MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Møtedato: Onsdag 2. mars 2016 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Onsdag 2. mars 2016 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/16 Referatsaker 002/16 Skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 003/16 Rapport etter forbundsbasert kvalitetskontroll 004/16 Plan for forvaltningsrevisjon - status for arbeidet 005/16 Kontrollutvalgets årsrapport for /16 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 Eventuelt Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 KomRev Trøndelag IKS Intern kontroll på enheter, likvidområdet Meråker kommune 2 KomRev Trøndelag IKS Intern kontroll på enheter, innkjøpsområdet Meråker kommune Vedlagt Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8

9 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/16 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert , KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 3. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne bl.a. påse at kommunens regnskaper mv. blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget er det organ som innstiller til kommunestyret i alle saker fra revisor eller som omhandler revisor selv. Kontrollutvalget skal påse at den oppdragsansvarlige revisor tilfredsstiller de fastsatte krav til bl.a. uavhengighet og vandel. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig.

10 En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget - regnskapsrevisjon Meråker kommune. Se vedlegg. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

11

12

13

14

15 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/16 RAPPORT ETTER FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Vedlegg 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av Ekstern kvalitetskontroll med vedlegg. 2. Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll 3. Utdrag av ISA 330 og RSK 001 Ikke trykte vedlegg Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009, sist endret av styret 10. august 2015) Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for forbundsbasert kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes med ny begrenset kontroll. 3. Kontrollen viser vesentlige mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4..Dersom revisjonen ved ny kontroll etter vedtak pkt. 3 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke tilfredsstillende og saken oversendes til disiplinærkomiteen med forslag til videre behandling.

16 Kvalitetskontrollkomiteen oppsummerer sin kontroll slik i brev av til KomRev Trøndelag IKS: Regnskapsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Manglende dokumentert forståelse av om det har vær endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf skjema D punkt 3,2, jf. ISA 330 punkt 14.» Forvaltningsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5,1, jf. RSK 001 punkt 22.» «Det er bedt om at det iverksettes forbedringstiltak på området med avdekkede avvik.» Fagansvarlig regnskapsrevisor og fagansvarlig forvaltningsrevisor har gitt en forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll, jf. vedlegg 2. I tillegg er ISA 330 punkt 14 og RSK 001 punkt 22 er gjengitt i vedlegg 3 i saken. Vurdering Den forbundsbaserte kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer forbedringspunkter, viser oppsummeringen først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard. På denne bakgrunn anbefales kontrollutvalget å ta rapportene etter forbundsbasert kvalitetskontroll til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

17 Vedlegg 1 sak 003/16 3

18 4

19 Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll Vedlegg 2 sak 003/16 Regnskapsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner» Dette dreier seg om kommunens internkontroll som vi har kartlagt og testet tidligere år. Vi trenger ikke å ta ny kartlegging og fullstendig testing hvert år. I følge ISA 330, punkt 14 kan vi rullere denne typen kontroll hvert 3. år. I de årene vi ikke kartlegger og foretar fullstendig testing, må vi forsikre oss om at det ikke har skjedd vesentlige endringer i kommunens rutiner/intern kontroll. Det gjør vi i form av spørsmål til kommunene og i tillegg minimum en kontroll som viser at internkontrollen er den samme. Merknaden fra ekstern kvalitetskontroll er på grunn av at vi ikke hadde dokumentert denne kontrollen og dermed ikke hadde revisjonsbevis på at den var gjennomført. Vi har i ettertid endret våre rutiner og laget revisjonshandling på kontroller som skal gjennomføres de årene vi ikke foretar fullstendig kartlegging/testing. Vi har en 3-årsplan som viser hvilke år vi kartlegger og tester de forskjellige revisjonsområdene vi har delt revisjon inn i. Forvaltningsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Mangler ved utarbeidelse av kriterier» I RSK 001, nr 22 heter det at «Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.» Den kontrollerte rapporten har tre problemstillinger, og ekstern kvalitetskontrollør vurderer at det ikke er tilfredsstillende sammenheng mellom problemstillingen og revisjonskriteriene for en av disse tre problemstillingene. Ekstern kvalitetskontrollør skriver at «mens problemstillingen gjelder regeletterlevelse omhandler kriteriene innholdet i rutinene». Vi har i ettertid gjort endringer i enkelte arbeidsprosesser slik at vi i enda større grad skal sikre en tydelig sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier Fagansvarlige Unni og Sissel 5

20 Vedlegg 3, sak 003/16 ISA 330, punkt 14 Dersom revisor planlegger å anvende revisjonsbevis innhentet ved en tidligere revisjon for konkrete kontrollers effektivitet, skal revisor fastslå om disse revisjonsbevisene fortsatt er relevante ved å innhente revisjonsbevis for hvorvidt det har forekommet vesentlige endringer i disse kontrollene etter den foregående revisjonen. Revisor skal innhente revisjonsbevis gjennom forespørsler kombinert med observasjon eller inspeksjon for å bekrefte forståelsen av de konkrete kontrollene, og: (a) Dersom det har forekommet endringer som påvirker den fortsatte relevansen av revisjonsbevis innhentet ved den tidligere revisjonen, skal revisor teste kontrollene under den aktuelle revisjonen. (Jf. punkt A36) (b) Dersom det ikke har forekommet endringer, skal revisor teste kontrollene minst en gang hver tredje revisjon. Revisor skal fordele testene av kontrollene over revisjonsperiodene for å unngå at alle kontrollene revisor planlegger å bygge på testes i en og samme revisjonsperiode uten å teste kontroller i de påfølgende to revisjonsperiodene. (Jf. punkt A37 39) RSK 001, nr 22 Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. 6

21 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - STATUS FOR ARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget viser til «Oppsummering etter møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS» og slutter seg til saksbehandlers forventninger til forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget ber revisor spesielt belyse følgende områder i forbindelse med den overordnede analysen: a... b... c Kontrollutvalget viser til Stjørdal kontrollkomite, sak 40/15, og ønsker å gi følgende innspill: a... b... c... Vedlegg 1. Oppsummering etter møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS 2. Statusrapport, KomRev Trøndelag IKS 3. Stjørdal kontrollkomite, sak 40/15 4. Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Sak 26/15 2. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møte den , sak 26/15. Sekretær for Stjørdal kontrollkomite har hatt et møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS for å klargjøre forventninger til forvaltningsrevisjon i Værnesregionen, samt å legge til rette for innspill fra kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene i Værnesregionen, se vedlegg 3. Revisor har utarbeidet et notat som gir en fremstilling av status mht. arbeidet, se vedlegg 2.

22 Vurdering På det nåværende tidspunkt er det viktig at kontrollutvalget er orientert om det pågående arbeid. Det er også viktig at kontrollutvalget gir eventuelle innspill utvalget ønsker belyst i forbindelse med den overordnede analysen, samt gir eventuelle innspill til det pågående arbeid i Stjørdal kontrollkomite. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

23 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 16/ OPPSUMMERING ETTER MØTE VEDR. FORVALTNINGSREVISJON I VR Sted: Stjørdal rådhus, møterom Kultur Tid: 19. januar 2016, kl. 10:00-12:30 Følgende personer var tilstede: Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Unni Romstad, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS OPPSUMMERING Hvor det eventuelt er behov for etterlevelsesrevisjon bakes inn i de overordnede analyser. De politiske nemdene og fagråd er relativt nytt. Dette trekker i retning av fokus på disse. Det ble diskutert hvilke områder som trenger avklaring. I tillegg ble fremdrift og koordinering mht. arbeidet diskutert. Det legges opp til at analyse og planarbeidet ferdigstilles i etterkant av fellesmøte på Stjørdal den BAKGRUNN FOR MØTE Kontrollkomiteens sekretær har bedt om et møte mellom de 2 sekretariatene og KomRev Trøndelag IKS for å diskutere forvaltningsrevisjon i VR i forkant av oppstart med analyse og planarbeidet. Bakgrunnen for dette er at det blir forventet samarbeid også i kontrollsektoren, slik at kontrollarbeidet som utføres i regi av de enkelte kontrollutvalg i størst mulig grad blir koordinert. Dette for at mulige synergieffekter blir utnyttet også her. Jf. bl.a. møtet lederne i de respektive selskaper hadde med AU i Værnesregionen i 2014, samt kontrollkomiteens oppstartsvedtak. FORVENTNINGER TIL FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon må være og må oppfattes som å være relevant. Forvaltningsrevisjon må gi og må oppfattes som å gi merverdi. Dette vil først og fremst være hos kommunestyret(ene), men også hos de øvrige «interessenter». (Innbyggerne, kommunenes administrasjon, samt sentrale myndigheter og allmenheten).

24 Dette stiller de samme krav til kontrollsektoren som til alle andre som skal selge inn et produkt, en tanke, ide eller konsept. På denne bakgrunn må det stilles strenge krav til hvilke prosjekter en foreslår og med hvilken vinkling. En må ha et kritisk blikk på prosjektnavn, formål, ordvalg og formuleringer. Det må også redegjøres for hvorfor en mener det enkelte prosjekt/tema peker seg ut - på en enkel og for alle forståelig måte. Kontroll må sees i en bred sammenheng og må i utgangspunktet omfatte alle de elementene av en organisasjon (resurser, systemer, prosesser, kultur, struktur og oppgaver) som samlet sett skal bistå individene i deres arbeid på en slik måte at organisasjonen når sine mål. Det er derfor noen spørsmål en bør stille seg selv og ta stilling til innledningsvis: 1. Hva ønsker en å oppnå med forvaltningsrevisjon 2. Hensiktsmessig fordeling mellom prosjekter som skal sikre hhv.: a. Utvikling og bedre måloppnåelse b. Effektiv og målrettet forvaltning og tjenesteproduksjon c. At lovmessige krav for virksomheten og kommunale vedtak blir overholdt, herunder rettsikkerhet, likebehandling, saklighet i forvaltningen og rett tjenesteleveranse 3. Prosjektene må rette seg mot interessentenes behov. På hvilke områder og med hvilke temaer er det viktigst for interessentene at kontrollressursene blir anvendt til. Kommunenes samarbeid i Værnesregionen har forøvrig blitt svært omfattende og det samarbeides svært tett. Bl.a. har de politiske nemdene blitt gitt beslutningsmyndighet og det er etablert fagråd hvor det tas administrative beslutninger på vegne av samtlige kommuner.

25

26

27 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAKSPROTOKOLL SAK 040/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 040/ Kontrollkomiteens vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere. 3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen). 4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill. 5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen.

28 SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere. 3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen). 4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill. 5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen. Kontrollkomiteens behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere. 3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen). 4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill. 5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen.

29 Vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 27/15 2. Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollkomiteen skal sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen Det vises her bl.a. til kontrollutvalgsforskriftens 9: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Departementet gir i Ot. Prp om endringer i kommuneloven bl.a. uttrykk for følgende under kapittel 5.8 kontroll og revisjon: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre det løpande tilsynet med måten vertskommunen utfører dei oppgåvene på som kommunen har fått frå andre kommunar. Kontrollutvala i dei andre kommunane vil ikkje ha ansvar for å føre tilsyn med den interne drifta i vertskommunen. Men ettersom eit vertskommunesamarbeid kan innebere overføring av oppgåver og avgjerdsmakt til ein annan kommune, kan det reisast spørsmål om ikkje kontrollutvala i dei kommunane som deltek i samarbeidet, bør få eit ansvar for å føre tilsyn med måten vertskommunen handterer slike saker på. Særleg gjeld dette der det er tale om avgjerder i vertskommunen som får direkte verknad for innbyggjarane i ein annan kommune. Rett nok vil avgjerdene og den faktiske verksemda skje i vertskommunen, men det vil vere kvar enkelt kommune som til slutt er ansvarleg for at innbyggjarane der også i slike saker mellom anna får dei ytingane dei har krav på etter lova.

30 Departementet kom på denne bakgrunnen til at kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar. Departementet fant det ikke hensiktsmessig å lovfeste en generell rett for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene til å føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen, og departementet ga videre uttrykk for at: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre løpande tilsyn med verksemda i (verts)kommunen etter dei vanlege reglane. At delar av verksemda dreier seg om saker der myndigheita er delegert frå andre kommunar, bør ikkje endre på dette. Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere deler av samarbeidet som vertskommune med politisk nemd (med delegert myndighet). Kontrollkomiteen arrangerte en felles temadag for alle kontrollutvalgene i Værnesregionen knyttet til barnevern og det barn og familierettede arbeid den I etterkant behandlet kontrollkomiteen sak 27/15 vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene. Kontrollkomiteen traff slikt vedtak i saken: 1. Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet. Da saken inneholder momenter som har betydning for planarbeidet vedlegges saksprotokoll og det oppsummerende notat. Det vises til disse i sin helhet. Vurdering Forvaltningsrevisjon har et todelt formål. Forvaltningsrevisjon skal på den ene side påse at forvaltningen skjer iht. gitte regler og vedtak (de ytre rammer for forvaltningen). På den annen side skal forvaltningsrevisjon bidra til at kommunen både blir flinkere, og utnytter de betrodde midler mer effektivt innenfor forvaltningens frie handlingsrom. Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal således ha elementer av både kontroll og læring.

31 Norske kommuner utøver myndighet på mange områder som har avgjørende betydning for innbyggerne. Kommunen skal ivareta både samfunnets og den/de enkeltes interesser. Hvordan kommunen fyller denne rollen, og i hvilken grad kommunen sørger for å gi innbyggerne likebehandling og rettssikkerhet kan være et interessant tema. Norske kommuner disponerer en betydelig del av samfunnets ressurser. I hvilken grad kommunen har sørget for en effektiv og målrettet utnyttelse av de ressursene den er blitt betrodd er et eksempel på et annet interessant tema. En har ikke ressurser til å besvare alle tenkelige spørsmål. Planen skal derfor baseres på overordnet analyse av kommunens virksomhet. Det enkelte prosjekt skal velges ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. En «vet» på forhånd at det meste er i orden. Men uansett hvor god en er kan alle bli bedre. Kontrollkomiteen må derfor ha et bevist forhold til hvorvidt en med forvaltningsrevisjon ønsker å få bekreftet hvorvidt alt i hovedsak er på plass eller om en ønsker å sette fokus på forbedringspunkter og områder hvor kommunen kan bli flinkere. Kontrollkomiteen har også ansvaret for at det føres tilsyn med hvordan oppgavene det samarbeides om blir ivaretatt på vegne av alle de samarbeidende kommunestyrene. Det er derfor viktig at dette blir gjort på en måte som skaper tillit til at denne oppgaven blir tilfredsstillende ivaretatt også overfor de øvrige kommunene. En har over tid hatt et tett og godt samarbeid mellom kontrollutvalgene i Værnesregionen. Det foreslås at dette samarbeidet videreføres. Kontrollkomiteen har tidligere diskutert etterlevelsesrevisjon mht. vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet og hvordan dette kan løses. (Tilsyn med organer underordnet kommunestyret - herunder de politiske nemdene og administrasjonen) Det foreslås derfor at en ber revisor skissere et mulig opplegg for dette. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Planarbeidet vil være en lang prosess. På det nåværende tidspunkt er det derfor viktig at kontrollkomiteen treffer vedtak om å igangsette planarbeidet. Det legges opp til at kontrollkomiteen vil bli holdt orientert underveis i planarbeidet. Det synes interessant for kontrollkomiteen å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det foreslås derfor at ordføreren og rådmannen blir invitert til en dialog i forbindelse med behandlingen av kontrollkomiteens planforslag i kontrollkomiteen. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan sees som en del av rådmannens egen oppfølging, eller komme til erstatning for denne. Dersom kontrollkomiteen ønsker at revisor skal belyse eventuelle konkrete temaer og problemstillinger i forbindelse med analysearbeidet, vil en anbefale at kontrollkomiteen gir så klare avgrensninger som mulig. Dette for at det skal være mulig å veie disse opp mot andre risikoutsatte områder i den overordnede analysen.

32 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

33 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.»

34 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.

35 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende.

36 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret. Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2015 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.

37 Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

38 Meråker kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

39 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERINGER ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER BEFARINGER/BESØK AVSLUTNING... 5 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 7

40 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget hadde slik sammensetning fram til oktober: Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti Bjørn Madslangrud V Leder Marit Helene Torsvik Reppe MTB Eva Lien Ap Nestleder Eli Stubban Karlsson Sp Morten Aursand Ap Medlem Alberto (Cuneyt) Øzgur SV Kommunestyret valgte et nytt kontrollutvalg i møte den Kontrollutvalget består av 3 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Bjørn Madslangrud Leder Morten Aursand John Magnar Høiseth Nestleder Helene Skår Maria Weronica Økdal Medlem Bård Bjørklund Medlem Lene Høiseth Medlem Heidi Ringen Sandslett John Magnar Høiseth er fast medlem av kommunestyret. Bjørn Madslangrud er varamedlem til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 4 møter, og behandlet 30 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2014, 4 møter og 27 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til kommunens årsregnskap og årsrapport for 2014, sak 12/15. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sin innstilling. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 7

41 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 68/12. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 26/ SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 67/12. Det er gjennomført selskapskontroll i 2015 vedørende FIDES AS. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den Kommunestyret behandlet rapporten i møte den , sak 106/15. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Nytt nå er at planen skal være basert på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 28/ GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisor foretar en gjennomgang av utvalgte møteprotokoller på oppdrag for kontrollutvalget. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollutvalget bør følge opp, tas denne rapporteringen nå som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 20/ TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 7

42 Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Uavhengighetserklæring ble gitt kontrollutvalget i møtet den , sakene 20/15 og 21/ ORIENTERINGER ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV. Kontrollutvalget har fått orienteringer vedrørende: Kommunereformen (sakene 3 og 18/5) Administrative rapporteringsarbeid (sak 4/15) Skatteoppkreverfunksjonen (sak 11/15) Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsrapport (sak 12/15) Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. ikke gjennomførte kommunestyrevedtak (sak 13/015) Sykefravær (sak 16/15) Kommunens økonomi (sak 17/15) 2.8 DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER Kontrollutvalget deltok ikke på kurs og konferanser i BEFARINGER/BESØK Det er ikke gjennomført befaringer/besøk i AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 7

43 Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Meråker Bjørn Madslangrud leder John Magnar Høiseth Maria Weronica Økdal KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 7

44 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 Besøk ved helsetunet 003/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 004/15 Orientering fra rådmannen vedrørende det administrative rapporteringsarbeid 005/15 Orientering fra revisor - status for regnskapsrevisjon 006/15 Orientering fra revisor - status for forvaltningsrevisjon 007/15 Kontrollutvalgets årsrapport for /15 Kontrollutvalgets budsjett for /15 Omprioritering vedrørende listen for selskapskontroll godkjenning av prosjektplan 010/15 Referatsaker 011/15 Skatteoppkreverfunksjonen /15 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for /15 Orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak 014/15 Forvaltningsrevisjon - rådmannens arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) 015/15 Referatsaker 016/15 Orientering fra rådmannen vedrørende sykefravær 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 019/15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 021/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 022/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 023/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 024/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 025/15 Referatsaker 026/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 027/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 028/15 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for /15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /15 Selskapskontroll FIDES AS KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 7

45 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 006/16 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2016: Konto Beskrivelse Godtgjørelse til folkevalgte Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontorrekvisita Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyret sak 105/15 2. Kontrollutvalget sak 19/15 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS.

46 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2016 den , sak 19/15. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en total ramme på kr , med slik bakenforliggende kalkyle: Konto Beskrivelse Godtgjørelse til folkevalgte Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontorrekvisita Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Budsjettrammen for kontrollutvalget går klart fram av rådmannens samlede budsjettforslag for Det ble ikke vedtatt endringer mht. kontrollutvalgets budsjettramme i kommunestyret da kommunestyret behandlet budsjett og økonomiplan den , sak 105/15. Vurdering En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2