Sykehuspartners kunder, brukere og eier

Transkript

1 RAPPORT 2011

2 Sykehuspartners kunder, brukere og eier KUNDE: Det enkelte helseforetak bestiller og inngår avtaler om tjenesteleveranser fra Sykehuspartner. Forvaltning av avtalene ligger typisk i den lokale IKT- eller HR-avdeling ved hvert helseforetak. Kort om Sykehuspartner Sykehuspartner er en enhet i det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst. Siden etableringen i 2003 har virksomheten vært tjenesteleverandør innenfor ikkemedisinske støttetjenester. Målet med Sykehuspartner er mer effektiv drift av støttefunksjoner i helseforetakene. Sykehuspartner skal bidra til at helseforetakene kan holde fokus på sin primære virksomhet. BRUKER: Sykehuspartners brukere er hver enkelt sykehusansatt. De om lag brukerne benytter daglig tjenester og utstyr levert eller kjøpt inn ved hjelp av Sykehuspartner. Dessuten er det Sykehuspartner som sørger for at medarbeiderne i Helse Sør-Øst får utbetalt riktig lønn til riktig tid. EIER: Formelt er Sykehuspartner en avdeling i det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst. Virksomhetens art og organisering gjør imidlertid at vi ofte benevner Helse Sør-Øst som Sykehuspartners eier. Eierskapet utøves gjennom et driftsstyre som sikrer at Sykehuspartners virksomhet bidrar til å nå Helse Sør-Østs overordnede mål og strategi. Sykehuspartner har nær 800 ansatte, og leverer samordnede løsninger og tjenester til alle helseforetakene i Helse Sør-Øst innen IKT, HR-tjenester og innkjøp/ logistikk. Sykehuspartner utvikler og leverer fremtidsrettede og effektive løsninger og tjenester ved å kombinere kunnskap om helsesektoren med fag- og teknologikompetanse. Sykehuspartner er i dag Nordens største fellestjenesteleverandør innen helse. Hovedkontoret for Sykehuspartner ligger i Drammen, og virksomheten har i tillegg avdelingskontorer i Oslo, Grimstad, Porsgrunn, Fredrikstad og Innlandet. VISJON: En enklere hverdag Visjonen tar utgangspunkt i Sykehuspartners overordnete mål: Sykehuspartners helhetlige tilbud av tjenester og løsninger skal bidra til å forenkle hverdagen, frigjøre ressurser og øke kvaliteten på kjernevirksomheten for våre kunder. For å realisere visjonen må våre kunder oppleve Sykehuspartner som en verdifull leverandør. FORRETNINGSIDÉ: Ved å kombinere kunnskap om helsesektoren med fag- og teknologikompetanse, utvikler og leverer vi fremtidsrettede og effektive løsninger og tjenester. VERDIER: Sykehuspartner skal kjennetegnes av følgende verdier: Redelighet Vi er ærlige og skaper tillit Vi holder det vi lover Vi er tydelige og profesjonelle i vår adferd Raushet Vi gjør hverandre gode Vi har det gøy på jobben Vi er aktive og bidrar Respekt Vi snakker til ikke om Vi er lojale mot de avtaler vi inngår Vi er åpne med hverandre HISTORISK TIDSLINJE : Sykehuspartner blir opprettet som en egen enhet i Helse Sør for å ivareta lønns- og personalfunksjonen i foretaksgruppen. Den nye enheten tildeles også et koordinerende ansvar for innkjøpsfunksjonene i det tidligere Helse Sør.

3 Sykehuspartners formål og oppgave Helse Sør-Øst er en av fire statlige, regionale helseforetak. De regionale helseforetakene eier og driver de offentlige sykehusene i landet og sikrer befolkningen tilgang til spesialisthelsetjenester. Sykehuspartner er en avdeling i det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst og leverer støttefunksjoner til alle de omkring ansatte ved sykehusene. Sykehuspartner er Helse Sør-Østs interne fellestjenesteleverandør innen IKT, HR-tjenester og innkjøp/logistikk. Sykehuspartner ble opprettet som et strategisk virkemiddel for å nå mål for det som den gang het Helse Sør: Sykehuspartner skal utføre ikke-medisinske fellestjenester for foretakene innen Helse Sør-Øst. Sykehuspartner skal bidra til at helseforetakene kan holde fokus på sin primære virksomhet, ved å tilby støttetjenester mer kostnadseffektivt enn det enkelte foretak selv kan produsere, og med riktig kvalitet. Del av Helse Sør-Østs satsning på fellestjenester Sykehuspartners virksomhetsplan tar utgangspunkt i nasjonale føringer slik disse er nedfelt i det regionale helseforetaket Helse Sør-Østs mål og strategi. Et av innsatsområdene til Helse Sør-Øst er Organisering og utvikling av fellestjenester. Målet for innsatsområdet er at samordnet styring og konsernutvikling skal frigjøre ressurser gjennom stordriftsfordeler og styrket profesjonalitet. Virksomheten skal i tillegg være en aktiv medspiller i forhold til nasjonale prosesser som berører Sykehuspartners virksomhetsområder. Frigjøre ressurser til pasientbehandling Støttefunksjoner og fellestjenester skal understøtte og forbedre helseforetakenes kjernevirksomhet og arbeidsprosesser. Sterkere regional styring er et virkemiddel Helse Sør-Øst bruker for å gi bedre kvalitet og sikre utnyttelse av stordriftsfordeler innen IKT-, stab- og støttefunksjoner. Gjennom Sykehuspartner skal Helse Sør-Øst frigjøre økonomiske ressurser til pasientbehandling. Samtidig er Helse Sør-Østs ambisjon at Sykehuspartners virksomhet skal bidra til å øke kvaliteten på de administrative funksjoner når det gjelder teknologi, organisasjon og prosess. Helse Sør-Øst skal realisere gevinster gjennom standardisering, virksomhetsutvikling, felles infrastruktur og drift i tilknytning til IKT og innkjøp/logistikk. Sykehuspartner er et viktig virkemiddel i så måte. Fra nord til sør i sør-øst Sykehuspartner har ansvar for fellestjenester til helseforetak i Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark, Vestfold, Buskerud, Østfold, Akershus, Oslo, Hedemark og Oppland. Dette omfatter alle de offentlige sykehusene i de ti fylkene, og inkluderer drift og utstyr innen IKT, lønn og personaladministrasjon, samt innkjøp og logistikkfunksjonen. Ledergruppen består våren 2012 av f.f.v. Bjørn Melheim (Økonomi), Anne Gina Sveaass (Organisasjonsutvikling), Cato Rindal (Virksomhetsområde IKT), b.f.v. Karin Erlimo (Personal), Espen Eilertsen (Virksomhetsområde Innkjøp og logistikk), Ingvild Berlin Kalleberg (Virksomhetsområde Brukerstøtte), Ole Johan Kvan (konstituert direktør) og Geir Ove Staalen (Virksomhetsområde HR-tjenester). Oppnådde mål og fokusområder i 2011 Sykehuspartner arbeidet gjennom 2011 med å fullføre omorganiseringen av virksomhetsområdet IKT og etableringen av Brukerstøtte som eget virksomhetsområde. Ny organisering ble vedtatt i august 2010 og etablert med virkning fra 1. oktober Mål 2012 Sykehuspartners langsiktige og overordnede mål er å bidra til å frigjøre ressurser til pasientbehandling og andre primæroppgaver ved helseforetakene i Helse Sør-Øst. For å nå dette målet styrer Sykehuspartner etter visjon, verdier og en virksomhetsplan hvor strategien er nedfelt. I 2012 skal Sykehuspartner fokusere på følgende mål: 1. Øke tjenestekvalitet på basisleveranser til sluttbruker Sykehuspartner skal levere bedre kvalitet på de tjenestene som er viktigst i hverdagen til de sykehusansatte. 2. Etablere en forutsigbar økonomi for helseforetakene gjennom å forbedre intern økonomi- og virksomhetsstyring Sykehuspartner skal sikre systematiske og transparente prosesser og strukturer. Hensikten er at helseforetakene skal oppleve forutsigbarhet i økonomi knyttet til tjenester fra Sykehuspartner. 3. Etablere bedre og mer enhetlig kundedialog og oppfølging av kundetilfredshet Sykehuspartner skal kommunisere tettere og mer forutsigbart med kundene. Parametre som styrer kundetilfredsheten skal få særlig fokus i kommunikasjonen. 4. Øke kostnadseffektivitet og synliggjøre gevinster Sykehuspartner skal levere tjenestene på en stadig mer hensiktsmessig måte, slik at ressurser frigjøres til primærvirksomheten. Sykehuspartner skal kommunisere resultater av arbeidet til sine interessenter. 5. Styrke medarbeidertilfredshet gjennom involvering og faglig utvikling Sykehuspartners medarbeidere skal oppleve økt engasjement og derigjennom tilfredshet, gjennom virksomhetens fokus på felles identitet og kultur, individuell tilknytning, faglige utfordringer og læring. Enhetlig måte å arbeide på Felles prosesser og tilhørende verktøystøtte er en forutsetning for at en fellestjenesteleverandør skal lykkes i å dra ut stordriftsfordeler. Som et ledd i omstillingen arbeidet Sykehuspartner i 2011 særlig med å etablere felles arbeidsprosesser, felles saksbehandlerverktøy, bygge enhetlig kompetanse og etablere en felles kultur. Arbeidet var samlet i et omfattende prosjekt, som ble gjennomført med betydelig innsats fra hele organisasjonen. Intern styring og kontroll Gjennom året fokuserte hele organisasjonen på å utvikle styring og kontroll. Sykehuspartner har innført en rekke måleparametre (Key Performance Indicators KPI) som gir mer faktabasert kunnskap om status og utvikling av driften. Det er identifisert flere forbedringsområder som skal styrke den helhetlige virksomhetssyringen ytterligere. Blant annet har Sykehuspartner nedsatt et prosjekt for 2012 som skal sikre: høyere kvalitet i den finansielle rapporteringen høyere forutsigbarhet for det enkelte helseforetak mer helhetlig kodestruktur fullstendig og nøyaktig fakturering av inntekter Medarbeidere og ledere 2011 var et krevende år for både medarbeidere og ledere. Utviklingen gjennom året viste likevel redusert turnover, fallende sykefravær og generelt et bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen sammenliknet med året før. Dette vil ha stort fokus også i tiden fremover : Sørlandet Sykehus overlater som første sykehus lønnsproduksjon og personaladministrasjon til Sykehuspartner. 2006: Sykehuspartner IKT blir etablert gjennom virksomhetsoverdragelse fra de lokale IT-avdelingene ved sykehusene i tidligere Helse Sør. 2007: Helse Sør og Helse Øst slås sammen til ett regionalt helseforetak. 2008: Beslutning om videreføring av Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør for det nye regionale helseforetaket Helse Sør-Øst.

4 Økonomiske nøkkeltall Resultatregnskap Inntekter Sykehuspartner sin omsetning i 2011 ble MNOK. Total omsetning fordeler seg med MNOK på driftsinntekter, mens 186 MNOK kommer fra basisrammefinansiering fra Helse Sør-Øst RHF. Driftsinntektene fordelte seg med MNOK fra IKT, 193 MNOK fra HR, 74 MNOK fra virksomhetsområde Brukerstøtte og 44 MNOK fra øvrige driftsinntekter. Total omsetning ble 104 MNOK høyere enn budsjettert. I hovedsak kan budsjettavviket forklares ved oppstart av ikke-budsjetterte tjenester, økt etterspørsel fra helseforetakene, samt skalering. Kostnader Totale driftskostnader og netto finans endte på MNOK. Dette var 104 MNOK høyere enn budsjett. Det negative kostnadsavviket skyldes i all hovedsak høyere driftskostnader (avskrivninger, avtalekostnader og viderefakturerte konsulentkostnader) relatert til INNTEKTER MEDARBEIDERE Driftsinntekter fra IKT: 1545 MNOK Driftsinntekter fra HR-tjenester: 193 MNOK Driftsinntekter fra Brukerstøtte: 74 MNOK Øvrige driftsinntekter: 44 MNOK Basisramme inansiering fra Helse Sør-Øst: 186 MNOK regionale prosjekter, idriftsettelse av ikke-budsjetterte tjenester, skaleringskostnader samt kostnader relatert til virksomhetsutvikling av Sykehuspartner. Dette ble noe kompensert av lavere totale lønnskostnader enn budsjettert, som følge av netto ubesatte stillinger gjennom året. Resultat Årets resultat endte på 0,4 MNOK mot budsjettert 0 MNOK. INNTEKTER Investeringer Totale driftsinvesteringer endte Driftsinntekter på 240 MNOK, fra IKT: som budsjettert. Driftsinvesteringene 1545 MNOK består av reinvesteringer, investering i periferiutstyr og skalering. Driftsinntekter fra HR-tjenester: Balanse 193 MNOK Totalt økte Sykehuspartner sin balanse Driftsinntekter fra 2 fra 609 Brukerstøtte: MNOK pr til MNOK pr MNOK Øvrige driftsinntekter: 44 MNOK Basisramme inansiering fra Helse Sør-Øst: 186 MNOK MEDARBEIDERE IKT: 445 Innkjøp og logistikk: 21 Stab: 32 Brukerstøtte: 99 HR-tjenester: 196 Helse Sør-Øst RHF Sykehuspartner (Alle tall i NOK 1 000) DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basisramme Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Lønn og annen personalkostnad Ordinære avskrivninger Nedskrivning Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekt Finanskostnad Netto finansposter IKT: 445 Nordens største Innkjøp leverandør og logistikk: 21 av fellestjenester til helsesektoren Stab: 32 Brukerstøtte: 99 Sykehuspartner hvert år leverer lønns- og trekkoppgaver, eller at vi drifter servere og like mange applikasjoner? HR-tjenester: 196 alle de offentlige sykehusene i helseregionen Helse Sør-Øst betjenes av Sykehuspartner? Og at alle de sykehusansatte er daglig i berøring med våre tjenester? Sykehuspartner bidrar med alt fra for eksempel røntgen- og laboratoriesystemene som sykehuspersonalet benytter, via lønnsslippen de mottar en gang i måneden, til engangshanskene og sprøyter og kanyler. Både hanskene og det meste av alt det andre utstyret på sykehusene i Helse Sør-Øst er kjøpt inn gjennom avtaler fremforhandlet ved hjelp av Sykehuspartner. ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER Overføringer til/fra annen egenkapital Sum overføringer : Sykehuspartner anskaffer felles lønns- og personalsystem, samt rekrutteringssystem for hele helseregionen. Også felles ressurs- og arbeidsplanleggingssystem anskaffes. 2008: Som en del av omstillingsprogrammet i Helse Sør-Øst blir det besluttet å etablere en felles tjenesteleverandør for drift og forvaltning av IKT-tjenester for hele helseregionen, organisert som en enhet under Sykehuspartner.

5 Virksomhetsområdene://Sykehuspartner IKT Virksomhetsområdene://Sykehuspartner IKT... Sykehuspartner IKT er totalleverandør av IKT-tjenester med en tjenesteportefølje som blant annet omfatter drift av utstyr, nettverk og applikasjoner, forvaltning av applikasjoner, i hovedsak systemer for elektronisk pasientjournal (EPJ), prosjektstyring og rådgivning. Virksomhetsområdet leverer tjenester til alle helseforetak i Helse Sør-Øst, samt det regionale helseforetaket.... Sykehuspartner IKT ble etablert 1. januar Etableringen ble gjennomført som en virksomhetsoverdragelse hvor personell fra de lokale IT-avdelingene (kompetanse), eiendeler (utstyr og applikasjoner) og forpliktelser (prosjekter og avtaler), ble overdratt til Sykehuspartner fra helseforetakene i det tidligere Helse Sør. På tilsvarende måte ble foretakene i tidligere Helse Øst overført til Sykehuspartner Det overordnede målet for Helse Sør-Øst med en felles IKT-organisasjon er å benytte IKT som et sentralt virkemiddel for å oppnå produktivitets-, effektivitets- og kvalitetsgevinster. De viktigste målene for Sykehuspartner IKT er å levere stabil og høy tilgjengelighet på IKT-systemer i helseregionen, å levere tjenester til avtalt kvalitet og effektivitet, samt å redusere kostnader og ressursbruk til IKT gjennom samordning, standardisering og sentralisering. Nøkkelinformasjon 12 forskjellige plattformer Ca applikasjoner kundetjenester (86% av tjenestene benyttes bare på ett helseforetak/sykehus) Ca servere 54 datarom arbeidsstasjoner brukere Lagringsbehovet øker - Eksempel: Røntgenbildelagring stiger med 15% pr år, drevet av bilder per undersøkelse Vi formidler ca. 6,3 millioner meldinger til/ fra eksterne aktører (legekontor, offentlige instanser osv.) pr år. Teknologi for hverdag og krise på sykehusene Sykehuspartner IKT er Sykehuspartners største virksomhetsområde med sine omlag 450 medarbeidere. Virksomhetsområdet har til oppgave å drifte de mange ulike IKT-systemene på sykehusene i helseregionen, fra Tynset i nord til Flekkefjord i sør. Både medisinske og administrative systemer er Sykehuspartners ansvar. Sykehuspartner IKT tok i 2011 et stort steg i retning av å bli en mer profesjonell tjenesteleverandør for foretaksgruppen. Sikker og stabil drift Sikker og stabil drift har førsteprioritet for Sykehuspartner IKT. I 2011 har IKT-driften gjennomgående vært stabil for alle foretakene. Dette er en utfordrende oppgave med det meget stort antall applikasjoner og de mange forskjellige IKTplattformer som fins på de ulike sykehusene. Beredskap og krise Krisehåndtering ble i 2011 satt på prøve både hos Sykehuspartner og i foretakene. De mest alvorlige hendelsene var: Bortfall av strøm til et av datarommene på Oslo universitetssykehus i mars 2011 Nettverksfeil ved Akershus universitetssykehus i juni 2011 Terrorhendelsene i Oslo og på Utøya den 22. juli 2011 Sykehuspartner IKT var vesentlig bidragsyter til den profesjonelle måten Helse Sør-Øst håndterte disse krisene på. Vesentlige IKT-leveranser i 2011: Ahus 2011 Sykehuspartner sikret at Akershus universitetssykehus kan håndtere et nytt opptaksområde på innbyggere. Dette innebar blant annet migrering av data knyttet til pasientjournal og pasientadministrative systemer (DIPS). Videre ble infrastrukturen oppgradert til å håndtere en produksjonsøkning på 40%. DIPS 6.0 Systemet for pasientjournal og pasientadministrasjon er oppgradert til nyeste versjon på Sykehuset Innlandet, Sykehuset Sørlandet, Akershus universitetssykehus, Sykehuset i Vestfold og Oslo universitetssykehus. Meldingsløftet Hovedmålet i meldingsløftet er å erstatte papirflyten i helsevesenet med elektronisk kommunikasjon. Sykehuspartner IKT er vesentlig bidragsyter i dette arbeidet. Helseforetakene/privatsykehusene i regionen kan med få unntak nå møte nasjonale krav knyttet til unik identifikator (HER-Id) for elektronisk meldingsutveksling, og oppstart i bruk av helse- og omsorgssektorens verktøy for presis adressering (NHN Adresseregister). Leveranser til Oslo universitetssykehus I forbindelse med sammenslåingen av sykehusene i Osloregionen følger det krevende IKT-tekniske utfordringer. Sykehuspartner har blant annet bidratt med felles klinisk informasjonsgrunnlag, gjennomført om lag 60 organisatoriske flyttinger, konsolidert e-post fra tre separate miljøer, samt levert en rekke midlertidige løsninger. Databasesammenslåing i Sykehuset Telemark Sammenslåing av databasene for pasientadministrasjon og journaler på Sykehuset Telemark. 2009: Rundt 400 IKT-medarbeidere blir virksomhetsoverdratt til Sykehuspartner fra helseforetakene i tidligere Helse Øst samt Rikshospitalet. Sykehuspartner fikk med det mer enn dobbelt så mange medarbeidere. 9

6 Virksomhetsområdene://Sykehuspartner HR-tjenester Standardiserte og effektive HR-tjenester Sykehuspartner HR-tjenester er med sine nær 200 ansatte det eldste tjenesteområdet i virksomheten, og håndterer lønn og personaladministrasjon for hele Helse Sør-Øst. Sykehuspartners mål er å levere et helhetlig tilbud av tjenester og løsninger som bidrar til å effektivisere sykehusadministrasjonen. Samtidig skal vi gi helseforetakene en verktøykasse for effektiv styringsinformasjon. Sykehuspartner HR-tjenester består av avdelingene Tjenesteleveranse, Prosjekter og Portalprodukter og styringsinformasjon. Alle bruker nå Sykehuspartners løsninger I januar 2011 innførte Sykehuspartner den regionale lønns- og personalløsningen ved Sykehuset Innlandet og Sykehuset Østfold, og etablerte samtidig driftssenter i Brumunddal og i Fredrikstad. Dette satte punktum for et prosjekt i regi av Helse Sør-Øst siden 2008 med målsetting om å innføre standardiserte tjenester innen lønns- og personalområdet i alle helseforetak i regionen. Det betyr at det i dag er rundt brukere av Sykehuspartner sine løsninger og leveranser. Innføringen av Personalportalen ved Sykehuset Innlandet og Sykehuset Østfold ga midlertidige problemer med ytelsen for alle helseforetak og brukere. Tiltak ble gjennomført slik at ytelsen ble akseptabel for alle helseforetak i løpet av april Raskere og riktigere hjelp Som følge av tiltak for å sikre en tydelig og hensiktsmessig samhandling mellom kundene og Sykehuspartner, har Sykehuspartner HR i 2011 oppnådd kortere ventetid på telefon, kortere løsningstider og flere saker løst på telefon med brukerne direkte. Forbedring og utvikling Gjennom hele 2011 har Sykehuspartner HR-tjenester i tett samarbeid med helseforetakene gjennomført et forbedrings- og utviklingsarbeid av lønns- og personaltjenestene. Lønnsoppgjørsprosessen har blitt revidert, noe som har ført til en betydelig kvalitetsheving i gjennomføringen av lønnsoppgjøret for Ny funksjonalitet for administrasjon av legestillinger (NR) har blitt utviklet og er klart til bruk. Bedre ressursstyring Implementeringen av ressurs- og arbeidsplansystemet GAT har også pågått for fullt i hele 2011, i regi av prosjektet Bedre ressursstyring, ledet av Helse Sør-Øst. GAT ble satt i drift ved Sykehuset Sørlandet HF, Vestre Viken HF og Sunnaas sykehus våren Oslo universitetssykehus fulgte etter. Samtidig utviklet Sykehuspartner i samarbeid med Oslo universitetssykehus en metodikk for gevinstrealisering i forbindelse med innføring av GAT. Sykehuset i Vestfold er pilot for denne metodikken. Det er knyttet store forventninger til resultatet, som vil bli klart i løpet av første halvdel av : Skøyen i Oslo etableres som hovedlokasjon for Sykehuspartner IKT. 2010: Brukerstøtte etableres som eget virksomhetsområde. Virksomhetsområdene://Sykehuspartner HR-tjenester Sykehuspartner HR-tjenester leverer: Personalportalen Lønn Refusjon Reiseregninger Rekrutteringsløsning Elektronisk personalhåndbok System for ressurs- og arbeidsplanlegging E-læringsportal (Læringsportalen) Styringsinformasjon/datavarehusløsning Rådgivning og prosjektledelse Nøkkelinformasjon: Antall lønns- og trekkoppgaver: ca Antall lønnslipper pr mnd: ca Lønnsutbetaling i kr pr år: ca. 48 milliarder kroner Refusjonsinntekter mottatt pr år: ca. 1,593 milliarder kroner Antall blanketter pr mnd: ca Antall reiseregninger pr mnd: ca Antall overenskomster i lønnssystemet: ca Antall beregningsregler i GAT-systemet: ca før Akershus universitetssykehus, Sykehuset Innlandet og Sykehuset Østfold er inne på løsningen

7 Virksomhetsområdene://Sykehuspartner Innkjøp og logistikk Virksomhetsområdene://Sykehuspartner Innkjøp og logistikk Sykehuspartner Innkjøp og logistikk består av fire avdelinger: Innkjøp anskaffelser som har ansvar for å gjennomføre regionale konkurranser for anskaffelse av varer, tjenester og IKT. Innkjøp drift som har ansvar for utvikling av Innkjøpsportalen i tillegg til å drifte varekatalogen Norkat og å innhente og distribuere leverandørstatistikk. Avtaleforvaltning som har ansvar for oppfølging og forvaltning av regionale avtaler i Helse Sør-Øst. Logistikk som har forvaltningsansvaret for kontrakten om forsyningstjenester i Helse Sør-Øst samt ansvar for kontinuerlig forbedring av Helse Sør-Øst Forsyningssenter. I tillegg har vi stabsfunksjonene juridisk avdeling og controlling. Sykehuspartner Innkjøp og logistikk har 20 medarbeidere. Nøkkelinformasjon Sykehuspartner gjennomførte i 2011 ca. 20 anskaffelsesprosjekter som resulterte i 53 avtaler med total kontraktsverdi på ca. 2,8 milliarder kroner. I anskaffelsesplanen for 2012 er det planlagt gjennomført ca. 30 anskaffelser. 83,9 % av anskaffelsesprosjektene i 2011 ble gjennomført i henhold til plan tidsmessig og ressursmessig. Total forvalter vi ca. 350 avtaler på varer og tjenester Drifter og vedlikeholder en varekatalog med ca artikler Drifter og utvikler egenutviklet innkjøpsportal med 300 brukere. Drifter en statistikkdatabase med ca. 100 leverandører. Felles anskaffelser sikrer gode innkjøpsavtaler Sykehuspartner har hatt en koordinerende rolle i forhold til innkjøpsnettverket i tidligere Helse Sør helt siden virksomheten ble etablert i Etter innlemming av avtaleforvaltning, logistikk og IKT-anskaffelser fremstår Sykehuspartner som en helhetlig tjenesteleverandør innenfor innkjøp og logistikk for hele helseregionen var et år hvor utvikling hadde fokus, og hvor regionale oppgaver ble samlet hos Sykehuspartner Innkjøp og logistikk. Helhetlig leverandør Fra kun å være felles tjenesteleverandør for vare- og tjenesteområdet, overtok virksomhetsområdet i 2011 også ansvar og oppgaver for anskaffelser og avtaleforvaltning for IKT. Overtatt er også ansvar og oppgaver for oppfølging av Helse Sør-Øst sitt forsyningssenter. En logistikkorganisasjon er etablert, og denne vil ha fokus på å utvikle konseptet videre og legge grunnlaget for økt lønnsomhet. Anskaffelser levert på tid og budsjett Det ble gjennomført anskaffelser i 2011 med total kontraktsverdi på ca MNOK. Prosjektene er gjennomført med god kvalitet, og 83,9 % av anskaffelsene er gjennomført i henhold til plan tidsmessig og ressursmessig. To anskaffelser ble påklaget hvorav én sak ble vunnet i Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA), mens en prinsipiell og faglig orientert sak ble tapt i Lagmannsretten. Avtaleforvaltning skal gi gevinster Avtaleforvaltning vokste i 2011 frem som viktig for realisering av de potensielle gevinster som fremskaffes for foretaksgruppen. Gjennomføring av aktiviteter ble i all hovedsak gjennomført i henhold til plan. Statistikk og forvaltning av varedata Oppgaver knyttet til drift omhandler forvaltning av varedata og statistikk. Det ble utviklet økt funksjonalitet for verifikasjon av varedata, og innkjøpsportalen ble i løpet av 2011 utviklet til et viktig verktøy for å understøtte virksomheten. Logistikk med god kvalitet Oppfølging av Helse Sør-Øst forsyningssenter og etablering av en forsyningstjeneste av høy kvalitet hadde fokus i Driften av løsningen ble i fjerde kvartal 2011 stabilisert på et tilfredsstillende kvalitetsnivå med målkrav oppnådd på viktige parametre som leveringspresisjon og servicegrad. 2010: Sykehuspartner får ansvar for avtaleforvaltning og logistikk i Helse Sør-Øst. 13

8 Virksomhetsområdene://Sykehuspartner Brukerstøtte Brukerservice på virksomhetskritiske tjenester Sykehuspartner Brukerstøtte har som hovedoppgave å hjelpe ansatte i Helse Sør-Øst med det de lurer på innenfor IKT. De om lag 100 brukerstøttemedarbeiderne tar i mot henvendelser på telefon, e-post og webskjema fra brukere, og besvarer spørsmål knyttet til ulike tjenester, en rekke av dem kritiske for sykehusdriften. Ved inngangen til 2011 opplevde Sykehuspartner Brukerstøtte store utfordringer med å levere tjenester på det kvalitetsnivå som var avtalt med foretakene. Virksomhetsområdet har i løpet av året imidlertid snudd denne situasjonen, og framstår i dag med gode resultater og tilfredse kunder. Endringer og forbedringer ga økt tjenestekvalitet I hele 2011 jobbet virksomhetsområdet systematisk med forbedringer. I november lyktes Sykehuspartner Brukerstøtte å oppfylle kravene til responstid på telefon, noe som var en svært viktig milepæl for både Sykehuspartner og kundene våre. Forbedringsarbeidet har fokusert på endringer blant annet innen organisasjon, prosesser og støtteverktøy. Produksjonsstyring, identifisering av flaskehalser og synliggjøring av nøkkeltall har resultert i kraftig bedring i leveransekvalitet i løpet av året. Felles prosesser og roller er innført, og kontinuerlig forbedring av disse er et viktig fokusområde i tiden fremover. Sykehuskompetansen er økt Sykehuspartner Brukerstøttes ambisjon er å levere god service med høy løsningsgrad ved første gangs kontakt. Dette krever inngående kjennskap til hva som skjer på et sykehus. Virksomhetsområdet har jobbet med riktig oppfølging, systematisk opplæring og heving av sykehuskompetansen hos de ansatte. Særlig har opplæringen fokusert på økt forståelse av sykehusets kjerneprosesser. Felles verktøy og nye selvbetjeningsløsninger Mens saksbehandlerene tidligere måtte bruke en lang rekke ulike verktøy og systemer, har flertallet av brukerstøtteseksjonene i løpet av 2011 fått ett felles saksregistreringsverktøy og telefonisystem. Webportalen Min Sykehuspartner ble lansert til alle på SIKT-plattformen. Gjennom portalen skal brukerne blant annet kunne kontakte Brukerstøtte, følge saksgangen i egne saker og lese seg fram til svar på standardspørsmål. Brukerstøtte har også jobbet med en selvbetjeningsløsning for bytte av Windows-passord, som vil lanseres til alle Helse Sør-Østs brukere i løpet av Løsningen gjør at brukerne selv kan bytte passord uavhengig av Brukerstøttes åpningstid, og vil samtidig redusere saksmengden inn til Brukerstøtte. Organisering I tillegg til IKT-brukerstøtte har virksomhetsområdet en avdeling for prosessforbedringer og tilrettelegging av støttesystemer. HR-brukerstøtte ble i løpet av fjoråret skilt ut fra virksomhetsområdet og innlemmet i virksomhetsområdet HR-tjenester : Sykehusparter får ansvar for IKT-anskaffelser i Helse Sør-Øst. Virksomhetsområdene://Sykehuspartner Brukerstøtte Sykehuspartner Brukerstøtte i 2011 Sykehuspartner BS ble etablert som et eget virksomhetsområde fra 1. oktober 2010 ved å skille leveransen av brukerstøtte fra organisasjonen for øvrig. Hensikten var å oppnå et økt fokus på brukeren og håndtere flest mulig henvendelser på telefonen besvarte telefoner snakket med brukerne i timer håndterte saker

9 Avd. Oslo Avd. Grimstad Avd. Porsgrunn Avd. Innlandet HR-tjenester IKT/Brukerstøtte Hoffsveien 1 D, 3. etg 0275 Oslo Ericssonbygget Jon Lilletuns vei 4879 Grimstad Porsgrunn Næringspark Dokkveien 10, 3920 Porsgrunn Brumunddal Furnesveien 26, 2. etg Brumunddal Lillehammer Anders Sandvigsgt. 17 (1. etg, Blodbankbygget, inng. Søndregate) 2629 Lillehammer Kontakt oss Telefon Telefaks Org.nr post@sykehuspartner.no Besøksadresse Vektergården, Grønland Drammen Postadresse P.b Drammen Gjøvik Kyrre Grepps gate Gjøvik Sanderud Petter Skredders veg Ottestad Tynset Sjukehusvn Tynset Avd. Østfold Rektor Østbysgt Fredrikstad Sykehuspartner rapport Publisert: Sykehuspartner, Helse Sør-Øst. Redaktør: Cecilie Melland. Tekst: Cecilie Melland, Gunnar Juriks. Foto: Cicilie Hennig-Till og Catapult. Design og trykk: Konsis Grafisk AS. Opplag: