DØNNA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 10/866

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 10/866 UTBYGGING FLERBRUKSHALL, ANBUDSRUNDE 2 - GODKJENNING AV KOSTNADSOVERSLAG OG FINANSIERINGSPLAN SAMT ANBUDSANTAKELSE. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner kr inkl. mva som kostnadsramme for bygging av Dønnahallen. 2. Kommunestyret vedtar følgende finansieringsplan: Bruk av lån Kr Tilskudd fra fylkeskommunen (spillemidler) Kr Overført fra driftsbudsjettet (momskompensasjon) Kr Bruk av fond (disp.fond + ubundet kap.fond) Kr Sponsormidler/gaver Kr Verdi av dugnadsinnsats Kr Sum finansiering Kr Kommunestyret vedtar anbud levert av Lønnheim Entreprenør AS på kr ,- eks. mva. - inkl. opsjoner på kr ,- eks. mva. og gir rådmannen fullmakt til å inngå kontraktsforhandlinger. 4. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å engasjere nødvendig ekstern byggeledelse. 5. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å gjennomføre låneopptak i tråd med vedtatt finansieringsplan samt å oppta nødvendig byggelån. Bakgrunn: Utbygging av Dønnahallen og utsending av anbud ble første gang vedtatt i kommunestyret sak 10/10 i møte Det ble gjort følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å igangsette utbygging av Dønnahallen innenfor en total kostnadsramme på kr inkl. mva. 2. Kommunestyret vedtar følgende finansieringsplan for utbyggingen: Lån kr Tilskudd (spillemidler) kr

2 Refundert momskompensasjon kr Sum finansiering kr Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å oppta lån samt å oppta byggelån. 3. Kommunestyret gir rådmannen de nødvendige fullmakter til å innhente anbud samt å anta entreprenør og inngå kontrakt med denne, dette under forutsetning av at anbudene er innenfor vedtatt kostnadsramme. 4. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å gjennomføre følgende utgiftsreduksjoner i prosjektet dersom dette er nødvendig for å overholde rammen: - Dersom Fysioform ikke inngår forpliktende avtale om leie av lokaler så kan ferdigstillelse av disse lokalene samt installasjon av heis tas ut. - Klatrevegg kan tas ut. - Generell reduksjon på utstyr innenfor en verdi av inntil kr Skytebane tas ut og lagerbygg reduseres tilsvarende. Dersom dette ikke er tilstrekkelig til å realisere utbyggingen innenfor kostnadsrammen på kr så skal saken forelegges kommunestyret på nytt. 5. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å engasjere nødvendig ekstern byggeledelse. 6. Kommunestyret vil innarbeide nødvendig bevilgning til helårsdrift i 2012 i forbindelse med rullering av økonomiplan for perioden Etter at prosjektet hadde vært ut på offentlig anbudsrunde med anbudsåpning i juli 2010 gjorde kommunestyret i møte i sak 98/10 følgende vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner kr inkl. mva som ny kostnadsramme for bygging av Dønnahallen. 2. Kommunestyret vedtar følgende reviderte finansieringsplan: Bruk av lån Kr Tilskudd fra fylkeskommunen (spillemidler) Kr Overført fra driftsbudsjettet (momskompensasjon) Kr Bruk av fond (dr. disp.fond + ubundet kap.fond) Kr Sponsormidler/gaver Kr Verdi av dugnadsinnsats Kr Annen egenkapital m.v. Kr Sum finansiering Kr Kommunestyret vedtar anbud levert av Entreprenør Jan Brattli AS på kr eks. mva og gir rådmannen fullmakt til å inngå kontraktsforhandlinger med dette firma. 4. Kommunestyret forutsetter at formannskapet følger opp arbeidet ovenfor aktuelle sponsorer for å sikre skriftlige avtaler om sponsormidler/pengegaver på til sammen minimum kr og at dette arbeidet sluttføres innen 1. juni Kommunestyret forutsetter at rådmannen gjennom bruk av Dønna Frivillighetssentral inngår skriftlige avtaler med aktuelle lag og foreninger som sikrer dugnadsarbeid til en verdi av minimum kr og at dette skal foreligge innen 1. juni 2011.

3 Det ble etter anbudsåpning sendt ut varsel til anbyderne om at Dønna kommune ville skrive kontrakt med vinner av anbudskonkurransen, Byggmester Jan Brattli AS, Sandnessjøen. Lønnheim Entreprenør AS, Kristiansund - som var nr. 2 i konkurransen varslet at de ville klage anbudsavgjørelsen inn for KOFA, evt. få stoppet en kontraktsinngåelse ved dom i Tingretten. Alstahaug Tingrett behandlet saken den og avla - med bakgrunn i at vedståelsesfristen for anbudet var utgått, følgende kjennelse: 1. Dønna kommune forbys å inngå kontrakt med byggmester jan Brattli AS fram til de feil som er begått i konkurransen er rettet, og ny konkurranse er gjennomført i forholdt til regelverket om offentlige anskaffelser. 2. Dønna kommune betaler kr i saksomkostninger til Lønnheim Entreprenør AS innen to uker etter forkynning av denne kjennelsen med tillegg av alminnelige forsinkelsesrenter etter forsinkelsesloven 3 første ledd første punktum fra forfall til betaling skjer. Formannskapet behandlet saken i møte den under sak 3/11 og gjorde følgende vedtak: 1. Formannskapet tar kjennelse avsagt i Alstahaug Tingrett til etterretning. 2. Formannskapet vedtar at utbyggingen av Dønnahallen utlyses på ny anbudsrunde. 3. Formannskapet vedtar at Dønnahallen skal bygges med utleielokaler til Fysioform Treningssenter AS og skytehall i tråd med inngitt anbud. Rådmannen anmodes om å framarbeide en avtale med Dønna Jeger-, Fisk- og Friluftslivforening (DJFF) angående drift og disponering av skytehallen. 4. Formannskapet vedtar at opsjon på klatrevegg skal benyttes og gir rådmannen fullmakt til å inngå kontrakt med valgt entreprenør i henhold til dette. Dette ut fra at kostnadene er innarbeidet i vedtatt kostnadsramme. 5. Formannskapet vedtar at når det gjelder videreføring av nødvendig arbeid med å skaffe til veie annen egenkapital m.v. på kr så gis følgende prioriteringssignal til rådmannen i forbindelse med nødvendig konkretisering av dette i økonomiplan for perioden : Eventuelt overskudd på driftsregnskapet for 2010 som ikke er sjølskapt av driftsenhetene skal benyttes til dette formål. HK-midler som kommunen mottar og som må benyttes til investeringsformål i 2012 og 2013 skal om nødvendig benyttes til dette formål. 6. Formannskapet vedtar å oppnevne et sponsorlaug benevnt Dønnahallens venner som gis i oppgave å innhente sponsormidler på minimum kr , dette i henhold til vedtatt finansieringsplan. Formannskapet forutsetter at sponsorlauget gjør ferdig sitt arbeid innen 1. juni Som medlemmer av utvalget velges: Rajko Savic, Anne Sofie S. Mathisen, Heidi Vold Lorentzen og Tor Henning Jørgensen. Som leder velges Rajko Savic og som nestleder velges Anne Sofie S. Mathisen.

4 Saksutredning: Prosjekt Dønnhallen ble sendt ut på ny anbudsrunde med anbudsåpning Utdrag av åpningsprotokollen datert viser følgende: 1 Utsending Tilbudene ble sendt ut som åpne tilbud til 29 tilbydere via DOFFIN-databasen. 2 Åpning Ved tilbudsfristens utløp den kl forelå det tilbud fra 4 tilbydere. Ett tilbud ble åpnet senere enn tilbudsfristen, kvittering for korrekt innlevering forelå. Tilbudsprisene var som følger (eks. mva.): 1 Lønnheim Entreprenør AS kr ,- 2 Namsskogan Bygg AS kr ,- 3 Jan Brattli AS Avvist 4 EntrepreTOR AS Avvist To av tilbyderne, tilbyder nr 3 og 4 er avvist pga. manglende dokumentasjon i fht. etterspurte kvalifikasjonskrav og blir ikke nærmere behandlet her. Byggfirma EntrepreTor AS fra Mosjøen var billigst av de fire innleverte anbud, og har gjennom Nordnorske Entreprenørers Service-Organisasjon (NESO advokatene) i brev datert påklaget avgjørelsen om avvisning samt at kommunen skriver kontrakt med Lønnheim Entreprenør AS. Alle entreprenører som leverte inn anbud er i brev datert bedt om at vedståelsesfristen forlenges til Det er i mail/brev datert informert om klagen fra EntrepreTOR AS med forsikring til de øvrige anbydere at det ikke vil bli inngått kontrakt med Lønnheim AS før kommunen har fått juridisk vurdert klagen fra EntrepreTor AS hos KS-advokatene. Vedståelsesfristen er bekreftet forlenget til fra samtlige involverte entreprenører. Rådmannen har gjennom vedtak i kommunestyret sak 33/11 fått fullmakt til å engasjere advokatbistand for bl.a. å få en juridisk vurdering på om Cowis forslag til avvisning av entreprenørfirma EntrepreTor AS er gjort på lovmessig korrekt grunnlag. KS-advokatene v/kristine Vigander har gjennomgått saken og i brev datert konkludert med at kommunens beslutning om avvisning av EntrepreTor AS, jfr. FOA (1) bokstav a, opprettholdes. EntrepreTor AS og deres advokat i NESO har i brev datert som tilsvar på opprettholdelse av avvisning, fastholdt sin klage og bedt om at kommunen avlyser konkurransen og kjører prosessen på nytt. Det er i nevnte brev fra NESO ikke sagt noe om at saken vil bli oversendt KOFA. Anbud fra Lønnheim Entreprenør AS: Lønnheim Entreprenør AS har levert ett totalanbud inkl. opsjoner på 4 typer idrettsgulv, klatrevegg, skytebane og DALI-styring (lysstyring) i hallen på totalt kr ,- + mva.

5 Når man trekker ut de opsjonspriser i anbudets pkt. 3.2 på idrettsgulv som ikke skal benyttes, kommer man ut med en kontraktssum på kr ,- + mva. I denne kontraktssummen inngår følgende: (kort utdrag fra innlevert anbud og beskrivelse) * Romprogram Salen: Selve hallen skal være en normalhall med spilleflate 23x44mm. Hallen skal kunne deles i 3 saler med nedsenkbare skillevegger (tett i nedre del, nett i øvre del). En av salene skal utstyres som en standard gymsal. Hallen skal minimum ha 3 volleyballbaner + en hovedbane på langs i hallen, 1 tennisbane, 1 basketbane med nedsenkbart stativ, 6 badmingtonbaner og håndballbane. Forøvrig utstyr og inventar som i en normalhall. Det skal bygges klatrevegg på den ene endeveggen i hallen. Minimum fri takhøyde 7 m etter montasje av friidrettsgulv, ventilasjon, lys etc. I tillegg til idrettslige aktiviteter skal hallen brukes til diverse andre arrangementer som konserter, messer, sosiale aktiviteter etc. Hallen skal derfor senere utstyres med demonterbar scene m/trapper (80 m2). Tribune: Hallen skal ha en tribune med kapasitet for 200 personer. Det skal være tilgang og egne plasser for funksjonshemmede på tribunen. Tribunens øvre nivå skal være i flukt med 2. etg. Nederste nivå skal være ca. 1,5-1,7 meter over gulvet i hallen. Det skal være trapp fra salnivå til tribune i selve hallen. Trappen og tribunen regnes som skosone. Det skal være lagerplass under tribune (se eget punkt om lager). På tribune skal det være et eget rom for sekretariat/speaker. Dette skal være lukket med gode utsynsforhold i hele hallen og kunne låses. Lager: Det skal være tilstrekkelig lagerkapasitet for: - Lagring av hallens standard materiell/utstyr (ca 80 m2) - Lagring av stol/bord/scene - Lagring for utstyr til lag og foreninger (ca 40 m2). Alt av materiell/utstyr skal enkelt kunne fraktes fra lagerrom til salen. Det skal benyttes traller og alt av utstyr skal ha sin faste anviste plass i lagrene. Tilgangen til lagrene skal være gjennom porter med tilstrekkelig bredde og høyde slik at utstyr enkelt fraktes inn og ut (også handballmål). Til lager av stoler/bord/scene er det ønskelig med ekstra høye porter (for framtidig fleksibilitet). Skyterom: Det skal være skyterom for 15 meters skyteavstand, 6 baner. Skyterommet utformes iht. til forskrifter og veileder fra Det frivillige skyttervesen og skal godkjennes som konkurransebane. Garderober: Hallen skal ha minimum 4 garderober som skal være tilgjengelige fra salen via tørr sone. To av garderobene skal også ligge slik til og organiseres på en slik måte at de kan benyttes for uteanlegget uten at resten av hallen behøver å være åpen. Størrelsen på garderobene skal være på ca. 20 m2 og dusjrommene ca. 15 m2.

6 Det skal være eget dusjrom til hver garderobe. Hver garderobe skal ha direkte tilgang til toalett, hvorav to av garderobene skal ha handicaptoalett. Det skal være 3 garderober for dommer/instruktør/lærer, og det er ønskelig at to av disse ligger i garderobedelen som også skal gå til uteanlegget. Disse garderobene skal ha egen dusj og toalett. Vestibyle/kantine: Vestibylen til hallen skal kombineres med kantine til skolen. Det er derfor viktig at denne funksjonen blir liggende nærmest skolen. Det skal være sitteplasser til 80 personer i kantinen. Kjøkkenet skal være et serveringskjøkken med mulighet for enkel matlaging. Egen serveringsdisk i kantine/vestibylerommet. Kjøkken skal inneholde lagerrom. Kantinen/vestibylen skal inneholde minimum 3 toalettrom; 1 dame, 1 herre og 1 fullverdig HCWC. Inngangen til disse skal ligge skjermet fra servering og sitteplasser, men være godt merket. Renhold: Hallen skal ha eget renholdsrom som skal ligge i direkte forbindelse med idrettshallen. Rommet skal ha plass til nødvendig renholdsutstyr og renholdsmaskiner som er tilpasset de materialer/overflater som tilbys. Døren må være bred og terskelfri. Gulvet må ha sluk og tåle spyling. Det skal være et eget bøttekott i 2. etasje i forbindelse med fysioterapien. Fysioterapi: Hallen skal inneholde arealer for en fysioterapiavdeling. Denne skal være på ca. 400 m2 BTA til sammen, og skal inneholde: - Venterom med vindu til korridor og treningsrom - HCWC (i tilknytning til venterom) m/dusj - Korridor/vrimleareal for å skille venterom fra kontor/behandlingsrom med vindu - 3 stk kontor/behandlingsrom fra m2, de to største med parkett - Pauserom (i nærheten av kontor/behandlingsrom) - Vaskerom (i nærheten av kontor/behandlingsrom) - Treningsrom ca 120 m2 (tilgang også fra hall) - Spinning/aerobic ca 90 m2 m/parkett. - Materialrom/lager (i tilknytning til spinning/aerobicrom) - 2 stk rom for solarium (skal kunne benyttes også uavhengig av fysioterapi) Fysioterapien skal kunne fungere med egne åpningstider uavhengig om hallen er åpen eller ikke. * Utvendig solskjerming med manuell elektrisk styring av alle vinduer mot sør og øst. * Pulastic SP/TP gulv i hallen, for utvidet flerbruk tåler trafikk fra innendørspigger friidrett. * Klatrevegg 7,5 x 12 meter med 10 grader utheng på deler av veggen. * Klargjøring til konserter etc., adkomst gjennom porter, ekstra strømtavler monteres. * SD-anlegg (sentralt driftskontrollanlegg), tilpasset SD-anlegg levert til Dønna barne- og ungdomsskole (DBU) * Elektrisk kortlåsesystem på alle ytterdører, tilpasset låsesystem til DBU.

7 * Heis til 2. etg. (Fysioterapi/treningsstudio og tribune). Nyttelast 1000 kg. * Utvendig belysning bygning og parkering/veg. * Asfaltering av veger og parkering, belegningsstein utenfor kantine og i gangareal rundt hallen. * Byggetid 13,5 måneder Utbyggingskostnader: Det er tidligere avklart gjennom vedtak i formannskapet i møte den under sak 3/11 at Dønnahallen skal bygges med utleielokaler til Fysioform og at opsjoner som omhandler klatrevegg og miniatyrskytebane skal benyttes. I tillegg er det tatt med i utbyggingssum et oppgradert kunststoffdekke som har en overflate som tåler en utstrakt flerbruk bruk av piggsko ifm. friidrett og arrangementer med stor trafikk av publikum og utstyr. Dekket er av utmerket kvalitet for idrettsutøvelse, og er montert i flere haller der det drives idrett på landslagsnivå. Dekket monteres for samme pris som et vanlig parkett-dekke, men er mye mer slitesterkt. Utbygging av Dønnahallen kan deles opp i følgende kostnader: Totalanbud med innhold som beskrevet ovenfor: kr ,- Byggelån, 3,5 % rente, snitt maks lånebeløp 6 mnd: kr ,- Byggeledelse, ombudsrolle: kr ,- Møblering og utstyr kantine: kr ,- Div. utstyr idrettshall og renhold: kr ,- Scene, justerbare elementer: kr ,- Scene, rigg for teppe, lys etc: kr ,- Stoler og bord til hall, inkl. traller: kr ,- Lyd og lys til arrangement, inkl. styring: kr ,- Utbyggingssum eks. mva: kr ,- Mva (som refunderes): kr ,- Utbyggingssum inkl. mva: kr ,- Tiltak som er uheldig, men praktisk mulig å kutte ut/redusere: Endring til billigste type idrettsgulv: kr ,- Klatrevegg tas ut: kr ,- Skytebane: kr ,- DALI Lysstyring av hall (utover av/på): kr ,- Reduksjon utstyr hall/kantine (stoler, bord, scene, lyd, lys): kr ,- Sum eks. mva: (kr ,-) Sum inkl. mva: (kr ,-)

8 Refusjon mva ifm. finansiering må reduseres tilsvarende. Vurdering: Med bakgrunn i tilbudsinnstilling fra Cowi AS datert med etterfølgende klage fra EntrepreTor AS på avvisning og KS-advokatenes kontroll på at denne avvisningen er gjort på et lovmessig korrekt grunnlag, vil saksbehandler tilrå at det inngås kontraktsforhandlinger med Lønnheim Entreprenør AS med oppstart av arbeider i løpet av oktober 2011 og med ferdigstillelse/åpning av Dønnahallen i desember Det er gitt idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning av Dønnahallen fra Kulturdepartementet, brev fa Nordland Fylkeskommune, idrettsavdelingen datert Der søkt om og gitt tilsagn om tippemidler til Dønnahallen tilsagnsbrev datert fra Nordland Fylkeskommune, kulturavdelingen - 1. tildeling i 2011 på kr ,-. Rådmannens kommentarer: Rådmannen vil gi følgende tilleggskommentarer til saksutredningen: Kostnadsrammen. Rådmannen vil tilrå at kostnadsrammen på kr inkl.mva som er beregnet av teknisk sjef heves til kr inkl. mva. Hovedårsakene til dette er at allerede påløpne kostnader i 2011 (erstatning 1. anbudsrunde, advokathonorar og konsulentkostnader) anslått av teknisk sjef til ca i mail datert d.å., videre at rådmannen mener det er urealistisk med ett rentenivå på 3,5 % på byggelån, samt at det på ett så stort prosjekt må legges inn uforutsette kostnader. Rådmannen foreslår derfor at det legges til kr mva, slik at kostnadsrammen blir kr Den nye kostnadsrammen er således 6, 5 mill. kroner høgere enn tidligere vedtatt kostnadsramme, av dette kompenseres 1,3 mill. av økt momskompensasjon. Kommunens andel er således 5,2 mill. kroner. Finansieringsplan. Rådmannen har justert anslaget på tilskudd i form av spillemidler til kr (fra kr ), dette med bakgrunn i tilsagn datert fra Nordland fylkeskommune v/kulturavdelinga. Rådmannen har opprettholdt kommunestyrets tidligere anslag på sponsormidler/gaver på kr og verdien av dugnadsinnsats på kr Kommunestyrets vedtatte anslag på kr i annen egenkapital, driftsoverskudd, HKmidler kan ikke rådmannen se er realistisk på nåværende tidspunkt og foreslår dette beløp istedenfor finansiert gjennom økt låneopptak. Rådmannen har oppjustert bruk av fond med kr til kr , dette med bakgrunn i forventa regnskapsresultat for Låneopptak. Rådmannen foreslår at det opptas et lån på kr til finansiering av bygging av Dønnahallen. Dette er en økning på kr i forhold til tidligere vedtak om maks låneopptak på kr

9 Årsakene er som nevnt ovenfor redusert anslag spillemidler (kr ), ikke realistisk anslag av annen egenkapital/driftsoverskudd/hk-midler på kr samt kostnadsøkningen (fra 39 mill. kroner til 45 mill.kroner) med kr Driftsmessige konsekvenser forholdet til vedtatt økonomiplan. Rådmannen viser til at vedtatt økonomiplan for perioden samt årsbudsjettet for 2011 inneholder bygging av Dønnahallen i 2011 og 2012 innenfor en kostnadsramme på 39 mill. kroner. Låneopptak av 12 mill. kroner til 4 % rente p.a. og 25 års nedbetalingstid. Ett låneopptak av kr til 4 % rente p.a. og samme avdragstid, vil øke det årlige avdragsutgiftene med kr og de årlige rentekostnadene vil også øke med omtrent samme beløp. Dette innebærer at kommunens årlige utgifter vil bli ca. kr høgere enn i vedtatt økonomiplan og dette må derfor inndekkes gjennom ytterligere utgiftsreduk-sjoner og/eller inntektsøkninger. Dersom kommunestyret vedtar rådmannens innstilling i denne saken vil dette måtte innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden og årsbudsjett for 2012 som er under utarbeidelse og som framlegges for kommunestyret i arbeidsmøte i september/oktober. Saksvedlegg: Fasade- og plantegninger av Dønnahallen. Situasjonsplan uteområde. Saksmappevedlegg: K.sak 10/10, møte utbygging flerbrukshall K.sak 98/10, møte Dønnahallen, revidert kostnadsramme F.sak 3/11, møte Dønnahallen, nødvendige avklaringer K.sak 33/11, møte fullmakt til å engasjere juridisk bistand Idrettsfunksjonell godkjenning fra Kulturdepartementet, brev datert Tilsagn midler til idrettsanlegg 2011 fra Nordland fylkeskommune, brev datert Anbudsbrev fra Lønnheim Entreprenør AS inkl. opsjoner, brev datert Tilbudsinnstilling fra Cowi AS, brev datert Klage på avvisning fra EntrepreTor AS v/neso-advokatene, brev datert Bekreftelse på fristforlengelse til , brev fra involverte entrepr. datert Vurdering av klage på avvisning fra KS-advokatene, brev datert Fastholding av klage og anmodning om omgjøring, brev fra NESO datert