STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling Møtedato: Fredag 19. februar 2016 Møtetid: Kl. 09:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS, MØTEROM HALSEN Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/16 Referatsaker 002/16 Kontrollkomiteens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 122/15 003/16 Skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 004/16 Rapport etter forbundsbasert kvalitetskontroll 005/16 Plan for forvaltningsrevisjon - status for arbeidet 006/16 Kontrollkomiteens årsrapport for /16 Kontrollkomiteens budsjett for /16 Eventuelt Steinkjer, Einar Østereng leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf /

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 001/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 Kommunestyret Sak 123/15 Selskapskontroll Fides Vedlagt AS 2 Stjørdal kommune Meld fra Vold i nære relasjoner Vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Intern kontroll på enheter, innkjøpsområdet Stjørdal Kommune Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 Vedtak i Kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber om at det blir fremlagt sak om rullering av eierskapsmeldingen så raskt som mulig. Behandling i Kommunestyret Ann Inger Leirtrø (AP) stilte spørsmål om sin habilitet,styret i Fides AS. Leirtrø (AP) fratrer under behandling av habilitet. Nå 40 av 41 medlemmer tilstede. Ordføreren fremmet følgende forslag: Leirtrø (AP) er inhabil jfr. Forvaltningslovens 6 1 ledd bokstav e. Enstemmig vedtatt. Kontrollkomiteens innstilling enstemmig vedtatt. Leirtrø (AP) tiltrådte etter behandling av saken. Nå 41 av 41 medlemmer tilstede.

4

5

6

7

8 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 002/16 KONTROLLKOMITEENS OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 122/15 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide et forslag til plan for gjennomføring av kommunestyrets vedtak under «Til årsplan kontrollkomiteen». 2. Kontrollkomiteen drøftet kommunestyrets bestilling. Gjennomgangen må ivareta følgende hensyn og formål: a. b. c. 3. Revisors forslag til gjennomføring fremlegges for behandling i kontrollkomiteens neste møte. Vedlegg Kommunestyrets sak 122/15 Ikke trykte vedlegg Kommuneloven m/forskrifter Saksopplysninger Kontrollkomiteens årsplan/møteplan ble lagt fram for kommunestyret den , sak 122/15. Kommunestyret traff slik vedtak: «Kommunestyret tar kontrollkomiteens årsplan for 2016 til orientering. Til årsplan kontrollkomiteen. Kontrollkomiteen bes se på bruk av midler politisk område folkevalgte i tidsrommet , og forelegge rapport på dette til kommunestyret.»

9 Vurdering Kommunestyrets vedtak kan oppfattes veldig vidt. Det er imidlertid ikke hensiktsmessig at kontrollkomiteen ser på seg selv. For å sikre at gjennomgangen treffer kommunestyrets ønske, bør kontrollkomiteen drøfte og ta stilling til eventuelle avgrensninger i bestillingen til revisor. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

10 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 003/16 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert fra KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne bl.a. påse at kommunens regnskaper mv. blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget er det organ som innstiller til kommunestyret i alle saker fra revisor eller som omhandler revisor selv. Kontrollutvalget skal påse at den oppdragsansvarlige revisor tilfredsstiller de fastsatte krav til bl.a. uavhengighet og vandel. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget - regnskapsrevisjon Stjørdal kommune. Se vedlegg. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

11

12

13

14

15 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 004/16 RAPPORT ETTER FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Vedlegg 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av Ekstern kvalitetskontroll med vedlegg. 2. Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll 3. Utdrag av ISA 330 og RSK 001 Ikke trykte vedlegg Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009, sist endret av styret 10. august 2015) Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for forbundsbasert kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes med ny begrenset kontroll. 3. Kontrollen viser vesentlige mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4..Dersom revisjonen ved ny kontroll etter vedtak pkt. 3 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke tilfredsstillende og saken oversendes til disiplinærkomiteen med forslag til videre behandling.

16 Kvalitetskontrollkomiteen oppsummerer sin kontroll slik i brev av til KomRev Trøndelag IKS: Regnskapsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Manglende dokumentert forståelse av om det har vær endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf skjema D punkt 3,2, jf. ISA 330 punkt 14.» Forvaltningsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5,1, jf. RSK 001 punkt 22.» «Det er bedt om at det iverksettes forbedringstiltak på området med avdekkede avvik.» Fagansvarlig regnskapsrevisor og fagansvarlig forvaltningsrevisor har gitt en forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll, jf. vedlegg 2. I tillegg er ISA 330 punkt 14 og RSK 001 punkt 22 er gjengitt i vedlegg 3 i saken. Vurdering Den forbundsbaserte kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer forbedringspunkter, viser oppsummeringen først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard. På denne bakgrunn anbefales kontrollkomiteen å ta rapportene etter forbundsbasert kvalitetskontroll til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 Vedlegg 1 sak 005/16

18

19 Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll Vedlegg 2 sak 005/16 Regnskapsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner» Dette dreier seg om kommunens internkontroll som vi har kartlagt og testet tidligere år. Vi trenger ikke å ta ny kartlegging og fullstendig testing hvert år. I følge ISA 330, punkt 14 kan vi rullere denne typen kontroll hvert 3. år. I de årene vi ikke kartlegger og foretar fullstendig testing, må vi forsikre oss om at det ikke har skjedd vesentlige endringer i kommunens rutiner/intern kontroll. Det gjør vi i form av spørsmål til kommunene og i tillegg minimum en kontroll som viser at internkontrollen er den samme. Merknaden fra ekstern kvalitetskontroll er på grunn av at vi ikke hadde dokumentert denne kontrollen og dermed ikke hadde revisjonsbevis på at den var gjennomført. Vi har i ettertid endret våre rutiner og laget revisjonshandling på kontroller som skal gjennomføres de årene vi ikke foretar fullstendig kartlegging/testing. Vi har en 3-årsplan som viser hvilke år vi kartlegger og tester de forskjellige revisjonsområdene vi har delt revisjon inn i. Forvaltningsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Mangler ved utarbeidelse av kriterier» I RSK 001, nr 22 heter det at «Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.» Den kontrollerte rapporten har tre problemstillinger, og ekstern kvalitetskontrollør vurderer at det ikke er tilfredsstillende sammenheng mellom problemstillingen og revisjonskriteriene for en av disse tre problemstillingene. Ekstern kvalitetskontrollør skriver at «mens problemstillingen gjelder regeletterlevelse omhandler kriteriene innholdet i rutinene». Vi har i ettertid gjort endringer i enkelte arbeidsprosesser slik at vi i enda større grad skal sikre en tydelig sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier Fagansvarlige Unni og Sissel

20 Vedlegg 3, sak 005/16 ISA 330, punkt 14 Dersom revisor planlegger å anvende revisjonsbevis innhentet ved en tidligere revisjon for konkrete kontrollers effektivitet, skal revisor fastslå om disse revisjonsbevisene fortsatt er relevante ved å innhente revisjonsbevis for hvorvidt det har forekommet vesentlige endringer i disse kontrollene etter den foregående revisjonen. Revisor skal innhente revisjonsbevis gjennom forespørsler kombinert med observasjon eller inspeksjon for å bekrefte forståelsen av de konkrete kontrollene, og: (a) Dersom det har forekommet endringer som påvirker den fortsatte relevansen av revisjonsbevis innhentet ved den tidligere revisjonen, skal revisor teste kontrollene under den aktuelle revisjonen. (Jf. punkt A36) (b) Dersom det ikke har forekommet endringer, skal revisor teste kontrollene minst en gang hver tredje revisjon. Revisor skal fordele testene av kontrollene over revisjonsperiodene for å unngå at alle kontrollene revisor planlegger å bygge på testes i en og samme revisjonsperiode uten å teste kontroller i de påfølgende to revisjonsperiodene. (Jf. punkt A37 39) RSK 001, nr 22 Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.

21 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 005/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - STATUS FOR ARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen viser til notatet «Oppsummering etter møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS» og slutter seg til saksbehandlers forventninger til forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber revisor spesielt belyse følgende områder i forbindelse med den overordnede analysen: a... b... c... Vedlegg 1. Oppsummering etter møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS, KomSek Trøndelag IKS 2. Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Sak 40/15 2. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollkomiteen ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møte den , sak 40/15. Kontrollkomiteens sekretær har hatt et møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS for å klargjøre forventninger til forvaltningsrevisjon i Værnesregionen, samt å legge til rette for innspill fra kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene i Værnesregionen, se vedlegg 3. Mht. fremdrift vil analyse og planarbeidet kunne bli ferdigstilt i etterkant av fellesmøte alle kontrollutvalgene i Værnesregionen på Stjørdal den Vurdering På det nåværende tidspunkt er det viktig at kontrollkomiteen er orientert om det pågående arbeid. Dersom kontrollkomiteen ønsker spesielle temaer belyst i forbindelse med den overordnede analysen er det også viktig at det gis signaler om dette nå.

22 Kontrollkomiteen har invitert ordfører og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med komiteens behandling av planforslaget. For å utnytte revisjonsressursen optimalt bør det legges opp til behandling i kommunestyret i møte den Kontrollkomiteen skal imidlertid etter møteplan avholde sitt møte den 9. Dette blir snaut med tid for kommunestyrets behandling av saken. Det kan derfor synes nødvendig å flytte dette møte i kontrollkomiteen frem til en tidligere dato. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

23 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 16/ OPPSUMMERING ETTER MØTE VEDR. FORVALTNINGSREVISJON I VR Sted: Stjørdal rådhus, møterom Kultur Tid: 19. januar 2016, kl. 10:00-12:30 Følgende personer var tilstede: Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Unni Romstad, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS OPPSUMMERING Hvor det eventuelt er behov for etterlevelsesrevisjon bakes inn i de overordnede analyser. De politiske nemdene og fagråd er relativt nytt. Dette trekker i retning av fokus på disse. Det ble diskutert hvilke områder som trenger avklaring. I tillegg ble fremdrift og koordinering mht. arbeidet diskutert. Det legges opp til at analyse og planarbeidet ferdigstilles i etterkant av fellesmøte på Stjørdal den BAKGRUNN FOR MØTE Kontrollkomiteens sekretær har bedt om et møte mellom de 2 sekretariatene og KomRev Trøndelag IKS for å diskutere forvaltningsrevisjon i VR i forkant av oppstart med analyse og planarbeidet. Bakgrunnen for dette er at det blir forventet samarbeid også i kontrollsektoren, slik at kontrollarbeidet som utføres i regi av de enkelte kontrollutvalg i størst mulig grad blir koordinert. Dette for at mulige synergieffekter blir utnyttet også her. Jf. bl.a. møtet lederne i de respektive selskaper hadde med AU i Værnesregionen i 2014, samt kontrollkomiteens oppstartsvedtak. FORVENTNINGER TIL FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon må være og må oppfattes som å være relevant. Forvaltningsrevisjon må gi og må oppfattes som å gi merverdi. Dette vil først og fremst være hos kommunestyret(ene), men også hos de øvrige «interessenter». (Innbyggerne, kommunenes administrasjon, samt sentrale myndigheter og allmenheten).

24 Dette stiller de samme krav til kontrollsektoren som til alle andre som skal selge inn et produkt, en tanke, ide eller konsept. På denne bakgrunn må det stilles strenge krav til hvilke prosjekter en foreslår og med hvilken vinkling. En må ha et kritisk blikk på prosjektnavn, formål, ordvalg og formuleringer. Det må også redegjøres for hvorfor en mener det enkelte prosjekt/tema peker seg ut - på en enkel og for alle forståelig måte. Kontroll må sees i en bred sammenheng og må i utgangspunktet omfatte alle de elementene av en organisasjon (resurser, systemer, prosesser, kultur, struktur og oppgaver) som samlet sett skal bistå individene i deres arbeid på en slik måte at organisasjonen når sine mål. Det er derfor noen spørsmål en bør stille seg selv og ta stilling til innledningsvis: 1. Hva ønsker en å oppnå med forvaltningsrevisjon 2. Hensiktsmessig fordeling mellom prosjekter som skal sikre hhv.: a. Utvikling og bedre måloppnåelse b. Effektiv og målrettet forvaltning og tjenesteproduksjon c. At lovmessige krav for virksomheten og kommunale vedtak blir overholdt, herunder rettsikkerhet, likebehandling, saklighet i forvaltningen og rett tjenesteleveranse 3. Prosjektene må rette seg mot interessentenes behov. På hvilke områder og med hvilke temaer er det viktigst for interessentene at kontrollressursene blir anvendt til. Kommunenes samarbeid i Værnesregionen har forøvrig blitt svært omfattende og det samarbeides svært tett. Bl.a. har de politiske nemdene blitt gitt beslutningsmyndighet og det er etablert fagråd hvor det tas administrative beslutninger på vegne av samtlige kommuner.

25 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

26 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.»

27 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.

28 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende.

29 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 006/16 KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens årsrapport for 2015 vedtas som kontrollkomiteens årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollkomiteens årsrapport for 2015 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollkomiteens årsrapport for Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen er kommunestyrets organ til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen. Det er derfor viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om komiteens arbeid. I merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollkomiteens møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har komiteen funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmannen. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i komiteen. Ut fra tidligere praksis er det også for 2015 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollkomiteens virksomhet til kommunestyret.

30 Vurdering Kontrollkomiteen anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollkomiteens årsrapport for Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

31 Stjørdal kommune Kontrollkomiteen Kontrollkomiteens årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollkomiteen i møte den Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

32 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERINGER ORIENTERINGER FRA ORDFØRER ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON ORIENTERING FRA ANDRE BEFARINGER/BESØK DELTAGELSE PÅ KONFERANSER MV AVSLUTNING... 5 KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 7

33 1 INNLEDNING Kontrollkomiteen har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollkomiteen kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollkomiteens hjemmel og mandat, viser en til kontrollkomiteens årsplan. Kontrollkomiteen hadde slik sammensetning i perioden : Faste medlemmer Personlig varamedlem Navn Parti Funksjon Parti Navn Alf Kaspersen Ap Leder Ap Sunniva Leirfall Håvard Steen Moa H Nestleder H Janne Evenhus Espen Teigen Frp Medlem Krf Jorun Værnesbranden Elin Helene Friheim Ap Medlem Ap Olav Mæhre Inger Johanne Overvik Uthus Ap Medlem Ap Rune Wikmark Kommunestyret valgte ny kontrollkomite for perioden i møte den Kontrollkomiteen består av 5 faste medlemmer og 5 personlige varamedlemmer. Faste medlemmer Personlig varamedlem Navn Funksjon Navn Einar Østereng Leder Gunnhild Birgitte Sætren Bjørn Emil Nesset Nestleder Aril Gressethvold Marius Haugan Lillegjære Medlem Paal William Craig Furunes Elin Helene Friheim Medlem Bodil Prestmo Inger Vikan Svee Medlem Wenche Skjei Helgesplass Einar Østereng og Inger Vikan Svee sitter i kommunestyret, mens Bjørn Emil Nesset, Elin Helene Friheim og er valgt som vararepresentanter til kommunestyret. 2 KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollkomiteen har i 2015 avholdt 5 møter og behandlet 44 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for møter og 40 saker. Kontrollkomiteens møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollkomiteens møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollkomiteen avga uttalelse til kommunens årsregnskap og årsrapport for 2014, se sak 10/15. KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 7

34 Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollkomiteens uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Gjeldende plan ble behandlet av kontrollkomiteen i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 47/12. Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 40/ SELSKAPSKONTROLL Det er gjennomført selskapskontroll mht. FIDES AS. Rapporten ble behandlet av kontrollkomiteen den , sak 44/15, og av kommunestyret den , sak 123/15. Det er påbegynt men ikke ferdigstilt selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vedrørende Stjørdal Kulturutvikling AS. Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Nytt nå er at planen skal være basert på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 41/ GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisor foretar en gjennomgang av utvalgte møteprotokoller på oppdrag fra kontrollkomiteen. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollkomiteen bør følge opp, tas denne rapporteringen som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 39/ TILSYN MED REVISJONEN Kontrollkomiteens sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollkomiteen. Komiteen har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollkomiteen i møtet den , sakene 33/15 og 34/15. KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 7

35 2.7 ORIENTERINGER ORIENTERINGER FRA ORDFØRER Kontrollkomiteen har ikke anmodet om orienteringer fra ordføreren i ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kontrollkomiteen har hatt et særlig fokus på kommunen(e)s arbeid mht. barn og familier og har hatt et omfattende orienteringsprogram, se vedlegg ORIENTERING FRA ANDRE Kontrollkomiteen har fått en orientering fra Politiet i tilknytning til kommunenes arbeid mht. barn og familier, sak 19/ BEFARINGER/BESØK Det er blitt gjennomført besøk ved Stokkan ungdomsskole i 2015, jf. sak 1/15. 3 DELTAGELSE PÅ KONFERANSER MV. Kontrollkomiteen har ikke deltatt på konferanser o.l. i AVSLUTNING Kontrollkomiteen er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollkomiteen utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollkomiteen vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollkomiteen ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollkomiteen ser nærmere på. Stjørdal Einar Østereng leder Bjørn Emil Nesset nestleder Marius Haugan Lillegjære Elin Helene Friheim Inger Vikan Svee KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 7

36 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLKOMITEENS SAKER I 2015 Møtedato Sak nr. Sakstittel 001/15 Besøk ved Stokkan ungdomsskole 002/15 Orientering vedrørende PPT 003/15 Orientering vedrørende spesialundervisning 004/15 Referatsaker 005/15 Orientering fra revisor - status for arbeidet med regnskapsrevisjon /15 Orientering fra revisor - status for arbeidet med forvaltningsrevisjon 007/15 Forvaltningsrevisjon vedrørende barnevernstjenesten 008/15 Kontrollkomiteens budsjett for 2015 Eventuelt Møtedato Sak nr. Sakstittel 009/15 Referatsaker 010/15 Kontrollkomiteens uttalelse til Stjørdal kommunes årsregnskap for /15 Rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyrets vedtak 012/15 Orientering fra rådmannen vedrørende salgsavtale - Hegratunet 013/15 Orientering fra rådmannen vedrørende det administrative rapporteringsarbeid 014/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 015/15 Orientering fra rådmannen vedrørende barnehageopptak 016/15 Orientering vedrørende SKU AS 017/15 Kontrollkomiteens årsrapport for 2014 Eventuelt Møtedato Sak nr. Sakstittel 018/15 Referatsaker 019/15 Orientering fra Politiet 020/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 021/15 Orientering fra helsestasjon(ene) 022/15 Orientering fra enhet barn og ungdom 023/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning /15 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 025/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 026/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 027/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon Eventuelt KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 7

37 Møtedato Sak nr. Sakstittel 028/15 Referatsaker 029/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 030/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 031/15 Vurdering av anførsler knyttet til Stjørdal museum KF - oppfølging av kommunestyrets sak 40/ /15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 034/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 035/15 Evaluering av kontrollkomiteens virksomhet 036/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 037/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Eventuelt Møtedato Sak nr. Sakstittel 038/15 Referatsaker 039/15 Henvendelse fra pårørendeforeningen ved Stjørdal Bosenter 040/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart /15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 042/15 Kontrollkomiteens årsplan / møteplan for /15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /15 Selskapskontroll - FIDES AS KONTROLLKOMITEENS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 7

38 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 007/15 KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2016: Art Beskrivelse Telefongodtgjørelse Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse styrer/råd etc Pensjonsutgifter Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Husleie Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Kjøp av revisjonstjenester Medlemskap i foreninger mv Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Kontrollkomiteen ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 135/15 2. Kontrollkomiteens sak 32/15 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS

39 Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet forslag til budsjettramme for 2016 den 18/ under sak 032/15. Budsjettrammen omfatter kontrollkomiteens samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollkomiteen hadde en total ramme på kr kr. Budsjettforslaget for kontrollkomiteen gikk klart fram av rådmannens budsjettforslag. Det ble ikke vedtatt endringer i dette av kommunestyret ved kommunestyrets behandling av budsjett for 2016, jf. sak 135/145, men det ble forutsatt at budsjettene ble justert etter nye satser for godtgjøring til folkevalgte. En har hatt en dialog med kommunen knyttet til godtgjøring for folkevalgte. En har også innhentet regnskapstall for kontrollkomiteen for Se nedenstående tabell: Regnskap Buds(end) Buds(end) Funksjon: 110 KONTROLL OG REVISJON Ansvar: REVISJON 1190 HUSLEIE KJØP FRA IKS DER KOMMUNEN SELV ER DELTAKER BETALT MVA DRIFT KOMPENSERT MVA DRIFT Sum ansvar: REVISJON Ansvar: KONTROLLUTVALGET 1058 TELEFONGODTGJØRELSE TELEFONGODTGJØRELSE AVG.PLIKTIG K-STYREMØTER GODT.GJ. FOLKEV KOMITEMØTER - GODT.GJ. FOLKEV GODTGJØRELSE STYRER/RÅD ETC PENSJONSUTGIFTER ARBEIDSGIVERAVGIFT BEVERTNING OPPLÆRINGSTILTAK REISEUTGIFTER, MED MVA-KOMP/FRADRAG KONTINGENTE IT-UTSTYR KJØP FRA IKS DER KOMMUNEN SELV ER DELTAKER BETALT MVA DRIFT KOMPENSERT MVA DRIFT Sum ansvar: KONTROLLUTVALGET Sum funksjon: 110 KONTROLL OG REVISJON

40 En kan se at beløpene som er registrert inn i budsjettsystemet ikke er dekkende mht. kontrollkomiteens intensjoner om sin aktivitet. Kontrollkomiteen har bedt revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon. Det er ennå ikke avklart hvorvidt dette vil ha en kostnadsmessig effekt for kontrollkomiteen i 2016 eller ikke. På denne bakgrunn har en satt opp en detaljering av budsjettrammen som både ivaretar kommunestyrets ønske om nedjustering av godtgjøringene og kontrollkomiteens opprinnelige intensjoner bla. om deltagelse på kurs/konferanser og en reservepost for bestilling hos revisor. Art Beskrivelse Telefongodtgjørelse Godtgjørelse folkevalgte Godtgjørelse styrer/råd etc Pensjonsutgifter Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Husleie Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Kjøp av revisjonstjenester Medlemskap i foreninger mv Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Vurdering Dersom kontrollkomiteen ønsker å opprettholde sine intensjoner om sin aktivitet i 2016 vil en tilrå kontrollkomiteen å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. De viktigste postene her er deltakelse på kurs/konferanser og reserveposten for anskaffelse av revisjonstjenester. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær