KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV. Materiell til elektriske installasjoner i sykehusene i Helse Sør-Øst. TILBUDSFRIST: kl.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV Materiell til elektriske installasjoner i sykehusene i Helse Sør-Øst TILBUDSFRIST: kl.: 12:00 SAK NR Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 1 av 9

2 1 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE OMFANG OPPDRAGSGIVER ORGANISASJON KONKURRANSEN ELEKTRONISK HANDEL KONTRAKTSTYPE/VILKÅR KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumenter HMS-erklæring Leverandøren skal ha god soliditet Organisatorisk og juridisk stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER ALTERNATIVE TILBUD PRISFASTSETTELSE UTFORMING AV TILBUDET FRISTER Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET BEGRUNNELSE FOR VALG AV LEVERANDØR VEDLEGG...9 Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 2 av 9

3 1 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehus Innlandet HF (heretter kalt SI) innbyr på vegne av Helse Sør-Øst RHF til konkurranse på inngåelse av avtale/rammeavtale vedrørende kjøp av elektromateriell. 2 OMFANG Avtalen omfatter elektromateriell til mindre reparasjoner og mindre utbyggingsprosjekter der materiell ikke kjøpes inn gjennom entreprenøravtaler / entrepriser eller egne anbudskonkurranser. Avtalen omfatter ikke belysning, lyskilder og batterier. 3 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver, Helse Sør-Øst, representerer 15 helseforetak i en region som omfatter cirka 2,5 millioner mennesker i fylkene Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Antall ansatte i helseforetakene er ca Omsetningen i 2006 er ca. 47 milliarder kroner. Sykehuset Innlandet HF er sekretariat for anskaffelsen. Følgende helseforetak med underliggende virksomheter inngår i anskaffelsen fra avtaleinngåelse medio november 2007: Akershus universitetssykehus HF Aker universitetssykehus HF Ullevål universitetssykehus HF Sykehuset Asker og Bærum HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Østfold HF Sunnaas sykehus HF Følgende helseforetak med underliggende virksomheter inngår som opsjon til rammeavtalen med en tiltredelse tidligst den : Blefjell sykehus HF Psykiatrien i Vestfold HF Ringerike sykehus HF Rikshospitalet-Radiumhospitalet HF Sykehuset Buskerud HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Telemark HF Sørlandet sykehus HF Saksbehandler: Karl Løkken Telefon: E-post: karl.lokken@sykehuset-innlandet.no All kommunikasjon skal være skriftlig og kun gå gjennom oppgitt saksbehandler. Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 3 av 9

4 4 ORGANISASJON Hvert enkelt helseforetak består av flere underliggende virksomheter. Tilbydere anmodes om å innhente mer informasjon om helseforetakenes organisasjon, virksomheter og geografiske plassering. Ytterligere informasjon om sykehusene finnes på sykehusets internettsider. Egne linker for hvert helseforetak finnes på under emne om Helse Sør-Øst RHF. 5 KONKURRANSEN Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen anbudskonkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA), og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr 402 (FOA) del III (over terskelverdien). Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen, se samt i TED-databasen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e-post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Kontraktsinngåelse vil skje medio november. 6 ELEKTRONISK HANDEL Elektronisk handel er et satsningsområde for Helse Sør-Øst, og målet er at hovedmengden av innkjøpene i Helse Sør-Øst skal foregå elektronisk. Helse Sør-Øst har valgt Markedsplassen ehandel.no som markedsplassportal, og helseforetakene planlegger å ta i bruk denne portalen til å gjennomføre avrop på det produktspekteret denne rammeavtalen omfatter. Dette som et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for Kjøper og de leverandører som det er inngått avtaler med. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for Kjøper og den enkelte leverandør. For en nærmere beskrivelse av Markedsplassen ehandel.no, henvises det til nettstedet De(n) leverandør(er) som får tildelt kontrakt etter denne konkurransen forventes å ha inngått avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no innen kontrakten iverksettes og Leverandørens elektroniske kataloger må tilgjengeliggjøres iht. de frister som er angitt i Vedlegg E - Samhandlingsavtale E-handel. Operatøren av Markedsplassen ehandel.no leverer tjenester i tilknytning til etablering og vedlikehold av elektroniske produktkataloger, og er kjøpers samarbeidspartner for kvalitetssikring av kataloginnhold i henhold til kravene stilt i Vedlegg E - Samhandlingsavtale E-handel. Videre leverer Operatøren tjenester for elektronisk meldingsutveksling mellom partene, inkludert tilrettelegging for integrasjon med kjøpers og leverandørs interne systemer. IBX Integrated Business Exchange AS er tildelt kontrakt som operatør av Markedsplassen ehandel.no etter internasjonal konkurranse. Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 4 av 9

5 Kontaktinformasjon IBX Integrated Business Exchange AS, Mustadsvei 1, 0216 Oslo. Stian Røisland Tlf.nr.: Mobil: E-post: Kostnader: Prisliste for leverandører finnes under: Leverandøraktiveringsprosessen Informasjon og veiledning om prosessen for å bli aktivert som leverandør, avtaledokumenter for å tegne abonnement på Markedsplassen ehandel.no samt retningslinjer for katalogproduksjon: 7 KONTRAKTSTYPE/VILKÅR Rammeavtale Det vil bli inngått en rammeavtale om kjøp av elektromateriell med varighet i 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. Opsjonen kommer kun til anvendelse hvis oppdragsgiver har gitt skriftlig varsel om dette 3 måneder før rammeavtalen utløper. Leverandøren(e) skal i avtaleperioden melde fra om endringer av produktene, gi dokumentasjon om dette og skriftlig innhente godkjennelse av oppdragsgiver. Helse Sør-Øst RHF forbeholder seg retten til å inngå parallelle avtaler. Det vil være opp til lokalt HF å gjøre avrop innenfor rammen av regelverket. For øvrige kontraktsvilkår henvises det til Vedleggene Standard rammeavtalevilkår for helseforetak Helse Øst RHF kjøp av varer (RAV) 1 og alminnelige innkjøpsvilkår for helseforetak i Helse Øst RHF - kjøp av varer (AIV) 1. Det legges til grunn at Leverandøren aksepterer avtalevilkårene i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold, og deres økonomiske virkning, må klart fremgå av tilbudet (se punkt 12). Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold fra det vedlagte avtaleutkastet eller de alminnelige innkjøpsvilkårene. Alle helseforetak i regionen skal kunne benytte rammeavtalen(e) ved at det tegnes en konsernavtale. 1 Vi viser her til standardvilkår utarbeidet av tidligere Helse Øst. Det er ikke utarbeidet felles standardvilkår for Helse Sør-Øst etter sammenslåingen av Helse Sør og Helse Øst 1. juni Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 5 av 9

6 8 KVALIFIKASJONSKRAV Leverandører som oppfyller de nedenfor nevnte krav til tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling, vil få tilbudet vurdert. For å dokumentere sine kvalifikasjoner skal Leverandøren levere dokumenter som nevnt nedenfor senest ved tilbudsfristens utløp i følgende rekkefølge. 8.1 Obligatoriske dokumenter Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: Attest for skatt og arbeidsgiveravgift fra kemner/kommunekasserer Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogdkontoret 8.2 HMS-erklæring Egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 8.3 Leverandøren skal ha god soliditet Dette skal dokumenteres ved leverandørens årsregnskap for siste regnskaps år. Årsregnskapet skal inneholde revisors beretning. 8.4 Organisatorisk og juridisk stilling Norsk tilbyder skal fremlegge firmaattest utstedt av Brønnøysundregisteret for å dokumentere at Tilbyder er et lovlig etablert foretak. Attesten skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for registrering i faglige registre bestemt ved lovgiving i det landet hvor Tilbyderen er etablert. 8.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dette skal dokumenteres ved: Leverandøren skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem. Dette skal være innrettet slik at mangler ved produkter og leveranser og andre forhold som kan føre til mangelfull kvalitet eller kundetilfredshet blir synliggjort. Det skal også fremgå hvordan konkrete tiltak og oppfølging blir iverksatt for å utbedre svakhetene så tidlig som mulig. Leverandøren skal dokumentere sin tilslutning til godkjenningsordninger av sine varer. Slik dokumentasjon kan være beskrivelse av ordninger for nasjonale typegodkjenninger, sertifisering og / eller europeisk CE-merking. Erklæring om gjennomføring av tilknytning til ehandelssystemet i henhold til avtalens og konkurransegrunnlagets bestemmelser. Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 6 av 9

7 9 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier Priser og samlede kostnader Priser oppgitt i tilbudsskjemaet vil regnes om til forventede kostnader for oppdragsgiver og legges til grunn for vår vurdering. Service og samarbeid Tilbyders løsning for storkunder, herunder bestillingsløsninger, leveringsvilkår, vaktordninger, rapportering og kundeoppfølging Produktenes egnethet, funksjonalitet og kvalitet Tilbyders dokumentasjon av produkter som inngår i forespurt sortiment vil bli lagt til grunn for vurderingen. Vekt (%) Maksimal t antall poeng I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum. Tilbyder med best poengsum tildeles kontrakt. 10 ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke adgang til å gi tilbud på flere alternative utførelser/ løsninger. 11 PRISFASTSETTELSE Tilbyder skal gi priser basert på betingelsene i dette konkurransegrunnlaget.. Alle priser skal oppgis som nettopriser i norske kroner (NOK) per enhet, eksklusive merverdiavgift, fritt levert oppgitt leveringssted, DDP (iht. Incoterms 2000 ICC). Se vedlagte innkjøpsvilkår. 12 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal leveres i innbundet eller i ringperm med inndeling / disposisjon som beskrevet nedenfor. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal være komplett og omfatte alle helseforetak. Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 7 av 9

8 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt.tilbudsbrevet skal inneholde følgende informasjon: Tilbyders navn og adresse Tilbyders organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og tlf.nr. En kort beskrivelse av eventuelle forebehold. 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav leverandørens kvalifikasjoner Attester for skatt, arbeidsgiveravgift og mva. HMS-erklæring Leverandørens årsregnskap Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Beskrivelse av eventuelle forebehold En kort og presis beskrivelse av forbeholdet med en utregning av prismessig konsekvens dersom dette lar seg beregne av tilbyder. 4. Tilbudets priser, omfang og innhold Ferdig utfylt tilbudsskjema 5. Beskrivelse av service og samarbeid Tilbyder skal dokumentere sin løsning for storkunder herunder bestillingsløsninger, vaktordning, leveringsvilkår, teknisk kundeveiledning, statistikk, rapportering og opplæring. 6. Dokumentasjon av produktenes funksjonalitet og kvalitet Produktkataloger, faktaark og datablader. Dette kan inngå som egne vedlegg til tilbudet. Tilbudet skal leveres i 2 originale eksemplarer, samt en fullstendig elektronisk kopi på CD- ROM inneholdende samtlige av tilbudets dokumenter. Attester, referanser, brosjyrer m.v. ønskes levert i pdf-format. Tilbyder bærer selv alle utgifter som han pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Tilbudet skal pakkes i lukket konvolutt, og forsendelsen skal merkes Tilbud på elektromateriell Karl Løkken - åpnes kun av adressat. 13 FRISTER 13.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål må være fremsatt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post. Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 8 av 9

9 13.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: kl.: 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen nevnt ovenfor innen tilbudsfristens utløp Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Sykehuset Innlandet HF - administrasjonssenteret i Brumunddal kl.: 14:00. Tilbudsåpningen er ikke offentlig Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg tilbudet 90 dager etter fra tilbudsfristens utløp. 14 ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Sykehuset Innlandet HF Innkjøpsavdelingen v/karl Løkken Furnesveien Brumunddal Tilbyder har ansvar for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. 15 BEGRUNNELSE FOR VALG AV LEVERANDØR Tilbyder(e) som ikke blir valgt vil, innen kontrakt inngås, få tilsendt en begrunnet tilbakemelding om Oppdragsgivers innstilling, samt en frist for å påklage beslutningen. 16 VEDLEGG Vedlegg A Spesielle avtalevilkår Vedlegg B Tilbudsskjema Vedlegg C Alminnelige innkjøpsvilkår for helseforetak i Helse Øst RHF, kjøp av varer (AIV) Vedlegg D Standard rammeavtalevilkår for helseforetak Helse Øst RHF kjøp av varer (RAV) Vedlegg E Samhandlingsavtale E-Handel Konkurransegrunnlag i sak nr Rammeavtale elektromateriell Side 9 av 9