REFERAT STYREMØTE NR

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE NR Sted: Møterom 2011, Idrettens Hus, Ullevål stadion Tid: Onsdag 12. oktober -11, kl Tilstede: Roar Sundbø, Ole Jon Tveito, Bente Skaug, Jens Olav Rydningen, Milana Sarac Bente Skaug og Jens Olav Rydningen fratrådte under saksbehandlingen i sak Fra adm.: M. Berg Forfall: Kate Sønstebø, Mikkel Steen Birkedam, Stein Dulsrud, Oddbjørn Granlund, Marte Sunde. Sak nr Sak Ansvarlig Vedtakssak: Referat fra forrige møte. Referat fra møtet 30. august 2011 ble lagt frem og gjennomgått. Roar/ Vedtak: Referatet er godkjent og lagt ut på nettet Vedtakssak: Sanksjoner mot teknisk arrangør for åpningsturneringen september Etter lengre tids diskusjon om arrangementshonorar, trakk Oslo Volley seg som teknisk arrangør av åpningsturneringen september, torsdag 15. september kl Turneringen skulle starte lørdag morgen kl Administrasjonen overtok ansvaret for turneringen og mange god hjelpere stilte opp. Hvilke konsekvenser skal det få for en arrangør å trekke seg så sent? Det finnes i dag ingen reglement eller beslutninger som kan føre til en irettesettelse / avgift å ilegge Oslo Volley. Vedtak: Regionen ønsker å påpeke at det er både etisk og moralsk uansvarlig at Oslo Volley trakk seg så sent fra arrangementet. Det innføres en avgift, kr 5.000,-, for arrangører som trekker seg fra et tildelt arrangement senere enn 3 uker før arrangementet finner sted. Avgiften innføres med virkning fra 1/

2 Vedtakssak: Rutiner for søknad og tildeling for arrangementer Trude / NVBF Region Øst opplever mange ganger i løpet av året at man er for Roar sent ute i forhold til frister/ ønskede tidspunkter, at det er uklarheter på forskjellige områder og kriterier endres fra gang til gang ifm forskjellige arrangement. Man kan se de forskjellige arrangement i regionen på 3 forskjellige nivå; Regionale, lokale og sentrale arrangement som regionen har ansvar for. Regionen bør ha klare utlysningsfrister samt klare linjer hva gjelder tildeling og avtaler i forhold til tekniske arrangører. Frem til neste styremøte bør en gruppe utarbeide forslag til retningslinjer. Vedtak: Trude Torgersen koordinerer en arb.gr bestående av 4 medlemmer i tillegg til Trude. Gruppen legger frem forslag til vedtak til neste styremøte Vedtakssak: Eventuelt fritak for betaling av regions kontingent Se tidligere sak Fakturaene for regionskontingenten ble sendt ut i juli Etter NVBF Region Øst sin lov er alle klubber som er medlem i NVBF pliktig til å betale regionskontingenten, som for 2011 er på kr 2.000,-. Flere klubber har, i etterkant av at denne fakturaen er sendt ut, kommet tilbake og gitt forskjellige forklaringer på hvorfor de ikke skal betale denne. Disse klubbene har alle registrert medlemmer i Idrettsregistreringen for NVBF Region Øst gir fritak for regionskontingent det året klubben melder seg inn i NVBF. Se vedlagte kopier av mailer med begrunnelse for fritak av regionskontingent. Lystlunden Aktivitetsklubb har kommet tilbake med en forklaring som gjør at styret bør se på saken en gang til. Se vedlagte mail. Antall registrerte medlemmer pr klubb: Notodden Sandvolleyballklubb 0 kvinner 19 menn, hvorav 6 er gutter under 19 år. Vedtak: Alle klubber må betale fastsatt regionskontingent. Medlemskap i NVBF m/tilhørende regioner gir klubbene flere fordeler som medlemmer i idrettsbevegelsen, bl.a. tilgang på idretthaller/gymsaler til reduserte priser Vedtakssak: Arrangementshonorar Trude Viser til sak /11. Vedtaket lød: Fra og med sesongen 2

3 2011/2012 betales det ut arrangementshonorar etter følgende satse, både for senior- og juniorturneringer: lag kr og 50 lag eller flere kr 5.000,-. Det ble under SMASH OFF diskusjon rundt dette og det var stor misnøye blant arrangørene ved å miste disse 100 lappene, ikke at det var så store beløpet, men man føler seg litt mer verdsatt ved å få en påskjønnelse. I tillegg har det vært noen henvendelser av negativ karakter på vårparten da dette ble informert om. Vedtak: Det settes opp en kalkyle på økonomiske konsekvenser. Styret avholder et telefonmøte om saken i uke 42/ Vedtakssak: Klagesak fra Asker Volleyball Det er mottatt en klage fra en forelder i Asker Skiklubb på en lagleder i Skjeberg VBK. Skjeberg VBK har blitt bedt om å komme med en tilbakemelding i forhold til fremsatte anklager. Regionen har i mottatt et forslag på en ordning for dømming på turneringer på juniorsiden. Jens Olav/ Vedtak: NBVF Region Øst henstiller til begge klubber at man må vise stor hensyn til unge utøvere når de fungerer som dommere under jr. turneringer. Det er totalt uansvarlig å skjenne ut unge utøvere som dømmer. Det er i tillegg viktig å påpeke at alle i voksne personer har en veiledende rolle hva gjelder utøvere som dømmer i jr. turneringer. NVBF Region Øst henstiller til begge parter at de går i seg selv og ser hva de kan gjøre både for å bedre kunnskapsnivået for de unge utøverne og for å bedre miljøet i klubben mot konkurrerende lag. NVBF Region Øst ser det positive i det mottatte forslaget. Forslaget vil imidlertid måtte resultere i en betydelig økt startkontingenten. Som forslagstiller påpeker henstiller vi alle spillere, både på jr og sen siden, om å delta på dommerkurs. NVBF Region Øst ønsker å se på ordningen om dømming i USturneringer. Dommeransvarlige i regionen legger frem et notat til møtet i januar Vedtakssak: Sandvolleyball kamper innendørs, Rjukan Region Øst ønsker så smått å starte med sandvolleyball om vinteren. Vi ønsker å rekruttere flere til volleyballsporten og må derfor få økt trykk på sandvolleyball biten. Det er en flott hall på Rjukan og vi må ta denne i bruk. Det er mange som driver med uorganisert sandvolleyball om Ole Jon / Trude 3

4 sommeren og disse vil vi gjerne ha med i aktivitetene våre resten av året. I tillegg til Rjukan s 2 innendørs sandvolleyballbaner har vi i regionen Akropolis i Drammen (1 bane) og A-box i Oslo (2 baner) hvor også turneringer kan legges. Det er helger som i dag ikke har ordinær volleyballaktivitet på terminlisten. Her er et forslag på datoer og hvilke klasser som kan ha turneringer på disse datoene: november klassen U15, U17 og U januar klassen U februar klassen U17 og U19 kan det legges en PreCamp i forkant av turneringen da det er siste helg i vinterferien april Oppkjøring til utendørssesongen vi informerer og får opp lysten på sandvolleyball. Vedtak: NVBF Region Øst søker 1000 baner om midler til arrangement av en innendørs turnering i sandvolleyball. Det avvikles en turnering på Rjukan november klassen U15, U17 og U19 Påmeldingskontingent: Kr. 400,- pr lag. + turneringslisens kr. 150,- pr lag. Saken tas opp igjen til vurdering i møtet i desember Vedtakssak: Ekeberg cup 2012 NVBF Region Øst arrangerte i 2011 Ekeberg cup. Deltagelsen var ikke som ønsket og regionen høstet en del erfaringer som man ønsker å rette opp i forbindelse med I tillegg bør man se på utviklingen av hele konseptet Ekeberg cup. For at regionen ikke skal komme bakpå i 2012 med diverse frister er det kanskje mest effektivt å opprette en arbeidsgr som får i mandat å se på forskjellige sider ved arrangementet. For 2012 er det satt av helgen april. Følgende haller er leid: Ekeberghallen, Kringsjåhallen, Helsfyr, Nydalen og Bjørnholthallen. Vedtak: Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av: Anneli Øvstetun, Bjørn Morseth, Håkon Rambek, Adrianna Slusarczyk, Nils Harnes og med M. Berg som koordinator. Gruppen skal være ferdig med sitt arbeid til styremøtet 11. januar. Invitasjon skal kunne sendes ut ultimo januar/primo februar. Gruppens mandat: En helhetlig gjennomgang av konseptet Ekeberg 4

5 cup : fornying av EC samt beholde særegenheten av EC, gjennomgang av reglement, invitasjon, deltagende klubber, forslag til fastsetting av honorarer til klubber for dugnadsinnsats. I tillegg, se på invitasjonsmuligheter av klubber utenfor Norge. Forslaget legger frem til styremøtet 11. januar Vedtakssak: NM Mix 2012 og NMU21 I forbindelse med Ekeberg cup 2011 ble NM Mix arrangert. Det deltok totalt 18 lag. Tilbakemeldingene var positive og det ble uttrykt ønske om at NM Mix 2012 også burde bli lagt til Ekeberg cup. NM U21 skal i år arrangeres i region Nord-Norge. I 2011 skulle også NM U21 vært arrangert i Nord-Norge, men ble avlyst pga for liten deltagelse. Det sies at mange lag ikke ønsket å reise til Nord-Norge da dette ville bli en svært stor kostnad for disse lagene. Vedtak: NVBF Region Øst søker NVBF om å arrangere NM Mix i 2012 i samband med Ekeberg cup. NVBF Region Øst retter en formell henvendelse til Region Nord-Norge om å overta ansvaret for NM U21. Hvis regionen får NM U21 legges denne til Ekeberg cup Vedtakssak: Oppgjør, tidligere dommeransvarlige i regionen NVBF Region Øst har mottatt en henvendelse med krav om utbetalinger til dommeransvarlige i regionen tilbake til Det henvises til mottatt forslag. Så langt vi innehar informasjon er det ikke tidligere fremmet krav i denne sammenheng, verken i forbindelse med tidligere Ting, ekstraordinært Ting eller styremøter hvor regionens økonomi har vært tema. Vedtak: Regionen forholder seg til skriftlige vedtak og signerte avtaler. Formelt er det bare styret og styrevedtak som kan binde regionen økonomisk. Regionen anerkjenner den jobben som er nedlagt og dekker inntil kr 1.000,- til Jens Olav Rydningen, Bente Skaug og Ellen Mari Burheim. Pengene tas fra pnr NVBF Region Øst utarbeider retningslinjer for fremsetting av økonomiske krav som reiseregninger og honorarer av forskjellige slag Orienteringssak: Nye klubber Sparta Kalbakken IL Volleyball alle formaliteter i orden. Har 5

6 allerede meldt på 3 personer på Dommer 1 kurs Kragerø Volley Godkjent fra oss, men Telemark IK har ikke godkjent navnet. De får delta i årets kamper mens endelig avklaring pågår. Eidanger VBK har ikke medlemmer for øyeblikket så noe papirarbeid gjenstår for endelig godkjenning. Klubben håper på oppstart etter jul. Inter VBK alle formaliteter i orden. Har meldt på 2 deltagere på Trener 2 og 5 deltagere på Dommer 1 kurs Orienteringssak: Respons på trener og dommerkursene i høst NVBF Region Øst har lyst ut 3 Trener 1 kurs, 2 Dommer 1 kurs og 1 Trener 2 kurs i høst. I tillegg har det allerede vært avholdt 1 Dommer 1 kurs. redegjorde for foreløpig status Orienteringssak: Utvikling, 4 timers opplegg for SFO assistenter Per Lasse Tronslien, Christian Emmerich og Morten Evensen skal utvikle et 4 timers opplegg som er beregnet på assistenter i SFO. Gruppen ble valgt under Smash Off 2011 og har frist til 7. november 2011 til å komme med endelig forslag. I tråd med NVBF Region Øst sin plan må regionen se på muligheter for å arrangere dette kurset flere steder i regionen i Medlemmer i arbeidsgruppen bør gis mulighet til å kjøre et slikt kurs og evaluere kursopplegget i etterkant Orienteringssak: Regions rapport til BUU-sjefen Vedlagt finnes foreløpig rapport sendt NVBF BUU-sjef. Rapporten skal utløse siste halvdel av tildelte post 3 midlene. Regionen oversendte sine planer for 2011 og ble tildelt kr Kr ,- ble utbetalt på bakgrunn av planen og kr ,- skulle bli utbetalt på bakgrunn av rapporten pr 19/ Orienteringssak: Regnskap pr 30. september 2011 Viser til vedlagt regnskap pr 30. september Regnskapstallene viser foreløpig ut til å holde i forhold til oppsatt budsjett. Noen av inntektene er lavere enn beregnet, spesielt tilskuddene, men kostnadene har blitt litt mindre enn først antatt da utgiftssiden var uoversiktelig i Inntektsmulighetene 2. halvår er vesentlig mindre enn i første halvår. 6

7 Eventuelt: Ellen Mari Burheim har trukket seg som dommeransvarlig for 1. div. Det har blitt roteringer på dommeransvarlige i de forskjellige divisjoner. Ajourføring vil bli foretatt på regionens hjemmeside Runden rundt bordet: Roar: Minnet om at sandvolleyballsesongen 2012 i regionen skulle behandles på neste møte, i desember. Jens Olav: Ber om at man i styremøtene kan bli litt mer effektive. 7