Anskaffelse av finansiering av fartøy Rammeavtale

Transkript

1 Til leverandører Anskaffelse av finansiering av fartøy Rammeavtale Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling (FOA del III)

2 DEL I INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN OG PREKVALIFISERING 1. BAKGRUNN FOR ANSKAFFELSEN OG OVERORDNET FORMÅL Nordland Fylkeskommune (NFK) har ansvar for transporttjenester i Nordland fylke. Fylkestinget i Nordland har vedtatt utprøving av endret anbudsform for anskaffelse av transporttjenester til sjøs, såkalt "delt bruttoanbud", jf. sak 019/14 vedlagt. Dette innebærer at NFK deler anskaffelse av transporttjenestene i tre deler hvor anskaffelse av fartøy, finansieringen av fartøy og driften av fartøy anskaffes i separate konkurranser. NFK har allerede inngått rammeavtale om nybygg. For nærmere informasjon om anskaffelsen vises det til anskaffelse kunngjort på Doffin (ref ) og kontrakt kunngjort (ref ). NFK vil dessuten kontrahere brukte fartøy og inngå avtaler om drift og vedlikehold av fartøyene. Formålet med denne anskaffelsen er å etablere en rammeavtale med én leverandør om eierskap og finansiering av fartøy med en ramme på inntil ,- NOK. Fartøy vil, på det tidspunkt NFK bestemmer, erverves av valgte leverandør som skaffer finansiering. NFK skal deretter disponere de aktuelle fartøy på grunnlag av langsiktige leieavtaler med rett til videreleie i forbindelse med driftsanbud for rutetrafikk i fylket. Ved endt leieperiode skal fartøyene kunne overføres vederlagsfritt til NFK. Se vedlagte rammeavtale for nærmere informasjon om avtalevilkårene. Leverandører opplyses om at NFK tidligere har bekjentgjort en lignende anskaffelse i markedet, men NFK lyktes ikke å inngå kontrakt. Det er derfor besluttet å gjennomføre en ny anskaffelsesprosess etter FOA del I og del III. 2. GENERELT OM ANSKAFFELSESPROSESSEN Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling i to trinn, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 14-1 (3), jf (1) bokstav b og c. Leverandørene skal først levere søknad om deltakelse i konkurransen for å bli prekvalifisert. Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil deretter bli invitert til å inngi tilbud. Selv om konkurransen gjennomføres i to trinn utsendes Rammeavtalen og informasjon om selve konkurransen samtidig med kvalifikasjonsgrunnlaget her for å gi leverandørene mest mulig informasjon tidlig i prosessen. Leverandørene bes imidlertid merke seg at det er to separate frister for henholdsvis inngivelse av søknad om deltakelse og inngivelse av tilbud, og at fullstendig og oppdatert konkurransegrunnlaget vil bli sendt til kvalifiserte leverandører i forbindelse med utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har blitt invitert til å levere tilbud, vil få sine tilbud evaluert. NFK forbeholder seg likevel retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første

3 reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Rammeavtalen tildeles den leverandøren som inngir det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FOA 22-2 (2), jf. FOA Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED. 3. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGETS OPPBYGNING Kvalifikasjonsgrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del I Informasjon om anskaffelsen og prekvalifisering (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav o Vedlegg 1 Mal for forpliktelseserklæring o Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring o Vedlegg 3 Underleverandører o Vedlegg 4 Egenerklæring om vandel Del II Informasjon vedrørende kontraktstildeling Del III Rammeavtale vedrørende finansiering og anskaffelse av fartøy o Bilag 1 Leverandørens løsningsbeskrivelse o Bilag 2 Priser o [Bilag 3 Avtalevilkår for tildelte kontrakter Vedlegg 1 Norwegian Sale Form 2012 (MoA) o Vedlegg 2 Barecon 2001 (Bareboat certeparti) ]Bilag 4 Fylkestingets vedtak sak 019/14 o [Bilag 5 Ev. Lånetilsagn fra Långiver] o [Bilag 6 Mal for lovlighetsbekreftelse] 4. TENTATIV TIDSPLAN NFK har utarbeidet følgende tentative tidsplan: Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål før innsendelse av kvalifikasjonssøknad Frist for innsendelse av kvalifikasjonssøknad kl Evaluering av kvalifikasjonssøknader* Uke 40 Utsendelse av konkurransegrunnlag og invitasjon Uke 41 til å inngi tilbud til prekvalifiserte leverandører * *Tentative frister

4 5. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 5.1 Formål med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å redusere kostnader forbundet med drift av rutetilbudet i fylket ved å etablere gode finansieringsløsninger for fartøy. Endring av anbudsform gjennom å anskaffe fartøy, finansiering og drift separat forventes å øke konkurransen og gi en bedre og mer effektiv utnyttelse av materiell. 5.2 Konsept for anskaffelsen Finansieringen av fartøyene er tenkt gjennomført som en "sale- and leaseback" transaksjon. Det skal inngås en rammeavtale (vedlagt) som overordnet regulerer forholdet mellom NFK og leverandøren. Rammeavtalen forutsetter at NFK inngår avtale med tredjemenn om erverv av fartøy (enten direkte med verft eller eier av interessante fartøy). Ved levering av hvert enkelt fartøy transporteres dette til leverandøren under enkeltstående kjøpsavtaler (MOAer) etter prinsippene i rammeavtalen. Øvrige rettskrav som mangelskrav og lignende forblir på NFKs hånd. Deretter leies fartøyene ut til NFK under bareboat certepartier med varighet tilsvarende fartøyenes gjenværende levealder. Ved leieavtalens utløp gis NFK rett til å overta fartøyet vederlagsfritt. FIGUR I: Eventuelle Investorer Eventuell långiver (Fremmedkapital) Leverandøren Nordland fylkeskommune Skip

5 Leverandører opplyses om at NFK som følge av offentligrettslige rammer ikke har anledning til å tilby ytterligere sikkerhet enn den sikkerhet som ligger i den enkelte leieavtale. Det opplyses om at eventuell långiver kan tilbys pant i de enkelte fartøyene såfremt långiver aksepterer direkteavtale med NFK som fullt ut beskytter NFKs posisjon som kjøper(leietaker) overfor panthaver (ref. figur I ovenfor). Rammeavtalen gir videre NFK opsjon om kjøp av ethvert fartøy til nedskrevet verdi. Se rammeavtalens punkt 7. NFK legger til grunn at leverandøren vil kunne være et selskap som opprettes kun for dette formål (SPV) og at dette krever en oppkapitalisering via fremmedkapital. NFK er innforstått med at inngåelse av denne rammeavtalen i et slikt tilfelle vil nødvendiggjøre godkjennelse gjennom vedtak i kredittkomité hos långiver på det tidspunkt fremforhandlet avtale foreligger. NFK vil som følge av dette akseptere at tilbudet initielt gis under forbehold om fremskaffelse av fremmedkapital og godkjennelse i långivers kredittkomité. Leverandøren skal likevel garantere for at det vil bli gjennomført en adekvat søknadsprosess og som et minimum skal leverandøren angi egen margin utover långivers vilkår som blir bindende gjennom et slikt tilsagn. I tillegg skal leverandøren gi informasjon om foreslått finansieringsløsning og forventede vilkår hos långiver, se bilag 2 til rammeavtalen. Innen siste reviderte tilbud inngis må endelig tilsagn være gitt og samlet pristilbud foreligge. 5.3 NOR-registrering Fartøyene er anskaffet for oppfyllelse til registrering i NOR. Det forutsettes derfor at samtlige Fartøy ved levering til Leverandøren registreres i NOR. For registrering i NOR må leverandøren oppfylle krav til nasjonalitetstilknytning, jf. sjøloven Offentligrettslige rammer for struktur I henhold til kommuneloven 50 er det en forutsetning for finansieringsløsningen at fartøyene anses å være til NFKs "eget bruk". Rammeavtalen som inngås må for øvrig være innenfor den fullmakt som er gitt fra Fylkestinget jf. sak 019/14 vedlagt (Rammeavtalens bilag 4), og inngåelsen av rammeavtalen og den enkelte leieavtale (avrop) må godkjennes av fylkesrådet. Beslutningen om å gjennomføre denne anskaffelsen er besluttet av kompetente organer i NFK. Fylkeskommunen vil på forespørsel kunne gi en legal opinion/lovlighetsbekreftelse på at NFK har kompetanse til å inngå avtalene. Merk at dette punktet ikke er uttømmende med tanke på øvrige offentligrettslige rammer som foreligger for denne anskaffelsen.

6 5.5 Finansieringsvirksomhet Leverandørene opplyses om at det i kontrakten stilles krav om at leverandøren lovlig skal kunne drive finansieringsvirksomhet og oppfyller alle øvrige regulatoriske krav i Norge for denne form for finansiering. Norske leverandører må oppfylle kravene i lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner (finansieringsvirksomhetsloven) på tidspunktet for avtaleinngåelse 5.6 Underleverandører/ Investorer Tilbyderne opplyses om at vil bli stilt krav om innsyn i eierstrukturen hos leverandøren og innsyn i hvilke investorer som til enhver tid står bak finansieringen. Rammeavtalen forutsetter at leverandøren og eventuelle underleverandører til enhver tid har opptrådt og opptrer i tråd med gjeldende regelverk knyttet til etiske krav og innenfor interne og allmenne akseptable etiske standarder. Det vil kunne bli stilt krav om vandelserklæring jf. vedlegg 4 fra samtlige aktører involvert før kontrakt inngås. Skifte av underleverandør i kontraktsperioden krever samtykke fra NFK. 5.7 Anskaffelsens verdi og varighet Som nevnt ovenfor skal det tilbys en finansieringsramme på inntil ,- NOK. Rammen er et maksimumsbeløp som ikke nødvendigvis vil bli benyttet og det foreligger ingen forpliktelse for NFK med tanke på minimumsbruk av rammen utover de 5 fartøyene som allerede er bestilt. Dette forutsetter imidlertid at rammeavtalen er på plass tidsnok i forhold til leveringstidspunktet for de bestilte fartøy NFK vurderer i løpet av de neste årene å anskaffe en serie med ferger og hurtigbåter for passasjertrafikk for kystfart i Nordland. Når det gjelder rammeavtalens varighet, foreligger det ingen rett eller plikt for noen av partene å ta inn nye fartøy med levering senere enn ti år fra rammeavtalens ikrafttredelse. Varigheten for den enkelte leieavtale vil være 20 år for nybygg hurtigbåter og 30 år for nybygg ferger. Varigheten for brukte fartøy vil minimum være 5 år fra leveringstidspunktet med mindre annet avtales.

7 6. KVALIFIKASJONSKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Under følger de kvalifikasjonskrav som leverandøren må oppfylle for å bli prekvalifisert og få tilbudet evaluert i konkurransen. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet knyttet til finansielle, økonomiske, tekniske og faglige krav for å bli kvalifisert. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandøren og foretaket. I så fall skal forpliktelseserklæring vedlegg 1 fylles ut. Krav id. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav LOVBESTEMTE KRAV 1) Leverandøren skal ha betalt skyldige skatter og avgifter i Norge (kravet gjelder kun norske leverandører). 2) For arbeid som skal utføres i Norge kreves at leverandøren oppfyller lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for forespørsel om deltagelse. HMS-egenerklæring vedlagt som vedlegg 2, underskrevet av person med myndighet til å binde leverandøren og ansattrepresentant. ORGANISASJON 3) Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. 4) Leverandøren skal ha god profesjonell vandel FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KRAV 5) Leverandøren, evt. ved å støtte seg på andre leverandørers ressurser via forpliktelseserklæring, skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet til å kunne tilby en finansiering med en ramme på inntil NOK. Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at Leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. Egenerklæring om vandel vedlegg 4 skal vedlegges. Egenerklæringen skal være underskrevet av person med myndighet til å binde leverandøren. - Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetning siste tilgjengelige regnskapsår for leverandøren. - En erklæring om foretakets omsetning innenfor det området som omfattes av kontrakten siste regnskapsår, i den utstrekning opplysninger om slik omsetning er tilgjengelig. - Kredittvurdering med nøkkeltall, ikke eldre enn 12 måneder, fra anerkjent kredittvurderingsselskap.

8 Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge dokumentasjon om økonomisk og finansiell stilling som NFK har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som NFK finner egnet, som for eksempel en utførlig beskrivelse av hvordan finansieringen skal tilby/skaffes. TEKNISKE OG FAGLIGE KRAV 6) Leverandøren skal ha erfaring med å håndtere finansiering av driftsmidler som beskrevet i kap. 5, herunder eierskap og administrasjon av fartøy/driftsmidler. Kravet kan oppfylles ved forpliktelseserklæring som dokumenterer at selskap med slik erfaring skal bistå leverandøren til å løse disse oppgavene. Liste over de viktigste oppdrag som er utført i løpet av de siste 3 år. Det skal gis en kort beskrivelse av oppdraget og opplysning om oppdragets varighet og verdi, samt navn på eventuell kunde. Med henvisning til FOA 19-7 vil det bli fastsatt en frist på minst 15 dager for når begjæring om midlertidig forføyning mot NFKs beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurranse, jf. FOA (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) må settes frem for tingretten. 7. INSTRUKSJONER TIL LEVERANDØRER OM UTFORMING OG LEVERING AV KVALIFIKASJONSSØKNAD 7.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Nordland Fylkeskommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: E-post: Bjørnar Klausen Fylkeshuset 8048 Bodø bk@nfk.no

9 Eventuelle spørsmål knyttet til kvalifikasjonsgrunnlaget kan rettes til kontaktpersonen per e-post innen Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos NFK hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 7.2 Feil og oppdateringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandør umiddelbart å varsle NFK om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 7.3 Frist Frist for levering av kvalifikasjonssøknad er kl NFK vil avvise kvalifikasjonssøknad som ikke er NFK i hende innen fristen. 7.4 Innlevering og utforming av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknad skal leveres direkte eller sendes per post til postadressen angitt under pkt. 7.1 ovenfor. Fylkeshusets åpningstid er fra kl Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad - Anskaffelse av finansiering av fartøy". Kvalifikasjonssøknad skal være utformet på norsk og inneholde et brev som bekrefter at leverandøren ønsker å delta i konkurransen. Brevet skal være datert og undertegnet av person som har fullmakt til å binde tilbyderen avtalerettslig for denne anskaffelsen. Navn, tittel og kontaktopplysninger skal fremgå. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Kvalifikasjonssøknad skal leveres i ett (1) papireksemplar. I tillegg skal kvalifikasjonssøknad leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Kvalifikasjonssøknad kan ikke avgis med elektronisk middel.

10 Kvalifikasjonssøknad utformes med denne disposisjonen: 1. Et brev signert av person som kan binde leverandøren og som bekrefter leverandørens forespørsel om å delta i konkurransen 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (gjelder kun norske leverandører) 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra kemnerkontoret (gjelder kun norske leverandører) 4. HMS-egenerklæring, se mal i vedlegg Firmaattest, eller tilsvarende dokumentasjon som viser at Leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. 6. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap, og oversikt over omsetningen siste regnskapsår 7. Erklæring om omsetningen innenfor kontraktens område 8. Kredittvurdering med nøkkeltall 9. Ev. annen dokumentasjon/beskrivelse som bekrefter leverandørens finansielle stilling 10. Liste over viktigste referanseoppdrag siste tre år 11. Egenerklæring om vandel (vedlegg 4) 12. Opplysninger om underleverandører 13. Utfylt(e) forpliktelseserklæring(er) hvis relevant, se mal i vedlegg Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 7.6 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandør(er). Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Hvilken rolle en eventuell underleverandør skal ha i leveransene må oppgis. Ved bruk av underleverandør(er) skal navn og adresse oppgis, samt organisasjonsnummer. Informasjon vedrørende underleverandører oppgis i vedlegg Deltilbud Det vil ikke bli adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 7.8 Retur av tilbud NFK vil ikke returnere mottatte kvalifikasjonssøknader eller tilbud.

11 7.9 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknad og tilbud, vil ikke bli refundert av NFK Taushetsplikt NFK og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Begrunnelse Valg av leverandør Samtlige deltakere i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf. FOA Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperiodens varighet Avlysning og avvisning NFK tar forbehold om hel eller delvis avlysning av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Eventuelle spørsmål om avvisning av leverandør vil bli vurdert i samsvar med FOA NFK har plikt til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. NFK kan avvise leverandører som har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. For sent innkomne kvalifikasjonssøknader vil bli avvist.

12 DEL II INFORMASJON VEDRØRENDE KONTRAKTSTILDELING Merk at informasjon vedrørende tildeling og avtalevilkår kun er til foreløpig informasjon, og at endelig konkurransegrunnlag vil bli oversendt de leverandørene som pre kvalifiseres. 1. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer basert på hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, jf. FOA 22-2 (1), basert på følgende tildelingskriterier. Pris 70 % Risiko ved tilbudt 30 % finansieringsløsning 1.1 Pris Pris angitt i basispunkter (avskrivningselement og renteelement) i henhold til prisskjema i bilag 2 til rammeavtalen som danner utgangspunktet for den totale leien/hyren. Forbehold som ikke fører til avvisning av tilbudet vil prissettes og inngå i evalueringen. 1.2 Risiko ved tilbudt finansieringsløsning Leverandøren skal i bilag 1 til rammeavtalen gi en beskrivelse av finansieringsløsningen som ligger til grunn for inngåelsen av sale- and leaseback-transaksjonene, samt redegjøre for styrker og risikofaktorer forbundet med den tilbudte løsningen. Evalueringen av risiko vil også omfatte en vurdering av om de tilbudte prisbetingelsene har betydning for finansieringsløsningens risiko. Basert på leverandørens besvarelse vil NFK vurdere den samlede risikoen knyttet til leverandørens tilbudte løsning.