Kontakter kalender e-post filer

Transkript

1 Toveis synkronisering av all din informasjon mellom alle enheter Kontakter kalender e-post filer Her viser Google hvordan du setter opp din smartmobil og lesebrett slik at kontakter, kalender, e-post og dokumenter og filer alltid er tilgjengelig og synkronisert begge veier. Det gir deg tilgang til all informasjon over alt, alltid. Fungerer også uten internettforbindelse Kalender, e-post, dokumenter og filer er også tilgjengelig uten internettforbindelse. Når du aktiverer frakoblet modus synkroniseres informasjonen automatisk når du har nett tilgang og opererer automatisk i frakoblet modus når du mister nettilgangen. Du kan eksempelvis skrive og svare på e-post når du er utenfor nettilgang. Neste gang du kommer i nærheten av nettilgang sendes e-posten automatisk og ny e-post lastes ned. Det samme gjelder for kalender, kontakter og regneark, dokumenter og presentasjoner. Tekst Bilde Trykksak As Per Ulrich Kristiansen Mobil: Claus Ockenssmauet Bergen TBT@TBT.no

2 Konfigurering av Apple-enheten for Google-synkronisering < > Følg fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere Google-synkronisering på iphone-, ipad- eller ipod touch-enheten. Krav og opplasting 1. Google-synkronisering håndteres bare på iphone med operativsystem versjon 3.0 og nyere. Du kan kontrollere hvilken versjon du bruker ved å gå til Innstillinger > Generelt > Om > Versjon. Følg instruksjonene på for å oppgradere. Oppgrader til iphone operativsystem 3.0 før du konfigurerer Google-synkronisering. 2. Synkron iser med itunes for å sikkerhetskopiere kontakter og kalendere fra iphone til datamaskinen. Les mer om hvordan du sikkerhetskopierer kontakter og kalendere. 3. Hvis virksomheten, skolen eller organisasjonen bruker Google Apps, må administratoren først aktivere Google-synkronisering før du kan dra nytte av denne funksjonen. Merk at hvis du aktiverer Google-synkronisering, kan din administrator også utføre andre eksterne administrative funksjoner (som f. eks. fjernsletting og passordkrav). Klikk her for å lese mer eller kontakt din administrator. Startveiledning 1. Åpne programmet Innstillinger på startsiden på enheten. 2. Åpne E-post, kontakter, kalendere. 3. Trykk på Legg til konto. 4. Velg Microsoft Exchange. OS 4.0+ Dette operativsystemet tillater nå flere Exchange-kontoer. Hvis du derimot bruker en enhet som ikke tillater en andre konto, kan du også bruke CaiDAV for å synkronisere Google Kalender og IMAP for å synkronisere Gmail. 12:-ta 12:-ta Accounts Add Accou nt... > Mali Show Prevlcw Minimum Font Slze Show TQ.ICc Label Ask Bofo l'l) Ottlating mobilewæ, Gono(e ~ 10 YA:HOO!. MAl l AOL :}o Arways Bcc Mvself OFF l Other

3 Oppgi kontoinformasjon 5. I feltet E-postadresse skriver du inn hele e-postadressen som er knyttet til Google-kontoen. Hvis du bruker kan du få en advarsel om at sertifikatet ikke kan verifiseres når du går videre til neste trinn. 6. La feltet Domene være tomt. 7. Skriv inn hele e-postadressen til Google-kontoen som Brukernavn. 8. Skriv inn passordet for Google-kontoen som Passord. 9. Trykk på Neste øverst på skjermen. 9a. Velg Avbryt hvis dialogruten om at sertifikatet ikke kan verifiseres vises. 10. Når feltet ny Tjener vises, skriver du inn m.google.com. 11. Trykk på Neste øverst på skjermen på nytt. 12. Velg Google-tjenestene (E-post, kalender og kontakter) som du vil synkronisere. 13. Hvis du ønsker å slette alle eksisterende kontakter og kalendere på telefonen og ikke slette dem, velger du alternativet for å beholde dem på iphone når du blir spurt om dette. Dermed kan du også fortsette å synkronisere med datamaskinen via itunes. Hvis du kun vil synkronisere gruppen Mine kontakter, må du velge å slette eksisterende kontakter under installasjonen av Google-synkroniseringen. Hvis du vil beholde eksisterende kontakter, synkroniseres innholdet i gruppen Alle kontakter i stedet. Hvis telefonen din ikke har noen kontakter, vil det sistnevnte skje innholdet i gruppenalle kontakter synkroniseres.

4 Du har konfigurert Google-synkronisering! Synkroniseringen starter automatisk hvis du har aktivert automatisk levering (Push) på enheten. Du kan også åpne e-post, kalender eller kontakter og vente noen sekunder til synkroniseringen starter. Deretter velger du hvilke kalendere du vil synkronisere, hvis du vil aktivere flere kalendere.

5 Det er på tide med Google! Du har nå gjort som flere millioner andre organisasjoner, og begynt å bruke Google Apps! Du er nå bare noen skritt fra å få tilgang til effektive tjenester og enorme kostnadsbesparelser via Gmail, Google Kalender, Google Dokumenter og alle de andre nye programmene. Klikk på Neste for å starte konfigureringen nå (tar under en time) Les mer om Google Apps Trenger du direkte hjelp? Bli med på et kommende nettseminar Se denne videoen for å få mer informasjon om Google Apps

6 Konfigurer apper Google Apps omfatter en fullstendig serie av tjenester for meldinger og samarbeid. Nedenfor ser du noen av favorittene våre! Klikk på Neste, så hjelper vi deg å komme i gang med dem. I denne delen: Gmail Få e-postadresser på frilynt.no. Google Disk og Dokumenter Samarbeid om dokumenter, regneark, presentasjoner og mer. Kalender Planlegg møter, avtaler og aktiviteter.

7 Gmail Med Gmail, får du rask og enkel e-post med tonnevis av lagringsplass. Du får også: Innebygd nettprat, tale, video l Mobil tilgang fra en webaktivert enhet Google-drevet søk i innboksen

8 Google Kalender Med Google Kalender kan du og brukerne enkelt administrere alle møter, avtaler og hendelser. Hver av dere får en personlig kalender til sporing og deling av dine egne planer. Du kan se medarbeidernes planer og invitere dem til møter. Du kan også opprette og dele ekstra kalendere, for eksempel til å spore teamprosjekter eller publisere offentlige hendelser. I denne delen: Se hvordan du får tilgang til og deler kalendere Tillegging av konferanserom og andre delte ressurser Med Google Kalender har du alltid kontroll. Som administrator administrerer du hvilken kalenderinformasjon brukerne kan dele med folk utenfor frilynt.no og eventuelle andre domener du har lagt til i kontoen din. Og brukerne kontrollerer hvem som kan se kalenderne sine. Les mer

9 Tilgang til og deling av kalenderen din Hvis du vil se kalenderen din, kan du og brukerne dine gå hit: Kalenderadressen din: calendar.google.com/a/frilynt.no. Du kan også koble hit fra øverst i Gmail-vinduet: Prøv selv! Gå til Google Kalender nå for å: se din egen kalender dele kalenderen din slik at andre kan se planene dineles mer opprette og dele ekstra kalendere Les mer La du til domener i kontoen din? Da bør brukerne i de domenene bytte ut domenenavnet sitt for frilynt.no i kalenderadressen sin (gjelder ikke domenealiaser). Les mer Hvis bedriften din har konferanserom eller andre delte ressurser som folk må reservere på kalenderne sine, kan du legge til dem også.

10 Google Disk og Dokumenter Google Disk og Dokumenter er en integrert ljeneste som lar deg opprette, lagre og dele alle typer filer og dokumenter. Du oppretter dokumenter i Google Dokumenter, og deretter kan du organisere og få tilgang til dem i Google Disk. Med Google Disk og Dokumenter: Samarbeid med kolleger i sanntid om tekstdokumenter, presentasjoner, regneark og så videre. Last opp og lagre andre filtyper, inkludert.doc,.xls,.ppt,.pdf og grafiske formater. Organiser og få tilgang til alle filene dine på en enkel måte fra en nettleser, PC eller mobil enhet der du også installerer Google Disk. Les mer c ,.....,a. a : _ , Konfigurer delingsaltemativer og andre funksjoner i Google Dokumenter ved å gå til innstillingene djoe for Google Disk ~ Dokumenter

11 Oppretting og deling av et dokument Du kan opprette et dokument i Google Dokumenter - et tekstdokument, et regneark, en presentasjon, en illustrasjon eller et skjema. Deretter kan du dele det med andre som alle samtidig kan redigere dokumentet ditt eller kommentere det, slik at alle alltid arbeider med den nyeste versjonen. Få tilgang til dokumentene dine fra Google Disk ved å gå hit: Adressen din for Google Disk og Dokumenter: Du kan også åpne Google Disk fra øverst i Gmail-vinduet. Gå hit nå for å opprette og dele et dokument! Mail Galendar Documents Sites Video more ~~~ ~ Google docs Start presentatlon Sa ved ~ S ha re ~ Cteate new Upload. Oocument Presentatlon ~ (jj Spreadstleet g Form ø Drawing.A conection From template... Fole Edot VofNI tnsert Fonnat Slide 1 of 1.!.1 C) :l;] Sharing setlings... ~ Emall editors/vlewers... as attachmeot... () Publish l embed La du til domener i kontoen din? Da bør brukerne i de domenene bytte ut domenenavnet sitt for frilynt.no i adressen sin for Google Disk og Dokumenter (gjelder ikke domenealiaser). Mer jntonnasjon 9 Hvis du vil ha eksempler på bruk av Google Dokumenter, kan du begynne med en firmamal.

12 Mobiltilgang Selvfølgelig vil du ønske tilgang fra mobiltelefonen også. Google Apps fungerer bra i alle smarttelefonnettlesere, og du kan få tilgang til e-post, kontakter og kalender på samme måte som på en datamaskin. l noen tilfeller kan du fortsette å bruke de innebygde programmene på telefonen for å få tilgang til disse tjenestene. Konfigurer telefonen når som helst etter at du har begynt å bruke Google Apps. Velg enhetene dine: 0 Android ~ Vå r favoritt! D BlackBerry iphone Windows Mobile Annet

13 Bruk Google Apps på Android-telefonen Når du er klar, klikker du på Neste, så går vi videre til neste trinn. Hvis du vil bruke e-post, kontakter og kalendere fra Google Apps på Android-enheten din, bør du og brukerne gjøre følgende: 1. Åpne skjermbildet Accounts & Sync Settings på telefonen. Du kan gjøre dette i Contacts ved å trykke på Menu og på Accounts, eller direkte i Settings. 2. Accounts & Sync Settings viser gjeldende synkroniseringsinnstillinger og en liste over aktuelle kontoene. 3. Trykk på Add account. 4. Trykk på Google for å legge til Google Apps-kontoen 5. Trykk på Sign in når du blir bedt om det. 6. Skriv inn hele Google Apps-e-postadressen som brukernavn, og oppgi deretter passordet. 7. Velg hvilke tjenester du ønsker å synkronisere. Det var det! Nå kan du bruke Google Apps fra Android-enheten.

14 Konfigurer en iphone Google Apps fungerer bra på iphone og andre IOS-produkter, og du kan få tilgang til e-post, kontakter og kalender. Den raskeste måten å få tilgang til dine data på, er ved å gå til på mobil Safari. Hvis folk vil bruke den innebygde i Apps på IOS enheten, kan de bruke Google Sync til dette. Trinn 1: Aktiver Google Sync for brukerne 1. Fra menylinjen øverst på siden velger de Tjenesteinnstillinger > Mobile eller klikk her. 2. Velg alternativknappen ved siden av Aktiver Google Sync. 3. Klikk på Lagre endringer. Trinn 2: La brukeren konfigurere sin egen telefon Når du har aktivert Google Sync for domenet ditt, må brukerne gjøre følgende for å begynne å bruke Google Apps på iphone: 1. Åpne Innstillinger på enhetens startside. 2. Åpne E-post, kontakter, kalendere. 3. Trykk på Legg til konto Velg Microsoft Exchange. 5. I E-post-feltet, skriver du inn hele Google Apps-e-postadressen. 6. La feltet Domene stå tomt. 7. Skriv inn hele Google Apps-e-postadresse som Brukernavn. 8. Skriv inn passordet for Google Apps som Passord. 9. Trykk på Neste øverst på skjermen. (Velg Avbryt hvis Kanikke bekrefte sertifikatet vises.) 10. Når det nye Tjener-feltet vises, angir du m.google.com. 11. Trykk på Neste øverst på skjermen igjen. 12. Velg Google-tjenestene (e-post, kalender og kontakter) du vil synkronisere. 13. Med mindre du ønsker å slette alle eksisterende kontakter og kalendere på telefonen, velger du Behold på min iphone når du blir bedt om det. Dette vil også tillate deg å forstette å synkronisere med datamaskinen via itunes. Hvis du bare vil synkronisere Mine kontakter, må du velge Slett eksisterende kontakter under installasjonen av Google Sync når du blir bedt om. Hvis du velger å beholde eksisterende kontakter, vil den synkronisere innholdet i Alle kontakter i stedet. Hvis det er noen kontakter på telefonen, vil det sistnevnte skje: Innholdet ii Alle kontakter vil bli synkronisert.

15 Du har konfigurert Google Sync! Synkroniseringen starter automatisk hvis du har Push aktivert på enheten. Du kan også åpne Mail, Kalender eller Kontakter og vente noen sekunder for å starte en synkronisering.

16 Konfigurer en iphone (fortsatt) Trinn 2: La brukerne konfigurere sin egen telefon Når du har aktivert Google-synkronisering for domenet ditt, kan du og andre brukere bruke Google Apps på iphone. 1. Åpne Innstillinger på iphones startside. 2. Åpne E-post, kontakter, kalendere. 3. Trykk på Legg til konto Velg Microsoft Exchange. 5. I feltete-post skriver du inn hele Gmail-adressen din. 6. La feltet Domene stå tomt. 7. Skriv inn hele Google Apps-e-postadresse som Brukernavn. 8. Skriv inn passordet for Google Apps som Passord. 9. Trykk på Neste øverst på skjermen. (Velg Avbryt hvis Kanikke bekrefte sertifikatet vises.) 0. Når det nye Tjener-feltet vises, angir du m.google.com. 1. Trykk på Neste øverst på skjermen igjen. 2. Velg Google Apps-tjenestene (e-post, kalender og kontakter) du vil synkronisere. 3. Med mindre du ønsker å slette alle eksisterende kontakter og kalendere på telefonen, velger du Behold på min iphone når du blir bedt om det. Dette vil også tillate deg å forstette å synkronisere med datamaskinen via itunes. Hvis du bare vil synkronisere Mine kontakter, må du velge Slett eksisterende kontakter under installasjonen av Google Sync når du blir bedt om. Hvis du velger å beholde eksisterende kontakter, vil den synkronisere innholdet i Alle kontakter i stedet. Hvis det er noen kontakter på telefonen, vil det sistnevnte skje: Innholdet ii Alle kontakter vil bli synkronisert.

17 Det var det! Du har konfigurert Google Sync. Hvis du har aktivert push på enheten, starter synkroniseringen automatisk. Du kan også åpne Mail, Kalender eller Kontakter og vente noen sekunder for å starte en synkronisering. Når du er klar, klikker du på Neste, så går vi videre til neste trinn.

18 Få tilgang til e-post fra Windows Mobile For å dra nytte av denne funksjonen, må du først aktivere Google-synkronisering for domenet ditt. Når du aktiverer Google-synkronisering, bør du og brukerne følge disse trinnene for å få tilgang til e-post på en Windows Mobile-enhet: 1. Viktig: Ta sikkerhetskopi av alle kontakter og kalendere som ligger på telefonen, og legg kopien på datamaskinen. 2. Åpne Microsoft Exchange ActiveSync-programmet på startsiden på enheten. 3. Klikk på konfigurer enheten til å synkronisere med den. 4. Angi m.google.com som tjeneradresse. 5. Kongroller at SSL er valgt. 6. Klikk på Next (Neste). 7. Skriv inn hele Google Apps-e-postadressen som Brukernavn, og skriv deretter inn passordet. (La domene-feltet stå tomt. Hvis enheten krever et domenenavn, skriver du inn google.) 8. Klikk på Neste. 9. Merk av for Kontakter, Kalender eller E-post, avhengig av hva du ønsker å synkronisere. (Oppgaver som ikke håndteres, vil føre til en feil hvis det merkes av for dem.)

19 10. Klikk på Fullfør. 11. Trykk på Synkroniser til venstre for å synkronisere. Det var det! Nå kan du få tilgang til Gmail fra Windows Mobile. Når du er klar, klikker du på Neste, så går vi videre til neste trinn.

20 Konfigurering av BlackBerry -e-post via IMAP Merk: Gmails IMAP-tilgang blir ikke lenger offisielt støttet for Blackberry -enheter, men for enkelhets skyld oppgir vi oppsettsinstruksjoner likevel. Brukere kan få tilgang til e-post fra e-postprogrammet i BlackBerry ved å konfigurere den som en IMAP-klient for sin Gmail-konto. Det er lurt å bruke IMAP, for hvis du gjør noe på én enhet, for eksempel å lese eller slette en melding på BlackBerry, reflekteres denne endringen også på den andre (meldingen er markert som lest eller slettet i Gmail-grensesnittet). Denne metoden innebærer følgende: Det kan ta opptil 15 minutter før innkommende e-post blir levert til BlackBerry. Gmail-etiketter ikke vises på BlackBerry og samtaletråder vises som individuelle meldinger. Brukere kan konfigurere sin BlackBerry som en IMAP-klient selv, eller kanskje du vil gjøre det for dem. Dette skal brukerne gjøre 1. Kontroller at du har aktivert IMAP i Gmail-kontoen. 2. På Blackberry går du til startskjermen. 3. Velg ikonet som lar deg konfigurere e-post (dette kan hete Setup, Setup Wizard, Setup, BlackBerry Set-up, settings eller Personal Set-up). 4. Følg oppsett instruksjonene på enheten til å opprette en ny e-postkonto. 5. Husk å skrive inn følgende: E-posttjener: imap.gmail.com Brukernavn: [hele Gmail-adressen (brukernavn@frilynt.no] Passord: [ditt Google Apps-passord] IMAP-port: La systemet legge kontoen din, men ikke skriv inn Google Apps-passordet i verktøysboksene (dette fører til at systemet som standard bruker POP3 i stedet for IMAP). 7. Velg Neste. 8. Velg Neste på nytt (hopp over delen Tilleggsinformasjon påkrevd). 9. Velg kontotype, og velg deretter Neste. Du kan oppleve en feilmelding om at den ikke kunne konfigureres. Hvis dette skjer, velger du I will provide the settings for å fortsette. 0. Velg alternativet som nevner IMAP/POP. 1. Velg I will provide the settings..., og velg deretter Next. 2. Velg Set up existing account Skriv inn informasjon om Gmail-kontoen her, med imap.gmail.com som e-posttjener. 4. Velg Next. 5. Velg Save. Når oppsettet er vellykket, får du en bekreftelse, og et ny postkasseikon (merket med Gmail-adressen) vises på startsiden i BlackBerry.

21 Konfigurering for andre mobile enheter Du kan få tilgang til Google Apps-e-post og -kalender på et bredt utvalg av enheter ved hjelp av telefonens mobile nettleser. De mobile nettleserne har kjente funksjoner som Gmail-arkivering og etiketter, de er alltid synkronisert med hovedtjeneren til Gmail, og du trenger ikke å konfigurere noe. Bruk den mobile nettleseren For e-post går du til på enhetens nettleser. For kalenderen går du til på enhetens nettleser. I tillegg, hvis enheten støtter IMAP, kan du konfigurere Gmail på telefonen ved hjelp av disse instruksjonene. Hvis du har problemer, kan du ta kontakt med e-postklientens brukerstøtte. Når du er klar, klikker du på Neste, så går vi videre til neste trinn.

22 Brukeropplæring Klar for å bruke de nye appene dine? Du og brukerne dine finner veiledninger, videoer med mer i Google Apps Leaming Center. Send brukerne til: learn.googleapps.com Brukerveiledninger og videoer Bytte fra Outlook, Lotus Notes Veiledninger for administrasjonsassistenter Nyheter om funksjonsoppdateringer Tips og triks Vær vert for ditt eget Learning Center! Tilpass nettstedet vårt med eget innhold og merkevarer med denne Google Nettsteder-malen. a..tt.-t IIIWiiliK... 1'6.1o~ 0\~ll'tlP"Y..., ~tl t...,,po<lr.o.a..-..,.r"'-)wjccliof', ~.""~... Ooc.-..11\~c::tror..o~lw~~~..., ~~ Ycu Fi111 Ooyt LOt-"~ rcuqoe9111apoa~ ~\M'!- '4"' t,.-rk~~ FAO. Hlowrtloo'IO.wttl~\4)10tllfltlfl Cini~.. --,...,Cif!'Wit?... fffj~..., ø.yonc,...".pl'.,.. $1*' oro-;tito;,."_", '--"',.,... '"'".... li lf"'ll"'ing -&. VIOIOI t.rmtwl~~~-...-.wv...,.,.~nr~\lttle 9 Brukerne kan få ytterligere opplæring via e-læringsvideoer, tilpassede nettseminarer og til og med klasseromsundervisning fra en av våre opplæringspartnere på Google Apps Marketplace.

23 Ressurser for administratorer Vi har flere ressurser for administrering av Google Apps-tjenestene dine også. Sjekk disse verktøyene for å administrere implelmenteringen din og få hjelp når du trenger det: deployment googleapps com Planlegg en stor implementering og finn flere brukerressurser på vårt nettsted for implementering. whatsnew.googleapps.com Vi lanserer stadig nye funksjoner. Sett bokmerke på lanseringskalender for å holde deg oppdatert om det som er nytt. Google Apps l Deployment Resource Center l Get started on you r deployment today! Plan your ~nl Stay current on Google Apps li&lf'lecioø~... IOdly ~-"""~"""" - Rtlease Ca.. ndar Flnd resourats fot users ~ a a...,..,.". ~ UM~~...svw twl google.com/a/support Søk eller bla gjennom brukerstøtten vår for å feilsøke eller konfigurere tjenestene dine ytterligere. 9 Bli med på et direktesendt nettseminar! Lær om Google Apps via nettet fra kontoret ditt. Snakk direkte med en ekspert. Alle er velkomne. Registrer deg nå

24 Støttealternativer Hvis du fortsatt trenger hjelp, tilbyr vi en rekke andre støtteljenester. Nettbasert brukerstøtte. Omfatter feilsøkingsartikler, kjente problemer, kundediskusjonsfora med mer. E-poststøtte. Apne en støttesak for å stille et teknisk spørsmål. Telefonstøtte Ring oss for systemkritiske hendelser. O Støtte via e-post og telefon er tilgjengelig bare med Google Apps for Business- eller Google Apps for Education-konto. Er du ikke Google Apps for Business- eller Google Apps for Education-kunde? Oppgrader nå (gratis prøveversjon) Se alle støttealternativene

25 Gratulerer! Du skal nå være helt overført til Google Apps. Du har nå fått tilgang til kraftige meldingstjenester og samarbeidstjenester via Google Apps, akkurat som millioner av andre organisasjoner, som Los Angeles by, Motorolas mobilavdeling og Google selv. Vi håper spesielt at du vil like disse funksjonene og garantiene for Google Apps for Business: E- post- og telefonstøtte døgnet rundt, hele uken 99,9 o/o driftsgaranti Mer lagringsplass Kompatibilitet med Microsoft Outlook Mange flere forretningsrelaterte funksjoner Og enda er det mer å undersøke! Vi foreslår at du klikker deg rundt på kontrollpanelet og går inn på hjeloesenteret for administratorer for å finne flere funksjoner og alternativer. Gå inn på nettstedet forimolementering hvis du trenger hjelp til å planlegge en stor eller avansert implementering. Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, må du ikke nøle med å ta kontakt! Hjelp oss med å forbedre denne veiviseren ved å svare på en spørreundersøkelse om din opplevelse.