Tildelingsbrev Papir, plast og rengjøringsprodukter for 11 kommuner i Finnmark og Troms

Transkript

1 Markedshuset AS Tildelingsbrev Papir, plast og rengjøringsprodukter for 11 kommuner i Finnmark og Troms Finnut Consult AS bistår 11 kommuner i Finnmark og Troms i anskaffelse av rammeavtale på papir, plast og rengjøringsprodukter. Anskaffelsen er gjennomført etter lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og III. Oppdragsgiver har etter en helhetsvurdering basert på tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget, innstilt på å inngå kontrakt med Markedshuset AS. Rammeavtalens anslåtte totalverdi over 3 år, er beregnet til ,70,- ekskl. mva. Det kom inn 2 tilbud innen fristens utløp. Oppdragsgiver har foretatt en vurdering av anbudene ut fra kriteriene som er gjort kjent i konkurransegrunnlaget punkt 4.3. Konkurransen skal avgjøres på basis av kriteriene fastsatt i konkurransegrunnlaget: Oppdragsgiver vil velge det tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1 Pris 60 % Utfylt produktskjema vil bli lagt til grunn i evalueringen. Oppdragsgiver vil i evalueringen legge til grunn 1150 timer per år, samt reisekostnader for 15 møter årlig i Kirkenes. 2 Kvalitet 20 % Alle produkter skal ha høy kvalitet og være egnet til daglig bruk i kommunene ulike virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, kontorbygg etc.), samt tåle daglig bruk i de ulike virksomhetene i kommunene. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en skjønnsmessig vurdering av kvalitet for et utvalg av tilbudte produkter. Produktene som skal evalueres følger av konkurransegrunnlagets punkt Service og leveringsbetingelser 20 % Herunder: - Bestillings- og leveringsrutiner - Kundeoppfølgning og support Evalueringen vil skje på bakgrunn av leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonens punkt 9.0.

2 Begrunnelse ved tildeling: I evalueringsprosessen er det brukt en poengmatrise hvor alle tilbud er gitt en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Det er benyttet en poengskala fra 1 til 10 for hvert kriterium, hvor beste tilbud gis beste poengscore (10) selv om tilbudet ikke representerer en ideell kvalitet eller pris. Oppdragsgiver gir altså beste tilbud maksimalt oppnåelig poeng (10) og vurderer de relevante forskjellene til øvrige tilbud og setter en poengscore i forhold til dette for hvert enkelt kriterium. Tildelingskriteriet kvalitet: For kriteriet kvalitet er poenggivningen vurdert skjønnsmessig for de ulike produkter nevnt i konkurransegrunnlaget punkt 2.4. Det er benyttet en poengskala fra 1 til 10, hvor beste tilbud er gitt beste poengscore (10) selv om tilbudet ikke representerer en ideell kvalitet eller pris. Oppdragsgiver gir altså beste tilbud maksimalt oppnåelig poeng (10), i den grad det lar seg gjøre å skille mellom tilbudene, og vurderer de relevante forskjellene i øvrige tilbud og gir poeng i forhold til dette i eget poengskjema. Evalueringen ble foretatt i uke 2 av Tom Sottinen (Finnut), Herdis Bjørkås (Vadsø kommune) og Eeva-Maria Leinonen (Sør Varanger kommune). Vareprøvene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget punkt 2.4 ble gjennomgått og testet. Brukervennlighet ovenfor målgruppene og produktenes robusthet ble vektlagt under evalueringen, noe som også følger av tildelingskriteriets beskrivelse: Alle produkter skal ha høy kvalitet og være egnet til daglig bruk i kommunene ulike virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, kontorbygg etc.), samt tåle daglig bruk i de ulike virksomhetene i kommunene. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en skjønnsmessig vurdering av kvalitet for et utvalg av tilbudte produkter. Tilbudet fra Markedshuset AS ble vurdert som det beste tilbudet på dette kriteriet og oppnådde en poengscore på 10. Staples oppnådde en poengscore på 9. Tre av produktene fra Markedshuset ble ansett som noe bedre enn Staples, dette var produktene tørkeark, dispenser til tørkeark og toalettpapir. Øvrige produkter ble vurdert som like gode eller av samme kvalitet. Opplevd kvalitet på tørkeark og dispenser til Markedshuset var bedre. Markedshuset sin dispenser var også enklere å fylle på papir, nøkkelen var på siden og gjorde at det ved fylling av papir ikke var nødvendig å stå på egen stol eller på tærne. Markedshuset sitt toalettpapir opplevdes som vesentlig bedre på kvalitet. Papiret revnet ikke så lett som Staples sitt, i tillegg opplevdes det som enklere å åpne selve rullen ved første gangs bruk. Markedshuset sitt papir er også tykkere. Tildelingskriteriet service og leveringsbetingelser: Bestillings- og leveringsrutiner Begge leverandører har avtale med Posten og Bring og en leveringstid på mellom 1-3 virkedager fra bestillingsdato. Markedshuset tilbyr oversendelse hasteordre utenom ordinære transportplaner/kjøreruter evt. over natta. Staples tilbyr en løsning ved hasteordre å handle hos sin samarbeidspartner, Finnmark Kontorservice AS, med en presisering om at tilbudte priser ikke gjelder i slike tilfeller.

3 Markedshuset tilbyr brekkasje av salgsforpaktning til enheter innen kommunene som ikke har behov for hele pakningsenheter. Begge leverandører tilbyr WEB løsning for bestilling. Kundeoppfølgning og support Begge leverandørene tilbyr kundeservice og support, enten via WEB eller per telefon. Staples tilbyr oppfølgning fra Finnmark Kontorservice AS, samt egen kursvirksomhet (statusmøter, effektivisering og avtaleforhold, produktorientert opplæring). Staples sin beskrivelse av kundeoppfølning og support er vurdert som noe bedre enn Markedshusets sitt tilbud. Samlet sett har markedshuset oppnådd 8,5 poeng og Staples 10 poeng på dette kriteriet. Tildelingskriteriet pris: Markedshuset AS sitt tilbud oppnådde høyest poengscore (10) på dette kriteriet, med en pris på varelinjene som utgjorde ,70,- ekskl. mva Staples AS sitt tilbud på ,07,- ekskl. mva oppnådde en poengscore på 9,5714. For kriteriet priskriterium er det i vurderingen benyttet en matematisk formel utarbeidet av Konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell: All evaluering i MSS gir en total rangering av tilbudet levert av den respektive leverandør. Den totale rangering er et resultat av rangeringskriteriene og vektingen av disse. Rangeringen blir registrert av innkjøper før publisering av konkurransen. Ved beregning av rangering ut fra pristilbud, er begrepet "referansepris" tatt i bruk. Referansepriser er høyeste pris x2 (i praksis) og laveste pris fra leverandør. Mottatte pristilbud blir da plassert mellom referansenivåene i dette intervallet og rangert i forhold til plassering. I praksis vil det si at et mottatt laveste pristilbud er lik laveste referansepris, vil gi høyeste rangering. For å beregne rangeringen i forhold til referansepris, blir følgende kalkulering gjort: pmax : Høyeste referansepris bmax : Høyest mottatte pristilbud bmin : Laveste mottatte pristilbud

4 For å kunne beregne rangering ut fra mottatte pristilbud, er prisene plassert på skalaen mellom laveste og høyeste referansepris. Dette blir gjort ved å bruke følgende kalkulering: p : Mottatt pristilbud pmax : Høyeste referansepris pmin : Laveste referansepris rmax : Høyeste rangering rmin : Laveste rangering Oppsummering vektet poengscore Samlet sett oppnådde Staples AS etter gjennomført vekting av tildelingskriteriene en poengscore på 9,5429. Valgte tilbud oppnådde en poengscore på 9,7.

5 Karensperiode og klage: Før oppdragsgiverne inngår kontrakt med Markedshuset AS er det anledning til å klage på innstillingen. En eventuell kontraktsinngåelse vil skje etter utløpet av karensperioden, som er fastsatt til 15. februar Med hilsen Tom Sottinen Finnut Consult AS