Møteinnkalling. Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Formannskapssalen i Ålesund Dato: Tid: Kl. 12:00. Ettersending av sak 009/17:

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Formannskapssalen i Ålesund Dato: Tid: Kl. 12:00 Forfall meldast til utvalssekretær, epost elin.moen@haram.kommune.no, eller tlf Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Ettersending av sak 009/17: Saksnr Sakstittel 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. Tilleggssakliste: Saksnr Sakstittel 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune.

2 Saksframlegg Mandat for delprosjekt Saksnr. Utval Møtedato 009/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Vedlegg: Felles føringar alle delprosjekt Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid

3 Saksutgreiing: Mandat for delprosjekta i nye Ålesund skal vedtakast i fellesnemnda, og kan endrast av fellesnemnda. Mandat er ei overordna ramme og bestillinga frå fellesnemnda til delprosjektet. Mandatet har til hensikt å kort beskrive, definere og avgrense formålet med gjennomføring av delprosjektet. Delprosjektgruppa skal med bakgrunn i mandatet utarbeide ein prosjektplan for korleis delprosjektet vil løyse mandatet. Prosjektplanen skal også godkjennast av fellesnemnda. Det er utarbeida eit dokument med felles føringar for alle delprosjekt, denne presenterte prosjektkoordinator i 7. styringsgruppemøte sak 34/17. Dokumentet er oppdatert og ligg no til godkjenning saman med mandata. I tillegg har overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund 2020» eit eige kapittel «Prinsipp for delprosjekta» som gjeld alle delprosjekt. Prinsippa i overordna styringsdokument handlar i hovudsak om samansetjing, underliggande arbeidsgrupper og frikjøp i delprosjekta. Det vert skilt mellom administrative og politiske delprosjekt. Administrative prosjekt: Her går det ei direkte styringslinje frå rådmann/ prosjektleiar til delprosjektleiar og eventuelt vidare til underliggjande arbeidsgrupper. Når delprosjektet sitt arbeid føreligg, er det rådmann/ prosjektleiar som formelt sett innstiller til fellesnemnda. Politiske delprosjekt: Det skal etablerast eigne delprosjekt for område med særskild politisk betydning. Politiske delprosjekt og arbeidsgr. setjast saman med vekt på balanse/representativitet ift. kommunetilhørsle. Dei politiske delprosjekta innstiller til fellesnemnda. Aktiviteten må koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Når arbeidet frå dei politiske delprosjekta føreligg, er det leiar av delprosjektet som formelt sett innstiller til fellesnemnd. Sjølv om dei politiske delprosjekta rapporterer til fellesnemnda, så må aktiviteten koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Rådmannen har og innstillingsrett i dei politiske delprosjekta. Vurdering: Fleire av delprosjekta har starta opp etter einskilde vedtak i styringsgruppa. Delprosjektgruppene har sjølve bidrege i utforming av utkast til mandat, med vekt på mål. Desse mandata er klare for politisk handsaming: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi

4 Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Ut over hausten vil det kome mandat for oppretting av fleire delprosjekt til politisk handsamling. Felles føringar alle delprosjekt ligg også ved til politisk handsaming Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

5 Versjon FELLES FØRINGAR FOR ALLE DELPROSJEKT I NYE ÅLESUND Mandat for delprosjekta i nye Ålesund er gitt av fellesnemnda, og kan endrast av fellesnemnda. Mandat er ei overordna ramme og bestillinga frå fellesnemnda til delprosjektet. Mandatet har til hensikt å kort beskrive, definere og avgrense formålet med gjennomføring av delprosjektet. Delprosjektgruppa skal med bakgrunn i mandatet utarbeide ein prosjektplan for korleis delprosjektet vil løyse mandatet. Prosjektplanen skal også godkjennast av fellesnemnda. 1. Felles innleiing Bakgrunn for prosjekt nye Ålesund 2020 Som ein del av den nasjonale kommunereforma, vedtok kommunestyra i Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund i 2016 å søke om kommunesamanslåing frå 1. januar Stortinget vedtok 8. juni 2017 at også Haram skal inngå i den nye storkommunen. Dei overordna målsettingane for kommunereforma er gjeldande for delprosjekta: Gode og likeverdige tenester til innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokaldemokrati Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn Som grunnlag for vedtaka i kommunestyra, blei det juni 2016 inngått ei intensjonsavtale mellom Sandøy, Skodje og Ålesund. I juni 2017 har også Haram og Ørskog slutta seg til ei oppdatert utgåve av intensjonsavtalen. Føringane frå intensjonsavtalen skal leggast til grunn for alle delprosjekt i bygging av nye Ålesund kommune. Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» er overbygning for alle delprosjekt. Delprosjekta skal bygge opp under visjon, mål, verdiar og andre retningslinjer i overordna styringsdokument, og kan ikkje gå på tvers av dette. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument legg til grunn at den nye kommunen skal etablerast på bakgrunn av eit likeverdig samarbeid mellom dei fem kommunane. Likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad er prinsipp som skal prege samarbeidet om samanslåing. Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritet. Med utgangspunkt i kommunane sin styrkje og særtrekk, er det ein heilt ny kommune som skal etablerast, bli drifta og vidareutviklast. Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Nye Ålesund må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling. Den nye kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon. Dette skal styrke samhandling på tvers samtidig som ein tek vare på god forvaltningsskikk. For å lukkast med dette må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel med innbyggjarar og frivillige, næringsliv, administrasjon, tillitsvalde og politikk. Nye Ålesund skal ha tverrfagleg og nettverksbasert organisering av administrasjon og tenester. Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. Felles føringar for delprosjekt i nye Ålesund versjon

6 2. Felles føringar for alle delprosjekt Alle delprosjekt har ansvar for å kartlegge dagens situasjon identifisere kva som må prioriterast og vere på plass før Delprosjekt skal vere prega av innovasjon og nytenking, og oppnå meir enn berre fusjon. Alle delprosjekt skal vektlegge gevinstrealisering, både forbedra kvalitet og effektivisering. Prosjekta skal følgje lovverket i forhold til journalføring og arkivering. Kommunikasjonsstrategien er gjeldande for delprosjekta. Felles føringar - prosjektplan Delprosjektgruppa skal utforme prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet (etter felles mal). Prosjektplanen skal framleggast for AU og fellesnemnda til godkjenning. Planen skal utdjupe mål, inndele delprosjektet i fasar med klare milepælar. Delprosjektet skal gjere ei risikovurdering/usikkerheitsanalyse og finne tiltak. Dersom delprosjektet ynskjer å opprette arbeidsgrupper under seg, avklarast dette med PL/PK Felles føringar - rapportering Delprosjektleiar i dei administrative delprosjekta skal rapportere til prosjektleiar/koordinator (PL/PK). Status i arbeidet vert med jamne mellomrom lagt fram for AU og fellesnemnda ut frå klare milepælar. Viktige avgjerder ligg til fellesnemnda (i hht. mandat for fellesnemnda). Dei administrative delprosjekta innstiller til PL som tek avgjerdssakene vidare til fellesnemnda. Dei politiske delprosjekta innstiller direkte til fellesnemnda. I vanskelege saker må delprosjekt kunne gjennomgå problemstillingar med fellesnemnda før nemnda fattar vedtak. Delprosjektet må koordinere med andre delprosjekt der dei grip inn i kvarandre. Delprosjektleiar skal delta i delprosjektleiarforum i regi av koordinator. Delprosjektleiarane skal delta i felles opplæring i forumet, eksempelvis i prosjektleiing og prosessleiing. Prosjektbegrep m.v. i er gjeldande for delprosjekta. Felle føringar - representasjon Alle kommunar skal vere representert i delprosjektgruppa, vanlegvis med same tal representantar. Det er rådmennene som avgjer administrative representantar i delprosjekta, og har høe til å endre dette undervegs. Politiske representantar vert valt av fellesnemnda etter innstilling frå kvar ordførar. Delprosjektgruppene skal setjast saman med vekt på: fagkompetanse, erfaring frå prosjektarbeid og balanse/representativitet når det gjelde kommunane. Samansetjinga av delprosjektgruppene kan justerast undervegs avhengig av kva for kompetanse som er naudsynt i ulike fasar av prosjektet. I dei delprosjekta som har både politiske og administrative representantar, deltek desse på lik linje. Tillitsvalde har rett på representasjon i gruppa, vanlegvis ein fast representant. HVO vert representert i dei delprosjekta der dette er behov. Eit prosjekt kan bli vidareført frå eit administrativt til eit politisk delprosjekt, eller omvendt, når prosjektet går over i ein ny fase. Det er fellesnemnda som avgjer ei slik omgjering. Felles føringar - økonomi, møtestad m.v. Det skal skivast referat frå møta som arkiverast, samt sendast kommunikasjonsansvarleg for publisering på nyealsund.no. Det vert utforma felles referatmal. Møta bør haldast på omgang mellom kommunane slik at ein er til stades i alle delar av ny kommune. Prosjektdeltakaren som høyrer til den kommunen møtet haldast i, har ansvar for praktisk tilsettelegging med møterom, kaffe og lunch ved behov. Utgifter til møtemat skal førast på prosjektbudsjettet i Ålesund kommune. Reiseutgifter til møta dekkast av kvar enkelt kommune (når møta går på omgang, vil belastninga til reiseutgifter vere omtrent lik, men det skal takast særskilt omsyn til Sandøy). Større økonomiske utgifter utanom vanleg møteavvikling, avklarast med prosjektleiar/koord. NB! I tillegg til felles føringar i dette dokumentet, gjeld kap «Prinsipp for delprosjekta» i overordna styringsdokument for alle delprosjekt. Prinsippa i overordna styringsdokument handlar i hovudsak om samansetjing, underliggande arbeidsgrupper og frikjøp i delprosjekta. Felles føringar for delprosjekt i nye Ålesund versjon

7 Delprosjekt: A1 Personal og omstilling Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A1 PERSONAL OG OMSTILLING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Hensikta med gruppa sitt arbeid er å ivareta/bidra til å ivareta arbeidsgivars ansvar/oppgåver forut for og ved gjennomføringa av kommunesamanslåing i tråd med nye Ålesund sin visjon og verdiar. På oppdrag skal prosjektgruppa kunne gjennomføre saksbehandling, drøftingar og forhandlingar i samsvar med hovudavtale og arbeidsmiljølov på vegne av fellesnemnda/prosjektleiar. 1.2 Oppdragsomtale Delprosjektet skal bidra til at omstillinga berer preg av tydelegheit og tillit mellom arbeidsgivar og arbeidstakarar, samt bygger opp under motivasjon og endringsvilje på alle nivå. Delprosjektet skal vidare bidra til at nye Ålesund kommune framstår som ein attraktiv arbeidsgjevar, med ein velorganisert og kompetent og innovativ organisasjon. 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: God planlegging, styring og gjennomføring av arbeidsgivers rolle i omstillingsprosessen. Når verksemdsoverdraginga er på plass skal alle tilsette vere ivareteke på ein god måte i samsvar med arbeidsmiljølovgivninga, hovudavtale og føringar for nye Ålesund kommune. Dei skal ha fått avklart sitt tilsettingforhold i den nye organisasjonen. Nye Ålesund har på plass alle nødvendige system og dokument som arbeidsgjevar. Nye Ålesund kommune framstår som ein attraktiv arbeidsgjevar, som er velorganisert, kompetent og innovativ Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Foreslå prosess med tilsetting av ny rådmann. Foreslå informasjonstiltak overfor ansatte. Legge til rette og sørgje for tilsette sin medverknad. Formelle krav til medverknad i samsvar med lov og avtalar skal følgjast. Foreslå rammeverk for gjennomføring av virksomhetsoverdragelse, og ulike faser hva gjelder tilsetting inn i ny organisasjon. Herunder foreslå omstillingsavtale. Kartlegge vedtak, dokumentasjon og særavtaler i den enkelte kommune. Foreslå tiltak og videre prosess for å få til nødvendige vedtak, strategier og policy-dokumenter for gjennomføring av virksomhetsoverdragelse, og for den nye i kommunen. Vurdere behov for og foreslå tiltak for leiarutvikling, møteplassar og kompetansetiltak på tvers. Delprosjektet skal sørgje for at det dei 5 kommunane i nødvendig grad er samkjørte/koordinerte på arbeidsgjevarsida i forhold til system, arbeidsgjevardokument, m.m. Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat vedteke i fellesnemnda

8 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Petter Sortevik o Sandøy kommune: Mariann Husøy o Skodje kommune: Malin Piegsa o Ørskog kommune: Janette O. Steinvik o Ålesund kommune: Roar Reiten Leiar av prosjektgruppa er: Roar Reiten Følgjande grupper av tillitsvalde/hvo tiltrer prosjektgruppa etter behov: o Endre Hellandsvik (HTV UDF, Haram kommune) o Laila Alvestad (HTV Fagf. Sandøy kommune) o Geir Lorentzen (HTV UDF, Skodje kommune) o Maren Kongsnes (HTV NSF, Ørskog kommune) o Lindis Dalebø (HTV Fagf. Ålesund kommune) o Lars Marius Rindal (HVO Ålesund kommune) 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Generelt: Alle delprosjekt som gjev konsekvens for tilsette sine arbeidsforhold. Kommunikasjon: Spesielt i forhold til informasjon til tilsette. Administrativ organisering: I forhold til ulike fasar i arbeide med tilsettingar i ny organisasjon. Interkommunalt samarbeid: I forhold til organisatoriske forhold med betydning for tilsettingsforhold, samt arbeidsgjevaransvar og kontakt mot arbeidstakerorganisasjonar. Kulturbygging og verdiar: Spesielt i forhold til strategiar og tiltak som gjeld tilsette for å bygge felles organisasjonskultur. Digitalisering og IKT: System for bruk på arbeidsgjevarsida. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet: KS FoU 2015: «Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger» KS presentasjon 2017 v/advokat Larsen og Tofte: «Kommunereformen og juridiske aspekter» Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat vedteke i fellesnemnda

9 Delprosjekt: A2 Kommunikasjon Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A2: KOMMUNIKASJON 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Kommunikasjon er ein viktig del av å involvere tilsette, politikarar og innbyggarar i arbeidet med å danne ein ny kommune. Medverknad er essensielt for å kunne lukkast med prosjektet. Kommunikasjonsgruppa skal legge til rette for god kommunikasjon til alle målgrupper. I intensjonsavtalens kapittel 11 står det: Fellesnemnda skal vedta ein kommunikasjonsstrategi for god informasjonsflyt til kommunestyra, tilsette og innbyggarane. Denne skal innehalde informasjon om fellesnemnda sitt arbeid og korleis kommunestyra, tilsette og innbyggarane kan involverast i arbeidet i tida fram mot den nye kommunen trer i kraft 1. januar Styringsgruppa så behovet for å vere i forkant og proaktive med kommunikasjonsarbeidet. Kommunikasjonsgruppa har difor i samarbeid med styringsgruppa og tillitsvalde/verneombod utarbeidd ein kommunikasjonsstrategi. Strategien og tiltaksplan er tilgjengeleg på nyealesund.no under delprosjekt Kommunikasjon. 1.2 Oppdragsomtale Kommunikasjonsgruppa skal legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggarar og andre interessentar i prosjektet. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid vere korrekt og oppdatert. Det er difor stort behov for god kommunikasjon mellom alle delprosjekta og kommunikasjonsgruppa. Kommunikasjonsgruppa skal ha eit medlem frå kvar deltakande kommune og ein tillitsvaldrepresentant. For å spreie informasjon om prosjektet med å bygge nye Ålesund må kommunikasjonsgruppa bruke dei til ein kvar tid tilgjengelege tekniske løysningane som finnast i dei enkelte kommunane og eksternt. Bruk av sosiale media og eit samspel med media er essensielt for å lukkast. Det er opp til kommunikasjonsgruppa å velje dei bestekanalane for å nå den aktuelle målgruppa med bodskapen. Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

10 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: 1. Kommunikasjonsstrategien for prosjektet med å bygge nye Ålesund kommune tar utgangspunkt i intensjonsavtalen mellom kommunane og arbeider fram mot desse måla: Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggarar, tilsette, og folkevalde til ei kvar tid blir halde orienterte om prosessen med å slå saman kommunane, resultat og målsettingar. Kommunikasjonsarbeidet skal sikre at sentrale demokratiske prinsipp blir ivaretatt når det gjeld innsyn, openheit og demokratisk medverknad. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape forståing for reforma hos innbyggarar, tilsette og folkevalde. Kommunikasjonsarbeidet skal gi tilsette en trygge når det gjeld deira eigen arbeidsplass og eventuelle forandringar dei står ovanfor i den nye kommunen. Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape tillit til prosessen og den nye kommunen. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt ein felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene. 2. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid nytte seg av tilgjengelege tekniske løysingar for digital kommunikasjon. Kommunikasjonsgruppa må samarbeide tett med andre delprosjekt for å framheve nyskapingar i samband med bygginga av nye Ålesund, til dømes nye tverrfaglige samarbeid og tankesett. Saman med delprosjektet for Politisk organisering, demokrati og medverknad må kommunikasjonsgruppa gjere seg nytte av nye måtar for å involvere og gi høve til medverknad for lokalpolitikarar og innbyggarar i alle delar av nye Ålesund Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Kommunikasjonsgruppa skal ta utgangspunkt i tiltaksplanen som er utarbeidd i samarbeid med styringsgruppa og tillitsvalde for å nå effektmåla. Tiltaksplanen vil vere i kontinuerleg utvikling. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Ragnhild Nordang o Sandøy kommune: Kristina Røyset Naas o Skodje kommune: Regine Bruteig o Ørskog kommune: Ingrid Hjelle o Ålesund kommune: Anne Bente Skjellum Leiar av prosjektgruppa er: Anne Bente Skjellum Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

11 Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjonen for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet: I planleggingsfasen er kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan utarbeidd. Desse dokumenta er ikkje statiske, men i stadig endring. Arbeidet er i gjennomføringsfasen som vil vare til etter Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Kommunikasjonsgruppa er avhengig av informasjon og kommunikasjon frå og med alle delprosjekta. Gruppa treng særlig å samarbeide med: Politisk organisering, demokrati og medverknad Personal og omstilling Kulturbygging og verdiar Matrikkel, kart og oppmåling Arkiv og dokumentforvaltning Det kan også vere andre delprosjekt som ikkje er oppretta enda, til dømes gruppa som skal arbeide med heraldiske teikn som kommunevåpen og ordførarkjede. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. Det blir vist til SWOT-analysen i kommunikasjonsstrategien. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Fellesnemnda har godkjent oppretting av eiga nettside, kostander ifm. dette inngår i ramma. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Statens kommunikasjonspolitikk Nyealesund.no Kommunikasjonsstrategien for bygginga av nye Ålesund kommune og tiltaksplan. Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

12 Delprosjekt: A3 Planstrategi og plansamordning Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A3 PLANSTRATEGI OG PLANSAMORDNING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Intensjonsavtalen for nye Ålesund slår fast at den nye kommunen skal ha ei heilskapleg og overordna planlegging, som bidreg til å posisjonere Ålesund som by og regionen som attraktiv kvardagsregion for dagens og framtidas innbyggjarar. Nye Ålesund skal ha eit godt og fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad, og ei samfunnsutvikling som realiserer muligheitene for at heile bu- og arbeidsregionen vert tatt i bruk. Planlegginga skal sikre konkurransekraft for næringslivet og ha ein klar strategi for å utvikle alle delar av den nye kommunen. Det er ein føresetnad at plansystemet i nye Ålesund skal bidra til å sikre heilskapleg styring og gode samanhengar på tvers i organisasjonen. 1.2 Oppdragsomtale Plan og planprosessar er svært viktige i kommunen sitt styringssystem. Det er gjennom planverket at politiske visjonar og målsetjingar vert formulert og prioritert. Gjennom verksemdsplanlegging og detaljerte planar og prosjekt vert dei politiske styringssignala operasjonalisert, til beste for innbyggarane og samfunnet. Den nye kommunen sitt plan- og styringssystem må tilpassast den nye organisasjonen. Alle kommunane har i dag vedtekne planstrategiar. Planstrategiane skal følgjast opp, og det skal lagast eit grunnlag for ein ny planstrategi for Ålesund gjeldande frå Oppdraget vil innebere ei samordning, herunder samkjøring av planar- og prosessar der det er hensiktsmessig i overgangsperioden. Det vil bli behov for overgangsbestemmelsar, m.a. knytt til handsaming av forvaltningssaker frå , men godt samarbeid om planlegging i overgangsperioden vil kunne bidra til smidig overgang fram til nye planar er vedtekne etter Den nye kommunen skal vere ein effektiv og innovativ organisasjon. For å lukkast med samfunnsutviklinga i den nye kommunen må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel. God planlegging og samfunnsutvikling handlar i vesentleg grad om deltaking og gode prosessar. Overordna visjon og målsetjingar for nye Ålesund er nedfelt i vedteken intensjonsavtale, datert Intensjonsavtale og mandat for fellesnemnda legg overordna føringar for delprosjekt for planstrategi og plansamordning. Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

13 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Nye Ålesund kommune har framtidsretta system for heilskapleg styring. Dette inneber god planpraksis som styrkar politisk og økonomisk styringsevne og gjennomføringskraft - herunder koplinga mellom kommuneplanen, økonomiplan med årsbudsjett/handlings- og økonomiplan og andre planar Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Delprosjektet skal førebu arbeidet med ny planstrategi for Ålesund kommune Herunder kartlegge gjeldande planar og pågåande planprosjekt, og etablere oversikt over mål og strategiar som gjeld for dei ulike kommunane. Planar og øvrige styringssystem skal bidra til at organisasjonen når sine målsetjingar om ei fleksibel, effektiv, føreseieleg, fagleg forsvarleg og (tverrfageleg)samordna planlegging og forvaltning, til beste for kommunen sjølv, innbyggarar og øvrige samarbeidspartar. Delprosjektet skal sørgje for at det er teke i bruk nye dialogformer, og nye digitale plattformer som opnar opp for ei sterkare medverknad og samhandling mellom den politiske leiinga, kommuneadministrasjon, innbyggarar, frivilligheit og næringslivsaktørar. Delprosjektet skal sørgje for at innovasjon og nyskaping pregar heilskapleg styringssystem, herunder planar og prosessar, og bidreg til auka kunnskap og kompetanse i organisasjonen og i samhandling med innbyggarar og samfunn. Gruppe for planstrategi og plansamordning skal kome med si tilråding til val av heilskapleg plan- og styringssystem, basert på val av politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. Delprosjektet har ansvaret for å kalle inn til samarbeidsmøte med andre relevante delprosjekt, for å sikre eit heilskapleg plan og styringssystem(dette gjeld i første rekkje rådmannen og arbeidsgrupper for økonomi, politisk og administrativ organisering) Delprosjektet skal sørgje for at nye Ålesund kommune har eit fungerande plangrunnlag innan , i dette ligg å foreslå overgangsføresegner som skal vedtakast av fellesnemnda før ny kommune er etablert. Delprosjektet skal sørgje for godt samarbeid og samordning av planar og planprosessar der dette er hensiktsmessig, i overgangsperioden fram til Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

14 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppe: Haram kommune: Sandøy kommune: Skodje kommune: Ørskog kommune: Ålesund kommune: Tillitsvald: Delprosjektleiar: Hege Gjøsund (kommuneplanleggar) og Per Langnes (leiar stab-støtte) Sol Slinning (avd.ingeniør tekniske tenester) Ingunn Stette (kommuneplanleggar) og Frode Helland (teknisk sjef) Liv Marit Nystad (kommuneplanleggar) Liv Kjersti Finholt (kommuneplanleggar), Ole Søvik (verksemdleiar plan og bygning) Anne Mette Liavaag (strategi- og utviklingssjef) Arne Neumann (Ålesund, TV AFAG) Ingunn Stette Delprosjektgruppa for planstrategi og plansamordning vert med dette styringsgruppe for arbeidet. Styringsgruppa vil bestå i heile prosjektperioden. Styringsgruppa opprettar arbeidsgrupper etter behov i dei ulike fasane, etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Arbeidsgruppene får sitt mandat, og rapporterer til styringsgruppa for planstrategi og plansamordning. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa sitt arbeid vil pågå i heile prosjektperioden, med følgjande framdrift: 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt A10: Administrativ organisering Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A6: Økonomi Delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

15 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

16 Delprosjekt: A4 IKT og digitalisering Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1. MANDAT FOR DELPROSJEKT A4 IKT OG DIGITALISERING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Ei viktig overordna målsetjing i nye Ålesund kommune er å skape noko nytt. For å oppnå dette må IKT og digitalisering viast stor merksemd. Dei fem kommunane har ei mengd IKT-system som støttar deira tenesteproduksjon og prosessar. Å utnytte dei tekonologiske mogelegheitene kan difor gje store vinstar. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane i dette prosjektet vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Arbeidet må difor tilførast kapasitet og kompetanse.tydelege styringslinjer i arbeidet er og kritisk viktig. Nye Ålesund kommune skal byggjast på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling: Intensjonsavtalene framhever følgjande: Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Ein skal satse på ein systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. 1.2 Oppdragsomtale Vi erkjenner at ei «digital samanslåing» mellom fem kommuna er eit komplekst og krevjande arbeid med mange aktivitetar og sammenhengar. Mellom anna vil arbeidet i delprosjektet IKT og digitalisering påverke og endre arbeidsprosessane for mange av våre tilsette. Å leie dette arbeidet må difor ta omsyn til at ein befinn seg i i skjæringspunktet mellom menneske, organisasjon og teknologi. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane i dette prosjektet vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Dersom vi derimot etablere gode prosessar for arbeidet vil vi kunne sitje igjen med moderne og effektive tenester i nye Ålesund kommune. Arbeidet i delprosjekt IKT og digitalisering vil vere inndelt i ulike fasar. Dette mandatet er utvikla for kartleggings og planleggingsfasen, og inneheld resultatmål og organisering tilpassa denne fasen. I denne forprosjektfasen vil hovudoppgåva vere å utarbeide eit beslutningsgrunnlag før vedtak om oppstart av hovudprosjektet. 0verordna mål og effektmål vil vere uendra for heile prosjektperioden. Ein viktig leveranse i kartlegging- og planleggingsfasen er ei risiko- og sårbarheits analyse( ROSanalyse) der risiko ved gjennomføring av prosjektet vert vurdert sik at prosjekteigar sikrar at priosjektet til ei kvar tid vert gjennomført innanfor det ein ser som forsvarleg. ROS- analysa skal oppdaterast jamnleg og minimum i forkant av overgang frå ein prosjektfase til ein neste. Delprosjektet har ansvar for å balansere behovet for stabil drift opp i mot behovet for eit Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

17 digitalt løft. Dette inneber ei utvelging/ prioritering av område som kan gje oss størst gevingst med tanke på innovasjon og utvikling 1.3 Mål Visjon: Dette ønskjer vi for innbyggjarane, tilsette og samarbeidspartar etter samanslåinga Intensjonsavtalen kap 5 har følgjande formulering kring digitalisering: Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon Effektmål (Dei positive effektane/ endringane som fører oss fram mot det vi ønskjer) Kvardagen vert enklare til innbyggjarar, brukarar, næringsliv og tilsette ved at vi har tatt ibruk IKT på smartare måtar Resultatmål ( Det vi må levere i denne fasen for å få på plass endringane / effektane) Framskaffe komplett oversikt over kommunane sine noverande fagsystem Evaluere dei fem kommunane sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale framtidig digitale løysingar for den nye kommune. Dialogmøte med delprosjektleiarar for tverrgåande støttesystem samt leiarar oppvekst,kultur, helse-og omsorgsektor, teknisk Avklare at delprosjekt for innkjøp kartlegg kontrakter og avtaler på sentrale og kritiske system Vurdere og prioritere kva for områder og system som bør videreførast og kva som bør endrastsep/ okt 2017 Kartlegge kjente intvesteringskostnadar, antyde kostnadar i prosjektperioden 1.4 Organisering og ansvar Kommunane har i dag eit samarbeid på IKT og digitaliseringsområdet gjennom e- kommune Sunnmøre. Dette er eit mellom kommunane Ørskog, Skodje, Norddal, Sandøy, Haram, Sula, Giske og Ålesund. 5 av 8 kommunar dannar no nye Ålesund kommune, medan Norddal kommune skal danne nye Storfjord kommune saman med Stordal ( som ikkje er inne i samarbeidet per dato) Samarbeidet er todelt. IKT drift samarbeidet er organisert etter 28b i kommunelova der Ålesund er vertskommune Samarbeidet omhandlar etabelering og drift av infrastruktur og nettverk, samt brukarstøtte.i tillegg har ein eit strategisk samarbeid knytt til digitalisering som er organisert etter 27 i kommunelova. Dette er eit administrativt samarbeid med eit styre beståande av rådmennene, samt eit strategi- og bestillarledd med to stillingar. På dette tidspunktet er det ikkje avklart korleis dette samarbeidet skal videreførast Ansvar for IKT og digitaliserigsarbeid fram mot ny kommune er i denne fasen lagt til følgjande styringsgruppe/ prosjektgruppe: Haram kommune: Per Langnes Sandøy kommune: Frank Harneshaug Skodje kommune : Bente Glomset Vikhagen Skodje kommune: Sindre Rovde Ørskog kommune: Åse Karin Gjerde Ålesund kommune: Ronny Frekhaug Fagforeiningsrepr.: Endre Hellandsvik, Haram/UDF Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

18 IKT-drift Ålesund: Are Staurset E-kommune Sunnmøre: Øivind Hagen og Mari Sæter Nye Ålesund kommune har valgt å lyse ut stilling innanfor IKT og digitalisering. Denne personen skal vere tilsett i prosjektorganisasjonen i nye Ålesund. Det er naturleg at denne personen leier delprosketet IKT og digitalisering i dei neste fasane. Organisering av IKT og digitaliseringsarbeidet skal skje gjennom følgjande struktur: Fellesnemnd Delprosjekt IKT og digitalisering Styringsgruppe Arbeidsgruppe Kartlegging Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Delprosjektgruppa for IKT og digitalisering vert med dette styringsgruppe for arbeidet. Styringsgruppa oppretter arbeidsgrupper etter behov. Styringsruppa vil bestå i heile prosjektperioden. Arbeidsgruppene vet oppretta eter behov i dei ulike fasane. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Arbeidsgruppene får sitt mandat, og rapporterer til styringsgruppa for IKT og digitalisering 1.6 Framdriftsplan Førebels tidsplan for fasane i prosjektperioden : Kartelegging 2017 Planlegging Beslutning Gjennomføring2020 Drift 2020 Kartlegging og målbilde : Føremålet med fasen er å kartlegge status/ oversikt over dei respektive kommunane sine løysingar, avdekke mogelege alternativ for dei ulike digitale løysingane, og videre beslutte kva for digitale løysingar som skal nyanskaffast, videreførast eller avskaffast. Fasen avsluttast med etablering av eit digitalt målbilde for samannslåingstidspunktet og for utgangen av overgangsfasen. Målbildet vil kunne justeres i de påfølgjande fasane, men det er viktig å ha tydelig retning og mål fra starten. Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

19 Planlegging og anskaffelse : Omfattar utarbeiding av detaljerte omtalar av framtidige løysingar, planleggingsarbeid og anskaffingar. Denne fasen danner grunnlag for påfølgende gjennomføringsfase, overgangsfase og gevinstrealiseringsarbeid. Gjennomføring Denne fasen omfattar aktivitetar knytt til samanslåing av prioriterte digitale løysingar. I denne fasen skal det sikrast at kritiske digitale løysingar vert etabler, medan ein del oppgåver kan utsetjast til overgangsfasen. Samanslåing av digitale løysingar heng tett saman med organisatoriske omstillingar, og desse prosessane må skje parallell. Overgangsfasen omfatter ferdigstilling av digital sammenslåing. I denne fasen slår kommunen saman digitale løsninger som ikke er kritiske og sluttfører organisatorisk omstilling. Overgangsfasen beregnes som avsluttet når det er etablert digitale løsninger på alle områder i den nye kommunen. Drift omfatter daglig drift av dei nye løsningane, kontinuerlige forbetringar, gjennomføring av strategiske prosjekt og gevinstoppfølging. I denne fasen skal organisasjonen arbeide systematisk op imot det digitale målbiletet og digitaliseringsstrategien. Gevinstar frå den digitale samanslåingea skal målast og følgjast opp fram til dei er realisert. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjektet IKT og digitalisering må ha tett dialog med dei fleste andre delprosjekt. Stort sett alle delprosjekt vil måtte ta stilling til bruk av teknologi og digitale løysingar for sitt område ( arkiv, økonomi, plan, personal, innkjøp, matrikkel, prosjekt knytt til tenesteområde osv). Mandat til å tilrå framtidige løysingar til beslutningstakarane skal ligge til delprosjekt IKT- og digitalisering. Delprosjektet sine tilrådingar må vere godt forankra i fagmiljøa. Dette krev møteplassar for dialog. I planlegging og anskaffelsesfasen må delprosjektet innhente innkjøpskompetanse. Det vil vere naturleg å nytte lingeorganisasjonen ( Innkjøpsavdelinga i Ålesund) til dette Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Det er budsjettert med ei stilling knytt til IKT og digitalisering i prosjektbudsjettet for nye Ålesund kommune fram mot Relevante lenker, referansar og vedlegg RM=EDGENDTil nasjonale føringar for dette fagområdet. Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

20 Delprosjekt: A5 Arkiv og dokumentasjonshandtering Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A5 ARKIV OG DOKUMENTASJONSHANDTERING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Etablering av ei ny kommune får store konsekvensar for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Nye arkivfunksjonar må opprettast i den nye kommunen. I denne prosessen er det viktig at ein sikrar digitale løysingar, god arbeidsflyt og effektiv forvaltning. Arkiv frå nåverande kommunar må avsluttast og avleverast til depot. Det er viktig at ein legg til rette for at dokumentasjonen er tilgjengeleg for innbyggarar og administrasjonen, samtidig som ein sikrar at bevaring av arkiv i notid og framtid er i samsvar med gjeldande lover og regelverk. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Etablere arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen 2. Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune a. Etablere saks/-arkivsystem i ny kommune oppbygging av systemet opplæring b. Sørge for at arkivfaglege hensyn blir ivaretatt i andre delprosjekt og i arbeid med fagsystem c. Etablere ny felles internkontroll for arkiv (tidlegare Arkivplan) og plan for bevaring og kassasjon 3. Etablere ny arkivtjeneste a. Ta stilling til organisering av arkivtjeneste og depotordning b. Etablere dokumentsenter 4. Avslutte eksisterande arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at desse blir gjort tilgjengeleg for ettertida. a. Avslutte eksisterande digitale arkiv (saks-/ arkivsystem og fagsystem)- og etablere en plan for uttrekk til depot b. Avslutte eksisterande papirarkiv og etablere ein plan for ordning og avlevering til depot c. Etablere ein plan for digitalisering av eldre arkiv (i hovudsak byggesaksarkiv) og legge til rette for innsyn Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

21 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Effektiv dokumentforvaltning og sikring av arkivverdig dokumentasjon for nåtid og framtid Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: 1. Etablere arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen 2. Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune 3. Etablere ny arkivtjeneste 4. Avslutte eksisterande arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at desse blir gjort tilgjengeleg for ettertida 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Oddny Løvik o Sandøy kommune: Annlaug Knardal Myklebust o Skodje kommune: Rita Engeset o Ørskog kommune: Bente Gravem o Ålesund kommune: Liv-Grete Orvik o Tilsattrepresentant: Michael Werner, hovudtillitsvald, Ørskog Fagforbundet Leiar av prosjektgruppa er: Liv-Grete Orvik Andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: Geir Håvard Ellingseter, IKA Møre og Romsdal IKS Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Dette delprosjektet er avhengig av stort sett alle andre delprosjekt, men er spesielt knytt til delprosjekt A4 Digitalisering og IKT. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

22 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Arkivverket har i samarbeid med kommunale arkivinstituasjonar utvikla ein rettleiar i samband med kommunereform: Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

23 Delprosjekt: A6 Økonomi Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A6 ØKONOMI 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Ein kommune skal styre etter fastsette mål, strategiar og retningslinjer innanfor fastsette lovar, reglar og økonomiske rammer. Dette krev at beslutningstakarar har tilgang på korrekt og relevant styringsinformasjon. Økonomifunksjonen i kommunen er den som leverer dette til politikarar og administrasjon. Det er difor naturleg at økonomi-området vert organisert som ei eiga gruppe i kommunesamanslåingsprosjektet. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester til alle innbyggjarane, og at det i framtida er tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse i organisasjonen. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering. Dette vil vere viktige element for å sikre at ein når målet om ressursoptimalisering. Økonomigruppa bør kunne hjelpe andre delprosjektgrupper med å nå sine mål, mellom anna gjennom å birda med kompetanse inn i desse gruppene. Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella der beste praksis ikkje er godt nok egna til å støtte opp under måla i intensjonsavtalen, må ein sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). I samarbeid med delprosjekt for digitalisering, skal delprosjektet sjå etter mogelegheiter for digitalisering og effektivisering, samt sikre etablering av eit heilskapleg ressursstyringssytem, herunder økonomi- og rekneskapssystem. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Vere leverandør til dei andre delprosjekta når det gjeld økonomiske rammebetingelsar, budsjettrammer og anna økonomisk kunnskapsgrunnlag på bestilling. Aktuelle problemstillingar: a. Økonomisk analyse/kartlegging av tenesteområda kan til dømes vere: i. Kva kostar tenestene ii. Samanlikning iii. Harmonisering iv. Moglege effektiviseringsgevinstar v. Administrative finansieringsmodellar 1 (eigedom, IKT, skole, heimetenester, rammetenester osb.) 1 Dette kan til dømes vere modellar for fordeling av ressursar innan same tenesteområde. Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

24 b. Bistand til rådmannen og fellesnemnda for nye Ålesund kommune, mellom anna når det gjeld økonomiske rammer for tenesteområda i nye Ålesund. 2. Kartlegge gjeldande rutinar og praksis for alle områda for økonomifunksjonane i dei gamle kommunane, og tilrå nye rutinar/modellar/prosessar for nye Ålesund. a. Kva ligg til økonomi-/finans-funksjonane i dei gamle kommuane, og tilrå felles rutinar/modellar/prosessar for den nye kommunen. i) Rekneskap ii) Fakturering iii) Innfordring iv) Finansforvaltning v) Budsjett og økonomistyring (controlling) vi) Løn, pensjon og HR vi) Kemnerfunksjon vii) Innkjøp 2 viii) Anna b. Kartlegge system og samarbeidsavtalar/kontraktar og vurdere behovet for nye. c. Administrativt årshjul for handlingsprogramprosess og budsjettprosess (jf. politisk årshjul) 3. Løn og rekneskap a. Etablere felles kontoplan, rekneskapsregister, anleggsregister, personregister m.m. 4. Strategisk økonomistyring: a. Økonomiske mål og strategiar for nye Ålesund b. Utarbeide grunnlag for å fastsettje mål om effektivisering og gevinstrealisering c. Politisk årshjul handlingsprogramprosess d. Organisering av økonomfunksjonen e. Modell for økonomistyring, både overordna og på einingsnivå. 5. Gebyrregulativ, eigedomsskatt, økonomi- og finansreglement 6. Handlingsreglar, skuggebudsjett, felles budsjett frå Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Tillit: Økonomi- og finansfunksjonen i kommunen skal jobbe for å nyte stor tillit både hos innbyggjarane, folkevalde, administrasjon og tillitsvalde. Dette skal gjerast gjennom å levere relevant styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag av høg kvalitet til rett tid. Kvalitet: Brukrane opplever at økonomi- og støttefunksjonane har god tilgjengeligheit, service og kompetanse, også som påliteleg leverandør av strategisk styringsinformasjon. Organisasjon: Sikre tilstrekkeleg operativ og strategisk kompetanse på alle nivå. Økonomi: o o Sikre god økonomistyring og økonomisk internkontroll. Sørge for at at den nye kommunen har eit budsjett og økonomiplan til det første driftsåret. 2 Krev avklaring av grensesnitt mot delprosjektgruppa for innkjøp. Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

25 1.3.2 Resultatmål Resultatmåla er kva konkrete resultat delprosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet. Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Gi innspel til dei andre prosjekta når det gjeld økonomiske rammebetingelsar, budsjettrammer og øvrig økonomisk kunnskapsgrunnlag. Etablere felles kontoplan, rekneskapsregister, anleggsregister, personregister m.m. Etablere felles rutinar og reglement, og framdriftsplan for innføring av dette. Levere i høve til bestillingar frå andre delprosjekt, til dømes når det gjeld: o o Skildring av naudsynt framtidig kompetanse, kartlegging av eksisterande kompetanse og mogeleg organisering av fagområdet. Harmonisering av gebyrsatsar osb. Levert innstilling til punktet «strategisk økonomistyring» i kapittel Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Levi Lervik o Sandøy kommune: Sally R. Bergtun (vert endra i oktober 2017) o Skodje kommune: Lars K. Fylling o Ørskog kommune: Magny Hauge Dyrkorn o Ålesund kommune: Ole Kristian Arntsen o Geir Lorentzen, tillitsvald-representant Leiar av prosjektgruppa er: Lars K. Fylling Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: x Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

26 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: e_kommuner_og_fylkeskommuner_publisering.pdf Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

27 Delprosjekt: A7 Innkjøp Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A7 INNKJØP 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Offentlige anskaffelser utgjer gjerne 35 % av eit kommunalt budsjett. For noverande kommunar som skal verte Nye Ålesund utgjer kjøp av varer, tenester og bygge og annleggskostnader i 2016 brutto kr. 2,2 milliardar. Innkjøp er i dag, i tillegg til ein rein operativ funksjon, ein strategisk funksjon som ivaretek innovasjon, effektivisering, utvikling og samordning av anskaffelsar i den nye kommunen. Lov og forskrift om offentlege anskaffelsar gjeld for alle anskaffelsar over kr ,-. Det er derfor viktig å etablere ein god innkjøpsfunksjon for at den nye kommuna skal arbeide innanfor fastsatte lover og reglar og gjere gode innkjøp frå planlegging og gjennom heile prosessen fram til avtaleoppfølging med den enkelte leverandør. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: Ivareta, kontrollere og samordne anskaffelsar som nye Ålesund skal gjennomføre, herunder: Kartlegging og kategorisering av eksisterende avtalar, både felles og kommunespesifikke, for å få oversikt over forpliktelsar og framtidige behov i den nye kommunen Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig Koordinere kommunespesifikke avtaler fram til samanslåing Ivareta innovasjonskrafta i offentlige anskaffelsar o Funksjon (mål for avtalen) o Framtidsretta o Kostnad Lage felles avtaleforvaltar Synleggjere aktuelle nøkkeltall for måling og samanlikning av utvikling innanfor området (KPI er) Anbefale framtidig innkjøpsorganisering i nye Ålesund Lage innkjøpsstrategi for nye Ålesund Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

28 Kommentar til Oppdragsomtale Delprosjekt innkjøp vil ikkje kunne gjennomføre med gruppas egne ressursar: Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Etablere gode og framtidsretta avtaler som ivaretek behovet for nye Ålesund. Utarbeide innkjøpsstrategi som ivaretek nye Ålesund med hensyn til regelverk, ansvar og mynde, innovasjon og samfunnsansvar Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Eksisterande avtalar er kartlagt og kategorisert Alle avtaler er samordna Lovlegheit av å vidareføre eksisterande avtalar er vurdert Nye konkurransar er førebudd og gjennomført kommunespesifikke avtaler er koordinerte fram til samanslåing Innovasjonskrafta i offentlige anskaffelsar er ivaretatt Felles avtaleforvaltar er etablert Aktuelle nøkkeltall for måling og samanlikning (KPI er) er synleggjort Anbefaling om framtidig innkjøpsorganisering i nye Ålesund er overlevert Innkjøpsstrategi for nye Ålesund er utarbeidet 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Kjell Sindre Johansen o Sandøy kommune: Sally Bergtun (vert endra etter okt. 2017) o Skodje kommune: Frode Helland o Ørskog kommune: Åse Karin Gjære o Ålesund kommune: Jonny Indrevåg og Lyngve Skrede o Tillitsvaldrepresentant: Linn Jenny Morsund Leiar av prosjektgruppa er: Jonny Indrevåg Eventuelt andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: Delprosjekt økonomi, i tillegg må gruppa samarbeide med samtlige delprosjekt og særlig Delprosjekt IKT. Eventuell referansegruppe: Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

29 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet: Oversikt Analyse Nye anskaffelsar Utarbeiding av plandokument Evaluering Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa nærare i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Det må leggast til rette for god kommunikasjon med delprosjekt økonomi for at aktuelle rekneskapstal vert gjort tilgjengeleg for analyse. Økonomiske konsekvensar av nye anskaffelsar vert vurdert og lagt inn i nye Ålesund sin økonomiplan. Det må og etablerast eit godt samarbeid med delprosjekt IKT for samordning og koordinering av nye IKT-prosjekt. Ved gjennomføring av nye anskaffelsar, må aktuelle delprosjekt/fagavdelingar bidra i utarbeiding av kravspesifikasjon. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Delprosjekt innkjøp har skal kartlegge avtalar og bidra med strukturelle vurderingar. Delprosjektet vil elles vere avhengig av at Konserninnkjøp Ålesund kan bidra med ressursar og kompetanse til: Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig Dette må utdjupast vidare i prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

30 Delprosjekt: A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A8 MATRIKKEL, KART OG OPPMÅLING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Matrikkel, kart og oppmåling er eit nødvendig område å endre i ei kommunesamanslåing. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet: Matrikkeldataene for de fem kommunane skal samlast til «en felles matrikkel» og den nye kommunen skal vere lokal matrikkelmyndigheit. Dette utløyser nødvendig arbeid i matrikkelen. Veg-/gatenamnsproblematikk: Det skal ikkje finnast veger/gater med same namn i den nye kommunen. Ein god del veg-/gatenamn i de fem kommunane må derfor endras og som ein direkte følgje av dette må også offisielle vegadresser endrast. Dette er den mest omfattande endringa i matrikkelen som følgje av ny kommune. Den nye kommunen skal være originaldatavert for FKB-data og part i Geovekst. Distribusjon av geodata må samordnast. Dette for å gjere tilgangane til data enklare og meir effektiv for bruker. Oppmålingstenester etter matrikkellova skal skje i kommunal regi og dette inkluderer også føring av matrikkelen. Dette arbeidet vert utført litt forskjelleg i de fem kommunane og må samordnast. Som en følgje av punktet ovanfor skal delprosjektet avklare nødvendig dimensjonering av virksomheita som skal organisere arbeid etter matrikkellova (landmåling og matrikkelføring) og arbeid som knytast til det å være originaldatavert i Geovekst. Utdrag av sjekkliste for kommunesamanslåing ligg til grunn for opplistninga i punkt Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Kompetansen vert samla til eit felles fagmiljø og vi blir bedre på å utvikle dette videre. Dette vil bidra til å skape ein mer attraktiv arbeidsplass. Rekruttering av fagfolk innenfor fagområdet blir enklere (fordi fagmiljøet i den nye kommunane er større). Kvalitetsheving og kvalitetssikring av tjenestene innen kart og oppmåling blir bedre. Matrikkelen må særlig framhevast i forhold til dette. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

31 1.3.2 Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Søke om ny gardsnummerserie Avklare lokale adresseforskrifter Doble adressenamn gjennomføre endringar for slike tilfelle Doble adressekoder gjennomføre endringar for slike tilfelle Adressenamn som skal endrast legge frem for fellesnemnda kriterier og forslag til namn som skal endrast. Kvar av kommunane saksbehandlar gatenamn, evt. andre namn som skal endrast, på sin måte og slik som dette blir gjort av kommunane i dag. Framdrifta av arbeidet meldes kontinuerlig til delprosjektet. Namnesak kan bli aktuelt og kvar av kommunane saksbehandlar slike saker. Melde adressevedtak til Sentralt stadnamnregister (SSR) Innarbeide ny grunnkretsinndeling etter evt. vedtak om dette i fellesnemnda. Dette gjerast i samarbeid med Statens kartverk. Oppdatering av endringar i valkretsar registrering i matrikkelen. Samarbeid med Statens kartverk. Dette gjerast etter vedtak om endringar i Fellesnemnda. Oppdatering av endringar i skolekrinsar registrering i matrikkelen. Samarbeid med Statens kartverk. Dette gjerast etter vedtak om endringar i Fellesnemnda. Avklaring av fagsystem som skal nyttast innafor delprosjektet sitt fagområde. Digitale heilheitsløsingar som for framtidig produksjon. Rette avvik mellom grunnbok og matrikkel. Klargjere for nye gebyr. Registrere adressevedtak i matrikkelen. Framforhandle ny Geovekstavtale. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Kjetil Grytten o Sandøy kommune: Sol Slinning og Kim-Andre Breivik o Skodje kommune: Knut Berg og Bent Leite o Ørskog kommune: Beate Furstrand o Ålesund kommune: Knut Helge Skare og Per Anders Aure o Tilsattrepresentant: Haldor Lillebø Leiar av prosjektgruppa er: Per Anders Aure Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

32 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet er: Arbeide med matrikkelen slik at denne kan framstå som matrikkel for en ny kommune. Organisering av arbeidet med geodata, kart og oppmåling. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa nærare i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt A1: Personal og omstilling Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A5: Arkiv Delprosjekt A6: Økonomi (sjølvkost gebyr) Delprosjekt A7: Innkjøp (datasystem) Delprosjekt A9: Vatn, avløp, renovasjon (ledningskart avklare ift. geodata) Grupper som ikkje er oppretta endå som dette delprosjektet har grensesnitt til: Eigedomsskatt Plan og byggesak (seksjonering /matrikkelarbeid/konsesjon) Delprosjekt - val 2019 (matrikkelarbeid ifm. endring av valkrinsar) Delprosjekt forvaltning av kommunale eigedomar («rydding» i heimelsforhold) 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Fellesnemnda ser det som viktig at delprosjektet iverkset arbeidet med gatenamnsproblematikk, slik som like gatenamn. Arbeidet er tidkrevjande og vil betinge politiske vedtak. Dette gjelder tilsvarande for endringar i kretsgrenser. Alt dette arbeidet betingar politiske avgjerder og vedtak må føreligge for å kunne gjennomføre endringane. 2 Relevante lenker og referansar Viktige relevante lenker og referansar til dette delprosjektet: Rapporter frå tidligare gjennomførte kommunesamanslåingar og det visast til kartverkets sine heimesider. Delprosjektet anbefalast å ta utgangspunkt i tidlegare gjennomførte prosjekt knytt til kommunesamanslåingar. Samarbeidet med Statens kartverk blir sentralt i arbeidet. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

33 Delprosjekt: A9 Vatn, avløp og renovasjon (VAR) Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A9 VATN, AVLØP OG RENOVASJON 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet A9 er eitt av delprosjekta under teknisk sektor og delprosjektet skal legge fram forslag til organisering, drift og utvikling av tenestene som er i tråd med lov- og forskriftskrav. Framlegg til organisering av tenestene i den nye kommunen, som har kapasitet, kompetanse, som kan drive samfunnsutvikling, og som kan ta ut samordningsgevinstar. Det er stort behov for samordning innanfor dei tre områda. Kommunal vassforsyning Avløpshandtering Renovasjonsløysingar 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Utarbeide eitt kunnskapsgrunnlag for tenesteområdet som beskriv status, utferdingar, relevante nøkkeltall og statistikk, samt nasjonale og kommunale føringar, med særskilt fokus på miljø og bærekraft. 2. Med bakgrunn i kunnskapsgrunnlaget, utarbeide et prosjektplan som beskriv arbeidet som må gjerast for å nå mål og strategiar for tenestene. 3. Med bakgrunn i grunnlagsdokumentet, utarbeide ein organisasjonsplan for tenesteområdet som beskriv organisering, lokalisering og rolle- og funksjonsbeskrivingar. 1.3 Mål Effektmål Effektmåla skal beskrive forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast. Effektmåla beskriv ofte ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Effektmåla skal innehalde både 1. Samanslåing av kommunar kva må på plass. 2. Utvikling og innovasjon. Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Kompetansen vert samla til eit felles fagmiljø og vi blir bedre på å utvikle dette videre. Dette vil bidra til å skape ein mer attraktiv arbeidsplass. Rekruttering av fagfolk innenfor fagområdet blir enklere (fordi fagmiljøet i den nye kommunane er større). Kvalitetsheving og kvalitetssikring av tjenestene innen VAR. Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

34 1.3.2 Resultatmål Resultatmåla er kva konkrete resultat delprosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet. Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Det må utarbeidast felles forskrifter og gebyrregulativ (felles VA-Norm og sanitærreglement, abonnementsvilkår) Planer for beredskap (krisehandtering) Harmonisering av tenestenivå og gebyr lik kvalitet på tenestene. Samordning av planverk for tenestene Investeringsbehov (t.d. kriseforsyning, samla etterslep på landsbasis, ) Eigarskap til anlegg for produksjon og distribusjon. Matrikkel og kvalitet på data berekning av forbruk. Ledningskartverk digitalt førsteval nye løysningar Sjølvkost i den nye kommunen. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: Skodje: Frode Helland Haram: Kjell Sindre Johansen Sandøy: Kim Andrè Brevik Ørskog: Morten Sloth-Fjordside Ålesund: Bjørn Skulstad Fagforeiningsrepr.: David Mertsching TV Tekna Leiar av prosjektgruppa er: Kim A. Breivik Eventuelt andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: o ÅRIM o Sjølvkostkonsulent Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. Området er stort og mangslungent, og det kan vere hensiktsmessig å danne undergrupper innafor dei tre fagområda som kan arbeide med spesifikke oppgåver under styring av prosjektgruppa: Prosjektgruppe A9 Arbeidsgruppe Vatn Arbeidsgruppe Avløp Arbeidsgruppe Renovasjon 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

35 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjekt A6 Økonomi (sjølvkostfond, fagsystem etc.) Delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling (Leidningskartverk, matrikkel-kvalitet på data) Delprosjekt A4 Digitalisering og IKT (Fagsystem etc.) Delprosjekt A1 Personal og omstilling (organisering drift av tenestene) Delprosjekt A11 Administrativ organisering (organisering leiing av tenestene) Delprosjekt A5 Arkiv (eldre leidningskart etc.) Delprosjekt A7 Innkjøp (fagsystem, evt. A4) 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Andre viktige forhold/krav til prosjektet, f.eks. krav til beslutningspunkt, begrensningar, forhold til anna pågåande arbeid m.v.: Avklaring om kva delprosjekt som har dei to andre sjølvkostområda Feiing (brann og redning-delprosjekt?) og Slam. Prosjektet er stort, og ein må i tidlig fase avklare kva som må endrast før 2020, kva som bør endrast, og kva som kan vente til etter Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

36 Delprosjekt/arbeidsgruppe: A10 Administrativ organisering kartlegging 2017 Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A10 Administrativ organisering kartlegging Bakgrunn for dette delprosjektet Hensikta med gruppa sitt arbeid er å gå i gang med kartlegging av administrativ struktur. 1.2 Oppdragsomtale Delprosjektet skal bidra til at kartleggingsarbeidet blir klart til rådmann for nye Ålesund er på plass. Det er viktig å kome i gang med kartlegginga fordi mange delprosjekt er avhengig av framdrift vedr. administrativ struktur. 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Tilstrekkeleg kartlegging av administrativ struktur, og fordeler og ulemper ved ulike modellar, slik at ny prosjektgruppe kan gå i gang med vurdering og beslutning av ny administrativ struktur for nye Ålesund kommune Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Kartlegge administrativ struktur i dei fem kommunane som inngår i nye Ålesund Innhente ulike døme frå andre kommunar av samanliknbar størrelse, og sjå på fortrinn og ulemper med desse. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Turid Hanken o Sandøy kommune: Ann Kristin Røyset o Skodje kommune: Kristian Skålhavn o Ørskog kommune: Synnøve Vasstrand Synnes o Ålesund kommune: Magne Karlsen o Nye Ålesund: Prosjektkoordinator tiltrer gruppa o Tilsattrepresentant: Hanne Tonning. o Det må vurderast om også HVO skal vere representert i gruppa. Leiar av prosjektgruppa er: Ikkje valt enno. Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat versjon

37 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer fram til desember Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Generelt: Alle delprosjekt som gjev konsekvens for tilsette sine arbeidsforhold. Kommunikasjon: Spesielt i forhold til informasjon til tilsette. Interkommunalt samarbeid: I forhold til organisatoriske forhold med betydning for tilsettingsforhold, samt arbeidsgjevaransvar og kontakt mot arbeidstakerorganisasjonar. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat versjon

38 Delprosjekt/arbeidsgruppe: P1 Kulturbygging og verdiar Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT P1 KULTURBYGGING OG VERDIAR 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Dersom vi skal oppfylle intensjonsavtalen i forhold til visjonar og overordna målsetting, er det avgjerande at vi har fokus på kultur og menneskelege ressursar i alle fasene av samanslåingsprosessen. Ein god kultur vil hjelpe oss med å nå våre mål og strategiar. Det er ei sterk auke i antal fusjonar i arbeidslivet, også av offentlege verksemder. Forsking indikerer at mangelfullt fokus på kultur og menneskelege ressursar kan forklare kvifor mange fusjonar ikkje lykkast (Enehaug & Thune, 2007). Kultur er eit vidt omgrep som blir brukt i ei rekke ulike samanhengar, og med ulike definisjonar. Dei fleste forklaringar om kva kultur er omhandlar tanke-, kommunikasjons- og atferdsmønstre hjå menneske. Når det gjeld kommunesamanslåing, vil kulturomgrepet vere relevant både i forhold til dei tilsette (organisasjonskultur), politikarar (politisk kultur) og blant innbyggjarane. Kulturen vil mellom anna kome til uttrykk gjennom måten vi samarbeider og samhandlar på, korleis vi løyser små og store oppgåver, og korleis vi omtalar kommunen vår For at delprosjektet skal kunne ta fatt i denne omfattande oppgåva ønskjer vi i første omgong å ha fokus på det som i faglitteraturen blir omtala som organisasjonskultur. Det eksisterer ulike definisjonar på organisasjonskultur. Ein populær definisjon som mange kjenner er: «Kultur er måten vi gjer tinga på her hjå oss» (Deal & Kennedy, 1982:4). I dette delprosjektet vel vi å definere organisasjonskultur i tråd med Bang (2003) som seier at organisasjonskultur er organisasjonsmedlemmane sine felles delte normer, verdiar og oppfatningar av verkelegheita. Desse vert utvikla når medlemmane samhandlar med kvarandre og med omgjevnadane, og kjem til uttrykk i haldningane og handlingane på jobben. Det kan nemnast at forskinga no føreslår at ein i tillegg til å fokusere på organisasjonskultur, også fokuserer på dei tilsette sine opplevingar og faktiske atferd i fusjonsprosessane (Enehaug & Thune, 2007). På bakgrunn av dette må det vurderast om dette delprosjektet også skal ha fokus på øvrige menneskelege faktorar i samanslåingsprosessen, eller om dette vert ivareteke av andre delprosjekt. 1.2 Oppdragsomtale Vi ser for oss at dette delprosjektet skal skildre ein formålstenleg kultur i den nye kommuna, så detaljert og presist som mulig - og samtidig seie noko om korleis vi skal sørgje for at denne kulturen vert implementert i alle ledd i den nye kommunen. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

39 Sidan felles verdiar er sentralt i etableringa av ein ny kultur, er det nødvendig at vi avgjer kva for kjerneverdiar som skal prege den nye kommuna. Vi ønskjer å føreslå ein prosess der vi legg fram forslag til nye verdiar og korleis det nye verdigrunnlaget skal implementerast i organisasjonen. 1.3 Mål Effektmål Delprosjektet verdiar og kulturutvikling må ha eit langt perspektiv når det kjem til effektmål. Sjølv om prosjektperioden i første omgang strekker seg fram til 2020, er det først etter vi er blitt ei ny kommune at den nye kulturen skal formast for alvor. Vi trur derfor det vil vere klokt å arbeide strategisk og målretta med kulturutviklig også etter Delprosjektet vårt meiner at dei overordna effektmåla for Nye Ålesund kommune vil bli nådd / ikkje nådd avhengig av kva organisasjonskultur vi bygger, samt kva fokus vi har på dei menneskelege faktorane i prosessen. Døme på effektmål der organisasjonskulturen i stor grad påverkar resultatet er at den nye kommunen utmerkar seg innanfor nytenking og innovasjon, at kommunale tenester er likeverdige i heile kommunen og at innbyggarane har tillit til administrasjon og politikarar. Det er definert følgjande effektmål for dette delprosjektet: At kjerneverdiane i den nye kommunen er godt kjent av tilsette, politikarar og innbyggarar. At kjerneverdiane kjem tydelig til uttrykk i måten vi arbeider på og omgåast kvarandre. At tilsette, politikarar og innbyggarar identifiserer seg med ny kommune og er stolt av den. At vi har verdibevisste og tydelege leiarar på alle nivå i kommunen. At innbyggarar opplever tillit og profesjonalitet i møte med kommunen sine tilsette. At tilsette føler seg ivareteke og involvert i samanslåingsprosessen. At tilsette får bruke kompetansen sin og utvikle ny kompetanse. At vi klarer å rekruttere dyktige medarbeidarar og at dei blir verande. At vi har tilsette og leiarar med endringsevne, endringsvilje og kompetanse i endringsleiing. At møteplassane og arbeidsformene ber preg av nytenking, samskaping og likeverd Resultatmål Som nemnt under er det naturleg å ha ein lang tidshorisont (utover 2020) for dette delprosjektet. Resultatmåla som er lista opp nedanfor er likevel det vi meiner må på plass innan samanslåinga : a. Kartlegge sentrale verdiar som gjer at tilsette trivst og utnytter kompetansen sin. b. Legge fram forslag til vedtak i fellesnemda om kjerneverdiar i den nye kommunen, der verdigrunnlaget vert beskrive og utforma. c. Legge fram forslag til korleis det nye verdigrunnlaget bør implementerast i organisasjonen. d. Legge fram forslag til leiarverdiar i den nye kommuna, her også korleis leiarar kan gå fram som gode kulturberarar. Føreslå opplegg for leiarutvikling som ivaretek kultur og verdiar. e. Lage rapport som beskriv kulturen til nye Ålesund kommune - og korleis den skal bli synlig i kvardagen. f. Føreslå tiltak, verktøy og arbeidsformer som kan utvikle den kulturen vi ønskjer skal prege kommunen. g. Revidere, lage framlegg til etiske retningslinjer for den nye kommunen. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

40 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: Malin Piegsa (personalsjef, Skodje kommune) Dag Olav Tennfjord (ordførar, Skodje kommune) Hildegard Maier (politikar, Sandøy kommune) Tone Gandrudbakken (fagleiar, Sandøy kommune) Kathrine Pernille Beite (personalrådgivar, Haram kommune) Ewa Hildre (politikar, Haram kommune) Hilde Sørdal (kommunalsjef, Ørskog kommune) Geir Peter Aure (varaordførar, Ørskog kommune) Tore Johan Øvstebø (varaordførar, Ålesund kommune) Ingvild Vartdal (personalrådgivar, Ålesund kommune) Lindis Dalebø (tillitsvaldrepresentant, nye Ålesund) Lars Marius Rindal (HVO-representant, nye Ålesund) Leiar av prosjektgruppa er: Tore Johan Øvstebø Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Sidan kulturen i den nye kommunen vil påverke alle sider ved den kommunale drifta, må også kulturgruppa ha ein viss dialog med alle dei andre prosjekta - og koordinerast med desse. For å kunne skape den nye "Ålesundskulturen" er vi avhengig av eit godt samarbeid mellom alle delprosjektleiarane og med fellesnemnda. Likevel er det kanskje nokre delprosjekt vi er ekstra avhengige av: - Delprosjekt P1 Politisk organisering, demokrati og medverknad - Delprosjekt A1 Personal og omstilling - Delprosjekt A2 Kommunikasjon 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

41 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Amskov, J. B., Iversen, F. & Fabricius, A. (2004). Når vi flytter sammen. Ledelse av kommunale fusioner. KL&KTO Bang, H. (2003). Organisasjonskultur. Oslo: TANO. Enehaug, H. & Thune, T. (2007). Organisasjonskultur og mennesker i fusjonsprosesser. AFI-rapport 1/2007. Seo, M-G. & Hill, N. S. (2005). Understanding the human side of Merger and Acquisition. An Integrative Framework. The Journal of Applied Behavioral Science, Vol. 41, No. 4, s Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

42 Delprosjekt: P2 Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad Mandatet er gitt av: Styringsgruppa nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT P2: POLITISK ORGANISERING, LOKALDEMOKRATI OG INNBYGGJARMEDVERKNAD 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Intensjonsavtalen for nye Ålesund slår fast at den nye kommunen skal ha eit godt og velfungerande lokaldemokrati, med høgt engasjement og gode moglegheiter til medverknad. Lokal identitet og nærdemokrati skal være høgt prioritert i arbeidet. Nye Ålesund skal ta i bruk framtidsretta modellar for arbeidsdeling og samhandling. Dette oppnår vi gjennom: Ein ny, effektiv og innovativ organisasjon Styrking av samhandling på tvers av einingar Å fylgje god forvaltningsskikk Godt og tillitsbasert samspel mellom innbyggjarar, politiske aktørar, administrasjon, tillitsvalde, næringsliv og frivillige Utvikling av politikarrolla og tilrettelegging av nye former for politikkutforming Mellomvalsmedverknad for innbyggjarane Nettverksstyring med politisk legitimitet og kontroll Å metodisk og systematisk ta i bruk av ny teknologi og stimulere nye arbeidsformer; eksempelvis ved å ta i bruk digitale plattformar som eit hjelpemiddel for innbyggjarmedverknad 1.2 Oppdragsomtale Leveransen for prosjektet er i hovudsak utgreiingsarbeid. Delprosjektet utgreier og førebur sakar som angår politisk organisering, medverknad og lokaldemokrati, og legg desse fram for fellesnemda til vurdering. Dette vil krevje dedikert innsats frå alle medlemmane i utvalet i dei periodane utgreiingsarbeidet pågår og tilrådinga skal utarbeidast. Målsetninga er at nye Ålesund kommune har eit godt slutningsgrunnlag for vedtak som angår lokaldemokratiet som er i tråd med intensjonsavtalen og politiske målesetningar. Det overordna målet er å sikre ei politisk organisering av høg demokratisk kvalitet, med like moglegheiter for medverknad for alle innbyggjarane. Arbeidet delast inn i fasar, og det utarbeidast resultatmål for kvar fase. Dei overordna effektmåla er gjeldande for heile prosjektperioden. Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

43 I kartleggingsfasen må det lagast ei oversikt over kva politiske strukturar og nærdemokratimodellar som eksisterer på noverande tidspunkt i dei fem kommunane. Det er og viktig å få kartlagt moglegheitsrommet i kommunelova når det gjeld organisering. Politisk struktur legg premissar for svært mange andre aktivitetar i prosjektgjennomføringa, difor er det avgjerande at Fellesnemnda vedtek den innan utgongen av Ettersom oppgåvene som er lagt til dette delprosjektet er av prinsipiell karakter, vil vedtaket legge føringar for større delar av programorganiseringa elles. Dette gjeld spesielt arbeidet med administrativ organisering og tenesteutvikling. Som ein konsekvens av dette bør dette delprosjektet skjele til val av administrativ struktur og lokalisering av tenestestader når det skal utarbeidast modellar for samskaping mellom kommune og frivilligheit. Delprosjektet skal i samarbeid med dei politiske gruppeleiarane, utarbeide modellar for politisk struktur, og i samarbeid med lag og foreiningar, utarbeide modellar for samskaping mellom kommune og frivilligheit. Under er ei oversikt over dei mest sentrale tinga som må avklarast: Hovudstruktur Økonomi, plan, drift Utvalsmodell Samansetjing Kor mange og kva tema Lovpålagde utval Nærdemokratiske ordningar/utval Omfang /avgjerdsmynde Inndelingsprinsipp (fag/geografi) Ulike former for innbyggjarmedverknad Digitale løysingar Reglement Delegering av mynde: Framlegg til delegasjonsreglement bør utarbeidast slik at det kan vere ein premiss i rekrutteringa av toppleiargruppa (definere kva mynde som ligg til kommunens øvste leiing). Framlegg til politisk reglement bør utarbeidast slik at det er kjent før nominasjonane til kommunevalet 2019 tek til. 1.3 Mål Effektmål Ålesund kommune har et lokaldemokratisk system som legg til rette for påliteleg, ansvarleg, borgarnær og effektiv politisk styring. Dei politiske partia erfarer at det er lettare å sette saman balanserte vallister omsyn til kjønn, alder, geografi og yrke. Det demokratiske systemet og dei politiske prosessane vert opplevd som effektive, transparente, og tillitsskapande. Den politisk leiinga er styringsdyktig, og politikarrolla fremjar nytenking og innovasjon i Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

44 organisasjonen. Politiske verksemd inngår i samskapingsprosessar med fagmiljø, innbyggjarar, brukarar, næringsliv, og frivilligheit. Innbyggjarane opplever likeverd med omsyn til moglegheit for deltaking, og at dei kan medverke på ulike nivå i kommunen. Saksutgreiingar og prosessar fram mot politisk vedtak har høg fagleg kvalitet. Ålesund kommune har eit godt omdømme med omsyn til demokratiske praksis; innbyggjarane opplever eigarskap til kommunen, kort avstand til politisk og administrativ leiing, og at politiske engasjementet har verknad. Ålesund kommune er blant dei ti beste kommunane i landet med tanke på valdeltaking og opplever økt valdeltaking i lokalval, i høve til tidlegare års valoppslutning. Den nye kommunen har ei styringsdyktig politisk leiing, og det leggjast til rette for ei politikarrolle som fremmar nytenking omkring demokratiske prosessar og deltaking. Ein har tatt i bruk samskapingsmodellar og samarbeid på tvers av sektorar for å unngå silotenking og få i stand betre avgjerder og tiltak. Politisk aktivitet har gode vilkår og tek i bruk nye arbeidsmåtar Resultatmål Nye Ålesund skal ta i bruk nye arbeidsformer, som gjer terskelen for deltaking låg for alle innbyggjarane i kommunen. Utvikle samskapingsplattformar mellom kommune og frivilligheit Ein skal utreie om saksførebuande møter kan betre den politiske prosessen. Nye Ålesund skal ta i bruk digitale samhandlingsplattformar som til dømes medborgarpanel og brukarportalar som støttar opp under og lettar moglegheitene for politisk medverknad. Delprosjektet skal samanlikne ulike modellar for kommunedelutval og finne fram til ei optimal organiseringsform, som både tek omsyn til skildringa av desse i intensjonsavtalen, men også praktiske aspekt ved ordninga som ikkje er tatt høgde for i avtalen. Organiseringa må være slik at desse organa er tydeleg forankra både blant innbyggjarar og blant politisk/administrativ leiing, med tilstrekkelege ressursar. Sjå på innbyggjartorg i kommunedelsentra, og koordinatorfunksjonar som tilretteleggjar for lokal aktivitet i nærdemokratiorgana. Utforme utkast til delegasjons- og politisk reglement. Ein skal utvikle reiskapar for politikaropplæring av dei folkevalde, med særleg fokus på arbeidsformer som fremmar deltaking, og som tek omsyn til habilitetsspørsmål. Kompetanseheving og kunnskapsinnhenting blant politikarane må være eit fokusområde. Politikarhandboka skal utformast på ein måte som tek omsyn til nytenking innanfor politisk arbeid. Opplæringa må leggje vekt på ansvarleggjering: til dømes at politikarar står bak avgjerder om prioriteringar i saman med administrasjonen som sett i gang tiltaka. Utreie kva slags forhald det må være mellom politisk utvalsstruktur og administrativ organisasjon. Leggje til rette for engasjerande, frie og velorganiserte kommuneval for nye Ålesund høsten Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

45 1.4 Organisering og ansvar Styringsgruppa for nye Ålesund fatta derfor ei avgjerd om å opprette eit delprosjekt som samla arbeidet med tema politisk organisasjon, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad. Delprosjektet skal ha to politiske representantar frå kvar kommune, og ein administrativ representant. Det skal og være ein tillitsvald med i arbeidet. Delprosjektet koordinerast av Mads Solberg, som er arbeidar i prosjektgruppa for nye Ålesund som rådgjevar med ansvar for demokratiutvikling. Kari Grindvik er politisk leiar for prosjektet. Olav Kjetil Sjøholt er nestleiar. Delprosjektet har følgjande samansetning: Haram Svein Harsjøen FrP sveinharsjoen@hotmail.com Trine Otterlei Ap tro@fials.no Elin Moen Administrasjon Elin.Moen@haram.kommune.no 1. vara (felles): Gunn Rigmor Aarnes Sp Gunn.rigmor.aarnes@haram.kommune.no 2. vara (felles): Kristian Stråmyr V Kristian.stramyr2@haram.kommune.no Sandøy Åse Kristin Ask Bakke AP Ase.Kristin.Ask.Bakke@sandoy.kommune.no Nils Magne Abelseth H nils.magne@iabelseth.no Kim Andre Breivik Administrasjon Kim.breivik@sandoy.kommune.no Skodje Modolf Hareide Sp Modolf.Hareide@skodje.kommune.no Kari Grindvik V Kari.Grindvik@skodje.kommune.no Bente Glomset Vikhagen Administrasjon Bente.Glomset.Vikhagen@skodje.kommune.no Vara: Geir Ove Leite Ap Ørskog Olav Kjetil Sjøholt H Olav.Kjetil.Sjoholt@orskog.kommune.no Helene Børretzen Fjørtoft KrF Helene.Fjortoft@orskog.kommune.no Synnøve Vasstrand Synnes Administrasjon synnove.synnes@orskog.kommune.no Ålesund Geir Stenseth FrP Geir.Stenseth@alesund.kommune.no Øystein Tvedt H oystein.tvedt@alesund.kommune.no Irene Kalstad Aase Administrasjon irene.kalstad.aase@alesund.kommune.no Vara: Ann-Kristin Bryne Ap Vara: Tore Johan Øvstebø KrF Tore.Johan.Ovstebo@alesund.kommune.no Tillitsvalgt Geir Skodje Unio Geir.skodje@orskog.kommune.no Stein Inge Skogen (vara) Stein.inge.skogen@sandoy.kommune.no Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

46 1.5 Rapportering Delprosjektet får sitt mandat frå fellesnemda, og rapporterer til denne via styringslinja som går gjennom prosjektleiar/koordinator. Rapportering undervegs etter avtale med prosjektleiar/koordinator. Eventuelle arbeidsgrupper under delprosjektet får sitt mandat frå, og rapporterer til, delprosjektet. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Utfyllande prosjektskisse med faseinndeling og risikoanalyse leggast fram for fellesnemnda hausten Skisse til ny politisk organisering må være klart innan I kartleggingsfasen vil det særleg arbeidast med å identifisere styrkar og svakheiter med dagens ordning, synleggjere behov og utfordringar. 1.6 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar Delprosjekt A2: Kommunikasjon Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging 1.7 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.8 Økonomisk ramme Fylkesmannen har løyva midlar til eit prosjekt på Innbyggerdeltaking i nye Ålesund kommune; ei avklaring på kor mykje av desse midlane som er tilgjengeleg for aktivitetar i delprosjekt P2 kjem i løpet av hausten Relevante lenker, referansar og vedlegg Kommunal- og Moderningsdepartementet har tilgjengeleggjort ei rekkje veiledarar for vidareutviklinga av lokaldemokratiet under kommunesamanslåing. Desse er tilgjengelege på: KS har også publisert mykje materiale om dette temaet: Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon