Frode Nordstrand (frå 12.50) Michael Werner skal vere med i FG Arkiv (avklaringspunkt frå 7/9).

Transkript

1 Gruppe: Møtestad: Dato: Tid: Møteleiar: Styringsgruppe S3 Teknologi og digitalisering NyeÅlesund, Kremmergården, Møterom Stort 14. september Helge Veum Deltakarar: Kommune: Helge Veum Stina Kathrin Lillevik Øivind Hagen Per Langnes Frank Harneshaug Sindre Rovde Åse Karin Gjære Are Staurset Liv Grete Orvik Lena Husøy Martha Trones Frode Nordstrand (frå 12.50) Nye Ålesund Nye Ålesund Nye Ålesund Haram kommune Sandøy kommune Skodje kommune Ørskog kommune Ålesund kommune Ålesund kommune Verneombod Tillitsvalt Tillitsvalt Saksliste: 1. Godkjenning av referat frå 7/9-18 Michael Werner skal vere med i FG Arkiv (avklaringspunkt frå 7/9). Godkjent 2. Utsendt notat frå prosjektleiinga om arbeid vertskommunesamarbeid Jf. vedlagt notat. S3 vil få oppdrag knytt til IKT-drift. IKT-drift: Gikk kort gjennom vedlagte notat. Særleg; «Avtalemalar osv. vil som nemnt tidlegare verte utarbeidd av kommuneadvokaten, og oversendt til styringsgruppene. Det same gjeld forslag til nøklar til kostnadsfordeling mellom kommunane.» Vi kom fram til at vi må ha ein dialog med kommuneadvokaten knytt til dette. Modell for leveransar av IKT-tenester er nært knytt til modellen for kostnadsfordeling. Oppfølging!

2 Arkiv: Vi må sjå til at avtalane inneheld omhandlar arkivplikta der kvar det er relevant. Det er pliktig at dette skal være avtalt mellom partane. Oppfølging! 3. Orientering: Notat om punkter som skal inn i mandata til faggruppene for innovasjon og teknologi Jf. vedlagt notat. Det er distribuert til alle delprosjekt. Merknader knytt til at det var krevjande med «tilleggsbestillingar» i ein organisasjon som allereie har mage oppgåver i prosjektet. Det har vær diskusjonar om ein må ha ei eiga faggruppe for dette. Merknad frå Helge at det var diskutert i førre møte mellom prosjektleiinga og delprosjektleiarane, og at ein heldt på at ein skulle ha slike faggrupper. Om det er behov, blir det sikkert tatt opp på neste møte der. Diskusjon om vi skal ha arbeidsgrupper intern som får same mandat som FG I&D. Konklusjon: Det gjer vi for arkiv og IKT. Nyttar mandatet i den utstrekning det passar. Oppfølging: Set ned arbeidsgrupper under Arkiv og IKT. Set frist i oktober. (Setter frist tor. 25. oktober (ikkje diskutert i møte)) 4. Orientering: Status i arbeidet med breiband til innbyggar Jf. vedlagt notat lagt fram for Fellesnemnda 13/9. Munnleg orientering i tillegg. - Breibandsgruppa (Are, Jonny, Ronny, Helge (-Ronny etter kvart)) har konsulentar til å utgreie utbygging i samsvar med intensjonsavtala. - Oppfølging: Vidarefører breibandsgruppa som ei faggruppe - Oppfølging: Sjekk at det er samsvar mellom søknad og tildeling av NKOM-midlar. Sandøy-delen av søknaden gjaldt truleg også Finnøy. - Intensjon om å gå ut i marknaden til hausten, men ikkje konkretisert når det skal starte. 5. Orientering: Arbeid med Helseplattforma Midt Norge Kort info og disk. Oppfølging: Helge legg PPT i møtemappa Nokre punkt: - Skal erstatte fagsystem innanfor legevakt skulehelsetenesta og omsorgsdelen inkl. allmennlegar. - Vi er opsjonskundar, men ingen veit kva det kostar. Ukjent kostnadsdeling mellom stat og kommune. - Representant inn i regional arbeidsgruppe og etablering av lokal arbeidsgruppe. I første omgang beskriving av tenesteforløpa våre. Øivind Hagen, Therese Hoel (Ålesund, velferdsteknolog) og representantar frå tenestene bør inn og gi ein god miks frå einingane. - Avtale om kanskje eit år. Tentativ overgang seint 2022.

3 - Må ha fagsystemløysingar frå fram til Helseplattforma er på plass (dersom vi går inn). 6. Orientering: Signal om tildeling av midlar frå Fylkesmannen Knytt til eit konkret prosjekt og til arbeid med Helseplattforma MN Kort orientering: - Ventar å få støtte til innovasjonsprosjekt (1 ). - Det vil bli ei støtteordning for arbeid med Helseplattforma MN. 7. Organisering av arbeidet for faggruppe arkiv Innleiing ved Liv Grete Jf. vedlagt informasjon frå Liv Grete. følger strukturen i vedlagte e-post frå Liv Grete - Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet, samt presentasjon. Orientering av Liv Grete. 1) Etablere arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen Orientering: Etablering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning er på plass og driftast av dokumentsenteret i Ålesund kommune, behov for skrivereglar og rammer. Oppfølging: Notat omhandlande dette sendast ut til alle brukarane. S3 stab, inkludert Liv Grete fylgjer opp dette. 2) Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune a) Etablere saks/-arkivsystem i ny kommune oppbygging av systemet - opplæring. Orientering: - I mai skal alle være oppgradert til modulane i WebSak 7.1 og eigendom. Godt ivaretatt prosess. Oppbygging av systemet (strukturen) må vi ha avklart når Acos skal «byggjast om». Start etter nyttår. - Arkiv er ca. 15 årsverk til saman i dei fem kommunane og dette er få samanlikna med andre kommunar på størrelse med nye Ålesund kommune. Diskusjon i S3 knytt til moglegheitene for å effektivisere gjennom digitale arbeidsprosessar. b) Sørge for at arkivfaglege omsyn blir ivaretatt i andre delprosjekt og i arbeid med fagsystem. Diskusjon kring utfordringane knytt til skarpt skile, avslutning av fagsystem og uttrekk av digitale arkiv til IKA. Oppfølging: Styringsgruppa for S3 må ta stilling til korleis ein skal handtere arkiv frå før

4 c) Etablere ny felles arkivplan og felles plan for bevaring og kassasjon 3) Etablere ny arkivteneste Orientering: Faggruppa arkiv kjem med ei anbefaling etter å bl.a. ha studert organisering i andre kommunar. Faggruppa vil leggje fram ei kartlegging over kva oppgåver som kan/bør liggje i dokumentsenteret samt legge fram forslag om lokalisering. Arbeider med tema som: Overordna struktur, team, interessante arbeidsoppgåver, rullering etc. Kommentar: Styringsgruppa ber om å få fyrste utkast på den overordna strukturen, oppgåver og konseptet medio oktober. Oppfølging: Sette administrering og organisering av arkiv på agendaen til S3 etter 26. Oktober. 4) Avslutte eksisterande arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at desse blir gjort tilgjengeleg for ettertida. a) Avslutte eksisterande digitale arkiv (saks-/ arkivsystem og fagsystem) og etablere ein plan for uttrekk til depot. b) Avslutte eksisterande papirarkiv og etablere ein plan for ordning og avlevering til depot- IKA. Orientering: Kommunane gjennomfører per d.d. ei kartlegging av alle arkivseriar på papir. Dette er eit omfattande arbeid. Ålesund kommune har t.d. heile 1300 arkivseriar på papir. Desse ikkje listeført for avlevering, og må ordnast. Oppfølging: Faggruppa for arkiv må synleggjere alternativ for ordning av arkiv, bruk av arkivlokale, avlevering til depot og kva dei forskjellige alternativa vil koste. c) Etablere ein plan for digitalisering av eldre arkiv (i hovudsak byggesaksarkiv) og legge til rette for innsyn Orientering: Dei fem kommunane (med unntak av Sandøy) har i underkant av 600 hyllemeter med papirarkiv som skal digitaliserast (400 hyllemeter i Ålesund). Sandøy har allereie digitalisert papirarkivet sitt og avlevert dette til IKA. Både fagsystema Documaster og BRAarkiv er nytta. Oppfølging: S3 må ta stilling til vidare arbeid, val av fagsystem og løysing for innsyn mtp. innbyggjarar i nye Ålesund kommune.

5 Andre punkt knytt til arkiv gjennomgang av arbeidsgrupper. Sak-/arkivsystem i etableringsfasen Ansvar: Dokumentsenteret i Ålesund Faggruppe Arkiv og dokumenthandtering Arbeidsggruppe 1 Val av saksarkivløysing og oppbygging Delaktig i organisering av politisk sekretariat Arbeidsgruppe 2 Organisering av dokumentsenter Post, arkiv og arkivleder Arbeidsgruppe 3 Utarbeide internkontroll (arkivplan) Bevaring- og kassasjon Oppstart høst 2019 Arbeidsgruppe 5 Fagområder Fagsystem Medlemmer: Jobbe opp mot egen faggruppe i S3 Følge opp fagrelaterte delprosjekt Sikre arkivfaglige hensyn Arbeidsgruppe 6 Avslutte arkiv og planlegge uttrekk fra digitale arkiv Depotordning/ bortsettingsarkiv Plan for digitalisering av eldre byggesaksarkiv (papir og digitalt) Gjer oppmerksam på at arbeidsgruppe 5 er ein del av ei faggruppe saman med bl.a. IT, styrt av S3. Representantar frå arkiv vert med inn ved behov når det er oppretta prosjektgruppe for kvart enkelt fagområde(fagsystem). Oppfølging: Avklare ansvarsforhold og få på plass eit godt systemeigarskap og etablerer ei felles arbeidsgruppe for handtering av fagsystem. Avgjersle: I fasa vi no er prioriterast arbeidet i arbeidsgruppene 3 og 4 ned. Avgjersle: Utover punkta ovanfor fortsett Faggruppe arkiv i samsvar med tidlegare mandat og eksisterande oppsett frå tidlegare delprosjekt A5 8. Start av arbeid knytt til det digitale innbyggarmøte (nettstad) Kort info gitt. Det blir eit innleiande møte med Anne Bente, fleire frå kommunikasjon, Helge og Stina Møter med prosjektleiinga og kommunikasjon Prosjektleiinga ynskjer å vere med på eit styringsgruppemøte, bør gjennomførast om ca. 14 dagar. Tilsvarande med Anne Bente som vår kommunikasjonskontakt. Oppfølging: S3-stab avtalar møte med prosjektleiing og Anne Bente, og set dette på agendaen. 10. Oppfølging av Workshop 7/9 Kva skal vi levere frå S3 (frå 1/1 2020) Gikk overordna gjennom arbeidet med å strukturere resultatet frå arbeidsøkta.

6 Oppfølging: S3-Stab ryddar ferdig. Deretter legg vi det til grunn som ein del av kompetansematerialet i det vidare arbeidet. 11. Vidare diskusjon om faggrupper under delprosjektet Jf. diskusjon i vårt første møte. - Gjekk gjennom utkast frå S3-stab. Excel-fil for dette er lagt i møtemappa. o Arkiv o IKT o Breiband til innbyggar o Informasjonssikring, digital beredskapsarbeid og personvern o Innovasjon o "Digitaliseringsarbeidet» (evt. handterast i styringsgruppa) o Velferdsteknologi (Delt saman med andre DP. Utrullingsprosjekt) o Det digitale innbyggarmøtet (Delt; saman med A2 Kommunikasjon) - Avgjersle: Vi etablerer faggrupper i samsvar med oversikta. S3-Stab kjem fram til korleis digitaliseringsområdet skal løysast (eiga faggruppe eller styringsgruppa) - Oppfølging: S3-lager korte utkast til mandat for faggrupper basert på strukturen som ble gjennomgått - Oppfølging: Faggruppene konstituerer seg og gir tilbakemelding på mandat innan neste styringsgruppemøte 5/10. - Avgjersle: Frist for levering frå faggruppene til det som skal inn i 1/12-leveransa settast medio november. Takast inn i mandat. - Andre punkt diskutert: - S3 må ha ei tilknyting til innbyggjartorget. Dette vil vere ein arena for det digitale møtet, blant anna fysisk stad for gjennomføring av virtuelle møter. 12. Møteplan vidare Jf. innkalling - Ikkje møte 21/9 - Møte kvar veke fram til leveranse 1. desember. - Sette møteplan for heile Oppfølging: S3-Stab kaller inn til møter 13. Eventuelt Inga sak