ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2017

Transkript

1 Sameiet Lilleborg B2 (Ivan Bjørndals gate 18, 20 og 32) Foretaksnr G.nr/B.nr 224/378, Oslo kommune Forr.fører Brækhus Eiendom AS (ref S-139) Mette Fyhn Nordeng-Lyberg, Dr. Mauds gt.10, Boks 1369 Vika 0114 Oslo ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2017 Til seksjonseierne i Sameiet Lilleborg B2: Det innkalles til ordinært sameiermøte i Sameiet Lilleborg B2. Tid: Tirsdag 21. mars kl Sted: "Den Andre Caféen" (kafélokalene til Det Andre Teatret), Ivan Bjørndals gate 9 SAKSLISTE Spørsmål om møtet er lovlig innkalt 1. Konstituering 2. Årsmelding fra styret 3. Årsoppgjør 4. Godtgjørelse til styret 5. Valg av revisor 6. Valg av styremedlemmer Oslo, 8. mars 2017 STYRET Dersom sameiermøtet formelt avsluttes i god tid før kl vil det etterpå være tid til uformell informasjon/spørsmål. Vedlegg: Tilbud om leie av ekstra kjellerbod (frist for budgivning er 18. april).

2 Styrets saksliste med innstillinger til ordinært B2 sameiermøte den 21. mars 2017 Sak 1: Konstituering 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opptak av navnefortegnelse 1.5 Godkjenning av saksliste Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på sameiermøtet. Sak 2: Sak 3: Årsmelding fra styret Årsmeldingen for 2016 følger vedlagt og anbefales tatt til orientering. Årsoppgjøret Resultatregnskap 2016, balanse pr og budsjett for 2017 følger vedlagt. Revisors beretning vil bli distribuert på sameiermøtet. Sak 3.1 Forslag til vedtak: Resultatregnskap og balanse godkjennes. Overskuddet for 2016 tillegges egenkapitalen som avsetning av midler til framtidig vedlikehold. Sak 3.2. Forslag til vedtak: Budsjett for 2017 er tatt til orientering. Sak 4: Sak 5: Sak 6: Godtgjørelse til styret Forslag til godtgjørelse til styret framkommer i årsmeldingen. Valg av revisor Forslag til vedtak: Sameiermøtet gjenvelger RSM Norge AS som revisor. Valg av styremedlemmer til B2-styret Følgende 2 styreplasser står på valg: Roar Holtedahl, styreleder - til 2017 Ingrid Skulstad, styremedlem - til 2017 Styret oppfordrer seksjonseiere til å fremme sitt kandidatur før eller i møtet.

3 STYRETS ÅRSBERETNING for perioden Tillitsvalgte På ordinært sameiermøte/generalforsamling fikk styret følgende sammensetning; Roar Holtedahl styreleder - til 2017 Ingrid Skulstad styremedlem - til 2017 Espen Haugo Killingstad styremedlem - til 2018 Helene Bye Nordbæk styremedlem - til 2018 Roger Olsen styremedlem - til 2018 Vigdis Brattaas ble i sommer valgt til styremedlem i Sameiet Lilleborg DLG for B2. Svein Olav Thoresen hadde dette vervet fram til sommeren Likestilling Sameiets styre består av 2 kvinner og 3 menn. Styrets leder er mann. Sameiet følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i sameiet. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen utføres av Brækhus Eiendom AS. Mette Fyhn Nordeng-Lyberg er vår kontaktperson og forvaltningskonsulent. Styreleder har jevnlig kontakt med forretningsfører. Sameiets revisor er RSM Norge AS. Styret har ikke engasjert vaktmester. Bjerkan Renhold AS leverer renholdstjenester i sameiets fellesarealer. Eiendom og forsikring Sameiet består av adressene Ivan Bjørndals gate 18, 20 og 32 i Oslo kommune med gnr. 224, bnr Gården er fullverdiforsikret i SpareBank1 Skadeforsikring AS, kundenr (avtale virksom fra våren 2015). Sameiet består av 33 seksjoner, hvorav en næringsseksjon. Styrets møtevirksomhet og aktivitet forøvrig Styret har i perioden avholdt 3 styremøter - Styremøter og Behandlingen var relatert til innkalling ordinært DLG sameiermøte Dessuten ble forhold rundt vedlikeholdsbehov for utvendig fasade og balkonger drøftet i møtet den Styremøte Styremøtet behandlet deltakelse i rehabiliteringsprosess for balkonger i Sameiene Lilleborg B1-B6, samt HMS og Brannforebygging. - Styremøte Styremøtet behandlet blant annet behov for rehabilitering av trepanelt fasade i femte etasje, samt regnskap 2016 per som basis for budsjett for Styremøte Gjennomgang av foreløpig regnskapsoppstilling for 2016, utkast til årsberetning og planlegging av ordinært sameiermøte. - Styremøte Godkjenning og signering av årsregnskap med balanse og årsberetning. Behandling av saker om balkongrehabilitering og årlig risiko- og internkontroll.

4 Styret har i perioden arbeidet med følgende saker; Vedlikeholdsbehov for utvendig trepanelet fasade i femte etasje. Se nærmere omtale nedenfor. Vedlikeholdsbehov balkonger (2.-4. etg. samt B21-064/seksjon 8 i 1.). Se nærmere omtale nedenfor. HMS og Brannforebygging. Styret har inngått avtale med firma Norsk Brannvern AS om gjennomføring av inspeksjon i fellesarealer og seksjoner. Første runde er planlagt og varslet gjennomført og Styret har utarbeidet og vedtatt en plan for årlig risiko og internkontroll. I perioden er det ikke utbetalt godtgjørelser til styrets medlemmer utover styrehonorar som vedtatt på ordinært sameiermøte den Virksomhetens art Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjonssameier, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for sameierne i hh.t. gjeldende lov og vedtekter. Virksomheten drives i Oslo kommune. Ansatte/arbeidsmiljø Sameiet har ingen ansatte. Arbeidsmiljøet for styret anses å være veldig bra. Ytre miljø Styret er ikke kjent med at sameiets virksomhet påvirker det ytre miljø utover det som anses som vanlig for et boligselskap. Forsknings- og utviklingsaktiviteter Sameiet driver ikke FOU. Økonomi Forutsetningen for fortsatt drift er tilstede og regnskapet er avlagt under denne forutsetningen. Sameiets likviditet er tilfredsstillende. Det er brukt omtrent samme beløp til reparasjoner og vedlikehold i 2016 som i Resultatregnskapet viser et overskudd på kr Dette inkluderer B2s andel av DLGs resultatregnskapet. For øvrig vises til regnskapet med noter, budsjett og kommentarer under regnskapsbehandling på årsmøtet. B2s eget resultat utgjør, etter eliminering av B2s andel i DLG, et overskudd på kr Netto endring i B2s bankinnskudd og fordringer minus redusert kortsiktig gjeld speiler dette resultatet. Årsaken til at DLGs regnskapstall er inntatt i B2s regnskap er at det er den samlede oppstillingen som ligger til grunn for ligningsrapporteringen for seksjonseierne. Overskuddet er tillagt egenkapitalen. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter som sameiet har hatt er medtatt i det framlagte regnskapet. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultatet eller sameiets stilling.

5 Budsjett for 2017 Styret vedtok i styremøtet den å øke à konto innbetalingsbeløp for fellesutgifter i 2017 med 15%, sammenlignet med Innkreving av DLG-andel per leilighetsseksjon er samtidig økt med kr 50 til 550 per måned. Styret anser B2-sameiets økonomi og likviditet som god ved inngangen til 2017, med bankinnskudd på kr Med et budsjettert underskudd på kr i 2017 er det ventet at likviditeten vil være lav mot slutten av året. Vedlikeholdsplan, utført vedlikehold og videre vedlikeholdsbehov Styret fikk utarbeidet en tilstandsrapport og vedlikeholdsplan av Aase Byggeadministrasjon i Denne gir anbefalinger mht. planlagt vedlikehold som bør utføres på bygget med typisk 2-10 års intervaller. Denne planen ligger til grunn for vedlikeholdsarbeidet, og utgiftene styret planlegger ut fra. Utvendig trepanel Det ble i vedlikeholdsplanen anbefalt at utvendig trepanel behandles hvert 6. eller 7. år. Sameiet engasjerte maler Geir Sørum til å beise utvendig trepanel i 2006 (brunt panel på syd-øst og nord-øst veggene). Sameiet gjennomførte selv beising, på dugnadsbasis, i 2007 (beising av grått trepanel i femte etasje på de to veggene mot syd, samt verandabrystningen). Det ble benyttet oljebeis. Sameiet engasjerte Alfa Malermesterfirma og fikk malt utvendig trepanel i 2012 (brunt panel på syd-øst og nord-øst veggene) og 2013 (grått panel på alle fasadesider, verandabrystningen i femte etasje og blågrått panel på karnapp, på nord-vest veggen, mot gateløpet, etasje). Det ble benyttet dekkbeis (akrylbasert), med 10-års garanti. Da grått trepanel i femte etasje viste klare tegn på fuktskader sommeren 2016 ble det sendt reklamasjon til Alfa Malermesterfirma AS. De var på befaring tidlig i juli og dernest tidlig i august (sammen med malingleverandøren Akzo-Nobel). I etterkant ble, på forespørsel, dokumentasjon fra NCC Bolig AS (byggherre) og ovennevnte vedlikeholdsplan oversendt. Styret mottok i september et svarbrev formulert av Akzo-Nobel, der reklamasjonen ble avvist. Styret har uformelt forelagt reklamasjonen, dokumentasjonen og svarbrevet m/avvisningen overfor Aase Byggeadministrasjon AS (Aase). Aase anbefalte styret å akseptere avvisningen. Begrunnelsen for dette er at kombinasjonen av brannimpregnert trepanel og akrylbasert dekkbeis/maling ikke er tilrådelig. Styret var ikke klar over denne sammenhengen og fant det den gang fornuftig å benytte en maling som ga utsikter til redusert vedlikeholdsfrekvens. Tilstanden for utvendig trepanel i femte etasje er varierende. Basert på visuell inspeksjon ser skadene ut til å være betydelige på deler av syd-vest og syd-øst fasadene. Nord-vest og nord-øst fasadene ser ut til å være i en foreløpig tilfredsstillende tilstand. Styret har fått utarbeidet en anbefaling og et foreløpig estimat på ca inkl. mva. for utskifting av alt trepanel på fasaden og verandabrystningen i femte etasje, fra Aase. Basert på visuelt konstatert tilstand vil styret likevel først foreta nærmere undersøkelser ved å fjerne og eventuelt erstatte trepanel som er alvorlig fuktskadet og bærer preg av at ligninet (limstoffet) i trepanelet er tæret bort. Dersom tilstanden er gjennomgående dårlig på betydelige deler av hel fasadevegg vil styret kunne komme til å beslutte utskifting av slik og engasjere profesjonell aktør til å utføre dette.

6 Styret anser det som lite sannsynlig at det vil være nødvendig med full utskifting av utvendig trepanel for nordvest veggen og endra mindre sannsynlig nordøst veggen i løpet av perioden Balkonger Styret i Sameiet Lilleborg B2 besluttet i møte den å forplikte B2 til deltakelse i fase 1 av rehabiliteringsprosessen (prosjektering/tilbudsinnhenting) for balkonger, i Sameiene Lilleborg B1- B6. Aase Byggeadministrasjon AS ble engasjert til dette. Det er fastslått at avrenning og drenering på balkongene er for dårlig og medfører risiko for frostskader på konstruksjonen. Kostnadene til gjennomføring ble høsten 2016 anslått til i størrelsesorden per balkong. Sameiet Lilleborg B2 har 22 balkonger. Totalkostnaden ble følgelig budsjettert til å koste , for B2. Aase Byggeadministrasjon oversendte sluttresultatet fra prosjekteringen/ tilbudsinnhentingen i e- post Det er (med reserver og mva.) gitt et tilbud med en total ramme på , for B2. Dette utgjør ca per balkong. Dersom rehabiliteringen besluttes gjennomført i 2017, som foreslått fra Aase, vil det være nødvendig for sameiet å foreta en ekstraordinær kapitalinnkreving og/eller foreta låneopptak. Styret viser for øvrig til egen saksomtale av balkongrehabilitering på Informasjonsformidling Nye beboere og seksjonseiere er gitt kontaktinformasjon ved innflytting. Styret har publisert omfattende dokumentasjon på hjemmesiden Styrehonorar For perioden 2016 (dvs. for perioden som denne beretningen omfatter) foreslår styret at sameiermøtet vedtar et styrehonorar på kr (som antydet i ordinært sameiermøte 2016 og angitt i budsjett for 2017 innebærer dette en økning, fra for tidligere år). Styret fordeler selv disse midlene etter en intern vurdering av innsatsen i perioden Styret takker alle seksjonseiere/beboere for gode naboforhold og bidrag til et trivelig bomiljø. Oslo, Roar Holtedahl.. Styreleder Ingrid Skulstad.. Styremedlem Roger Olsen Helene Bye Nordbæk Espen Killingstad.... Styremedlem Styremedlem Styremedlem

7

8

9

10

11

12

13 STEMMESEDDEL STEMMESEDDEL STEMMESEDDEL

14 Vedlegg Tilbud om leie av ekstra kjellerbod i K a. Utleieperiode fra til og med Styret forplikter kun utleie for en periode på et år av gangen og utlysning av leiemulighet skal sendes ut hvert år. b. Det er kun nåværende seksjonseiere i Sameiet Lilleborg B2 som kan gi inn bud og inngå leieavtale, for egen seksjons anvendelse. c. Frist for innlevering av leietilbud er tirsdag 18. april d. Utleie skjer til høystbydende i en budrunde. Leiebeløpet for siste år var kr e. Leiebeløpet for utleieperioden vil bli engangsfakturert, med forfall av hele leiebeløpet den 15. mai f. Bud sendes på e-post til styremedlem Espen Haugo Killingstad; espen.killingstad@outlook.com. g. Resultatet av budrunden vil bli kunngjort den 19. april.