Møteinnkalling. Sakliste:

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Tirsdag 2. juni 2009 kl Møtested/lokaler : Skaun rådhus, formannskapssalen Arkivref : 171/2009 Medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Kopi : 1. varamedlem (3 grupperinger) til orientering Ordfører, rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Oppdragsansvarlig revisor Møteansvarlig : Arne Morten Johnsen Møtesekretær: Sakliste: : Arvid Hanssen Skaun Sak 14/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 15/2009 Referatsaker... 7 Sak 16/2009 Orientering om budsjettsituasjonen 2009 for Skaun kommune... 8 Sak 17/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Nærværsledelse forebygging av sykefravær Sak 18/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på eller mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arne Morten Johnsen leder (sign) Arvid Hanssen oppdragsansvarlig Side 1

2 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 14/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Side 2

3 Vedlegg 1 sak 14/2009 Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget. Møtested/lokaler : Skaun rådhus, kommunestyresalen. Møtedato/tid : Torsdag 23. april 2009 kl Saksnummer : 8 13/2009. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit O. Landrø Møtende varamedlemmer : Kristin Riaunet. Forfall : Oddrun Husby. Roger Rian mottok ikke innkalling. Andre møtende: Inge Storås Revisjon M-N IKS Torbjørn Berglann (Sak 11-13) Knut Nygård Skaun kommune (Sak 8-10) Vigdis Klungervik (Sak 8-10) Bente Wæraas (Sak 12) Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Innkalling og sakliste: Ingen merknader. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Side 3

4 Sak 8/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 9/2009 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for 2008, sak 19/09, behandlet Nytt fra utvalgene. Da det var få faste medlemmer til stede ble pkt 2 utsatt til neste møte. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 10/2009 Årsregnskap og revisjonsberetning 2008 for Skaun kommune kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Side 4

5 Protokoll: Administrasjonen gjennomgikk hovedtrekkene i regnskapet. Oppdragsansvarlig revisor orienterte om en del sentrale begreper/tallstørrelser i regnskapet. Han understreket særlig betydningen av at kommunen fremover må komme i en slik situasjon at de oppnår positive tall både når det gjelder brutto og netto driftsresultat. Administrasjonen og revisor svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2008 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 11/2009 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Protokoll: Sekretariatet gjennomgikk utkastet til plan for forvaltningsrevisjon som er utarbeidet på grunnlag av signaler gitt i kontrollutvalgtes møte den Prioriteringene i utkast til plan ble opprettholdt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak/innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sak 12/2009 Forvaltningsrapport Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen. Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefaling om at kommunen etablerer et system på kommunenivå for å utnytte informasjonen i de nasjonale prøvene best mulig. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp, innen utgangen av Side 5

6 Protokoll: Revisor Torbjørn Berglann presenterte hovedpunktene i rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Bente Wæraas supplerte med informasjon, sett fra administrasjonens ståsted. Kontrollutvalgets leder utrykte at det kunne vært ønskelig med sammenligninger mellom Skaun kommune og andre kommuner som har gjennomført prosjekt knyttet til Kunnskapsløftet. Iflg. revisor er vinklingen på prosjektene i flere kommuner så ulike, at dette vanskelig lar seg gjennomføre på en betryggende måte. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak/innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefaling om at kommunen etablerer et system på kommunenivå for å utnytte informasjonen i de nasjonale prøvene best mulig. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp, innen utgangen av Sak 13/2009 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Protokoll: Kontrollutvalgets leder understreket viktigheten av at alle som ikke kan delta på møter melder forfall i tråd med rutinene. Side 6

7 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 15/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon -2009, sak 36/09, den Kommunestyrets behandling av Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av kompetansestrategien i grunnskolen, sak 35/09, den Nytt fra utvalgene: Arbeidsfordeling i tråd med vedtak i KU-sak 7/2008. Kommunestyret: A.M. Johnsen Formannskap: M. Landrø Helse og oppvekst: R.Rian Plan og Miljø: O.Husby Adm.utvalg og arb.miljøutvalg: O. Meistad 4. Orientering fra fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn på Gardermoen 27. og Samling for kontrollutvalgsmedlemmer innen KonSek-samarbeidet oktober Budsjettkontroll 1.kvartal kontrollutvalget. SAKSUTREDNING: Sekretariatet og de enkelte kontrollutvalgsmedlemmer vil orientere. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 7

8 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 16/2009 kommune. Orientering om budsjettsituasjonen 2009 for Skaun Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 210 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Budsjettkontroll pr 1.kvartal 2009 (Deles ut i møtet) SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har tidligere vedtatt at de ønsker en løpende oppdatering om den økonomiske situasjonen for kommunen på et overordnet nivå. Administrasjonen vil orientere på bakgrunn av budsjettkontrollen pr 1.kvartal. Rådmannen vil samtidig orientere om hvordan budsjettprosessen for arbeidet med budsjettet for 2010 er lagt opp. Rådmannen fikk tilslutning til opplegget i kommunestyremøte den Kommunestyret fulgte ikke kontrollutvalgets forslag om å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009 knyttet til kommuneøkonomien, herunder den totale økonomistyringen. Kontrollutvalget kan i tilknytning til denne saken drøfte om på hvilken måte utvalget ønsker å bli informert om kommuneøkonomien fremover Dersom det ikke kommer nye signaler fra kontrollutvalget vil sekretariatet, i samråd med kontrollutvalgets leder, innkalle administrasjonen til kontrollutvalget møter ved behov. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Side 8

9 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 17/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Nærværsledelse forebygging av sykefravær. Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykte vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for SAKSUTREDNING: Generelt Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelse og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Skaun for 2009 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Plan for forvaltningsrevisjon 2009 ble vedtatt i kommunestyret , i sak 36/2009. Kommunestyret prioriterte Sykefravær som nummer 1. De øvrige prioriterte prosjekter er Omdømme og omdømmebygging i Skaun kommune og Kostra og andre rapporteringssystemer i kommunen. Sykefravær i Skaun kommune Skaun har i likhet med flere andre kommuner lenge slitt med høyt sykefravær. Etter en liten reduksjon av det totale fraværet i 2007 steg fraværet med 1,5 % til 9,7 % i Fraværet varierer relativt mye, når en ser på de ulike enheter. Kommunen har satt i gang ulike tiltak for å redusere fraværet og har lykkes godt ved for eksempel Rossvollheimen. Det er det gitt entydige signaler i forhold til å redusere sykefraværet. Arbeidsmiljøutvalget vedtok i sak 18/06 den Kommunale mål - inkluderende arbeidsliv Nedenfor gjengis de 3 hovedmålene, samt delmål og tiltak i forhold til å redusere sykefraværet: Tre hovedmål: a) Redusere sykefraværet. b) Rekruttere personer med redusert funksjonsevne eller problem med å få innpass i arbeidslivet. c) Øke den gjennomsnittlige avgangsalderen. a) Redusere sykefraværet. Delmål: a.1) Forebygge/unngå skader/ulykker som kan medføre sykefravær/sykmeldinger. a.2) Samlet sykefravær i rapportperioden skal være under 7,0 %. Side 9

10 a.3) Samlet sykefravær i rapportperioden skal være under 6,5 %. a.4) Samlet sykefravær i rapportperioden skal være under 6,0 %. Tiltak: a.1.1) Instruere og informere, om forholdsregler og rutiner, sikringstiltak og bruk av verneutstyr. a.1.2) Styrke etterutdanning og fagopplæring for å bedre mestring i og av arbeidet. a.2.1) Følge opp sykmeldte i hht. vedtatte retningslinjer for slik oppfølging. a.2.2) Bedre bevisstheten om og ved bruken av aktiv sykmelding og utprøving ved andre arbeidsoppgaver/ tjenestesteder ( inkluderingsholdninger hos arbeidsgiver og alle ansatte). a.2.3) Tilrettelegge for bruk av delvis sykmelding i stedet for full sykmelding når den ansatte og behandlende lege ønsker og tilrår dette. a.2.4) Øke bevisstheten om verdien av - og felles ansvar for - et godt arbeidsmiljø; sammen finne tiltak som fremmer trivsel ( nærværsfaktorer ) og sammen utvikle/beholde disse. Arbeidsmiljøutvalget har en målsetting om å komme ned på 6 % løpet av I planen for forvaltningsrevisjon er 6% nevnt for 2006, men dette gjelder altså for slutten av perioden Dette er en ambisiøs målsetting og krever ressurser, vilje og oppfølging for å kunne lykkes. Selv om en ikke henger seg opp i faste prosenttall er det viktig at en over tid greier å stabilisere fraværet på en lavere nivå enn dagens. Forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Skaun kommune I planen for forvaltningsrevisjon fremgår følgende beskrivelse av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på sykefravær i Skaun kommune: Sykefravær Skaun kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt et særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i deler av kommunen er likevel høyt. Det totale sykefravær lå på 8,5 % i 2006 og ble redusert til 8,2 % i Sykefraværet for 2008 steg til 9,7 %. Kommunens målsetting om å komme ned på 6 % fravær i 2006 er et ambisiøst mål og ble på langt nær nådd. Kommunen har en egen målsetting om å redusere sykefraværet og har derfor selv satt fokus på området og har satt i gang tiltak. Den totale nedgangen i sykefravær for 2007 var derfor positiv. Den positive trenden ble snudd i Kontrollutvalget vil gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater og dermed bidratt til redusert sykefravær. Arbeidet må samordnes med undersøkelser som gjøres fra rådmannens side innenfor dette området. I tillegg til å få frem en statusoversikt for politikere og administrasjonen, vil prosjektet trolig få frem informasjon som kan bidra til en positiv utvikling fremover. Selv om innfallsvinkelen i prosjektet i første rekke er sykefravær vil arbeidet også ta inn over seg elementer i kommunens personalpolitikk, siden denne inneholder mange av virkemidlene for å redusere sykefraværet. Side 10

11 Innfallsvinkler i en forvaltningsrevisjon En forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet vil i utgangspunktet være en oppfølgingsstudie. Ambisjonene og målsettingene i arbeidet med å redusere sykefraværet tilsier imidlertid en noe mer aktiv oppfølging og evaluering av arbeidet underveis, slik at kommunen får rask og kritisk tilbakemelding på arbeidet som utføres. Kommunen har satt mål og skissert tiltak på ulike områder i kommunen. Grunnlaget for et godt arbeid er således lagt, men utfordringen er å gjennomføre en serie med tiltak og samtidig følge opp at de virker som forutsatt. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget setter inn sin oppfølging nettopp i denne fasen, med en evaluering av effektene av ulike tiltak ut fra om de ser ut til å gi forventede og positive effekter med sikte på lavere sykefravær. Ulike tiltak må også vurderes opp i mot en kost/nytte betraktning. Kostnadene ved sykefravær, både direkte i form av utgifter til annen arbeidskraft, og indirekte gjennom økt administrativt arbeid og belastninger på arbeidsmiljøet er store. Ut fra dette må undersøkelsen ta utgangspunkt i de konkrete tiltak som er satt i verk og vurdere effekten av disse. Dette kan f.eks gjøres gjennom kartlegging av endringer i sykefravær og spesifikke medarbeiderundersøkelser mv. Videre kan det være aktuelt å vurdere selve organiseringen av arbeidet, med sikte på å skape en handlingsdyktig utøvelse med tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse, kommunens virksomheter, arbeidstakerorganisasjoner og den enkelte medarbeider. Også i denne fasen vil vurdering av utviklingen av sykefraværet, samt kartlegging av fremdrift, tiltak og effekter av tiltak kunne gi verdifull tilbakemelding til kommunen. Rapportering til kontrollutvalget Formålet med kontrollutvalgets undersøkelse er primært å gi styringsinformasjon i arbeidet med å redusere sykefraværet i Skaun kommune. For å gi kontrollutvalget og kommunestyret styringsinformasjon foreslår kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget ber om en formell tilbakerapportering så tidlig som mulig våren Kommunestyret vil da få en vurdering utenfor kommunen på hvordan arbeidet med å redusere sykefraværet har lykkes så langt. Dessuten vil dokumentasjon i en egen rapport være egnet for senere læring. Hovedproblemstilling: Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke foreslå spesifikke målsettinger for prosjektet på dette tidspunktet, og ber om fullmakt til å utarbeide dette sammen med revisor i den endelige bestillingen av prosjektet. Det er viktig at revisjonen får god oversikt over arbeidet som er utført av administrasjonen før den endelige prosjektplanen vedtas. Likevel må følgende være sentralt i prosjektet: Har Skaun kommune lyktes i sitt arbeid med å redusere sykefraværet blant kommunens ansatte, og vil kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et redusert sykefravær på under 6 %? Kommunen har satt konkrete mål for arbeidet med å redusere sykefraværet og kontrollutvalgets målsettinger med evalueringen kan derfor, om ønskelig, også være spesifikke. Selv om ikke alle målsettinger kan forventes å være innfridd ved utgangen av 2009, bør man likevel kunne si noe om virkemidlene ser ut til å ha hatt effekt så langt. Utviklingen i sykefraværet kan, ut fra nåsituasjonen, være like viktig som det å nå målsettingen om å komme under 6 % fravær i løpet av Side 11

12 Rammer for prosjektet Kontrollutvalget har anslagsvis 370 timer til forvaltningsrevisjonsarbeidet i revisjonsåret 2009, som går frem til Det er for tiden flere relevante tema for forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Å få redusert sykefraværet er imidlertid svært viktig for å bidra til et godt arbeidsmiljø og en effektiv og god tjenesteproduksjon i Skaun kommune. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår derfor å prioritere en relativt stor ressursandel i dette prosjektet i Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette en total ressursramme for prosjektet på 300 timer. Prosjektet må sluttføres i revisjonsåret 2009,(før ) slik at forvaltningsrevisjonsrapporten kan behandles i kontrollutvalget og kommunestyret før sommerferien. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet settes i bestilling. Prosjektet skal gi svar på om igangsatte tiltak med å redusere sykefraværet i Skaun kommune gir de ønskede resultater. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Skaun kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Side 12

13 SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 13