Møteinnkalling. Sakliste:

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Torsdag 23. april 2009 kl Møtested/lokaler : Skaun rådhus, kommunestyresalen Arkivref : 105/2009 Medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Kopi : 1. varamedlem (3 grupperinger) til orientering Ordfører, rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Oppdragsansvarlig revisor Møteansvarlig : Arne Morten Johnsen Møtesekretær: Sakliste: : Arvid Hanssen Skaun Sak 8/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 9/2009 Referatsaker... 8 Sak 10/2009 Årsregnskap og revisjonsberetning 2008 for Skaun kommune kontrollutvalgets uttalelse Sak 11/2009 Plan for forvaltningsrevisjon Sak 12/2009 Forvaltningsrapport Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen Sak 13/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på eller mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arne Morten Johnsen leder (sign) Arvid Hanssen oppdragsansvarlig

2 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 8/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes.

3 Vedlegg 1 sak 8/2009 Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget. Møtested/lokaler : Skaun rådhus, Hjørnet. Møtedato/tid : Torsdag 12. februar 2009 kl Saksnummer : 1 7/2009. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Møtende varamedlemmer : Ingen. Forfall : Marit O. Landrø Rolf Bratlie Toril Øyås Stav 1.vara (BL) 2.vara (BL) Andre møtende: Inge Storås Revisjonssjef Rev. MN IKS Katrine Lereggen Rådmann Knut Nygård Øk.sjef (Sak 1 og 3) Arvid Hanssen KonSek Midt-Norge IKS Møtesekretær Innkalling og sakliste: Ingen merknader. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge:

4 Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 2/2009 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Kommunestyrets behandling av sak 122/08, Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? (Behandlet ) 2. Medlemsbrev nr 1/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert Ressursbruk til sekretariatsbistand kontrollutvalget Regjeringens tiltakspakke 2009 Sør-Trøndelag. (Totalt 6,8 mill til Skaun) 5. Årsrapport for 2008 Kemnerkontoret for Melhus, Skaun og Midtre Gauldal. 6. Årsberetning for 2008 Arbeidsgiverkontrollen. (9 samarbeidskommuner) Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 3/2009 Orientering om kommunens økonomiske stilling budsjett Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll: Økonomisjef Knut Nygård orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget.

5 Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 4/2009 Kontrollutvalgets årsmelding for Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kommunestyret Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Protokoll: Kontrollutvalget gjennomgikk sekretariatets utkast til årsmelding og føyde til en setning under forvaltningsrevisjon om at prosjekt vedrørende kunnskapsløftet er under arbeid. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak/innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Sak 5/2009 Overordnet analyse Skaun kommune Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Skaun kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Protokoll: Sekretariatet orienterte kort om arbeidet med analysen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget kom med innspill til områder de ønsker å prioritere i det videre arbeidet i forhold til mulige forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget er opptatt av å diskutere/velge prosjekter med utgangspunkt i risikovurderinger. Innstillingen enstemmig vedtatt.

6 Vedtak: Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Skaun kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Sak 6/2009 Møteplan 2009 kontrollutvalget. Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September. Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September. Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig.

7 Sak 7/2009 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Protokoll: 1. Ny rådmann, Katrine Lereggen, deltok i hele møte. Hun og kontrollutvalgets medlemmer presenterte seg nærmere under denne saken. 2. Nytt fra utvalgene. Kontrollutvalgets leder opplyste at kommunens budsjett for 2009 kommer opp på nytt i marsmøtet. Videre ble det referert til sak 3/09 i Plan og miljøutvalget, hvor PMU avviste klage fra fylkesmannen pga at klagefristen var overskredet. 3. Det ble opplyst at Forum for kontroll og tilsyn har fagkonferanse med årsmøte på Gardermoen mai Tilbud om påmelding vil bli sendt ut. Vedtak: Saken tas til orientering.

8 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 9/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for 2008, sak 19/09, den Nytt fra utvalgene: Arbeidsfordeling i tråd med vedtak i KU-sak 7/2008. Kommunestyret: A.M. Johnsen Formannskap: M. Landrø Helse og oppvekst: R.Rian Plan og Miljø: O.Husby Adm.utvalg og arb.miljøutvalg: O. Meistad SAKSUTREDNING: Sekretariatet og de enkelte kontrollutvalgsmedlemmer vil orientere. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering.

9 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 10/2009 Årsregnskap og revisjonsberetning 2008 for Skaun kommune kontrollutvalgets uttalelse. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 212 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Regnskap for Skaun kommune (Sendt ut fra administrasjonen) 2. Årsmelding med årsberetning for Skaun kommune (Sendt ut fra administrasjonen.) 3. Revisjonsberetning for 2008, datert Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet. (Administrativt utkast) SAKSUTREDNING: Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Skaun kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt Revisjonen har ikke tatt opp spesielle forhold i sin beretning som de mener det er viktig å uttale seg om ut over bekreftelsen som de er pålagt å gi. Kontrollutvalget har de senere år påpekt at det er viktig at kommunen jobber videre med rutinene knyttet til regnskap og årsmelding, da det tidligere var overskridelser av frister. Kommunen har tatt grep og synes å være inne i en positiv utvikling når det gjelder økonomistyring, herunder å få ferdig de formelle dokumenter innen fastlagte frister. Regnskapet for 2008 er datert , som er i tråd med den formelle fristen. Årsberetning er lagt inn som en del av årsmeldingen. Det er foretatt mindre justeringer i årsberetningen etter fristen for avleggelse, som var den Kommuneøkonomien. Kontrollutvalget er holdt orientert om den økonomiske situasjonen i kommunen gjennom orienteringer fra administrasjonen. Regnskapet og årsberetningen for 2008 viser at kommunen fortsatt sliter med å få balanse i driften. Merforbruket har både for 2007 og 2008 vært på ca 0.8 mill kr. Et så vidt lavt

10 merforbruk har delvis sammenheng med netto bruk av disposisjonsfondet, som ved utgangen av 2008 er på i overkant av 2 mill kr. Betydelige negative netto driftsresultat de 2 siste år forsterker bildet av ubalansen i økonomien. Lånegjelden er fortsatt vesentlig over både normtall for kommunesektoren og kommuner som det er naturlig å sammenligne seg med (Kostragruppe 7). Det er imidlertid positivt at lånegjelden pr innbygger ikke har økt det siste året. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget, ut over det som er foreslått tatt inn i forhold til kommunens økonomiske utfordringer. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.

11 Vedlegg 3 sak 10/2009

12 (ADMINISTRATIVT UTKAST) Vedlegg 4 sak 10/09. SKAUN KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Skaun KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SKAUN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 10/2009, behandlet Skaun kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og administrasjonssjefens årsmelding, inkludert kommunens årsberetning. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Skaun kommunes driftsregnskap for 2008 er gjort opp med et merforbruk (underskudd) på 0,793 mill kr. Årsregnskapet viser et netto driftsresultat på minus 5,6 mill kr. At regnskapet er gjort opp med et merforbruk på kun 0,793 mill kr skyldes betydelig bruk av fondsreserver, noe som vil redusere kommunens handlefrihet i årene som kommer. Merforbruk, reduksjon av disposisjonsfond, negativt netto driftsresultat de 2 siste år og meget høy lånegjeld, tilsier at kommunen fortsatt har store økonomiske utfordringer. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsmeldingen og årsberetningen, gir brukerne god informasjon om virksomheten i 2008 og den økonomiske stillingen pr Kommunens årsmelding, som ikke er den del av de formelle regnskapsdokumentene, er viktig for å gi informasjon om aktiviteten og hva som er oppnådd i de ulike virksomheter i kommunen i løpet av Regnskapet er datert , som er ihht fristen. Årsberetningen er datert xx.xx.09. Kontrollutvalget mener at det er viktig at en jobber videre med rutinene knyttet til regnskap og årsberetning, slik at lovpålagte frister overholdes. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Skaun kommunes årsregnskap for 2008 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. (Skaun den ) Arne Morten Johnsen Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet.

13 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 11/2009 Plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER 1. Utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2009 Skaun kommune. Utrykte vedlegg: 2. Overordnet analyse Skaun kommune februar SAKSUTREDNING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. De totale ressurser som Skaun kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon er ca 370 timer pr år. Dette tilsier at det er rom for 1-2 prosjekt per år. Dersom det skal gjennomføres et omfattende prosjekt må det påregnes å få gjennomført kun ett, slik det ble gjort i revisjonsåret Det er derfor viktig å finne frem til noen få viktig fokusområder. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2009 Kontrollutvalget har løpende diskutert områder i kommunen som det er ønskelig å gå inn på i revisjonsåret Videre har sekretariatet hatt samtaler med administrasjonen og revisjonen. Sekretariatet har utarbeidet en overordnet analyse som var grunnlag for diskusjon i kontrollutvalgets møte den Analysen som er lagt med kun til kontrollutvalget er i hovedsak bygd på kommunens egne styringsdokumenter, årsmeldinger, regnskap, samt muntlig informasjon som er innhentet. På bakgrunn av den totale informasjonsinnsamlingen er det foreslått noen fokusområder, som er tatt inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret (1.mai april 2010.) Med bakgrunn i dialogen med kontrollutvalget i møte den , fremmes plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret.

14 Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, bør kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen og prioritert aktuelle prosjektområder legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig.

15 (Administrativt utkast) Skaun kommune Vedlegg 1 sak 11/2009 Plan for forvaltningsrevisjon for Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, har kontrollutvalget så langt valgt en årlig rullering av planen. Hvorvidt planen bør ha et lengre tidsperspektiv kan eventuelt diskuteres i kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Skaun kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Skaun kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i: Kommuneplan , langsiktig del: Vedtatt av kommunestyret Tjenestebeskrivelser Skaun kommune. Årsbudsjett og økonomiplan for 2009, vedtatt av kommunestyret. Regnskap 2007 for Skaun kommune. Årsmelding for 2007 for Skaun kommune. Årsberetning for 2007 for Skaun kommune. Pleie og omsorgsplan, vedtatt av kommunestyret Kommunebilde 2007 Skaun kommune. (Fylkesmannen februar 2007) Agendarapport Kostnadsgjennomgang Skaun kommune, datert Agendarapport Kostnadstilpasning, forslag til tiltak fra 3 arbeidsgrupper. Rapport datert 23.oktober KOSTRA Utvalgte nøkkeltall for Skaun kommune. Diverse politiske vedtak, hovedsakelig kommunestyresaker. Samtaler med administrasjonen og revisjonen gjennom året.

16 Overordnede målsettinger i Skaun kommune Kommunestyret har i Kommuneplanen : Langsiktig del fastsatt følgende visjon for Skaun kommune: Alle innbyggerne i Skaun kommune skal føle trygghet, trivsel og tilhørighet Kommuneplanen skisserer 4 hovedinnsatsområder for kommunes virksomhet: 1. Samfunn Sikre trygghet, trivsel og tilhørighet for alle skauninger Øke busetting og sysselsetting gjennom å tilby attraktive bu-områder og næringsarealer Ta vare på- og videreutvikle lokal identitet gjennom å legge vekt på miljø, kultur og estetikk. 2. Tjenester Skape- og utvikle tjenester i samspill med innbyggernes behov ut fra tilgjengelige ressurser 3. Organisasjon Videreutvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon gjennom motiverte, engasjerte og kreative medarbeidere. 4. Økonomi Legge økt vekt på økonomisk planlegging og styring for å oppnå handlefrihet til å løse prioriterte oppgaver. Planområder Kommunens virksomhet er delt i 3 planområder som danner utgangspunkt for kommunens virksomhet: o Planområde 1: Avdeling Stab - Fellestjenester o Planområde 2: Avdeling Helse- og oppvekst o Planområde 3: Avdeling Plan En gjennomgang av planområdene danner utgangspunktet for den overordende analysen som ble utarbeidet i forbindelse med arbeidet med planen for 2009.

17 Skaun kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2009: Med bakgrunn i den overordnede analysen av Skaun kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i 2009, eventuelt i senere år: 1. Økonomiplanlegging, rapportering og styring. Prosjektet tar sikte på å gjennomgå budsjettprosessrutiner, rapportering og økonomistyringen i kommunen. Kontrollutvalget er opptatt av at administrasjonen og politikerne løpende skal ha oppdatert, hensiktsmessig og riktig informasjon om kommunens økonomi. Kommunen har selv jobbet aktivt på dette området en tid og kontrollutvalget prioriterte derfor ikke dette prosjektet i Den økonomiske situasjonen for kommunen er fortsatt anstrengt. Selv om det har vært en positiv utvikling i forhold til økonomistyring de siste år, vil en gjennomgang av den totale økonomistyringen i kommunen kunne gi positive innspill til både politisk og administrativt nivå i kommunen. 2. Sykefravær Skaun kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt et særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i deler av kommunen er likevel høyt. Det totale sykefravær lå på 8,5 % i 2006 og ble redusert til 8,2 % i Sykefraværet for 2008 steg til 9,7 %. Kommunens målsetting om å komme ned på 6 % fravær i 2006 var et ambisiøst mål og ble på langt nær nådd. Kommunen har en egen målsetting om å redusere sykefraværet og har derfor selv satt fokus på området og har satt i gang tiltak. Den totale nedgangen i sykefravær for 2007 var derfor positiv. Den positive trenden ble snudd i Kontrollutvalget vil gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater og dermed bidratt til redusert sykefravær. Arbeidet må samordnes med undersøkelser som gjøres fra rådmannens side innenfor dette området. I tillegg til å få frem en statusoversikt for politikere og administrasjonen, vil prosjektet trolig få frem informasjon som kan bidra til en positiv utvikling fremover. 3. Omdømme og omdømmebygging i Skaun kommune. Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Skaun kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan enkelt defineres som bilde folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme. Side 17

18 Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme. Dette gjelder overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket bilde innbyggere i Skaun og folk utenfor kommunen har av Skaun kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke. 4. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene, innrapporteres det rett fra kommunen sin side? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Dersom det skal settes i gang et prosjekt på område for å se på kvaliteten av registreringen, bør dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. Prosjekter som er diskutert, men ikke prioritert av kontrollutvalget for Gjennomgang av driften ved Rossvoldheimen og hjemmetjenesten Prosjektet kan omfatte hele eller deler av driften. Kontrollutvalget mener prosjektet må ha fokus på kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Litt avhengig av omfanget, kan også den økonomiske biten vurderes å inngå i prosjektet. Kostratall viser at ressursbruken per hjemmetjenestemottaker er høy i Skaun. Psykisk helsevern i Skaun kommune Psykisk helsevern har vært et satsingsområde på nasjonalt nivå med en storstilt opptrappingsplan over flere år. Etter hvert som opptrappingsplanen har virket er det interessant å få kartlagt hva opptrappingsplanen har betydd i Skaun kommune og om brukere i kommunen får tilgang til den behandling man har rett på. I den sammenhengen kan det også ha vært aktuelt å kartlegge hvordan samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og 2. linjehelsetjenesten fungerer. Økonomisk sosialhjelp Tjenesten er lagt inn under Nav fra Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Skaun er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Skaun kommune får gode Side 18

19 tjenester og at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. Avslutning Ovenstående forslag til plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder. Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre ett eller to av prosjektene i revisjonsåret Kontrollutvalget setter likevel flere prosjekt opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest prioritert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i Videre vil prosjekter som ikke blir prioritert i 2009 være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på forvaltningsrevisjonsarbeidet i Side 19

20 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 12/2009 Forvaltningsrapport Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen, datert 6.april (Eget dokument) SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret ansvar for å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2008 vedtok kontrollutvalget i juni 2008, sak 25/08 at det skulle iverksettes forvaltningsrevisjon innen skolereformen Kunnskapsløftet. Undersøkelsen skulle omfatte kommunens skoleanlegg og lærertetthet og også kompetanseløftet, i tillegg til en bred tilnærming til Kunnskapsløftet innledningsvis. Da prosjektet i utgangspunktet ble meget omfattende ble det etter avklaringer mellom revisor og leder av kontrollutvalget avklart at hovedfokus i undersøkelsen ble kompetanseutvikling, herunder oppfølging og resultat av kompetansestrategien. Revisjon Midt-Norge har gjennomført undersøkelsen våren 2009, som presenteres i rapport datert 6.april Skolereformen Kunnskapsløftet Skolereformen Kunnskapsløftet er resultat av St.meld. nr. 30 ( ) Kultur for læring, som ble behandlet i Stortinget våren Målet for Kunnskapsløftet er at alle elever skal utvikle grunnleggende ferdigheter og kompetanse for å kunne ta aktivt del i kunnskapssamfunnet. Norsk skole er en inkluderende skole der det skal være plass for alle. Alle skal få de samme mulighetene til å utvikle sine evner. Kunnskapsløftet skal bidra til å sikre tilpasset opplæring for alle elever og legge økt vekt på læring. Fokus på grunnleggende ferdigheter: Gjennom Kunnskapsløftet er det satt sterk fokus på utvikling av elevenes grunnleggende ferdigheter i alle fag, som en viktig forutsetning for videre læring. Med grunnleggende ferdigheter menes: Å kunne uttrykke seg muntlig Å kunne lese Å kunne regne Side 20

21 Å kunne uttrykke seg skriftlig Å kunne bruke digitale verktøy Det er utviklet nye læreplaner for alle fag i grunnskolen og videregående opplæring. De nye planene har tydelige mål for hva elevene skal mestre i løpet av hvert undervisningstrinn. For å nå målene skal undervisningen i størst mulig grad være tilpasset den enkelte elev. Dersom elevene ikke kan få tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen har vedkommende rett til spesialundervisning. Kompetansestrategien Som virkemiddel for å nå målsettingene i Kunnskapsløftet ble det utviklet en nasjonal strategi for kompetanseutvikling i grunnopplæringen (Kompetanseløftet). Formålet med strategien er: Personalet i grunnopplæringen skal ha kompetanse som sikrer elevene og lærlingene tilpasset opplæring med muligheter til å utvikle evner og talenter i samsvar med generell del, læringsplakaten (skoleplakaten) og læreplanene for fag. Gjennom et kompetanseløft skal skoleledere, lærere og instruktører i lærebedrifter rustes og stimuleres til å møte utfordringene knyttet til de endringene i innhold og struktur som reformen innebærer. For å realisere innholdet i reformen er det forventet at kommunene som skoleeiere tar ansvar for å utvikle skolene til lærende organisasjoner. Dette må skje gjennom en målrettet satsing på kompetanseutvikling for lærere og skoleledere. Skaun kommune har vedtatt en egen kompetansestrategi, hvor det også er lagt vekt på følgende: 1) tilrettelegging for uformell læring, 2) legge til rette for faglige diskusjoner, 3) etablere system for oppfølging av de nasjonale prøvene. Disse områder er tillegg til oppfølging av satsingsområdene i den nasjonale strategien, som den lokale bygger på. Om forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektet har innledningsvis en beskrivende del om kommunens skolebygg og også lærertettheten i Skaun sammenlignet med andre kommuner. Den gjennomførte undersøkelsen har imidlertid hatt hovedfokus på Skaun kommunens oppfølging av kompetansestrategien. Følgende hovedproblemstilling og to delproblemstillinger har ligget til grunn: Har kompetansestrategien vært et godt grunnlag for kompetanseutvikling i Skaun? 1. Er arbeidet med å nå målene og tiltakene i kompetansestrategien fulgt opp på alle områder i opplæringen? 2. Har kommunen nådd målsettingene ved utgangen av strategiperioden? Resultatene fra den beskrivende del av undersøkelsen viser at Skaun kommune har utfordringer i forhold til å oppfylle lovkrav til fysisk miljø for elever og lærere. Kommunen har utarbeidet en oversikt over etterslep når det gjelder vedlikehold, men har iflg. revisor ingen prioritert liste over vedlikeholdet av de kommunale byggene. Når det gjelder lærertetthet i Skaun kommune konkluderer revisor med at denne er noe større enn i kommunene Oppdal og Midtre Gauldal, som det sammenlignes med i rapporten. Side 21

22 Svar på hovedproblemstilling: Resultatet i forhold til hovedproblemstillingen ovenfor viser at kompetansestrategien har vært et viktig fundament og bidratt til at Skaun har jobbet målrettet med kompetanseutvikling i grunnskolen. Mange ansatte har fått økt egen kompetanse som resultat av strategien. Revisor peker på at en langt på vei har en organisasjon som driver kontinuerlig læring og at det er viktig at dette videreføres. For å innfri de mer konkrete målsettingene i strategien bør kommunen legge vekt på å utvikle nettverk i kommunen, slik at egne ressurser kan utnyttes bedre til kompetanseutvikling. Videre bør kommunen i samarbeid med skolene utvikle et overordnet system for å nyttiggjøre seg resultatene fra de nasjonale prøvene. Revisors anbefaling: Med bakgrunn i resultatene som har framkommet gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet anbefaler revisor at kommunen etablerer et system på kommunenivå for å utnytte informasjonen i de nasjonale prøvene best mulig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i skolereformen Kunnskapsløftet ønsket kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på Skaun kommunens oppfølging av kompetanseutviklingsstrategien. Videre ønsket kontrollutvalget informasjon om kommunens skolebygg, samt lærertetthet i Skaun. Den gjennomførte undersøkelsen gir et fyldig bilde av hvordan strategien nasjonalt, og vedtatt lokal strategi, er fulgt opp i kommunen. Resultatene tyder på at strategien i hovedsak er godt forankret, og at oppnådde resultater i stor grad samsvarer med målsettingene. På enkelte områder pekes det imidlertid på muligheter for forbedringer. Revisor har på bakgrunn av konklusjonene kommet med en anbefaling som går på bedre utnyttelse av informasjonen i de nasjonale prøvene. Sekretariatet mener at rapporten som helhet, inklusive den beskrivende delen knyttet til skolebygg og lærertetthet (Pkt. 4), bør gi nyttig informasjon til både politisk og administrativt nivå i kommunen. Rapporten bør gjøres kjent og være tilgjengelig som grunnlag for ytterligere diskusjon på den enkelte skole i arbeidet med å videreutvikle grunnskolen i Skaun kommune. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget merker seg innholdet i rapporten og oversender den til kommunestyret for sluttbehandling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefaling om at kommunen etablerer et system på kommunenivå for å utnytte informasjonen i de nasjonale prøvene best mulig. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp, innen utgangen av Side 22

23 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 13/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 23