Arkivsak : : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Torsdag 12. februar 2009 kl 09.00

Transkript

1 Møteinnkalling Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Torsdag 12. februar 2009 kl Møtested/lokaler : Skaun rådhus, formannskapssalen Medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Kopi Møteansvarlig Møtesekretær: Sakliste: : 1. varamedlem (3 grupperinger) til orientering Ordfører, rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Oppdragsansvarlig revisor : Arne Morten Johnsen : Arvid Hanssen Skaun Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 2/2009 Referatsaker...8 Sak 3/2009 Orientering om kommunens økonomiske stilling budsjett Sak 4/2009 Kontrollutvalgets årsmelding for Sak 5/2009 Overordnet analyse Skaun kommune Sak 6/2009 Møteplan 2009 kontrollutvalget Sak 7/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på eller mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Ny rådmann, Katrine Lereggen, er invitert og vil delta i deler av møtet. Økonomisjef Knut M. Nygård deltar under behandling av sak 3/2009. Revisjonssjonssjef Inge Storås møter for Revisjon Midt-Norge IKS. Arne Morten Johnsen leder (sign) Arvid Hanssen oppdragsansvarlig Side 1

2 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Side 2

3 Vedlegg 1 sak 1/2009 Møteprotokoll Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 04. november 2008 kl Møtested/lokaler : Skaun rådhus, Velferden Saksnummer : 33 38/2008 Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Ola Meistad Marit Overby Landrø Roger Rian Møtende varamedlemmer : Kristin Riaunet Forfall : Oddrun Husby Andre møtende: Inge Storås Revisjonssjef Rev. MN IKS (Sak 35) Jon P. Husby Ordfører (Sak 36-38) Geir Evjen Konstituert rådmann (Sak 33, 34 og 37) Knut Nygård Øk.sjef (Sak 33 og 34 ) Stig Are Pettersen Leder servicekontroret (Sak 34) Arvid Hanssen KonSek Midt-Norge IKS Møtesekretær Innkalling og sakliste: Ingen merknader. Side 3

4 Sak 33/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 34/2008 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Kommunal- og regionaldepartementet: "Inspirasjonsside for omdømmebygging i kommunar og regionar". Pressemelding no. 120/2008 av side-for-omdommebygging-i-ko.html?id= Fornyings- og administrasjonsdepartementet: "Vil profesjonalisere offentlige innkjøp". Pressemelding av 1. oktober Representantforslag no. 4 ( ) fra stortingsrepresentantene André Oktay Dahl, Martin Engeset, Gunnar Gundersen og Jan Tore Sanner om å styrke mindretallsrettigheter i kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg Kompensasjon for å motta sakspapirer elektronisk. Svar, datert , på kontrollutvalgets henvendelse på bakgrunn av sak 32/08 i kontrollutvalget. Kontrollutvalget er nå undergitt de samme regler som øvrige politiske utvalg. 5. Brev fra Kommunal- og regionaldepartementet til kommunene, datert , vedrørende organiseringen av sekretærtjenestene for kontrollutvalgene. Skaun kommune har organisert tjenestene i tråd med regelverket. Side 4

5 6. Nytt fra utvalgene. Jf KU-sak 7/08, pkt 2. Ingen saker ble tatt opp. 7. Status for den økonomiske situasjonen 2008 og status for budsjettarbeidet for Økonomisjefen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. 8. Oppfølging av praksis for distribusjon av dokumenter som ettersendes/deles ut i politiske møter. (Rutiner i forhold til kontrollutvalget.) Servicekontorets leder orienterte om praksis og følger opp at vedtatte rutiner etterleves. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 35/2008 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll: Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 36/2008 Vurdering av medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tegner medlemskap i Forum for kontrollutvalg. Det gjennomføres en evaluering i løpet av 2009 for å vurdere nytten av medlemskapet. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tegner medlemskap i Forum for kontrollutvalg. Det gjennomføres en evaluering i løpet av 2009 for å vurdere nytten av medlemskapet. Side 5

6 Sak 37/2008 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport, Offentlig anskaffelser følges regelverket? Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Protokoll: Rådmannens brev til KonSek, datert var sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer elektronisk den Brevet følger som vedlegg 3 i den videre behandling av saken. Rådmannen gjennomgikk hovedpunktene i sitt svarbrev og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Arne M. Johnsen fremmet følgende forslag: 1. Kontrollutvalget registrerer at tidligere kommunestyrevedtak ifm forvaltningsrevisjon på innkjøp i svært liten grad er fulgt opp i forhold til praktisk gjennomføring. 2. Kontrollutvalget ber kommunestyret vurdere om skissert tidsplan for gjennomføring av de konkrete punktene er akseptabel. 3. Saken legges fram for kommunestyret uten innstilling. Johnsens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget registrerer at tidligere kommunestyrevedtak ifm forvaltningsrevisjon på innkjøp i svært liten grad er fulgt opp i forhold til praktisk gjennomføring. 2. Kontrollutvalget ber kommunestyret vurdere om skissert tidsplan for gjennomføring av de konkrete punktene er akseptabel. 3. Saken legges fram for kommunestyret uten innstilling. Sak 38/2008 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Protokoll: Følgende saker ble tatt opp: 1. Orientering om prosessen rundt ansettelse av ny rådmann. 2. Endring av møteplan 2008, kontrollutvalget. Vedrørende pkt 1. Ordføreren orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Side 6

7 Vedrørende pkt 2. Kontrollutvalget har gjennomført 6 møter i Dette er i tråd med forutsetningene i budsjettet. Oppsatt møte den utgår, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Omforent forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Ordførerens redegjørelse tas til orientering. 2. Neste møte i kontrollutvalget avholdes tirsdag Side 7

8 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunestyrets behandling av sak 122/08, Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? (Behandlet ) 2. *Medlemsbrev nr 1/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert Ressursbruk til sekretariatsbistand kontrollutvalget Regjeringens tiltakspakke 2009 Sør-Trøndelag. (Totalt 6,8 mill til Skaun) 5. *Årsrapport for 2008 Kemnerkontoret for Melhus, Skaun og Midtre Gauldal. 6. *Årsberetning for 2008 Arbeidsgiverkontrollen. (9 samarbeidskommuner) * Sendt elektronisk til medlemmer av kontrollutvalget SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 8

9 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2009 Orientering om kommunens økonomiske stilling budsjett Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har tidligere vedtatt at de ønsker en tett og løpende oppfølging av økonomien, herunder økonomistyringen. Administrasjonen vil orientere om kommuneøkonomien og om hvordan økonomistyringsrutinene fungerer. I gjeldende plan for forvaltningsrevisjon, som går frem til 1. mai 2009, har kommunestyret ikke prioritert økonomistyring, men området ble drøftet av kontrollutvalget. Bakgrunnen for at prosjektet ble satt på vent var at kommunen selv tok tak i området. Kommunen har store utfordringer i forhold til økonomi. Administrasjonens orientering bør gi kontrollutvalget nyttig oppdatering og være grunnlag for diskusjon for vinkling av et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt i plan for forvaltningsrevisjon for 2009 eller senere år. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Side 9

10 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2009 Kontrollutvalgets årsmelding for Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 212 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Skaun kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den , legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Selv om det er andre årsmelding etter kommunevalget høsten 2007 er det gitt en generell orientering om kontrollutvalgets viktigste oppgaver. Dette er gjort også av hensyn til at kontrollutvalgets oppgaver fortsatt er lite kjent blant kommunens innbyggere. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret, ved at protokoller fra møtene er tilgjengelig som referatsaker i kommunestyret. Saksfremlegg og protokoller fra kontrollutvalgets møter ligger også på KonSek sine hjemmesider Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: På bakgrunn av administrativt utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2008 i sitt møte den Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling fra kontrollutvalget om at den tas til orientering. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Side 10

11 Vedlegg 1 (Administrativt utkast) Årsmelding for kontrollutvalget for 2008 Innledning. Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner har plikt til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i denne valgperioden følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Arne Morten Johnsen Leder, SV Odd Harald Fossland 1.vara for DnA,V, SV Marit Overby Landrø Nestl. BL Harald Belsås 2.vara for DnA,V, SV Ola Meistad Frp Steinar Arvid Johnsen 3.vara for DnA,V, SV Roger Rian Frp Rolf Bratlie 1.vara for BL Oddrun Husby Sp Toril Øyås Stav 2.vara for BL Kristin Riaunet 1.vara for SP,H, KrF og Frp Einar Riise 2.vara for SP,H,V,KrF og Frp I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene fra og med inneværende valgperiode utgå fra kommunestyret. Dette kravet er oppfylt. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret og mener forankring i kommunestyret er svært positivt. Likestilling. Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer i 2004 medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon var tredje hele driftsår etter at Skaun kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Kontrollutvalget i Skaun er godt fornøyd med hvordan tilsynsfunksjonen er organisert og fungerer i den nye ordningen med deltakelse i interkommunale selskaper. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll Side 11

12 med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget har også i 2008 diskutert sin arbeidsform. Utvalget er opptatt av å legge vekt på samarbeid og opptre på en nøytral og upolitisk måte. Saksbehandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i 2008 avholdt 6 møter og behandlet 38 saker, som er en del flere saker enn i tidligere år. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Leder i utvalget eller andre fra kontrollutvalget har orientert og svart på spørsmål knyttet til protokollen når dette har vært nødvendig. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten. Regnskapsrevisjon: Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregskap. For regnskapsåret 2007 uttalte kontrollutvalget at det var en klar bedring i forhold til overholdelse av frister for avlevering av regnskap og årsberetning, selv om fristene var noe overskredet. Utvalget uttalte at det var nødvendig å jobbe videre med rutiner knyttet til regnskap og årsrapportering. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2008 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport, rapporten ligger på hjemmesiden til KonSek ( ). Saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget finnes samme sted. Rapporten ble i tråd med praksis oversendt til kommunestyret og behandlet i februar Side 12

13 Det ble påpekt en del forbedringsmuligheter i forhold til regelverk og interne retningslinjer. Resultatet av administrasjonens oppfølging av rapporten er fremlagt for kommunestyret i sak 122/08 i november Kommunestyret vedtok å oppheve sitt tidligere vedtak om oppfølging og gav rådmannen myndighet til å utarbeide rutiner og iverksette nødvendige tiltak for å sikre at lover og regelverk mht innkjøp blir overholdt. Selskapskontroll: Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Skaun kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Skaun kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapenes virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 6 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen, som ble gjort av Revisjon Midt-Norge IKS, ble behandlet av kommunestyret i sak 104/07 i september Rådmannen skal på bakgrunn av vedtaket i kommunestyret legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Det ble ikke satt tidsfrist i kommunestyrets vedtak. Iflg rådmannen er ikke kommunestyrets vedtak tatt tak i og fulgt opp per 1.februar Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere eierskapskontroll før kommunestyret har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap. Kontrollutvalget vil imidlertid drøfte dette i 2009, da det ihht plan for selskapskontroll skal gjøres årlig. Andre forhold: Kontrollutvalget har i tillegg til lovpålagte saker også vurdert og behandlet noen ordinære saker og hatt referatsaker etter innspill fra utvalget selv og andre. Stikkordsmessig kan nevnes: - Kontrollutvalgets arbeidsform. - Orientering om kommunens økonomiske stilling (i flere møter). - Orientering om arbeidet med skatteregnskapet. - Orientering fra rådmannen og ordfører i flere konkrete enkeltsaker gjennom året. Kontrollutvalget har fokus på forhold som berører kommunens omdømme og som innbyggerne er opptatt av. Som det fremgår ovenfor har kontrollutvalget, som en del av tilsynsarbeidet, i flere møter bedt rådmannen orientere om ulike forhold i kommunen. Kontrollutvalget har også vedtatt å tegne medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn (FKT) fra og med Dette forumets primæroppgaver er følgende: o å styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes arbeid med kontroll og tilsyn o å være pådriver i arbeidet med faglig utvikling av kontrollutvalgene og sekretariatene o å være en arena for erfaringsutveksling o å styrke kontrollutvalgenes kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag Nærmere informasjon om FKT finnes på deres hjemmesider: Side 13

14 Kontrollutvalgets økonomi- ressursbruk. Regnskapet for kontrollutvalget føres under ansvar 1101 Kontrollutvalg og revisjon. Regnskapet for 2008 er ikke avsluttet, men kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert Avslutning. I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalget har gjennom året vært opptatt av dette og utvalget vil fortsatt arbeide for å øke bevisstheten om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på opplæring. Dette videreføres i Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet. Utvalget takker for kontakten som har vært i året som har gått og ser frem til samarbeidet fremover. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Skaun kommune. Skaun ( ) Arne Morten Johnsen Kontrollutvalgets leder Side 14

15 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2009 Overordnet analyse Skaun kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Skaun kommune overordnet analyse (Unntatt off. 14, 16, 2.ledd) Utrykte saksdokumenter (ikke vedlagt): 2. Økonomiplan , budsjett Plan for forvaltningsrevisjon SAKSUTREDNING: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret har konstituert seg. Kontrollutvalget/kommunestyret i Skaun rullerer plan for forvaltningsrevisjon årlig. Kontrollutvalget utarbeidet i 2008 en plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret 2008, som gjelder i perioden Følgende prosjekt ble prioritert i planen for revisjonsåret 2008: 1. Kunnskapsløftet. 2. Sykefravær. Kunnskapsløftet er satt i bestilling og vil iflg avtale med Revisjon Midt-Norge ferdigstilles og leveres KonSek innen 15.april Det er ikke ressurser til prosjektet vedrørende sykefravær i inneværende revisjonsår og prosjektet må vurderes på nytt i forhold til revisjonsåret 2009, som starter 1.mai Prosjekter som var diskutert i kontrollutvalget, men ikke prioritert av kontrollutvalget i forvaltningsrevisjonsplanen for Gjennomgang av driften ved Rossvoldheimen og hjemmetjenestene. -Økonomistyring. -Psykisk helsevern i Skaun kommune. -KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Med bakgrunn i ressursene som er stilt til rådighet (ca 370 timer) vil det normalt være rom for 1-2 forvaltningsrevisjonsprosjekt hvert år i Skaun kommune. Virksomheten må også sees opp mot eventuell selskapskontroll, da det ikke er budsjettert egne revisjonsressurser til denne Side 15

16 type kontroll. Med noe selskapskontroll er det rom for kun ett prosjekt pr år, dersom det skal ha et visst omfang. Hvis en ser på prosjektene som ble diskutert ved forrige rullering av planen, mener sekretariatet at det fortsatt er prosjekter som er aktuelle. Dersom en skal videreføre prioriteringen av gjennomgang av prosjektet vedrørende arbeidet med sykefravær, vil dette sannsynligvis ta det meste av revisjonsressursene, selv om det ligger muligheter til avgrensninger i omfang. Et prosjekt innenfor for eksempel økonomistyring eller gjennomgang av driften ved Rossvoldheimen og hjemmetjenestene som er diskutert de siste år, vil trolig også legge beslag på storparten av årsressursene. Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget et verktøy for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger. Kommunen kan dermed unngå å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem en foreløpig overordnet analyse for Skaun kommune. Den kan være til hjelp for kontrollutvalget for å finne aktuelle prosjekter for perioden frem til mai 2010, som omfattes av plan for forvaltningsrevisjon som nå skal rulleres. Jeg har denne gangen ikke oppdatert Kostraoversiktene. Tallene frem til 2006 er sammenlignet med flere kommuner og behandlet grundig i Agendarapport som ble behandlet i K-sak 139/07. Det vil foreligge foreløpige kostratall fra kommunene for 2008 før neste møte i kontrollutvalget. Om ønskelig kan kostraoversikter ajourføres. Sekretariatet har, som det fremgår av analysen, brukt mindre ressurser til oppdatering denne gang. De uttrykte vedleggene, årsmelding 2007 og økonomiplanen , har kontrollutvalget mottatt tidligere. Dersom kontrollutvalget ønsker flere detaljopplysninger på spesielle områder frem mot neste møte, kan dette eventuelt skaffes gjennom sekretariatet. Kontrollutvalget kan også be om informasjon fra administrasjonen før - eller i neste møte i kontrollutvalget. Det er viktig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen med å prioritere riktige kontrollområder. Sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før plan for forvaltningsrevisjon endelig legges frem for kommunestyret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i møtet vil sekretariatet på neste møte legge frem forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret Denne planen vedtas av kontrollutvalget, som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem en foreløpig overordnet analyse av Skaun kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets neste møte med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon i Skaun kommune for Side 16

17 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Skaun kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Side 17

18 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2009 Møteplan 2009 kontrollutvalget. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Sekretariatet har satt opp noen datoer, fortrinnsvis på tirsdager som tidligere. Vi har også koordinert i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret * 24. Kontrollutvalget *Regnskap og årsmelding. (F.skap 29.april) September Oktober November Desember Kommunestyret Kontrollutvalget Side 18

19 12. februar 2009 Årsmelding 2008 for kontrollutvalget. Overordnet analyse. Orienteringer fra rådmann/økonomisjef om økonomien budsjett april 2009 Plan for forvaltningsrevisjon Regnskap Skaun kommune , kontrollutvalgets uttalelse. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. ( ) 2. juni 2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon. Besøk ute i en avdeling, omvisning. Vurdering av mulig selskapskontroll. 1. september 2009 Diskusjon budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for Orientering fra en sektor/avdeling. 20. oktober 2009 Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for Status finansiell revisjon november 2009 Fastsettelse av møteplan for Oppsummering KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i Forslag til møteplan for 2009 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September. Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 19

20 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 7/2009 Eventuelt. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 20