Kommunen har også i flere år satset på prosjektet Hverdagsrehabilitering, som nå er over i drift.

Transkript

1 Larvik kommune 2. Kontaktperson: Anne Kathrine Kvelle 3. E-post: 4. Telefon: Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2016: Larvik Kommunen er offensiv i forhold til å delta i prosjekter hvis mål er å bidra til å møte utfordringene det offentlige står ovenfor i årene fremover, med tanke på økt belastning og manko på ressurser innenfor helsesektoren. Larvik deltar som partner i C3, Senter for Fremtidig helse. Senterets hovedmål er å etablere nye innovative servicemodeller i helse- og omsorgssektoren, med utgangspunkt i en systemtenkning hvor brukeren involveres og gis påvirkningskraft for egen helse. Larvik har fra 2013 til 2016 vært en av kommunene som har deltatt i Nasjonalt velferdsteknologiprogram, og kommunen har stort fokus på testing og implementering av velferdsteknologiske løsninger i tjenestene. Kommunen har også deltatt i Nettverk for Innovative offentlige anskaffelser i regi av KS. Kommunen har også i flere år satset på prosjektet Hverdagsrehabilitering, som nå er over i drift. Fag + Økonomi = Sant De gode løsningene på fremtidens utfordringer bør gi gevinstrealisering uten å gå på bekostning av opplevd kvalitet, verken hos de som mottar kommunale tjenester eller hos de som hver dag yter ulike tjenester til kommunens innbyggere. Larvik kommune jobber kontinuerlig for å opprettholde fokus på faglig utvikling og høy kvalitet på sine helse- og omsorgstjenester parallelt med at vi kjenner på økte krav og mindre tilgjengelige ressurser. Tjenesteshop er Larviks egen innovasjons-ide. Kommunen har valgt å satse både tid og ressurser på dette prosjektet som en del av å imøtekomme de utfordringene vi vet vil komme de nærmeste årene. 6. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: Larvik kommune jobber systematisk med innovasjon og tjenesteutvikling, for å møte morgendagens utfordringer, og for å hente ut gevinster ved å ta i bruk ny teknologi\velferdsteknologi. C3, Senter for Fremtidig Helse, består av trepartssamarbeid med partnere fra næringsliv, offentlige helseinstitusjoner som kommuner og sykehus, og forskningsinstitusjoner. C3 driver innovasjonsdrevet forskning og Larvik kommune deltar med prosjektet «Etablering av Responssenter». Dette prosjektet tar sikte på å etablere en ny tjeneste i kommunen, der det er «en dør inn» for innbyggerne. I Responssenter ser vi for oss at vi skal håndtere løsninger for e-læring for innbyggere og ansatte, formidle kontakt med interesseorganisasjoner og frivillige, avstandsoppfølging\e-helse-løsninger, alarmhåndtering fra trygghetsalarmer, lokaliseringsteknologi

2 og varsler og alarmer fra andre velferdsteknologiske løsninger. Målet med etableringen er å sette innbyggerne i stand til å bedre mestre alle livets faser, slik det er beskrevet i kommunens Handlingsplan I arbeidet med velferdsteknologi-prosjektene har vi blitt invitert til deltagelse i Leverandørutviklingsprogrammet og vi har fått opplæring i Innovative offentlige anskaffelser. Kommunen har gjennomført en innovativ anskaffelse av Kommunikasjons- og velferdsteknologiske løsninger i omsorgsboliger. Larvik har deltatt i Trondheim kommunes innovative anskaffelse av lokaliseringsteknologi der 7 kommuner deltok sammen. Nå har Larvik fått i oppdrag fra Velferdsteknologiprogrammet å lede en innovativ anskaffelse av Elektroniske medisineringsstøtteløsninger der det ser ut til at ni kommuner vil gjennomføre anskaffelsen i fellesskap. Målet med denne anskaffelsen er å utfordre markedet og få til innovative løsninger for å få til et helhetlig tjenesteforløp «Fra apotek til mage». Våren 2017 brukes til dialog med brukere, pårørende og ansatte for å beskrive behov. Deretter går vi i dialog med markedet, før anskaffelsen skal gjennomføres. Larvik kommune har også lagt til rette for flere ansatte som tar eller har tatt videreutdanning/masterutdanning rettet mot innovasjon og innovasjonsledelse, for å øke kommunens kompetanse på feltet. Løsning 1: Tjenesteshop Brukerstyring av tjenester 1. Beskriv løsningen med to setninger: Tjenesteshop er en brukervennlig og lett forståelig teknologisk løsning som setter tjenestemottakeres autonomi og opplevelse av livskvalitet i fokus. Samtidig har løsningen potensial for effektivitetsgevinster og kostnadsreduksjoner i offentlige tjenester. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Ideen bak Tjenesteshop ble vekket da en ny samlokalisert bolig med hovedsakelig unge mennesker med fysisk funksjonshemming ble etablert. Flere av disse menneskene ga uttrykk for at de ønsket en mer fleksibel og brukerstyrt tjeneste enn det de hadde erfaring med fra før. Leder og fagansvarlig i avdeling Marius Brygge begynte å drodle rundt ulike papirversjoner av kalendere som kunne brukes for bestilling av tjenester - fra uke til uke, før ideen om å utvikle en app til formålet ble lansert. Appen ble utviklet i rekordfart tidlig høsten 2013 og vi gjennomførte et intensivt pilotprosjekt med 4 tjenestemottakere samme høst. I tillegg vet vi også at nasjonale føringer, som blant annet Meld. St. 29 ( ) Morgendagens omsorg sikter mot økt brukerstyring og å sette tjenestemottakere i førersetet av eget liv. Dette styrker grunnlaget for at vi ønsket å videreutvikle ideen og løsningen fra pilotprosjektet, slik at vi nå kan gjennomføre utprøving av løsningen i større skala og omfang, mot større og flere brukergrupper. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Innovasjonsideen handler ikke først og fremst om å utvikle teknologi, men om 1) å videreutvikle teknologi slik at den imøtekommer nye og mer sammensatte krav til brukerstyring og organisering av tjenester på en effektiv måte, samtidig som den ivaretar personsikkerhet, og 2) eksperimentere med nye prinsipper for tjenesteyting. Tjenesteinnovasjonen kan betraktes som et nytt trinn i «omsorgstrappa» et trinn midt mellom brukerstyrt personlig assistent (BPA) og tradisjonell tjenesteyting.

3 Tjenesteshop innebærer å ta i bruk en nettbasert kalender- og bestillerfunksjon der tjenestemottakere kan bestille kommunale tjenester på tidspunkter som passer dem. Se link for eksempler på skjermbilde; «Åpningstiden» for når tjenester kan bestilles blir definert av administrator ved den enkelte avdeling som er tilknyttet Tjenesteshop, og kan dermed variere fra avdeling til avdeling. Det vil også være avdelingsvis variasjon på hvor mange tjenesteytere som er tilgjengelige for å yte tjenester innenfor definert åpningstid. Avdelingens kapasitet vil med andre ord ikke bli utfordret mer enn tidligere, fordi omfanget og mengde tjenester vil være uendret. Tjenestene som tjenestemottakere er tildelt vil derimot fordele seg mer automatisk innenfor de tidspunktene som er definert for den enkelte avdeling. Tjenestemottaker får ved innlogging opp en kalender som viser tilgjengelige tidspunkter. Man kan til enhver tid bestille tjenester 14 dager frem i tid innenfor den åpningstiden som er definert. Den tiden som allerede er bestilt av andre vil vises som opptatt. Tjenestemottaker må da finne et annet, ledig tidspunkt for sin bestilling. Tjenesteshop vil således også kunne tenkes som et verktøy for å hjelpe tjenestemottakere til å organisere og planlegge hverdagen sin. Det handler også om ansvarliggjøring i forhold til å møte opp eller ta imot tjenester til de avtalene man selv har bestilt. Kommunen opplever stadig at tjenestemottakere velger å la være å ta imot tjenester som er satt opp som faste avtaler. Ved at tjenestemottaker selv bestemmer tidspunktet vil tjenesteyter muligens oppleve færre «bomturer» og dermed kunne få en bedre ressursutnyttelse. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Det ble høsten 2015 nedsatt en prosjektgruppe for å jobbe videre med Tjenesteshop etter endt pilot. Prosjektgruppen besto av personer fra Virksomhet Funksjonshemmede, Virksomhet Psykisk helse og avhengighet, kommunens IT-avdeling, en tjenestemottaker-representant, samt en person fra Utviklingssenter for hjemmetjenester og Sykehjem som representerer samarbeid med nabokommune. I tillegg ble det etablert tett kontakt med ressursperson som jobber med velferdsteknologi i kommunen. Prosjektets mandat ble utarbeidet av en styringsgruppe som består av kommunalsjefen i Helse og Omsorg, leder for Forskning og utvikling i enheten, samt to virksomhetsledere. I tillegg ble det etablert arbeidsgrupper i de virksomhetene som var tenkt å involveres i prosjektet. Det ble tidlig avholdt en Kick-off hvor både prosjektgruppe og arbeidsgrupper arbeidet med å legge en fremdriftsplan for videre arbeid. Til denne kick-off en ble det også invitert personer fra andre enheter i kommunen i et forsøk på å adoptere bort ideen om å overføre ansvar for booking av avtaler til innbyggere / tjenestemottakere. Vi hadde deltakelse fra boligkontor, dagtilbudet til funksjonshemmede, kommunens tjenestekontor (tildelingskontor) osv. I forhold til prosessen med anskaffelse av teknologi ble det jobbet nært med kommunens innkjøpsleder, samt en av kommunens advokater som har anskaffelser som særområde. Vi ble i samarbeid enig om å benytte anbud med forhandlinger i anskaffelsesprosessen. Dette var en tidkrevende prosess, men resultatet er blitt bra. VI har hatt et tett samarbeid med leverandør av teknologien gjennom hele utviklingsprosessen. Det har vært viktig for oss å etablere kontakt med ekstern forskningspartner. Vi har underveis i prosjektet samarbeidet tett med Telemarksforskning som nå holder på med et forprosjekt for å se på opplevd kvalitet på tjenester og eventuell gevinstrealisering ved innføring av Tjenesteshop i vår kommune. Prosjektet har søkt om, og er blitt tildelt skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Vestfold i 3 omganger. Midler vi har mottatt herfra har vært avgjørende for gjennomføring av prosjektet så langt.

4 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? Teknologien er i drift og utprøving av løsningen har vært i gang fra tidlig januar Løsningen er i skrivende stund i drift (prosjekt) i 4 avdelinger i kommunen. Både opp mot fysisk og psykisk funksjonshemmede, og i forhold til mennesker som mottar tjenester fra virksomhet Psykisk helse og avhengighet. Det er gjennomført opplæringsprosesser av både superbrukere ute i avdelingene, personal som skal håndtere dette i det daglige, samt tjenestemottakere. Vi jobber parallelt med dette, sammen med Telemarkforskning i forhold til å se på opplevd kvalitet av tjenestene ved innføring av Tjenesteshop, samt eventuell gevinstrealisering ved innføringen. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert? Det er foreløpig noe tidlig å si helt konkret hvilken verdi løsningen har skapt. Det vi allerede nå kan se av de tilbakemeldinger som kommer fra tjenestemottakere er at de opplever en økt fleksibilitet i forhold til at de selv velger tidspunkt for når de skal motta sine kommunale tjenester. De opplever således en frihet til å gjøre andre ting når muligheter byr seg, eksempelvis sosiale aktiviteter med venner eller familie. Hensikten med forprosjektet som utføres i samarbeid med Telemarkforskning, er nettopp å se på og dokumentere hvilke verdier som skapes gjennom løsningen. 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? Den teknologiske løsningen har ingen begrensning i forhold til omfang. Prosjektet har startet i liten skala, men vil kontinuerlig søke å utvide omfanget opp mot flere brukergrupper. Innenfor helse og omsorg i kommunen er det interesse for å kople på privat avlastningstiltak for barn, samt korttidsavlastning/korttidsopphold på sykehjem for eldre, samt rengjøringsoppdrag i hjemmetjenestene, allerede våren/sommeren I tillegg sees det på muligheten for å involvere andre sektorer enn helse og omsorg. Vi anser et betydelig potensial i å tilrettelegge for økt brukerstyring innenfor oppvekst-sektoren, hvor det innkalles til foreldresamtaler og konferansetimer i skoler og barnehager flere ganger pr år. Organiseringen av disse samtalene kunne med enkelhet legges inn i Tjenesteshop-løsningen. Andre sektorer med direkte innbygger-kontakt tenkes også å kunne ha nytte av en bestillingsfunksjon hvor det overlates til innbyggeren å bestille et passende tidspunkt for en avtale, innenfor den tidsrammen som er definert, av for eksempel saksbehandler på Plan og Byggesak, Feiervesen eller Landbrukskontor. Trondheim kommune er i skrivende stund i gang å planlegge et pilotprosjekt med Tjenesteshopløsningen rettet mot rengjøringsoppdrag innenfor Helse og Omsorg, men de tenker også der at det vil være aktuelt å prøve dette ut innenfor flere områder. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Rådmann Brukere/innbyggere Egen virksomhet Annen virksomhet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Både Larvik kommunes Strategiplan for , samt kommunens Handlingsplan for fremtidens helse- og omsorgstjenester; «Mestring i alle livets faser» (2014) viser at kommunen har et betydelig

5 fokus på innovasjon, spesielt i forhold til tjenesteinnovasjon, for å imøtekomme fremtidens utfordringer innenfor helse og omsorgstjenester. «Larvik kommune skal fortsette å effektivisere og tenke nytt om kommunal service og kommunale tjenester. Systematisk og strategisk arbeid med innovasjon innebærer en vilje til å investere i arbeid der det er risiko for både å lykkes, men og å mislykkes. Innovasjon innebærer risiko fordi framtidsløsningene alltid er mer eller mindre usikre. Det er likevel en større risiko ikke å være opptatt av innovasjon, fordi vi vet at endring er nødvendig for å sikre innbyggerne gode og tilgjengelige tjenester også i framtida. Innovasjon er ikke et mål i seg selv, det er et begrep for forandring som skaper merverdi ut fra det virksomheten har som formål». Hentet fra Mestring i alle livets faser. Tjenesteshop er både i handlingsplanen og overordnet strategiplan pekt ut som et av satsningsområdene for innovasjon og velferdsteknologi i kommunen. 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? Dersom noe skal nevnes her må det være at vi nok ikke var godt nok forberedt på at prosessen med anskaffelse av teknologi og utvikling av denne ville komme til å bli så omfattende og langvarig i forkant av at vi kunne ta løsningen ut i drift. At denne prosessen ble såpass tidkrevende utløste store forsinkelser i prosjektet, som igjen ga oss utfordringer med å holde både tjenestemottakere og ansatte i de involverte avdelingene «varme». Det var mange som ventet utålmodig på å få ta i bruk løsningen.