Referat fra styremøte i Akershus fylkeslag

Transkript

1 Referat fra styremøte i Akershus fylkeslag Tid: 27. februar kl Sted: Brugata 19 Deltagere: Kaja, Brynhild, Terese, Thale, Charlotte, Bernt (valgkomite), Sigurd (Terese gikk tidlig) sliste: FAST/16-17 Muntlig orientering fra Hovedstyret og Landsstyret... 2 FAST/16-17 Godkjenning av referat fra forrige styremøte, innkalling og saksliste... 2 FAST/16-17 Handlingspunkter og vedtaksoppfølging /16-17 Kriseplan 1 iverksatt /16-17 Kriseplan 2 utarbeides /16-17 Husleieøkning /16-17 Bærum lokallag og konfirmasjon /16-17 Revidert budsjett I /16-17 Avtaler i tråd med økonomireglementet /16-17 Samarbeid Internasjonalt utvalg og Secular Forum /16-17 Mandat for felles vigsels- og gravferdsutvalg /16-17 Etablering av Follo lokallag /16-17 Høringssvar konfirmasjonsleirer /16-17 MOD (Mangfold og dialog) /16-17 Høringssvar prinsipp- og arbeidsprogram /16-17 Eventuelt 1 Årsmøte og delegatfordeling /16-17 Eventuelt 2 Oppfølging av frivillige... 9 FAST/16-17 Evaluering av styremøtene FAST/16-17 Orienteringssaker til styremøtet A. Orienteringssaker fra styret og sekretariatet B. Orientering fra utvalgene C. AUs møtelogg og vedtak D. Orientering fra ansvarsområdene i styret Gjestenett: HEF-gjest / HEFtig60 Forfall meldes til sigurd.lund@human.no snarest. Kaja Lorentzen Fylkesleder Sigurd Lund Kontorleder

2 FAST/16-17 Muntlig orientering fra Hovedstyret og Landsstyret sansvarlig: Kaja Styret tar saken til orientering. FAST/16-17 Godkjenning av referat fra forrige styremøte, innkalling og saksliste sansvarlig: Kaja Referat, innkalling og saksliste ble godkjent FAST/16-17 Handlingspunkter og vedtaksoppfølging sansvarlig: Kaja snr Frist Status Evt. ny frist All kommunikasjon til Møte Inntil videre «Sigurd bruker skjønn økonomiansvarlige i ved behov» lokallag skal kopieres til lokallagsleder Revisoranbud for fylkeslag og lokallag Økonomigjennomgang (årsregnskapet) Årsmøtedokumenter purring på telefon Totalregnskap for Akershus (fylkeslag og lokallag) med prosjekt ut i fra budsjettmal Opplæring smartblikk for styret Økonomigjennomgang styret Status HumUke i lokallag Frivillighetsseminar light til høsten om kapasitet? Møte og 149 Møte og 150 August 2016 Utgår som følge av at Hovedkontoret jobber med revisortilbud for hele landet Utgår Ansvarlig Kontoret Kaja Styret Mars/april 2017 Utsatt til 2017 (etter årsmøteregnskap) Kontoret april Kontoret Møte Første møte etter sommer Kontoret Møte August 2017 Kontoret Før sommeren Styret Styret tok handlingspunktene og vedtaksoppfølging til etterretning. Side 2

3 177/16-17 Kriseplan 1 iverksatt sansvarlig: Kaja Deler av kriseplanen er iverksatt. Vikar på kommunikasjon er ikke på plass før 1. mars. Vikar på konfirmasjon fremdeles uavklart. Kriseplan iverksettes ytterligere om vi ikke får vikar på konfirmasjon. Nye tiltak vil i så fall også bli diskutert med Felles-AU. Se vedlegg Styret tok saken til orientering 178/16-17 Kriseplan 2 utarbeides sansvarlig: Kaja Fylkeskontoret har fått innvilget vikar for høy sykdom blant de ansatte som jobber med konfirmasjon. Samtidig har vi fått beskjed om at hvis vi får mer sykdom (eller noen knekker beinet på isen) så får vi ikke ekstern vikar. For å være forberedt må vi lage en plan for om vi har uflaks. Kontorleder har bedt organisasjonssekretærene om å se på a) hvilke oppgaver som bør kuttes hvis kriseplan må iverksettes b) hvilke oppgaver som bør kuttes nå så lokallag, utvalg, frivillige ikke havner i en situasjon der oppgaven kuttes rett før den skal gjennomføres. Målet er å gi fylkesstyrene et godt beslutningsgrunnlag. På neste styremøte vil kriseplan 2 vedtas. AU bør få fullmakt til å forhandle med Oslo. tatt til etterretning. 179/16-17 Husleieøkning sansvarlig: Kaja Husleieavtalen til Akershus fylkeslag kunne første gang forhandles etter nyttår. Akershus fylkeslag har fått tilsendt en justert husleie pålydende kr per år. Tidligere har husleien vært per år. Styreledere i Oslo og Akershus har hatt møte om saken og søker nå et forhandlingsmøte med Hovedkontoret. Styreleder forhandler med Hovedkontoret. AU sluttforhandler husleiekontrakt. Svar til HEF: 1. Må være forutsigbart. Budsjettforutsetning Side 3

4 2. «Justering» ikke greit. Forhandlinger, som det står i kontrakt, oppleves ikke som reelle. 3. Kontorstøtte må forankres i høyere organ 4. Netto husleie (uavhengig av støtteordning) Sigurd skriver utkast til svarbrev som inkluderer punktene over. AU ferdigstiller svarbrevet. 180/16-17 Bærum lokallag og konfirmasjon sansvarlig: Kaja Bærum lokallag vil få et betydelig underskudd. Fylkesstyret er nødt til å ta grep. Kaja informerer på møtet. 1. Årsregnskapet og årsmøteprotokoll må foreligge før fylkesstyret kan vurdere saken. utsatt til styremøtet Bærum LL må redegjøre for hvilke kostnadsbesparende tiltak de iverksetter 181/16-17 Revidert budsjett I 2017 sansvarlig: Styret Landsstyret har vedtatt tilskudd til fylkeslagene. Akershus fylkeslag får kr (inkludert støtte til kontorhold). Husleien er blitt økt til kr per år. Styreleder bereder hvordan Akershus fylkeslag kan forhandle ned husleien, evt se på andre alternativer. Budsjettet settes opp med kr i husleie i påvente av resultat. Akershus styrte mot et lite underskudd. Reduksjonen i tilskudd, samt kostnadsøkning på husleie øker underskuddet betraktelig. Underskuddet økes med kr. Nytt forventet underskudd: kr. Akershus har en betydelig kostnadsøkning fra 2015 til Hvis ikke budsjettert underskudd for 2017 skal tas av egenkapitalen må tiltak iverksettes for å redusere kostnader. Dette vil spesielt gjelde konfirmasjon siden det er her fylkeslaget har de største utgiftene. Vedlegg: Revidert Budsjett I 2017 Vedlegg: Kostnadsøkning 2015 til 2016 Side 4

5 Revidert budsjett I 2017 utsettes til 13. mars. Fylkeskontoret kommer med forslag til kostnadsreduksjon til styremøtet 13. mars. 182/16-17 Avtaler i tråd med økonomireglementet sansvarlig: Sigurd Økonomireglementet legger føringer for hvem som kan inngå avtaler for fylkeslag. Dette gjelder alt fra hotellseminar, engasjere kursledere, seremonidekorasjoner osv så fremt det overstiger et visst beløp. Avtalene skal forhåndsgodkjennes. Arbeidsfordelingen økonomireglementet legger opp til fordeler ansvaret mellom styreleder og fylkesstyret for alle avtaler over kr. Akershus fylkeslag sin størrelse gjør at fylkeskontoret tidligere (og per nå) har gjort slike avtaler nesten daglig. Akershus fylkeslag (og Oslo fylkeslag) har bedt økonomiavdelingen om å redegjøre hva fylkeslaget må gjøre for å kunne fortsette tidligere praksis. Dette er blitt misforstått og sendt til Hovedstyrets AU. Hovedstyrets AU har deretter gjort et vedtak som bryter med økonomireglementet. Inntil økonomireglementet endres kan vi se bort fra vedtaket. Arbeidsflyten vil markant begrenses om alle avtaler over skal avventes til styremøtene. Alternativt må styreleder godkjenne avtalene løpende. For begge alternativene må kontoret sette opp et saksgrunnlag for hver avtale så fylkesleder eller fylkesstyre har beslutningsgrunnlag. Dette vil øke arbeidsbelastningen på kontoret. Fylkeskontoret ber fylkesstyret om tillit til å fortsette å inngå avtaler på vegne av fylkeslaget etter samme praksis som tidligere. De avtaler som blir inngått kontrolleres i dag av rådgiver på fylkeskontoret, regnskapsfører og revisor. I tillegg har kontorleder, økonomileder og styreleder tilgang til regnskapsprogrammet for å gjennomføre kontroll om ønskelig. Vedlegg: Retningslinjer for økonomireglement Vedlegg: Hovedstyrets AU Alle avtaler som forplikter laget for et beløp som overstiger kr er godkjent av styret så fremt de er i tråd med budsjett. 1. Kontorleder får fullmakt til å forplikte laget for avtaler som overstiger kr innenfor rammene av vedtatt budsjett. 2. Ved tvil, eller prinsipielle saker, konsulteres styrets leder. 3. Styret skal ha rapporter (hvem og hvor mye) i forbindelse med regnskapsrapporteringene. Side 5

6 183/16-17 Samarbeid Internasjonalt utvalg og Secular Forum sansvarlig: Kaja Internasjonalt utvalg hadde 23. januar et vellykket møte med representanter fra Secular Forum (SF). Hensikten med møtet var å finne ut om HEF og SF kan samarbeide om å lage et tilbud for ikketroende innvandrere i Norge. Utvalget ønsker de tre forslagene til samarbeidsprosjekter nevnt under, behandlet i styrene, slik at vi kan starte et samarbeid allerede nå i vår-sesongen. Samarbeidet vil ikke medføre ekstra kostnader, hvis seminaret legges til Humanistisk uke. Forslag til samarbeidsprosjekter: Etter en grundig debatt om mulige samarbeidsformer, ble vi enige om følgende mulige prosjekter: 1. Arrangere et åpent seminar i en Moske (Rabhita) for å komme i kontakt med ungdom der. 2. Involvere Humanistisk Ungdom (HU) i et felles møte her i Brugata 19, med tema «Hvordan er det å være ikketroende for unge i Norge i dag?» Kanskje sende informasjon om møtet til VDG-skoler i Oslo. 3. Arrangere et felles seminar på Litteraturhuset under HUM-uke til høsten, med mulig tema «Humanisme, er det det som kan forene oss?» (styret ikke vedtaksdyktig) Fylkesstyrene i Oslo og Akershus er positive til et samarbeid mellom HEFs lokale internasjonale utvalg og Secular Forum. Dette er i utgangspunktet et prøveprosjekt som varer ut 2017, og evalueres før en eventuell videreføring i /16-17 Mandat for felles vigsels- og gravferdsutvalg sansvarlig: Sigurd Felles vigsels- og gravferdsutvalg har levert forslag til nytt mandat. Se vedlegg (styret ikke vedtaksdyktig) Nytt mandat vedtatt som tillegg til Akershus fylkeslags vanlige utvalgsmandater. Mandatet settes inn i ny mal. AU bemyndiges til å gjøre justeringer sammen med Oslo om nødvendig. Side 6

7 185/16-17 Etablering av Follo lokallag sansvarlig: Kaja Fylkesstyret har tidligere vedtatt at vedtak rundt Follo lokallags geografiske virkeområde skal avgjøres på styremøte i april. Siden resultat av lokallagenes årsmøter er klare kan avgjørelsen fremskyndes. Lokallagene Oppegård, Enebakk, Frogn og Nesodden, og Ski har alle vedtatt på sine årsmøter at de ønsker å slå seg sammen i Follo lokallag. Teknisk sett skjer dette gjennom nedleggelse av lokallagene bortsett fra Oppegård. Oppegård lokallag endrer navn til Follo lokallag. Fylkesstyret vedtar geografisk virkeområde for nye Follo lokallag. Ås og Vestby lokallag stemte nei til sammenslåing på sitt årsmøte, men samtidig har de ikke fått et nytt lovlig valgt styre. De mangler samtlige verv bortsett fra 1. vara. 1. Ås og Vestby lokallag nedlegges fra og med Jmf Human-Etisk Forbunds fellesvedtekter for lokallag paragraf 4 og 6 om minimumskrav for lokallagsstyrer. 2. Follo lokallags geografiske område fra og med består av dagens lokallag Oppegård, Enebakk, Frogn og Nesodden, Ski, og Ås og Vestby. 3. Per Bratterud fra Ås og Vestby velges som representant til interimsstyret velges av fylkesstyret. 4. Oppegård lokallag kaller inn til første møte i interimsstyret. 186/16-17 Høringssvar konfirmasjonsleirer sansvarlig: Kaja sak 161: Alle lokallag får høringsfrist 10. januar 2017 på å komme med tilbakemeldinger på at konfirmasjonsleire bør være i regi av fylkeslaget med lokallag ansvarlig for seremoni. Deltageravgifter fordeles mellom fylkeslag og lokallag. Høringssvar: Det er ingen av de syv lokallagene som har svart som er kategorisk imot forslaget om at fylket administrerer leire. Nedre Romerike støtter forslaget. Enebakk har ingen meninger om det. Frogn-Nesodden ønsket å vite fordelingsnøkkelen, men svarte siden ikke innen høringsfristen. Fire lokallag har følgende bemerkninger: Ås og Vestby lokallag med støtte fra Ski lokallag, påpeker at de støtter forslaget hvis noe av det overskuddet fra konfirmantene går tilbake til lokallaget. Hvis det Side 7

8 ikke er slik, ønsker de at det over tid jobbes for at alle kurs og seremonier skjer lokalt. Eidsvoll og Hurdal lokallag påpeker at det må være frivillig for lokallaget å være med i ordningen med leir. De forventer også at de lagene som ikke er med på leir holder kurs lokalt og får det økonomiske overskuddet til dette. Bærum lokallag støtter forslaget med begrunnelse at det blir praktisk enklere og likt tilbud i hele fylket. Det forutsettes at gjennomføring ikke blir et rent administrativt anliggende, men at fylkeslaget og de lokallag som måtte ønske det har innsyn i kursinnhold på leirene, samt i valg av eventuelle leverandører. Andelen som refunderes til gjennomføring av seremoni må ta høyde for faktiske kostnader, ikke minst til leie av lokale. (styret ikke vedtaksdyktig) Fylkesstyret overtar regien på konfirmasjonsleirene. Fordelingsnøkkel mellom fylke og aktuelle lokallag avgjøres på fylkesstyremøte i april. 187/16-17 MOD (Mangfold og dialog) sansvarlig: Thale Konfirmasjonsutvalget jobber med alternativt tilbud til dagens Camp Refugee. (styret ikke vedtaksdyktig) en ligger i referatene til styremøtet (ved en feil). 1. Konfirmasjonsutvalget jobber med innspill fra møtet 2. Konfirmasjonsutvalget fremlegger forslag til styreseminaret 26. mars 188/16-17 Høringssvar prinsipp- og arbeidsprogram sansvarlig: Kaja Frist: Utkast til nytt prinsipp- og arbeidsprogram er sendt ut på høring. Se vedlegg Forslag til vedtak (styret ikke vedtaksdyktig) 1. Valgkomiteen må sende utkast til prinsipp- og arbeidsprogram til potensielle nye styremedlemmer før styreseminaret 26. mars 2. Forslag til høringssvar lages av Kaja til 26. mars Side 8

9 189/16-17 Eventuelt 1 Årsmøte og delegatfordeling sansvarlig: Kaja Frist: Hva må forberedes til årsmøtet? Diskusjon. sliste vedtas Årsmeldingen sendes til styret når den er klar. 2. Delegatene til årsmøtet får info om at fra kl presenteres arbeidet til ambassadørene 3. Styreseminar 26. mars 4. Orienteringssak: Økonomi HEF 5. Orienteringssak: Uttalelsene fra landsstyret 6. Delegatlista til landsmøtet 7. Sette delegatmøter 190/16-17 Eventuelt 2 Oppfølging av frivillige sansvarlig: Kaja Frist: ? (styret ikke vedtaksdyktig) Utsettes til 13. mars Møteplan AU og fylkesstyret 27. februar Kl Styremøte 13. mars Kl Styremøte Lør 25. mars Kl Årsmøte med lunsj 2017 Søn 26. mars Kl Styreseminar (i Brugata) 19. april Kl AU 24. april Kl Styremøte. Forberede landsmøte? Delegatmøte 1? Delegatmøte mai Kl AU 29. mai Kl Styremøte juni Landsmøte 14. juni Kl AU 19. juni Kl Styremøte Side 9

10 FAST/16-17 Evaluering av styremøtene sansvarlig: Kaja Evalueringspunkter styremøter 1-8 Formulere vedtak presist. Kjøre storskjerm samtidig Sammenheng i saker Tid til de viktige sakene. Eks arbeidsprogram Forberedt! Lest og vurdert sakspapirer Evalueringspunkter styremøter 9- FAST/16-17 Orienteringssaker til styremøtet sansvarlig: Kaja A. Orienteringssaker fra styret og sekretariatet sansvarlig: Sigurd Status administrasjonen Belastende periode grunnet usikkerhet rund framtidssituasjon Christoffer sykemeldt. Usikker varighet. Vikar konfirmasjon innvilget fra Noen begrensninger som kompliserer litt Samler inn informasjon til kriseplan 2 Startet jakt på vikar. Vikar for Irene begynner 1. mars. 60% stilling Stort press på konfirmasjon grunnet uløst vikar. Ida flyttet delvis over på konfirmasjon. Frivillighetsarbeidet nedprioriteres. Status oppfølging av medlemmer og frivillige Desember og januar: Planlegging av vintersolvervstand og juletrefest i Oslo. Bistå lokallagene med årsmøteplanlegging og gjennomføring. I tillegg har jeg deltatt i et møte om spørreundersøkelsen som vi hadde og som vi skal bruke videre i arbeidet med konkrete tiltak for oppfølging av frivillige og tillitsvalgte. Spørreundersøkelse vedlagt. Vikaroppgaver konfirmasjon. Status kommunikasjonsarbeid Siste innspurt før permisjon (årsmeldinger og overlevering) Status økonomi Avventer årsoppgjør. Neste styremøte blir signeringsmøte. Status landsmøte 2017 Delegatfordeling + info vedlagt B. Orientering fra utvalgene sansvarlig: Sigurd Side 10

11 Navnefest Ingen nye referat foreligger Konfirmasjon Se vedlegg Vigsel og gravferd Programmet for felles talerseminar er klart mars på Vettre hotell i Asker. Forslag til nytt mandat for et fellesutvalg for vigsel og gravferd, ferdigstilles og oversendes fylkesstyrene. Vigselsutvalget lager en sak på at paret nå må dekke reiseutgifter for vigslere fra andre fylkes, samtidig som gebyret også har økt kraftig. Internasjonalt Årets siste utbetaling til våre samarbeidspartnere i Romania og India, ble foretatt før årsskifte. Utvalget jobber videre med et møte med tema: «Trosfrihet for innvandrere i Norge» og inviterer «Secular Forum» til vårt neste utvalgsmøte for å diskutere et mulig samarbeid. Utvalget jobber videre med planene om et parallell verksted om vårt internasjonale samarbeid under verdenskongressen i I samarbeid med IHEU, vil utvalget søke om støtte til en humanistorganisasjon i utlandet i Den planlagte turgruppa for flyktninger på Torshov mottaket, kan komme i gang på våren. Utvalget hadde et vellykket møte med representanter fra Secular Forum (SF). Hensikten med møtet var å finne ut om HEF og SF kan samarbeide om å lage et tilbud for ikketroende innvandrere i Norge. Utvalget ønsker de tre forslagene til samarbeidsprosjekter nevnt under, behandlet i styrene, slik at vi kan starte et samarbeid allerede nå i vår-sesongen. Utvalget jobber videre med planene for et parallell verksted under verdenskongressen i august 2017, se eget notat fra Liss Schanke. Utvalget har startet evalueringsarbeidet med våre to samarbeidspartnere i Romania og India. Utvalget er i kontakt med IHEU om å finne en relevant humanistorganisasjon for å søke støtte fra DU. Prosjektet for flyktninger på Torshov transittmottak starter opp igjen i februar. Møte på Torshov transittmottak. Shwan redegjorde for situasjonen på mottaket. Det er ca 60 beboere, hovedsakelig fra Eritrea og Syria. De fleste unge menn mellom år. Alle er kvoteflyktninger og har fått opphold, men venter på kommune. De fleste er der ca. 6 uker. Det er flere frivillige grupper som har aktiviteter på mottaket. Fast er Røde Kors hver onsdag. Shwan var veldig opptatt av at vi måtte lage en klar plan for hvilke aktiviteter vi ville gjøre og en liste over alle datoer og frivillige. Andre aktiviteter Ingen nye referat foreligger Side 11

12 C. AUs møtelogg og vedtak sansvarlig: Kaja Ingen nye referat foreligger D. Orientering fra ansvarsområdene i styret sansvarlig: Styret Ansvarsområdene: Robuste Follo: Brynhild, Rikke, Per HumUke: Gisle og Kaja Konfirmasjon: Thale Politisk påvirkning: May Gunn, Bjarne, Terese Frivillighetsseminar: Charlotte Lokallagsfaddere: Terese, May Gunn, Gisle Valgkomitearbeid: Brynhild Oppgaver (oppdateres på hvert styremøte) Oppgave Frist / milepæl Ansvar Arbeid med region Follo Robuste Follo Påvirke politiske partier Avventer Hovedstyret Politisk påvirkning Støtte til nye valgte i lokallag Utarbeide en bedre presentasjon av valgkomitearbeid i lokallag i Akershus. Februar, mars oktober lokallagsfaddere Brynhild/kontor Forslag til vedtak (styret ikke vedtaksdyktig) Styret tar saken til orientering. Side 12