Retningslinjer for arrangementer i regi av LHL

Transkript

1 Retningslinjer for arrangementer i regi av LHL

2 1 Målgruppe, bakgrunn, formål og prinsipper Likelydende til etiske retningslinjer for LHL. Link til: Etiske retningslinjer for LHL Retningslinjer for arrangementer Dette dokumentet beskriver retningslinjer for interne og eksterne arrangementer i regi av LHL. Målet med retningslinjene er at medarbeiderne på tvers av organisasjonen har de samme rammene for hva de kan invitere til i regi av LHL. Retningslinjene skal også være retningsgivende for hva medarbeidere selv kan takke ja til og delta på i kraft av sin stilling. Retningslinjene er utformet slik at de gir rammer og hovedregler for hva vi kan tillate. Eventuelle unntak må godkjennes av enhetens øverste leder. LHLs ledere må sørge for at medarbeiderne gis anledning til å sette seg inn i retningslinjene. HR sjef i LHL er ansvarlig for at retningslinjene utarbeides, gjøres tilgjengelig og revideres. HR lokalt er ansvarlig for å øke kunnskap og bevissthet rundt retningslinjene. Generelle retningslinjer Arrangementer i regi av LHL skal preges av nøkternhet, og ha relevant faglig innhold. Med arrangementer menes eksempelvis konferanser, seminarer, møter og sosiale tilstelninger. Dersom arrangementet medfører reise og overnatting for de som inviteres, skal dette dekkes av de inviterte (enten direkte eller gjennom deltakeravgift). LHL kan imidlertid dekke reise- og oppholdsutgifter for de inviterte dersom formålet med arrangementet er å bidra med innhold. Ansatte i LHL som inviteres til seminarer eller lignende, skal få sine reise- og oppholdsutgifter dekket av arbeidsgiver. Dersom formålet med invitasjonen er å bidra med innhold, kan imidlertid reise- og oppholdskostnadene dekkes av den eksterne part. Ved noen anledninger er det hensiktsmessig og forsvarlig å invitere ektefelle/ følge med på arrangementet. Når det er tilfelle skal dette forhåndsgodkjennes av virksomhetens øverste leder. Utgifter til medfølgende ektefelle/ følge skal i sin helhet dekkes av ektefelle/ følge selv. Av kostnads,- tids og miljøhensyn skal arrangementer i regi av LHL så langt som mulig legges til steder som ikke medfører mye reising. Godkjenning Alle arrangementer skal forhåndsgodkjennes av leder.

3 2 Alkoholservering Som hovedregel skal det ikke servers alkohol på arrangementet i LHL regi. Ved spesielle anledninger og markeringer kan dette likevel tillates, dog innenfor en nøktern og begrenset ramme. Åpenhet og bevisstgjøring Kravet om åpenhet i forhold til hva vi kan invitere til og delta på er absolutt. Dette er et område hvor grensene for hva som er akseptabelt endres, og hvor det er mange situasjoner der man ikke uten videre kan svare ja eller nei. Opplæring og bevisstgjøring er derfor viktig. Det er et lederansvar å legge til rette for og gjennomføre tiltak som sikrer kunnskap og bevisstgjøring i egen avdeling. Tiltak rundt dette kan legges inn i medarbeideroppfølgingssystemet som en aktivitet i forhold til å sikre etterlevelse av prinsippene. Sanksjoner Tilsvarende til LHLs etiske retningslinjer.

4 3 Kontrollspørsmål Følgende kontrollspørsmål kan være til hjelp dersom du er usikker på hvorvidt du kan delta på et arrangement, godta en invitasjon eller ta i mot en gave. Vær oppmerksom på at dette ikke er en uttømmende liste, men kun et retningsgivende verktøy. Er du usikker må spørsmålet tas opp med leder. 1. Tåler dette forholdet dagens lys? Er du villig til å forsvare forholdet offentlig? Er det i orden for deg å fortelle om dette til dine nærmeste? Dette kalles offentlighetsprinsippet. Hvis svaret er nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør det ringe en varselklokke. Det er et tegn på at du kan være i ferd med å ta en uklok og uriktig beslutning, og bør derfor snu. 2. Gis invitasjonen i full åpenhet? Dersom svaret er nei, skal du ikke delta på arrangementet/ godta invitasjonen. Du bør også orientere din leder om situasjonen. 3. Ville jeg fått tilbud om dette hvis jeg hadde en annen stilling? Dersom svaret er nei, bør du tenke deg godt om. I noen situasjoner er det helt i orden å ta imot tilbudet likevel. Det er imidlertid viktig at du er åpen om forholdet, og snakker med andre. Ved tvil bør du ta saken opp med lederen din. Du bør også stille deg selv og de andre kontrollspørsmålene. 4. Hva er formålet med invitasjonen? Her er det ingen klare regler for hva som er rett og galt. Spørsmål du bør stille deg er om det forventes gjenytelse, om invitasjonen gis direkte til deg eller til virksomheten, om invitasjonen gis skjult eller åpent, og om du er i en tilbuds- eller forhandlingssituasjon. Dersom du synes formålet med invitasjonen er problematisk, bør du takke nei. Det er viktig at du er åpen og snakker med andre. Ved tvil bør du ta opp saken med lederen din. 5. Er vi i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon? Dersom vi er i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon, bør du være svært forsiktig med hva du takker ja til. Å ta i mot en invitasjon fra noen vi er i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon med, kan lett oppfattes som smøring eller såkalt påvirkningshandel. I en slik situasjon skal du alltid ta saken opp med lederen din. 6. Gis invitasjonen til en person eller til hele virksomheten? Invitasjoner som retter seg mot en spesiell person er ofte mer problematiske enn invitasjoner som går til virksomheten. Spør deg selv hvorfor invitasjonen går til deg personlig og ikke til

5 4 virksomheten? Hva er formålet med invitasjonen? I en slik situasjon bør du være åpen om forholdet og snakke med andre. Dette gjelder selv om invitasjonen går til virksomheten og ikke deg personlig. 7. Gis invitasjonen til mange eller bare til en? Dersom invitasjonen gis bare til en person, er forholdet som regel mer problematisk enn om den gis til flere. Her er det uansett viktig å være åpen om situasjonen og snakke med andre. Dersom det kun er du som mottar invitasjonen, bør du ta det opp med lederen din. 8. Forventes gjenytelse? Dersom svaret er ja, bør du takke nei til invitasjonen. Hvis du er usikker kan du ta saken opp med lederen din. 9. Betydelig ubetydelig verdi Dersom verdien er betydelig, skal du takke nei. Hvis du er usikker kan du ta saken opp med lederen din som basert på sak og situasjon vil vurdere hvorvidt du kan takke ja til invitasjonen. 10. Kunne vi gitt en tilsvarende invitasjon? Dersom svaret er nei, skal du ikke akseptere invitasjonen. Ved tvil bør du ta saken opp med lederen din. 11. Hvem betaler reise og opphold Reise i forbindelse med arbeid skal alltid dekkes av arbeidsgiver. Oppholdskostnader kan dekkes av den som inviterer dersom formålet er å bidra med innhold, men i alle andre tilfeller skal også opphold dekkes av LHL. Dersom du er i tvil bør du ta saken opp med lederen din. 12. Er faglig innhold av tilstrekkelig kvalitet og relevans? Dersom svaret er nei, skal du takke nei til invitasjonen. Ved tvil kan du ta opp saken med lederen din.