Konkurransegrunnlag Bemanning av publikumsmesser for Enova i perioden

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Bemanning av publikumsmesser for Enova i perioden Enova SF Abels gate 5 NO-7030 Trondheim tel fax post@enova.no org.nr bank Dato: Vår ref: 06/806-4/AGS Deres ref: Arkivkode: N1-EB, N2-PR 1. BESKRIVELSE AV LEVERANSEN GENERELL BESKRIVELSE GENERELT OM ENOVA SF HVA SKAL LEVERES TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET. TILBUDET SKAL STRUKTURERES SLIK: KVALIFIKASJONSKRAV EVENTUELLE UNDERLEVERANDØRER TILBUD OG ANSKAFFELSESPROSESSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE SPRÅK VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING AVVISNING OG FORKASTNING Beskrivelse av leveransen 1.1. Generell beskrivelse Enova innbyr med dette til konkurranse for inngåelse av avtale om bemanning av Enovas deltagelse på husholdningsmesser, inkludert prosjektledelse, bemanning og noe logistikk i forbindelse med messene. Det ønskes tilbud på messer som gjennomføres i 2007, med opsjon på forlengelse av oppdraget i 2008 og Det anslås et innkjøpsvolum i størrelsesorden NOK per år og et omfang på omkring 20 messer per år. Dette vil være gjenstand for vurdering. Enova avgjør hvilke messer som skal inngå. Det oppstår ikke noe krav for leverandøren dersom det reelle behovet viser seg å bli lavere i kontraktsperioden Generelt om Enova SF Enova SF ble etablert i 2001 for å bidra til å styrke arbeidet med en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon i Norge. Enova er et statsforetak som eies av Olje- og energidepartementet. Opprettelsen av Enova ble gjort på bakgrunn av vedtak i Stortinget. Ett av Enovas oppdrag er Landsdekkende informasjon og rådgivningstjenste, som messedeltagelsen er en viktig del av. Konkurransegrunnlag bemanning husholdningsmesser 1/5

2 1.3. Hva skal leveres Enova ønsker med deltagelse på publikumsmesser å nå de som planlegger eller er i gang med bygging, rehabilitering eller oppussing av bolig. I tillegg er gruppen som er opptatt av å spare strøm en viktig målgruppe. Derfor er messeserien Gjør din bolig bedre valgt ut med tanke på gjennomføring. Andre relevante messer er også identifisert. Utvidelse av aktivitet kan komme på tale, men utvidelsen vil ikke være betydelig. Andre lignende arrangementer kan også inngå i tjenesten. Vi antyder et omfang på 20 messer per år, dette vil være gjenstand for vurdering. Enova avgjør hvilke messer som skal inngå. De som besøker standen skal få en positiv opplevelse. Enova skal fremstå som den ledende ekspert på effektiv energibruk. Enova er uavhengig av leverandører og andre markedsaktører i dette markedet, og skal derfor ikke fremme noen av disse på særskilt måte uten faglig begrunnelse. Rådene som gis på standen skal hjelpe den besøkende videre i sin prosess med å endre sin bolig. Rådene skal bygge på Enovas faglige argumentasjon supplert med tilbyders kompetanse. Opplevelsen skal være i tråd med den profil og verdier Enova står for, og det vil bli gitt innføring i dette for de som skal utføre tjenesten. Enovas messeprodukt kan oppsummeres til å være: Kunnskap om strømsparing og energiomlegging Nøytralitet i forhold til løsninger og leverandører Individuell der-og-da rådgivning Brosjyrer og konkrete hjelpemidler Kunnskap om Enovas tilbud til husholdningene Regnmakerne og andre sentrale aktiviteter Hovedfokus under messene vil være å øke kunnskapen om løsninger/tiltak hos personer som allerede er motiverte for å gjøre noe med boligen sin. Primært vil dette være omfattende tiltak som krever investering, men rådgiverne må også kunne svare på kortsiktige strakstiltak som umiddelbart kan redusere strømbruk. Grunnleggende er også forståelse for hvorfor Norge må legge om energiproduksjon og energibruk. I tilbudet skal det inngå reisekostnader / evt. timekostnader i forbindelse med opplæring av rådgiverne på minimum en dag per sesong, hos Enova i Trondheim, hvor hovedbudskap skal gjennomgås. Vi foretrekker en løsning med et fast kjerneteam som deltar på alle messene. Dette teamet kan suppleres med personer med lokal kjennskap. Vi ber tilbyderne sette opp bemanningsplan for messene. Det er utarbeidet brosjyremateriell som støtter vår argumentasjon. Se for brosjyreoversikt og mulighet for nedlasting. Skisse av stand sendes ut ved forespørsel. Grunnelementene i standen blir satt opp, men løse elementer og materiell må distribueres og eksponeres. Kostnader til utvikling av stand skal ikke tas med i tilbudet. Heller ikke lokal annonsering omfattes av denne forespørselen. Standen som er utviklet er 18 m2. Denne kan endres i perioden. For nærmere informasjon om messene, antall messer, antall dager per messe og lignende; se Ønsket kompetanse: Rådgiverne skal være motiverte og gi informasjon slik at de tar hensyn til boligens egenskaper og den livssituasjon besøkende på standen er i. De må kunne utdype og argumentere for de budskap som presenteres. Rådgiverne skal være aktive og oppsøke potensielle besøkende, både ved standen, og på messeområdet generelt dersom det er nødvendig. Dyptgående konsultasjoner og omfattende veiledning skal bare utføres unntaksvis og tilpasset kapasiteten. For de som trenger omfattende tilpasset individuell rådgivning skal det henvises til andre energirådgivere i regionen Tildelingskriterier Valg av leverandør vil bli foretatt med bakgrunn i en totalvurdering, hvor det økonomiske mest fordelaktige tilbud, og følgende vil bli lagt til grunn for vurderingen: Pris 30% o Totalpris og timepris o Kostnad per messe, kostnadsstruktur Faglig 50% o Faglig kompetanse og kvalitet i leveransen o Faglig erfaring og gjennomføringsevne Kapasitet, tilgjengelighet og forståelse for oppdraget 20%

3 Nevnte kvalifikasjoner må dokumenteres skriftlig og samlet i søknaden eller i vedlegg til søknaden. Vurderinger i forhold til ovenstående punkter vil skje på bakgrunn av tilbyders besvarelse og avklaringer. Prosjektleder må ha relevant og dokumentert erfaring fra lignende oppdrag. Prosjektleder bør ha en operativ rolle i prosjektet og det må fremgå hvor stor andel av messene prosjektleder skal delta på. Med faglig kompetanse, erfaring og gjennomføringsevne menes spesielt: Dokumentert relevant energikompetanse Kompetanse på relasjonsbygging gjennom direktekommunikasjon. Kjennskap og forståelse for Enovas øvrige oppdrag Kunne bidra til samspill med Enovas øvrige aktiviteter Selvstendighet og ryddighet Vurdering i forhold til ovenstående punkter vil skje på bakgrunn av tilbyders besvarelse og avklaringer Krav til tilbudet. Tilbudet skal struktureres slik: 1. Tilbudsbrev med total økonomisk ramme og angivelse av eventuelle forbehold. 2. Kostnadsstruktur: Alle priser må synliggjøre mva. a. Bemanning Bemanningsbehov evt. ulik kompetanse. Standen skal alltid være bemannet - vi ber om forslag til bemanningsplan. Lønnskostnader Reise/oppholdskostnader inkludert eventuell diettgodtgjørelse eller andre påslag skal være spesifisert. Eventuelt andre kostnader. Synliggjøring av totale kostnader per messe Evt. prisjustering i perioden 2008 og b. Prosjektledelse Planlegging av bemanning, sørge for riktig bemanning gjennom messen. Logistikk for materiell til stand og utdelt materiell. Oppfølging lokalt med messearrangør. Rapportering av antall besøkende, materiell og andre måleparametre, kontaktpunkt mot Enova SF. Fakturering og kostnadsoppfølging. c. Eventuelle andre kostnader Alle kostnader forbundet med oppdraget og rapportering av resultat må inngå i tilbudet. Ønsker en prisstruktur som gjør det mulig å sammenligne hva en utvidelse av tilbudet vil koste (for eksempel flere/andre publikumsmesser). 3. Kvalitet Tilbudet skal innehold en beskrivelse av hvordan tilbyder sikrer at råd som blir gitt er av riktig kvalitet, og at besøkende på standen sitter igjen med ønsket inntrykk av Enova og med relevante råd. Kompetansen beskrives i dette avsnittet. 4. Andre krav 1 Kort beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes løst innenfor hovedaktivitets- og budsjettrammen. 2 CV for tilbudte personer i faste stillinger 3 Angivelse av tilbudte personers tiltenkte roller og ansvarsposisjoner innenfor ulike aktivitetsområder. 4 Eventuelle andre kommentarer

4 1.6. Kvalifikasjonskrav For å kunne delta i konkurransen må leverandøren tilfredsstille følgende kvalifikasjonskrav: I. HMS-egenerklæring jfr. FOA 5-16 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakten vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av en fra de ansatte i bedriften. II. Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder III. God finansiell og økonomisk stilling dokumenteres ved fremleggelse av foretakets komplette årsregnskap (inkludert styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for de siste to regnskapsår. Halvårsregnskap for 2006 vedlegges også. IV. Betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag dokumenteres ved liste over de viktigste leveranser/avtaler de siste tre år, herunder leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere (referanseliste med kontaktpersoner og telefonnummer vedlegges) 1.7. Eventuelle underleverandører. Eventuelle underleverandører tilbyder ser behov for skal beskrives med et kort resymé og kontaktperson. Andelen av arbeidet som er tenkt utført av underleverandør skal også anslås. Bruk av underleverandør får ingen betydning for hovedleverandørens kontraktansvar. Enova forbeholder seg også retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 2. Tilbud og anskaffelsesprosessen 2.1. Anskaffelsesprosedyre Tildelingen vil skje etter en konkurranse med forhandling, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), siste gang endret 7. april 2006, med mindre eksplisitte forbehold fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen 2. februar 2007 kl. 13:00. For sent levert tilbud skal avvises i hht regelverket for offentlige anskaffelser. Tilbudet skal sendes eller leveres til: Enova SF Abelsgate Trondheim Tilbudet skal tydelig merkes: 06/806 Bemanning av publikumsmesser Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to (2) eksemplarer på papir, og være undertegnet av en autorisert representant for tilbyder. Eksemplar med originalunderskrift merkes original, den andre kopi. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk (CD-rom), merket på samme måte, innen samme frist Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk inklusive muntlig kommunikasjon på møter mv. Tilsvarende gjelder etter eventuell tildeling av kontrakt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 2 måneder etter frist for innleveringsfrist for tilbud Tilbudsåpning Innkomne tilbud vil bli åpnet umiddelbart etter innleveringsfristen. Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter for oppdragsgiver.

5 2.5. Avvisning og forkastning Det enkelte tilbud kan forkastes på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i FOA 8-10 og Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte tilbyders nåværende kunder for referanse. Alternative tilbud vil ikke bli vurdert.