Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fakultetsstyret Sak: 3 Møtedato: 6. juni 2014 Revisjon av fakultetets fordelingsmodell, ref.nr. 2013/3609 Notat av 30. mai 2014 med bilag følger vedlagt. Saken oversendes fakultetsstyret: Til behandling: X Til orientering: Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar fakultetsdirektørens orientering til etterretning og ber om at det ved behandlingen av budsjettfordelingen for 2015 legges fram alternative forslag som har tatt opp i seg en sterkere vekting av EU-midler og av prioriterte former for publikasjoner. Forside

2 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Fakultetsstyret Dato: Saksnr..: 2013/3609 Revisjon av fakultetets fordelingsmodell Det vises til fakultetsstyrets behandling av fordelingsmodellen i styremøtet 31. mai 2013, der rapporten fra arbeidsgruppen som hadde gått gjennom modellen (enhetsledere, fakultetsdirektør og økonomileder) ble fremlagt. Fakultetsstyret fattet på bakgrunn av sin diskusjon følgende vedtak: Fakultetsstyret vedtar en revidert inntektsfordelingsmodell (IFM) i henhold til anbefalinger gitt i rapporten fra arbeidsgruppen. Modellen tas i bruk som anbefalt for budsjettåret Styret ber administrasjonen komme tilbake til bruk av økonomiske incentiver - både prinsipper for inn- og utfasing av slike og konkrete forslag til endringer - i et senere møte. Beslutning må være fattet før behandlingen av fordeling for Modellens tekniske implementering i form av en samling koblede regneark i Excel fullføres av fakultetet og kvalitetssikres av enhetene, slik at revisjonen ikke får en større omfordelende effekt for 2013 (kalibreringsåret) enn det som er en nødvendig teknisk konsekvens av de parameterne som inngår. Rapporten fra arbeidsgruppen og framleggsnotat fra forrige styrebehandling følger vedlagt. Styrebehandlingen denne gangen har som formål å kvittere ut fakultetsstyrets bestilling i vedtakets 2. avsnitt altså å drøfte ulike prinsipper for inn- og utfasing av incentiver, samt å legge frem konkrete eksempler på slike incentiver og hva den økonomiske virkningen kan estimeres å bli basert på ulike scenarier for fremtidig endring av enhetenes aktivitetsprofil. Hovedprinsipper for modellen Dagens modell bygger på UiOs og Kunnskapsdepartementets modell(er) for finansiering av U&Hsektoren. Disse modellene fordeler penger innenfor en matrise med to akser: Langs den ene aksen finner man fire ulike aktivitetsområder: Undervisning, forskning, formidling, infrastruktur og dessuten et «kompensasjonsledd». Langs den ene aksen skiller man mellom tre tildelingsformer: o Basiskomponent: Dette er midler som ikke er øremerket, de er relativt stabile (evt. jevnt økende) og dermed velegnet som grunnlag for langsiktig planlegging. Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: Telefaks: postmottak@uv.uio.no

3 2 Grunnfinansiering av studieplasser er et eksempel. Selv om midlene ikke er øremerket i sin helhet, kan de ofte komme med et aktivitetskrav knyttet til seg eksempelvis tildeles UiO rundsumsmidler til rekrutteringsstillinger på denne måten. Studieplassmidlene forutsetter på samme måte at fakultetet opprettholder sine opptaksrammer. o Resultatkomponent: Dette er også midler som ikke er øremerket. De er teknisk sett en belønning for tidligere utført aktivitet og dermed både variable i størrelse og bakoverskuende i sin natur. Organisasjonens kunnskap om at visse typer aktivitet vil generere midler i fremtiden gjør imidlertid at denne tildelingsformen også fungerer som motivasjon, og de vil dermed også være et instrument for å fremskynde atferdsendring.. o Satsingskomponent: Dette er øremerkede midler som tildeles med begrenset varighet. Midlene forankres normalt i et vedtak om tildeling i hele perioden tiltaket skal gjennomføres. Arbeidsgruppen som gikk gjennom modellen med siktemål å revidere den på enkelte punkter påpekte det hensiktsmessige i at fakultetets modell i stor grad var overensstemmende med KD- og UiO-modellene. Det er likevel viktig at fakultetet og fakultetsstyret vurderer om man skal kunne tildele midler på bakgrunn av andre kriterier enn de nevnte, herunder om visse kriterier skal veie mer eller mindre på fakultetsnivået enn på UiO-nivået. Konsekvenser ved endringer i modell eller parametere Modellen som fungerer i dag har ved begge de to siste rundene med endringer blitt frosset på endringstidspunktet slik at den nye modellen i seg selv ikke har hatt en refordelende effekt i implementeringsåret. Begrunnelsen for dette har dels vært hensynet til endringsprosessen (det har vært antatt at det er enklere å samle konsensus om en endring som ikke får umiddelbar virkning), dels det prinsipielle syn at en modellbasert fordeling først og fremst må ha en fremtid og forutsigbarhet som rettesnor, snarere enn bakoverskuende premiering. Rent praktisk har dette prinsippet vært implementert ved at vi har anvendt både gammel og ny modell i implementeringsåret: Den endrede tildelingen for en gitt resultatkomponent har vært kompensert med en like stor reduksjon av en basiskomponent slik at effekten det første året altså blir null for alle institutter. Det har vært først ved år 2 at modellene har kunnet produsere forskjellige fordelinger, ved at økningene i resultatkomponentene da ikke motvirkes ved å redusere basiskomponenten. Å tillate refordelingseffekt umiddelbart kan på ett vis bryte med insentivtenkingen, da insentiver må gis tilstrekkelig tid til å resultere i atferdsendring før de slår inn med konsekvenser. På den annen side kan det også være at visse typer endret adferd har vært flagget politisk over lang tid før endringen i fordelingsmodellen finner sted. Da vil det også kunne anses som rimelig at de miljøene som har fanget opp disse signalene og allerede lagt om virksomheten belønnes umiddelbart for dette.

4 3 En klar ulempe med å ikke tillate refordelingseffekter umiddelbart, er at institutter som allerede har forbedret sine prestasjoner opp mot det maksimale innenfor tidligere rammer, ikke vil ha vekstmuligheter og dermed heller ingen mulighet til å styrke sin økonomi. Det er imidlertid også viktig å merke seg at selv om mange parametere i prinsippet kan vokse og bli «uendelig» store, så vil de historiske tallene som brukes ved fordelingen de første årene være låst. Dermed vil enhver premiering/honorering av sterke miljøer måtte skje på bekostning av svakere miljøer innledningsvis. Det er denne plutselige forskyvningen av balanse man kan motvirke gjennom prinsippet om at modellendringer ikke skal ha refordelende effekt. For enhver endring av fakultetets modell er det altså viktig at styret vurderer om endringen skal ha umiddelbar refordelingseffekt eller ikke. Det er også viktig å merke seg at spørsmålet om refordelingseffekt må gjennomtenkes like grundig når man reduserer en resultatkomponent som når man styrker den. Hvilket handlingsrom ligger i modellen? For det første er det viktig å ha som utgangspunkt for en diskusjon om fordelingsmodellen og dens hensiktsmessighet for styret som verktøy for å få til endring, at fakultetsstyret selvsagt alltid kan vedta tidsavgrensede satsinger gjennom tildeling av øremerkede midler. Dette gjøres helt uavhengig av en mer komplisert diskusjon om parameterstyring av instituttenes varige/langsiktige midler, og tilsvarer altså satsingskomponenten UiOs fordelingsmodell. Fakultetsstyret kan like selvsagt også vedta varige omfordelinger av studieplasser og rekrutteringsstillinger, basert på en helhetsvurdering av enhetenes innbyrdes størrelse og deres forsknings-, undervisnings- og formidlingsportefølje. Dette er imidlertid en type omdisponering av midler som vil fordre en grundig prosess med tydelig forankring i fakultetets strategiske plan og faglige prioriteringer. For øvrig er modellen rent teknisk satt opp for å kunne håndtere økning eller reduksjon i de forskjellige satsene som gir fakultetet inntekt direkte, på en administrativt effektiv måte. Det er primært justert vekting av resultatkomponentene som drøftes i denne saken. Fakultetet mener det kan være grunnlag for å signalisere nye prioriteringer gjennom proaktiv anvendelse av fordelingsmodellen. Eksempler på endringer som kan vurderes er: nedtrapping av den generelle vektingen av publikasjonspoeng (fra 400 % til f.eks. 100 %) innfasing av egen kreditering av nivå 2-publikasjoner (kan f.eks. beholdes på samme nivå som dagens generelle uttelling for publikasjonspoeng; 400 %). økt vekting av EU-incentivmidlene på 1,15 kroner per krone EU-midler (fra 100 % til f.eks. 300 %). Noen regneeksempler Fakultetet har siden første versjonen av modellen i 2010 valgt å firedoble effekten av økt publisering (økt produksjon av publikasjonspoeng), noe som fordeler de 5,6 mill kronene vi

5 4 får fra UiO sammen med 16,8 mill. refordelte kroner på enhetene etter andel publiseringspoeng. Dette gir et tydelig signal til enhetene og medarbeiderne om at økt publisering er prioritert og belønnet. Samtidig med dette har det naturligvis vært gjennomført en rekke andre strategisk viktige grep for å styrke publiseringstakten, men vi mener likevel at den kraftige økningen i publiseringsaktivitet som vi har oppnådd i perioden delvis kan tilskrives synliggjøringen og incentivene som ligger i budsjettmodellen. Publiseringspoengsatsen på 400 % kan dog reduseres ved noen tastetrykk til for eksempel standardsatsen på 100 % fra UiO. Dette påvirker ikke tildelingen til fakultetet, men endrer den innbyrdes fordelingen mellom enhetene der de høyest publiserende da blir tildelt mindre enn før og de lavest publiserende mere. For 2014 ville dette slått ut slik: ILS ISP iped CEMO Felles TOTAL Fordelt Publiseringssats = 100 % Altså ville effekten av en reduksjon av publiseringssatsen være å flytte ca. 1,1 mill. fra iped til ILS. Det er for øvrig viktig å huske at økningen i satsen ble innført samtidig med modellendringen i 2010, uten å refordele i implementeringsåret. Slik sett ville en reduksjon av satsen, med negativ refordelende effekt for iped, kunne oppfattes som et rammekutt heller enn en normalisering. Dersom prinsippet om at modellendringer ikke skal ha refordelende effekt i seg selv skal implementeres i dette tilfellet, betyr det at iped som kompensasjon skal ha tilført ca 1 MNOK fra ILS i sin basiskomponent (f.eks. i form av studieplasser), slik at effekten av omfordelingen nulles ut det første året. Et annet regneeksempel er å justere vektingen av bonusmidler for EU-tildelinger f.eks. opp fra dagen 100 % til 300 %. For 2014 vil dette i så fall gitt følgende utslag: ILS ISP iped CEMO Felles TOTAL Fordelt EU = 300 % Her kan det være et spørsmål om det er riktig at eksempelvis iped umiddelbart skal få uttelling for den høye EU-produksjonen som i en viss grad har vært knyttet til det tidligere Intermedia der forskerne hadde svært få undervisningsplikter sammenliknet med instituttene eller om man skal

6 5 benytte prinsippet om ingen refordelende effekt til å sikre at det kun er de fremtidige prestasjonene som vil gi utslag på tildelingen. På lik linje kan andre dimensjoner enkelt justeres for å understøtte strategiske vurderinger av ønskede atferdsendringer. Merk: At ikke virkningene blir større enn +/1 1 MNOK i de to eksemplene skyldes at endringer i disse satsene salderes mot enhetenes bidrag til finansiering av fakultære fellestiltak, iht. enhetenes relative andel av fakultetets totale «kjøttvekt» (antall årsverk, hentet fra DBH 1 ). Konklusjoner Enhetslederne utviste i modellarbeidet i 2013 forsiktighet mht. å foreslå slike justeringer. Dette forklares ved at for enhetslederne så oppleves modellen rimelig god slik den er, og at det alltid vil være en viss usikkerhet med tanke på hvordan endringer faktisk vil slå ut. Fakultetsledelsen støtter fortsatt dette synet, men mener samtidig at det er nødvendig å forholde seg til endringer i de politiske signaler som gis fra overordnede myndigheter. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar fakultetsdirektørens orientering til etterretning og ber om at det ved behandlingen av budsjettfordelingen for 2015 legges fram alternative forslag som har tatt opp i seg en sterkere vekting av EU-midler og av prioriterte former for publikasjoner. Med hilsen Berit Karseth Dekan Bård Kjos Fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Vedlegg: 1. Framleggsnotat fra styrets behandling i Rapport fra arbeidsgruppen 1 Database for høgere utdanning Norges autoritative kilde for slike data. Antall årsverk telles opp hvert år 1. oktober.

7 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Fakultetsstyret Dato: Saksnr..: 2013/3609 BAARDKJO Revisjon av fakultetets fordelingsmodell Det vises til orientering om arbeidet gitt i fakultetsstyrets møte 21. mars d.å. Vedlagt følger rapport med anbefalinger utarbeidet av arbeidsgruppen, som har bestått av de tre instituttlederne, fakultetets økonomileder og fakultetsdirektøren. Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger er enstemmige og er i sin helhet gjengitt i vedlagte rapport. Generelt understreker gruppen de åpenbare fordelene fakultetet har opplevd med en modellbasert fordeling, samt at det ikke har vært påpekt større svakheter ved den nåværende modellen. Det er på denne bakgrunn ikke foreslått noen radikale omlegginger av modellen, men primært tiltak som forenkler modellen, gir større transparens og større samsvar mellom hvor pengene forvaltes og hvor den faglige aktiviteten foregår. Generelle vurderinger En inntektsfordelingsmodell (et valgt prinsipp for viderefordeling av fakultetets tildelte midler) er åpenbart et dokument av stor strategisk viktighet, både for fakultetets grunnenheter og for fakultetet samlet. Arbeidsgruppens sammensetning var i utgangspunktet formulert å skulle utgjøres av representanter for de tre instituttetne (i tillegg til økonomileder og fakultetsdirektør). Alle tre instituttene valgte å være representert av instituttleder, hvilket ytterligere understreker den viktighet modellen har for enhetenes virksomhet. En åpenbar grunn til å legge stor vekt på enhetsledernes vurderinger er at det først og fremst er enhetene som skal leve med konsekvensene av modellen: De skal organisere og prioritere sin forsknings-, undervisnings- og formidlingsvirksomhet innenfor de økonomiske rammer som anvendelsen av modellen resulterer i. At arbeidsgruppen har kommet frem til en omforent anbefaling er også et moment som skal tillegges betydelig vekt. Det er åpenbart at hver av enhetene i utgangspunktet kunne hatt interesse av justeringer som gagnet deres egen situasjon vis-a-vis de andre. Når arbeidsgruppen har unngått å havne i en slik situasjon, vitner dette om et sterkt ønske om å vektlegge konstruktiv sameksistens som rettesnor for arbeidet. Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: Telefaks: postmottak@uv.uio.no

8 2 Spesielle vurderinger Dekanen har gjennomgått alle de anbefalinger arbeidsgruppen kommer med, og vurderer disse som generelt godt begrunnet. Følgende to anbefalinger har vært spesielt nøye vurdert: 1: Bruk av insentivordninger Fordelingsmodellen har en todelt struktur med basiskomponenter som én viktig del (omfattende ca. 2/3 av den totale bevilgningen i form av penger for studieplasser og rekrutteringsstillinger) og resultatkomponenter som den andre (i form av honorering av produserte studiepoeng, publikasjonspoeng og phd, samt evne til å vinne NFR- og EU-midler). Det er en allmenn aksept for av at tydelig honorering av publikasjonspoeng har medvirket til økt vitenskapelig publisering, selv om mange andre forhold også har vært åpenbart medvirkende (og til dels kanskje langt viktigere). Resultatene for 2012 (gjengitt i tertialrapporten for 1. tertial som er forelagt fakultetsstyret til orientering) viser at fakultetet har en utfordring mht. å møte UiOs forventinger om å vinne fram med søknader om EU-midler. UiOs ambisjon er 100 MNOK pr. år, og UV-fakultetets andel av dette kan anslås til ca. 5 MNOK (basert på at vi tildeles ca. 5 % av den bevilgning UiO viderefører til fakulteter og institutter). Pr er fakultetet et godt stykke unna dette målet, og det kan derfor være naturlig å vurdere om inntektsfordelingsmodellen kan brukes til å medvirke til et større aktivitetsnivå på dette området. Som arbeidsgruppen påpeker så inneholder imidlertid fordelingsmodellen som brukes ved UiO allerede en tydelig insentivmekanisme, ved at fakultetene tildeles 1,15 kroner for hver krone man har i EU-finansierte inntekter (unntatt midler relatert til undervisning og til utstyrsinnkjøp). Disse midlene viderefordeles i sin helhet til enhetene, og det kan derfor snarere være et spørsmål om man ikke heller bør vurdere å koble deler av denne tildelingen tydeligere opp mot de miljøene som søker EU og vinner fram med sine søknader. Etter en helhetsvurdering finner dekanen det riktig å følge arbeidsgruppens anbefaling. Det kan imidlertid ved den kommende budsjettbehandlingen gjøres en egen vurdering av om deler av fakultetets forskningsstrategiske midler som i dag brukes til forskergruppestøtte og til fakultære professor II-stillinger skal tildeles miljøer som søker EU-midler og får gode vurderinger, men der man opplever at man på grunn av knappe ressurser og harde prioriteringer likevel ikke når fram. 2: Håndtering av rekrutteringsstillinger Fakultetets finansiering av rekrutteringsstilinger (stipendiater og postdoktorer) har frem til nå reflektert en strategisk vurdering av disse stillingene som en fakultær ressurs og følgelig et strategisk instrument for fakultetsledelsen. Lønnsmidlene til disse stillingene har ikke fullt ut blitt tildelt enhetene, men snarere vært overført som et rundsumsbeløp for å synliggjøre hvordan stipendiatene og postdoktorene til enhver tid fordeler seg, for deretter å bli tilbakeført til fakultetet til dekning av faktiske lønnskostnader. Arbeidsgruppen anbefaler at fakultetets finansiering av rekrutteringsstillinger endres slik at midlene forblir ute på enhetene, og at stipendiatenes lønn som en konsekvens også belastes disse.

9 3 En reell overføring vil synliggjøre størrelsesforholdet mellom fakultetsnivået og grunnenhetene på en langt riktigere måte enn dagens ordning, med tanke på hvor den faglige aktiviteten faktisk skjer. Dette vurderes som positivt. Anbefalingen kan imidlertid også tolkes som en reduksjon av fakultetsnivåets strategiske handlekraft, til fordel for større selvstyre på enhetene mht. eksempelvis utlysningenes faglige innretning (og dermed lokale snarere enn fakultære, faglige prioriteringer). Dette kan være et mulig ankepunkt. UiO gjennomfører for øyeblikket en større organisasjonsutviklingsprosess (Internt handlingsrom IHR) der Universitetsstyret har gjort et prinsippvedtak om at den såkalte nærhetsmodellen først og fremst skal legges til grunn når man drøfter hvor i organisasjonen ressurser og beslutningsmyndighet skal plasseres: Myndighet og ressurser skal skyves nedover i organisasjonen. Vedtaket gjelder formelt bare forholdet mellom UiO sentralt og fakultetene/museene, men kan likevel sies å være uttrykk for en generell bevissthet om at ressurser og myndighet bør ligge der oppgavene utføres. Et vesentlig moment ved vurdering av dette punktet er at en eventuell permanent (eller i hvert fall langsiktig) fordeling av rekrutteringsstillinger mellom enhetene vil være en egen diskusjon, adskilt fra den aktuelle og noe mer tekniske vurdering av hvordan lønnsmidlene forvaltes best rent administrativt og hva som gir best transparens i modellen. Etter en helhetsvurdering finner dekanen det riktig å følge arbeidsgruppens anbefaling. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar en revidert inntektsfordelingsmodell (IFM) i henhold til anbefalinger gitt i rapporten fra arbeidsgruppen. Modellen tas i bruk fra og med Modellens tekniske implementering i form av en samling koblede regneark i Excel fullføres av fakultetet og kvalitetssikres av enhetene, slik at revisjonen ikke får en større omfordelende effekt for 2013 (kalibreringsåret) enn det som er en nødvendig teknisk konsekvens av de parameterne som inngår. Med hilsen Berit Karseth dekan Bård Kjos Fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert.

10 Inntektsfordeling ved UV-fakultetet Det utdanningsvitenskapelige fakultet Evaluering av inntektsfordelingsmodellen, og vurdering av endringsbehov. Universitetet i Oslo

11 Sammendrag Arbeidsgruppen som har hatt som mandat å gjennomgå fakultetets fordelingsmodell og komme med eventuelle forslag til endringer av modellen konkluderer som følger: 1. Generelle betraktninger: Erfaringene med å ha en modellbasert fordeling, med både en basiskomponent og en resultatkomponent, vurderes som generelt gode. At modellen ligger tett opp til UiOs og KDs modeller vurderes også som positivt. Effekten av nye modeller kommer langsomt over mange år. Dette tilsier at dagens modell som går inn i sitt femte år i utgangspunktet bør gis ytterligere tid til å virke og påvirke før den legges radikalt om. Det er ikke påvist svakheter ved modellen som tilsier en radikal nytenking allerede nå. 2. Følgende mekanismer har vært vurdert endret, men foreslås videreført: Særskilt vekting av publikasjonspoeng (faktor 4). Normal vekting av andre resultatkomponenter (faktor 1) herunder resultatkomponenter for hhv. EU- og NFR-inntekter. Husleiebelastning skjer iht. faktisk arealbruk (tallmateriale fra Eiendomsavdelingen). Bidrag til finansiering av fakultetets fellesutgifter skjer basert på beskatning av enhetene i etterkant av fordelingen. 3. Følgende mekanismer foreslås endret: Den flate grunntildelingen til enhetene (pt kr/år) avvikles i sin helhet. Midler til rekrutteringsstillinger (stipendiater og postdoktorer) forblir på grunnenhetene, der lønnsbelastningen også vil skje (dvs: den tekniske tilbakeføringen til fakultetsnivået avvikles). Finansiering av fellesutgifter kan med fordel baseres på antall ansatte eller antall årsverk, snarere enn på andel av brutto lønnsutgifter. Omleggingene antas å få minimale økonomiske konsekvenser, men forventes å bidra til ytterligere forenkling og transparens i modellen. 4. Det anbefales at varige endringer i tildelingene til enhetene som hovedregel implementeres i form av en omfordeling av relevante ressurser (med tilhørende finansiering), og at man følgelig søker å unngå permanente tildelinger i form av kronebeløp. Prinsippet gjelder både ved den foreliggende revisjonen og ved fremtidige endringer. Aktuelt i år er: Effekten av omorganiseringen av InterMedias virksomhet Permanent styrking av lektorprogrammet (inkl. forsterket praksis) Omorganisering av Lektorprogrammet Teknisk husleiekorreksjon i Forskningsparken Teknisk korrigert tildeling av 10 studieplasser med ukjent opprinnelse Det må likevel tas høyde for at enkelte tildelinger ikke har noen rasjonell begrunnelse for en slik implementering, og at kronebeløp dermed vil stå igjen som den riktigste løsningen. På nåværende tidspunkt gjelder dette: Finansiering av FUP Anbefalingene er enstemmige. Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 1

12 Bakgrunn UiO etablerte en ny tildelingsmodell for basisinntekter til fakulteter, museer og andre tilknyttede enheter i Parallelt med dette hadde fakultetets egen viderefordelingsmodell gått ut på dato, og UV nedsatte derfor et arbeidsutvalg for å utvikle en ny modell med effekt fra UV-fakultetets daværende modell hadde en rekke svakheter, blant annet var den uforutsigbar (sterkt politisk styrt), den tok ikke hensyn til nye føringer i pengestrømmene inn til fakultetet (altså kriteriene som lå til grunn for departementets og UiOs tildelingsmodeller) og den understøttet heller ikke den utviklingsfasen fakultetet virksomhet da var inne i (integrerte fagområder, forskergrupper, publiseringssatsing osv.). Fakultetet utviklet derfor ambisjoner om en modell som kunne tydeliggjøre fakultetets aktivitetsnivå, og som kunne oppfordre til utvikling i retning av fakultetets ambisjoner for fremtiden. Andre ønsker inkluderte en enklere, mer transparent og mer forståelig modell samt en mer robust og enkelt vedlikeholdbar modell. Etter et halvt års arbeid ble den nye modellen vedtatt med effekt fra 2010, med ambisjonene innbakt. Utover i perioden har vi erfart at modellen har opparbeidet seg et vedlikeholdsbehov etter fire års drift. Dette oppstår dels grunnet organisk vekst i modellen (mer historikk, flere lenker, økt automatisering), dels grunnet endringer i organisasjonen (fusjon PFI/ InterMedia, flere nye administrativt forankrede enheter som CEMO og FFS) og dels grunnet nye strategiske prioriteringer (desentralisert forvaltning av rekrutteringsstillinger, økt fokus på eksternfinansiert virksomhet mv). Arbeidsgruppe og mandat Fakultetsstyret vedtok 5. februar 2013 å etablere en arbeidsgruppe med mandatet å «utarbeide en evaluering og eventuelt forslag til ny modell, under følgende prinsipielle rammer: Modellen skal fortsette å reflektere enhetenes produksjon og tilsvarende inntekt/ kostnad Modellen skal inneholde riktige insentiver for strategisk utvikling Arbeidsgruppen skal vurdere forenklingspotensial i modellen, og gjøre den mer robust Arbeidsgruppen skal sikre at revisjonen i seg selv ikke har betydelig omfordelende effekt.» Fakultetsstyret er prosesseier for utviklingen, mens dekani ledergruppe er styringsgruppe. Arbeidsgruppen har bestått av fakultetsdirektør, økonomileder og instituttlederne, og har under veis i sitt arbeid rapportert til dekani ledermøte. Vurderingstemaer Insentiver: Kriterier for bruk, vekting av eksisterende og forslag til nye For å understøtte fakultetets tunge forskningssatsing i faglige prioriteringer og i strategisk plan har fakultetet i den eksisterende modellen forsterket publiseringsmidlene med faktor 4. Dette har tilsynelatende fungert godt i kombinasjon med individuelle forventinger til økt publisering, etablering og finansiering av forskergrupper, økt fokus på førstekompetanse mm. Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 2

13 Gruppen mener det er viktig at en revisjon av fordelingsmodellen og mulig økt vektlegging av andre parametere enn publiseringspoeng ikke skjer på bekostning av dette virkemiddelet. Gruppen har hatt en bred prinsippdiskusjon om hvorvidt modellen skal belønne aktiviteter eller resultater. Det har vært et bærende prinsipp i dagens modell at den skal belønne inntektsbringende aktiviteter, men dette prinsippet utfordres av for eksempel EU-prosjekter. Disse prosjektene gir godt handlingsrom når de vinnes med 1,15 kr i tilleggsstøtte fra UiO per oppnådde krone i kvalifiserende EU-prosjekter. Vi ønsker å arbeide i retning av flere EU-prosjekter, men ser at økonomiske insentiver for suksess er unødvendige. Støtte for søknadsaktivitet derimot kan gi resultater i form av flere søknader ettersom selve søknadsprosessen er svært krevende. Risikoen er at slike aktivitetsinsentiver kan utløse betydelig aktivitet som til slutt likevel ikke resulterer i inntekt, og som dermed går på bekostning av eksempelvis undervisningsaktivitet eller publisering. Det er flere ledd i vitenskapelige produksjon som ikke belønnes i dagens modell (komiteer, refereeog opponentarbeid, formidling osv), men som heller ikke genererer noen inntekt til fakultetet. Gruppen er skeptisk til å belønne enhetene eller skape insentiver for disse aktivitetene på fakultetsnivået. Det tilligger instituttene å vurdere om slike insentiver er hensiktsmessige på lokalt nivå (overfor enkeltmedarbeidere). Anbefaling: Dagens vekting av publikasjonspoeng (faktor 4) beholdes. Det innføres ingen nye insentiver ifm. modellrevisjonen, og ingen endring av de allerede vedtatte vektene (faktor 1). Fordelings- og forvaltningsmekanismer for rekrutteringsstillinger I dagens modell fordeles stipendiat- og postdoc-stillinger delvis ut fra strategiske vurderinger i dekanatet i samråd med instituttledere, men også med et tydelig innslag av at det tas hensyn til hva som vurderes å være et nødvendig minsteantall stipendiat- og postdocstillinger ved hver enhet. Rent teknisk er det slik at det fordeles et rundsumsbeløp (inkl. driftsmidler) ut til enhetene. Deretter trekkes de faktiske lønnskostnadene tilbake til fakultetet, som utbetaler lønn til den enkelte stipendiat og postdoktor. Ved at kun nødvendige midler tilbakeføres oppstår et insentiv for nøktern lønnsfastsetting (ubrukte lønnsmidler forblir på enheten). Spørsmålet i gruppen var todelt: 1) Skal fordelingsnøkkelen på antall stillinger permanentgjøres på noe vis, eller fortsette som en ad hoc-basert mekanisme som i dag? 2) Skal mekanismen med tilbaketrekking av midler for lønn og avlønning fra fakultetsadministrasjonen avvikles til fordel for tilsetting på enhetene og lønnsutbetaling? Løpende strategiske vurderinger kan bidra til at mange hensyn veier mot hverandre, slik som vurderinger av gjennomstrømming sett opp mot vekst i vitenskapelig ansatte osv. Gruppen var enig om at det er viktig at fordelingen ikke blir statisk. Dette kan peke i retning av å beholde dagens fordelingsmekanisme fremfor en mer mekanisk løsning. At fakultetets forskergrupper til en viss grad går på tvers av enhetene kan også tilsi at disse stillingene ikke fordeles til enhetene. En kan tenke seg Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 3

14 at enhetenes prioriteringer på et gitt tidspunkt ikke alltid vil samsvare med fakultetets når det eksempelvis gjelder faglig innretning av ledige stipendiat- og postdocstillinger. Samtidig vil en (viss) permanentgjøring av fordelingen gi instituttene større forutsigbarhet og en bedre planleggingshorisont enn nå. Rekrutteringsstillinger er viktige ressurser for enhetene, og en fordeling av stillinger på permanent basis vil slik sett være i overensstemmelse med et nærhetsprinsipp. Med hensyn til teknisk plassering av midler og kostnader så vil det være en god forenkling i modellen og en naturlig fordeling av roller og ansvar at instituttene påtar seg kostnadsstedsrollen for deres stipendiater og postdoc er. På denne måten kan midlene og tildelingene fortsette som før, uten at lønnsmidler trekkes tilbake for avlønning på fakultetsnivået. Dette prinsippet kan implementeres uavhengig av de vurderinger som gjøres mht. omfanget av fast tildelte rekrutteringsstillinger. Anbefaling: Lønnsmidler til rekrutteringsstillingene tildeles enhetene, og lønnsbelastning skjer lokalt. Det føres (på et senere tidspunkt) en separat diskusjon vedr. balansen mellom enhetenes fast tildelte stillinger, og midler/stillinger som tildeles som del av en tidsavgrenset fakultær strategi eller satsing. Grunntildeling viktig prinsipp, eller unødig kompliserende? Grunntildelingen ble etablert som et prinsipp i dagens modell der alle skulle få det samme grunnbeløpet til ledelse uavhengig av størrelse. Et slags håndslag til «de minste» enhetene. Prinsippet er for så vidt godt, men vi ser at denne mekanismen har hatt liten betydning og i praksis kun virker kompliserende i dagens UV. Dersom tildelingen skal ha reell mening, må den forsterkes kraftig eksempelvis ved at den økes fra dagens kroner til et beløp i størrelsesorden 5-10 MNOK. Effekten av dette vil være at økonomien blir noe mer stabil for mindre enheter, gjennom at verdien av ressurser med tilhørende finansiering (studieplasser, rekrutteringsstillinger) og av resultatkomponenter (studie- og publikasjonspoeng, m.v.) reduseres. Det som taler imot en dramatisk styrking av grunntildelingen, er at enhetenes tildelinger allerede er basert på relativt stabile entiteter (studieplasser og rekrutteringsstillinger). Selv om dette er størrelser som det er politisk mulig å omfordele (jfr. diskusjoner i tidligere avsnitt) så er realiteten at slike justeringer alltid vil måtte skje langsomt. Dermed ligger det allerede en betydelig stabilitet i modellen. Denne er ytterligere forsterket av at fakultetet har vedtatt en sikkerhetsregel som fastslår at ingen enhet skal oppleve mer enn 5 % realnedgang i økonomien fra ett år til et annet. Anbefaling: Grunntildelingen fjernes i ny modell Øremerkinger og strategiske satsinger fordelings- og forvaltningsmekanismer. Dagens modell viderefører øremerkinger fra myndigheter og UiO til de enhetene som er definert som mottakere. Dette fortsetter selvsagt også i ny modell. Strategiske satsinger er UV-fakultetets egen mekanisme for omfordeling av midler til bestemte formål, og må naturlig nok også videreføres som et verktøy for fakultetet selv til å implementere strategier. I dagens modell er det først og fremst tildeling av midler til forskergruppene som er eksempelet på denne mekanismen. Finansieringen av slike fakultære satsinger belastes enhetene etter samme nøkkel som øvrige felleskostnader. Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 4

15 Det vises for øvrig til diskusjonen vedrørende omfordeling av studieplasser og rekrutteringsstillinger ved varige endringer av enhetenes finansiering. Konklusjon: Fakultetet fortsetter sin praksis med å fordele midler også som (mer eller mindre tydelig) tidsavgrensede, strategiske satsinger. Husleie: mekanisme for insentiver/ fokus, eller unødig kompliserende? Husleie er innbakt i modellens tildelingsbeløp, og er tenkt som en form for insentivmekanisme, men treghet i utviklingen av et reelt marked for arealer og altfor lave satser gjør dette lite relevant. Det kan være nyttig å se tildelingen og kostnaden i modellen, men denne informasjonen er i dag parkert så dypt inne i modellen at det er usannsynlig at noen nyttiggjør seg av dette. Samtidig er det slik at UiO overfor fakultetene har etablert husleiemekanismen. Hensynet til transparens i modellen og størst mulig overensstemmelse mellom fakultetets modell og universitetets tilsier at denne mekanismen beholdes dersom den ikke krever uforholdsmessig mye jobb. Anbefaling: Ordningen med enhetsvis belastning av husleie basert på faktisk arealbruk beholdes. Treårig glidende snitt: hensiktsmessig og trygt, eller unødig kompliserende? Fordelingsmodellen benytter i likhet med UiOs tildelingsmodell et treårig glidende gjennomsnitt som grunnlag for fordeling av produksjonsbaserte inntekter. Snittet bidrar til utjevning av svingninger i årlig produksjon. Etter gruppens syn er mekanismen forståelig for mottakerne og verken unødvendig kompliserende for mottakerne eller for økonomifunksjonen fra et vedlikeholdsperspektiv. Anbefaling: Mekanismen beholdes som i dagens modell Studieplasser og rekrutteringsstillinger justeringsvariabler ved modellendring? Ved varige endringer av enhetenes økonomiske rammer finnes det to hovedmåter å håndtere dette på: Enten ved at det gjøres omfordeling av ressurser som indirekte gir omfordeling av penger (for eksempel omdisponering av studieplassmidler), eller ved en direkte omfordeling av penger (som kronebeløp). Ulempen med en varig omfordeling basert på kronebeløp, er at dette blir et beløp som vil være frikoblet fra alle andre fagstrategiske prosesser (opp- og neddimensjonering av studietilbud), og som det dessuten vil være behov for å inflasjonsjustere manuelt til evig tid. Omfordeling av ressurser har på sin side et potensial for å kunne tolkes politisk eksempelvis ved at en reduksjon i tildelte studieplasser kan påstås å skulle implisere reduserte opptaksrammer. Det kan derfor oppleves en utrygghet mht. konsekvensen av å bruke studieplasser som justeringsvariabel. Studieplasser kan oppleves som tryggere enn rent strategisk tildelte midler. Realiteten er at studieplasser i økonomisk forstand ikke har vært en størrelse som det har vært et mål å få til å korrespondere med opptaksrammer og faktisk antall studenter. Den riktige tolkningen Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 5

16 er at et redusert antall studieplasser bare forsterker et eventuelt bilde av at antall tildelte/finansierte plasser er for lite sammenliknet med den faktiske belastningen på fagmiljøet/enheten. Hvis man legger en overordnet intensjon med modellen til grunn synes det riktigst at varige endringer av økonomien til enhetene håndteres ved en omfordeling av varige ressurser (som det er knyttet en finansiering til). I prinsippet kan dette bety både studieplasser og rekrutteringsstillinger. Der endringene er midlertidige, benyttes derimot omfordeling med kronebeløp (jfr. fakultære satsinger og øremerkinger). Det må likevel tas høyde for at enheter kan være tillagt oppgaver som det ikke er naturlig å finansiere med de ressurser som eksisterer i modellen (studiepasser, rekrutteringsstillinger). I slike tilfeller vil også permanent tildeling av et (inflasjonsjustert) kronebeløp være aktuelt. Anbefaling: Varige endringer i finansieringen av enhetene implementeres som hovedregel ved at ressurser med tilhørende finansiering justeres. Slike justeringer skjer ved den årlige fordelingen, og forankres gjennom dette i dekani ledergruppe. Fordeling av felleskostnader beskjæring av inntekter underveis eller som sluttkostnad? UiOs modell beskatter de enkelte inntektselementene før de videresendes fakultetene (ca. 26 % på basiselementene, og hele 42 % for resultatkomponentene) for å dekke kostnadene til fellestjenester ved UiO. UVs modell har til forskjell fra dette videreført 100 % av mottatt beløp til enhetene før kostnaden for fellestjenester ved UV fordeles på enhetene etter en nøkkel. Denne nøkkelen er i dag basert på andel av bruttolønn ved enhetene etter en overordnet gjennomgang ved den eksisterende modellens implementering. Det finnes en rekke andre nøkler som kan tas i bruk, eksempelvis antall ansatte eller antall studenter, arealbruk eller brutto tildelingsbeløp. Det er også mulig å tenke seg flere nøkler avhengig av kostnadselementet som skal viderefordeles. Alle nøkler trekker imidlertid i en eller annen retning, og innebærer insentiver mht å redusere faktoren som gir økt andel. Utvalget legger vekt på at enhetene gjennom fusjonen mellom InterMedia og PFI fremstår likere enn tidligere (da InterMedia var spesiell mht. ikke å ha studenter eller studieprogrammer). Ved at den daglige/løpende forvaltningen av studieprogrammene er lagt til enhetene (fra 2013 også Lektorprogrammet) er heller ikke studenter og studieprogrammer en komponent som skille enhetene fra hverandre så tydelig som tidligere. Disse observasjonene peker i retning av å ha bare én nøkkel. Av ulike fordelingsnøkler som er foreslått er parametre knyttet til antall ansatte trolig de mest robuste og på mange måter også enklest forståelige. Spørsmålet om det er antall årsverk eller brutto lønnsutgifter som er den beste nøkkelen ble diskutert da nåværende modell ble implementert. Tanken bak å velge brutto lønn var at dette potensielt skulle medvirke til moderasjon ved fastsetting av lønn på enhetene. Realiteten er at dette ikke har hatt noen effekt (slike virkinger i modellen er ikke interessante når man forhandler lønn). Det vil derfor være en forenkling av modellen dersom man går over til å bruke tall for antall ansatte eller antall årsverk (fra DBH) i en revidert modell, og Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 6

17 det vil trolig være enklere å kommunisere at fellestiltak finansieres ved at enhetene betaler en medlemsavgift på et fast beløp pr. ansatt pr. år. Anbefaling: Finansiering av fakultetets fellesbudsjett skjer gjennom beskatning av enhetene basert på én parameter knyttet til enhetenes bemanning/størrelse primært antall stillinger. Fremstilling av informasjon/ analyse hvordan bli bedre? Modellens implementering i form av en samling med regneark er moden nok nå til å forenkles og låses ned slik at potensielle feilkilder kan fjernes. Strukturelt er modellen god med en oversiktsside og en egen fane for hver inntektslinje. Antallet kan imidlertid reduseres ved reduksjon i antall linjer. Videre kan modellen snus slik at inntektslinjene følger samme mal som oversiktssiden. Konklusjon: Økonomileder skal ha videre dialog med enhetene for utforming av brukervennlig rapporteringsinformasjon fra modellen. Primært kontaktpunkt for dette arbeidet er kontorsjefsgruppen. Vedlikehold rutiner og mekanismer. Modellen forvaltes av økonomiseksjonen, og resultater fra den skal legges frem etter ønske fra fakultets- og enhetsledelsene. Økonomiseksjonen skal innhente produksjonsvariabler og legge dem inn årlig, med sporbarhet mot DBH og andre autoritative kilder. Enhetene kvalitetssikrer eget tallmateriale. Modellen skal låses slik at kun de med bestemte behov skal kunne justere modellens formelverk. Konklusjon: Vedlikeholdsrutinene følges opp og justeres evt. i dialog med enhetene. Primært kontaktpunkt for dette arbeidet er kontorsjefsgruppen. Konklusjoner 1. Generelle betraktninger: Erfaringene med å ha en modellbasert fordeling, med både en basiskomponent og en resultatkomponent, vurderes som generelt gode. At modellen ligger tett opp til UiOs og KDs modeller vurderes også som positivt. Effekten av nye modeller kommer langsomt over mange år. Dette tilsier at dagens modell som går inn i sitt femte år i utgangspunktet bør gis ytterligere tid til å virke og påvirke før den legges radikalt om. Det er ikke påvist svakheter ved modellen som tilsier en radikal nytenking allerede nå. 2. Følgende mekanismer har vært vurdert endret, men foreslås videreført: Særskilt vekting av publikasjonspoeng (faktor 4). Normal vekting av andre resultatkomponenter (faktor 1) herunder resultatkomponenter for hhv. EU- og NFR-inntekter. Husleiebelastning skjer iht. faktisk arealbruk (tallmateriale fra Eiendomsavdelingen). Bidrag til finansiering av fakultetets fellesutgifter skjer basert på beskatning av enhetene i etterkant av fordelingen. 3. Følgende mekanismer foreslås endret: Den flate grunntildelingen til enhetene (pt kr/år) avvikles i sin helhet. Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 7

18 Midler til rekrutteringsstillinger (stipendiater og postdoktorer) forblir på grunnenhetene, der lønnsbelastningen også vil skje (dvs: den tekniske tilbakeføringen til fakultetsnivået avvikles). Finansiering av fellesutgifter kan med fordel baseres på antall ansatte eller antall årsverk, snarere enn på andel av brutto lønnsutgifter. Omleggingene antas å få minimale økonomiske konsekvenser, men forventes å bidra til ytterligere forenkling og transparens i modellen. 4. Det anbefales at varige endringer i tildelingene til enhetene som hovedregel implementeres i form av en omfordeling av relevante ressurser (med tilhørende finansiering), og at man følgelig søker å unngå permanente tildelinger i form av kronebeløp. Prinsippet gjelder både ved den foreliggende revisjonen og ved fremtidige endringer. Aktuelt i år er: Effekten av omorganiseringen av InterMedias virksomhet Permanent styrking av lektorprogrammet (inkl. forsterket praksis) Overføring av Lektorprogrammet til ILS Teknisk husleiekorreksjon i Forskningsparken Teknisk korrigert tildeling av 10 studieplasser med ukjent opprinnelse Det må likevel tas høyde for at enkelte tildelinger ikke har noen rasjonell begrunnelse for en slik implementering, og at kronebeløp dermed vil stå igjen som den riktigste løsningen. På nåværende tidspunkt gjelder dette: Finansiering av FUP Anbefalingene er enstemmige. Blindern Ola Stafseng Berit Rognhaug Rita Hvistendal Bård Kjos Jarle Traavik Evaluering av fakultetets basisinntektsfordelingsmodell Side 8