1 Innledning. 2 Vår arbeidsplass. 3 Forretningsmessig atferd. 4 Personlig atferd

Transkript

1 CODE OF CONDUCT

2 1 Innledning 1.1 Konsernsjefens ord Våre verdier Omfang og ansvar 5 2 Vår arbeidsplass 2.1 Åpen, ærlig og tydelig kommunikasjon Diskriminering og trakassering Personvern og taushetsplikt Samfunnsansvar Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Varsling 10 3 Forretningsmessig atferd 3.1 Kundebehandling Konkurranse Transparens og etterrettelighet Compliance og etterlevelse Hvitvasking (AML) og terrorfinansiering (CTF) Skatt Rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon Konfidensialitet 14 4 Personlig atferd 4.1 Beskytte DNBs verdier og informasjon Interessekonflikt Korrupsjon Innsideinformasjon Misbruk av rusmidler Bruk av selskapets eiendeler 19

3 1 innledning Code of Conduct er et dokument på øverste nivå i strukturen for styringsdokumenter i DNB. Det må ses i sammenheng med øvrige styrende dokumenter, spesielt Virksomhetsstyringsdokumentet. Hensikten er å beskrive hva som er DNBs etiske standard, og hvordan vi skal opptre for å opprettholde denne standarden.

4 4 Er du i tvil skal du alltid rådføre deg. Dokumentet er inndelt i fire kapitler: 1. Innledning, som beskriver de overordnede forventningene og virkeområde. 2. Vår arbeidsplass, som beskriver hvordan DNB skal være som selskap. 3. Forretningsmessig atferd, om hvordan vi skal opptre i en forretningsmessig sammenheng. 4. Personlig atferd, om hvordan vi skal opptre som enkeltpersoner. Code of Conduct er godkjent av styret i DNB ASA. 1.1 Konsernsjefens ord Vår forretningsmodell og samfunnsrolle bygger på at vi har tillit. Derfor er etikk svært viktig. Når man jobber med andre menneskers verdier som vi gjør, er det en nødvendighet å holde høy etisk standard. Code of Conduct er grunnpilaren i hvordan vi vil at DNBs ansatte skal opptre, og hva hver og en av oss må tenke på i det daglige. Code of Conduct gir ikke alltid konkrete svar på alle spørsmål, men skal være en etisk rettledning som vi skal bruke for gjøre riktige vurderinger og valg. For meg er det en forutsetning at alle i DNB er kjent med og etterlever de etiske retningslinjene i Code of Conduct. Vi må alle ha et forhold til hva som er rett og galt, og vi må hjelpe hverandre med å holde en høy etisk standard. 1.2 Våre verdier Verdiene beskriver hvordan vi skal løse oppdraget, både som organisasjon og som kolleger. Verdiene setter ord på hva vi forventer av hverandre og hva kunder, eiere og omverdenen kan forvente. Vi er nysgjerrige, modige og ansvarlige. Alt det vi gjør skal være i tråd med disse verdiene. Nysgjerrig Vi ønsker hele tiden å forstå mer, slik at vi kan forbedre hverdagen til kundene våre. Vi trives i en verden i endring. Å være nysgjerrig betyr at vi søker ny kunnskap og lærer av erfaringer, slik at vi hele tiden får ny innsikt. Vi er oppriktig interessert i og nysgjerrige på hvordan vi kan gjøre hverdagen bedre for kunder og kolleger. Sammen finner vi gode løsninger. Modig Vi tør å gå foran og drive endring. Vi møter ny konkurranse og endrede kundeforventninger med initiativ og besluttsomhet. Modig innebærer at vi utfordrer etablerte sannheter, gir slipp der det er riktig og sier nei når det er nødvendig. Vi tar beslutninger selv om terrenget er uoversiktlig. Vi står for det vi gjør, innrømmer når vi tar feil og lærer av det. Vi møter utfordringer med handlekraft og er ukuelige i vår tro på at vi kan få det til.

5 5 Ansvarlig Vi skaper verdier på en bærekraftig måte. Vi er åpne og bidrar positivt til samfunnsutviklingen. Vi lytter til dem som har meninger og innsikt om hvilke forventninger samfunnet har til oss. Vi gjør gode vurderinger og tar riktige beslutninger. Vi gjør det enkelt for dem vi snakker med og er forutsigbare i måten vi opptrer på. Vi har alle et ansvar for å gjøre hverandre gode. 1.3 Omfang og ansvar Code of Conduct gjelder for hele DNB i og utenfor Norge, inkludert alle konsernselskaper, med mindre noe annet er spesifisert i de enkelte avsnittene. Dette omfatter styremedlemmer, faste og midlertidige ansatte, innleide vikarer og konsulenter samt andre som opptrer på vegne av DNB (heretter samlet omtalt som «Ansatte»). Det forventes at alle «Ansatte» følger DNBs Code of Conduct. Det forventes også at vi hjelper hverandre med å følge disse reglene, sier fra om noe bør forbedres og varsler ved kritikkverdige forhold. Hvis du er i tvil, skal du i forkant rådføre deg med nærmeste leder eller relevant fagenhet. Eventuelle brudd eller avvik skal håndteres i henhold til konsernets prosesser og prosedyrer for avviks- og hendelseshåndtering. Brudd på disse reglene er ikke akseptabelt, og kan få arbeidsrettslige og/eller strafferettslige konsekvenser. Code of Conduct gjelder alle i DNB alltid.

6 2 Vår arbeidsplass DNB skal være en attraktiv arbeidsplass som kjennetegnes av høy etisk standard. Vi skal ivareta myndighetenes krav og forventninger, kundenes og ansattes behov, samfunnets interesser, DNBs forretningsmessige mål og eiernes forventninger.

7 7 2.1 Åpen, ærlig og tydelig kommunikasjon Åpen, ærlig og tydelig kommunikasjon er viktig for å treffe riktige beslutninger og skape et godt arbeidsmiljø. Hvordan vi kommuniserer eksternt er viktig for vårt omdømme og hvordan vi oppfattes. Vår kommunikasjon skal være rettidig og korrekt. Derfor må vi kommunisere åpent og ærlig både internt og eksternt, uten at det går på bekostning av konfidensialitet, taushetsplikt eller andre forpliktelser. All eksternkommunikasjon skal gjøres i samarbeid med kommunikasjonsenheten i DNB. Ingen andre enn spesifikt utpekte personer skal uttale seg til media på vegne av DNB. Vi kommuniserer åpent, ærlig og tydelig. Du kommuniserer åpent, ærlig og tydelig. Du gir alle interessenter korrekt informasjon til rett tid. Du både gir og mottar tilbakemeldinger med intensjon om å forbedre. Du sier fra om det er noe som ikke er bra. Du beskytter konfidensialitet og tar vare på taushetsplikten. Du uttaler deg kun på vegne av DNB etter avtale med Kommunikasjon, og utviser ekstra varsomhet ved kontakt med media, og ved bruk av sosiale medier. 2.2 Diskriminering og trakassering DNB oppfordrer til mangfold, der mennesker med ulike egenskaper kan samarbeide om å få frem det beste for DNB og DNBs kunder. Vi anerkjenner at alle mennesker er unike og har respekt for enkeltpersoners evner, egenskaper og syn.

8 8 DNB aksepterer ingen form for diskriminering eller trakassering. Dette gjelder både kunder, leverandører, ansatte og andre vi kommer i kontakt med. Med diskriminering menes forskjellsbehandling basert på kjønn, alder, etnisitet, kulturell bakgrunn, religion, sosial tilhørighet, funksjonshemming, seksuell legning, sivilstatus eller politisk overbevisning. Med trakassering menes at noen over tid blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Du behandler alle mennesker med respekt. Belønning og anerkjennelse gis basert på hva du gjør, og ikke hvem du er. 2.3 Personvern og taushetsplikt DNB skal kjennetegnes som et selskap der personvern og taushetsplikt er viktig. Det betyr at kunder, leverandører, «Ansatte» og eiere kan stole på at vi ivaretar personvernet og taushetsplikten. Personvern og taushetsplikt gjelder i alle sammenhenger, både på jobb og privat. Taushetsplikten gjelder overfor både andre «Ansatte» og kunder. Taushetsplikten omfatter også opplysninger om DNBs virksomhet som ikke er offentlig kjent.

9 9 Vi deler aldri taushetsbelagt informasjon uten et rettmessig og tjenstlig behov. Du deler aldri personopplysninger eller taushetsbelagt informasjon med mindre det er et rettmessig og tjenstlig behov for det. Du behandler alltid denne typen informasjon med varsomhet og i tråd med fastsatte regler. Du søker ikke opp opplysninger om andre medarbeidere, kunder eller utenforstående via DNBs systemer når det ikke er nødvendig for utførelsen av ditt arbeid. 2.4 Samfunnsansvar Som et stort norsk finanskonsern har DNB et ansvar for å være samfunnsbevisst og bidra til en bærekraftig, økonomisk, sosial og miljømessig utvikling i de områder og bransjer hvor konsernet opererer. Dette skal gjenspeiles i alt DNB gjør, herunder ved investeringer og finansiering, slik at DNB kjennetegnes som en ansvarsbevisst samfunnsaktør. Hvordan DNB ivaretar sitt samfunnsansvar er beskrevet i et eget styrende dokument. Du er kjent med og følger fastsatte regler for samfunnsansvar, miljø og bærekraft. 2.5 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) DNB skal ivareta at alle «Ansatte» har et godt og helsefremmende arbeidsmiljø, fysisk, psykisk og sosialt. Dette skal oppnås gjennom et systematisk HMS-arbeid i samsvar med lover og forskrifter og på grunnlag av risikovurderinger. HMS-arbeidet skal være en integrert del av konsernets daglige drift. Du er kjent med og følger fastsatte rutiner, tiltak og aktiviteter innen arbeidsmiljø, arbeidshelse og sikkerhet. Du er kjent med nødprosedyrer og beredskap der du jobber. Du tar ansvar for egen arbeidssituasjon i ditt daglige arbeid. Du tar ansvar for å bidra til godt arbeidsmiljø og sørger for positiv samhandling med dine kolleger. Du melder fra til ledelse og verneombud dersom du opplever eller observerer noe som påvirker arbeidsmiljøet eller sikkerheten negativt. Du har rett til å motsette deg arbeid i helsefarlige situasjoner.

10 10 Vi varsler om kritikkverdige forhold. 2.6 Varsling En forutsetning for å kunne håndtere problemer på en god og ryddig måte, er å vite hva som faktisk skjer i hele konsernet. Dette er også viktig for å skape en positiv utvikling i konsernet. Derfor skal vi ha et miljø der det er positivt å si fra om forhold som ikke er akseptable. Hvis det ikke fører frem å ta opp saker med leder, leders leder eller aktuell fagenhet, kan det varsles via DNBs varslingskanal. Alle kritikkverdige forhold skal varsles i tråd med regler og rutiner for varsling. Alle varslinger skal behandles med respekt og tas på alvor, og det er ikke akseptabelt med gjengjeldelse som følge av å si ifra eller varsle når dette er utført i god tro. «Ansatte» skal alltid føle seg trygge ved varsling. Det kan varsles anonymt og til en uavhengig part. I varslingssaker skal den «Ansatte» ha tilgang til personlig støtte og veiledning fra en uavhengig part. Du sier fra om forhold som ikke er akseptable til leder, leders leder eller aktuell fagenhet før eventuell varsling. Du er kjent med og følger fastsatte rutiner for internvarsling. Du varsler om kritikkverdige forhold, og sier fra om det som ikke er akseptabelt på arbeidsplassen.

11 3 Forretningsmessig atferd For DNB er det avgjørende å ha tillit både hos myndigheter, eiere, kunder og i markedet. Det er viktig at vår forretningsmessige atferd er slik at merkevare og omdømme beskyttes, og at tilliten ikke svekkes. Det forventes at vi opptrer profesjonelt i vår kontakt med andre, herunder kunder, leverandører, eiere og kollegaer.

12 Vi har alle et ansvar for å bidra til et positivt omdømme og vurdere om det vi gjør kan få negative konsekvenser for DNB Kundebehandling Hvordan DNB behandler kundene er viktig for å bygge tillit og ivareta omdømmet. DNB skal kjennetegnes av høy integritet, tilgjengelighet og transparens i kundebehandlingen. Vi skal behandle alle kunder med respekt og i tråd med god forretningsskikk og bransjenormer. Eventuelle klager fra eksisterende eller tidligere kunder skal tas på alvor, behandles med respekt, og håndteres i samsvar med fastsatte rutiner for klagebehandling. Du ivaretar kundens interesser i forbindelse med salg, rådgivning og annen form for tjenesteytelse. Du er kjent med og følger fastsatte regler og rutiner for behandling av kundeklager. 3.2 Konkurranse DNB er et ansvarlig selskap som behandler alle leverandører og konkurrenter med respekt, og konkurrerer rettferdig og i samsvar med konkurransebestemmelser.

13 13 Vi etterlever lover, regler og avtaleverk. Du er kjent med og følger fastsatte regler og rutiner for anskaffelse og konkurranse. Du lar ikke personlige preferanser påvirke beslutninger og valg av leverandører, produkter eller tjenester. 3.3 Transparens og etterrettelighet Alt det vi gjør skal tåle dagens lys. Det er viktig at vi kan redegjøre for hva vi har gjort, hvordan vi har vurdert og hvilke beslutninger vi har tatt. Du dokumenterer det du gjør i samsvar med de reglene som gjelder for ditt arbeid. Alt det du gjør tåler dagens lys og ivaretar tilliten til DNB. 3.4 Compliance og etterlevelse «Ansatte» skal etterleve lover, regler og avtaleverk i alle deler av DNBs virksomhet. Dette gjelder både eksterne krav og interne regelverk som f.eks. avtaler, policyer, standarder, instrukser, prosesser og rutiner/prosedyrer. I tilfeller der det er avvik skal dette håndteres i samsvar med konsernets rutiner for hendelses- og avvikshåndtering. Der det er overlappende regelverk skal det mest restriktive regelverket gjelde med mindre noe annet er klart definert. Du er kjent med og følger regler og rutiner som gjelder for ditt arbeid. Du rådfører deg med en fagkyndig eller leder om du er i tvil. Du er kjent med og følger fastsatte rutiner for å melde brudd på interne eller eksterne regler. 3.5 Hvitvasking (AML) og terrorfinansiering (CTF) Hvitvasking av penger og terrorfinansiering og/ eller lignende handlinger er et samfunnsproblem alle finanskonsern må ta ansvar for å motarbeide. Dette arbeidet er påkrevd av både norsk og internasjonal lovgivning. DNB skal aktivt motarbeide hvitvasking av penger og finansiering av terror, og skal ikke bidra til slik virksomhet. Du er kjent med og følger fastsatte regler og rutiner for AML og CTF innenfor ditt område. Du kjenner dine kunder og kan identifisere mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering. Du melder fra ved mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering i henhold til konsernets rutiner.

14 14 Vi utsetter ikke kundene for unødvendig informasjonssikkerhetsrisiko. 3.6 Skatt Vi skal ikke tilrettelegge, gi råd eller på annen måte bidra til at kunder kan unndra skatt eller avgifter. DNB skal følge skatteregler og internasjonale konvensjoner i alle land der DNB har virksomhet. 3.7 Rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon Fullstendig, nøyaktig og objektiv rapportering er avgjørende for å ivareta DNBs troverdighet og omdømme. Rapportering skal finne sted til rett tid, til rette instanser og ha korrekt innhold. 3.8 Konfidensialitet DNBs virksomhet er betrodd verdier og informasjon om våre kunder. For å kunne opprettholde denne tilliten skal sikkerhet og beskyttelse av kundenes verdier og informasjon komme i første rekke. Du er kjent med og følger fastsatte regler for skatterapportering innenfor ditt område. Du bidrar ikke til skatteunndragelser eller opptrer slik at det kan oppfattes som medvirkning til skatteunndragelser. Du er kjent med og følger fastsatte regler for skatterapportering som er relevante for din stilling eller funksjon. Du melder fra ved mistanke om skatteunndragelse. Rapportering skal sikre transparens og skal gjøres i henhold til lov- og myndighetskrav, anerkjente standarder og konsernets regler for finansiell og ikke-finansiell rapportering. Du er kjent med og følger fastsatte regler for rapportering innenfor ditt område. Du oppgir riktig og helhetlig informasjon som grunnlag for rapportering. Du er presis i utarbeidelse av grunnlag for rapportering. Kundens data skal beskyttes, og DNB skal ikke utsette kundene for unødvendig risiko. Lover som gjelder for behandling av kundens informasjon skal følges, f.eks. kundenes strategier, børssensitiv informasjon og annen innsideinformasjon. Du er kjent med og følger relevante lover og regler for ditt arbeidsområde. Du ivaretar kundens interesser og behov for konfidensialitet. Du deler informasjon kun med de som har et rettmessig og tjenstlig behov.

15 4 Personlig atferd Hvordan hver enkelt av oss opptrer og blir oppfattet påvirker DNBs omdømme. Det er derfor viktig at vi har høy personlig og faglig integritet, og er ansvarsbevisste.

16 16 Vår personlige atferd er en viktig faktor for å skape tillit til DNB. Vi skal stå for det vi sier og ta ansvar for våre handlinger. 4.1 Beskytte DNBs verdier og informasjon Det meste av DNBs økonomiske og forretningsmessige verdier er digitalisert og tilgjengelig som data på ulike måter og i ulike systemer. DNBs regler for korrekt og sikker behandling av informasjon skal alltid følges. Konsernets sikkerhetskrav er minimum av det som skal følges, og i enkelte tilfeller er det enda strengere regler som gjelder. Det som utarbeides av strategier, forretningsplaner, produkter, konsepter, tjenester, modeller, systemer mv., er DNBs eiendom. Slike immaterielle eiendeler er en del av verdiene som gjør DNB konkurransedyktig, og skal beskyttes mot uvedkommende. Du er kjent med og følger reglene og rutiner for informasjonssikkerhet som gjelder for ditt arbeid. Du melder umiddelbart fra ved brudd på informasjonssikkerheten. Du vurderer alltid hvilke konsekvenser tap av eller skade på data kan få. Du verken distribuerer eller tar med deg verdier og informasjon utenfor DNB uten et tjenstlig behov. Du bruker DNBs verdier og informasjon kun til formålet de er tiltenkt. Vi skal stå for det vi sier og ta ansvar for våre handlinger.

17 Interessekonflikt En interessekonflikt kan oppstå når DNBs interesser og personlige interesser ikke er sammenfallende. Dette kan skyldes nære relasjoner, f.eks. kjærester, ektefelle/samboer, barn eller foreldre og venner. Økonomiske interesser, f.eks. i en kunde-/leverandørrelasjon, eller det å inneha et verv, en rolle eller en funksjon kan også medføre interessekonflikter. Det samme gjelder hvis du som «Ansatt» også er kunde i DNB. En interessekonflikt kan også oppstå mellom krav og forventninger fra myndigheter, kundenes behov og interesser samt DNBs forretningsmessige mål og eiernes forventninger. I DNB skal vi søke å unngå interessekonflikter. Når de oppstår skal vi være åpne om dem og løse dem på en forsvarlig måte. I DNB skal vi søke å unngå interessekonflikter. Når de oppstår skal vi være åpne om dem og løse dem på en forsvarlig måte. Du er kjent med og følger fastsatte regler for verv og håndtering av interessekonflikter. Du unngår situasjoner, profesjonelt og privat, hvor det kan stilles spørsmål ved din uavhengighet, integritet eller lojalitet. Du er åpen om verv, investeringer og andre forpliktelser du har utenfor DNB som kan medføre en interessekonflikt. Du er åpen om personlige og nære relasjoner til andre «Ansatte» i DNB.

18 18 Du tar opp problemstillinger med leder eller aktuell fagenhet hvis du er usikker. Du melder fra dersom du kommer i en situasjon der en interessekonflikt kan oppstå. 4.3 Korrupsjon Korrupsjon er når du gir eller mottar en utilbørlig fordel i tilknytning til din stilling, ditt verv eller i utførelsen av et oppdrag. En fordel kan f.eks. være penger, rabatter, kostnadsdekning, reiser eller deltagelse på arrangementer. DNB har nulltoleranse for alle former for korrupsjon, og skal opptre åpent, transparent og etterrettelig. Du er kjent med og følger fastsatte regler og rutiner for antikorrupsjon, og melder fra om du mistenker brudd. Vi misbruker ikke innsideinformasjon og utviser aktsomhet ved handel i finansielle instrumenter. Du melder fra om tilbud om gaver fra kunder eller leverandører i samsvar med fastsatte regler og rutiner. Du avstår fra å ta imot eller tilby økonomiske eller andre utilbørlige fordeler. Du godtar ikke å betale for tjenester DNB har krav på å få utført uten betaling (tilretteleggelsespenger). 4.4 Innsideinformasjon Som «Ansatt» kan du få innsyn i informasjon som ikke er offentlig tilgjengelig og som kan påvirke kursen til en aksje eller annet finansielt instrument mv. Slik informasjon kan være innsideinformasjon som skal behandles på en korrekt og lovlig måte. DNB skal motvirke økonomisk kriminalitet, både i samfunnet og internt i konsernet, og har regler og rutiner for håndtering av innsideinformasjon og handel av finansielle instrumenter.

19 19 Du er kjent med og følger fastsatte regler og rutiner for håndtering av innsideinformasjon og handel av finansielle instrumenter. Du misbruker ikke innsideinformasjon og utviser aktsomhet ved handel i finansielle instrumenter. 4.5 Misbruk av rusmidler DNB er en rusfri arbeidsplass og ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens de utfører arbeid for DNB. I sosiale sammenhenger, og under arrangementer der det er passende og akseptabelt, kan det serveres alkohol. Lovlige stimuli, som foreskrevne legemidler, tobakksrøyking og snusing, ses ikke på som rusmidler i denne sammenhengen. Du er ikke på jobb i ruspåvirket tilstand. Du utviser moderasjon under arrangementer der det serveres alkohol. Du melder fra hvis du opplever at andre er på jobb i påvirket tilstand. 4.6 Bruk av selskapets eiendeler «Ansatte» har tilgang til å bruke DNBs eiendeler til å utføre arbeidsoppgaver. Dette omfatter alle eiendommer, utstyr, systemer og lignende som eies av konsernet. Slike eiendeler skal brukes og oppbevares med ansvarlighet. Du er kjent med og følger fastsatte regler for bruk av selskapets eiendeler. Du avstår fra å bruke DNBs eiendeler på andre måter enn det som er fastsatt i regler og rutiner.

20