Beslektede temaer er Selskapets retningslinjer for politiske bidrag og engasjement.

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR GAVER, UNDERHOLDNING OG GJESTFRIHET Dokumentet er en oversatt versjon av WSP Global Inc. Gifts, Entertainment and Hospitality Policy. Alle engelske titler gjelder overordnet og på konsernnivå. I Norge er ledergruppen ansvarlige for våre etiske retningslinjer. Ledergruppen har utpekt Lars Berner og Jill Akselsen som operativt ansvarlige. WSP Global Incs. og dets datterselskapers (samlet kalt "Konsernet") Code of Conduct tiltrer prinsippet om at "de Ansatte ikke kan forlange, gi eller motta, enten direkte eller indirekte, gaver, tips, særfradrag, en tjeneste eller en urimelig fordel i relasjon til en person eller selskap som vedkommende driver virksomhet med, hvis fordelen er egnet til å utilbørlig påvirke vurderingen til mottakeren ved å opprette en uforholdsmessig forpliktelse til å gjengjelde tjenesten eller ved å kunne stille mottaker i et dårlig lys". Imidlertid erkjenner og aksepterer Selskapet også at sporadisk tilbud/aksept av en beskjeden gave/gjestfrihet kan gi et verdifullt bidrag til utvikling og vedlikehold av gode forretningsrelasjoner. Ved anvendelsen av retningslinjene nedenfor, er dere forventet å utøve skjønn, men du er ikke på egen hånd. Er du i tvil, bør du alltid søke råd fra Selskapets ledelse. HVA DEKKES AV DENNE OVERSIKTEN? Gaver - alle gaver, inkludert personlige gaver, til og fra tjenestemenn eller personer som har lagt til rette, som kan ha lagt til rette, eller som kan legge til rette for etablering av et forretningssamarbeid med Konsernet. Underholdning - deltakelse på sosiale, kulturelle eller sportsarrangementer med tjenestemenn eller personer som har lagt til rette, som kan ha lagt til rette, eller som vil kunne legge til rette for etablering av et forretningssamarbeid med Konsernet. Gjestfrihet - måltider, drikke, samt losji og reisekostnader som gis til eller mottas fra tjenestemenn eller personer som har lagt til rette, som kan ha lagt til rette, eller som vil kunne legge til rette for etablering av et forretningssamarbeid med Konsernet. Beslektede temaer er Selskapets retningslinjer for politiske bidrag og engasjement. OVERORDNEDE PRINSIPPER Det sentrale prinsippet er at du ikke kan tilby eller motta gaver, belønninger, fordeler eller andre insentiver som skaper eller synes å skape en forpliktelse, påvirker partenes habilitet eller utgjør en utilbørlig påvirkning på en forretningsavgjørelse. Den spesifikke pengeverdien av akseptabelt beskjedne gaver, underholdning eller gjestfrihet skal identifiseres og gjøres kjent for ledelsen i selskapet. Du kan ikke motta eller tilby gaver, underholdning eller gjestfrihet som overskrider disse grensene uten eksplisitt skriftlig tillatelse fra din leder. Verdien er ikke det eneste hensynet. Selv for små gaver må du også ta hensyn til behovet for å unngå alt som kan sees som en utilbørlig påvirkning, selv om gaven er under beløpsterskelen. I tillegg må du ta hensyn til hyppigheten av utveksling. Det er ikke akseptabelt å fortsette å tilby gaver eller underholdning til samme mottaker eller motta gjentatte gaver fra samme giver, selv om hver enkelt gave er av lav verdi. Er du i tvil, søk råd fra din nærmeste leder. De fleste utvekslinger er ufarlige, men du må være forsiktig. Hva forventes i retur når du tilbyr eller aksepterer et måltid, en gave eller en tjeneste? Hvis gaven pålegger partene plikter, eller ser ut til å gjøre det, er det et problem. Antikorrupsjonslovene dekker donasjoner eller gaver bestående av varer

2 og tjenester så vel som kontanter. En gave som er utformet for å påvirke en forretningsavgjørelse i vår favør er ikke en gratis gave: det er en bestikkelse. SJEKK TRAFIKKLYSET Ved vurderingen av hva som er og ikke er akseptabelt, kan det være nyttig å tenke på et tredelt "trafikklys". Uakseptabelt Det følgende er aldri akseptabelt: Noe ulovlig; Noe tilbudt til noen som er i ferd med å ta en forretningsavgjørelse om Selskapet, for eksempel tildeling av en kontrakt; Noe som ville være til forlegenhet for Selskapet dersom det ble offentlig kjent, enten lokalt eller internasjonalt; Alt som strider mot mottakers egne regler, inkludert offentlige tjenestemenn som i mange land selv er underlagt svært strenge regler (se nedenfor om offentlige tjenestemenn); Enhver gave eller fordel som må holdes hemmelig for andre kolleger, nærmeste leder eller andre relevante parter; Kontanter eller kontantekvivalenter (gavekort eller noe som kan løses inn i kontanter), som aksjer, uavhengig av involvert beløp, Seksuelle tjenester. Trenger særlig overveielse Følgende eksempler kan være akseptabelt, men krever særlig overveielse, og må godkjennes av Selskapets ledelse Dekning av tredjeparters reiseutgifter som involverer fly og overnatting; Inkludering av forretningsforbindelser på representasjonsarrangementer; Invitasjoner til spesielt dyre kulturelle eller sportslige arrangementer Gaver på spesielle anledninger, for eksempel fødsler og bryllup. Det samme prinsippet gjelder for alle slike tilfeller: kan gaven eller fordelen bli sett på som et utilbørlig forsøk på å påvirke en forretningsavgjørelse? Alle beslutninger om slike saker må være godkjent av ledelsen. Normalt akseptabelt Det følgende er normalt akseptabelt: Symbolske sesonggaver, hvor slike gaver har en felles kulturell funksjon og verdien av den beskjedne gaven er innenfor Selskapets økonomiske rammer; Beskjedne, sporadiske måltider med en forretningsforbindelse som faller innenfor Selskapets økonomiske rammer;

3 Små salgsfremmende gaver, for eksempel penner merket med firmalogo og lignende elementer; Sporadisk deltakelse på ordinære sportslige eller kulturelle arrangementer som teaterforestillinger eller konserter (hvis godkjent av den lokale linjeleder); Dekning av reise og losji spesifikt knyttet til markedsføring, demonstrasjon eller forklaring av produkter eller tjenester. Familiemedlemmer av mottakeren er ikke berettiget til reiseutgifter. TENK FRAMOVER Som med andre forretningsmessige integritetsproblemer, bør du ikke vente til problemet oppstår. Spør din lokale linjeleder for å få hjelp. Tenk fremover på mønstre av kulturelle og forretningsmessige skikker som gjelder i det landet der du arbeider. For eksempel, i noen land er det vanlig for oppdragstaker å tilby takkegaver til kontorpersonell som har gitt dem oppdrag. Konsernet godtar ikke denne praksisen, og personalet bør orienteres deretter. På samme måte bør du sørge for at forretningsforbindelser og samarbeidspartnere, inkludert oppdragstakere som vil arbeide for din virksomhet, forstår og er klar over Selskapets retningslinjer og har blitt gitt en kopi av Selskapets "Code of Conduct". Godkjenning av utgifter Alle refusjonskrav må være kontrasignert av en leder med mer ansiennitet enn den som sender inn kravet. Hvilke faresignal skal du være på utkikk etter? Faresignal inkluderer følgende: Du kommer under press for å gi eller motta en gave fordi dette er hvordan ting gjøres i det landet der du arbeider. Lokal praksis kan være uakseptabelt internasjonalt. En tjenestemann eller en forretningsforbindelse hinter om at en bestemt tjeneste kan gjøre at han vurderer Selskapet mer gunstig. Spesielle hensyn til offentlige tjenestemenn Selskapets integritetsprinsipper gjelder våre relasjoner med kontakter både i offentlig og privat sektor. Tjenestemenn kan også selv være gjenstand for særlig stramme regler, og det er viktig å respektere disse. For mer informasjon om bestikkelser og gjeldende lovgivning, se Selskapets materiale om "Understanding Bribery Issues". I noen land har offentlige tjenestemenn ikke en gang lov til å ta imot en kopp kaffe eller et lett måltid fra en forretningsforbindelse. Du bør alltid sørge for at du vet hvilke regler som gjelder i det landet der du arbeider. Hvis du ikke vet hvordan du finner ut, bør du rådføre deg med din nærmeste leder for veiledning. VANLIGE DILEMMAER "Det vil sikkert være uhøflig å nekte?"

4 Du kan støte på situasjoner hvor du føler på sosialt press for å ta imot en gave som går utover Selskapets finansielle terskel, og du ikke ønsker å fornærme giveren. Du må kanskje ta en avgjørelse på stående fot. I slike tilfeller må du bruke skjønn. I praksis kan et høflig avslag med henvisning til Selskapets gavepolicy fungere godt. Hvis du føler deg forpliktet til å akseptere, bør du i alle fall rapportere gaven eller fordelen til din nærmeste leder snarest mulig, og senest neste virkedag. Alternativene er å ta imot gaven, returnere den med en høflig hilsen eller tilby den til veldedighet. Sesongbaserte gaver Liknende dilemmaer kan oppstå med sesongbaserte gaver, for eksempel til jul. Det er fristende å tenke at de vanlige reglene ikke gjelder. Tross alt gir alle gaver på denne tiden av året, og det er en god mulighet til å uttrykke takknemlighet. Det er sikkert ingen problem med en sesongbasert gave? - Selskapets retningslinjer gjelder hele året. I tilfeller hvor leverandører ønsker å tilby sesonggaver, kan en tilnærming være å gi dem til veldedighet eller å dele dem på en firmafest. Det viktigste er at ingenting skal kunne bli sett på som et forsøk på å påvirke en bestemt person, og at alt er transparent. "Men han er en personlig venn av meg!" I noen tilfeller kan det vise seg at en forretningsforbindelse er en personlig venn, eller de kan bli en venn som et resultat av det lange profesjonelle forholdet. Likevel gjelder de samme prinsippene. Du kan ikke tilby eller motta en gave som ville vært uakseptabel om den var til eller fra en fullstendig fremmed. YTTERLIGERE HJELP Hvis du er i tvil om noen aspekter av denne policyen, bør du ta kontakt med ledelsen.

5 RAPPORTERING AV BRUDD Konfidensiell forretningsskikk hotline Ansatte kan bruke Konsernets varslingstjeneste levert av en uavhengig tjenesteleverandør. Informasjon om hvordan du bruker denne tjenesten, inkludert gratis telefonnumre er tilgjengelig i Retningslinjene (Code of Conduct), som finnes på selskapets intranett. Konfidensiell epost