Etiske retningslinjer for TINE

Transkript

1 Etiske retningslinjer for TINE

2 Tillit er ferskvare, Gjennom lang tid har TINE bygd opp sin tillit og troverdighet i samfunnet. Men vi vet at det dessverre ikke tar lang tid å bryte den ned. Alle som en er med å bygge TINEs omdømme ved måten vi gjør jobben vår på og måten vi snakker om TINE, merkevarene og kolleger på. Det er vår atferd hver dag som teller. Atferdsverdiene våre beskriver hva som er ønsket og forventet av oss i denne sammenheng. Vi kommer alle i jobbsituasjoner da det er enkelt å se at vi er i ferd med å ta en omdiskuterte beslutning, mens andre ganger er ikke det så enkelt å se. Derfor har TINE utarbeidet etiske retningslinjer som skal hjelpe oss til å skape gode holdninger slik at vi tar riktige valg når vi står overfor en etisk utfordring. Vi må lære oss å håndtere vanskelige dilemmaer og manøvrere i situasjoner hvor det ikke er opplagt hva som er riktig og galt. Jeg håper at TINEs etiske retningslinjer vil hjelpe oss å skape en felles plattform for refleksjon og bevisstgjøring om etiske spørsmål og være en veileder for oss alle når vi står overfor krevende valg. Jeg ønsker lykke til med gjennomgangen og dilemmatreningen. Hanne Refsholt Konsernsjef 2

3 Innhold: 1. Innledning 2. Omfang 3. Etterlevelse av lover, forskrifter og interne retningsregler 4. Hvordan vi skal opptre 5. Rapportering av brudd 6. Konsekvenser av brudd 7. Spørsmål 3

4 1. Innledning For at TINE skal kunne være en ledende leverandør av merkevarer innen mat og drikke er TINE avhengig av at medarbeidere, eiere, kunder, forbrukere og øvrig opinion har tillit til oss. Slik tillit er avgjørende for at TINE skal kunne nå sin visjon og sine mål. TINE har mange roller og opptrer til enhver tid som bl.a. arbeidsgiver, kunde, leverandør, markedsregulator, eier, produsent av merkevarer innen mat og drikke og samfunnsaktør. Felles for alle disse rollene er viktigheten av etisk opptreden i enhver sammenheng, både forretningsmessig og personlig. De etiske retningslinjene bygger på TINEs visjon: «Sammen skaper vi ekte matopplevelser folk vil ha». Alle TINEs medarbeidere er gjennom ulike roller representanter for TINE. Vi er daglig med på å sikre tillit til vår virksomhet og bygge TINEs omdømme som et ansvarlig selskap som driver sin virksomhet redelig og med integritet. For å sikre at TINE etterlever lover og forskrifter, og at medarbeiderne opptrer etisk ansvarlig, har TINE utarbeidet disse etiske retningslinjene. De etiske retningslinjene bygger på TINEs visjon: «Sammen skaper vi ekte matopplevelser folk vil ha». De etiske retningslinjene bygger videre på TINEs atferdsverdier: Bygger tillit Skaper muligheter Tar helhetsansvar Oppnår resultater 4

5 2. Omfang De etiske retningslinjene gjelder for TINEs medarbeidere og styremedlemmer. De etiske retningslinjene gjelder på lik linje for styremedlemmer, fast ansatte, midlertidig ansatte og innleide medarbeidere i TINE. De etiske retningslinjene gjelder i arbeidstiden og ellers på reiser, møter og andre arrangementer hvor den enkelte deltar i egenskap av sitt ansettelsesforhold, eller verv i eller for TINE. Alle ledere er ansvarlige for at deres medarbeidere er godt kjent med de etiske retningslinjene. Ledere har også et spesielt ansvar for at deres medarbeidere har kontinuerlig fokus på etisk opptreden. 3. Etterlevelse av lover, forskrifter og interne retningslinjer De etiske retningslinjene gjelder i arbeidstiden og ellers på reiser, møter og andre arrangementer hvor den enkelte deltar i egenskap av sitt ansettelsesforhold, eller verv i eller for TINE. Vi skal alltid følge lover, forskrifter og interne retningslinjer som gjelder for vår virksomhet. Vi skal etterleve lovgivningen i de land hvor TINE har sin virksomhet. Gjennom interne retningslinjer skal vi sikre god kvalitet i alle våre interne prosesser og vi skal drive vår virksomhet i samsvar med disse retningslinjene. 5

6 4. Hvordan vi skal opptre For å lykkes med vår virksomhet er vi avhengige av å opptre etisk og profesjonelt. Vi skal opptre høflig og respektfullt overfor kolleger, kunder, leverandører, samarbeidspartnere og øvrige interessenter. Mattrygghet skal alltid ha høyeste prioritet. 4.1 Mattrygghet og merkevarekvalitet Å levere trygg mat og god merkevarekvalitet er vår viktigste oppgave. Mattrygghet skal alltid ha høyeste prioritet. Alle produkter i TINE skal være anskaffet, produsert og håndtert i henhold til vedtatte kvalitetsstandarder i konsernet. 4.2 Etisk handel Vi skal etterleve aksepterte prinsipper for etisk handel og stille som krav at våre leverandører gjør det samme. 6

7 4.3 Ytre miljø Vi skal gjennom vårt arbeid ha kontinuerlig fokus på ytre miljø og negativ påvirkning på naturen. Reduksjon av forurensning og beskyttelse av det ytre miljø skal være i tråd med myndighetenes krav og TINEs strategi. Vi skal gjennom vårt arbeid ha kontinuerlig fokus på ytre miljø og negativ påvirkning på naturen. 4.4 Vi skal motarbeide alle former for korrupsjon og påvirkningshandel Vi skal aldri tilby, gi, kreve eller motta noen form for gave eller annen fordel som kan påvirke utøvelsen av egen eller andres stilling eller verv. 7

8 Gaver eller andre fordeler til en verdi over kr. 500,- skal det takkes nei til med henvisning til at det vil være i strid med TINEs etiske retningslinjer å akseptere. TINEs arrangementer skal alltid være faglig og forretningsmessig forankret. Gaver eller andre fordeler som faller innenfor rammene av alminnelig høflighet eller forretningspraksis kan tilbys, gis eller mottas i situasjoner hvor dette er naturlig og under den forutsetning av at det gjøres i full åpenhet. Gaver eller andre fordeler til en verdi over kr. 500,- skal det takkes nei til med henvisning til at det vil være i strid med TINEs etiske retningslinjer å akseptere. Nærmeste overordnede skal alltid informeres om eventuelle gaver eller andre fordeler som det av hensyn til disse retningslinjene er takket nei til. 4.5 Arrangementer Arrangementer er f.eks. seminarer, samlinger, treff, fester, turer eller lignende som på bakgrunn av tid, sted, innhold eller andre forhold skiller seg fra vanlige forretningsmøter. TINEs arrangementer skal alltid være faglig og forretningsmessig forankret. Sosialt program på arrangementer skal være av moderat verdi og omfang. Servering skal, med mindre det foreligger spesielle forhold, være innenfor statens satser for representasjon. 8

9 De samme prinsippene gjelder for medarbeidere i TINE som deltar på arrangementer i regi av andre. For disse gjelder dessuten at eventuell reise og/eller overnatting alltid skal betales av TINE. Nærmeste overordnede skal forhåndsgodkjenne programmet for TINEs arrangementer, og deltakelse på eksterne arrangementer. 4.6 Kommunikasjon og rapportering Vår kommunikasjon skal være preget av åpenhet, ærlighet og troverdighet. Vi skal gi en fullstendig, riktig, nøyaktig og forståelig redegjørelse i alle rapporter og andre dokumenter som sendes offentlige myndigheter, og all annen offentlig kommunikasjon. Vår kommunikasjon skal være preget av åpenhet, ærlighet og troverdighet. Rapportering om samfunnsansvar skal gjøres i samsvar med Global Reporting Initiative (GRI) sine prinsipper og retningslinjer for næringsmiddelindustrien. Alle regnskaper skal føres og legges frem i samsvar med gjeldende lovgivning, forskrifter og god praksis. 9

10 4.7 Uavhengighet Vi skal informere vår nærmeste overordnede dersom det kan stilles spørsmålstegn ved personlig uavhengighet (habilitet) i beslutninger/ handlinger som foretas på vegne av TINE. Inhabilitet kan oppstå f.eks. som følge av bierverv, eierinteresser, familieforhold, nært vennskap eller andre forhold mellom en medarbeider og våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere eller øvrige ansatte. Ved usikkerhet skal en avstå fra videre arbeid med saken inntil spørsmålet er avgjort av nærmeste leder. Inhabilitet hos en medarbeider i en lederrolle vil som hovedregel medføre at direkte underordnede også er inhabile. Dersom det oppstår nære personlige bånd mellom to medarbeidere skal dette straks tas opp med nærmeste leder slik at mulige arbeidsmessige forhold kan vurderes. 4.8 Konfidensialitet Vi skal aldri snakke med utenforstående om forhold i eller om TINE eller våre kunder, leverandører eller samarbeidspartnere med mindre opplysningene allerede er offentlig kjent. 4.9 Arbeidsmiljø Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering. Vi har som mål å gjennomføre vår drift uten skade på mennesker og uten tap av materielle verdier. Arbeidsmiljøet i TINE skal preges av likeverd, åpenhet og toleranse. Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering. Vi skal være en rusfri arbeidsplass. Servering av alkohol på arbeidsplassen kan kun skje i forbindelse med frivillige sosiale arrangementer utenfor normal arbeidstid. I arbeidsrelaterte situasjoner hvor det serveres alkohol, enten på arbeidsplassen eller eksternt, skal det alltid utvises moderasjon. 10

11 5. Rapportering av brudd Vi skal kunne ta opp etiske problemstillinger og varsle eventuelle brudd uten risiko. Brudd på disse etiske retningslinjene skal varsles til nærmeste leder, eller dersom dette ikke er passende til TINEs varslingsombud. 6. Konsekvenser av brudd Brudd på de etiske retningslinjene vil kunne medføre reaksjoner. Brudd på de etiske retningslinjene kan få betydning for den enkeltes ansettelsesforhold eller verv. TINEs varslingsombud er HMS-sjef, og kan kontaktes på telefon eller e-post. Se også «Retningslinjer for varsling» som du finner i TINE styring på MittTINE. Brudd på de etiske retningslinjene kan også etter forholdene føre til straff eller erstatningsansvar. 7. Spørsmål Spørsmål om hvordan de etiske retingslinjene skal forstås kan rettes til nærmeste leder eller til TINEs konsernadvokater. 11

12 Noen etiske dilemmaer vi som TINE- 1. Hva er mitt og hva er TINEs? Hva har du lov til å ta med deg hjem og beholde av det som er TINEs? En post-it-blokk, produkter fra «pause-kjøleskapet», en ost? Konklusjon: Fra instruks om sikkerhet i TINE: Det er ikke tillatt å ta med varer i selskapets sortiment ut fra arbeidsplassen uten å være i besittelse av en gyldig kvittering eller skriftlig tillatelse fra avdelingsleder. Dette gjelder også varer den ansatte har kjøpt til eget konsum. Alle varer, også varer med avvik eller søppel, er TINEs eiendom. Selskapets øvrige eiendeler kan ikke fjernes fra arbeidsplassen uten at det finnes en skriftlig tillatelse fra avdelingsleder. Unntatt er eiendeler som naturlig følger stillingen. TINE kan sette frem varer i sortiment til de ansatte og gjester i fellesområder som pauserom, møterom eller kantine. Disse varene er ment for konsum i TINEs lokaler. 12

13 ansatte kan komme i 2. Love is in the air Over tid har du blitt stadig bedre kjent med leder i en av de avdelingene dere samarbeider med. Dere har akkurat nå blitt kjærester. Ingen på jobben har blitt informert om dette ennå. Du lurer nå på om du må fortelle dette til leder, og eventuelt hvor raskt du må gjøre det? Konklusjon: Etiske retningslinjer punkt 4.7, avsnitt 1: Vi skal informere vår nærmeste overordnede dersom det kan stilles spørsmålstegn ved personlig uavhengighet (habilitet) i beslutninger/handlinger som foretas på vegne av TINE. Inhabilitet kan oppstå f.eks. som følge av bierverv, eierinteresser, familieforhold, nært vennskap eller andre forhold mellom en medarbeider og våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere eller øvrige ansatte. Ved usikkerhet skal en avstå fra videre arbeid med saken inntil spørsmålet er avgjort av nærmeste leder. Inhabilitet hos en medarbeider i en lederrolle vil som hovedregel medføre at direkte underordnede også er inhabile. Etiske retningslinjer punkt: 4.7, avsnitt 2: Dersom det oppstår nære personlige bånd mellom to medarbeidere skal dette straks tas opp med nærmeste leder slik at mulige arbeidsmessige forhold kan vurderes. 13

14 3. Gaven Du har gjennomført et viktig prosjekt inneværende år. I den forbindelse har du hatt et meget godt samarbeid med ekstern konsulent i prosjektet. Rett før jul ringer de fra resepsjonen fordi det har kommet en pakke til deg. Det viser seg at pakken inneholder tre flasker rødvin. Hva gjør du? Konklusjon: Etiske retningslinjer punkt 4.4. Tre flasker er for mye og du må takke nei. En flaske til en verdi under kr 500,- kan du ta i mot så lenge din overordnede er informert. 14

15 4. Landskampen Norge skal spille den siste avgjørende kampen om deltagelse i VM og kampen går på Ullevaal Stadion. Det har vært utsolgt for billetter over lang tid og du har til din fortvilelse sett at billettene ligger for salg på finn.no til kr 1500,- pr stk. Du få en oppringning fra en tidligere leverandør av utstyr til lageret som inviterer deg med på kampen. Du har sammen med din leder samarbeidet med leverandøren over en årrekke. Konklusjon: Etiske retningslinjer pkt. 4.4 og 4.5. Siden arrangementet ikke er faglig og forretningsmessig forankret, må du takke nei. I dette tilfellet er dette i tillegg en gave på over kr 500,-. 15

16