Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF

Transkript

1 Side 1 av 5 Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Utvalg: Møtested: Møtedato: Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF Bingsfosshallen Møtetidspunkt: kl Følgende representanter møtte: Ivar Egeberg, Styreleder Senterpartiet Helge Seiertun, Sørum Kulturforum Kjell Hulby, Sørum Idrettsråd Erik Vea, Rådmannens representant Følgende representanter hadde forfall: Anette Carnarius Elseth, FrP Følgende vararepresentanter møtte: Elisabeth Myrstad 2. vararepresentant, V Følgende representanter møtte ikke: Ingen Møtet ble ledet av Ivar Egeberg Av 5 representanter møtte 5, inkludert møtende vararepresentanter. Underskrifter: Ivar Egeberg Helge Seiertun Kjell Hulby Elisabeth Myrstad Erik Vea Dette ble diskutert: 1. Daglig leders situasjonsrapport ble drøftet og tatt til følge. 2. Budsjettrapport fra desember ble drøftet og tatt til følge med følgende merknad: a. Renholdsavtalen med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF ble drøftet. Renholdskostnadene er høye og styret må se på alle kostnader på budsjettet for å finne sparingsmuligheter. Renholdsavtalen med Sørum Kommunale Eiendom dekker heller ikke alle behov som Bingsfosshallen har og er lite fleksibel i forhold til å dekke renholdsbehovet på kveld og helger, samt renhold som krever stiger og lift og nedvask

2 Side 2 av 5 tak. Styret ba daglig leder om ta opp innholdet i renholdsavtalen med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF og samtidig informere dem om at styret har bedt daglig leder om å innhentet pristilbud på alternativer i markedet. Styret og daglig leder er for øvrig godt fornøyd med kvaliteten på renholdet som utføres. b. Daglig leder fremmer en sak på revidering av statutter og vedtekter. 3. Resultatrapporteringen ble tatt til orientering. 4. Neste styremøte ble endret fra 11. juni kl til 16. juni kl med forbehold om at styremedlem Anette Carnarius Elseth hadde anledning denne datoen. Daglig leder sjekker ut med henne. Sakliste Utvalgsaknr. Arkivsaknr. Tittel 10/09 09/1836 GODKJENNING AV REFERAT 19 MARS /09 09/1168 SWOT ANALYSE 12/09 09/1257 FORSLAG TIL ØKONOMIPLAN FOR BINGSFOSSHALLEN I SØRUM KF /09 09/1838 EKSTRABEVILGNING UTSKIFTING AV UTSTYR 14/09 09/1851 EKSTRABEVILGNING NEDVASK TAK OG VINDUER 15/09 09/394 REKLAMESAKEN UTFORMING AV KONTRAKT 16/09 09/1852 GLASSVEGGER OG TILPASSNING FOR RULLESTOLBRUKERE

3 Side 3 av 5 Sak 10/09 GODKJENNING AV REFERAT 19 MARS 2009 Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet referatet og godkjente det slik det forelå. Styret i Bingsfosshallen vedtok møteprotokollen Sak 11/09 SWOT ANALYSE Det kom ingen representanter fra Sørum Kulturforum og Sørum Idrettsråd utover styrets representanter fra foreningene. Representantene meldte tilbake om liten interesse for SWOTanalysen blant medlemmene. Styret drøftet analysen og ble enige om å tilføre noen nye punkter i tillegg til de eksisterende. Daglig leder legger styrets SWOTanalyse inn i Økonomiplan til behandling i Kommunestyret. Daglig leder legger styrets SWOTanalyse inn i Økonomiplan til behandling i Kommunestyret Sak 12/09 FORSLAG TIL ØKONOMIPLAN FOR BINGSFOSSHALLEN I SØRUM KF Styret drøftet økonomiplan. Det var ikke forslag til endring av fokusområder. Det ble oppdaget en feil på lønnsposten som daglig leder skulle rette opp. Den bekymringsfulle økonomiske utviklingen og mulige tiltak ble drøftet og administrasjonen ble bedt om å komme med forslag til tiltak for styret. Økonomiplanen ble besluttet vedtatt med de foreslåtte endringene. 1. Daglig leders forslag til Handlingsprogram med økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF ble vedtatt med de endringer som var foreslått av styret. 2. Administrasjonen pålegges å komme med forslag til å bedre Bingsfosshallens økonomiske situasjon innenfor eksisterende rammebetingelser.

4 Side 4 av 5 Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF oversender med dette handlingsplan med økonomiplan til videre behandling i Kommunestyret Sak 13/09 EKSTRABEVILGNING UTSKIFTING AV UTSTYR Styret drøftet saken og spørsmålet om posten til inventar og utstyr var for lav siden det ble bedt om bevilgninger til utskifting av utstyr som man visste det ville bli behov for med jevne mellomrom. Dette burde man ha i mente når man vurderte og drøftet helheten i budsjettet. Behovet for utskiftingen var det enighet om og det ble vedtatt enstemmig å bevilge kr ,- og dekke beløpet av overskuddsfondet fra forrige år. Styret i Bingsfosshallen vedtok å investere i nytt kontorutstyr og gymmatter. Kostnadene kr ,- dekkes av overskuddsfondet fra forrige år. Sak 14/09 EKSTRABEVILGNING NEDVASK TAK OG VINDUER Styret drøftet saken og spørsmålet om hvorfor foretaket skulle bekoste en nedvask av vinduer når det i renholdsavtalen fremgikk at vinduer var inkludert og det ikke var spesifisert at det gjaldt bare for en viss høyde, mens det tydelig fremgikk at tak som ikke var dekket av avtalen. Styret besluttet å gi daglig leder fullmakt til å forhandle frem en klarere avtale med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF om hva som var innenfor rammene av renholdsavtalen og ikke. Styret vedtok å gi ekstrabevilgning til nedvask av tak i salen med lift, men at vask av vinduer og halvparten av liftutleien måtte bekostes av Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF ved Renhold. 1. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok å gi daglig leder fullmakt til å forhandle frem en klarere avtale med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF om hva som var innenfor rammene av renholdsavtalen og ikke. 2. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok å dekke nedvask av tak i sal med lift og dekke kostnaden på kr , - pluss mva. med overskuddsfondet fra forutgående år. 3. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok at siden det i renholdsavtalen sto at denne også skulle dekke vinduer, men ikke tak, så var vask av vinduer ved hjelp av lift en kostnad som Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF ved Renhold skulle dekke. Dersom Renhold ville gjøre bruk av den samme liften, så burde de også dekke halve liftleien.

5 Side 5 av 5 Sak 15/09 REKLAMESAKEN UTFORMING AV KONTRAKT Styret drøftet saken og kontrakten. Det ble vedtatt at daglig leder ser på hvordan man kan utforme sponsorpakker til behandling i neste styremøte. Kontraktsforslaget oversendes kommuneadvokaten som utformer en kontrakt på innholdet. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok at daglig leder ser på hvordan man kan utforme sponsorpakker som foreslått i kontraktsforslaget til behandling på neste styremøte. Kontraktsforslaget oversendes kommuneadvokaten som utformer en salgskontrakt på innholdet. Betingelsene under punkt 1 må inn i kontrakten. Sak 16/09 GLASSVEGGER OG TILPASSNING FOR RULLESTOLBRUKERE Styret drøftet saken og fant løsningen med glassvinduer tilfredstillende ut fra betingelsene. Styret vedtok å bruke kr av disposisjonsfondet til forbedringen og å søke Kommunestyret om å få dekket resten av beløpet. 1. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok å bruke kr av disposisjonsfondet til å bytte ut de tette veggene med glassvinduer på galleriet. 2. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF søker Kommunestyret om å få dekket det resterende beløpet på kr