Anskaffelse av program- og prosjektkonsulenter til PAS/EPJ anskaffelsesprogram Rammeavtale

Transkript

1 Til leverandører Anskaffelse av program- og prosjektkonsulenter til PAS/EPJ anskaffelsesprogram Rammeavtale Kvalifikasjonsgrunnlag Begrenset anbudskonkurranse (FOA del III) Side 1 av 11

2 1. Bakgrunn og formål Helse Midt-Norge RHF (heretter HMN) er ett av fire regionale helseforetak i landet og har overordnet ansvar for alle offentlige sykehus og annen spesialisthelsetjeneste for innbyggere i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetaksgruppen Helse Midt-Norge er organisert i 4 helseforetak med rundt årsverk, og har et budsjett på rundt 14 milliarder kroner. Helseforetakene er egne rettssubjekter. HMN har fått i oppdrag å gjennomføre et regionalt prosjekt for å anskaffe et nytt felles pasientadministrativt system og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ) for hele regionen. HMN inviterer med dette til begrenset anbudskonkurranse om rammeavtale for program- og prosjektkonsulenter for det kommende anskaffelsesprogrammet for et nytt PAS/EPJ. Formålet med anskaffelsen av program- og prosjektkonsulenter er å etablere en rammeavtale med én leverandør om leveranse av ulike program- og prosjektkonsulenttjenester knyttet til dette anskaffelsesprogrammet de neste 3 årene, med mulighet for forlengelse i år. 2. Generelt om anskaffelsesprosessen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse mellom kvalifiserte leverandører, jf. FOA 14-1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert til å levere tilbud vil få sine tilbud evaluert. Forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som er kvalifisert, vil leverandørene som inviteres til å gi tilbud være minimum 5 og maksimum 8 av de best kvalifiserte leverandørene. Nærmere om utvelgelseskriterier under punkt 7 nedenfor. Rammeavtalen tildeles den leverandøren som inngir det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FOA 22-2 (2), jf. FOA Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED. 3. Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) o Vedlegg 1 Mal for forpliktelseserklæring o Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring o Vedlegg 3 Mal for egenerklæring knyttet til interessekonflikter iht. kvalifikasjonskrav 4 o Vedlegg 4 Mal for dokumentasjon av tidligere erfaring iht. kvalifikasjonskrav 6 4. Tentativ tidsplan Side 2 av 11

3 HMN har utarbeidet følgende tentative tidsplan: Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål før innsendelse av kvalifikasjonssøknad Frist for innsendelse av kvalifikasjonssøknad Evaluering av kvalifikasjonssøknader* Uke 2, 2015 Utsendelse av konkurransegrunnlag og invitasjon til å inngi tilbud til prekvalifiserte leverandører* Frist for å stille spørsmål før innsendelse av tilbud* Uke 3 Uke 6 Tilbudsfrist* Uke 7 Gjennomføring av intervju med kjerneteam* Uke 8 Evaluering* Uke 8 Meddelelse om tildeling* Uke 9 Klagefrist utløpt* Uke 10 Kontraktsignering* Uke 10 *Tentative frister 5. Nærmere om anskaffelsen 5.1 Formål med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å skaffe til veie nødvendig program- og prosjektkonsulentkompetanse og kapasitet til å bistå HMN med å gjennomføre anskaffelsesprogrammet for nytt PAS/EPJ, samt ev. å bistå i implementeringsfasen av prosjektet. Ressurser vil bli avropt ved behov. 5.2 Forholdet til HMNs øvrige konsulentavtaler Aktuelle leverandører gjøres oppmerksom på at HMN i desember 2013 inngikk generelle parallelle rammeavtaler om kjøp av IKT-konsulenttjenester innenfor delområdene prosjektledelse og teknisk bistand med inntil 4 års varighet. Side 3 av 11

4 HMN inngikk videre i mai 2014 generelle parallelle rammeavtaler om kjøp av konsulenttjenester innkjøp. HMNs kompetansebehov til dette anskaffelsesprogrammet faller i stor grad utenfor nevnte rammeavtalers kunngjorte omfang ettersom det er behov for en særskilt kombinasjon av flere kompetanseområder og konsulenter som er betydelig mer spisset. Etter HMNs vurdering er det videre nødvendig at teamet som ev. inngår i programmet kommer fra samme leverandør under ledelse av én teamansvarlig for å unngå ansvarspulverisering. Som følge av dette er det besluttet å utlyse denne anskaffelsen særskilt. Samtlige leverandører på de aktuelle rammeavtalene har selvfølgelig anledning til å delta i konkurransen. Denne rammeavtalen for anskaffelse av program- og prosjektkonsulenter er ikke eksklusiv. Dersom det skulle oppstå behov på siden av dette kjerneteamet, eksempelvis behovet for "second opinions" e.l., eller mer spesifikk teknisk kompetanse, vil øvrige rammeavtaler hos HMN kunne benyttes eller nye anskaffelser foretas. Det er allerede anskaffet juridisk konsulentbistand til gjennomføringen av anskaffelsesprogrammet. 5.3 Nærmere om anskaffelsesprogrammet ny felles PAS/EPJ HMN skal anskaffe ny felles løsning for PAS/EPJ i helseregionen i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. HMNs nye felles pasientadministrativt system og pasientjournalsystem skal erstatte helseforetakenes eksisterende pasientjournalsystem. Det skal imidlertid gi vesentlig mer og ny funksjonalitet i forhold til dagens system, og blant annet åpne for elektronisk samhandling mellom de ulike aktørene i helse- og omsorgstjenesten i regionen for å understøtte pasientforløpet. Dette inkluderer aktører i kommunehelsetjenesten og i det private. PAS/EPJ-anskaffelsen vil ha en potensiell totalverdi i flere hundre millioners klassen. Anskaffelsesprogrammet er nå i planleggingsfasen. Det er planlagt at anskaffelsesprogrammet og implementeringen vil bli gjennomført i tidsrommet Q til Q4 2017, men leverandørene gjøres oppmerksom på at det kan bli betydelige endringer i denne planen. Mer info om HMN og bakgrunnen for programmet finnes på og i Stortingsmelding Meld. St. 9 ( ) én innbygger én journal. 5.4 Oppdragsgivers behov programroller og kompetanseelementer til PAS/EPJ-anskaffelse Det ønskes bistand fra et konsulentmiljø som over tid vil kunne fylle de funksjoner som etterspørres i dette konkrete program. Kjernedager med fysisk tilstedeværelse i programmets lokaler i Stjørdal for innleide konsulenter vil i programperioden kunne være minst 3 dager per uke. I perioder kan det etterspørres mer. Leverandøren skal tilby et leveranseteam som kan dekke de rollene og kompetanseelementene som følger nedenfor og som vil bli ytterligere spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det kan bli behov for opptil flere konsulenter med samme type rolle i avtaleperioden enn det som er angitt nedenfor. Antallet nedenfor er kun et foreløpig anslag og er ikke bindende. Rollene i programmet som leverandøren skal kunne dekke er: Side 4 av 11

5 Rolle Beskrivelse Antall CV'er som skal tilbys ca. Programkonsulent i programkontor Generelle prosjektkonsulenter innenfor ulike deler av programmet Kvalitetskonsulent Økonom Bistå leder av programkontoret i planlegging, administrasjon og oppfølging av programmets delprosjekter, produksjon av notater og styresaker. Prosjektkonsulenten er en generalist med metoder for prosjektledelse og styring av programmer. Vedkommende skal støtte faglige eksperter i det prosjekt- og programtekniske arbeidet. Skal bistå leder av programkontoret med å utvikle og følge opp retningslinjer for sikring av "compliance" i programmet. Skal bistå leder av programkontoret med blant annet økonomiske analyser, modeller og LCCprisberegninger Innkjøpskonsulent Skal støtte programmet med innkjøpskompetanse. Juniorkonsulent Juniorkonsulenten skal delta i tverrgående kvalitetssikring, i samling og håndtering av krav og kontraktsdokumenter, samt endringshåndtering. 1 1 En av konsulentene som skal tilbys i tilbudet for å dekke en av rollene ovenfor skal utpekes som teamleder. Teamleder for konsulentene bør ha erfaring fra tilsvarende programmer og lang og bred erfaring innenfor konsulentbistand. Teamleder vil ha ansvaret for å lede og fremskaffe de øvrige ressurser programmet til enhver tid behøver. Side 5 av 11

6 I denne sammenheng menes med "tilsvarende erfaring" erfaring fra bistand på sentralt rådgivernivå i store IT-programmer generelt, og i tillegg er det ønskelig at teamleder har erfaring fra anskaffelser av PAS og/eller EPJ spesielt over en størrelsesorden på 200 millioner kroner (investering). Teamleder skal ta ansvaret for at alle økonomiske størrelser, både internt i budsjettsammenheng og eksternt mot leverandører, er korrekte og i samsvar med "best practice". Dette vil bli nærmere detaljert i konkurransegrunnlaget og er kun til foreløpig informasjon. 5.5 Anskaffelsens verdi og varighet Rammeavtalen vil ha en varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i år for å sikre sluttføring av programmet ved betydelige forsinkelser, og dersom det skulle være behov for bistand under implementeringsfasen. Uttak på rammeavtalen er svært vanskelig å anslå. Behovet for konsulenter i programmet vil kunne variere svært mye i programperioden. Dette avhenger av bevilgninger og hvilken ressursallokering som gjennomføres internt til programmet. Samlet årlig omfang på kjøp av konsulenttjenester anslås å ligge mellom 6 og30 millioner kroner eks. mva. Estimatet er gjort på bakgrunn av antatt behov for konsulentbistand i programmet, men det faktiske uttaket vil kunne bli både høyere og lavere enn estimert. Avrop vil kunne ha varighet utover rammeavtalens varighet på fem år for å sikre sluttføring av konkrete leveranser, for eksempel ved forsinkelser eller uforutsette hendelser i programgjennomføringen. 6. KVALIFIKASJONSKRAV OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Under følger de kvalifikasjonskrav som leverandøren minimum må oppfylle for å bli prekvalifisert og få tilbudet evaluert i konkurransen. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet knyttet til finansielle og økonomiske krav og tekniske og faglige krav for å bli kvalifisert. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandøren og foretaket. I så fall må leverandøren dokumentere at han råder over nødvendige ressurser og kapasitet hos dette foretaket. Se vedlegg 1, forpliktelseserklæring. Kravnr. KVALIFIKASJONSKRAV LOVBESTEMTE KRAV DOKUMENTASJONSKRAV 1) 2) Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling (kun norske leverandører). For arbeid som skal utføres i Norge kreves at leverandøren oppfyller lovbestemte krav til Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for forespørsel om deltagelse. HMS-egenerklæring vedlagt som vedlegg 2, underskrevet av person med myndighet til å binde leverandøren og Side 6 av 11

7 helse, miljø og sikkerhet. ansattrepresentant. 3) 4) ORGANISASJON Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ikke ha interessekonflikter mot leverandørmarkedet. Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. Det må legges frem en erklæring om at det ikke vil bli inngått samarbeid med kandidater til levering av PAS/EPJ i avtaleperioden, og at leverandøren ikke har sterke bindinger til slike kandidater. Se mal i vedlegg 3. FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KRAV 5) Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. - Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetning for siste tilgjengelige regnskapsår for leverandøren. -En erklæring om leverandørens omsetning innenfor bransjeområdene "helse", "offentlig sektor" og "teknologi". - Kredittvurdering/rating med nøkkeltall, ikke eldre enn 12 måneder, fra anerkjent kredittvurderingsselskap som bekrefter at leverandøren er kredittverdig. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge dokumentasjon om økonomisk og finansiell stilling som HMN har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som HMN finner egnet. TEKNISKE OG FAGLIGE KRAV 6) Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring til å gjennomføre oppdraget. For å kunne oppfylle kravet til tilstrekkelig erfaring kreves det at leverandøren har Liste over leverandørens viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 år inndelt etter bransjeområdene "helse", "offentlig sektor" og "teknologi", Side 7 av 11

8 minimum 3 tilsvarende oppdrag med konsulentbistand på sentralt rådgivernivå i IT programmer generelt de siste 3 år, hvorav 1 for PAS og/eller EPJ spesielt (i et EPJ/PAS prosjekt på størrelsesorden 200 millioner kroner). Med "tilsvarende oppdrag" knyttet til leveransenes verdi er det tilstrekkelig at leverandørens oppdrag har en verdi som overstiger 1 million kroner over en periode på ett år eller mindre. herunder beskrivelse av leverandørens rolle og oppdraget, opplysninger om verdi, tidspunkt, varighet og kunde. Leverandøren skal dokumentere sin erfaring som spesifisert i vedlegg 4. 7) Leverandøren må ha gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. En kortfattet beskrivelse av antall og hvilke type personell leverandøren disponerer over innenfor de relevante bransjeområder "helse", "offentlig sektor" og "teknologi" til oppfyllelse av kontrakten (NB! CV'er skal ikke leveres i denne forbindelse, kun en oversikt). 8) Leverandøren må ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikring-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte. 7. Utvelgelse av kvalifiserte leverandører som inviteres til å inngi tilbud Forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som er kvalifisert, vil leverandørene som inviteres til å gi tilbud være minimum 5 og maksimum 8 av de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelsen vil kun basere seg på leverandørenes besvarelse av kvalifikasjonskrav 6 (erfaring) og 7 (kapasitet) i tabellen under kapittel 6 ovenfor. Med henvisning til FOA 19-7 vil det bli fastsatt en frist på minst 15 dager for fremsettelse av begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurranse, jf. FOA (avvisning på grunn av forhold ved leverandøren). 8. Instruksjoner til Leverandører om utforming og levering av kvalifikasjonssøknad 8.1 Kontaktperson Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Helse Midt-Norge RHF. Side 8 av 11

9 Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Mettemarie Tange Prosjektleder anskaffelse Helse Midt-Norge Postadresse: E-post: Strandvegen 1, 7501 Stjørdal Ev. spørsmål knyttet til kvalifikasjonsgrunnlaget/konkurransegrunnlaget kan rettes til kontaktperson skriftlig per e-post innen Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos HMN hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 8.2 Feil og oppdateringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Ev. rettelser suppleringer eller endringer kvalifikasjonsgrunnlaget samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandør umiddelbart å varsle HMN om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 8.3 Frist Frist for levering av kvalifikasjonssøknad er kl HMN vil avvise kvalifikasjonssøknader som ikke er HMN i hende innen fristen. 8.4 Innlevering og utforming av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknad skal leveres direkte eller sendes per post til postadressen angitt under pkt. 8.1 ovenfor. Byggets åpningstid er fra kl Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad - Anskaffelse av programkonsulenter til PAS/EPJ v/mettemarie Tange åpnes kun av adressat". Kvalifikasjonssøknad skal være utformet på norsk og inneholde et brev som bekrefter leverandørens deltagelse i konkurransen. Brevet skal være datert og undertegnet av person som har fullmakt til å Side 9 av 11

10 binde leverandøren avtalerettslig for denne anskaffelsen. Navn, tittel og kontaktopplysninger skal fremgå. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk. Kvalifikasjonssøknad skal leveres i ett (1) papireksemplar. I tillegg skal kvalifikasjonssøknad leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Kvalifikasjonssøknad kan ikke avgis med elektronisk kommunikasjonsmiddel, herunder epost. Kvalifikasjonssøknaden utformes med denne disposisjonen: 1. Et brev signert av person som kan binde leverandøren og som bekrefter leverandørens søknad om deltagelse i konkurransen 2. Ev. ferdig utfylte forpliktelseserklæringer i henhold til vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget dersom leverandørene støtter seg på andre foretaks kompetanse for å oppfylle noen av kvalifikasjonskravene 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret 5. Ferdig utfylt HMS-egenerklæring, se mal i vedlegg 2 6. Firmaattest 7. Egenerklæring knyttet til interessekonflikter iht. mal i vedlegg 3 8. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen siste år. 9. Kredittvurdering med nøkkeltall 10. Liste over viktigste leveranser siste 3 år iht. mal for utfylling i vedlegg En kortfattet oversikt over antall og hvilken type personell leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten 12. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikringssystem 9.7 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene 9.8 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandør(er). Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Dersom leverandørene støtter seg på andre foretaks kapasitet eller kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskravene må leverandøren dokumentere at han råder over de aktuelle ressurser og kapasitet hos dette foretak. Se vedlegg 1, forpliktelseserklæring.. Side 10 av 11

11 9.9 Deltilbud og alternative tilbud Det vil ikke bli adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen eller inngi alternative tilbud Retur av kvalifikasjonssøknad/tilbud HMN vil ikke returnere mottatte kvalifikasjonssøknader/tilbud Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknad og tilbud, vil ikke bli refundert av HMN Taushetsplikt HMN og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Begrunnelse Valg av leverandør De leverandører som ikke blir prekvalifisert vil motta en meddelelse med en begrunnelse for dette, jf. FOA (2). Samtlige leverandører som blir invitert til å inngi tilbud i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf. FOA Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperiodens varighet Avlysning og avvisning HMN tar forbehold om hel eller delvis avlysning av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering eller endringer i behov. Eventuelle spørsmål om avvisning av leverandøren vil bli vurdert i samsvar med FOA HMN har ifølge denne bestemmelsen bl.a. plikt til å avvise leverandører som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Side 11 av 11