Innkalling 2009 til ekstraordinær generalforsamling

Transkript

1 Innkalling 2009 til ekstraordinær generalforsamling Onsdag 4. November 2009 kl 19:00 På Øvre Diesen Velhus

2 Side 2 SAKSLISTE 1 Konstituering 1.1.Valg av møteleder 1.2.Valg av sekretær 1.3.Valg av 2 andelseiere til å undertegne protokollen sammen med møteleder 1.4.Opplysning om antall møtende med stemmerett og fullmakter 1.5.Godkjenning av innkalling 1.6.Godkjenning av saksliste 2. Brannsikring anskaffelse av husbrannslange 3. Nytt styrerom i Selvbyggeveien Vedtak 5.3 på generalforsamling 2008: Plan for uteareal 5. Valg Styrets innstilling til saker som skal behandles på ekstraordinær generalforsamling i Stig Borettslag 4. november 2009: Sak 1: Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på generalforsamlingen. Sak 2: Brannsikring anskaffelse av husbrannslange Forslagstiller: Styret Slik som annonsert i informasjonsskriv og ved generalforsamlinga, er pulverapparatene våre nå ikke kontrollert på 10 år. Det betyr at disse må erstattes av nye. Styret har derfor innhentet tilbud fra Gowens Engros, Boligbrann, på husbrannslanger samt to ekstra røykvarslere som er seriekoblet trådløst. Tilbudet er lagt ved i sin helhet i Vedlegg 1. Årsaken til å skifte ut pulverapparater er flere: 1) For det første anbefaler Direktoratet for samfunnsikkerhet og beredskap husbrannslange: Brannslange er det mest anvendelige slokkeutstyret, som kan brukes av de fleste. Det anbefales derfor brannslange i bolig, montert til fast kran og med spak for åpning av ventilen med ett grep. [Veiledning til forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn] 2) Et pulverapparat som skal ha noen effekt veier minst 6kg, dette er vanskelig å håndtere for eldre og funksjonshemmede. 3) Et pulverapparat anbefales å snus hver annen måned for å ha optimal effekt dette er noe omtrent ingen utfører de fleste av oss vil være heldig om apparatet har noen slukkeeffekt utover 10 sekunder! 4) Et pulverapparat skal ha tilsyn av fagmann hvert andre år, dette koster i størrelsesorden kr. 200 pr. apparat. 5) Husbrannslangen er vedlikeholdsfri og har minst 30 års levetid.

3 Side 3 Formelt sett kan styret gå til anskaffelse av pålagt brannsikringsutstyr uten vedtak fattet av generalforsamlinga, da etter Veiledning til forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn: 2-5 Anskaffelse og kontroll/vedlikehold (service) av manuelt slokkeutstyr er eierens ansvar (huseier, borettslag og lignende) Og bekreftes av kommentarutgaven av borettslagsloven, samt Usbl. Forsømmer borettslaget denne plikten kan borettslaget bli erstatningsansvarlig. Styret ønsker likevel å gi beboerne mulighet til å uttale seg før styret igangsetter tiltaket. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga stiller seg fullstendig bak styrets beslutning om å bytte ut pulverapparatene med husbrannslanger. Sak 3: Nytt styrerom i Selvbggerveien 22 Forslagstiller: Styret På bakgrunn av at kjellerrommet i Selvbyggerveien 12, som gjennom mange år har vært benyttet som styrerom, nå kjøpes opp av andelshaver i 1. etg, er det et prekært behov å få nye lokaler til styrerom. Dette for i første omgang å få flyttet alt bevaringsverdi arkivmateriale og annet materiell tilhørende borettslaget i nye lokaler. Vedtaket er en omdisponering av borettslagets areal og krever 2/3 flertall. Forslag til vedtak: Lager og verksted i Selvbyggeveien 22 omgjøres til styrerom. Større bygningsarbeider og kostnader vedrørende en omgjøring må legges fram for generalforsamlingen før tiltaket iverksettes. Sak 4: Vedtak 5.3 på generalforsamling 2008: Plan for uteareal Forslagstiller: Styret I forbindelse med oppsetting av lekeplassen ble Usbl koblet inn i forbindelse med hvilket mandat styret hadde for gjennomføring av planen for uteareal. På bakgrunn av uttalelsene fra Usbl ba styret om en mer formell vurdering av vedtak 5.3 på generalforsamlinga i Det er på bakgrunn av Usbls svar gitt i sin helhet i Vedlegg 2 at styret mener generalforsamlinga har rett på å få behandlet saken. For å gi generalforsamlingen det nødvendige grunnlaget er Innstillingen til ordinær generalforsamling, sak 5.3 gitt i Vedlegg 3. Protokoll fra ordinær generalforsamling 2008, sak 5.3, er gitt i Vedlegg 4. Vedlegg til ordinær generalforsamling, sak 5.3 er gitt i Vedlegg 5. Utenomhusplan, snitt over området leke- og møteplass er gitt i Vedlegg 6. Oppstilling av lekeapparater er gitt i Vedlegg 7. Forslag til vedtak: Generalforsamlingens intensjon med vedtak 5.3 i 2008 var å gi styret fullmakt til å gjennomføre beplanting av hekk langs Selvbyggerveien, drenering av området rundt lekeplassen og oppsetting av nye lekeapparater innenfor en kostnadsramme på kr

4 Side 4 Sak 5: Valg Avhengig av om generalforsamlinga har utrykt mistillit til styret i sak 4 over avholdes valg på plasser som stilles til disposisjon. Valgkomiteens liste med kandidater til valg blir lagt fram på generalforsamlinga. 6.1 Valg av styreleder 6.2 Valg av 2 styremedlemmer til styret 6.3 Valg av 1 varamedlem til styret VEDLEGG Vedlegg 1: Tilbud Gowen Engros, Boligbrann 1. Beskrivelse av varer og tjenester som inngår i dette tilbudet: Varer og tjenester som inngår i dette tilbudet er som følger: 1 stk. optisk, sammenkoplingsbar røykvarsler, lithiumbatteri 1 stk ionisk, sammenkoplingsbar røykvarsler, lithiumbatteri 1 stk husbrannslanger, flatpakket, montert i kassett 1 stk monteringsarbeid (autorisert rørlegger med eget vannuttak til brannslangen) 1 stk brukerveiledninger i farger 1 stk varsling av beboere 1 stk branninstruks pr. fellesoppgang statusrapport med beboerliste ferdigattest / dokumentasjon oppfølging av boenheter som ikke er tilgjengelige Pris pr boenhet er 3450,- inkl. Mva Røykvarslere : Stråling ioniske røykvarslere Med lavstråleverdi menes at strålingsverdien som ofte er 40-60kbq på en ionisk røykvarsler, er redusert til 3 kbq i ioniske røykvarslere som omfattes av denne avtale. Dette reduserer den samlede innendørs strålingsmengde i en boenhet og gir naturen miljøbesparelse i form av lavere samlet strålingsmengder. Levetid røykvarslere og batterier Ioniske røykvarslere har 8-10 års forventet levetid. Optisk røykvarsler har 6 års forventet levetid. Batterier som leveres med røykvarslerne har samme forventede levetid som selve røykvarslerne. Forventet levetid kan bli redusert i tilfeller hvor røykvarslere blir utsatt for støv el.l. og i tilfeller hvor nødvendig vedlikehold (herav støvsuging) ikke finner sted (gjelder alle typer røykvarslere uansett fabrikat). Innfesting av røykvarslere Røykvarslerne er utstyrt med egen festekinne til taket. Festeskinnen festes til taket med spesiallim for å unngå hull/skader i tak. Røykvarsleren kan skyves av festeskinnen uten bruk av verktøy (se brukerveiledning). Utvendig merking av røykvarslere Alle røykvarslere er utvendig merket med årstallet for montering, og forventet levetid på batteri. Dette for å unngå at beboer skifter ut levert lithiumbatteri med et normalt batteri. Røykvarslerne er også merket med vår internett adresse. Testing og klargjøring

5 Side 5 Selv om produsent allerede har testet samtlige røykvarslere, utfører vi en ny test ved at samtlige røykvarslere pakkes opp, settes i drift og merkes ved vårt kontor før installering. Dette er en av forberedelsene som finner sted ved vårt kontor før monteringsarbeidet starter for eventuelt å skille ut produkter som måtte ha fått skader el.l. i transport. Dette korter også ned monteringstiden i boenhetene, da alle produkter på forhånd er klargjort for montering. Godkjenning Røykvarslerne som leveres er godkjent av DSB (direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) med godkjenningsnummer: DSB (optiske røykvarslere). Husbrannslange: Pistolgrep : For å gjøre husbrannslangen enkel i bruk er det påmontert et pistolgrep som er svært enkelt og intuitivt å bruke. Levetid: Husbrannslangen har forventet levetid ca år. Forventet levetid kan reduseres hvis husbrannslangen blir utsatt for kjemikalier eller fysiske påkjenninger som utøver slitasje. Gjenbruk: Husbrannslangen kan etter bruk pakkes sammen i kassetten og brukes om igjen. Pakket som trekkspill Selve slangen er pakket som ett trekkspill for å redusere plass, samt gjøre den enkel å trekke ut. Med andre ord trenger man ikke rulle ut slangen. Man trekker den helt enkelt etter seg slik at den pakker Brukerveiledning: Brukerveiledningen i a5 format består av flere sider som beskriver selve brannsikringstiltaket som utføres og samtlige produkter. Her gies både tips om hvordan de enkelte produkter brukes / vedlikeholdes og generelle tips om forebygging av brann. Varsling av beboere: Cirka en uke før monteringsarbeidet starter mottar samtlige beboere en konvolutt hvor brukerveiledningen ligger vedlagt i konvolutten. Konvolutten er påført beboerens navn og adresse, og tidspunkt for når montøren kommer. Beboere får oppgitt et timeintervall hvor montøren både skal møte frem og gjøre seg ferdig innenfor timeintervallet. Dette for å gjøre det enklere for beboerne å planlegge tidsbruken. Beboerne får oppgitt vårt telefonnummer som er betjent alle hverdager i tidsrommet I tillegg til monteringsvarselet som legges i postkassen til hver enkelt boenhet, settes det opp et oppslag på ytterdør i fellesoppganger med monteringslister som viser når vi vil være hos den enkelte boenhet. Statusrapport med beboerliste: Samtlige boenheter blir lagt inn i vår database som en forberedelse før brannsikringstiltaket starter. Dette gir både oss og styret svært god oversikt over hva som har skjedd i hvilke boenheter og samtidig enkel oppfølging / reklamasjon etc. i ettertid for den enkelte beboer. Når avtalt monteringstid er over sender vi en statusrapport med liste over samtlige boenheter som er brannsikret. Hvis enkelte boenheter ikke var tilgjengelig for montør i monteringsperioden vil dette fremkomme av beboerlisten. Ferdigattest / dokumentasjon: Ved ferdigstillelse av samtlige boenheter mottar styret en Boligbrann - perm som inneholder dokumentasjon på brannsikringstiltaket. Dette er nyttig informasjon for eventuelle fremtidige styremedlemmer og kan fremlegges for myndigheter eller forsikringsselskap på forespørsel. Permen er en del av styrets HMS dokumentasjon. Oppfølging av boenheter som ikke er tilgjengelige: Boenheter som ikke er tilgjengelige i den avsatte monteringsperioden blir automatisk fulgt opp av leverandør frem til ferdigstillelse. 2. Oppgjør Kjøpesummen skal betales i to rater. Første rate forfaller til betaling første avtalte monteringsdag. Siste rate forfaller 5 dager etter siste avtalte monteringsdag. I tilfeller der brannsikringstiltaket omfatter mindre enn 50 boenheter vil hele kjøpesummen forfalle 5 dager etter siste avtalte monteringsdag av praktiske hensyn. I tilfeller der brannsikringstiltaket omfatter over 200 boenheter vil det kunne bli beregnet flere enn to rater.

6 Side 6 Dersom monteringsarbeidet og/eller ferdigstillelse av brannsikringstiltaket / varelevering blir utsatt som følge av forhold som leverandør ikke er herre over, vil dette ikke påvirke forfallsdatoer for økonomiske oppgjør. Som eksempel kan nevnes der boenheter ikke er tilgjengelige for montør i monteringsperioden. Leverandør forplikter seg å ferdigstille brannsikringstiltaket så raskt det praktisk lar seg gjøre. Ved forsinket oppgjør vil det bli beregnet forsinkelsesrente i.h.t. lov om forsinkelsesrente. Leverandør har panterett i de leverte varer inntil hele kjøpesummen er betalt i henhold til pantelov av Fremdrift. Monteringsarbeidet blir utført etter nærmere avtale. Hver enkelt boenhet vil bli skriftlig informert og varslet om monteringstidspunkt av leverandør. Monteringstiden pr. boenhet beregnes til ca. 20 minutter. Samtlige boenheter mottar brukerveiledning sammen med monteringsvarselet. 4. Montering av brannsikringsutstyret Leverandør sørger for at brannsikringsutstyret blir plassert likt i samtlige boenheter. I enkeltboenheter hvor dette ikke er mulig, vil montør finne tilsvarende funksjonell plassering av brannsikringsutstyret ut i fra individuelle forhold på stedet. Montør vil sørge for at brannsikringsutstyret er i full drift med optimal funksjonalitet når boenheten forlates. Montøren benytter i hovedsak spesial lim for innfesting av brannsikringsutstyr. Dette for å unngå skader og smuss i boenheten under monteringsarbeidet og eventuell senere flytting / utbytting av brannsikringsutstyret. Beboere som er til stede ved montering vil få enkel innføring i bruk av brannsikringsutstyret på stedet. 5. Garanti og reklamasjon På alle leverte produkter og tjenester gjelder kjøpslovens bestemmelser. Ved reklamasjon kan den enkelte boenhet ta direkte kontakt med leverandør for utbedring. Leverandør har lagret informasjon om hver enkelt boenhet i sin database. Alle reklamasjoner og tilsvarende hendelser vil bli lagret hos leverandør, og senere oppgitt til styret på forespørsel. Det gies utvidet garanti på brannsikringsutstyr som blir skadet og/eller ødelagt som følge av en nødssituasjon (herav brann). Slik nødssituasjon som førte til skadet utstyr skal bekreftes av myndigheter eller forsikringsselskap. Leverandør vil i slike tilfeller erstatte og montere nytt tilsvarende brannsikringsutstyr uten vederlag. Produktene som leveres er godkjent og testet etter de regler og normer som gjelder etter nasjonal lovgivning for det enkelte produkt. 6. Andre vilkår Ved avsluttet planlagt monteringsperiode vil styret motta statusrapport med oppstilling av ferdigstilte boenheter, og evt de som ikke er blitt ferdigstilt av forskjellige årsaker. Det vil ved ferdigstillelse bli utstedt en ferdigrapport til styret. Denne ferdigrapporten leveres i egen perm som inneholder både beboerlister med eventuell historikk for hver enkelt boenhet og dokumentasjon på brannsikringstiltaket. Gowens engros, Boligbrann Rune Nøkling rune@boligbrann.no

7 Side 7 Vedlegg 2: Svar fra Usbl angående sak 5.3 generalforsamlinga 2008

8 Side 8 Vedlegg 3: Innstilling til ordinær generalforsamling 2008, sak 5.3 Vedlegg 4: Protokoll fra ordinær generalforsamling 2008, sak Forslag til plan for uteareal Forslagsstiller: Styret/utearealkomiteen Vi har i lengre tid jobba med en helhetlig plan for utearealet som både beboere og ikke minst styret kunne bruke som et styringsverktøy for å få ei enklere forvaltning av utearealet vårt. Vi er sikkert enige om de fleste at vi har et stort og flott uteområde med store fine grøne arealer, men styret har savna en helhetlig plan og struktur. Planlegging og tiltak har i stor grad blitt overlatt til beboerne sjøl, gjerne på den måten at de enkelte husene har hatt ansvar for sine egne nærområder. Det har med andre ord vært litt tilfeldig hva som har skjedd og oppfølginga og vedlikeholdet har også vært prega av det. Dette arbeidet kom i skyggen av rehabiliteringa og det er naturlig at vi tar opp igjen dette nå og får gjort ei oppgradering på uteområdene som står i stil med de nyoppussa husene. Vi viser derfor til pkt 2 i «Vedlegg til generalforsamling 2008», og foreslår at generalforsamlingen vedtar forslaget til utearealplan. Vedtak: Styret gis en ramme på kr for pkt, 1 og 2 i ute-/ grøntplanen.

9 Side 9 Vedlegg 5: Vedlegg til ordinær generalforsamling 2008, 2) Vedlegg til pkt. 5.3 Grøntareal forslag til plan og gjennomføring Pkt 2: Grøntareal forslag til plan og gjennomføring Vi ser for oss ei gjennomføring i to etapper. Første etappe består av punkt 1 og 2 og skal startes opp/gjennomføres i løpet av inneværende år. Andre og siste del blir etter neste tatt opp igjen på neste års generalforsamling og planlegges gjennomført i løpet av Planen vil bli nærmere presentert på generalforsamlinga. 1 Hekk lags selvbyggervn: Det vil bli plantet hekk langs selvbyggervn., så fort som mulig etter generalforsamlingen. Men før beplantning av hekk går i gang, må det sprøytes og graves opp. Dette gjøres av fagfolk. Anslått kostnad: kr ,- 2 Lekeplass: Vi ser for oss en robust og barnevennlig møteplass for alle beboere. Klatrestativ, husker, sandkasse m/lokk, kasse til leker og en sitteplass eks krakker eller lignende. Det må også dreneres rundt dette området så det ser vi for oss vil skje samtidig. Oppstart på dette arbeidet kan skje høst Anslått kostnad: kr ,- 3 Søppelhus/sykkelstativ m/postkasser: Dette skal stå nede ved veien slik det er i dag. Og vi ser for oss at når hekken får vokst seg stor nok vil det være ok og sette syklene fra seg. Og det kjøpes inn nye postkasser som er like. Dette ønsker vi å starte med våren Oppkjørsel og porter: Det blir lagt kantstein langs asfalten opp til boligene, og evt ny asfalt. Det blir en vurdering når prosjektet settes i gang. Portene ønsker vi skal være noe lignende av porten i Årvollvn 55. Dette ønsker vi skal starte vår Ansvarsområde Grøntkomiteen: 1 Gjennomføre utomhusplanen. 2 Ansvar for utvikling og vedlikehold. 3 Ansvar for beskjæring og felling av trær og frukttrær. 4 Grøntkomiteen skal vurdere fortløpende sammen med fagkyndige og ha ansvar for hva som bør gjøres av beplantning. Beboerne må ta kontakt med komiteen hvis de ønsker å plante trær på fellesområde.

10 Side 10 Vedlegg 6: Utenomhusplan, snitt over området leke- og møteplass

11 Side 11 Retningsgivende ide for lekeområdet: Tonsenhagen stasjon (tog) Lekeområde og møteplass Holdeplass: benker / perrong Togtunnel: pergola over gangsti med klatrevekster Kryss som evt. Kan stenges med liten bom Bålplass med sittestubber (tegnet inn) Andre ideer som kan innpasses (noe kan evt. Plasseres i blomstereng): bilettautomat /luke, belysning - Benker, plass til langbord etter behov - Vippehuske - Akebakke/sklie i skråning må evt tilpasses på stedet - Sandkasse - Sandgrop for lengdehopp Vedlegg 7: Oppstilling av lekeapparater tegnet av Natura AS

12 Side 12