Bydel Stovner, Oslo kommune

Transkript

1 Bydel Stovner, Oslo kommune 2. Kontaktperson: Madelene Stolpe 3. E-post: 4. Telefon: Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2016: Bydel Stovner har lenge hatt fokus på innovasjon og nytenkning, men har gjennom 2016 akselerert sin satsning gjennom et systematisk arbeid. Fokus på metodikk, organisering, dedikerte ressurser og overordnet endringsarbeid har resultert i en ny virksomhetsstrategi som gir kontekst til arbeidet. Bydelen har sertifisert en rekke LEAN-navigatører for å styrke arbeidet med å identifisere sløsing, behov og utfordringer og opprettet en egen utviklingsavdeling for å jobbe dedikert med innovative løsninger i et digitalt perspektiv. Det første konkrete produktet ble utviklet, testet og tatt i bruk høsten 2016 og bydelen er nå i full gang med å jobbe frem flere spennende løsninger. 6. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: Etter flere år hvor innovasjon har gått igjen som et honnørord uten altfor mange konkrete endringer ønsket Bydel Stovner å intensivere arbeidet med systematikk og organisering for innovasjon. Det oppleves at mange innovasjonsprosjekter enten strander i de gode ideene som aldri tas i bruk eller gir nytteverdi og at mye endringsarbeid er virkemiddelstyrt. Bydelen ønsker ikke at utviklingen skal preges av løsninger som leter etter behov og bruksområder, men tvert imot sørge for en virksomhet som er drevet av å utvikle gode løsninger basert på til enhver tid kommuniserte behov og utfordringer. Dette krever en organisasjon som evner å kontinuerlig tilpasse seg endringer og nye produkter og som samtidig fanger opp områder som ikke fungerer optimalt. For å hele tiden lære av eget arbeid, evne å stoppe prosjekter som ikke gir tilstrekkelig gevinst, ha nok ressurser til prosjekter som gjør det, samt sørge for løsninger som kan skaleres opp og deles med andre kreves systematikk omkring dokumentasjon og metodikk. Bydelen har utviklet en prosess for alt utviklingsarbeid som brukes på tvers av hele virksomheten. Nøkkelelementer i denne er utstrakt bruk av baselines og business caser som kvalitetssikres mot strategiske satsningsområder. Dette er et viktig grep i arbeidet for å sikre at innovasjonsprosjekter drar i samme retning og gjensidig forsterker hverandre, samtidig som det gir tidlige beslutningsgrunnlag og dermed reduserer risiko og misbruk av ressurser. Bydelen har videre omarbeidet sin strategi for å ta innover seg samfunnsutviklingen, særlig knyttet til det digitale mulighetsrommet, og jobber kontinuerlig for å møte fremtidige forventninger som de har visualisert gjennom personifiserte målbilder. Overordnet for alt utviklings- og innovasjonsarbeid er brukerens fokus. Bydelen er overbevist om at å sette brukeren i fokus ikke lenger er nok, vi må ha brukerens fokus. Dette er en vital forskjell som sender tydelige signaler til alle medarbeidere om at det er innbyggerne selv som skal definere hva som er viktig for dem, ikke fagpersonene de møter i den offentlige forvaltningen. Organisatorisk har bydelen opprettet en utviklingsavdeling bestående av både dedikerte ressurser på fulltid og medlemmer fra de ulike tjenestene på deltid. Avdelingen skal arbeide slik svært mange definerer som en forutsetning for å lykkes, men som kun kommersielle virksomheter har tatt steget inn i til nå; som en «innovation at the edge»-enhet der all fokus ligger på utvikling og hvor løsningene overleveres til driftsorganisasjonen etter hvert som de er klare til bruk. Avdelingen jobber «Lean-Startup», hvor det er kort vei fra behov til første prototype og hvor utviklingen baserer seg på reell testing ute hos brukere, ikke på skisser, kravspesifikasjoner og

2 antakelser. Deltakerne i utviklingsavdelingen drilles i utviklingsmetodikk, mens det parallelt jobbes med å øke driftsorganisasjonens kompetanse på å identifisere behov og rigge seg for endring. Bydelens valgte metodikk for dette arbeidet er LEAN. I løpet av de siste månedene har alle bydelens ledere vært kurset i denne metodikken, nærmere tjue personer er sertifisert som LEAN-navigatører og ytterligere skal sertifiseres i de kommende månedene. Det er også satt særskilt fokus på gevinstarbeid for å sikre en reell nytteverdi i innovasjonsarbeidet. Én ansatt tar en master i bedriftsøkonomisk analyse med fordypning i gevinstrealisering for å styrke bydelens spesialkompetanse på området og det er satt fokus på opplæring omkring de ulike komponentene gevinstkartlegging, -planlegging og realisering. Løsning 1: Kartlegging og beslutningsstøtte 1. Beskriv løsningen med to setninger: Et generisk verktøy for bred kartlegging på brukerens premisser. Verktøyet gir innsikt i brukernes selvopplevde styrker og utfordringer og gir grunnlag for konkrete tiltak, samt fremtidig tjenesteutvikling. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Bydel Stovner deltar i flere prosjekter for innføring av velferdsteknologi. Høsten 2016 bestemte bydelen også for å gå foran og digitalisere alle trygghetsalarmer hos våre brukere. På nåværende tidspunkt er det ingen generisk løsning for kartlegging av behov på tvers av velferdsteknologiske komponenter, på tross av at dette har vært etterspurt av flere kommuner og forsøkt utarbeidet av sentrale enheter. Alle komponenter har sitt eget skjema og alle er analoge. Mange av skjemaene etterspør samme informasjon, men det er utfordrende å sammenstille informasjonen, å se svar på tvers og å følge opp informasjonen i videre arbeid. Dette har resultert i behovet for et generisk digitalt verktøy som både kartlegger bredere og samler informasjonen på en mer enhetlig måte. Som et ledd i prosjektet for digitalisering av trygghetsalarmene ønsket bydelen å utforske muligheten for å utvikle en relevant løsning, etter at markedskartlegging synliggjorde manglende verktøy. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Bydel Stovner har høsten 2016 utviklet en kartleggingsløsning til bruk i pleie- og omsorgssektoren. Nåværende versjon er særlig rettet mot kartlegging av behov som kan møtes gjennom bruk av velferdsteknologi. Verktøyet er generisk og utarbeidet slik at det kan benyttes av andre bydeler og kommuner gjennom enkle tekniske tilpasninger. Funksjonelt består kartleggingsverktøyet av en rekke spørsmål som ved hjelp av algoritmer konkluderer med egnede velferdsteknologikomponenter for den enkelte bruker. Løsningen er utformet med utgangspunkt i egenvurdering. Den skiller seg dermed fra de aller fleste andre kartleggingsverktøy, hvor vurdering av funksjon gjort av fagpersonell er det sentrale. Denne løsningen spør bredt om grad av trygghet, aktivitet og mestring i det daglige, og basert på svarene som gis, ledes brukerne videre inn i skjemaet. Avslutningsvis etterspørres årsaker til at brukerne vurderer seg selv som de gjør, samt områder som er viktig for dem å opprettholde eller øke sin grad av aktivitet og mestring på fremover. På bakgrunn av dette får man anbefalt velferdsteknologi som kan støtte og imøtekomme de behovene brukeren har. I tillegg genereres en database med svar, hvor man ved hjelp av kunstig intelligens kan finne korrelasjoner og trender som kan legge grunnlag for fremtidig tjenesteutvikling. På denne måten kan vi utvikle tjenester som bedre svarer på reelle, egenopplevde behov i motsetning til antakelser om hvilke tjenester vi bør tilby. Brukergrensesnittet på verktøyet er enkelt og kan anvendes på alle digitale flater.

3 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Spørsmålene i verktøyet er utarbeidet i samarbeid med flere medarbeidere med ulik fagbakgrunn og algoritmene som ligger til grunn for konklusjonen er testet og kvalitetssikret av fagpersoner gjennom kartlegging av nærmere 500 brukere i Bydel Stovner. Dette ble gjort gjennom workshops hvor man jobbet seg tilbake fra de ulike konklusjonene for å finne relevante spørsmål og regler som skulle lede til riktig konklusjon. Bydelen benyttet innovativt partnerskap for å finne en aktuell samarbeidspartner og har arbeidet med en gründerbedrift i utviklingsfasen. Disse har bistått med design og programmering. Vi ønsket å bruke Lean-Startup-metodikk og fikk dermed raskt en første prototype på plass for testing. Med denne som utgangspunkt ble det testet og gjort endringer kontinuerlig over en 8-ukers periode frem til løsningen, slik den foreligger i dag, var utarbeidet. All testing ble gjort ute hos reelle brukere. Rådgiver for tjenesteutvikling og digitalisering har vært prosjektleder, mens fagpersoner innen sykepleie, ergoterapi og fysioterapi har vært involvert i testing og kvalitetssikring. 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? Løsningen, slik den foreligger, er ferdig i den forstand at den har vært benyttet til å kartlegge alle bydelens brukere av trygghetsalarm og gitt oppdaterte konklusjoner på deres behov. Den er i dag i bruk på alle nye søkere av trygghetsalarm og benyttes også ved kartlegging av brukere som kan nyttiggjøre seg annen velferdsteknologi. Det er imidlertid langt flere områder løsningen kan tenkes brukt, noe bydelen ønsker å utvikle videre dersom vi kan hente inn midler til dette. Det er også ønske, og mål, om å flytte løsningen over på en løsning hvor opplysninger kan sendes kryptert, slik at nye brukere kan kartlegge seg selv og identifisere seg gjennom personnummer. Inntil videre er det imidlertid uproblematisk å benytte løsningen for eksisterende brukere da disse identifiseres gjennom ID-nummer fra fagsystemet. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumenter? Løsningen har skapt direkte brukerverdi for mange av bydelens innbyggere. Over 460 brukere av trygghetsalarm, som tidligere kun har blitt tildelt alarm basert på behovet for alarm eller ikke, er nå bredt kartlagt. 75 brukere har fått trygghetspakke 2 eller 3, noe som indikerer viktigheten av en helhetlig vurdering av brukernes behov ved søknad om trygghetsalarm. Disse brukerne vil nå ha helt andre forutsetninger for å kunne bevege seg trygt utenfor eget hjem og med dette kunne øke sitt aktivitets- og mestringsnivå betraktelig. 80 personer er også tildelt fallsensor, et tiltak som også bidrar til økt trygghet for bruker og pårørende og som potensielt kan bidra til tidligere intervensjon, minimering av komplikasjoner og å fange opp fall hvor bruker er ute av stand til å selv utløse trygghetsalarmen. I tillegg er det gevinster knyttet til redusert administrasjon for ansatte i tjenesten, da resultatene fra kartleggingsløsningen genererer Excel-skjemaer for bestilling av alarmer og annet utstyr til leverandør. Dette arbeidet ville vært langt mer manuelt og tidkrevende uten løsningen. I tillegg gir løsningen forslag på tiltak direkte, noe som sparer tid medgått til vurdering av resultater. Det er beregnet innspart tid på 200 timer i prosessen med kartlegging av brukerne av trygghetsalarm. Tidsbruk, samt resultater av kartleggingen, som viser gevinstene er dokumentert gjennom rapportering til prosjekteier og tatt ut gjennom å kunne heldigitalisere en tjeneste i løpet av bare 8 uker uten bruk av overtid eller ekstra ressurser, noe som ikke ville vært mulig gjennom ordinær analog tilnærming. Det er også verdt å understreke at løsningen nå er tatt i bruk i den ordinære tjenesten, noe som endrer deres måte å arbeide på. Bydelen har også vært opptatt av å informere Helseetaten i Oslo kontinuerlig, slik at arbeidet samtidig har åpnet for tettere samarbeid mellom virksomhetene.

4 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? Det er stor interesse for utstrakt bruk av løsningen, da dette svarer på behovet for et generisk digitalt kartleggingsverktøy som har vært etterspurt i lengre tid. I lys av kartleggingene som skal gjøres i Oslo kommunes spredningsprosjekt for velferdsteknologi vil bruk av verktøyet medføre ressurseffektivisering både knyttet til innsamling av data og til videre oppfølging i alle bydeler. Verktøyet vil kunne benyttes av alle kommuner som ønsker å kartlegge sine brukere bredt for å få støtte til beslutninger om aktuell tilgjengelig velferdsteknologi. I tillegg ønsker Bydel Stovner å utvikle løsningen videre og gjennom dette kunne tilby nye versjoner til andre bydeler/kommuner etter hvert som ny og forbedret funksjonalitet foreligger. Teknisk sett er det ingenting som hindrer utvikler fra å deploye pilotløsningen Bydel Stovner har laget til andre bydeler og kommuner, men den bør likevel endres litt på den før den rulles ut. Særlig gjelder dette funksjonalitet knyttet til eksempelvis spørsmål om røykvarsler etc som er direkte svar på bydelens behov ifm utskifting av trygghetsalarmer, men også et ønske om å bedre funksjonaliteten knyttet til maskinlæring/ai basert på den totale databasen bydelen nå har og en enda bedre databaseløsning i back-end. Når Stovner har en endelig versjon tilpasset alle bydeler/kommuner finnes flere aktuelle alternativer for spredning avhengig av hva som vurderes mest hensiktsmessig knyttet til videre utvikling, forvaltning og drift på byovergripende/nasjonalt nivå. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Kommunestyret Ordfører Rådmann Brukere/innbyggere Egen virksomhet Annen virksomhet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Løsningen er en direkte del av bydelens overordnede satsning på innovasjon og digitalisering og har hele veien vært utarbeidet i tråd med den metodikk og systematikk vi benytter på feltet. Særlig relevant er bydelens tro på å inneha «brukerens fokus» og stille spørsmål om hva som er viktig for den enkelte. Videre er det en erkjennelse at vi ikke vil klare å skape morgendagens tjenester uten tilstrekkelig kunnskap om våre innbyggere, deres behov og forventninger. Løsningen er derfor også svært viktig i arbeidet med å utvikle nye metoder for å øke relevant datafangst som kan gi utgangspunkt både for dagens tjenester, men like viktig fremtidig tjenesteutvikling. 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? I arbeidet med utvikling av løsningen møtte vi få direkte feil, men snarere kontinuerlig læring som satte oss i stand til å forbedre verktøyet underveis. Det er imidlertid mange grep vi gjerne skulle tatt, både underveis og fremover, for å gjøre verktøyet ennå bedre. Særlig er det ønske om å utvide med flere algoritmer og større grad av kunstig intelligens for å kunne gi tiltak innenfor flere tjenester og bedre forutse behovet for fremtidige tjenester. Det er også ønske om å utvikle verktøyet til å kunne benyttes i flere kommunale tjenesteområder, samt gjøre det tilgjengelig på nett for å muliggjøre

5 selvkartlegging hjemmefra. Det er mål om å integrere løsningen med eksempelvis Folkeregisteret og Skatteetaten, slik at det kan generere forslag på vedtak inkludert eventuelle egenandeler automatisk. Løsningen er utviklet innenfor et stramt budsjett uten eksterne midler og er dermed begrenset av dette. Dersom bydelen klarer å allokere midler er planen å videreutvikle verktøyet kontinuerlig med samme metodikk som ved dagens løsning da dette både har medført lav risiko, rask utvikling og et sjeldent samsvar mellom faktiske behov og løsning faktorer som alle gjerne er langt unna offentlig systemutvikling.