KVALITETSHÅNDBOK FOR Fredrikstad FagAkademi as Org.nr

Transkript

1 KVALITETSHÅNDBOK FOR Org.nr (tidligere JB Kompetanse / NæringsAkademiet) Gjelder Gyldig fra Godkjent Ansvarlig Sist revidert Kvalitetsgruppen, Rektor Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 1 a

2 Innledning om kvalitetssystemet... 3 Kvalitetshåndbokens oppbygning... 3 Innspill til forbedringer av kvalitetshåndboken... 4 Om fagskolen... 4 Utdanning på næringslivets premisser... 4 Praktiske og yrkesrettede studier... 4 Engasjerte lærere og godt studentmiljø... 4 Effektiv fra første arbeidsdag... 5 Organisasjonskart for... 5 Visjon... 5 Forretningsidé... 6 Styret... 6 Administrasjonen... 6 Studentråd... 6 Fellesmøte... 7 Pedagogisk plattform... 7 Krav til kvalitetsarbeidet... 7 Mål for kvalitetsarbeidet... 8 Organisering av kvalitetsarbeidet... 9 Kvalitetsgruppen... 9 Studentmedvirkning... 9 Bransjemedvirkning... 9 Kvalitetsområder Undervisning Studentadministrasjon Personaladministrasjon Forvaltning, drift, vedlikehold Kvalitetsutviklingsprosesser Beskrivelse av kvalitetssystemet Kvalitetssystemets struktur Forbedringsarbeid Hvordan avdekker vi sviktende kvalitet? Sviktende kvalitet eller avvik kan dreie seg om: Sviktende kvalitet i studietilbudet Tiltak ved sviktende kvalitet Rapporteringssystem for det samlede kvalitetsarbeidet Faglærerrapport Sensorrapport Klasselederrapport Student Rapport fra eksterne interessenter Kvantitative indikatorer Kvantitative indikatorer for å belyse utdanningskvaliteten ved fagskolen: Årsrapport for utdanningskvalitet Intern revisjon Årshjul Vedlegg: Prosedyrer Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 2 a

3 Innledning om kvalitetssystemet Fredrikstad FagAkademi as har utviklet en kvalitetshåndbok som beskriver alle sidene ved kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Håndboken er et kvalitetssystem (KS) som omfatter alle prosesser som har betydning for utdanningskvaliteten. Systembeskrivelsen inneholde de rutiner Fredrikstad FagAkademi as har for å fremskaffe kunnskap om forhold som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbud som tilbys eller planlegges, hvordan kunnskapen kan analyseres og hvem som har ansvar for å følge opp resultatene. KS inneholder de kvantitative indikatorene som fagskolen mener er sentrale for å belyse kvaliteten i utdanningstilbudet. En rapport basert på disse indikatorene (årsrapport) vil bli utarbeidet årlig. Skolen har også etablert rutiner (intern revisjon) for å sikre kontinuerlig utvikling og oppfølging av kvalitetssystemet. Kvalitetshåndbokens oppbygning Kvalitetshåndboken består av to deler. Hoveddelen(dette dokumentet) inneholder den overordnede delen og tar for seg organisasjonsmodell og råd og utvalg ved fagskolen, beskriver kvalitetssystemet og presenterer organisering av, mål for og rapportering av kvalitetsarbeidet. Den andre delen tar for seg de konkrete arbeidsprosessene ved fagskolen og rutinene, beskrivelsene og dokumentene som hører til hver arbeidsprosess. Kvalitetssystemet beskriver en felles standard for kvalitetsutvikling og kvalitetssikring for alle som er involvert i fagskolen. Ledelse og ansatte (også eksternt innleide) har et felles ansvar for at kvalitetstanken er en integrert og selvfølgelig del av fagskolens virksomhet. Kvalitetssystemet skal til en hver tid være tilgjengelig for alle berørte parter via symphonical og via skolens hjemmesider. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 3 a

4 Innspill til forbedringer av kvalitetshåndboken Kvalitetshåndboken er et levende dokument. Har du kommentarer eller forslag til forbedringer, kan du ta kontakt med kvalitetsgruppen. Se også egen prosedyre for avvikshåndtering. Om fagskolen Fredrikstad FagAkademi as er godkjent av NOKUT som tilbyder av fagskolestudier Fredrikstad FagAkademi tilbyr både studier, etter- og videreutdannings-kurs, samt bedriftsintern opplæring. Våre fagområder er IT, regnskap, økonomi, markedsføring, reiseliv, ledelse, helse- og kontorfag. Utdanning på næringslivets premisser Fredrikstad FagAkademi har gjennom mange år, opparbeidet et stort nettverk av ledende aktører i næringslivet som bidrar med å utvikle våre studier. Vi er opptatt av at våre studenter skal få seg jobb etter en utdanning hos oss, og det er derfor svært viktig at våre studier holder et høyt aktualitet- og kvalitetsnivå. Gjennom vårt samarbeid med næringslivet sikrer vi nettopp at våre studier er oppdatert på hva markedet etterspør av kompetanse. Dette betyr at vi gir utdanning på næringslivets premisser og det har ført til at vi gjennom en årrekke har opparbeidet et godt rykte blant norske bedrifter. Praktiske og yrkesrettede studier Våre studier er praktiske og yrkesrettede der målet er å opparbeide innsikt i og forståelse for viktige oppgaver innenfor den delen av arbeidslivet som studiet skal kvalifisere til. Dette betyr at du får virkelighetsnære oppgaver som du jobber med gjennom studietiden. En del av disse oppgavene løser du sammen med andre i grupper. Engasjerte lærere og godt studentmiljø Vi har engasjerte lærere som kommer fra og har en tilknytning til næringslivet. Klasseromsundervisning sikrer personlig oppfølging og vi er opptatt av å skape et godt skole- og studentmiljø. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 4 a

5 Effektiv fra første arbeidsdag Ved Fredrikstad FagAkademi får studenten en praktisk, jobborientert kompetanse. Summen av kunnskaper, ferdigheter og holdninger setter han i stand til å gjøre en god jobb. Vårt mål er at studenten skal kunne gå rett fra skolebenken og ut i en jobb hvor han er produktiv fra første dag. Studenten må kunne ta beslutninger og omsette dem til praktisk handling, og han må kunne bruke IT og andre verktøy på en optimal og effektiv måte. Fredrikstad FagAkademi har spesialisert seg på å knytte aktiv bruk av verktøy generelt og IT spesielt opp til de enkelte arbeidsoppgaver. Flere av våre studier og kurs gir muligheter for internasjonalt anerkjente sertifiseringer. Organisasjonskart for STYRET ADM ansvarlig REKTOR KLASSELEDER Klasse a KLASSELEDER Klasse b KLASSELEDER Klasse c FAGANSVARLIG Studie x FAGANSVARLIG Studie y FAGANSVARLIG Studie z Faglærer Visjon Et sted hvor kunnskap og trygget skape grobunn for nye drømmer Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 5 a

6 Forretningsidé Fredrikstad FagAkademi skal, gjennom å oppleves som profesjonell i alle ledd, være en foretrukket leverandør av kurs, studier og tjenester. Vår profesjonalitet bygger på kunnskap, erfaring, delaktighet og tilstedeværelse. Styret Styret har ansvaret for at fagskolen holder høy faglig og pedagogisk kvalitet, og at skolen drives effektivt, økonomisk og i overensstemmelse med alle lover, forskrifter og regler. Styret består av fem medlemmer og har følgende sammensetning: Styreformann Nestleder Ansatt representant Student representant Styremedlem Administrasjonen Administrasjonen består av rektor, adm.ansvarlig og to fagansvarlige. Øvrige funksjoner leies inn ved behov. Rektor har ansvaret for undervisningen og det faglige og pedagogiske utviklingsarbeidet. Rekruttering av studenter ligger også her. Adm ansvarlig har ansvaret for den daglige driften og personalarbeidet. Også kontakt med næringslivet ligger her. Fagansvarlig har ansvaret for timeplaner og annet planarbeid ifm med studiene, og sikrer at innholdet i studiene er iht godkjenninger Studentråd Studentrådet er et uavhengig fellesorgan for fagskolens studenter. Studentrådet skal ta seg av oppgaver som gjelder studentenes arbeidsforhold og velferdsinteresser, og hjelpe til med å skape gode forhold og trivsel i skolen. Studentrådet skal ha én representant fra hver klasse, som velges for ett semester av gangen rett etter skolestart. Studentrådet er også et bindeledd mellom studentene og skolens ledelse der begge parter kan ta opp saker som gjelder undervisningen og andre forhold ved skolen. Studentrådet skal ha en møteplan med fast agenda, der rektor ved behov. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 6 a

7 Fellesmøte En gang pr. uke er det avsatt tid til personalmøte. Her tas alle saker vedr. den daglige driften opp. Som fast pkt på agenda er oppfølging av kvalitetssystemet. Fellesmøtet fungerer også som klasselærerråd Pedagogisk plattform Studentene ved skolen har praktisk erfaring fra yrkeslivet, som det i undervisningen skal trekkes veksler på. Lærerens oppgave blir derfor å vise at de erfaringene studentene har tilegnet seg, kan innlemmes i et mer helhetlig system og bygges inn i kognitive strukturer. Dette øker studentenes mulighet til å prøve ut sine standpunkter og få tilbakemeldinger i trygge omgivelser. Dette vil igjen gi økt selvinnsikt ved at studentene vil kunne se sine muligheter, ressurser og begrensninger. Studentenes spisskompetanse på enkeltområder kan benyttes til sette ulike temaer inn i en større sammenheng og trekke inn ulike aspekter både faglige så vel som økonomiske, etiske og miljømessige. Krav til kvalitetsarbeidet Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven): Forskrift om godkjenning etter fagskoleloven Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning wift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/for/sf/kd/kd html&emne=fagskole*& Retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning danning/fagskoler/endelige%20retningslinjer%20for%20fagskoleut danning.pdf Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 7 a

8 Forskrift til opplæringsloven (brukes i forbindelse med klagebehandling): Mål for kvalitetsarbeidet Det er et mål at fagskolens kvalitetssystem skal sikre at studentenes talenter og kvalifikasjoner utnyttes til effektiv læring, og at fagskolens samlede ressurser utnyttes på best mulig måte i møte med studentene og i samarbeid med bransjene. Systemet skal sikre kvalitet i alle ledd og fokusere spesielt på studentene. Realisering av kvalitetssystemet krever tilstrekkelig opplæring av ansatte og studenter. Langsiktige mål for kvalitetsarbeidet i fagskolen er: at kvalitetssystemet er forankret i organisasjonen at vi skaper en kultur for kontinuerlig oppfølging og forbedring at det foregår en prosesstenkning at det utvikles kvalitetskjennetegn at kvalitetssystemet har en klar struktur at ledelse og lærere fokuserer kontinuerlig på kompetanseheving Kvalitetssystemet bygger på følgende prinsipper: Kvalitetsarbeidet skal være systematisk. Det betyr at kvalitetsarbeidet er hele skolens ansvar, og at kvalitetsarbeidet er en kontinuerlig prosess der presisering av mål, arbeidsprosesser for å nå målene, resultater og vurderinger og forbedringer utgjør en helhet. Kvalitetssystemet skal bygge på en ansvars- og myndighetsfordeling der styringsorgan og ledelse skal ha det overordende ansvaret og motivere og støtte kvalitetsarbeidet, men der også faglig og administrativt ansatte og studenter skal ha et ansvar for kvalitetsarbeidet ved skolen. Kvalitetssystemet skal være forankret i og bygge på fagskolens styringsdokumenter, eksisterende organ og rutiner og integreres som en naturlig del av undervisningsvirksomheten. De ansatte har ansvar for kvaliteten på eget arbeid og for å bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring. Kvalitetssystemet skal være så enkelt og praktisk som mulig. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 8 a

9 Organisering av kvalitetsarbeidet Adm.ansvarlig er leder for kvalitetsgruppen. Rektor og en fagansvarlig er medlemmer av gruppen. Ansvaret for kvalitetssikringen ved skolen er tillagt kvalitetsgruppen. Kvalitetsarbeidet er innarbeidet i de daglige rutinene, og er fast pkt på fellesmøtene en gang pr. uke. Kvalitetsgruppen Kvalitetsgruppen er ansvarlig for kvalitetssystemet, og skal være både godkjenningsorgan og kontrollorgan når det gjelder kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Kvalitetsgruppen skal: godkjenne nye arbeidsprosesser sikre internkontroll og avviksrapportering få fortløpende informasjon om avvik, følge opp behandlingen av avvik, og ha ansvaret for at det settes i gang relevante tiltak for å redusere faren for nye mangler eller avvik gjennomføre forebyggende tiltak for å hindre feil og mangler påse at skolen utarbeider nye arbeidsprosesser ved behov gjennomføre internrevisjon planlegge og forberede organisasjonen ved ekstern revisjon foreslå tiltak for kvalitetsforbedring fastsette konkrete mål innenfor kvalitetsområdene for neste periode Studentmedvirkning Studentene er sentrale i utviklingen av kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet ved fagskolen. De deltar i kvalitetsarbeidet blant annet ved å gi tilbakemeldinger på læringsutbytte og studenttilfredshet gjennom evalueringer og ved å delta i sentrale utvalg. Studentene har en representant i styret for fagskolen. Rektor møter jevnlig i studentrådet for å involvere studentene i kvalitetsarbeidet på skolen. Bransjemedvirkning Fagskolen ønsker i så stor grad som mulig å tilby yrkesrettet undervisningen. På bakgrunn av blant annet dette har vi nært Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 9 a

10 samarbeid med næringslivet, som igjen skal være med på å sikre høy kvalitet og faglig relevans. Yrkesrelevans og bransjetilknytning er fagskolens fremste kjennetegn. Våre studenter kan gå rett ut i arbeid uten andre generelle opplæringstiltak etter endt utdanning. Derfor må studentene fra dag én kunne ta i bruk det de lærer, men de må også kunne omstille seg og ta fatt på nye utfordringer etter som tidene forandrer seg og de selv får nye og mer krevende oppgaver. Derfor må rutiner for å vurdere yrkesrelevans inngå i et kvalitetssystem. For å sikre at studiene våre til en hver tid er relevante ift næringslivets behov har vi etablert et rapporteringssystem som også omfatter eksterne interessenter. Målet for dette er at skolen kontinuerlig kan fange opp og innpasse emner og metoder i undervisningen som representerer noe nytt i bransje og sektor. De eksterne interessentene er satt sammen av samarbeidspartnere innen relevante bransjer, og koordineres av fagansvarlige. Rapporteringene følges opp av kvalitetsgruppen. Kvalitetsområder Fagskolen har delt inn kvalitetsarbeidet i følgende områder: 1. Undervisning 2. Studentadministrasjon 3. Personaladministrasjon 4. Forvaltning, drift, vedlikehold 5. Kvalitetsutviklingsprosesser Undervisning Undervisningskvaliteten viser til kvaliteten i selve undervisnings- og læringsarbeidet. Undervisningskvaliteten er blant annet knyttet til lærerens faglige og pedagogiske kompetanse, studentenes studieforutsetninger, erfaringer, studiemetodiske forutsetninger, arbeidsinnsats og involvering i studiene og koblinger mellom studier og bransjene/næringslivet. Kvaliteten på område Undervisning kan vurderes på bakgrunn av: studentevalueringer, fagpersonalets egen evaluering, Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 10

11 studentdeltakelse i undervisning, medbestemmelse, eksamensresultater/karakterer, gjennomstrømming, dokumentasjon og rapportering av forbedringstiltak, i tillegg til dialog med bransjene for å sikre at studiene ved fagskolen gir bransjene fagfolk med riktig kompetanse. Studentadministrasjon Dette kvalitetsområdet omfatter blant annet kvaliteten på studietilbudene, inntak av studenter, organiseringen av studiene, opprettelse av nye studietilbud, strukturen i studiene og eksamen. Kvaliteten på området Studentadministrasjon kan vurderes på bakgrunn av: studentevalueringer og hvordan studentene mener fagskolen har etterlevd de rutinene skolen selv har beskrevet for dette området, og rapporter fra faglærere, sensorer og ledelsen ved fagskolen til styret. Personaladministrasjon Dette kvalitetsområdet gjelder blant annet rekruttering av nye medarbeidere, personaladministrative rutiner, personalhåndbok, HMS-håndbok og planer for kompetanseheving av personalet. Kvaliteten på område Personaladministrasjon kan vurderes på bakgrunn av: medarbeiderundersøkelser, resultater fra medarbeidersamtaler, arbeidsmiljø (arbeidstakertilfredshet, sykefravær), organisering og utnyttelse av intern kompetanse, deltakelse i eksterne nettverk og hospitering. Forvaltning, drift, vedlikehold Dette kvalitetsområdet gjelder lovene, forskriftene, reglene og retningslinjene som legger føringer for fagskolens arbeid og studentenes og de ansattes oppgaver og ansvar. Området beskriver også fagskolens budsjetteringsrutiner, utarbeidelse av strategier og administrative oppgaver ved fagskolen Kvaliteten på området Forvaltning, drift, vedlikehold kan vurderes på bakgrunn av: om fagskolen etterlever de rammene som er gitt av lover, forskrifter, regler og retningslinjer (strategiske planer, interne revisjoner), resultater fra HMS-undersøkelser, studentevalueringer og medarbeiderundersøkelser. Kvalitetsutviklingsprosesser Dette området beskriver de prosessene som fagskolen har etablert for hele tiden å kunne holde høy kvalitet i utdanningen. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 11

12 Kvaliteten på området Kvalitetsutviklingsprosesser kan vurderes på bakgrunn av: studentevalueringer og medarbeiderundersøkelser, resultatoppnåelse, rapporter fra faglærere, sensorer, eksterne interessenter og ledelsen ved fagskolen. Beskrivelse av kvalitetssystemet Kvalitetssystemet ved Fredrikstad FagAkademi avklarer hvilke sider ved kvalitet i fagskoleutdanningen vi skal kvalitetssikre, hvordan rapporteringssystemet er bygd opp, hvordan vi gjennomfører evalueringer basert på rapporteringen, og hvilke tiltak vi iverksetter for å forbedre kvaliteten. Denne modellen gir et idealisert og forenklet bilde av kvalitetsarbeidet. Poenget med modellen er å identifisere hovedområdene for kvalitetsarbeidet og illustrere at kvalitetsarbeidet er en systematisk og helhetlig prosess. Modellen er ingen endelig fastsetting av hvordan kvalitetsarbeidet ved fagskolen skal utføres. Kvalitetssystemet skal: sikre at undervisningen og læringsmiljøet holder rett faglig kvalitet bidra til kvalitetsutvikling dokumentere kvalitetssikringsarbeidet avdekke sviktende kvalitet omfatte alle arbeidsprosesser av betydning for utdanningskvaliteten ha rutiner som sikrer kontinuerlig forbedringer av systemet måle sentrale faktorer som gjelder studentene og studentenes læring Årsrapporten for utdanningskvalitet beskriver hvilke mål fagskolen har jobbet med i siste skoleår. Den definerer også hvilke mål vi skal konsentrere oss om neste skoleår. Kvalitetsgruppen utarbeider årsrapport om utdanningskvaliteten, med mål og plan for måloppnåelse til styret. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 12

13 Formålet er å gi studentene, bransjene, ansatte og omverdenen ellers informasjon om kvaliteten ved fagskolen. Vi måler kvalitet på to forskjellige måter: Det ene målsettet er knyttet til de ulike arbeidsprosessene i kvalitetsområdene og skolens evne til å gjennomføre dem slik de er beskrevet, for å oppnå en gitt kvalitet Det andre målsettet er knyttet til nøkkeltall for kvalitetsområdene, som for eksempel søkertall, karakterer, opptak, grad av tilfredshet blant studenter og ansatte. Gjennom overvåking og måling av utvalgte mål innenfor de fem kvalitetsområdene vil vi fokusere kontinuerlig på forbedringsarbeid og utvikling av studiene. Kvalitetssystemets struktur Kvalitetssystemet gjelder for hele Fredrikstad FagAkademi. Rektor godkjenner alle dokumenter og arbeidsprosesser i systemet. Hver enkelt arbeidsprosess er en selvstendig enhet som beskriver en oppgave/framgangsmåte. En arbeidsprosess kan peke til en annen arbeidsprosess og ha lenker til andre skjemaer, men ellers er det ingen kobling. Det er ikke et hierarki arbeidsprosessene imellom. Alle arbeidsprosessene er nummerert løpende. P = prosedyre U/S/K/P/F = de ulike kategoriene 01.. = løpenr Arbeidsprosessene er delt inn i disse kategoriene: Undervisning o P-U-01 Undervisningen o P-U-02 Læringsmiljø o P-U-03 Medarbeidernes evaluering av undervisningen o P-U-04 Studentenes evaluering av undervisningen o P-U-05 Eksterne interessenters evaluering av undervisningen o P-U-06 Oppstart av nytt semester / studieår o P-U-07 Praksis o Studentadministrasjon o P-S-01 Avslutning av studie o P-S-02 Eksamen o P-S-04 Håndtering av fusk o P-S-05 Inntak o P-S-06 Klagebehandling o P-S-07 Oppfølging av studenter o P-S-08 Sensorer Personaladministrasjon Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 13

14 o P-P-01 Avslutning av arbeidsforhold o P-P 02 Eksterne medarbeidere o P-P-03 Oppfølging av medarbeidere o P-P-04 Rekruttering av nye medarbeidere o P-P 05 Vikarer Forvaltning, drift og vedlikehold o P-F-01 IKT drift Kvalitetsutviklingsprosesser o P-K-01 Avvikshåndtering o P-K-02 Intern revisjon o P-K-03 Vedlikehold av KS systemet o P-K-04 Årsrapport Forbedringsarbeid Systematiske evalueringer er nødvendig for å sikre et tilstrekkelig datagrunnlag for forbedringsarbeidet. Hensikten med å evaluere er blant annet: at det bedrer utdanningskvaliteten at det virker skjerpende og motiverende at det er et redskap for styring at det hjelper til med å fokusere på det som er viktig at det gjør det mulig å ta vare på og lære av det som har god kvalitet Kvalitetsarbeidet innebærer at skolen evaluerer de ulike kvalitetsområdene, og det er kvalitetsgruppen som avgjør hvilke mål som legges til grunn for å måle kvaliteten ved fagskolen. Dette kan forandre seg fra år til år. Evalueringsarbeidet er et bidrag i fagskolens beslutningsprosess og danner grunnlaget for en analyse av om resultatene er i overensstemmelse med målene for virksomheten. Hvordan avdekker vi sviktende kvalitet? Det er en forutsetning at brukerne av kvalitetssystemet er kritiske og aktive i arbeidet med en kontinuerlig forbedring både av de arbeidsprosessene som utføres, og av selve kvalitetssystemet. Vi legger vekt på å bygge opp en kultur når det gjelder rapportering av sviktende kvalitet og avvik, der: personalet har forståelse for helheten i kvalitetsarbeidet vi forsøker å finne årsaker til feil, ikke syndebukker det er mindre skjønn og mer faktabasert analyse det er høy grad av faglig engasjement og et miljø preget av konstruktiv kritikk ansatte får kontinuerlig tilbakemelding Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 14

15 Sviktende kvalitet eller avvik kan dreie seg om: overtredelse av myndighetskrav feil, svikt, uhell det vil si uønskede hendelser brudd på egne arbeidsprosesser Vi avdekker forbedringsområder via systematiske registreringer av avvik/feil og ulike former for evalueringer. Ved sviktende kvalitet er det viktig å beskrive hva som skjedde, hvorfor det skjedde, og hva som kan/bør gjøres, det vil si tiltak for å forhindre at feil oppstår og/eller sikre en bedre kvalitet i framtiden. Sviktende kvalitet i studietilbudet Fra studentenes side vil sviktende kvalitet avdekkes i forbindelse med de ulike evalueringsprosessene eller gjennom samarbeids- og dialogmøter. Sviktende kvalitet handler ofte om manglende samsvar mellom studentens forventninger, forutsetninger og deres faktiske utbytte av studiene. Dette er forhold som skal registreres som avvik I symphonical: klagesaker fra studenter påpekning av uheldige forhold fra studentrådet når en stor andel stryker i en modul (mer enn 25%) når en stor andel av studentene har gjennomsnittskarakter under C i en modul (mer enn 50%) påpekning av uheldige forhold fra ekstern sensor (sensorrapport) påpekning av uheldige forhold fra NOKUT / manglende akkreditering av studietilbud påpekning fra styret stort frafall av studenter Tiltak ved sviktende kvalitet I forbindelse med avviksregistreringer skal vi følge arbeidsprosessen som handler om avvikshåndtering. Denne arbeidsprosessen beskriver hvilke rapporteringsrutiner som skal følges, og på hvilket nivå i organisasjonen avviket skal håndteres. Vi kan skille mellom strakstiltak og korrigerende tiltak. Strakstiltak er tiltak som gjennomføres på laveste nivå for å håndtere en konkret situasjon, mens korrigerende tiltak er tiltak som meldes inn, og som inkluderes i rutinen for å unngå tilsvarende svikt/feil senere. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 15

16 Fagskolen er en forholdsvis ny organisasjon som er under stadig utvikling. Nye oppgaver kartlegges ofte, og arbeidet med å kvalitetssikre alle prosessene ved skolen vil gå kontinuerlig. Rapporteringssystem for det samlede kvalitetsarbeidet Rapportering på ulike nivåer er en viktig del av kvalitetssystemet og ivaretar prosessene for kontroll, utvikling og forbedringer. Rapporteringssystemet består av fem forskjellige rapporter som kvalitetsgruppen samler til én årsrapport til styret hvert år. Kvantitative indikatorer for utdanningskvaliteten vår Student Faglærer Ekstern Sensor Klasseleder Kvalitets- gruppen Årsrapport Faglærerrapport Alle involverte faglærere i studiefagene skal ha et møte hvor de diskuterer resultatene fra studentevalueringene, og måler dem opp mot de kvantitative målene. Faglærerne utarbeider et notat som inneholder følgende punkter: lærernes evaluering av kvaliteten i faget oppsummering av fagets styrker og svakheter forslag til endringer/forbedringer Lærerne leverer notatet til kvalitetsgruppen ved avslutning av hvert semester. Kvalitetsgruppen følger opp og iverksetter nødvendige tiltak. Oppfølging skjer på fellesmøtene Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 16

17 Sensorrapport Etter at sensureringen er over, fyller sensorene ut en rapport der de vurderer kvaliteten på studentenes faglige nivå og eksamensoppgaven. Rapporten sendes kvalitetsgruppen etter hvert semester. Kvalitetsgruppen følger opp og iverksetter nødvendige tiltak. Oppfølging skjer på fellesmøtene Klasselederrapport Fra hver av skolens klasseledere utarbeides det en kort kvalitativ vurdering av klassene og utdanningene de er ansvarlige for. I tillegg gjøres det en vurdering ift de kvantitative målene. Rapportene skal minst inneholde følgende punkter: en kort vurdering av resultatet av kvalitetsarbeidet sammenlignet med målsettingene denne vurderingen bør blant annet inneholde synspunkter på studentenes medvirkning i kvalitetsarbeidet på behov for kompetanseutvikling en kort vurdering av hvordan de administrative oppgavene er løst til beste for studenter og lærere Forslag til endringer/forbedringer i kvalitetsarbeidet Rapportene sendes kvalitetsgruppen. Kvalitetsgruppen følger opp og iverksetter nødvendige tiltak. Oppfølging skjer på fellesmøtene Student Leder for studentrådet er ansvarlig for gjennomføring av studentevaluering i slutten av hvert semester. Svarskjema leveres kvalitetsgruppen, som er ansvarlig for oppsummering av resultatene. Kvalitetsgruppen utarbeider en kort rapport til studentrådet basert på de fastsatte kvantitative måleindikatorene i kvalitetssystemet. Kvalitetsgruppen følger opp og iverksetter nødvendige tiltak. Oppfølging skjer på fellesmøtene Rapport fra eksterne interessenter Fagansvarlige er ansvarlig for å oppsummere tilbakemeldinger fra eksterne interessenter, og sende dette til kvalitetsgruppen i slutten av hvert semester. Det skal være tilbakemeldinger fra minst to bedrifter nært tilknyttet de ulike fagretningene og fra minst to praksissamarbeidspartnere. I tillegg bør også tidligere studenter delta i evalueringen. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 17

18 Tilbakemeldingene skal inneholde en vurdering av studiet/fagets relevans og kvalitet ift dagens krav fra næringslivet og en vurdering opp mot de kvantitative målene satt i kvalitetssystemet. Kvalitetsgruppen følger opp og iverksetter nødvendige tiltak. Oppfølging skjer på fellesmøtene Kvantitative indikatorer Alle rapportene skal basere seg på de kvantitative mål som er satt for denne perioden. Resultatene er løpende oppdatert i kvalitetsmålsystemet. Dette systemet vil over tid inneholde historikken på måloppnåelse slik at en kan følge hvordan utdanningskvalitetene utvikler seg over tid. Kvantitative indikatorer for å belyse utdanningskvaliteten ved fagskolen: 1. Undervisningen a. På studentevaluering skal snittet være over 70 av 100 oppnåelige poeng b. Antall studenter i prosent som får dårligere karakter enn C skal ikke overstige 20% c. Minst 80% av våre studenter skal være i relevant jobb innen 6 mnd etter sluttført studie. 2. Studentadministrasjon a. Mindre enn 10% frafall av studenter i løpet av et semester. b. AV 100% søkere av studieplass skal 50% bli studenter c. Av 100% katalogbestillinger skal 25% søke studieplass 3. Personaladministrasjon a. Gjennomført medarbeidersamtale med alle faglærere en gang pr. semester 4. Kvalitetsutvikling a. Totalscore på tilfredshetsundersøkelse blant studenter snitt over 80 av 100 poeng b. Antall åpne avvik mindre enn 5 5. Forvaltning a. Oppetid på skolens it systemer skal være over 98% Årsrapport for utdanningskvalitet Kvalitetsgruppen har ansvaret for å utarbeide en årsrapport om fagskolens kvalitetsarbeid til styret. Kvalitetsgruppen skal fastsette mål for neste periode og legge fram sine forslag til forbedringer. Rapporten skal gi en helhetlig og overordnet vurdering av utdanningskvaliteten ved fagskolen. Rapporten skal synliggjøre områder hvor det er sviktende kvalitet, og kvalitetsgruppen skal legge fram en plan med aktuelle forbedringstiltak. Rapporten må gjenspeile kriterier fra NOKUT og knyttes til fagskolens mål. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 18

19 Rapporten skal inneholde: Resultatet inneværende periode ift måleindikatorer og historisk utvikling av disse Konkrete forslag til endringer/forbedringstiltak ift måloppnåelse Kort oppsummering av de ulike rapportene fra rapporteringssystemet Statusrapport fra kvalitetsgruppen på fagskolens totale utdanningskvalitet og event. justering av måleindikatorer for neste periode Intern revisjon Kvalitetsgruppen er ansvarlig for å gjennomføre intern revisjon av kvalitetssystemet minst en gang pr. år. Hensikten med internrevisjonen er å avdekke mangler i eller manglende bruk av kvalitetssystemet og sette i verk nødvendige tiltak for å utbedre dette. Årshjul Kvalitetsgruppen er i gang med å utvikle et årshjul for kvalitetsarbeidet i Fredrikstad FagAkademi as. Et årshjul er et godt verktøy i en systembeskrivelse for å illustrere sammenhenger mellom ulike kvalitetssikringstiltak og ansvars- og rapporteringslinjer. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 19

20 Arbeidsprosess: P- U- 01 Undervisning Beskrivelse Denne prosessen tar for seg alle aspekter ved undervisningen. Gjelder Fredrikstad FagAkademi as, fagskoledelen Gyldig fra Godkjent Kvalitetsgruppen, Ansvarlig Rektor Sist revidert PLANLEGGING AV OG FORBEREDELSE TIL UNDERVISNING I forkant av hvert semester utformer lærerne en plan for undervisningen. Den enkelte faglæreren utformer planene for sine fag, mens klassens lærere i fellesskap utformer en plan for hele klassen. Planen omfatter emner som skal gjennomgås, i hvilken rekkefølge det skal skje, og hvilke aktiviteter det vil omfatte. I planleggingen ser lærerne spesielt på tverrfaglighet, merker seg overlappende emner i egne og andres fag/moduler, og koordinerer gjennomgang av emner som henger sammen eller bygger på hverandre. Oppgave Studentenes læreforutsetninger Klasseleder deler ut et skjema første skoledag for å kartlegge studentenes læreforutsetninger, forventninger, behov for hjelpemidler og tilretteleggings-/opplæringsbehov. Faglæreren gjennomfører faglige tester for å sjekke om undervisningen skal tilrettelegges spesielt. Klasseleder og faglærer informerer rektor om behov for tiltak. Rektor er ansvarlig for å iverksette tiltak Skjema Skjema for kartlegging Kurs i studieteknikk Tidlig i studieåret sørger adm.ansvarlig at det blir holdt kurs i studieteknikk. Han er også ansvarlig for oppfølging. Kvalitetshåndbok inkl prosedyrer Fredrikstad FagAkademi.docx Side 20