Ringerike DinProsess.no kommune

Transkript

1 Ringerike DinProsess.no kommune Informasjon om tildeling av kontrakt Rammeavtale multifunksjonsskrivere med Follow me løsning Til alle tilbydere Sendt via Mercell portal Innledning Vi viser til mottatte tilbud i ovenfor nevnte konkurranse og takker alle tilbydere for innlevert tilbud. Vi mottok til sammen syv (7) gode tilbud. Alle tilbydere ble funnet å oppfylle beskrevede kvalifikasjonskrav: Tilbud Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Tilbud 4 Tilbud 5 Tilbud 6 Tilbud 7 Leverandør Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS Ringerike kommune er godt fornøyd med kvaliteten på mottatte tilbud. Alle hadde tilbudt en løsning til en kvalitet som ville oppfylt beskrevet behov for Ringerike kommune og således kunne alle blitt tildelt kontrakt. Det var visse forskjeller på hvor gjennomarbeidet og detaljert tilbudene var og enkelte tilbud bar preg av noe mangelfull kontroll (eksempelvis at tilbudet var stilet til feil oppdragsgiver). For å finne beste tilbud ble det gitt en score fra 1 til 9 (der 1 er dårligst og 9 er best) på alle listede tildelingskriterier i konkurranasgrunnlaget. I praksis ble hvert kriterium oppdelt i underkriterier og tilbudene ble så scoret slik at beste tilbud innenfor hvert underkriterium fikk 9 poeng og de øvrige ble scoret i forhold til hvordan de forholdt seg til beste tilbud. Med unntak av priser og andre rene matematiske sammenligninger, vil dette være preget av skjønnsmessige vurderinger for alle kriterier. Etter at score var gitt for alle underkriterier ble score tall vektet med den oppgitte vekt for hvert underkriterium og deretter for hvert hovedkriterium, slik at det ble funnet en totalscore 1/5

2 for hvert tilbud. Denne poengscore gir tilbudets relative rangering blant de øvrige tilbud. Tildelingskriterier slik listet i konkurransegrunnlaget: Løsningsbeskrivelse (35 %) Produktkvalitet (15 %) Priser (35 %) Kompetanse og erfaring (15 %) Løsningsbeskrivelse (35 %) Løsningsbeskrivelse ble delt opp i følgende underkriterier: Løsningsbeskrivelse Vekt Løsning follow me, funksjonalitet og muligheter 50% Gjennomgang prosjekt 20% Driverhåndtering, køer og brukeropplevelse 30% Selv om flere tilbydere tilbudte samme base for løsning follow me, var det individuelle forskjeller på hvordan løsningen var beskrevet og hva som var inkludert både av moduler og oppfølging, noe som ledet til forskjellig score for de enkelte tilbydere. Kontorsenteret Buskerud kom best ut på kriteriet med totalscore på 8,8 med sin Canon UniFlow løsning. Etter disse fulgte Pitney Bowes Norge med 8,2 poeng for tilbudte MyQ løsning. Dokumentpartner fikk 7 poeng for presenterte Equitrac løsning. Etter disse var det et lite sprang til de øvrige som lå ganske samlet rundt 5,5 til 6,5 poeng. 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS 8.80 Følgende løsninger ble tilbudt som Follow me base: SafeCom (Staples, Atea og NDS og OCH), PaperCut (Atea), Equitrac (DP), UniFlow (KB) og MyQ (PB). Produktkvalitet Vektet 15 % Produktkvalitet ble delt opp etter forespurte modell kategorier: Produktkvalitet Vekt Liten 25% Medium 30% Stor 30% Gigant 15% 2/5

3 Vi sammenlignet tilbudte produkter og ga en score på vår faglig vurdering av produktenes kvalitet (inklusiv kapasitet, hastighet, utseende etc). Vi fant at tilbudte multifunksjonsmaskiner fra Pitney Bowes kom best ut samlet og de fikk en score på 7,2 på produktkvalitet (og hadde beste Liten og Gigant skriver med 9 poeng på disse). Etter PB kom Norsk Data Senter og Kontorsenteret Buskerud, begge med 7 poeng totalt på kriteriet. Etter vår vurdering tilbudte Norsk Data Senter den beste Medium maskinen, mens Atea hadde den beste innenfor kategorien Stor. 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS 7.00 Priser Vektet 35 % Vi hentet inn priser slik disse var lagt inn i Mercell. Noen justeringer ble gjort av prisene for at tilbudene skulle bli sammenlignbare basert på avklaringsmøter og hva som var priset inn i tilbudet av moduler/funksjonaliteter. Prisene ble multiplisert med forventet behov over 2 år. Billigste tilbyder var Staples som fikk 9 poeng med en totalpris på ca ,. De øvrige fikk trekk i score tilsvarende det prosentmessige avviket i totalpris fra billigste pris. Her var Kontorsenteret Buskerud nærmest med tilbudt totalpris på ,. # Leverandør Pris Avvik kr Avvik % Score 1 Staples Norway AS 3,183, % Dokumentpartner AS 4,768, ,585, % Pitney Bowes Norge AS 3,693, , % Office Center Hønefoss AS 6,191, ,008, % Atea AS 4,097, , % Norsk Data Senter AS 4,839, ,656, % Kontorsenteret Buskerud AS 3,355, , % 8.54 Kompetanse og erfaring - Vektet 15 % Under kompetanse og erfaring vurderte vi tilbudt kompetanse beskrevet i tilbudet, samt tilbakemeldingen gitt fra referansene vi kontaktet: Kompetanse og erfaring Vekt Referanser 50% CV/Kompetanse 50% 3/5

4 Pitney Bowes dokumenterte den beste kompetansen og fikk også den beste tilbakemelding fra kontaktet referanse. Kontorsenteret Buskerud fulgte deretter med nest beste score (8) på både referanser og egen dokumentert kompetanse. Totalt ble Kompetanse og erfaring scoret slik: 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS 8.00 Oppsummering, tildeling og karensperiode Etter å ha vektet og lagt sammen poengscorene oppgitt ovenfor, ble oversikten slik: 35% 35% 15% 15% 100% Løsningsbeskrivelskvalitet Produkt Komp. og Pris erfaring Score Rang. 1 Staples Norway AS Dokumentpartner AS Pitney Bowes Norge AS Office Center Hønefoss AS Atea AS Norsk Data Senter AS Kontorsenteret Buskerud AS Samlet kom Kontorsenteret Buskerud best ut med en totalscore på 8,32, tett fulgt av Pitney Bowes som fikk en totascore på 8,01. Etter disse to ble det et lite sprang til de øvrige som lå mellom ca 5,5 og 6,5 i totalscore. Ringerike kommune har på bakgrunn av dette til hensikt å tildele kontrakt om levering av Follow me løsning og multifunksjonsskrivere til Kontorsenteret Buskerud med leveranse av Canon maskiner og UniFlow print løsning. Det gis med dette 10 dagers klagefrist/karensperiode fra dette brevs dato (eller når brevet er gjort tilgjengelig i Mercell hvis dette er senere). Dette vil si at kommunen ikke vil inngå kontrakt før denne frist er utløpt. Mer detaljert tilbakemelding I denne fellesinformasjonen er det kun gitt informasjon om totalscore for hvert kriterium og ikke scoretall på de enkelte underkriterier. Det er ikke gitt detaljinformasjon om hva som medførte trekk og det er heller ikke gitt informasjon om enhetspriser. Dette for å beskytte forretningshemmeligheter og finne en hensiktsmessig detaljgrad på tilbakemeldingen i og 4/5

5 med at denne blir sendt ut identisk til alle tilbydere. Vi vil i ettertid, for alle som ønsker dette, oppgi score for de enkelte underkriterier med kommentarer i forhold til hva som medførte trekk for den enkelte tilbyder. Hvis ønskelig kan det også gjennomføres korte informasjonsmøter der vi går gjennom evalueringen for den enkelte. Det vil i disse gjennomgangene ikke bli gitt informasjon om øvrige tilbud eller vurderingen av disse, utover det som er gitt i dette skriv. Vi gjør oppmerksom på at tilbydere kan kreve innsyn i øvrige tilbud og dokumenter dra anbudsprosessen, jf bestemmelsene om offentlighet i anbudsprosesser. Vi ber om tilbakemelding på hvem som ønsker slik informasjon snarest. Spørsmål og tilbakemeldinger til dette skriv kan rettes i kommunikasjonsmodulen i Mercell eller til: Oppdragsgiver: Torkjell Dahl torkjell.dahl@ringerike.kommune.no Prosess ansvarlig: Karl Erik Steinbakk kes@dinprosess.no Med vennlig hilsen Karl Erik Steinbakk for Torkjell Dahl IT sjef, Ringerike kommune 5/5