Kommunikasjonsplan for DIS-Norge

Transkript

1 Kommunikasjonsplan for Versjon 1.0 Vedtatt av s styre 17. april 2015 av Arbeidsgruppe: Ketil Figenschou Morten Thorvaldsen

2 INNHOLD INNLEDNING FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. HENSIKTEN MED DOKUMENTET 3 DEFINISJON 3 AVGRENSNINGER - OMFANG 3 METODE 4 KARTLEGGING AV INTERESSENTER 5 INTERNE INTERESSENTER 6 EKSTERNE INTERESSENTER 7 KOMMUNIKASJONSKANALER 10 KOMMUNIKASJONSPLAN

3 Versjonshistorikk Versjon Dato Endring Endret av Dokument opprettet Første utkast oversendt Morten og Ketil Lest korrektur Gått gjennom og oppdatert interessentoversikten og kommunikasjonskanalene Skypemøte med Ketil, diskusjon og gjennomgang av Mortens innspill Analyse av interessenter Ferdigstilt alle kapitlene Ferdigstillelse av plan Korrektur Ferdigstillelse av dokument Metodekapittel Korrektur Korrektur Ferdigstillelse til styret Heidi S. Fjeldvig Morten Thorvaldsen Heidi S. Fjeldvig Morten Thorvaldsen Heidi S. Fjeldvig Morten Thorvaldsen 2

4 HENSIKTEN MED DOKUMENTET Dokumentet skal dokumentere s strategi for kommunikasjon frem til 2016 og kommunikasjonsplan for Planen gjelder for, og har ikke tatt med kommunikasjonsaktiviteter eller kommunikasjonsmidler for distriktslagene. I fremtiden anbefaler vi at styret i utarbeider en kommunikasjonsstrategi for organisasjonen som helhet. En slik kommunikasjonsstrategi vil gi føringer for hvordan DIS- Norge og organisasjonens distriktslag skal utarbeide og gjennomføre sine kommunikasjonsaktiviteter i fremtiden, og være et grunnlag for å utarbeide sentral og lokale kommunikasjonsplan/wer. Denne første utgaven for dokumenterer hvilke interessenter som er de viktigste for organisasjonen og hvilken kommunikasjonsstrategi organisasjonen har lagt for interessentene. Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i det kartleggingsarbeidet som ble gjort av interessenter i 2008, og videreutviklet den ut fra dagens situasjon. DEFINISJON I dette dokumentet har vi definert en kommunikasjonsplan til å om fatte: En oversikt over organisasjonens viktigste interessenter og hvilken informasjon de har behov for og hvilken form for kommunikasjon disse har behov for Roller og ansvar i for kommunikasjon med interessentene Hvilke kommunikasjonskanaler organisasjonen skal anvende Når kommunikasjon skal finne sted AVGRENSNINGER - OMFANG Det har vært en utfordring å avgrense oppgaven slik at analysen ikke ble for omfattende og at den til slutt endte opp i en fullstendig kartlegging av alle deler av organisasjonen (inkludert distriktslagene) med tilhørende informasjonsutveksling. Vi har derfor valgt å utelate distriktslag og prosjekter og arbeidsgrupper, som rapporterer til s styre. Slike prosjekter/arbeidsgrupper er for eksempel: Gravminner Kirkebok FT 1875 Digitaliseringsgruppa Testamenteringsprosjektet Eidsvollsprosjekt DISTreff Etikkutvalg m.fl Disse gruppene/prosjektene har egne kommunikasjons- og styringskanaler relatert til sin virksomhet og aktiviteter. 3

5 METODE Arbeidsgruppen har bestått av: Ketil Figenschou Morten Thorvaldsen Gruppen har kartlagt hvilke informasjonskanaler har, hvem som har ansvar for hver av dem og når de brukes. Utgangspunktet for planen er s overordnede mål og strategi: Overordnede mål: Norges ledende organisasjon for slektsforskere Tyngde og betydning i fagspørsmål og bevilgninger Ny, tydelig, sterk og gjenkjennelig markedsprofil Grunntilskudd på minst 3 mill Likestilt med andre kulturorganisasjoner i form av anseelse og troverdighet Transparent, tilpasset og effektiv organisasjon Administrasjon som er rigget for å utnytte de muligheter som er innen offentlige tilskudd Enda bedre tilbud til våre medlemmer Overordnet strategi: Skape attraktive aktiviteter for medlemmene våre Jobbe kontinuerlig med å utvikle og tilpasse organisasjonen Styrke og videreutvikle distriktsledere og -lagene Befeste slektsforskningens anseelse Skape forståelse for den betydning slektsforskning har for å ivareta individets historie Være uredde og proaktive både mot fagmiljøer og våre medlemmer. Kurs, verdiskapende veiledning, åpne samlinger for å tiltrekke interesserte I 2010 ble det gjort en ekstern interessentanalyse av en ekstern konsulent med tanke på markedsføring. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i deler av det arbeidet som ble gjort den gang og videreførte analysen med å kartlegge nye interessenter i tillegg til at vi identifiserte interne interessenter, dvs de som er innenfor s egen organisasjon. Vi delte interessentene i tre kategorier: interne interessenter, primære eksterne interessenter og eksterne sekundære interessenter. Videre identifiserte vi hvilken behov de forskjellige interessentene har for informasjon eller kommunikasjon med organisasjonen, og hvilken kommunikasjon/kontakt organisasjonen på sin side har behov for, for å kunne oppfylle sine strategiske mål. Arbeidsgruppen gjennomførte videre en kartlegging av organisasjonene eksisterende kommunikasjonskanaler og hvilke nye som måtte opprettes, mappet deretter interessentene mot de ulike informasjonskanaler. Dette ble grunnlaget for utkastet til kommunikasjonsplanen for året Vi leverer dette dokumentet i en versjon 0.9 til Styret og overlater til Styret å gjøre nødvendige justeringer og tilpasninger før endelig beslutning for

6 KARTLEGGING AV INTERESSENTER Interessenter defineres som personer eller organisasjoner som har interesse for slektsforskning som fagfelt og det arbeidet som, Slekt og Data, deres tillitsvalgte og medlemmer gjør ved å tilby ulike tjenester og medlemsaktiviteter. Vi har også inkludert ulike instanser som organisasjonen selv har behov for å ha kontakt med for å kunne iverksette aktiviteter som er nødvendige for at skal kunne realisere sine strategiske mål. Kartlegging av interessenter er viktig fordi: - organisasjonen må vite hvem interessentene er og hvilken informasjon interessentene har behov for og hvordan den skal distribueres - organisasjonen skal få en oversikt over hvilke interessenter den er avhengig av for støtte og tilslutning - organisasjonen skal få en oversikt over hvilke av organisasjonens behov som kan dekkes gjennom samarbeid og kommunikasjon med ulike interessenter - organisasjonen skal kunne kommunisere med sine medlemmer på best mulig måte for å spre informasjon om organisasjonens arbeid, medlemsfordeler, slektsfaglige kilder, aktiviteter og slektsfaglige kunnskap. Interessentene er delt inn i interne og eksterne interessenter. Eksterne interessenter er igjen delt inn i primære og sekundære grupper. Primære interessenter er interessenter som er direkte tilknyttet og som allerede har et tett samarbeid med organisasjonen. Det er interessenter som organisasjonen allerede har eller ønsker å ha et strategisk samarbeid med, og som er viktige for at organisasjonen skal utvikle seg slik Landsmøtet har bestemt, eller det kan være instanser som organisasjonen ønsker å etablere et strategisk samarbeid med, som et ledd i å nå sine strategiske mål. Sekundære interessenter er virksomheter, institusjoner, foreninger eller organisasjoner DIS- Norge ikke har etablert et nært samarbeid, men som det kan være aktuelt å etablere et fremtidig samarbeid med. 5

7 INTERNE INTERESSENTER Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal DIS-medlemmer Distriktsledere Øvrig tillitsvalgtapparat Dis-Norges administrasjon Tett og åpen dialog om organisasjonens drift og utvikling. Tilføre fagstoff innen slektsforskning og tilgrensende fagområder, samt formidle og arena for deling av slektsfaglig kompetanse. Tilføre faglig utvikling og opplæring innen slektsforskningsfag. Kontinuerlig oppdatering på hva som skjer i andre distrikt- eller lokallag Avholde Ledersamling en gang årlig for lederutvikling og faglig påfyll Informasjon fra styret i prinsipielle saker eller saker av stor betydning for organisasjnen «Etterutdanning» av distrikts- og lokallagsledere og øvrige tillitsvalgte Samle tillitsvalgtapparatet til felles samling én gang pr. år for faglig påfyll og utveksling av erfaringer og kompetanse Ledere for faglige utvalg og prosjekter. Administrasjonen ved kontoret og generalsekretæren arbeidet tett sammen med Styret Websider Web-sider - distriktslag Nytt fra styret - Hurtigreferatene Kurs Lokale arrangementer Slekt og Data DIS-posten Ledersamlingen Info fra styreleder i epost Nettkurs Koordinatorsamlinger Tillitsvalgtkonferansen Styrereferater s websider Kontinuerlig dialog (muntlig og epost ved behov) 6

8 EKSTERNE INTERESSENTER Eksterne interessenter er interessenter som ikke er en del av organisasjonen. Eksterne interessenter deles i to grupper: 1. Primære interessenter: Interessenter har et uttalt, tett og pågående samarbeid med. Det kan også være interessenter organisasjonen ønsker å knytte tettere til seg ut fra strategiske eller økonomiske motiver. 2. Sekundære interessenter: Interessenter som organisasjonen ønsker å ha en viss dialog eller kontakt med, enten fordi organisasjonene har sammenfallende interesser, slektsfaglig eller økonomisk, eller fordi organisasjonens medlemmer kan ha slektstfaglig utbytte av samarbeidet. Samarbeidet kan være på nasjonalt organisasjonsmessig nivå, eller direkte mellom medlemmene. Primære interessenter: Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Slektsforskere ikke medlemmer Andre slektsfaglige organisasjoner i Norden Nasjonalbiblioteket Arkivmyndigheter (stat og regionalt) Informasjon ved av deltar i radio- og TV programmer relatert til slektsforskning. Utveksling av organisasjonsmessige erfaringer Samarbeid om slektsrelaterte verktøy Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Samarbeid om digitalisering av slektsrelatert materiale Samarbeid om felles arrangementer Samarbeid om felles markedsmateriale Samarbeid om transkribering av skannede media Samarbeide om tilgjengeliggjøring av søkbart eller skannet materiale Samarbeid på sentral- og lokalt Gjennom norske medier, deltakelse etter invitasjon Websidene våre, både DIS- Norges og distriktslagssidene, våre genealogiske ressurser med mer. Kurs arrangert av lokallagene Invitere til Slektsforskerdagen Invitere til tilstedeværelse på kulturarrangementer lokalt plan Norgen-møtene Styrekontakter, deltakelse felles styringsgrupper (prosjekter) Invitere til samarbeidesarrangementer DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidende møter Reklamemateriell (t-skjorter og lignende) DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidsmøter DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidsavtalen (høringsinnspill og -notater) Kontaktmøter 7

9 Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Finans Miljø- og kulturdepartementet Tilskuddsmyndigheter og veldedige stiftelser/legater plan om felles arrangementer Samarbeid om tilgang til infrastruktur som bok-, bunkeog flatskannere for digitalisering av arkivmateriale Behov for dialog for å skaffe økonomisk støtte til organisasjonen Synliggjøre organisasjonens standpunkt i politiske/prinsipielle saker. Søke om tilskudd og gavemidler fra relevante stønads- og tilskuddsmuligheter Lokale prosjekter og dialog DIS-Posten Slekt og Data Kontaktmøter med fagmyndigheter Deltakelse under høringer og komitémøter vedr. saker som er relevante for slektsforskere og kulturvernfeltet i allmennhet Henvendelser fra organisasjonen vedrørende prinsipielle saker DIS-Posten Søknader om tilskudd/gavetildelinger Utarbeide prosjektplan med budsjett og finansieringsplan Utarbeide og distribuere sluttrapporter til allmennheten og gavetildeler Sekundære interessenter: Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Svenske släktsforskardagar Utenlandske slektsforskere Norske person- eller lokalhistoriske foreninger Slektsforskningsorganisasjoner i øvrige verden Arrangere felles deltakelse på arrangement Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Samarbeid på lokalt plan Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Informasjon i DIS-Posten Slekt og Data, artikler, annonser Invitere til samarbeidesarrangementer Reklamemateriell (t-skjorter og lignende) Websidene våre på engelsk Genealogiske ressurser Ingen formelle Invitere til samarbeidesarrangementer Websidene våre på engelsk Genealogiske ressurser 8

10 Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Datatilsynet Museer og biblioteker Kommersielle aktører Ingen Ingen Uformelt samarbeid på lokalt plan Ved behov Delta på samarbeidesarrangementer, lokalt plan Ingen 9

11 KOMMUNIKASJONSKANALER Vi deler tilgjengelighet og distribusjon av informasjon inn i ulike kategorier: Push: informasjonen sendes ut til mottaker fra et sted eller server uten at mottaker behøver å ta eget initiativ. Denne type distribusjon er typisk for nyhetsbrev, markedsføring eller informasjon som organisasjonen anser som viktig at mottaker mottar. Brukes til distribusjon av informasjon der avsender, () har stor egeninteresse av å nå ut med informasjon, eller der mottaker har høy interesse for å få informasjon. Pull: Informasjon som legges ut og tilgjengeliggjøres for mottaker, men mottaker må selv oppsøke eller finne frem til informasjonen. Pull-metoden regnes som en passiv distribusjonsform, fordi mottakeren selv må søke den opp, og den har derfor en mye mer tilfeldig og usikker treffprosent. skal benytte seg av både push og pull strategi for å nå ut til sine interessenter. Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av Ansvarlig Frekvens Metode s websider s websider skal være en informasjonskanal for våre medlemmer og for alle som er interessert i slektsforskning. Kontinuerlig /løpende oppdatering Pull Websidene skal dekke følgende områder: - Om organisasjonen - Nasjonale arrangementer - Nyheter - Medlemssider o Pålogging og vedlikehold om medlemskap o Tilgang til medlemsblad Slekt og Data o Tilgang til DIS-Posten - Om slektsforskning, faglig stoff (søkesteder og verktøy, nybegynner) - Informasjon fra styret Distriktslagenes websider på DIS- Norges webområde Distriktslagenes sider - Lokale arrangementer - Informasjon til medlemmene om lokalt slektsfaglig materiale - Informasjon til medlemmene om lokale arrangementer hos andre institusjoner Distriktslagene Kontinuerlig oppdatering Pull Websidene våre på engelsk Genealogiske ressurser Deler av s websider er oversatt til engelsk. Målsettingen er å tilby utenlandske slektsforskere en vei inn til tilgjengelighet til å søker etter slekt i Norge. Inneholder bla. - Om Kontinuerlig /løpende oppdatering Pull 10

12 Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av - Tilbud om bistand til nybegynner som slektsforskning i Norge - Genealogiske ressurser i Norge - Genealogiske verktøy - Genealogiske verktøy og kilder Ansvarlig Frekvens Metode Slekt og Data Medlemsblad til organisasjonens medlemmer. Slektsfaglige artikler 4 ganger i året Push DIS-Posten Nyhetsbrev til alle medlemmene Oversikt over kommende lokale/sentrale arrangementer 11 ganger i året Push Bør sendes aktuelle samarbeidspartnere, både offentlige myndigheter og frivillige organisasjoner Landsmøte Utsendelse av Landsmøte-papirer Behandling av innkomne forslag og forslag til vedtektsendringer. Faglige innslag Forslagsstill ere Annethvert år Ledersamling Alle distriktslederne samles én gang pr.år Lederutvikling, organisasjonsutvikling 1 gang pr. år Informasjon og diskusjon om sentrale tema Faglige innslag Tillitsvalgtkonferansen Alle tillitsvalgte samles for faglig inspirasjon og påfyll Annethvert år Slektsforskerdagen Åpent arrangement om slektsfaglige tema Fellesarrangement sammen med samarbeidspartnere s distriktslag Lokale lag 1 gang pr. år Annonser i media Vi gjør slektsforskning enklere Annonsering av organisasjonen i TV-kanaler på røde helligdager. Så ofte som mulig Skal være informative og opplysende, og ikke inneholde oppfordring til økonomisk støtte og vederlag. Langfredag, 1. Påskedag, 1. Pinsedag, 1. Juledag. 11

13 Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av Ansvarlig Frekvens Metode T-skjorter, kopper, jakker etc Vi gjør slektsforskning enklere og lokalt Ved arrangeme nter 12

14 KOMMUNIKASJONSPLAN 2015 Tidspunkt Beskrivelse Ansvarlig Januar Utsendelse av kontingent 2015 Administrasjonen, DIS-Posten s websider distrikts-/lokale lag. Lokale arrangementer Styret ved Distriktslagene Lokallagene Februar DIS-Posten Styret ved Nordisk Kulturfond Generalsekretær Mars Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret ved Kulturrådet Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær April Tillitsmannskonferansen Administrasjonen, Styret DIS-Posten Styret ved Nordisk Kulturfond Generalsekretær Mai DIS-Posten Styret ved 13

15 Tidspunkt Beskrivelse Ansvarlig Juni Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret ved Kulturrådet Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær September Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret ved Nordisk Kulturfond Generalsekretær Kulturrådet Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær Oktober DIS-Posten Styret ved Nordisk Kulturfond Generalsekretær November Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Ledersamlingen Styret ved Administrasjonen, Styret Desember DIS-Posten Styret ved Kulturrådet Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær Års- og sluttrapporter til gavetildelere Generalsekretær/Prosjektleder 14