater at hun/han handler på virksomhetens avtale. Fakturaen skal alltid stiles til arbeidsgiver. Særavtaler skal godkjennes av regiondirektør. Gaver til jul skal primært tildeles kunden som bedrift og ikke overstige Kr. 500,- (eksempel på en slik gave er blomst, kransekake, frukt, etc.). Det åpnes imidlertid for at det gis en gave til en privatperson, maks verdi kr. 150,-. Dette kan gjelde ved høytider (jul) eller ved spesielle anledninger. Når en person har bidratt ved et arrangement (for eksempel foredrag) skal påskjønnelsen ikke overstige kr. 300,- Kundens regler for representasjon og gaver må overholdes. Gaver, - offentlige virksomheter Det er null toleranse for gaver til offentlige ansatte. Det må aldri gis en gave til en enkeltperson. I forbindelse med jul kan det gis en gave til virksomheten i form av en kransekake, blomst, frukt etc. Gaven skal ikke overstige Kr. 500,-. Kundens regler for representasjon og gaver må overholdes.

4 Forholdet til leverandørene Vi skal være hjelpsomme, vennlige og profesjonelle i forhold til alle leverandører, men samtidig opprettholde et ærlig, objektivt og effektivt innkjøp. Leverandørforhandlinger Under en forhandlingsprosess med en leverandør er det nulltoleranse for gaver og deltagelse på arrangement i regi av den aktuelle leverandør. Dette gjelder sentrale- og lokale forhandlinger og omfatter den enkelte markedsavdeling og eventuelt region. Prosessen begynner ved oppstart av forhandlingene og avsluttes når avtalen er signert. Verk- og referansebesøk i en forhandlingssituasjon skal betales av Brødrene Dahl i sin helhet. Arrangement - Representasjon Det skal i begrenset omfang tas del i representasjon. Arrangementer skal ha et klart og udiskutabelt faglig innhold. Deltagelse i arrangement, som ledd i relasjonsbygging, skal forhånds godkjennes av nærmeste leder. Utenlandsreiser skal forhånds godkjennes av et medlem i ledergruppen eller adm. direktør. Gaver fra våre forbindelser til Brødrene Dahl og til våre medarbeidere Vi oppfordrer våre forbindelser til ikke å gi gaver til bedriften eller til våre medarbeidere. Eventuelle gaver i forbindelse med høytider eller jubileum skal ikke under noen omstendighet overstige de grenser Brødrene Dahl har satt til våre forbindelser. Et arbeidsforhold bygger på tillit. Ansvaret for å bevare og utvikle denne tilliten har både leder og medarbeider. Alle medarbeidere må arbeide innenfor gitte rammer og beslutninger. Personlig vinning Ingen medarbeidere skal motta økonomisk godtgjørelse - eller andre fordeler fra personer eller bedrifter som de kommer i forbindelse med på vegne av bedriften. Tjenestereiser Den som er på tjenestereise må opptre på en måte som reflekterer at man representerer en betydelig og seriøs virksomhet. Personalkjøp Dette skal begrense seg til innkjøp til personlig bruk eller nærmeste familie. Alle innkjøp skal skje via Brødrene Dahls ordning for personalkjøp. Det skal ikke forhandles direkte med leverandørene om private kjøp. Gaver fra Brødrene Dahl til medarbeiderne Julegaver blir besluttet sentralt av ledergruppen. Gaver for øvrig i forbindelse med viktige begivenheter for en medarbeider skal følge regler nedfelt i personalhåndboken. Medarbeidere Atferden til den enkelte medarbeider skal ivareta Brødrene Dahls omdømme og må være av en slik karakter at den ikke støter forbindelser eller andre personer man møter i arbeidssammenheng. Alle medarbeidere skal utvise respekt for hverandre i mellommenneskelige og arbeidsmessige forhold. Lederne har et spesielt ansvar i denne sammenheng, men alle medarbeidere har også et selvstendig ansvar.

5 Alkohol Ved ulike arrangement og reiser der det serveres alkohol skal det utvises nøkternhet i forhold til mengde og kostnad. Arrangementer, som avholdes i forbindelse med utførelse av jobben, skal i størst mulig grad unngå alkoholservering. Nøktern servering av alkohol i forbindelse med en middag er akseptabelt. Når det gjelder arrangement av sosial karakter gjelder den generelle regel om nøkternhet. Brødrene Dahls ressurser De ressurser som stilles til disposisjon, skal benyttes i jobbsammenheng. Det må foreligge tillatelse fra nærmeste leder/faglig ansvarlig til privat bruk av utstyret. IT-utstyret må ikke benyttes til nedlastning av filer som er bedriften uvedkommende. Konsekvenser Det vil medføre konsekvenser å bryte disse reglene. Reaksjonen kan være disiplinærtiltak og som sterkeste reaksjon oppsigelse/avskjed. Ledergruppen Oslo, 1. september 2012

6 MINE NOTATER

7 HOVEDKONTOR Adresse Brynsengv. 5, 0667 Oslo PB 6146 Etterstad, 0602 Oslo Telefon